Manual para
Usuarios Receptores
Colombia
Versión 2.0
Mayo 2017
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Índice
1. Introducción ...................................................................................................................................... 3
Propósito ........................................................................................................................................... 3
COMFIAR ........................................................................................................................................... 3
2. Acceso al sistema .............................................................................................................................. 3
Ingreso a COMFIAR ........................................................................................................................... 3
Pantalla de acceso ............................................................................................................................. 4
3. Recuperador de contraseña. ............................................................................................................. 6
4. Funcionalidades COMFIAR en usuarios receptores ........................................................................ 10
Solapa Comprobantes Recibidos .................................................................................................... 11
Recepción de Comprobantes vía E-mail ......................................................................................... 18
5. Usuario ............................................................................................................................................ 21
Modificar usuario ............................................................................................................................ 21
Ayuda .............................................................................................................................................. 22
Cerrar Sesión ................................................................................................................................... 23
contacto@[Link]
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1. Introducción
Propósito
El propósito de este manual es describir el uso y las características del sistema COMFIAR
orientadas al Usuario Receptor que recibe la facturación de una o varias empresas que operen
con nuestro sistema. Este manual le permitirá optimizar no solo la forma en que recibe sus
comprobantes si no también su búsqueda y almacenamiento.
COMFIAR
COMFIAR es un software de Facturación electrónica que provee un medio de comunicación con
la DIAN para que una empresa, que desea facturar electrónicamente, pueda obtener la
autorización de los comprobantes de manera rápida y sencilla.
Asimismo, brinda la posibilidad de publicar sus comprobantes permitiendo, un modo ágil y
sencillo, que los receptores puedan disponer de sus comprobantes.
2. Acceso al sistema
COMFIAR se ejecuta en un entorno Web, por lo tanto es accesible desde un navegador web (Internet
Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox etc.).
Ingreso a COMFIAR
Usted debe Ingresar la siguiente dirección web en su navegador [Link] el
cual lo llevara a la siguiente pantalla. Luego deberá pulsar sobre el botón “Ingresar” para
acceder al sistema.
contacto@[Link]
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Pantalla de acceso
La siguiente pantalla, es la pantalla de Inicio/Bienvenida del sistema donde encontrará:
1-Seguridad de la aplicación. Debe ingresar su usuario y contraseña para poder ingresar a COMFIAR.
contacto@[Link]
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1. Formato de la Contraseña:
A. Debe tener como máximo 6 caracteres alfanuméricos.
B. Debe tener como mínimo una Letra mayúscula. (A-Z).
C. Debe tener como mínimo una letra minúscula. (a-z).
D. La contraseña debe tener como mínimo un número del (1-9).
E. Los símbolos permitidos (@$%&+=). Estos son opcionales.
Ejemplo: Mp1234
2-Indicador de certificado de seguridad. Thawte provee a COMFIAR un sistema de seguridad para
asegurar que sus datos de facturación son transmitidos en forma segura (encriptados) por la red sin
interferencia de terceros.
3-Versión del Software COMFIAR. Indica el número de la versión ejecutándose.
4-Semáforo de conectividad con DIAN.
Este semáforo indica el estado de conectividad con DIAN según el siguiente detalle:
Color rojo: No hay conexión con DIAN; no se procesarán los comprobantes. Usted puede
cargar nuevas transacciones, pero serán procesados cuando la conexión vuelva a
restablecerse a su estado normal.
Color amarillo: Nivel de conectividad bajo, o servicio del DIAN sobrecargado, por lo cual
podrá notar que el funcionamiento es un poco más lento que el normal.
Color verde: La conexión con DIAN se encuentra funcionando sin inconvenientes.
Podemos visualizar el estado de cada servicio, la fecha y hora de inicio, la fecha y hora de su
finalización.
5-¿Olvido su contraseña? Esta opción permitirá gestionar su contraseña, cuando ingrese por primera
vez al sistema o por olvido.
Ver la sección Recuperador de Contraseña.
6-Información de COMFIAR y nuestra Empresa. Dirección de nuestra empresa, mail, teléfonos y
páginas web.
contacto@[Link]
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Al ingresar usted se compromete a leer, informarse y cumplir los términos y condiciones de la
empresa que emite el comprobante.
El documento puede descargarse
Aceptar:
Rechazar:
3. Recuperador de contraseña.
Ingrese a la opción ¿Olvidó su contraseña?; luego visualizará la siguiente pantalla:
contacto@[Link]
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Datos solicitados:
Ingresar Usuario ID: Ingrese el usuario del cual desea recuperar la contraseña. Este dato
es obligatorio.
Ingrese Mail: Deberá ingresar el mail al cual está asociado el usuario ingresado. Este dato
es obligatorio.
