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INFORME SEGUIMIENTO
INVENTARIO LABORATORIO

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TABLA DE CONTENIDO

1. DATOS GENERALES ................................................................................................................... 3

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA ..................................................................................................... 3
3. ALCANCE DE LA AUDITORIA ...................................................................................................... 3
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA ......................................................................................................... 4
5. DECLARATORIA ......................................................................................................................... 4
6. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA ................................................... 5
7. FORTALEZAS ........................................................................................................................... 16
8. NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES DETECTADAS ...................................................... 17
9. CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 19
10. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS ................................................................................................. 20
11. HISTORIAL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 20
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Auditoría N° ISINVLAB-2019-32
Fecha
Día Mes Año
1 11 2019

1. DATOS GENERALES

PROCESO(S) AUDITADO Servicios – Laboratorio de Calidad Ambiental

LIDER(ES) DE PROCESO Jhonatan Danilo Uasapud García CARGO Profesional Universitario
2044- 09 ( E )
AUDITOR LÍDER Mónica Rocío Castro Sánchez CARGO Profesional Especializado
2028 – 13 ( E )

OBSERVADORES Y/O ACOMPAÑANTES.

NOMBRE: CARGO:
NOMBRE: CARGO:
NOMBRE: CARGO:

FECHA DE APERTURA AUDITORIA 24/09/2019

FECHA DE CIERRE DE LA AUDITORIA 25/09/2019

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar la existencia física de los elementos (reactivos y consumo) entregados por el Grupo de Manejo y
Control de Almacén e Inventarios al Grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental.

3. ALCANCE DE LA AUDITORIA

Verificar la existencia física de los elementos entregados mediante comprobantes de egreso N°2000825 de
18/12/2018; 2000832 de 28/12/2018 y N°2000831 de 27/12/2018 al Grupo de Laboratorio de Calidad
Ambiental.
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Verificar la efectividad de los controles y prácticas aplicadas para el manejo de los elementos entregados por
el Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios al Grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental.

4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

M-S-LC-I037, INSTRUCTIVO DE COMPRAS DE SERVICIOS, SUMINISTROS Y RECEPCIÓN V1.

M-S-LC- F039 FORMATO SOLICITUD DE REACTIVOS, VIDRIERIA MATERIALES.
M-S-LC- F044- FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS A FUNCIONARIOS.
RESOLUCION 2797 DE 2018 “Por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes
de propiedad del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM”
RESOLUCION 3094 DE 2018 “ Por medio de la cual se suprimen, crean y reorganizan los Grupos de
Trabajo interno de la Secretaría General del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
IDEAM”

5. DECLARATORIA

 Esta auditoría fue realizada con base en la consecución y análisis de diferentes muestras
aleatorias, seleccionadas por el auditor encargado de llevar a cabo el trabajo de aseguramiento,
las cuales pueden dar una idea sobre posibles conclusiones que pudieran ser aplicables al 100%
de la población.

Una consecuencia de lo anterior, es la presencia del riesgo de muestreo; es decir, el riesgo de que
la conclusión basada en la muestra analizada, no coincida con la conclusión a que se habría
llegado en caso de haber evaluado todos los elementos que componen la población; sin embargo,
la muestra genera una alerta frente a los resultados obtenidos.

 Es responsabilidad de cada líder de proceso el suministro y contenido de la información base del

análisis del proceso de aseguramiento. La responsabilidad de la Oficina de Control Interno se
circunscribe a producir un informe contentivo de los resultados de la auditoría ejecutada; las
pruebas, procedimientos y análisis de la auditoría se practican de acuerdo con las normas legales
vigentes de auditoría y las políticas y procedimientos formulados para el proceso de Evaluación y
Mejoramiento Continuo/Oficina de Control Interno que se encuentran incluidos en el Sistema de
Gestión Integrado del instituto.

 En caso, de que en el desarrollo de la auditoría se detecten asuntos contemplados y no

contemplados en el alcance, criterios y trabajo de campo, que puedan perjudicar el funcionamiento
de la Administración Pública o configurar posibles actos de corrupción, la Oficina de Control Interno
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tiene la obligación y el deber de informarlos a través del presente informe, de acuerdo con lo
establecido en los numerales 25 y 26 del Artículo 38 de la Ley 1952 de 2019, el cual determina los
deberes de los servidores públicos; de igual forma, el Artículo 231 del Decreto-Ley 019 de 2012, en
el que se estipula que el Jefe de la Oficina de Control Interno “sin perjuicio de las demás
obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción
e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones”.

 Así mismo, el literal c) del Artículo [Link].9 del Decreto 648 de 2017 “informes”, señala que “Los
jefes de Control Interno o quienes haga sus veces deberán presentar los informes que se
relacionan a continuación: … sobre actos de corrupción, directiva presidencial 01 de 2015, o
aquella que la modifique, adicione o sustituya…”.

 De otra parte, el decreto 338 de 2019, por el cual se modifica el Decreto 1083 de 2015 Único
Reglamentario del Sector de la Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Control
Interno y se crea la Red Anticorrupción, en su Artículo 1 establece: “Modificar el parágrafo 1 del
artículo [Link].7 del Capítulo 4 del Título 21 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015,
Único Reglamentario del Sector de Función Pública, el cual quedara así: “Capítulo 4 del Título 21
Parte 2 del Libro 2 del decreto 1083 de 2015, Único reglamentario del Sector de Función Pública
que establece: “Parágrafo 1…..Cuando el Jefe de Control Interno en ejercicio de sus funciones
evidencie errores, desaciertos, irregularidades financieras, administrativas, desviaciones o
presuntas irregularidades respecto a todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como a
la administración de la información y los recursos de la entidad que evidencien posibles actos de
corrupción, deberá informarlo al Representante Legal con copia a la Secretaria General de la
Presidencia de la Republica y a la Secretaria de Transparencia, adjuntando a la copia de esta
última instancia el formato físico o electrónico que ésta establezca para tal fin. Este reporte no
exime a los Jefes de Control Interno o quien haga sus veces, de la obligación establecida en los
artículos 67 de la ley 906 de 2004 y 9 de la ley 1474 de 2011”.

