NORMAS FUNDAMENTALES QUE DEBE SEGUIR TU ARCHIVO

La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso

que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar
criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización
favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas
repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo.

Organismos nacionales

La UNE (Asociación Española de Normalización) es el organismo español que posee el

reconocimiento oficial para emitir normas nacionales, denominadas normas UNE. La base jurídica
de UNE viene regulada por el Real Decreto 2200/1995, por el que se aprueba el Reglamento de la
Infraestructura para la Calidad y Seguridad Industrial.

AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) es la encargada de promover y

coordinar los trabajos para la elaboración de las normas españolas UNE. Los trabajos se
desarrollan en Comités Técnicos de Normalización (CTN). Los miembros del CTN participan en
estas actividades a través de los grupos de trabajo y del SC1 Subcomité de Gestión de Documentos
y Aplicaciones.

La Subdirección General de los Archivos Estatales (Ministerio de Cultura y Deporte) dirige el

Sistema de los Archivos Estatales; coordina las actuaciones con las comunidades autónomas
referentes a la conservación y la difusión del patrimonio documental español; y coordina la
cooperación archivística internacional.

El CIDA (Centro de Información Documental de Archivos) es un órgano español dependiente de la

Subdirección General de los Archivos Estatales, fue creado en 1978. Ha realizado una importante
labor de normalización terminológica de vocabularios y normalización descriptiva de las tipologías
documentales. Su principal objetivo es la difusión del patrimonio documental custodiado en los
archivos españoles.

Organismos internacionales

La ISO (Organización Internacional de Normalización) nació tras la Segunda Guerra Mundial (el 23
de febrero de 1947). Es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas
internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a
excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es buscar la estandarización de
normas de productos y de seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Las
normas ISO no contienen reglas específicas o listas de control, los estándares ISO ofrecen la
posibilidad de
que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. Está compuesta por una red de
organismos nacionales de normalización de 159 países.

CEN (Comité Europeo de Normalización) es el equivalente europeo a la ISO y fue fundado en 1961.
Es una organización no lucrativa privada cuya misión es fomentar la economía europea en el
negocio global, el bienestar de ciudadanos europeos y el medio ambiente proporcionando una
infraestructura eficiente a las partes interesadas para el desarrollo, mantenimiento y distribución
de especificaciones y sistemas estándares coherentes.

El CIA (Consejo Internacional de Archivos) es la organización no gubernamental que promueve la

cooperación, la investigación y el desarrollo internacional en todos los campos relacionados con
los archivos. Fue creada en 1948. Dentro del CIA destacan el Comité de Normas de Descripción
(CDS) y el Comité de Buenas Prácticas y Normas (CBPS).

La normalización en los #Archivos persigue tres objetivos: la simplificación, la unificación y la

especificación. Para llevarla a cabo existen diversos organismos (nacionales e internacionales)
encargados de la elaboración de normas #archivísticas

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Existen normas de diversa índole: relacionadas con la descripción archivística (ISAD(G), ISAAR
(CPF), ISDIAH, etc.); de gestión documental de archivos, tanto físicos como electrónicos (MoReq,
ISO 15489, etc.); normas de conservación; normas que hacen referencia a cómo deben de ser los
edificios de archivo; normas para la elaboración de tesauros e índices; para referencias
bibliográficas; normas para los requisitos de encuadernación, etc.

Las normas imprescindibles que un Archivo debe seguir:

1. ISAD(G)

La ISAD(G) (General International Standard Archival Description) es la Norma Internacional

General de Descripción Archivística. Publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1994,
pero su versión definitiva no se aprueba hasta el año 2000 durante el XIV Congreso Internacional
de Archivos celebrado en Sevilla.

Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas, con
independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Su finalidad
es la creación de metadatos descriptivos de documentos de archivo a nivel internacional. Sigue un
modelo jerárquico de descripción que se desarrolla por niveles. Las reglas de esta norma se
estructuran en 7 áreas, contiene 26 elementos e incluye un glosario de términos con sus
definiciones.
* NEDA es la Norma Española de Descripción Archivística. Esta norma es la adaptación de la
ISAD(G) al ámbito archivístico español. Surge por iniciativa de la Subdirección General de los
Archivos Estatales, con la participación de los Archivos Estatales y de las comunidades autónomas.
Engloba todo el ciclo vital de los documentos y al igual que la ISAD(G), la NEDA también consta de
7 áreas.

2. ISAAR (CPF)

La ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons,
and Families) es la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias. Fue publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1996
y durante el XV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Viena en el año 2004, se
presentó la segunda edición. Esta norma tiene dos funciones: por un lado, la de controlar la
creación y empleo de los encabezamientos como puntos de acceso; y por otro, la de describir una
entidad, persona o familia.

3. ISDIAH

La ISDIAH (International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings) es la Norma
Internacional para describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo. El primer borrador de
la norma se preparó en Milán en enero de 2006 y fue nuevamente discutido, corregido y
desarrollado en Madrid en mayo de 2007. Este borrador se difundió a la comunidad archivística
internacional desde julio a noviembre de 2007.

El principal objetivo de esta norma es facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función
primordial es la conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general.
Además, esta norma ofrece directrices para vincular la información relativa a las instituciones, con
la descripción de los documentos que estas custodian y con sus productores. Las mencionadas
descripciones deben ser elaboradas conforme a las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF).

4. ISDF

La ISDF (International Standard for Describing Functions) es la Norma Internacional para la

Descripción de Funciones. Fue elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas
Profesionales en Dresde (Alemania) en mayo de 2007.

Esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con
la producción y la conservación de documentos. La norma puede utilizarse para describir una
función o cualquiera de sus divisiones.
5. Normas DTDs (EAD, EAC y EAG)

Estas normas utilizan vocabularios basados en XML. En los lenguajes de marcado, todos los
documentos de un mismo tipo poseen una estructura común, por lo que se pueden codificar
usando el mismo conjunto de etiquetas o vocabulario. Las etiquetas válidas para los documentos
de un mismo tipo reciben el nombre de DTD (Document Type Definition):

EAD (Encoded Archival Description) es la Norma de Descripción Archivística Codificada, se usa para
la codificación en formato electrónico de descripciones de documentos de archivo. Fue
desarrollada en Estados Unidos, su finalidad es proporcionar un formato normalizado para el
intercambio de información basado en ISAD(G).

EAC (Encoded Archival Context) es la Norma de Contexto Archivístico Codificado, permite la

codificación en formato XML de los registros de autoridad, por lo que está relacionada con la
ISAAR (CPF). Se inició en el año 2000, pero no está tan desarrollada como la EAD.

EAG (Encoded Archival Guide) es la Norma de Guía de Archivo Codificada, es una herramienta para
la redacción de guías de archivo en formato electrónico. Surge como una propuesta de la
Subdirección General de los Archivos Estatales y está estrechamente vinculada a los proyectos
Censo-guía y AER (Archivos Españoles en Red). Su última versión es del año 2012.

6. ISO 15489

La norma ISO 15489, tanto la parte 1 como la parte 2, fue creada por la Organización Internacional
de Normalización ISO en Ottawa, en el año 2000. Esta norma es la primera norma ISO elaborada
para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo. La
ISO 15489 sobre gestión de documentos tiene como objetivo homogeneizar las políticas de
implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y formato, tanto en
organizaciones públicas como privadas. Esta norma consta de dos partes, la parte 1 versa sobre las
generalidades y la parte 2 sobre las directrices. Ha sido traducida al español por el SC1 Subcomité
de Gestión de Documentos y Aplicaciones.

7. MoReq

El MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) es el
Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Es un conjunto de
requisitos para la organización de archivos electrónicos, desarrollado en el marco de la Unión
Europea. Es un enfoque operacional de la norma de gestión de documentos ISO 15489. Esta
norma contribuye a la normalización y al impulso de la gestión de documentos de archivo en el
marco de la administración electrónica. Se publicó por primera vez en el año 2001, traduciéndose
posteriormente a distintas lenguas oficiales comunitarias. En 2008 se edita una nueva versión
MoReq2. En total reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos que tienen como finalidad
garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una organización se
gestionen de forma adecuada de cara a su conservación y su disponibilidad a largo plazo.
Actualmente existe la MoReq2010 publicada en el año 2011.

8. ISO 30300 e ISO 30301

La ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Fundamentos y

vocabulario y la ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión para los
documentos. Requisitos se publicaron a finales del año 2011. Son integrantes de la serie de
normas ISO 30300 Sistemas de gestión para los documentos. La norma ISO 30300 tiene como
propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados. Esta
norma ha sido revisada por ISO 30300: 2020. Por su parte, la norma ISO 30301 establece los
requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones
puedan desarrollar una política de gestión documental. Los requisitos contemplan desde el diseño
de procesos y aplicaciones, hasta el control, medición y evaluación de resultados dentro de una
gestión acorde con el ciclo de mejora continua. Esta norma ha sido revisada por ISO 30301: 2019.

9. ISO 19005

La norma ISO 19005 de Gestión de documentos. Formato de archivo de documento electrónico

para preservación a largo plazo tiene el objetivo principal de definir un formato de archivo basado
en PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos
electrónicos de forma que se conserven a largo plazo, independientemente de las herramientas y
sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos. En la actualidad, hay 3 partes en la familia
de esta norma: ISO 19005-1 (PDF/A-1), ISO 19005-2 (PDF/A-2) y ISO 19005-3 (PDF/A-3).

10. ISO 14721

La norma ISO 14721 Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema de

información de archivo abierto. Modelo de referencia especifica un modelo de referencia para un
sistema de información de archivo abierto OAIS (Open Archival Information System). El objetivo de
esta norma es establecer un sistema para archivar información, tanto digitalizada como física, con
un esquema organizacional compuesto por personas que acepten la responsabilidad de preservar
la información y ponerla a disposición de una comunidad designada.

11. ISO 11799

La norma ISO 11799 Información y documentación: requisitos de almacenamiento de documentos

para materiales de archivo y biblioteca especifica las características de los repositorios utilizados
para el almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo y biblioteca. Cubre la ubicación, la
construcción y la renovación del edificio, así como la instalación y el equipo que se utilizará tanto
dentro como alrededor del edificio. Se aplica a todos los materiales de archivos y bibliotecas
almacenados en repositorios, donde los medios mixtos se pueden almacenar junto con materiales
en papel.

12. ISO 25964

La norma ISO 25964 Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros

vocabularios surge como revisión de las normas ISO 2788 y 5964 (dedicadas respectivamente a los
tesauros monolingües y multilingües), que después de 25 años ya no responden a las prácticas
actuales de procesos de indización y recuperación de la información, ni cubren la demanda de
aplicaciones de red que quieren utilizar recursos heterogéneos. Por tanto, por una parte estamos
hablando de un cambio por obsolescencia del formato (del papel a soporte electrónico), y por otro
lado, de un cambio de funcionalidad. Esta norma tiene 2 partes: la ISO 25964-1: 2011 y la ISO
25964- 2: 2013.