No copiar ni pegar los datos de acceso, escribirlos.
Pulsar en el botón “Aceptar”, visualizará el siguiente mensaje:
En el caso de que el usuario o mail sean erróneos, o el mail no este asociado al usuario, aparecerá
el siguiente mensaje:
Ante este caso, deberá comunicarse con el emisor del comprobante para que puedan
brindar los datos correctos de acceso.
En su casilla de correo, recibirá un mail como el siguiente
contacto@[Link]
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Deberá ingresar al link que se encuentra a la derecha de la leyenda “aquí”. Una vez ingresado, se
accederá automáticamente al sistema para ingresar la nueva contraseña.
Al Aceptar, podrá ver la siguiente pantalla:
Deberá ingresar la contraseña que usted desea, cumpliendo con los requisitos que debe reunir la
misma. Ver (Formato de la Contraseña:).
contacto@[Link]
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También podrá ingresar y/o modificar el Nombre, E-Mail, Teléfono y si desea recibir mail con la
publicación de comprobantes.
Para finalizar pulsar sobre el botón “Actualizar”.
contacto@[Link]
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4. Funcionalidades COMFIAR en usuarios receptores
Datos de la cuenta Receptora
Usted visualizará en la parte superior izquierda el nombre de usuario:
Para visualizar las opciones, debe pulsar sobre la flecha que visualiza al costado de su nombre de
usuario:
- El Acceso para Modificar Usuario. (Permite modificar los datos del usuario). Esta funcionalidad
se verá más adelante.
- El acceso a la Ayuda. (El cual invoca al manual que corresponda). Esta funcionalidad se verá
más adelante.
- El acceso al cierre de Sesión. (Lo cual Finaliza la sesión en curso). Esta funcionalidad se verá
más adelante.
contacto@[Link]
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Solapa Comprobantes Recibidos
Permite visualizar: receptores, comprobantes y archivos adjuntos que emisores / facturadores le
han enviado.
La tabla central visualiza los comprobantes pendientes de descarga.
*****Tarjeta Trello modificar pantalla ****
Grilla central
-Cbte: Permite realizar la descarga del PDF del comprobante. Debe pulsar sobre el botón PDF
para realizar la descarga.
Icono Descripción del ícono.
No se puede imprimir el comprobante. Contactarse con soporte.
El comprobante se procesó correctamente y aún no fue descargado.
El comprobante se procesó correctamente y ya fue descargado por algún usuario.
-XML: Permite realizar la descarga del XML del comprobante. Debe pulsar sobre el botón XML
para realizar la descarga.
contacto@[Link]
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-Adjuntos: Permite realizar la descarga del archivo adjunto que posea el comprobante.
Icono Descripción del ícono.
El comprobante no contiene Archivos Adjuntos.
El comprobante contiene archivos Adjuntos.
-Lupa: Permite visualizar en forma rápida los datos básicos del comprobante.
-Emisor: Identifica a la empresa emisora del comprobante.
-N° Comprobante: Número de comprobante. Este se compone de los siguientes datos: Tipo de
comprobante-Punto de venta-Número de comprobante
-Fecha Emisión: Hace referencia a la fecha de emisión del comprobante.
En la tabla “Sus Relaciones”, podrá visualizar el tipo de documento (NIT, etc.) y el número de
documento correspondiente a este y si se encuentra autorizado o no para operar en el sistema.
*** modificar pantalla ****
Para visualizar el historial de comprobantes recibidos, debe pulsar sobre el
botón . A continuación visualizará la siguiente pantalla:
contacto@[Link]
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Sobre la grilla central visualizará una barra de acciones, la cual posee 6* Botones:
**** EN LA PLATAFORMA WEB NO FIGURA LAS ACCIONES DESCARGAR Y
DESCARGAR ADJUNTO ****
NOTA*: El Botón Descargar/Descargar con Adjuntos solo se habilita cuando se selecciona/marca
algún comprobante para descargar en la casilla .
Cuando el Comprobante sea seleccionado, la casilla se visualizará de la siguiente manera .
Botones:
-Buscar: Realiza la búsqueda de los comprobantes que cumplen con los filtros ingresados. Dichos
comprobantes se visualizaran en la grilla central.
-Descargar Vista: Descarga todos los documentos visualizados en la grilla central en ese
momento.
-Descargar Nuevos: Descarga, solamente aquellos comprobantes, en la vista actual, que aún no
fueron descargados. El ícono del PDF posee un color Amarillo.
