MANUAL FUNCIONAL DE USUARIO

MODULO DE FINANCIERO – FI

COMPAÑÍA DE JESÚS
PROYECTO INTEGRA

LIDERES FUNCIONALES
ANDRES MARTINEZ
ADRIANA PINILLA

CONSULTOR FI
JAVIER OCAMPO
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MODULO FI

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I – INSTRUCCIONES GENERALES..............................8

Introducción...............................................................................8
Objetivo....................................................................................8
Ingreso Al Sistema......................................................................8
Ingreso...................................................................................8
Ingreso rápido........................................................................11
Pantalla...................................................................................12
Barra De Menú..........................................................................13
Barra De Herramientas Estándar.................................................13
Barra De Título De La Pantalla.....................................................15
Barra De Status........................................................................16
Otros Iconos De Importancia......................................................17
CAPITULO II – DATOS MAESTROS............................................19
FINANZAS EXTERNAS – CUENTA DE MAYOR..................................19
Crear, Modificar, Visualizar Maestro FS00...................................19
CUENTAS POR COBRAR – DEUDORES...........................................27
Crear Maestro XD01................................................................27
Modificar Maestro XD02...........................................................38
Visualizar Maestro XD03..........................................................40
Entrada De Pagos F-28............................................................42
CUENTAS POR PAGAR - ACREEDORES..........................................47
Crear Maestro XK01................................................................47
Modificar Maestro XK02...........................................................57
Visualizar Maestro XK03-43......................................................60
Bloquear/Desbloquear XK05.....................................................62
CAPITULO III – PROCESOS......................................................65
GESTION DE LIBRO MAYOR - ANALISIS DE CUENTAS LIBRO MAYOR.65
Análisis partidas individuales libro mayor......................................65
Visual. PIs de [Link] FBL3N.................................................65

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MODULO FI

TABLA DE CONTENIDO

Modif. PIs de [Link] FBL4N..................................................69

Visualización Saldos cuenta de Mayor FS10N...............................70
Visualizar/Modificar partidas (nuevo) FAGLL03............................73
Reporte Balance y PyG FC10.....................................................74
Registro documentos Cuentas de mayor.......................................77
Contabilizar documento FBR2...................................................77
Registro Documentos FB01.......................................................79
Modificar Documentos FB02 – FB09...........................................82
Visualizar Documentos FB03.....................................................85
Visualizar Modificaciones FB04..................................................88
Registro Cuentas de mayor FB50...............................................90
Contabilización general F-02.....................................................95
Trasladar y compensar F-51.....................................................99
GESTIÓN DE LIBRO MAYOR - COMPENSACIÓN CUENTAS LIBRO
MAYOR..................................................................................103
Compensación manual.............................................................103
Compensar [Link] F-03.....................................................103
Compensar deudor F-32.........................................................106
Compensar acreedor F-44......................................................111
GESTIÓN DE LIBRO MAYOR - OPERACIONES DE CIERRE...............115
Declaración de IVA S_ALR_87012356.......................................115
Declaración de IVA S_ALR_87012357.......................................118
GESTION DE ACREEDORES - ANTICIPOS EFECTUADOS.................120
Solicitud anticipo acreedor F-47...............................................120
GESTIÓN DE ACREEDORES - FACTURAS Y ABONOS......................122
Recepción facturas...................................................................122
Introducir factura acreedor F-43..............................................122
Registro de facturas entrantes FB60.........................................127
Anular Documentos.................................................................132
Anular documento FB08.........................................................132
Anular compensación FBRA.....................................................135
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MODULO FI

TABLA DE CONTENIDO

Contabilización periódica..........................................................136
GESTIÓN DE ACREEDORES - ANALISIS CUENTAS ACREEDORES.....136
Visualizar PI Acreedores FBL1N...............................................136
GESTIÓN DE ACREEDORES - PAGOS DE ACREEDOR.....................141
Salida de pagos manual............................................................141
Contabilizar salida pago F-53..................................................141
Compensación automática F.13...............................................144
GESTION DE DEUDORES - ANTICIPOS RECIBIDOS.......................147
Solicitud anticipo deudor F-37.................................................147
GESTIÓN DE ACREEDORES - FACTURAS Y ABONOS......................150
Salida de factura.....................................................................150
Entrar factura de deudor F-22.................................................150
Registro de facturas salientes FB70..........................................155
GESTIÓN DE ACREEDORES - ANALISIS CUENTAS DEUDORES........160
Análisis PI deudores FBL5N.....................................................160
Análisis de saldos - Análisis de cuentas deudor FD11..................164
CONTABILIDAD BANCARIA - ENTRADAS.....................................167
GESTION DE CHEQUES – EN CARTERA.......................................167
Visualizar info cheques FCH1..................................................167
Visual. Cheques por doc. Pago FCH2........................................172
Registro de cheques FCHN......................................................174
Reenumerar cheques FCH4.....................................................177
Reimprimir cheque FCH7........................................................179
Modif. Info cheques / Cobrar FCH6..........................................183
Gestión banc. Cobro cheques manual FCHR...............................186
Modif. Asignación cheque/pago FCHT.......................................189
Crear info cheques FCH5........................................................192
Anular cheques FCH3.............................................................194
Invalidar cheque emitido FCH9................................................196
Anular pago mediante cheque FCH8.........................................199

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MODULO FI

TABLA DE CONTENIDO

Borrar info cheques [Link]ón pago FCHD..............................202

Borrar cheques manuales FCHF...............................................204
Borrar cheques anulados FCHE................................................206
Reinicializar datos FCHG.........................................................207
Verificación de facturas MM MIRO............................................210
CAPITULO IV – SISTEMAS DE INFORMACION........................216
Extractos de cuentas de deudores/acreedores/[Link]
S_ALR_87012332..................................................................216
Lista de partidas individuales de acreedores S_ALR_87012103.....217
Balance S_PL0_86000028.....................................................219
Declaración de IVA S_ALR_87012357.......................................221
Diario de documentos S_ALR_87012287...................................223
Diario compacto de documentos S_ALR_87012289.....................227
Plan de cuentas S_ALR_87012326...........................................231
CAPITULO V – LIBROS OFICIALES.........................................234
Libro Mayor z_mayor_balance.................................................234
Libro Diario z_libro_diario.......................................................234
CAPITULO VI – VENTA DE GANADO COMO ACTIVO FIJO........236
VENTA DE GANADO INTERSEGMENTOS......................................236
MODULO ACTIVOS FIJOS........................................................236
Visualizar valores de activos fijos AW01N..................................236
Traslado de Activos Fijos ABUMN.............................................238
Contabilización General F-02...................................................244
VENTA DE GANADO A TERCEROS...............................................253
MODULO ACTIVOS FIJOS........................................................253
Visualizar valores de activos fijos AW01N..................................253
Ventas de ganado externas AF ABAON.....................................254
MODULO INVENTARIOS.........................................................260
Crear pedido ME21N..............................................................260
Liberación pedido de ganado - Liberación individual ME29N.........263
Entradas mercancías MIGO.....................................................265
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TABLA DE CONTENIDO

