¿QUE ES EL ICONTEC?

QUIENES SON? ALEJANDRO

Es una organización privada, sin ánimo de lucro, con amplia cobertura

internacional; creado en 1963 con el objetivo de responder a las necesidades
de los diferentes sectores económicos, a través de servicios  específicos al
desarrollo y competitividad de las organizaciones, mediante la confianza que
se genera en sus productos y servicios.
 QUE SERVICIOS PRESTAN? ALEJANDRO
En la actualidad se prestan -Servicios de Evaluación de la Conformidad:
servicios de:
• Certificación de Producto, Procesos y Servicios
-Normalización (En Colombia) • Certificación de Sistemas de Gestión
• Inspección
-Educación • Validación y Verificación
•  Acreditación en Salud
Cooperación y Proyectos Especiales
Laboratorios
-Servicios de Evaluación de la
Consulta y venta de Normas y Publicaciones
Conformida
PORQUE ES IMPORTANTE? ALEJANDRO

Las normas ICONTEC permite seguir las pautas de

organización según el trabajo a emplear, as mismo llegar a
sus fuentes de información para presentar un trabajo
adecuado y organizado según los requisitos de los aspectos
que lo requieran.
PARA QUE SE USA EL ICONTEC? VALENTINA

Las normas ICONTEC son una serie de reglas para realizar trabajos escritos
como: informes, tesis, investigaciones, ensayos, trabajos académicos, etc.
 NORMAS MAS RELEVANTES ALEJANDRO
Algunas de las normas más importantes del ICONTEC son:

• Norma Técnica Colombiana NTC 2050: Esta norma establece las reglas para la presentación de trabajos escritos en
Colombia, incluyendo la estructura, la redacción, la ortografía, la numeración y la bibliografía.

• Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: Esta norma establece los requisitos para la implementación de un
sistema de gestión de la calidad en una organización.

• Norma Técnica Colombiana NTC 4435: Esta norma establece las reglas para la creación de documentos técnicos en
Colombia, incluyendo los requisitos de formato, la estructura, la redacción y la presentación.

• Norma Técnica Colombiana NTC 4116: Esta norma establece los requisitos para la gestión ambiental en las
organizaciones, incluyendo la evaluación de impacto ambiental, la gestión de residuos y la conservación de recursos
naturales.

• Norma Técnica Colombiana NTC 5801: Esta norma establece las reglas para la creación y uso de la identificación
de productos (códigos de barras) en Colombia.
1) CAMPOS DE APLICACIÓN: VALENTINA
Trata sobre la norma ISO 15489 que regula la gestión de documentos en
organizaciones. Para una gestión adecuada, se deben aplicar todos los
elementos de la norma y existe un informe técnico que describe los
procedimientos para desarrollarla. La norma se encarga de asignar
responsabilidades, políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados
con los documentos, y se aplica a todos los formatos y soportes. No se aplica a
instituciones archivísticas y está destinada a directivos, profesionales y personas
responsables de crear y mantener documentos de archivo.
2) NORMAS DE CONSULTA: ALEJANDRO

Explica cómo se integran las disposiciones normativas en la norma

ISO 15489 y cómo se manejan las referencias a documentos
específicos dentro de esta norma. Se establece que se considerará
la versión del documento en la fecha indicada, pero se aconseja
utilizar versiones más recientes en los contratos basados en esta
norma. Además, los miembros de ISO y CIE mantienen registros de
las normas internacionales vigentes
 3) TÉRMINOS Y DEFINICIONES: ALEJANDRO