 Complementariamente, el Artículo 67 del Código de Procedimiento Penal, señala que el servidor

público que conozca de la comisión de un delito que deba investigarse de oficio, iniciará sin
tardanza la investigación si tuviere competencia para ello; en caso contrario, pondrá
inmediatamente el hecho en conocimiento ante la entidad competente.

6. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

El grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental pertenece a la estructura de la Subdirección de Hidrología; entre muchas
otras, cumple con la función de aportar información sobre los procesos de deterioro o de recuperación de los recursos
biofísicos del país, especialmente en la calidad del agua superficiales y lluvia.

Para el desempeño de esta función, el Instituto, requiere una serie de elementos, que le son suministrados de acuerdo
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con los procesos del Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios

Durante los días 24 y 25 de septiembre de 2019, se realizó una visita al Grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental, en
la cual se practicaron entrevistas al señor Carlos Velásquez, Líder Técnico del Laboratorio; Diana Carolina Rosas,
profesional de microbiología; Elizabeth González, profesional de cromatografía; de igual forma, se realizó el
levantamiento del Inventario de los elementos que se encuentran en el laboratorio a partir de una muestra seleccionada
de los comprobantes de egreso N°2000825 de 18/12/2018; 2000832 de 28/12/2018 y N°2000831 de 27/12/2018.

En desarrollo de la visita, se entrevistó al señor José Alexander Afanador, funcionario nombrado en el empleo Técnico
Administrativo, Código 3124, Grado 14, distribuido en el Grupo Laboratorio de Calidad Ambiental; toda vez, que entre
las funciones establecidas mediante Resolución No 624 de 29 junio de 2019, Pág. 352 y 353, para el empleo en
mención, se encuentra la identificada con el numeral 6 :“Mantener, actualizar y controlar el inventario de materiales,
reactivos y equipos de Laboratorio para el funcionamiento adecuado de éste”

En compañía del funcionario que tiene asignada la administración del inventario del Laboratorio, se realizaron las
siguientes actividades:

6.1 REVISIÓN REGISTRO ELEMENTOS EN EL INVENTARIO DEL GRUPO DE LABORATORIO DE

CALIDAD AMBIENTAL
Mediante comprobantes de egreso N° 2000832 de 28 diciembre de 2018, N° 2000825 de 18 de diciembre de 2018 y
2000831 de 27 de diciembre de 2018, fueron entregados elementos de consumo y reactivos al Grupo de Laboratorio
de Calidad Ambiental. El funcionario con la función de actualizar y controlar el inventario del laboratorio, alimenta un
archivo excel denominado “Inventario de Reactivos”, razón por la cual, se procedió a verificar el registro de los
elementos de consumo y reactivos entregados en el archivo “Inventario de Reactivos
En la Tabla 1. Se relacionan de los elementos y reactivos no registrados en el archivo denominado “Inventario de
Reactivos”.
Tabla 1. Elementos no registrados en el archivo “Inventario de Reactivos”

Unidades Valor
Cód. Elemento Nombre del elemento (Reactivo) Valor Total
Entregadas unidad
195 DIMETHOATE 100MG REF BDLNI 3 $ 326.403 $ 979.208
ORGANOCHLORINE PESTICIDE 2.2000MG/ML 1ML
8337 2 $ 504.846 $ 1.009.691
REF: BDLNI
INTERNAL STANDARDS MIX 25 500MG/ML IN
8338 3 $ 524.281 $ 1.572.842
ACETONA
8339 MALATHION 100MG: REF BDLNI 3 $ 223.092 $ 669.275
8340 CHLORPYRIFOS 250 MG: REF BDLNI 2 $ 327.900 $ 655.799
8341 PARAOXON-METHYL 100MG: REF BDLNI 3 $ 239.500 $ 718.500
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8342 ATRAZINE 250MG: REF BDLNI 2 $ 405.581 $ 811.161

