PETCO Gerencia de Operaciones

PETOP_011_Blue Dot (Punto Azul)

Gestión de Inventario.
Versión 1

Historial de
cambios

Autorizado por Gerencia de Operaciones, Gerencia de Compras y Administración.

Descripción Este documento describe las políticas y procedimientos para resurtir la tienda,
corregir las etiquetas de precios y registrar e investigar cada faltante diariamente.

Vigencia A partir del 01 Octubre del 2013.

Alcance Al total de Tiendas Petco México.

Documentos - Hojas de Trabajo.

y/o Formatos - Notas Diarias.
utilizados - Impresión de Ajustes al stock de inventarios en SAP.

Políticas / Premisas

Objetivo: Todas las tiendas deben mantener un correcto nivel de inventario en Piso de V entas y
preservar las normas de presentación de los anaqueles para que estén limpios y
organizados.
Políticas
Generales: Esta política requiere el cumplimiento diario.
Los beneficios logrados serán:
 Aumento de la satisfacción del cliente.
 Mejor apariencia general de la tienda.
 Disminución de faltantes en el inventario de artículos a través de una
revisión constante de los niveles máximos.
 Etiquetado de precios correcto.
 Aumento de las ventas.
 Ahorros en fuerza de trabajo.
 Registros de inventario perpetuos más exactos.
 Mayor exactitud en los envíos del CEDIS y del proveedor.

Visión general del proceso.

Debe revisarse diariamente toda la tienda para recuperar y corregir etiquetas de
precios y detectar faltantes de mercancía en los exhibidores.
Deben corregirse los problemas de resurtido de muebles en Piso de Ventas, sustituir
etiquetas de precio según sea necesario y marcarse las existencias agotadas con un
punto azul indicando la fecha de revisión y el status que guarda el artículo faltante.
Mantener los registros para que el seguimiento sea continuo. A medida que se
abastezcan los productos faltantes de los anaqueles, se quitan los puntos azules.

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Preparación.
Para implementar con eficacia este programa, las tiendas deben asegurarse de que:
- Esté en ejecución un proceso diario para la recuperación de la tienda.
- Se haya implementado la organización de la trastienda según procedimiento.
- Estén establecidos todos los Plano gramas actuales.

Prepare un carrito con los siguientes materiales: Los materiales están disponibles en
el Catálogo de Materiales de la Tienda del Sistema de Suministro En Línea.
- Materiales de limpieza (por ejemplo, toallas, botella de atomización)
- Sustitución de perchas, clips de control de inventario (clips de IC, por sus
siglas en inglés) y mangas de etiquetas.
- Libreta para notas, bolígrafo, puntos azules
Se requiere el acceso a una pistola digitalizadora portátil.
Puesta en marcha.
Una tienda que lance por primera vez el Programa de Punto Azul puede esperar que le
tome de dos semanas a dos meses para su total implementación, dependiendo del
estado actual del Piso de Ventas y de otros problemas que esté afrontando la tienda.
A continuación se resumen los pasos de la puesta en marcha:
- Con un mapa de la tienda, divídala en 5 a 7 secciones.
- Al comenzar por una sección de artículos claves (como alimentos para perros)
aplique el programa sólo para esa sección durante la primera semana.
- En la segunda semana, añada otra sección y trabaje en el programa sólo en
esas dos secciones.
- Añada otra sección cada semana, hasta que esté incorporada toda la tienda.
Se recomienda que el primer día sea, un día después de recibir mercancía del CEDIS.
Programación.
Cree una programación semanal para planificar cuándo y quién ejecutará el programa
cada día.
Determine una hora de inicio e indique en el mapa un punto de inicio para el día.
Ajuste la asignación de tareas los Días de Entrega como se describe en este
documento de Políticas y Procedimientos.
Recuperación.
La recuperación es el proceso de reabastecimiento, colocación al frente y con la
etiqueta visible, así como la limpieza de la mercancía presentada en el Piso de Ventas.
Este es el primer paso en el proceso de Punto Azul y el que consume más tiempo. El
tiempo requerido para completar el proceso de Punto Azul se reducirá grandemente si
ya se ha realizado bien el proceso de recuperación diurno y nocturno. Revise y
examine al detalle las normas de recuperación, así como de orden y limpieza, para
cada sección de cuatro a ocho pies. Limpie, elimine el polvo, sustituya y ajuste las
perchas, según sea necesario.
La recuperación de la tienda debe programarse y completarse todas las noches:
- Rellene la ubicación de inicio desde las ubicaciones secundarias.
- Coloque hacia delante y muestre las etiquetas de todos los artículos.
- Todos los productos colocados sobre anaqueles deben estar a la izquierda de
la etiqueta de precios y moverse hacia delante en el anaquel.
- Todos los artículos colocados en perchas se deslizan hacia delante con clips IC
en su lugar.

