Principios y Valores de la Organización Américas BPS
Estimado Colaborador:
La Organización considera conveniente que todos los colaboradores sean conscientes de los principios y valores que nos
rigen y de los posibles conflictos de intereses que se pueden presentar entre las actividades del colaborador y sus familias y
las empresas de la Organización. Por esta razón, le pedimos leer cuidadosamente este documento, para que identifique los
valores y los posibles conflictos de intereses. Si encuentra alguna situación que no cumpla este documento, por favor
descríbalo en la parte inferior del mismo. Toda situación sobreviniente, el colaborador deberá informarla inmediatamente a su
respectivo Director de Gestión Humana. El Consejo Directivo de Gestión Humana estudiará la trascendencia del
impedimento y conjuntamente con usted trataremos de lograr una solución, la cual generalmente se encaminará a delegar
en otro funcionario de la empresa las decisiones que puedan presentar riesgos de conflictos. Lo que se presenta a
continuación es textualmente tomado de los “Principios y Valores Generales de la Organización Américas BPS”
1. General
Así como todos los colaboradores de la Organización tienen derechos, también tiene obligaciones para con ella. Por tanto
se les exige evitar cualquier acción que sea, o pueda ser interpretada como conflictiva, con sus obligaciones hacia la
Organización.
Por lo anterior, toda actuación ó transacción de carácter individual que implique beneficio personal para el colaborador y/o
sus familiares más cercanos y pueda perjudicar a la Organización genera un conflicto de intereses entre la Organización y el
colaborador.
2. Inversiones
Todo colaborador que llegare a tener intereses económicos (aportes, acciones, etc.) en entidades de cualquier naturaleza
que compitan con las empresas de la Organización o con empresas donde la Organización tenga participación, o que
personalmente sean proveedores de bienes o servicios de estas empresas, deberá informar de este hecho a la Presidencia
de la compañía respectiva y a la de Américas BPS S. A. (se exceptúan las organizaciones cuyas acciones se encuentran
inscritas en la Bolsa).
Igual procedimiento deberá seguirse cuando los intereses sean de su cónyuge y/o sus hijos, o de cualquiera de sus parientes
cercanos, dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
La Presidencia de la compañía respectiva y la de Américas BPS,,de acuerdo con el Consejo Directivo Gestión Humana de
Américas BPS S. A., determinará, en cada caso, si existe o no incompatibilidad entre los negocios particulares de estos
colaboradores y los de la Organización y los relacionados con sus parientes.
3. Aceptación de regalos o favores
Ninguna persona vinculada a las empresas de la Organización podrá aceptar de terceros (proveedores de bienes y servicios,
clientes, etc.), donaciones o favores cuyo objetivo pueda, debido a la naturaleza o importancia del obsequio, inclinar a quien
los acepte a preferir a su donante en los eventuales negocios con otros.
4. Empleo externo
No se deben prestar servicios remunerados a otra persona natural o jurídica sin previa consulta con el Consejo Directivo de
Gestión Humana a través del Gerente de Gestión Humana. Tampoco se pueden atender, aun esporádicamente, negocios
particulares en el tiempo que debe dedicarse al trabajo en la Organización.
5. Participación en Juntas Directivas
No se podrá aceptar el cargo de miembro de Junta Directiva de otra sociedad cuando pueda existir conflicto de intereses con
Américas BPS S. A. y sus Filiales, ni podrán constituir sociedades de ninguna índole entre superior o superiores y
subordinado (s) vinculados a las empresas de la Organización. En todos los casos, sin embargo, se debe consultar con la
Presidencia de la compañía respectiva, o la Presidencia de Américas BPS. ,. o el Consejo Directivo de Américas BPS,.
6. Negocios en competencia con la Organización
Quien proyecte asociarse o establecer negocios con ánimo de lucro, en áreas en las cuales Américas BPS S. A. o sus
Filiales tengan actividad, así hoy no la estén desarrollando, deberá poner el hecho en conocimiento de la Presidencia
respectiva, la Presidencia de Américas BPS ,. y el Consejo Directivo de Gestión Humana de Américas BPS S. A. Quienes
actualmente se encuentran, o puedan encontrarse en el futuro, en alguna o algunas de las circunstancias expuestas en los
puntos anteriores, deberán comunicar su caso a la Presidencia respectiva, a la Presidencia de Américas BPS ,. y al Consejo
Directivo de Gestión Humana.
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7. Divulgación de Información
Solamente con previa autorización del Presidente de Américas BPS ,., podrá un trabajador revelar información de la
Organización que no sea legalmente pública y que no se haya difundido por los medios ordinarios de la Organización.