8343 AMETRYN 250MG: REF BDLNI 2 $ 351.856 $ 703.711
8344 ATRAZINE-DESETHYL 250MG: REF BDLNI 1 $ 386.816 $ 386.816
8345 TRIPHENYL PHOSPHATE 250MG: REF BDLNI 4 $ 200.108 $ 800.432
TURBIQUANT 1500T ESTANDARE PATRONESO 02-10-
8350 1 $ 983.521 $ 983.521
1000
PEGANTE PL285 USO PROFESIONAL ALTA
8354 1 $ 28.598 $ 28.598
EXIGENCIA
ETANOL 96% EMSURE REAG PH EUR 2.5LT REF
8316 1 $ 105.478 $ 105.478
15901025
2739 BAYETILLA BLANCA 10 $ 4.125 $ 41.253
MEMBRANA DE ACETTO DE CELU 0.45 X 4 REF
5299 18 $ 167.833 $ 3.020.989
111060
VASO DE PRECIPITADO DE VIDRIO [Link] DE 100
5305 48 $ 6.713 $ 322.235
ML
8225 PAPEL FILTRO N° 41 DE 110 CAJA X 100 4 $ 226.015 $ 904.060
8363 EMBUDO ANALITICO PLASTICO V LARGO 80MM 12 $ 15.384 $ 184.612
8364 MATRAZ AFORADO USP CL. A 100 ML REF 36949 48 $ 33.566 $ 1.611.179
8365 MATRAZ AFORADO USP CL. A 50 ML 48 $ 30.210 $ 1.450.060
8366 MATRAZ AFORADO USP CL. A 25 ML 48 $ 22.657 $ 1.087.554
8367 FRASCO PASTILLERO 100 ML (S4) 200 $ 643 $ 128.688
8368 BARRA MAGNETICA 6X25 MM 20 $ 5.790 $ 115.797
8369 BARRA MAGNETICA C/ANILLO CENTRAL 6X20 MM 10 $ 7.217 $ 72.168
8370 BARRA MAGNETICA 8X40 MM 3 $ 6.797 $ 20.391
8371 JARRA PLASTICA PP CON MANIJA ALTO RELIEVE 2 $ 50.350 $ 100.700
8372 GARRAFA E/PP Tapa E/PP 20L 2 $ 629.373 $ 1.258.747
8373 LÁMINA PORTAOBJETO BANDA MATE 26X78MM 8 $ 10.909 $ 87.271
8374 LÁMINA CUBRE OBJETO 22X22XMM 4 $ 161.119 $ 644.478
8375 LAMINILLA CUBRE OBTO CIRCULARES 15 MM 4 $ 37.763 $ 151.050
8376 PINZA PARA MEMBRANA DE ACERO INOX 150 MM 4 $ 29.371 $ 117.482
8377 TUBO DE ENSAYO F REDONDO T ROSCA 16X 100MM 20 $ 3.776 $ 75.529
8378 PIPETA AUTOMÁTICA V VARIABLE 100-1000U 3 $ 650.352 $ 1.951.056
8379 BOTELLA WINKLER PARA DBO TAPA Y FRASCO 100 $ 51.748 $ 5.174.813
8380 MICROPIPETEADOR HANDYSTEP 2 $ 717.485 $ 1.434.971
8381 PUNTAS PD HANDYSTEP 50ML 1 $ 149.689 $ 149.689
8382 PUNTAS PD HANDYSTEP 25ML 1 $ 290.351 $ 290.351
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8383 PUNTAS PD HANDYSTEP 5ML 1 $ 507.694 $ 507.694

8384 PUNTAS PD HANDYSTEP 1ML 1 $ 507.694 $ 507.694
8385 PUNTAS PD HANDYSTEP 10ML 1 $ 507.694 $ 507.694
8386 PIPETA AUTOMÁTICA V VARIABLE 500-5000U 3 $ 717.485 $ 2.152.456
8387 PIPETA AUTOMÁTICA V VARIABLE 1 -10ML 2 $ 717.485 $ 1.434.971
8388 PUNTAS PARA PIPETAS 1-10 ML 2 $ 69.651 $ 139.302
8389 MACROPIPETEADOR ELECTRÓNICO RECARGABLE 6 $ 198.043 $ 1.188.258
8390 PERA PIPETEADOR ELECTRÓNICO RECARGABLE 10 $ 19.301 $ 193.008
8391 CAPSULA DE EVAP 3000ML 2 $ 209.791 $ 419.582
8392 PROBETA GRAD VIDRIO B HEX CLASE AAA 6 $ 142.658 $ 855.946
8393 BOTELLA DE VIDRIO AMBAR 30 ML 1000 $ 839 $ 838.940
8394 FILTRO MICROFIBRA GRADO M 6227 12 $ 402.799 $ 4.833.584
8395 INDICADORES ESPECIALES VARILLAS PH 0- 14 9335 10 $ 58.741 $ 587.413
8396 CUBERTA CON RECUBRIMIENTO PLASTICO 6 $ 54.546 $ 327.274
8397 CAJA ORG 360 6 $ 50.350 $ 302.100
8398 BONGO 50 LTS 12 $ 125.875 $ 1.510.494
8399 BALDE DE PLASTICO 10 LKTS CON PIO 3 $ 15.105 $ 45.315
8400 TELA SCRIM PORO 63 10 $ 83.916 $ 839.163
8401 TELA SCRIM PORO # 400 10 $ 125.875 $ 1.258.745
8402 ERLENMEYER VIDRIO BOCA ANGOSTA ASTM 48 $ 10.238 $ 491.421
8403 ENVASE TAPA ROSCA 600ML 100 $ 1.846 $ 184.600
8404 FRASCO DE VIDRIO TAPA ROSCA 200 $ 587 $ 117.438
8405 CARRO 3 ESTANTES DE USO GENERAL 6 $ 503.498 $ 3.020.989
8406 TABURETA ESCALERA 3 PELDAÑOS 1 $ 167.833 $ 167.833
8407 GARRAFON 30 LTS 12 $ 29.371 $ 352.447
8408 PANEL DE ESCURRIDO POLIESTIRENO 72 VAST 2 $ 516.086 $ 1.032.171
8409 PALANGANA DE PLASTICO 12 LTS 6 $ 33.566 $ 201.397
8410 LANA DE VIDRIO 11-390 1 $ 247.533 $ 247.533
8411 SENSOR CAP REPLACEMENT 3 $ 537.065 $ 1.611.195
8412 SOPORTE PLASTICO PARA 94 PIPETAS 12 $ 146.854 $ 1.762.248
8413 ELECTRODO PH/ATC CON TRIODO 3 $ 2.139.869 $ 6.419.606
8414 ORIOS DURA PROBE 4 ELECTRODE 3 $ 2.391.618 $ 7.174.853
8415 BALDE CON LLAVE DISPENSADORA 20 LTS R-5 3 $ 55.945 $ 167.834
8416 LLAVE DISPENSADORA PARA BALDE 70112 6 $ 19.580 $ 117.482
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8417 APLICADORES DE MANDERA CON ALGODON 2 $ 20.979 $ 41.959