-Exportar Datos: Permite exportar los datos de los comprobantes en un archivo .csv.
contacto@[Link]
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-Descargar: Este botón solo se visualiza cuando se selecciona uno o más comprobantes, sin
importar si estos fueron o no, alguna vez descargados. Luego toma el/los comprobante/s
seleccionado/s y los descarga todos juntos en un solo [Link]
- Descargar con adjuntos: Descarga los comprobantes de la vista que contengan o no archivos
adjuntos, separados por carpetas en un archivo comprimido. Para aquellos comprobantes que
cuenten con archivos adjuntos, también se descargaran, dentro de la misma carpeta del
comprobante.
Nomenclatura del comprobante al realizar la descarga:
Al realizar la descarga de un comprobante, el nombre del mismo quedara conformado por:
“Nro. De NIT-Tipo de Comprobante-Serie-Nro. De Comprobante”
Ej.: “8000399952-01-001-002-00000317”
contacto@[Link]
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Grilla central
La grilla central se halla en el centro de la pantalla, contiene información básica de cada uno de
los comprobantes.
-PDF: Podrá descargar el comprobante pulsando en el ícono de PDF. Según el color del ícono, nos
permitirá identificar el estado del comprobante:
Icono Descripción del ícono.
No se puede imprimir el comprobante. Contactarse con soporte.
El comprobante se procesó correctamente y aún no fue descargado.
El comprobante se procesó correctamente y ya fue descargado por algún usuario.
-XML: Realiza la descarga del archivo XML, con los datos del comprobante, pulsando en el ícono
que se encuentra en la columna XML.
-Adjuntos: permite visualizar si el comprobante contiene o no archivos adjuntos:
Icono Descripción del ícono.
El comprobante no contiene Archivos Adjuntos.
El comprobante contiene archivos Adjuntos.
Para descargar el archivo adjunto deberá pulsar sobre el ícono .
-Lupa: al pasar el puntero del mouse sobre ella, permite obtener más detalles sobre el
comprobante (por ej. importes, datos del receptor, emisor, etc.).
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1) Nombre del comprobante
Tipo de comprobante – Serie - Nro. De comprobante.
-Tipo de comprobante: es el tipo de comprobante.
-Nro. De comprobante: número de comprobante generado.
-Serie: es el número de serie desde el cual se emite el comprobante.
2) NIT Emisor: es el NIT de la empresa que emitió el comprobante.
3) Identificación Comprador: especifica el tipo de documento, el NIT del comprador y el
nombre de la razón social.
4) Fecha Emisión: es la fecha de emisión del comprobante.
5) Moneda: Moneda del comprobante.
6) Número Transacción: Número de la transacción en la que se generó el comprobante. Este
número es generado por COMFIAR en forma automática y correlativa.
7) Estado Comprobante: Es el estado del comprobante. Autorizado, No Autorizado.
8) Fecha Transacción: Es la fecha en la cual se procesó en COMFIAR la Transacción.
9) Importe Total: Es el monto total del comprobante.
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Filtros
La solapa comprobantes recibidos posee un menú de búsqueda que contienen uno o varios
criterios:
-NIT: Permite seleccionar el NIT de la empresa que emiten los comprobantes.
-Tipo comprobante: Selecciona el tipo de comprobante y su letra (por ej.: “Factura” o “Guía de
Remisión”, etc).
-Tipo documento: Son lo/s tipo/s de documento/s sobre el cual se ha/n emitido/s
comprobante/s.
-Número de documento: Filtra los comprobantes por el número de documento del receptor.
-Fecha de comprobante: Permite filtrar los comprobantes entre un rango (Desde-Hasta) de
fechas. El formato es DD/MM/AAAA.
-Importe de comprobante: Realiza la búsqueda entre un rango de valores.
-Nº comprobante: Permite acotar a un rango (Desde-Hasta) la búsqueda del comprobante.
-Rol receptor: En el caso de que sea receptor para mas de una empresa, o de tener mas de un rol
para una misma empresa, permite seleccionar los comprobantes de uno de esos roles.
N° Autorización: es el número de autorización del comprobante, otorgado por la DIAN.
-Borrar filtros: limpia los campos CAE, Nº comprobante, Importe de Comprobante y Fecha de
comprobante.
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Recepción de Comprobantes vía E-mail
Cuando una empresa emisora envíe un comprobante, podrá descargarlos desde el portal de
COMFIAR y/o podrá descargarlo directamente su e-mail, sin la necesidad de ingresar al sitio.
En caso de que el emisor emita un comprobante al mail con un archivo adjunto visualizará el
siguiente email
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NOTA: El texto de la notificación puede variar, dependiendo de la configuración aplicada por el
usuario emisor del comprobante. Sin embargo, los iconos para descargar comprobantes en
formato PDF y el ícono para ingresar a COMFIAR, serán fijos y se encontraran en todos los e-mails
enviados. El icono de Descarga de Archivos Adjuntos se presentara solo en aquellos casos en los
que tenga archivos adjuntos disponibles para descargar.