La norma ISO 15489 establece términos y definiciones para la gestión de

documentos de archivo. Se refiere a conceptos como acceso, responsabilidad,
trazabilidad, autoridad archivística, clasificación, conversión, disposición,
documentos de archivo, gestión de documentos, registro, transferencia y
traslado. Esta norma se complementa con la norma ISO 5127 para aquellos
términos que no se incluyen
4) BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO: MIGUEL
La gestión de documentos de archivo requiere establecer políticas, asignar
responsabilidades, diseñar sistemas especializados y integrarlos en los procesos de
negocio de una organización. Los documentos de archivo contienen información valiosa
y son activos importantes. Un sistema de gestión de documentos de archivo sirve como
fuente de información para apoyar futuras actividades y garantizar la rendición de
cuentas a las partes interesadas. Los documentos de archivo permiten a las
organizaciones realizar actividades de manera ordenada, respaldar la toma de
decisiones y cumplir con los requisitos legales y normativos, entre otros beneficios.
5) ENTORNO NORMATIVO: MIGUEL

Es esencial que las organizaciones cumplan con las leyes y normativas que rigen
sus actividades y documenten adecuadamente su entorno normativo. Las
políticas y procedimientos deben reflejar este entorno en los procesos y se
pueden probar a través de documentos. El entorno normativo está compuesto
por leyes, normas, códigos de buenas prácticas y ética, y hay expectativas de
la comunidad sobre el comportamiento aceptable. La aplicación de estos
elementos depende del tipo de organización y sector.
6) POLÍTICA Y RESPONSABILIDADES ELIZABETH

La norma ISO 15489 establece directrices internacionales para la gestión de

documentos de archivo en todas las organizaciones, enfatizando la importancia
de políticas, procedimientos y prácticas para satisfacer las necesidades de
información, evidencia y rendición de cuentas. Todos los miembros de la
organización deben entender sus roles y responsabilidades para mantener
documentos precisos y completos, y las autoridades archivísticas son críticas en
la implementación de políticas y procedimientos adecuados.
7) REQUISITOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO MIGUEL
La creación y mantenimiento de documentos de archivo es crucial para la continuidad
de una organización y para cumplir con las regulaciones y responsabilidades. Un
programa de gestión de documentos es esencial para abordar la creación,
almacenamiento, recuperación, conservación, seguridad y cumplimiento legal. Los
documentos deben ser precisos y reflejar correctamente las actividades, conectados
con los metadatos que documentan su contexto y relaciones. Es importante que las
políticas y procedimientos de la gestión de documentos produzcan documentos
confiables y que cumplan con los requisitos necesarios.
También trata sobre la importancia de que los documentos de archivo sean auténticos
y que las organizaciones tengan políticas y procedimientos para garantizar su
autenticidad y protección contra cambios no autorizados. También destaca la
necesidad de que los documentos sean precisos, estén disponibles para futuras
actividades y sean fáciles de encontrar, recuperar, presentar e interpretar. Asimismo,
se debe proteger la integridad del documento contra modificaciones no autorizadas y
documentar cualquier cambio autorizado

ELIZABETH.
8) DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO MIGUEL
Trata sobre las estrategias de gestión de documentos de archivo, que deben ser
coherentes con las necesidades de la organización y el entorno normativo. Un
sistema de gestión de documentos debe ser fiable, integral, conformado,
exhaustivo y sistemático, y proteger los documentos de modificaciones no
autorizadas. Además, debe ser la principal fuente de información y conservar
los documentos de todas las actividades de la organización. También debe
crear, conservar y gestionar sistemáticamente los documentos.
El diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo
implica funciones necesarias para soportar los procesos, documentación
detallada, elementos de almacenamiento y protección, opciones de ubicación
documentadas, garantía de autenticidad y acceso eficaz de documentos,
decisiones de conservación y disposición, y seguimiento de actividades.

Elizabeth
El proceso para crear e implementar sistemas sostenibles de gestión de documentos de
archivo no es lineal, y consta de varias tareas que pueden realizarse parcial o gradualmente
según las necesidades de la organización. Estas tareas incluyen investigación preliminar,
análisis de actividades de la organización, identificación de requisitos, evaluación de sistemas
existentes, identificación de estrategias para cumplir requisitos, diseño de sistema,
implementación y revisión posterior. Cuando se suspende o finaliza un sistema, los documentos
deben retirarse según las directrices y mediante estrategias de conversión y migración, y esto
debe documentarse detalladamente para mantener la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad de los documentos restantes.