Total $ 71.380.796
Fuente: Auditora Oficina de Control Interno

CONDICIÓN
El funcionario con función de administrar el inventario del laboratorio, entregó el archivo denominado “Inventario de
Reactivos” en el cual, se observa información referente al nombre del reactivo, fórmula química, concentración,
vencimiento, compras 2016, 2017, 2018, 2019, unidad de medida, marca y armario donde está ubicado; sin embargo,
no contiene información sobre el fecha de vencimiento, número de unidades de reactivos disponibles vigentes y
número de unidades de reactivos obsoletos, lo cual no permite contar con información precisa sobre las existencias.
Se procedió a verificar el registro de los elementos entregados mediante comprobantes de egreso N° 2000832 de 28
diciembre de 2018, N° 2000825 de 18 de diciembre de 2018 y 2000831 de 27 de diciembre de 2018 en el archivo
“Inventario Reactivos”, y de esta manera se evidencio que 72 elementos no fueron registrados.
El valor total de los 72 elementos no registrados en el archivo Excel “Inventario de Reactivos” corresponde a:
SETENTA Y UN MILLONES TRECIENTOS OCHENTA MIL SETECIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS ($71.380.796)
de acuerdo con el valor unitario registrado en los comprobantes de egreso.
CRITERIO
De conformidad con la actividad N°11 del Instructivo M-S-LC-I037, INSTRUCTIVO DE COMPRAS DE SERVICIOS,
SUMINISTROS Y RECEPCIÓN V1, se deben registrar los elementos que ingresen al laboratorio

Mediante Resolución 2797 de 9/11/2018, se estableció el Manual para el manejo administrativo de los bienes
propiedad del Instituto, en el Capítulo 5, numeral 1,2 Control de los Bienes en Bodega, indica que trimestralmente el
funcionario responsable de la administración del inventario deberá ejercer un control trimestral.

HALLAZGO 1.

No se registraron 72 elementos de consumo, en el archivo “Inventario Reactivos” del Laboratorio de Calidad

Ambiental; adicional a lo anterior el archivo no ofrece información para el control y uso adecuado de los elementos
toda vez que no dispone de columnas que indiquen el número de unidades en existencia y obsoletas, fechas de
vencimiento por cada elemento.

6.2 VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA FÍSICA DE LOS ELEMENTOS

Se verificó la existencia física de los elementos reactivos, respecto de los entregados en los comprobantes de egreso
N° 2000832 de 28 diciembre de 2018 y 2000831 de 27 de diciembre de 2018. Los elementos que presentan
diferencias se relacionan en la tabla 2.
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Tabla 2. Comparación de unidades entregadas y existentes de elementos reactivos

Cód. Nombre del elemento Unidades Unidades

Elemento Entregadas Existentes
5296 CALCIO CARBONATO ESTANDAR 50GR 3 2
6517 MANGANESO (II) SULFATO MONOHIDRATO A 1059410250 12 8
8015 EXTRA-MA 05 LIQUIDO ALCALINO EXCENTO FOSFATO 8 6
8016 EXTRA MA 02 NEUTRO 5LT CO17553000 4 2
8328 CLEAN SEDIMENT #2 250G REF BDLNI 5 4
8331 ALCOHOL ETILICO AL 96% POR LITRO 4 1
8336 SOLUCION TAMPON TRAZABLE ASRM DENIST Y PTB 10.0 6 5
8346 ACIDO ASCORBICO P.A EMSURE ACS ISO REAG PH 2 1
445 QUANTI TRAY 2000 1 0
8312 COLILERT POR 200 UND AM CLT 2 1
5299 MEMBRANA DE ACETATO DE CELU DE 0.45X4REF 111060 18 34
8364 MATRAZ AFORADO USP CL.A 100 ML REF 36949 48 48
8378 PIPETA V VARIABLE 100-1000U 3 3
8379 BOTELLA WINKLER PARA DBO TAPA Y FRASCO 100 150
8386 PIPETA AUTOMÁTICA V VARIABLE 500-5000U 3 3
8387 PIPETA AUTOMÁTICA V VARIABLE 1-10 ML 2 2
8394 FILTRO MICROFIBRA GRADO M6227 12 12
8398 BONGO 50 LTS 12 12
8405 CARRO ESTANTES DE USO GENERAL 6 6
8411 SENSOR CAP REPLACEMENT 3 3
8412 SOPORTE PLASTICOS PARA 94 PIPETAS 12 12
8414 ORION DURA PROBE 4 ELECTRODE 3 3
445 QUANTI TRAY 2000 1 0
8312 COLILERT POR 200 UND AM CLT 2 1
Fuente: Auditora Oficina de Control Interno

De igual manera se realizó la comparación entre las unidades entregadas de elementos de consumo con las existentes a
partir de una muestra seleccionada de los comprobantes de egreso N°2000831 de 27/12/2018 y las unidades encontradas, se
relacionan en la tabla 3.
Tabla 3. Comparación de unidades entregadas y existentes de elementos de consumo

Código Nombre del elemento Unidades Unidades

Elemento Entregadas Existentes
5299 MEMBRANA DE ACETATO DE CELU DE 0.45X4REF 18 34
111060
8364 MATRAZ AFORADO USP CL.A 100 ML REF 36949 48 48
8378 PIPETA V VARIABLE 100-1000U 3 3
8379 BOTELLA WINKLER PARA DBO TAPA Y FRASCO 100 150
8386 PIPETA AUTOMÁTICA V VARIABLE 500-5000U 3 3
8387 PIPETA AUTOMÁTICA V VARIABLE 1-10 ML 2 2
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8394 FILTRO MICROFIBRA GRADO M6227 12 12

8398 BONGO 50 LTS 12 12
8405 CARRO ESTANTES DE USO GENERAL 6 6
8411 SENSOR CAP REPLACEMENT 3 3
8412 SOPORTE PLASTICOS PARA 94 PIPETAS 12 12
8414 ORION DURA PROBE 4 ELECTRODE 3 3
Fuente: Auditora Oficina de Control Interno