Tampoco podrá abusar de cualquier información privilegiada o confidencial a la cual tiene acceso por su posición en la
Organización.
El trabajador no podrá divulgar información confidencial a la cual tenga acceso con motivo de sus funciones, sin
autorización de la empresa, en especial, no podrá revelar a terceros lo siguiente: a) información de cualquier naturaleza,
relacionada con la empresa, filiales y sus respectivos clientes, incluyendo, sin limitación alguna, las políticas de la
empresas, las operaciones mercantiles, comerciales, sociales, técnicas, cuentas y personal de la empresa; b)
Información o datos usados por la empresa para la conducción de sus negocios; c) Información y datos obtenidos por el
trabajador, que sea de propiedad de la empresa o de un tercero y que la empresa este obligado a tratar como
confidencial. La obligación de reserva de el trabajador será permanente.
En virtud de lo anterior, el trabajador se obliga a: 1. Guardar absoluta confidencialidad y reserva en relación con la
totalidad de la información confidencial, de tal forma que no sea conocida por terceros. 2. No editar, copiar, compilar o
reproducir por cualquier medio la información confidencial. 3. No utilizar la información confidencial en forma alguna,
directamente o a través de terceros, en asuntos, negocios y/o actividades de cualquier tipo, distintas a aquellas
acordadas y/o previamente autorizados por la empresa, para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. 4. En el
evento de terminación del presente contrato por cualquier causa, devolver a la empresa toda la información confidencial
que tenga en su poder, ya sea en documentos escritos, disquetes o en cualquier otro medio e igualmente a retirarlos
completamente de su computador personal. 5. Asumir la responsabilidad por la totalidad de los daños, perjuicios, gastos
y costas que genere el mal o inadecuado manejo de la información confidencial o la violación de las obligaciones de
reserva y confidencialidad establecidas en el presente documento. 6. Cualquier información que hubiere sido
suministrada, previa a la firma del presente documento, se considerará como información confidencial y estará sujeta a
los términos del mismo. 7. El trabajador acepta y declara que toda la información confidencial es de propiedad exclusiva
de la empresa y que le ha sido o le será revelada únicamente con el propósito de permitir el cabal cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades y para el cumplimiento del presente contrato. 8) El trabajador no realizara trabajos
académicos o de cualquier otra índole empleando para el efecto información confidencial de la empresa, de los clientes o
terceros, salvo autorización expresa y por escrito de su jefe inmediato y del Director de Gestión Humana, del cliente y/o
terceros.
En razón de lo anterior, el trabajador se obliga a utilizar toda la información a la que tenga acceso únicamente en el
marco de la relación laboral y para el mejor desarrollo de la misma y a preservar los secretos de la empresa, de los
clientes y/o de los terceros, manteniéndolos en estricta confidencialidad. El trabajador deberá responder frente a las
autoridades, terceros y a la empresa por la infracción a esta prohibición, que constituye una justa causa para la
terminación del contrato de trabajo, falta que para estos efectos se califica como grave: la revelación de secretos y datos
reservados de la empresa.
En el ejercicio de sus funciones el trabajador reconoce y acepta que la clave secreta ( o password) que le asigna la
empresa para tener acceso a los sistemas de información es personal e intransferible; por lo tanto bajo ninguna
circunstancia la debe divulgar, ni facilitar la entrada de personas no autorizadas a los sistemas de información.
8. Contratación de Parientes
Los Presidentes de las compañías, los Vicepresidentes o cualquier persona con cargo directivo o de jefatura no deben
contratar personas con quien tengan parentesco de cualquier índole, salvo autorización previa del Consejo Directivo de
Gestión Humana.
9. Valores Organizacionales
Los valores de la Organización Américas BPS que a continuación se describen son los que deben regir nuestro
comportamiento en nuestras interacciones y actividades laborales,
Orientación al cliente: conocer y satisfacer las necesidades de los clientes para mantener relaciones de corto y largo plazo
a través del servicio personalizado.
Innovación: disposición permanente para crear y mejorar productos, servicios y procesos.
Integridad: operar en forma honesta y clara, generando confianza en los clientes, colaboradores, proveedores, accionistas
y comunidad. Actuar bajo el marco de la ley y las normas establecidas en los diferentes países que operamos.
Respeto: disposición permanente a reconocer, aceptar y comprender a todas las personas que interactúan con la
organización.
Compromiso Social: Américas BPS cumple con sus responsabilidades ante las comunidades en las que opera.