Verificación de facturas ganado MM MIRO.................................268

Entradas mercancías (venta de ganado) MIGO...........................272
MODULO VENTAS..................................................................276
Crear pedido de cliente VA01..................................................276
NACIMIENTO DE GANADO........................................................283
MODULO ACTIVOS FIJOS........................................................283
Visualizar valores de activos fijos AW01N..................................283
Traslado de Activos Fijos ABUMN.............................................285
Contabilización nacimiento de ganado F-02...............................291
COMPRA DE INSUMOS PARA GANADO........................................297
MODULO INVENTARIOS.........................................................297
Crear pedido ME21N..............................................................297
Liberación pedido de insumos para ganado - Liberación individual
ME29N.................................................................................301
Entradas mercancías (insumos para ganado) MIGO....................303
Verificación de facturas insumos de ganado MM MIRO................305
Salidas mercancías MIGO.......................................................310
CAPITULO VII – GLOSARIO....................................................314
A........................................................................................314
B........................................................................................314
C........................................................................................314
D........................................................................................317
E........................................................................................318
F.........................................................................................319
G........................................................................................319
H........................................................................................320
I.........................................................................................320
L.........................................................................................321
M........................................................................................321
N........................................................................................322
O........................................................................................322
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MODULO FI

TABLA DE CONTENIDO

P........................................................................................323
Q........................................................................................324
R........................................................................................324
S........................................................................................324
T........................................................................................326
U........................................................................................326
V........................................................................................327

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

CAPITULO I – INSTRUCCIONES GENERALES

Introducción
Con este instructivo el proyecto INTEGRA hace entrega de una
herramienta que busca apoyar la comprensión por parte de nuestros
usuarios, de la funcionalidad de cada una de las transacciones del
módulo financiero de SAP que fueron seleccionadas por líderes
funcionales y consultores para apoyar el registro contable que
diariamente se realiza en las organizaciones que hacen parte de la
sociedad Compañía de Jesús.

Objetivo
Contar con una herramienta de consulta, que facilite la tarea del registro
contable que realizan los usuarios que interactúan en su día a día con el
módulo financiero de SAP.
Alcance
El presente documento detalla los pasos e instrucciones que deben
seguir los usuarios para ejecutar de manera correcta las transacciones
del módulo financiero de SAP.

Ingreso Al Sistema

Ingreso

Para ingresar al sistema localice el icono SAP LOGON en el escritorio de

su pantalla, así:

Una vez lo haya localizado haga doble clic sobre este, le aparecerá la
siguiente pantalla:
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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

Para ingresar a cualquiera de ellos, señale el nombre de la respectiva

aplicación y sobre esta haga doble click, o desplace el cursor hasta la
pestaña denominada acceder y haga click. Con cualquiera de estas dos
operaciones le aparecerá la siguiente pantalla:

Realice las siguientes operaciones:

1. En la casilla correspondiente a Mandante digite 450 (Si está

ingresando a Productivo).
2. En la casilla correspondiente a Usuarios digite el nombre de usuario
que le ha sido asignado por el sistema.
3. En la casilla correspondiente a Clave de acceso digite su clave
personal. (Se recomienda utilizar la misma clave para ingresar a
cualquiera de los dos sistemas)
4. En la casilla correspondiente a Idioma digite es.

5. Haga clic sobre la tecla para acceder al sistema, si está ingresando

por primera vez a éste, lo habrá hecho con la clave de usuario que éste le

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

asignó. Tal como se lo pide el sistema, digite su nueva clave y

reconfírmela, inmediatamente haga clic sobre la tecla y aparecerá la
siguiente pantalla:

Si usted desea cambiar su clave de usuario, lo puede hacer en el

momento de ingresar al sistema, ya que aparece la opción de crear uno
nuevo, así.

Para lo cual, debe hacer click en el icono y le aparecerá la siguiente

pantalla:

En la cual, debe diligenciar la información solicitada y hacer click en el

icono (continuar).

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

Recuerde que solo puede realizar cambio de clave una vez al día, si
intenta hacerlo más de una vez, aparecerá la siguiente pantalla:

Es importante que en esta parte de manejo de seguridad y en todo el

manual se detallen las acciones a seguir por parte del usuario cuando el
sistema genera mensajes de error y mensajes preventivos.

Ingreso rápido

Por funcionalidad, usted puede ingresar a las diferentes transacciones en

4 posibles formas, a saber:

 Siguiendo las rutas de menú que se indican a lo largo del manual, se

ubica en el código de la transacción y hace click, así:

 Arrastrando el código de la transacción en a la carpeta favoritos y

haciendo click sobre él en el momento de ingresar, lo cual, lo ubicara
directamente en la transacción, así:

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

 Digitando el código de la transacción en el icono

(área de comandos) y haciendo click en el icono (continuar), lo
cual, lo ubicara directamente en la transacción, así:

 Si se encuentra trabajando dentro de alguna transacción y necesita ir

a otra transacción, en el icono (área de
comandos) deberá digitar el código de la transacción anteponiendo:
/n.

Pantalla

La pantalla SAP es la interface entre el usuario y el sistema SAP R/3, es

decir es el medio mediante el cual se relaciona cada usuario con el
sistema R/3. Presenta las siguientes características:

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

Barra De Menú

La barra de menú permite encontrar una transacción específica cuando

no se conoce o no se recuerda el código de transacción. El menú está
organizado de acuerdo con las tareas que deben realizarse en el sistema
R/3.

Barra De Herramientas Estándar

La barra de herramientas estándar contiene los botones que permiten

realizar en el sistema R/3 las acciones más comunes como lo son Grabar
e Intro. A continuación se indica el nombre y se explica brevemente la
función de cada uno de los botones.

Botón Nombre Función

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

Enter Confirma los datos que se

han seleccionado o
ingresado a la pantalla.
Cumple la misma función
que la tecla Enter. No
graba los datos en
pantalla.
Campo de Permite el ingreso de
de comando comandos, como lo son
los códigos de
transacciones.
Grabar Salva el trabajo. Cumple
con la misma función de
Grabar contenida en el
menú
Atrás Retorna a la pantalla
previa sin salvar los
datos. Si la pantalla exige
datos, esos datos deben
ser previamente
incorporados ó
diligenciados.
Finalizar Sale de la función que
está abierta sin salvar los
datos. Retorna a la
pantalla inicial ó menú
principal
Cancelar Sale de la función que
está abierta sin salvar los
datos. Cumple con la
misma función de
Cancelar contenida en el
menú principal.
Imprimir Imprime los datos
contenidos en pantalla.
Buscar Busca los datos
requeridos por la
funcionalidad contenida
en la pantalla.

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

Buscar de Realiza una nueva

nuevo búsqueda de los datos
requeridos por la
funcionalidad contenida
en la pantalla.
Primera Lleva a la primera página.
página
Página Lleva a la página anterior.
anterior
Página Lleva a la página
siguiente siguiente.
Última Lleva a la última página.
página
Crear una Crea una nueva sesión de
nueva trabajo en el sistema R/3.
sesión Cumple con la misma
función contenida en la
opción Sistema del menú
llamada Crear modo
Crear un Permite crear un enlace
enlace bien sea a algún reporte
SAP, ó a alguna
transacción.
Ayuda Ofrece un texto de ayuda
respecto al campo donde
está posicionado el
cursor. Cumple con la
misma función de la tecla
F1
Ajuste de Permite al usuario
disposición personalizar la
local presentación de su
pantalla

Barra De Título De La Pantalla

Indica muy brevemente el nombre de la pantalla en la que se encuentra

ubicado. Así por ejemplo, la barra de título mostrada arriba, indica que

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

esa pantalla es el acceso al sistema SAP R/3, mientras que la barra de

titulo mostrada abajo indica que esa pantalla es el acceso para crear
proyectos.

Barra De Status

La barra de status ofrece información general en el sistema R/3,

mostrando quién es el usuario, qué transacción está realizando, qué
mandante está empleando, etc. En la parte izquierda de la barra de
status se muestran los distintos mensajes que continuamente genera el
sistema. La parte derecha de la barra de status contiene tres campos:
uno con información del servidor, y los otros dos con información de
status.