El funcionario asignado para la administración de los elementos menciona que los reactivos utilizados en análisis de
cromatografía y microbiología, deben ser almacenados en condiciones especiales para conservar su integridad; por
esta razón, son recibidos directamente del proveedor por los analistas, junto con el Grupo de Manejo y Control de
Almacén e Inventarios para su registro, en la tabla 4. Se observan la relación de estos elementos.
Debido a que los elementos fueron recibidos directamente por los analistas, no se registraron en el archivo “Inventario
Reactivos”, ni se dejó constancia de la entrega de las unidades a un responsable. En el Sistema de Gestión Integrado
correspondiente al proceso Servicios- Laboratorio, se dispone del FORMATO SOLICITUD DE REACTIVOS,
VIDRIERIA MATERIALES identificado con el código M-S-LC- F039, para realizar el control de la entrega de elementos.
Tabla 4. Elementos reactivos utilizados en análisis de Microbiología y Cromatografía.

Cód. Unidades Valor

Nombre del elemento (Reactivo) Valor Total
Elemento Entregadas unidad
445 QUANTI TRAY 2000 1 $ 767.550 $ 767.550

5636 AGAR PLATE COUNT A1054630500 1 $ 499.800 $ 499.800

$
5637 CEPA ESCHERICHIA E COLI ATCC 25922 1 $ 1.547.000
1.547.000
AGAR ENDO PARA MICROBIOLOGIA
8307 1 $ 1.005.550 $ 1.005.550
500GR
8308 AGUA DE PETONA TAMPONADA 500GR 1 $ 243.950 $ 243.950
AGRA GLUCOSA 4% SEGÚN SABOURAD
8309 1 $ 309.400 $ 309.400
PARA MICROB.5
CEPA STAPHYLOCOCCUS AUREUS ATCC
8310 1 $ 1.547.000 $ 1.547.000
25923 X5 TIRAS
CEPA PSEUDOMONA AERUGINOSA ATCC
8311 1 $ 1.547.000 $ 1.547.000
27853 X5 TIRAS
8312 COLILERT POR 200 UND AM CLT 2 $ 3.308.200 $ 6.616.400
195 DIMETHOATE 100MG REF BDLNI 3 $ 326.403 $ 979.208
ORGANOCHLORINE PESTICIDE
8337 2 $ 504.846 $ 1.009.691
2.2000MG/ML 1ML REF: BDLNI
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INTERNAL STANDARDS MIX 25 500MG/ML

8338 3 $ 524.281 $ 1.572.842
IN ACETONA
8339 MALATHION 100MG: REF BDLNI 3 $ 223.092 $ 669.275
8340 CHLORPYRIFOS 250 MG: REF BDLNI 2 $ 327.900 $ 655.799
8341 PARAOXON-METHYL 100MG: REF BDLNI 3 $ 239.500 $ 718.500
8342 ATRAZINE 250MG: REF BDLNI 2 $ 405.581 $ 811.161
8343 AMETRYN 250MG: REF BDLNI 2 $ 351.856 $ 703.711
8344 ATRAZINE-DESETHYL 250MG: REF BDLNI 1 $ 386.816 $ 386.816
TRIPHENYL PHOSPHATE 250MG: REF
8345 4 $ 200.108 $ 800.432
BDLNI
Total $ 22.391.087
Fuente: Auditora Oficina Control Interno

CONDICIÓN
Teniendo en cuenta que fueron detectadas diferencias entre las unidades entregadas y existentes de los reactivos
(Tabla 2), se procedió a verificar el registro de las entregas, el cual se realiza a través del formato M-S-LC-F039
SOLICITUD DE REACTIVOS VIDRERIA Y MATERIALES. Como resultado de esta verificación, se ubicaron las
diferencias en las cantidades o unidades de reactivos entregados durante la vigencia 2019.
De igual manera, se procedió a revisar con el Líder Técnico de la operación del laboratorio, el señor Carlos Velásquez,
las situaciones en las cuales se utilizó las unidades de diferencia de los elementos COLILERT POR 200 UND AM CLT
y QUANTI TRAY 2000, quien manifestó que fueron usados en la realización de análisis, en la verificación se observó
que en el formato M-S-LC –F025 -CAPTURA DE DATOS PARA COLIFORMES TOTALES Y E. COLI MEDIANTE
SUSTRATO DEFINIDO COLOLERT POR NMP. Se han registrado 310 análisis.

La forma en la cual se hace la entrega de las solicitudes de elementos reactivos o de consumo, no permite controlar de
forma eficiente su uso, toda vez que, el funcionario asignado para la administración de los elementos, entrega el
reactivo al analista que lo solicita, este retira la cantidad que necesita y devuelve el reactivo. El funcionario asignado
no realiza el pesaje o medición del reactivo, por lo tanto, no puede garantizar que la cantidad tomada por el analista
corresponda a la registrada en el formato; para el caso de los elementos de consumo, el funcionario encargado los
entrega sin dejar registro, lo cual dificulta ubicarlos y responsabilizar a alguien por su uso.

Los elementos relacionados en la Tabla 4., fueron entregados a los analistas para su manejo y almacenaje; sin realizar
un registro y control de la entrega, toda vez que no se dejó constancia de la fecha de entrega, cantidad o número de
unidades entregadas, persona responsable; el costo total de estos elementos corresponde a VEINTIDÓS MILLONES
TRESCIENTOS NOVENTA Y UN MIL OCHENTA Y SIETE PESOS ($22.391.087), de acuerdo con los valores
unitarios registrados en los comprobantes de egreso.
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CRITERIO

En el Sistema de Gestión Integrado, en el proceso, se disponen de los siguientes formatos para realizar los controles
de la entrega de elementos:
Formato M-S-LC-F039 SOLICITUD DE REACTIVOS VIDRERIA Y MATERIALES,
Formato M-S-LC- F044- FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS A FUNCIONARIOS

HALLAZGO 2
No se registran los elementos reactivos que se entregan a los funcionarios o contratistas, los cuales son utilizados
para realizar los análisis de microbiología y cromatografía, el costo total de estos elementos corresponde a
VEINTIDÓS MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y UN MIL OCHENTA Y SIETE ($22.391.087), de acuerdo con los
valores unitarios registrados en los comprobantes de egreso.