10. Situación de parentesco con personas de entidades estatales
Es un deber informar sobre situaciones propias o de parientes en entidades estatales constitutivas de incompatibilidad
para contratar, dadas las severas sanciones previstas en la ley para los contratistas infractores del régimen de
inhabilidades e incompatibilidades en materia de contratación estatal y como quiera que la empresa o sus vinculadas
económicas son contratistas activas o en potencia del Estado, los colaboradores que sean accionistas o desempeñen
cargos de dirección o manejo a cualquier nivel deberán informar oportunamente a su Director de Gestión Humana, la
situación relativa a aquellas entidades estatales de las cuales sean servidores públicos, al nivel directivo, asesor o
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ejecutivo o de junta o consejo directivo, el propio colaborador, el cónyuge, compañero o compañera permanente o los
parientes hasta el segundo grado (padres, hijos, hermanos y/o nietos) de consaguinidad o afinidad o civil.
Para los Principios sobre Conflictos de Intereses y/o para los Valores Organizacionales, donde haya situaciones
que el colaborador deba informar, favor anotar una breve y clara explicación o detalle:
Certifico que:
• Conozco y comprendo los “Principios Generales de la Organización Américas BPS” sobre Conflictos de Intereses.
• Acepto y me comprometo a actuar según los Valores Organizacionales
• He anotado aquí la información que consecuentemente con los Principios y Valores debo revelar.
• Si en el futuro se presentan novedades sobre estos asuntos, me comprometo a reportarlos oportunamente al
Director de Gestión Humana, diligenciando de nuevo este formato.
Firma: ____________________________________________________
Nombre y Apellido: ____________________________________________________
Cargo: ____________________________________________________
Cédula de ciudadanía: ____________________________________________________
Empresa: ____________________________________________________
Fecha (mes/día/año): ____________________________________________________
FORMATO INFORMATIVO DE SEGURIDAD SOCIAL
TIPO DE DOCUMENTO: TI___ CC: ___ CE: ___PASAPORTE: ___PEP: ___
No de identificación: _________________________________________________________________
APELLIDOS: _________________________________________________________________
NOMBRES: _________________________________________________________________
¿HA ESTADO VINCULADO A LA SEGURIDAD SOCIAL? SI___NO___
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¿HA SOLICITADO PENSION O ESTA PENSIONADO POR ALGUNA ENTIDAD? SI___NO___
Si es pensionado anexar copia de la resolución.
Si ha solicitado pensión y desea no seguir cotizando, anexar carta donde indique que ya tiene la edad y
las semanas cotizadas para la pensión
¿HA SOLICITADO RECIENTEMENTE TRASLADO DE EPS? SI___NO___ Relacione
la entidad (EPS) a la cual realizo el traslado: __________________________________________
¿ESTA INCAPACITADO(A) o EN LICENCIA DE MATERNIDAD o PATERNIDAD? SI___NO___
¿PRESENTA CETIFICADO DE CUENTA BANCARIA? SI___NO___
A continuación, relacione la siguiente información:
¿POSEE FONDO DE PENSION?: SI___NO___ CUAL: ____________________________________________
Si no posee fondo de pensión a cuál quisiera afiliarse: _________________________________________
¿POSEE FONDO DE CESANTIAS?: SI___NO___ CUAL:
____________________________________________
Si no posee fondo de Cesantías a cuál desea que se le realicen los aporte: COLFONDOS
(__) - PORVENIR (__) – PROTECCION (__)
EPS ACTUAL: ___________________________________________________________
¿Pertenece a algún régimen de excepción (fuerzas militares, armada Nal, Policía, Magisterio, Ecopetrol ETC):
SI___NO___ Adjuntar certificado de retiro no mayor a 30 días
para todos los efectos legales, certifico que toda la información suministrada en este documento es veraz y es
consistente con la base de BDUA-ADRES
Firma.
________________________________________________________
Nombre: ________________________________________________
Tipo y número de identificación: _____________________________
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Autorización tratamiento de datos personales trabajadores
Américas BPS
Código: F54 THU 010101 Versión: 00 Fecha: 23/12/2021 Página 1 de 2
Dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan normas generales
para la protección de datos personales, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen,
sustituyan o adicionen, teniendo en cuenta que tales normas tienen por objeto desarrollar el derecho
constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se haya
recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, con la entrega de mis datos personales mediante el
formato de hoja de vida y su firma, autorizo a AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A. (en adelante
AMERICAS BPS identificada con NIT 830.126.395-7 para que realice el tratamiento de mis datos personales
públicos, privados, semiprivados o sensibles (que pueden generar discriminación) cuyo tratamiento declaro
que conozco no estoy obligado a autorizar y los de mi grupo familiar, conyugue, hijos menores de edad y
padres, suministrados con ocasión de la relación laboral que tengo, tuviere o llegare a tener con la
compañía, para las siguientes finalidades:
1. Almacenar en las bases de datos físicas y/o digitales de la compañía.
2. Realizar el proceso de contratación y afiliación sistema integral de seguridad social, a la caja de
compensación familiar, y a los seguros de vida colectivos (en casos que se tengan).