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La recuperación durante el día mientras se digitalizan las etiquetas de precios y el

reabastecimiento de artículos debe ser un retoque del proceso de recuperación
nocturno.
Anote cualquier problema para su revisión con el Gerente del cierre de la noche
anterior.
Etiquetas de precios.
Trabaje una sección de cuatro a ocho pies de la tienda cada vez.
Coloque y/o sustituya cualquier etiqueta faltante, ilegible o múltiples (etiquetas
colocadas encima de etiquetas anteriores) mediante el equipo portátil para explorar
los artículos. Ver Proceso de etiquetas
 Las etiquetas se imprimen agrupadas por color, en el orden en que fueron
introducidas.
Las etiquetas de sustitución deben imprimirse y colocarse el mismo día en que se
digitalicen de manera ideal por el mismo Empleado que las digitalizó. Retire todas las
etiquetas antiguas antes de sustituirlas con una única etiqueta.
Digitalización y colocación de Puntos azules en las existencias agotadas.
Trabaje una sección de cuatro a ocho pies de la tienda cada vez (se puede hacer de
manera coincidente con la digitalización de las etiquetas de precios de la sección
anterior). Ver Proceso de etiquetas
Con el equipo portátil en el modo “Verificación de Precio”, escanee el código de barras
de la etiqueta o teclee cualquiera de los artículos agotados que no tengan ya un punto
azul, o que tengan un punto con una fecha igual o anterior a dos semanas. Compare
la información de precios del equipo portátil con el precio de la etiqueta del anaquel.
Para cualquier discrepancia, anote el SKU# en su libreta de notas para tomar una
acción correctiva.
Pulse la flecha hacia abajo hacia la pantalla siguiente y verifique el estado del artículo
y la cantidad disponible (Stock) actualmente.
1. Si la cantidad disponible (Stock) no es cero, añada el SKU# a la lista de
investigación de su libreta de notas. Coloque un punto azul con la fecha de
hoy en el lado derecho superior de la etiqueta (nota: se necesita solamente un
punto para cada SKU#, no coloque puntos en múltiples caras).
2. Si la cantidad disponible (Stock) es cero, coloque el punto en el artículo, pero
no añada el SKU# a su lista de investigación. El sistema de reabastecimiento
lo solicitará por usted basándose en su valor máximo.
3. Si el stock es cero y el artículo está descontinuado o ya no está para el
reabastecimiento (N en el área ACN, con un máximo de cero), retire la
etiqueta y coloque un artículo adyacente en esa ubicación. Imprima una
nueva etiqueta si es necesario.
4. Si la fecha de un punto existente es superior a dos semanas de antigüedad y
la cantidad en pedido o cantidad en tránsito (Stock) no es cero, añada el
SKU# a la lista de investigación de su libreta de notas.
Cuando lance el Programa de Punto Azul, es muy probable que la cantidad de nuevos
faltantes identificados el primer día sea elevada. Solamente el primer día, en vez de
utilizar el modo de Verificación de Precios en el equipo portátil, cree una lista de
cuenta de inventario en la computadora de la oficina interna y digitalice el faltante de
existencias para crear su lista de investigación. En los días subsiguientes, la cantidad
de nuevos faltantes será mucho menor y los artículos deben digitalizarse mediante el
modo de Verificación de Precios como se describió en los pasos 3 y 4 anteriores.
Investigación de faltantes.
Elabore e imprima una lista de conteo de inventarios en la computadora de la oficina
interna mediante la lista de faltantes a investigar (desde las SKU de la libreta de
notas). Utilice la fecha de hoy como número de lote DD/MM/AA. Esta lista se usa
como la hoja de trabajo diaria para la investigación de faltantes.

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Compruebe existencias de los artículos en todas las ubicaciones secundarias (recibo,