En la parte izquierda,

 El símbolo identifica los mensajes de error.

 El símbolo identifica otros mensajes del sistema, por lo
general, de viabilidad en las transacciones que se están ejecutando.
 Para mostrar (u ocultar) los campos de status, haga clic en
hacia la izquierda (ó derecha, respectivamente).
 En el primer campo del status aparece la transacción en la que se
encuentra y la información del sistema, para verla haga clic en el botón
, aparecerá la información correspondiente a:

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

 El segundo campo de la barra de status muestra el servidor al cual se

está conectado .
 El tercer campo de la barra de status indica su modo de entrada de
datos, que bien puede ser insertar (INS), ó sobrescribir (OVR). Al hacer
clic sobre el icono el sistema se configura en la opción inversa es
decir en OVR, a su vez, al hacer clic en el icono el sistema se
configura en la opción INS.

Otros Iconos De Importancia

Dentro de las diferentes ventanas del sistema aparecen otra serie de

iconos que es importante conocer,

1. Matchcode 1 ( ):
Éste despliega distintas opciones que han sido previamente
parametrizadas y de las cuales se debe seleccionar una.

Cuando se encuentre este matchcode, se ubica el cursor sobre él y se

hace clic, apareciendo un listado de posibles alternativas previamente
parametrizadas.

2. Matchcode 2 ( ):
Éste despliega una nueva ventana que contiene información adicional
más detallada sobre el aspecto que describe.

Cuando se encuentre este matchcode, se ubica el cursor sobre él y se

hace clic, apareciendo una nueva ventana:

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MODULO FI
CAPITULO I – INSTRUCCIONES
GENERALES

3. Checkbox ( ):
Éste elemento sólo activa o desactiva una opción.

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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

CAPITULO II – DATOS MAESTROS

FINANZAS EXTERNAS – CUENTA DE MAYOR

Crear, Modificar, Visualizar Maestro FS00

 Descripción: Las transacciones de la empresa son contabilizadas y manejadas

en el libro mayor a través de las cuentas contables. Cada registro maestro
contiene parámetros de control del flujo de las transacciones financieras. Las
cuentas de mayor registran las transacciones en partidas individuales y
totales. En el sistema estándar, todas las transacciones que son contabilizadas
en cuentas de mayor se actualizan en el libro mayor. Por medio de esta
transacción se puede crear, modificar y visualizar la cuenta de mayor.

Para modificar los registros maestros de cuenta de una sociedad, se puede

cambiar todos los campos en el área del plan de cuentas de un registro
maestro de cuenta de mayor excepto el número de cuenta. Observe si la
cuenta tiene saldos antes de efectuarle una modificación.

 Acceso a la transacción:

Vía Menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

Mayor / Datos Maestros / Cuentas de
mayorTratamiento Individual / Central
Vía Código de la Transacción FS00
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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

1. Se abre la siguiente pantalla, en la cual puedo crear, visualizar o modificar una

cuenta del PUC.

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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

NOTA: Para crear cuentas similares de manera rápida, presionar sobre el botón
“Con modelo”. Por ejemplo, si se definen cuentas de gastos similares, basta
crear una en forma completa y las demás con referencia a ésta. Se copiarán
todos los atributos de la cuenta de referencia, entonces el usuario tiene la
opción de modificar los campos que difieren entre las cuentas en sí, antes de
grabar.

2. En esta pantalla en el menú principal por opciones puedo elegir que a la

izquierda de la pantalla muestre los grupos de cuentas creados.

3. Señalar visualizar y luego click en para aceptar la modificación.

4. El sistema muestra el siguiente mensaje, al dar click a .

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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

5. Regresar a la transacción anterior para ingresar nuevamente a esta

transacción donde se podrá visualizar el cambio. Ya en esta pantalla se
ingresan los campos obligatorios, los cuales son cuenta mayor y la sociedad.

6. Digite el número de la cuenta y elija la sociedad en la cual se creará,

modificará o visualizará la cuenta.

 Cta. Mayor: Es el número de cuenta de mayor que identifica unívocamente

la cuenta de mayor en el plan de cuentas. (En nuestro caso seria
1710480001).

 Sociedad: Clave que identifica la sociedad. (En nuestro caso seria 1101).

7. Luego elija una de las siguientes opciones

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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Visualizar una cuenta existente

 Corregir una cuenta existente
 Crear una cuenta
 Crear con modelo

8. Para cada opción proceda como se especifica a continuación

Tipo/denominación

 Control en el plan de cuentas

 Grupo de cuentas: Se elige el grupo al que pertenece la cuenta.
 Cuenta de balance: Identifica la cuenta para uso en el balance general.
 Cuenta de beneficios: Indica la cuenta como cuenta de resultados.
 Denominación
 Texto Breve: Descripción breve de la cuenta de mayor
 Texto explicativo: Texto explicativo utilizado para visualización y
evaluaciones en línea.
 Datos de Consolidación en plan de ctas
 Sociedad GL asociada: Número unívoco de la sociedad GL asociada
dentro del grupo de consolidación.

Datos de control

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Control de cuentas en sociedad

 Moneda: Moneda en la cual se gestiona la cuenta
 Saldos sólo en moneda local: Indicador que señala que en las
contabilizaciones de las cuentas los datos sólo se actualizan en la
moneda local.
 Clave de dif. T/C: Clave para el cálculo de las diferencias por variación
de tipo de cambio.
 Grupo de valoración: Definido por el usuario
 Categoría fiscal: Indicador de dos dígitos de la categoría fiscal
 Contabilización sin IVA permitida: Permite la contabilización sin ingreso
de indicador de impuestos.
 Cuenta asociada por clase de cta.: Si es una cuenta asociada se indica la
clase: deudor, acreedor, activo fijo, etc.
 N° de cuenta alternativo: Código definido libremente por el usuario.
 Código definido libremente por el usuario: Indicador que determina si la
cuenta es contabilizada en sistemas externos.
 Clave de inflación: Clave que determina el método de ajuste por
inflación para cuentas de mayor.
 Grupo de tolerancia: Grupo de tolerancias definido para el tratamiento
de diferencias de compensación.
 Gestión de una cuenta en sociedad
 Gestión de partidas abiertas: Especifica que se gestionen partidas
abiertas para la cuenta
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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Visualización: Visualización de partidas individuales o solamente saldos

de la cuenta.
 Clave clasificación: Indica la manera cómo se ordenan las partidas
individuales.
 Responsable: Responsable contable del mantenimiento de la cuenta.

Entrada/Banco/inter.

 Control de entrada de documentos en sociedad

 Grupo status-campo: Determina el formato de imagen de entrada de
documento.
 Sólo contab. Automáticamente: Si se marca, no se permite contabilizar
directamente en la cuenta.
 Cta. Asociada lista para entrada: Este indicador señala que la cuenta
asociada se encuentra lista para contabilizar (para inmovilizados)
 Datos bancarios/financieros sociedad
 Nivel de tesorería: Se emplea para el control en la gestión de caja.
 Relevante para movim. caja: Señala que en la cuenta de mayor se
contabilizan movimientos de caja.
 Posición financiera: Código alfanumérico utilizado en la gestión
presupuestaria.

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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Banco Propio: Banco de la sociedad

 ID de la cuenta: Identificador de la cuenta bancaria

NOTA: Una vez diligenciadas las anteriores fichas verifique las siguientes las
cuales contienen información adicional para el proceso, se diligencian de acuerdo
con los niveles de información requerida por la entidad.