Para visualizar o descargar su comprobante, pulsar sobre el icono indicado:
Luego visualizará la siguiente pantalla, que permitirá Abrir o Guardar el comprobante en formato
PDF:
Si desea descargar solo el archivo adjunto desde el e-mail, deberá pulsar en el ícono que figura en
el cuerpo del mail:
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Visualizará la siguiente pantalla:
Podrá descargar el o los adjunto/s, deberá tildar y luego presionar el botón “Descargar”.
También lo puede descargar realizando click en el ícono .
La descarga del archivo es mediante un archivo .zip con el siguiente nombre:
COMFIAR_Adjuntos.zip.
Si el cuadro de Descarga de Archivos se cierra, podrá observar la pantalla que aparece por detrás
del mismo:
2 3
1) Descarga de comprobantes sin ingresar al sitio: Haga click sobre el icono PDF, como en el
hipervínculo “aquí”, para poder descargar el comprobante recientemente emitido, sin
necesidad de ingresar al sitio.
2) Descarga de archivos adjuntos sin ingresar al sitio Haciendo click sobre este ícono podrá
descargar el archivo adjunto recientemente emitido o pulsando en el hipervínculo “aquí” para
descargar el adjunto.
3) Comprobantes/Adjuntos Pendientes de Descarga (sin ingresar al sitio): En la parte
inferior de la pantalla, podrá observar una grilla que contiene aquellos comprobantes que han
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sido previamente emitidos, y que aún no se han descargado. Podrá descargarlo/s sin
ingresar al sitio (a medida que los descargue, irán desapareciendo de dicha grilla, pudiendo
aparecer vacía si no existiesen comprobantes pendientes de descarga).
4) Ingreso a COMFIAR: Desde aquí podrá ingresar al portal de COMFIAR con usuario y
contraseña y hacer uso de todos los comprobantes recibidos. También podrá obtener nueva
contraseña en caso de no recordarla. Ver Olvido su contraseña.
5) Descarga de archivo XML: podrá descargar el archivo con los datos del comprobante en
formato XML haciendo click en el ícono XML o en el hipervínculo “aquí”
NOTA: Un problema común que presentan aquellos receptores que utilizan Internet Explorer, es
un bloqueo de seguridad.
En caso que realice la descarga del comprobante y no pueda visualizar su descarga aparecerá un
cartel en color amarillo informando si realmente desea abrir/Descargar el archivo. El texto
visualizado puede cambiar, según la version de IE que se tenga. Pulsar con el botón del mouse,
sobre dicha barra, y seleccione la opción Permitir (también puede figurar como Aceptar, o
Descargar, según la version). Una vez realizado esto, la factura debería abrirse/Descargarse.
5. Usuario
Esta sección permite realizar la modificación de los datos del usuario, personalización, ingresar a
la ayuda y cerrar sesión del sistema.
Para ingresar a estas opción, pulsar en el botón del nombre que se encuentra en la parte superior
derecha de la pantalla.
Modificar usuario
Para ingresar a modificar sus datos, debe pulsar sobre la opción “Modificar Usuario” como
muestra en la siguiente imagen:
A continuación visualizará la siguiente pantalla con sus datos cargados:
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Campos
(*)Login: Este campo no es editable; muestra su nombre de usuario de sistema.
(*)Primer nombre: Campo editable, primer nombre.
Segundo nombre: Campo editable, segundo nombre.
Primer Apellido: Campo editable, primer apellido.
Segundo Apellido: Campo editable, segundo apellido.
Contraseña: Campo editable, el cual permite modificar su contraseña de acceso al sistema.
Contraseña Nuevamente: Permite ingresar su contraseña, cuando esta es modificada.
(*)E-Mail: Campo que permite editar el mail al cual llegarán todas las notificaciones del sistema.
Datos de contacto: Campo que permite ingresar algún dato opcional, ya sea teléfono, fax, etc.
Además puede tildar o destildar la notificación de Publicación de comprobantes.
Realizada la modificación, deberá pulsar sobre el botón “Actualizar”.
Ayuda
Para ingresar a la ayuda del sistema, de ingresar a la opción “Ayuda” como muestra en la
siguiente imagen:
Pulsando en la opción ayuda, se descargará el manual del sistema, en versión PDF.
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Cerrar Sesión
Para cerrar sesión del sistema, de ingresar a la opción “Cerrar sesión” como muestra en la
siguiente imagen. Al cerrar sesión, lo guiará al inicio de sesión del sistema.
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Representante y Canal autorizado en Colombia:
DELCOP COLOMBIA S.A - (571) 4251180 - contacto@[Link] - [Link]
Gerente Comercial: Juan José Parada juanjosé@[Link]
contacto@[Link]
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