3. Contactar a sus colaboradores por cualquier medio físico o digital por motivos de la relación laboral y/o
en caso de contingencias.
4. Realizar la gestión de liquidación y pago de nómina.
5. Realizar monitoreo y evaluación de mi desempeño laboral durante el periodo de prueba y/o posterior al
mismo.
6. Realizar la atención en casos de emergencia y brigadas de bienestar con otras empresas.
7. Dar trámite a los embargos judiciales decretados sobre la nómina, y/o a los descuentos por fondos de
empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza.
8. Gestionar vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, bonificaciones
conciliatorias o de retiro.
9. Adelantar procesos disciplinarios.
10. Realizar capacitaciones internas y/o con la colaboración de terceros para el desarrollo profesional de los
colaboradores.
11. Otorgar permisos de accesos a los recursos tecnológicos de la empresa y su correspondiente soporte
técnico.
12. Realizar auditorías e investigaciones para prevenir y/o detectar fraude u otros ilícitos que puedan
causar una reclamación o daño a AMERICAS BPS y/o usted.
13. Planificar y realizar actividades empresariales, de bienestar y desarrollo profesional.
14. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de la compañía como empleador.
15. Atender cualquier queja, reclamo, aclaración o petición presentados por los colaboradores o por quienes
los representen.
16. Atender los requerimientos de autoridades competentes en ejercicio de sus funciones.
17. Conservarlos para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a
conservación de información y documentos se refiere.
18. Compartirla con terceros proveedores ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, contratados por
AMERICAS BPS para realizar el tratamiento de mis datos bajo estas mismas finalidades.
19. Alojarlos fuera del territorio colombiano en herramientas tecnológicas, software y bases de datos
adquiridas o licenciadas por la Compañía, empresas matrices, sociedades controlantes, filiales o
subsidiarias de estas.
Declaro conocer que la entrega de datos personales de naturaleza sensible es facultativa y autorizo
expresamente su tratamiento. Así mismo, autorizo expresamente a AMERICAS BPS a:
1. Recopilar mis datos biométricos requeridos para el acceso físico a las instalaciones, así como
para realizar control en la asistencia, reporte de turnos y horarios laborales.
2. Capturar mi imagen de video mediante herramientas de video vigilancia propias de la compañía
para fines de seguridad, identificación, control e investigación.
3. Capturar mi imagen y/o las de mis familiares, incluyendo de los menores de edad que
represento, ya sea fotográfica y/o de video, durante actividades empresariales o de bienestar;
y publicarlas en redes sociales o en la intranet de la compañía para fines laborales, comerciales,
culturales o noticiosos de la empresa, sin que por ello tenga derecho a una compensación
económica.
Así mismo, conozco que, como Titular de la información personal, me asisten los derechos a conocer,
actualizar, rectificar los datos entregados y recopilados así como presentar consultas, solicitar prueba de la
autorización otorgada, realizar reclamos; revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, esto
último únicamente en los casos en que sea procedente, particularmente cuando no mantenga una relación
legal o contractual vigente con la compañía; que podré ejercerlos comunicándome al correo electrónico
habeasdata@[Link] o al teléfono 4251700 Ext. 24257 – 59847 – 53004 – 53005 – 53006 –
57763; y que para mayor información sobre el tratamiento de mi información personal podrá conocer la
Política de
Protección de Datos Personales publicada en la página web [Link] [Link]
Autorización tratamiento de datos personales trabajadores
Américas BPS
Código: F54 THU 010101 Versión: 00 Fecha: 23/12/2021 Página 2 de 2
Firma
Nombres y apellidos titular o representante:
C.C.:
Ciudad y fecha:
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Control de Cambios
Versión Descripción del cambio Elaboró Aprobó
Adriana Paola Diaz Santos Magda Montañez
00 23/12/2021 Elaboración inicial del documento. Analista sistema de gestión Director de selección y
de calidad contratación