9. Cuando se ingresen todos los datos dar click a para guardar la nueva
cuenta o las modificaciones realizadas. El sistema muestra en la parte inferior
de la pantalla el mensaje

10. Para utilizar la opción de modificar o visualizar, en la primera pantalla

ingrese el número de Cuenta de Mayor que se modificará, adicionalmente la
sociedad a la cual pertenece:

11. Luego haga click en el botón Modificar para trabajar en los datos que
son objeto de modificación. Una vez realice los cambios haga click en y
luego en el botón guardar para que los cambios queden registrados. O haga
click en el botón Visualizar para ver los datos que se desean observar (en

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

esta opción los campos estarán en color azul, lo cual impide modificar la
información).

CUENTAS POR COBRAR – DEUDORES

Crear Maestro XD01

 Descripción: El cliente para efectos de facturación debe tener creada la

información completa, por procedimiento, este proceso de creación se hace
entre SD y FI. El cliente es creado inicialmente en el área comercial, quienes
deben de informar al área financiera el código del cliente creado, para que FI
cree la vista correspondiente a datos de sociedad (Cuenta asociada, Grupo de
Tesorería, Indicador de Intereses, Condición de pago e Información de
Retenciones). Este proceso permite crear un Cliente con vista en FI.
La transacción XD01 permite crear las 3 vistas de los clientes: datos
generales, ventas y datos de sociedad, por lo tanto, la recomendación es
trabajar siempre con esta transacción, crear cliente Total. La vista de Ventas
descrita en la transacción XD01 es la misma de la transacción VD01.

La Transacción VD01 permite crear sólo los datos generales y datos de ventas
de los clientes, por ello se llama Crear Cliente Comercial, sin embargo, al
momento de contabilizar una operación comercial, le solicitará los datos de
Sociedad y será necesario ingresarlos para grabar la transacción.

Un camino corto para acceder a cualquier transacción es digitar en el campo

siguiente señalado “/n” seguido del código de la transacción, para este caso
específico sería “/nXD01” o “/nVD01”.

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Comercial / Datos maestros /

Interlocutor comercial / Cliente / Crear /
Total
Vía código de transacción XD01

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

1. En la pantalla, se ingresan los campos obligatorios:

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Grupo de Cuentas: Corresponde al grupo que determina las condiciones

especiales que identifican al cliente.
 Deudor: Corresponde al código del cliente. Para el caso específico, este
código será el número del Nit. Loa arroja el sistema
 Sociedad: Se digita el número de la Sociedad a la que corresponde.

2. Al dar enter se llega a la siguiente pantalla, que básicamente maneja

información relevante para la gestión de cartera y tesorería.

3. En la carpeta Datos generales , se diligencian las pestañas de la

siguiente forma:

 Pestaña Dirección

 Tratamiento: Dentro del tratamiento se encuentra opciones, Sr. Sra. o

Empresa se debe escoger de acuerdo al cliente.
 Nombre: En este campo deben digitarse los nombres y apellidos, los cuales
deben ir en MAYUSCULA Y SIN TILDES y con una extensión máxima de
solo 35 caracteres. Si el nombre pasa de los 35 caracteres se puede
ingresar los datos en el Nombre 2
29
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Concepto de Búsqueda: Utilice palabras claves que permitan la búsqueda

del cliente a crear que en nuestro caso es el número de identificación.
 Dirección Calle: Se incluye los datos de la dirección completos. Esta
dirección se registra según el estándar de la DIAN, Ej.: CR 52 2 38 AV
GUAYABAL y solo debe tener 35 caracteres. Si la calle pasa de los 35
caracteres se puede ingresar los datos en la Calle 2.
 País: Por ser Colombia siempre se le colocará CO, o mediante un click en
se puede visualizar las opciones
 Código Postal / Población: Se selecciona dependiendo del Municipio al que
pertenece, mediante un click en se puede visualizar las opciones.
 Región: Se selecciona dependiendo del Departamento a que pertenece,
mediante un click en se puede visualizar las opciones.
 Teléfono: Número de teléfono, compuesto de prefijo y número. EJ: (57) (4)
2856300
 Fax: Número de teléfono, compuesto de prefijo y número.
 Correo Electrónico: Dirección Internet-Mail, también denominada dirección
e-mail.

 Pestaña Datos de control

 N. Ident Fis: Este es el NIT o No. De Cédula del cliente y debe digitarse. El
NIT debe llevar el dígito de verificación.
 TIPO NIF: Posiciónese en la celda, presione F4 o haga doble click y
seleccione entre las opciones haciendo click en el tipo de documento que
tenga el cliente.
 Clase Impuesto Posiciónese en la celda, presione F4 o haga doble click en
y seleccione si es persona natural o jurídica.
 Persona Física: Se le colocará un visto bueno para que determine si es
persona natural, sino lo tiene se asume que es una persona jurídica.

30
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Pestaña Pagos

 La carpeta de pagos nos sirve para conocer a modo informativo de qué

banco y número de cuentas está pagando el Cliente sus facturas.

NOTA: Las otras tres pestañas no son obligatorias completarlas. Las siguientes
Pestañas son Puestos de descarga, Datos de exportación, Persona en contacto
las cuales son informativas para nuestro conocimiento y control interno.

4. En la carpeta Datos de Sociedad , se diligencian las pestañas de la

siguiente forma:

 Pestaña Gestión de cuenta

31
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Cuenta Asociada: En este campo se maneja la cuenta contable. Hace

referencia a la cuenta asociada y definida para la gestión de cartera
 Grupo de Tesorería: Corresponde al grupo definido por la Tesorería para
agrupar o delimitar la información. Para el caso tesorería debe generar un
grupo.
 La demás información es relevante únicamente para generar esta
información al corte de cada mes o cuando así se requiera.

 Pestaña Pagos

 Datos de pago
o Condición de pago: Haciendo clic sobre el Match Code se despliegan las
opciones de condiciones de pago.

32
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Pagos automáticos
o Flag de Grabar Historial de pago: Es un dato Obligatorio y corresponde a
la activación de opción para guardar su comportamiento de pagos desde
el inicio de vida dentro del sistema.

 Pestaña Correspondencia

La carpeta de Correspondencia se activa con el fin de guardar la información

pertinente al área comercial y de calidad y la Carpeta de Seguros permite
consignar datos del contrato del cliente y la validez del mismo. Esta hace
referencia a las condiciones y formas de pago

NOTA: Esta pestaña no tiene campos obligatorios

 Pestaña Seguros

33
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

Esta pantalla se activa con el fin de guardar la información correspondiente al

contrato del cliente y la validez del mismo.

NOTA: Esta pestaña no tiene campos obligatorios

 Retención de Impuestos

 Hace referencia a la información que se debe actualizar teniendo en cuenta

los diferentes indicadores impositivos para el cálculo de las diferentes
retenciones.

34
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 RetImpo: se selecciona si se le aplican los impuestos de una ciudad a otra,

por ejemplo, si se le factura desde Bogotá a la universidad Javeriana de la
ciudad de Cali.

5. En la carpeta Datos Área de Ventas , se diligencian las

pestañas de la siguiente forma:

NOTA: Esta carpeta especifica desde donde se hace la venta, son datos para
facturación

 Pestaña Ventas:

 Oficina de ventas: En este campo se maneja la oficina de ventas que

maneja el deudor, donde hacemos el negocio.
 Grupo de clientes: Grupo Comercial al que pertenece el cliente ya sea
interno, empleados o tercero. Mediante un click en se puede visualizar
las opciones.
 Moneda: Siempre seleccionamos COP.
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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Grupo de precios: Seleccionamos el precio del cliente ya sea interno,

empleados o tercero
 Esquema de cliente: Siempre seleccionamos S (estándar).
 Grupo estadístico cliente: Siempre seleccionamos C (compañía).