6.3 ENVÍO REACTIVOS ÁREAS OPERATIVAS

Se verificó la carpeta donde se registran las solicitudes de elementos reactivos enviadas a las Áreas Operativas, en la
cual se evidencia que durante la vigencia 2019, se han despachado 5 solicitudes de elementos reactivos a las Áreas
Operativas Nº 01 Antioquia, 06 Boyacá, 07 Nariño, 10 Tolima y 11 Cundinamarca, para la toma de muestras.
Se realizó la verificación de la solicitud correspondiente al Área Operativa N° 7 Nariño, la cual se presentó mediante
memorando 20197070000623 de 03 de febrero de 2019, en el formato M-S-LC 051 FORMATO CONTROL ENVIO DE
REACTIVOS Y SUMINISTROS A LAS AREAS OPERATIVAS, para la cual se registró él envió de las cantidades
relacionadas en la tabla 5:
Tabla 5. Cantidades enviadas (mililitros)

REACTIVOS
KCl
Solución
Solución 0.1 M Buffer Buffer Buffer H2O
Control Álcali Tiosulfato
Mantenimiento 1413 4.0 7.0 10.0 MnSO4 H2SO4 HNO3 Almidón (Ultra
de 60 Yoduro 0.025 N
o Electrodo Unidades Unidades Unidades pura)
µS/cm
µS/cm
60 180 180 150 150 150 180 200 200 200 200 50 2.5
Fuente: Grupo de Laboratorio. Construcción: Auditora Oficina de Control Interno

CONDICIÓN
Las cantidades apropiadas a despachar de los elementos reactivos hacia las Áreas Operativas, no se encuentran
documentadas, ni establecidas; conforme a lo manifestado por el funcionario asignado para la administración de los
elementos del laboratorio, las cantidades enviadas corresponden a un estimado de lo que pueden llegar a requerir en
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la toma de muestras.
Por otro lado, las cantidades a utilizar descritas en el Instructivo M-S- LC- I004 TOMA DE MUESTRAS DE AGUAS
SUPERFICIALES PARA LA RED DE CALIDAD DEL IDEAM, en los numerales 5.3 y 5.4 hacen referencias a la
utilización de los reactivos en gotas, siendo la cantidad más alta para utilizar, 30 gotas del reactivo 3 (ácido sulfúrico).
Él envió de estas cantidades a las Áreas Operativas, está generando la acumulación o desperdicio de reactivos en
algunas de ellas, debido a la falta de mecanismos de control en la entrega de estos elementos.
CRITERIO
El Instructivo M-S- LC- I004 TOMA DE MUESTRAS DE AGUAS SUPERFICIALES PARA LA RED DE CALIDAD DEL
IDEAM numerales 5.3 y 5.4 hacen referencias a la utilización de los reactivos en gotas, siendo la cantidad más alta
para utilizar, 30 gotas del reactivo 3 (ácido sulfúrico).
HALLAZGO 3
El Grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental, no ha establecido las cantidades apropiadas a enviar de los reactivos
utilizados para la toma de muestras por parte de las Áreas Operativas, por consiguiente, se envía una cantidad
estimada que resulta superior a la indicada en el procedimiento de toma de muestras.

6.4 ELEMENTOS OBSOLETOS

En la verificación de la existencia física de los elementos reactivos, se observó que en las etiquetas de los reactivos se
indica la fecha de vencimiento, adicionalmente se evidenciaron varias unidades con fecha de vencimiento que
corresponden a vigencias anteriores, el funcionario con la función de administrar el inventario del laboratorio, manifestó
que cuando estos se encuentran vencidos, son denominados obsoletos y que su uso es exclusivo para realizar
pruebas.
Los elementos identificados como obsoletos en la visita, están relacionados en la Tabla 6.
Tabla 6. Elementos Obsoletos

Cód.
Nombre del elemento Unidades Valor Unidad Valor total
Elemento
AMONIO HEPTAMOLIDATO
58 1 $ 600.802 $ 600.802
TETRAHIDRATO PARA ANALISIS
4483 POTASIO HIDROGENOFTALATO 1 $ 560.178 $ 560.178
5290 SOLUCION TAMPON PH 7.00 VERDE 1 $ 49.176 $ 49.176
DI SODIO HIDROGENOFOSFATO
5878 1 $ 235.901 $ 235.901
HEPTAHIDRATO
8325 SODIUM PHOSPHATE MONOBASIC 3 $ 244.989 $ 734.967
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POTASIO DICROMATO PATRON