cintas de clips, anaqueles de cabecera, almacen, área de devolución de mercancías) y
si se encuentra:
- Reabastezca la ubicación de inicio (la ubicación de inicio tiene prioridad)
- Retire el punto azul y descártelo.
- Elimine el artículo de su lista del lote de investigación.
Faltantes – Nuevo esta semana.
Si la cantidad disponible (Stock) en SAP es mayor que cero:
- Si el artículo no puede encontrarse en una ubicación secundaria y usted está
seguro de que no existe en ningún otro lugar de la tienda, haga una nota para
realizar el ajuste a merma correspondiente.
- Si usted cree que el artículo puede estar en la tienda, pero no puede
localizarlo, haga una nota para añadirlo a una lista de artículos perdidos.
Si el stock en SAP es negativo, eso significa que se vendió un artículo que tenía cero
disponibilidad en SAP:
- Si el artículo no puede encontrarse en una ubicación secundaria y no hay
Órdenes de Compra atrasadas ni transferencias para el artículo, se deberá
realizar en SAP el ajuste correspondiente.
- Si hay una Orden de Compra o transferencia atrasada, tiene que investigarse
para verificar que se recibió y que se pueda dar entrada a la mercancía.
Revise al día siguiente para asegurarse de que la Orden de Compra o la
transferencia se entregaron y que el stock es exacto. Si no es así, realice el
ajuste en el sistema.
Faltantes con más de dos semanas de antigüedad – Investigación adicional.
Si el stock disponible en SAP es mayor que cero:
- Pudo haberse recibido el artículo desde que se ajustó la cuenta y se
reabasteció incorrectamente. Si se encuentra, reabastezca la ubicación de
inicio. Retire el punto azul y descártelo.
- Si el artículo no puede encontrarse en una ubicación secundaria, compruebe la
transferencia u Orden de Compra que debe haberse recibido.
Si el stock disponible en SAP es negativo, el artículo estaba probablemente en algún
lugar en la tienda y se vendió después que se ajustó la cuenta.
- Si el artículo no puede encontrarse en una ubicación secundaria y no hay
Órdenes de Compra atrasadas, ni transferencias para el artículo, se deberá
realizar en SAP el ajuste correspondiente.
- Si hay una Orden de Compra o transferencia atrasada, tiene que investigarse
para verificar que se recibió y que se pueda dar entrada a la mercancía.
Revise al día siguiente para asegurarse de que la Orden de Compra o la
transferencia se entregaron y que el stock es exacto. Si no es así, realice el
ajuste en el sistema.
Si la cantidad en el pedido o cantidad en tránsito en SAP es cero:
- Compruebe el stock de CEDIS.
- Si CEDIS cuenta con stock asegúrese que en el siguiente surtido de CEDIS se
genere el pedido para su tienda.
- Si CEDIS está sin inventario, deje el Punto Azul en la etiqueta.
Ajuste de stock a cero por mercancía faltante.
Si después de realizar esfuerzos razonables para ubicar los faltantes restantes, usted
confía en que el artículo no está en su tienda, realice el ajuste a merma en el stock de
la tienda a cero en el sistema SAP.

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Antes de realizar el ajuste al stock de inventarios:

- Elimine cualquier artículo que se haya encontrado en ubicaciones secundarias.
- Haga una revisión final para artículos en envíos de Órdenes de Compra,
transferencias y devoluciones directas que puedan haberse recibido durante el
día.
- Imprima una copia de la lista de stock de inventarios ajustados y adjúntela a
sus hojas de trabajo y notas diarias.
- Así el sistema generara en la mercancía con resurtido automático la Orden de
Compra por los artículos que se encuentren por debajo del stock ideal.
Días de entrega.
A medida que se abastecen los faltantes, los empleados retiran los puntos azules y los
descartan.
No realice ajustes de inventario en los artículos del CEDIS los días de entrega de
CEDIS. Concéntrese en la ejecución de los pasos de Recuperación y de Etiquetas de
Precio, no ejecute la Digitalización ni la Colocación de Puntos de las Existencias.
No ejecute ajustes en el inventario de artículos enviados por el PROVEEDOR si recibe
productos de este.
Revisión Semanal.
Cada semana el Gerente General revisa el proceso y recorre el Piso de Ventas con el
Gerente de Precios e Inventarios y los Gerentes de Area.
Verifique que la recuperación, así como el orden y la limpieza, cumplan con las
normas.
Mediante el equipo portátil, compruebe las etiquetas y los puntos, para mayor
exactitud.
Rellene la Hoja de Trabajo de Revisión Semanal de Punto Azul y revise los últimos 7
días de hojas de trabajo diarias y cuentas de inventario.
Revise las hojas de trabajo y el exceso de inventarios del almacén de la tienda para
ver los candidatos a solicitudes de cambios máximos.

Conservación de los registros.

Archivar en una carpeta de Revisión Semanal de Punto Azul las hojas de trabajo,
notas diarias e impresiones de ajustes realizados.
Manténgalos archivados durante seis meses.

Control de Revisiones

Responsable(s) Puesto Fecha de revisión Firma

Alejandro Ahuad G. Dirección General Octubre/2013

Fernando Flores M. Gcia. Operaciones Octubre/2013

Isaac Cedillo G. Gcia. Contabilidad Octubre/2013

David Elizalde R. Gcia. Sistemas Octubre/2013

Gustavo Aguilar I. Auditoría Interna Octubre/2013

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