 Pestaña Expedición

 Condición de expedición: Siempre seleccionamos 01.

 Pestaña Factura

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Condiciones de pago: Seleccionamos la forma de pago que usa el cliente

(contado, 30 días, 60 días y 90 días).
 Grupo de imputación: Seleccionamos de donde llegar los ingresos nacional,
exterior o de las comunidades vinculadas. Se define la cuenta de ingreso
para particulares y para vinculados.
 Clasificación fiscal: Seleccionamos a nuestro deudor.

 Pestaña Func. Interlocutor (esta pestaña genera los datos automáticamente)

37
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

6. Luego se graba y aparece el siguiente mensaje de confirmación:

Modificar Maestro XD02

 Descripción: Modificar los Clientes que se han creado en la transacción XD01.

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Comercial / Datos maestros /

Interlocutor comercial / Cliente / Modificar /
Total
Vía código de transacción XD02

38
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

1. Se selecciona un deudor por las opciones de búsqueda que brinda el sistema a

través de Match Code y la sociedad

NOTA: la carpeta áreas de venta del cliente me

sirve para completar automáticamente los datos de la pantalla principal

39
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

2. Al hacer click en se obtiene la pantalla con los datos del acreedor para
modificación.

3. Una vez modificado el campo permitido se graba y aparece la siguiente

pantalla de confirmación:

Visualizar Maestro XD03

 Descripción: Visualizar los Clientes que han sido creados con anterioridad.

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Comercial / Datos maestros /

Interlocutor comercial / Cliente / Visualizar /
Total
Vía código de transacción XD03

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

1. Se selecciona un deudor por las opciones de búsqueda que brinda el sistema a

través de Match Code y la sociedad

2. Al hacer click en se obtiene la pantalla con los datos del acreedor para
modificación
3. Si es necesario modificar algún dato, no es necesario devolverse a la
transacción XD02, en la barra, en la opción Deudor y se elige “Visualizar-
Modificar”
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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

NOTA: Una vez se visualiza el cliente, se accede primero a los Datos

Generales; si se desea ver los datos de sociedad, se hace click sobre el icono
Datos de Sociedad o Area de ventas.

4. El icono otro cliente permite cambiar de consulta de un cliente a

otro.

Entrada De Pagos F-28

 Descripción: Recibir el pago por concepto de facturas u otros ingresos (recibo

de caja).

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Deudores /

Contabilización / Entrada de Pagos
Vía código de transacción F-28

42
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

1. Se completan los campos obligatorios

 Fecha del documento: Fecha de ingreso del pago

 Clase Documento: DZ, documento de cartera.
 Sociedad: Empresa donde se está contabilizando el documento.
 Fecha Contabilización: Fecha en la cual estamos contabilizando.
 Periodo: Mes en que se está contabilizando el documento.
 Moneda T/C: COP
 Referencia: Número de la factura que va a ser pagada por el cliente.
 Texto Cabecera: Nombre de la factura que va a ser pagada por el cliente.
 Texto Compensación: Número de la factura que va a ser pagada por el cliente.
 N° de documento: Lo trae automáticamente el sistema.

 Datos Bancarios
 Cuenta: Número de cuenta de la CAJA o BANCO donde ingresa el dinero
 Importe: Valor de la factura a cancelar
 Texto: Descripción de la cancelación
 Asignación: Concepto del movimiento de caja y bancos. Cartera

 Selección De Las Partidas Abiertas

43
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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Cuenta: Cuenta del deudor que está cancelando la factura

2. Se selecciona y aparece la pantalla “Contabilizar entrada de pagos/

procesar partidas abiertas”.

3. En la pantalla se marcan todas las partidas y luego se inactivan (para inactivar

las partidas primero se hace click sobre y después sobre , de tal
forma que todas quedan en color negro; se da doble click a la factura que se va
a cancelar para que quede activada ésta únicamente, en este caso será
$5.129.945.

 Importe entrado: es lo que se recibe del cliente.

 Importe Asignado es el valor real y total de la factura o facturas a cancelar.
 Sin Asignar: Corresponde a un menor valor sobre retención en la fuente, que
el cliente está practicando.

4. La pestaña Pago parc. nos permite abonar el saldo, este aplica cuando
se hacen pagos parciales sobre una factura.
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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

5. Para revisar que la cuenta bancaria sea la correcta y el CeBE y el segmento sean
los correctos, se va a la barra de menú, en opciones, se selecciona “Simular libro
mayor”, así:

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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

6. Ya verificados los datos, visualizamos el resumen devolviéndonos con .

7. Por último simulamos, para ver qué cuentas se están afectando.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

8. Se graba y aparece la siguiente pantalla de confirmación

CUENTAS POR PAGAR - ACREEDORES

Crear Maestro XK01

 Descripción: Este proceso permite crear un acreedor con vista en FI.

 Acceso a la transacción
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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

Vía menú Finanzas / Gestión financiera / Acreedores /

Datos maestros / [Link] / Crear
Vía código de transacción XK01

1. En la pantalla debemos ingresar la sociedad y el grupo de cuenta.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

NOTA: También se puede crear con base a un modelo, en este caso sería
necesario usar los campos de acreedor modelo y la sociedad.
La diferencia entre usar una opción u otra es que con la del modelo el nuevo
acreedor presentará características idénticas al que se esté usando, por ejemplo
en los indicadores fiscales, o en la cuenta asociada.
Además se puede extender un acreedor, esto lo vemos mas adelante en el punto
13.

2. Al tener los datos se hace click sobre , lo cual nos lleva a la siguiente pantalla
donde encontramos la ficha de DATOS GENERALES de DIRECCION, en está ficha
deberán llenar los campos obligatorios tal como se muestra en la siguiente
pantalla:

49
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

NOTA: Los campos opcionales, sería ideal diligenciarlos todos para tener una
información completa del acreedor.

3. En la siguiente pantalla los campos de la pestaña “Información fiscal” indicamos

la clase identificación y la categoría fiscal del proveedor:

50
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MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

NOTA: Si es persona natural y no tiene digito de verificación se debe chulear la

opción “persona física”, de lo contrario el sistema lo valida como un NIT.

4. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha y

completamos los campos relacionados con los bancos, cuentas corrientes y
titulares de estas cuentas que el acreedor tenga así:

NOTA: Cuando necesitamos girar un cheque a una persona diferente a quién se

le contabiliza el gasto, podemos utilizar un “receptor alternativo de pago” el cual
lo podemos incluir siempre y cuando este creado. Este receptor es la persona a
la cual se le podrá pagar en lugar del titular, para que este receptor sea
aceptado por el sistema deberá estar registrado como un acreedor más.

51
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

5. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha , estos

campos son opcionales

6. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha para

seguir diligenciando los campos

En esta pantalla los campos obligatorios serán:

 Cuenta Asociada: Es la cuenta contable a la que por default el sistema

efectuará la imputación contable.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 Clave clasific.: Es la clave que permitirá junto con la condición de pago

previamente definida determinar la fecha estimada de pago. En nuestro caso
se definió la 001

 Grupo de tesorería: Este es un grupo de clasificación para que el responsable

de TR pueda agrupar los pagos a realizar por una característica especial.

7. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha para

seguir diligenciando los campos

En esta pantalla lo importante a diligenciar es lo siguiente:

 [Link]: En esta opción se deberá elegir alguna de las opciones de pago

que nos alimentara a Tesorería para las programaciones de pago.
 Vías de pago: se selecciona si se van a realizar pagos. Se pueden
seleccionar una o las tres vías de pago.
 [Link]: Este indicador permite verificar si la factura que le vamos a
cargar al proveedor ya ha sido ingresada al sistema.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

8. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha , la

siguiente pantalla no es obligatoria

9. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha ; de esta

dependerá que el sistema pueda en forma automática efectuar las retenciones
legales correspondientes.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

 En la opción sujeto , si no lo selecciono, no me trae los indicadores

respectivos.

 Si es persona natural, se le ingresan las retenciones de RETEIVA y RETEICA

respectivos .

10. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha . Si

un proveedor creado por esta transacción no se le pone la opción de
“organización de compra” (en la primera pantalla
de la transacción), no queda habilitado para el modulo MM.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

11. Para continuar con la siguiente pantalla, hacemos click en la flecha ,

estos campos son opcionales, ya que son para digitar las personas adicionales
que se pueden contactar.

12. Por último grabamos los datos haciendo click en el icono . Al final nos
sale el mensaje, confirmando la creación del acreedor o proveedor.

13. Si lo quiero quiero extender el acreedor a otra sociedad en la pantalla

principal, en la pestaña modelo, selecciono el acreedor y la sociedad, así

56
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

14. Cuando lo extiendo tengo la opción de cambiar la cuenta asociada y modificar

los indicadores de retención, al terminar los cambios, se graban .

Modificar Maestro XK02

 Descripción: Modificar los Acreedores que se han creado anteriormente.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión financiera / Acreedores /

Datos maestros / [Link] / Modificar
Vía código de transacción XK02

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

1. En la pantalla elegimos cuales son los datos que queremos modificar

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

NOTA: Dando clic en marcamos todos los datos y click en desmarcamos

todas, o podemos seleccionar la (s) que necesitemos.

2. Dando clic en se obtendrá la pantalla con los datos del acreedor para poder
modificarlos.

59
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

3. Dando clic en estos botones nos desplazamos hacia delante o atrás para seguir
modificando los datos del acreedor que ya hemos creado.

4. Con el icono grabamos los cambios realizados y nos sale el siguiente

pantallazo:

Visualizar Maestro XK03

 Descripción: Visualizar los Acreedores que han sido creados con anterioridad.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión financiera / Acreedores /

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

Datos maestros / [Link] / Visualizar

Vía código de transacción XK03

1. En esta pantalla deberá ingresarse necesariamente el acreedor y el número de la

sociedad y marcar un flag en el dato que se quiera visualizar.

61
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

2. Dando clic en estos botones nos desplazamos hacia delante o atrás para seguir
visualizando los datos del acreedor que ya hemos creado.

NOTA: Lo que no es posible es modificarlos, por eso todos los campos

aparecen en azul opaco, lo que indica que no permiten cambios.

Bloquear/Desbloquear XK05

 Descripción: Este proceso nos permite bloquear o desbloquear un acreedor en

la sociedad o en todas las sociedades donde haya sido creado, ya sea porque
haya sido un error, se haya creado 2 veces o no queremos volverlo a utilizar.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera /

Acreedores / Datos Maestros / Bloquear-
Desbloquear.
Vía código de transacción XK05

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

1. En esta pantalla deberá ingresarse necesariamente el acreedor y el número de la

sociedad.

2. Se hace click en el botón y llegamos a la siguiente pantalla, donde bastará

con marcar en las casillas en blanco la opción que se desea.
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO II – DATOS
MAESTROS

NOTA: Si se desea tener información sobre el proveedor bastará con dar clic en
y se obtendrá lo siguiente:

3. Hecho esto se deberá grabar dando clic en , el bloqueo se nos confirma con el
siguiente mensaje:

64
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

CAPITULO III – PROCESOS

GESTION DE LIBRO MAYOR - ANALISIS DE CUENTAS LIBRO MAYOR

Análisis partidas individuales libro mayor

Visual. PIs de [Link] FBL3N

 Descripción: es el auxiliar de la cuenta contable en la cual se discrimina el

documento contable con el cual fue contabilizado la clase de documento con la
q se registro la fecha de contabilización, la clave de contabilización, el valor, la
moneda y el indicador de impuesto del IVA y el texto q hace referencia a la
descripción y al final se visualiza el saldo total de la cuenta.

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, en este caso, en la

pestaña de “selección cuenta mayor” deben ser cuenta de mayor y sociedad
y en la pestaña “selección de partidas” se selecciona el “status” de la partida
y la fecha.
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Teniendo lo campos obligatorios, se selecciona el botón de ejecutar .

66
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Si se posiciona el cursor en la casilla del importe se le da doble click y

aparece la información sobre el documento contable, la factura y sobre el
centro de costos.

4. Al hacer click sobre la “montañita” se llama el resumen del documento y

se verifica qué cuentas se afectaron contablemente.

67
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. De igual manera si se selecciona el “sombrerito” para visualizar la

cabecera del documento y verificar quien fue el autor de la transacción.

NOTA: Para un buen análisis de la información es importante saber la clase de

documento y la clave de contabilización para determinar el saldo esta correcto

Modif. PIs de [Link] FBL4N

 Descripción: es el mismo FBL3N (transacción anterior), simplemente modifica

la cuenta de mayor a la cual estoy modificando.
68
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Es la misma transaccion anterior, ya que en la anrterior tambien se

pueden realizar modificaciones.

Visualización Saldos cuenta de Mayor FS10N

 Descripción: se visualiza el acumulado de cada cuenta mayor de débitos y

créditos, el saldo y el saldo cumulado por cada mes y el saldo total anual.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

mayor / Cuenta / Visualizar saldos
Vía código de transacción FS10N

69
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, en este caso son el

número de cuenta, sociedad y ejercicio y posteriormente se selecciona
ejecutar .

70
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Al hacer doble click en un saldo muestra de donde proviene el saldo del mes
y el acumulado.

NOTA: Se puede sacar un rango de cuentas con el fin de visualizarlo todo, por
ejemplo, la cuenta de ingresos y verificar sus saldos.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Visualizar/Modificar partidas (nuevo) FAGLL03

 Descripción: funciona igual a lafb3n y fb4n, esta no lleva a la transacción sino

a verificar quién la realizo, qué centro de costos afectó, se visualiza toda la
parte de la cabecera de la transacción.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

mayor / Cuenta / Visualizar/Modificar
partidas (nuevo)
Vía código de transacción FAGLL03

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, en este caso son la

cuenta de mayor, sociedad y partidas.

72
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Teniendo los campos obligatorios, se selecciona el botón de ejecutar .

Reporte Balance y PyG FC10

73
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Descripción: es igual a la transacción S_ALR_87012284. Nos muestra las

cuentas de balance y pyg a un periodo determinado, se puede sacar por
rangos de cuenta o por cuenta individual o por el total de las cuentas.

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, en este caso en la

pestaña “selección cuenta mayor” serían, plan de cuentas y sociedad, y en la
pestaña “otras delimitaciones”, estructura del balance/PyG, año de informe,
periodos del informe, año de comparación y periodos de comparación.

2. Teniendo los campos obligatorios, se selecciona el botón de ejecutar .

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Aparecen todas las cuentas de mayor con los periodos acumulados, con unos
subtotales y unos totales:

1 total general de la cuenta de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos

2 total general de la cuenta mayor
3 suma del saldo de caja mas el saldo de bancos
4 subtotal de la cuenta auxiliar de caja

Por ejemplo:

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Cada uno de estos informes por la función de “lista” se pueden imprimir,
exportar a Excel para hacer una mejor presentación de estos estados financieros.