8313 2 $ 429.446 $ 858.892
PRIMARIO
8318 PLATA NITRATO P.A. EMSURE 3 $ 984.946 $ 2.954.839
FENANTROLINA MONOHIDRATO PARA
250 2 $ 289.354 $ 578.709
ANALISIS
460 SODIO AZIDA PUDIS 6 $ 272.248 $ 1.633.489
EXTRA-MA 05 LIQUIDO ALCALINO
8015 1 $ 238.039 $ 238.039
EXCENTO FOSFATO
8016 EXTRA MA 02 NEUTRO 5LT CO17553000 1 $ 206.680 $ 206.680
POTASION CROMATO PA EMSURE ACS
8319 1 $ 349.221 $ 349.221
REAG PH
8320 FENOLFTALALEINA INDICADOR ACS 1 $ 80.533 $ 80.533
SODA CAUSTICA POLACA EN ESCAMAS
8022 4 $ 164.698 $ 658.794
BULTO
(UN) POTASSIUM SNTIMONY (III)
8332 1 $ 643.074 $ 643.074
TARTRATE HYDRATE
404 PIRIDINA P.S. EMSURE ACS REAG PH 1 $ 369.175 $ 369.175
HEXAMETILENTETRAMINA PARA
8323 1 $ 261.560 $ 261.560
SINTESIS
7157 ACIDO ORTOFOSFORICO 3 $ 555.903 $ 1.667.708
8340 CHLORPYRIFOS 1 $ 327.900 $ 327.900
8343 AMETRYN 1 $ 351.856 $ 351.856
8344 ATRAZINE- DESETHYL 1 $ 386.816 $ 386.816
Total $ 13.748.307

CONDICIÓN
Los elementos obsoletos encontrados en la muestra tienen un valor correspondiente a TRECE MILLONES SETECIENTOS
CUARENTA Y OCHO MIL TRECIENTOS SIETE MIL PESOS ($13.748.307) de acuerdo con los valores unitarios descritos en los
comprobantes de ingreso.
La existencia de los elementos obsoletos evidencia, debilidades en la proyección de necesidades de compra para las vigencias
anteriores y un posible detrimento patrimonial, al destinar recursos para la compra de elementos que no fueron utilizados y se
vencieron.

CRITERIO
La Resolución 2797 de 09 de noviembre de 2018, capitulo 5, numeral 1, determina el manejo a los inventarios de propiedad
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planta y equipo, para bienes en bodega, bienes no explotados, bienes en mantenimiento así: “…Los funcionarios que tienen
asignadas funciones de control de inventarios y almacén en las Áreas Operativas deberán informar de manera trimestral a la
Secretaria General: 1) Que elementos nuevos no han salido a servicio. 2) Relacionar los elementos dañados y obsoletos para dar
de baja…”
HALLAZGO 4

No se realizan las actividades administrativas para determinar la cantidad optima de adquisiciones de materiales y
reactivos a consumir en el análisis de muestras del laboratorio de calidad, denotando debilidades en la planeación y
posible detrimento patrimonial, al destinar recursos para la compra de elementos que no fueron utilizados y se
vencieron

6.5. ALMACENAMIENTO DE LOS ELEMENTOS

CONDICIÓN
En las instalaciones donde funciona el Laboratorio, hay dos espacios dispuestos para el almacenamiento de reactivos,
en el primero y segundo piso.
El espacio del primer piso no dispone del extractor de toda vez que el motor no garantiza la extracción de los vapores
y gases producidos por los reactivos, por lo tanto, algunos reactivos han sido almacenados en el 2° piso, situación que
fue informada al Grupo de Servicios Administrativos. Lo anterior, de acuerdo con la información suministrada por el
funcionario responsable de la administración del inventario
CRITERIO
Resolución 3094 de 11 de diciembre de 2018, articulo 11, numeral 2, establece que es función del Grupo de Servicios
Administrativos “Velar por el mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles del IDEAM o de
responsabilidad de este”
OBSERVACIÓN 1
No se ha realizado la instalación del motor requerido para garantizar la funcionalidad del extractor que permite la
circulación de los gases y vapores producidos por los reactivos del almacén del 1 piso de las Instalaciones donde
funciona el Laboratorio del Instituto.

7. FORTALEZAS

En el proceso de auditoría, fueron detectadas las siguientes fortalezas:

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1. La disposición para atender la visita por parte del Coordinador del Grupo y el funcionario asignado para
administrar el inventario del laboratorio.
2. La información solicitada, fue entregada oportunamente.

8. NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES DETECTADAS

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

*Registrar los elementos
No se registraron 72 elementos de consumo, en el archivo
entregados por el Almacén
“Inventario Reactivos” del Laboratorio de Calidad
en el inventario del
Ambiental; adicional a lo anterior el archivo no ofrece
Laboratorio.
X información para el control y uso adecuado de los
*Ingresar el Inventario
elementos toda vez que no dispone de columnas que
todos los elementos que le
indiquen el número de unidades en existencia y obsoletas,
sean entregados al Grupo
fechas de vencimiento por cada elemento.
de Laboratorio de Calidad
Ambiental
* Incluir Columnas en el
De conformidad con la actividad N°11 del Instructivo M-S-
archivo que permitan
LC-I037, INSTRUCTIVO DE COMPRAS DE SERVICIOS,
observar las cantidades
SUMINISTROS Y RECEPCIÓN V1, se deben registrar los
disponibles de cada
elementos que ingresen al laboratorio
elemento.
* Realizar los controles
La Resolución 2797 de 9/11/2018, Capitulo 5, numeral 1,2
trimestrales que se indican
Control de los Bienes en Bodega, establece que
en el Manual para el
trimestralmente el funcionario responsable de la
manejo administrativo de
administración del inventario deberá ejercer un control
los bienes propiedad del
trimestral.
Instituto.