Miguel
9) PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO JACOB
El proceso de selección de documentos para un sistema de gestión de documentos de
archivo se basa en el análisis de normas, necesidades de gestión y rendición de
cuentas, y riesgos. La conservación de los documentos debe satisfacer necesidades
presentes y futuras, cumplir las leyes y necesidades de las partes interesadas, y
garantizar su autenticidad y fiabilidad. La conservación permanente se aplica a
documentos que proporcionan información y pruebas sobre políticas y acciones
organizacionales, interacciones con los clientes, derechos y obligaciones de individuos
y organizaciones, y contribuyen a la memoria organizacional.
La incorporación de documentos en sistemas de gestión de documentos de archivo
establece una relación entre el documento, su productor y contexto. Los metadatos son
importantes para evaluar el estado e integridad del documento y su relación con
otros. Se pueden usar técnicas de clasificación y organización para asegurar la
incorporación. En sistemas de gestión que utilizan procedimientos de registro, un
documento debe ser registrado antes de procesarlo. El registro formaliza la
incorporación y los documentos pueden registrarse en múltiples niveles o grupos. En
sistemas electrónicos, el registro puede ser automático.
Miguel
La clasificación de actividades es crucial para la gestión de documentos de archivo,
permitiendo una recuperación, seguridad y distribución adecuada. Los sistemas de
clasificación pueden basarse en vocabularios controlados, y la indexación puede realizarse
manual o automáticamente. Es necesario utilizar métodos abreviados de referencia y
almacenar los documentos en soportes y formatos que aseguren su disponibilidad, fiabilidad,
autenticidad y conservación. Los documentos de valor permanente requieren un mayor nivel
de almacenamiento y las políticas deben permitir la conversión y migración a otros sistemas
de gestión de documentos de archivo

Jacob
La gestión del acceso a los documentos de archivo debe seguir directrices
formales, considerando las leyes y normas del entorno. Es importante restringir
el acceso a los documentos sensibles dentro y fuera de la organización, y
garantizar que solo las personas autorizadas puedan verlos. La trazabilidad
del movimiento y uso de los documentos es fundamental para su recuperación,
evitar pérdidas y tener una pista de auditoría. Para lograr esto, es necesario
definir pasos, asignar responsabilidades, registrar plazos y fechas, y
documentar el movimiento de documentos para su fácil localización
Elizabeth
Los documentos deben ser dispuestos sistemáticamente solo después de verificar que no son
necesarios, se han completado las tareas pendientes y no hay litigios o investigaciones en
curso que los necesiten. La disposición puede incluir destrucción física, conservación,
transferencia a otra organización o autoridad. La destrucción de documentos debe ser
autorizada y mantener la confidencialidad. La documentación que describa los procesos y
sistemas de gestión de documentos debe cumplir requisitos técnicos, organizativos y legales, y
especificar claramente las responsabilidades y decisiones sobre la incorporación,
conservación y disposición de documentos. Todas las medidas de disposición y su
documentación deben ser aprobadas y conservadas adecuadamente.

Jacob
10) SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA VALENTINA

Recomendación de revisar periódicamente los sistemas de gestión de

documentos de archivo para garantizar el cumplimiento de políticas y requisitos
de la organización, considerando el rendimiento y satisfacción del usuario.
Pueden ser necesarias auditorías y controles externos según normativas.
Modificar sistemas inapropiados o ineficaces. Importancia de documentar la
conformidad y supervisión de los sistemas y conservar los informes.
11) FONACIÓN JACOB

La norma establece que las organizaciones deben ofrecer un programa de

formación continua sobre la gestión de documentos de archivo para todo el
personal, empresas externas, voluntarios y cualquier otra persona encargada
de crear y gestionar documentos de archivo. Estos programas deben adaptarse
a las responsabilidades y funciones de cada individuo y pueden ser realizados
en colaboración con organizaciones externas.