Con estos informes se pueden sacar el BG del estado de PyG. Para ellos se debe
utilizar la selección “cuenta de mayor” para obtener dichos informes.

Registro documentos Cuentas de mayor

Contabilizar documento FBR2

 Descripción: me permite contabilizar con referencia a un documento ya creado

y que tiene el mismo proveedor o acreedor y la misma cuenta de gastos.
Simplemente se le debe cambiar la referencia y el texto de cabecera, es una
manera de agilizar la documentación de documentos similares.
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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, en este caso son N° de

documento, sociedad y ejercicio.

2. Teniendo los campos obligatorios, se pulsa enter.

NOTA: Solo se puede corregir la referencia y el [Link].

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Registro Documentos FB01

 Descripción: registrar un documento para registrar la clase de documento con

la que quiero contabilizar o registrar una transacción, ejemplo si es una factura
de deudor DR, acreedor KR o saldos iniciales SI. Dentro de esta transacción
también se puede contabilizar con modelo .

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, en este caso son fecha

documento, clase, periodo, sociedad, moneda, referencia, texto, ClvCT y
cuenta.

2. Teniendo los campos obligatorios, se pulsa enter.

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Se completa con el importe, ClvCT y la cuenta requerida.

4. Se selecciona icono montañita .

79
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Modificar Documentos FB02 – FB09

 Descripción: Modificar documento en cabecera o posición se realiza con la

finalidad de cambiar el nombre del pormenor o la referencia de un documento.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor

/ Documento / Modificar o Modificar
Posición.
Vía código de transacción FB02-FB09

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, el N° documento, la

sociedad y el ejercicio (año al que corresponda el documento).

2. Teniendo los campos obligatorios, se pulsa enter.

3. Dando doble click en cualquier cuenta

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Luego haga click en el botón para activar la cabecera del documento y

realizar las modificaciones para el [Link] y la referencia.

82
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. En la pantalla Modificar doc. Posición 001, se procede a grabar las

modificaciones y posteriormente se visualiza en la parte inferior que las
modificaciones han sido grabadas:

Visualizar Documentos FB03

 Descripción: Esta entrada permite visualizar un documento previamente

contabilizado, sin permitir la modificación de este.

 Acceso a la transacción de Datos Maestros

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera /

Acreedores / Documento / Visualizar.
Vía código de transacción FB03

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, el N° documento, la

sociedad y el ejercicio (año al que corresponda el documento).

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 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Teniendo los campos obligatorios, se pulsa enter.

3. Si en vez de dar enter, da click en para obtener las

pantallas del movimiento de este documento, pero como se notará todos los
campos están con el fondo opaco, signo de que solo son para visualizar.

84
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Dando click en se podrá modificar desde esta misma ventana la

asignación y el texto del documento. Este icono nos sirve para ver el
resumen del movimiento.

5. Para ver el encabezado del documento usamos el icono .

85
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Visualizar Modificaciones FB04

 Descripción: Esta entrada permitirá visualizar las modificaciones efectuadas a

un documento previamente contabilizado, sin permitir la modificación de este.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor

/ Documento / Visualizar Modificaciones.
Vía código de transacción FB04

86
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, el N° documento, la

sociedad y el ejercicio (año al que corresponda el documento).

2. Para ampliar la opción de encontrar el documento requerido incluimos los

datos del periodo de la modificación y se dará enter obteniendo la siguiente
pantalla

87
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Al seleccionar , se podrá obtener toda la información sobre

las modificaciones

4. Dando clic en se podrá vitalizar la siguiente pantalla

NOTA: El cambio entre pantallas se observa en la columna del campo

Registro Cuentas de mayor FB50

 Descripción: Registrar Documento cuenta de mayor para contabilizar todos los

registros contables ocasionados en el desarrollo de las actividades de acuerdo
a su naturaleza y clasificados por centros de costos ya determinados.
Esta transacción se puede utilizar para causar Provisiones, como el caso de las
Regalías. Luego cuando tenga la cuenta por pagar al acreedor, se debita la
Provisión y se contabiliza la cuenta por pagar por la transacción FB60.

88
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Acceso a la transacción de Datos Maestros

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

Mayor / Contabilización / Registrar doc.
Cuenta de Mayor.
Vía código de transacción FB50

NOTA: Cada vez que un usuario entre por primera vez a este proceso se
visualizara la siguiente pantalla donde debe colocar la información del código en
el campo de la Sociedad.

1. Al hacer click en modelos trabajo se visualizan otras opciones

89
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Luego haga click en variantes de entrada para visualizar diferentes opciones y

elijo uno de los modelos propuestos dando doble click

NOTA: Los modelos que aparecen son los estándares del sistema, cada uno me
da una alternativa diferente en cuanto a los campos a utilizar en la
contabilización (parte inferior derecha de la pantalla).

3. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, fecha de documento, el

texto de cabecera [Link]., la cuenta mayor, la naturaleza de la operación
D/H y el valor a contabilizar en el importe de moneda.

90
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Al dar enter se visualiza la siguiente pantalla

91
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Si deseo suspender la contabilización del documento y no perder lo que

se ha realizado le doy click a el documento se guarda en forma preliminar (aún
no hay efectos contables) y luego puedo seguir
modificándolo.

5. Es importante antes de grabar el documento simular el registro contable para

observar si se ha realizado correctamente. Se selecciona el botón simular
, donde se visualizan los campos que se han ingresado.

NOTA: Si falta por ingresar alguno de los campos se le da la opción de

restaurar y se procede a completar los campos faltantes.

6. Si realizo imputaciones a cuentas de gastos debo asignarle a esa cuenta el

nombre y NIT del tercero al cual le estoy efectuando el pago, esto se debe
hacer para efectos de medios magnéticos, esto lo realizo antes de grabar
dando doble click sobre la cuenta del gasto, lo cual me muestra la siguiente
pantalla

92
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

7. En esta pantalla le doy click a y muestra la siguiente pantalla

En la pantalla Registrar [Link] de mayor: sociedad 1102, se visualiza el

documento a grabar, presione el icono “ ” o presione al tiempo las teclas
Control + S, se visualiza que el documento fue creado asignándole un número
de documento preliminar y se borran los datos en la pantalla.

NOTA: como no afecta a ningún tercero no se pueden realizar costos y gastos.

Contabilización general F-02

 Descripción: Contabilización general compleja se realiza con la finalidad de

registrar o borrar una operación contable; es importante tener en cuenta que
para borrar una operación solo es posible antes de contabilizarla.

NOTA: Esta transacción no afecta partidas abiertas, no se puede hacer una

cuenta por cobrar o por pagar q tiene su respectivo tercero.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor

/ Contabilización / Contabilización General
Vía código de transacción F-02

93
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se llenan los campos obligatorios de la transacción, fecha de documento, clase,

periodo, referencia, texto de cabecera, ClvCT y cuenta.

NOTA: Con esta opción se da la clave de imputación para el movimiento débito

de la transacción. Cuando se da la clave de contabilización y el número de la
cuenta contable es para el movimiento crédito de la transacción si esta no tiene
más asientos.

94
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Al dar enter, visualizaremos la siguiente pantalla, a la cual es obligatorio

diligenciar, el importe, el centro de coste, el texto, la ClvCT y la cuenta

3. Al seleccionar el botón nos muestra una pantalla donde le debo

ingresar el NIT y el nombre o razón social al cual le estoy cargando este gasto,
esta información es necesaria para medios magnéticos. Acá es necesario
diligenciar el importe, la clave ref. 1 y clave ref.3

95
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Al dar enter, se pasa a la siguiente pantalla, donde es necesario llenar los

campos de importe, centro de coste y texto

5. Paso a seguir se selecciona en Documento, la opción de simular

96
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

6. Al grabar se visualiza en la parte inferior el número del documento y la

sociedad se realizó el documento.