No se registran los elementos reactivos que se entregan a

los funcionarios o contratistas, los cuales son utilizados *Realizar los registros de
para realizar los análisis de microbiología y cromatografía, las entregas en los
el costo total de estos elementos corresponde a formatos dispuestos,
VEINTIDÓS MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y UN generando el control y
MIL OCHENTA Y SIETE ($22.391.087), de acuerdo con minimizando los riesgos de
los valores unitarios registrados en los comprobantes de perdida, desperdicio y uso
X
egreso. no adecuado de los
elementos.
En el Sistema de Gestión Integrado, dentro del proceso, se
disponen de los siguientes formatos para realizar los
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NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

controles de la entrega de elementos:
Formato M-S-LC-F039 SOLICITUD DE REACTIVOS
VIDRERIA Y MATERIALES,
Formato M-S-LC- F044- FORMATO DE ENTREGA DE
ELEMENTOS A FUNCIONARIOS

El Grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental, no ha

establecido las cantidades apropiadas a enviar de los
reactivos utilizados para la toma de muestras por parte de
*Establecer las cantidades
X las Áreas Operativas, por consiguiente se envía una apropiadas a enviar a las
cantidad estimada que resulta superior a la indicada en el
áreas Operativas para la
procedimiento de toma de muestras. toma de muestras.
*Establecer un mecanismo
De acuerdo con el Instructivo M-S- LC- I004 TOMA DE
de control que permita
MUESTRAS DE AGUAS SUPERFICIALES PARA LA RED optimizar el uso de los
DE CALIDAD DEL IDEAM numerales 5.3 y 5.4 hacen reactivos.
referencias a la utilización de los reactivos en gotas,
siendo la cantidad más alta para utilizar, 30 gotas del
reactivo 3 (ácido sulfúrico).

No se realizan las actividades administrativas para

determinar la cantidad óptima de adquisiciones de
X materiales y reactivos a consumir en el análisis de *Realizar un análisis de
muestras del laboratorio de calidad, denotando debilidadesconsumos, para determinar
en la planeación y posible detrimento patrimonial, al las unidades de reactivos
destinar recursos para la compra de elementos que no necesarias para la compra
fueron utilizados y se vencieron. y de esta manera evitar un
detrimento patrimonial, con
La Resolución 2797 de 09 de noviembre de 2018, capitulo la obsolescencia de
5, numeral 1, determina el manejo a los inventarios de elementos de consumo.
propiedad planta y equipo, para bienes en bodega, bienes
no explotados, bienes en mantenimiento así: “…Los *Realizar las gestiones
funcionarios que tienen asignadas funciones de control de pertinentes para la correcta
inventarios y almacén en las Áreas Operativas deberán disposición de los residuos
informar de manera trimestral a la Secretaria General: 1) peligrosos.
Que elementos nuevos no han salido a servicio. 2)
Relacionar los elementos dañados y obsoletos para dar de
baja…”
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NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

No se ha realizado la instalación del motor requerido para
garantizar la funcionalidad del extractor que permite la *Se recomienda al Grupo
circulación de los gases y vapores producidos por los de Servicios
reactivos del almacén del 1 piso de las Instalaciones Administrativos adelantar
donde funciona el Laboratorio del Instituto. las acciones pertinentes
para garantizar el
La Resolución 3094 de 11 de diciembre de 2018, articulo funcionamiento de extractor
X 11, numeral 2, establece que es función del Grupo de del almacén de 1 piso de
Servicios Administrativos “Velar por el mantenimiento y las Instalaciones donde
conservación de los bienes muebles e inmuebles del funciona el Laboratorio del
IDEAM o de responsabilidad de este” Instituto.

Nota: Tanto las No Conformidades como las Observaciones identificadas se encuentran establecidos como
“hallazgos de auditoría”.

9. CONCLUSIONES

Describir de manera breve los aspectos a rescatar de la auditoría Interna y/o los cambios que afecte a la
organización

1. El Grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental, presenta debilidades en la gestión de manejo de su inventario,

debido a que no se registran la totalidad de elementos recibidos; no aplican controles en la entrega a las
personas encargadas de realizar los análisis; no se verifica del uso adecuado de los reactivos, teniendo en
cuenta que no se realiza el pesaje o medición para la entrega del reactivo y no dispone de información
actualizada sobre el estado de sus elementos para la toma decisiones frente a las actividades de planeación y
compras.

2. El proceso evidencia debilidades en sus actividades de planeación, que por consiguiente se reflejan en la
compra de unidades de reactivos que no fueron utilizadas y se vencieron. Los reactivos son considerados
elementos de consumo, al no ser utilizados se presenta un posible detrimento patrimonial e incremento en el
valor del contrato dispuesto para la gestión de los residuos peligrosos.

3. Es menester realizar la actividades necesarias para garantizar el funcionamiento del extractor del almacén del 1°
piso de las Instalaciones donde funciona el Laboratorio del instituto, puesto que de conformidad con la Política
del Seguridad y Salud en el Trabajo, la Dirección del Instituto se ha comprometido con garantizar la protección
de los funcionarios y contratistas de los riesgos y peligros inherentes a la actividades laborales y en el mismo
sentido en la política de Calidad y objetivos de Calidad, reafirman esta compromiso e intensión.

AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME:

Este informe se comunicará después de la auditoría y posterior a la revisión por parte del Auditor Líder, aplicará únicamente a los
procesos involucrados y no será divulgado a terceros sin su autorización
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Nombre completo Responsabilidad Firma

Nombre: Mónica Rocío Castro Auditor Líder
Cargo: Profesional Especializado
Nombre: Jhonatan Danilo Uasapud Líder del Proceso
Cargo: Profesional Universitario

10. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

11. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

01 30/10/2012 Creación del documento

02 19/11/2014 Revisión y ajustes identificados en el desarrollo de la autoevaluación del

proceso.
03 05/12/2014 Revisión y ajustes identificados en el desarrollo de la autoevaluación del
proceso.
04 27/04/2015 Revisión y ajustes identificados en el desarrollo de la autoevaluación del
proceso, en donde se suprime el ítem de recomendaciones.
05 29/09/2017 Revisión y ajustes identificados en el desarrollo de la autoevaluación del
proceso.
MEPJ-14-10-19 - MEPJ-JHLR 31-10-2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

María Eugenia Patiño Jurado Sirley Corredor Monsalve Juan Carlos Lobo T.
Jefe Oficina Control Interno. Profesional de Calidad de la Oficina Jefe Oficina Asesora de Planeación.
Asesora de Planeación.