Trasladar y compensar F-51

 Descripción: Nos permite compensar saldos entre terceros, cuando tenemos

errores de causaciones al digitar el Nit, o cuando vamos a hacer un cruce de
cuentas entre terceros.
Esta transacción la podemos utilizar en los siguientes dos casos:
1. Cuando por error le causamos una factura de un proveedor a otro
proveedor.
2. Cuando para pagarle a un proveedor hacemos un cruce de cuentas con otro
tercero.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores

/ Contabilización / Otros / Con
Compensación
Vía código de transacción F-51
97
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se ingresan los campos obligatorios de la transacción, la fecha del documento,

el texto de cabecera y el texto compensa, el periodo, la sociedad, la moneda, la
operación a tratar, la ClvCT y la cuenta.

98
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Al dar enter, llego a la pantalla “añadir posición de deudor”, donde diligencio el

importe y el texto

3. Al seleccionar el botón , diligencio el indicador CME

99
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Luego dar click en para generar un informe con las partidas del acreedor.

100
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Esta transacción es solo para deudores. Ya generado el documento de

compensación, se podrá verificar el estado de cuenta de los proveedores con la
transacción FBL1N.

GESTIÓN DE LIBRO MAYOR - COMPENSACIÓN CUENTAS LIBRO MAYOR

Compensación manual

Compensar [Link] F-03

 Descripción: Las partidas abiertas en las cuentas de mayor pueden ser

compensadas corriendo el programa de compensación. Este programa usa
criterios predefinidos para agrupar todas las partidas abiertas por cuentas. Si
el saldo del grupo de partidas es igual a cero en moneda local o extranjera,
las partidas son marcadas para ser compensadas.
EL programa agrupa todas las partidas que en sus cuentas tienen igual:
 Division
 Trading partner ID
 Cuenta asociada
 Moneda en la cual el libro mayor se actualiza
 Cuatro criterios adicionales pueden ser definidos
Usted puede especificar los criterios por cada tipo de cuenta basado en una
cuenta o un intervalo de cuentas. Estos criterios permiten seleccionar cuales
partidas serán procesadas juntas y asegurar que únicamente esas partidas
formaran parte de la transacción que será compensada con otras.
Para realizar este proceso es necesario que la cuenta seleccionada maneje
partidas abiertas, esta condición se dará en el momento de la creación en el
Plan de Cuentas.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro mayor /

Cuenta / Compensar
Vía código de transacción F-03

101
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se completan los datos obligatorios de cuenta, sociedad y moneda y se

selecciona la delimitación

2. Se selecciona el botón para continuar

102
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Haga doble click en el campo monto de la partida(s) que será compensada.

Luego dar doble click al icono para marcar todas las partidas del
comprobante, con esta instrucción en la parte inferior de la pantalla en las
posiciones de importe debe cambiar a 0 (cero).

4. Dar doble click al icono y luego sobre los valores que deseo
compensar dar doble click, estos cambian de color, en la parte de importes
estos deben seguir apareciendo en 0 (cero).

103
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. Dar click al icono para grabar el comprobante de compensación

Compensar deudor F-32

 Descripción: Esta entrada permitirá compensar las partidas abiertas de un

deudor con el fin de que aparezca el valor real del mismo. Por esta transacción
se puede colocar la clase de documento que quiero compensar.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera /

Deudores / Cuenta / Compensar
Vía código de transacción F-32

104
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se completan los datos obligatorios de cuenta, sociedad, fecha de

compensación, periodo y moneda y se selecciona la delimitación

2. En esta pantalla se diligencia el NIT del deudor, la fecha y el período a

compensar, luego dar click en y el sistema genera la siguiente
pantalla

105
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Al oprimir la tecla enter, llegamos a la siguiente pantalla

4. Se selecciona el botón de grabar y aparece el siguiente mensaje

106
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. Al seleccionar el botón , llegamos a la siguiente pantalla

107
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. En la barra de menú se selecciona en documento la opción de simular, ahí se

podrá visualizar la contabilización del documento antes de ser grabado. En
esta pantalla se visualiza la contabilización o el cruce de los saldos.

6. Se graba el documento con el icono , para que el sistema guarde el registro

de la compensación,

108
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Si se consulta el saldo del acreedor por la transacción FBL5N se

visualiza que hubo una compensación y el número del documento que la
originó.

Compensar acreedor F-44

 Descripción: Esta entrada permitirá compensar las partidas abiertas de un

acreedor con el fin de que aparezca el valor real del acreedor y que cuando se
efectúen los pagos en tesorería se haga por el valor neto.

 Acceso a la transacción

109
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores

/ Cuenta / Compensar
Vía código de transacción F-44

1. Se completan los datos obligatorios de cuenta, sociedad, fecha de

compensación, la moneda, el periodo y se elige la delimitación.

110
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Luego dar click en y el sistema genera la siguiente pantalla

3. Se selecciona el botón de grabar y aparece el siguiente mensaje

111
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Luego dar click en y el sistema genera la siguiente pantalla

5. En la barra de menú se selecciona en documento la opción de simular

112
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

6. Se selecciona el botón de grabar y aparece el siguiente mensaje

NOTA: Si se consulta el saldo del acreedor por la transacción FK10N el sistema

visualiza que hubo una compensación y el número del documento que la originó.

GESTIÓN DE LIBRO MAYOR - OPERACIONES DE CIERRE

Declaración de IVA S_ALR_87012356

 Descripción: En esta transacción se puede ver la totalidad del IVA que sea
contabilizado en la sociedad.

 Acceso a la transacción
113
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro mayor

/ Reporting de declaraciones /
Declaraciones de IVA / General /
Declaración de IVA - Variante mínima SAP
Vía código de transacción S_ALR_87012356

1. Se completan los campos obligatorios, en este caso son la sociedad, la fecha de

contabilización y se seleccionan la o las listas de salida deseadas.

114
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se da click sobre ejecutar y se genera la siguiente pantalla

115
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Declaración de IVA S_ALR_87012357

 Descripción: Con esta transacción, se condiciona por indicadores de acuerdo

como se quiera visualizar.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

mayor / Reporting de declaraciones /
Declaraciones de IVA / General /
Declaración de IVA - Declaración de IVA
Vía código de transacción S_ALR_87012357

1. Se completan los campos obligatorios, en este caso son la sociedad, la fecha de

contabilización y se seleccionan la o las listas de salida deseadas.

116
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se da click sobre ejecutar y se genera la siguiente pantalla

117
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

GESTION DE ACREEDORES - ANTICIPOS EFECTUADOS

Solicitud anticipo acreedor F-47

 Descripción: Esta entrada nos permite solicitar un anticipo, ya sea de

proveedor, acreedor, trabajador o anticipo a otros, con esta transacción se crea
un apunte estadístico, o sea, que no es un registro contable sirve para informar
a tesorería el desembolso de este dinero, el asiento contable se genera en el
momento de realizar el pago.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Contabilización / Anticipo / Solicitud.
Vía código de transacción F-47

1. Se completan los campos obligatorios los cuales son fecha de documento,

clase, sociedad, moneda, referencia y texto de cabecera y en la pestaña
“Acreedor” se diligencian la cuenta (Código del Acreedor) y el indicador de
Cuenta Mayor especial definido.
118
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Las solicitudes de anticipos para SAP son documentos estadísticos que
no generan documentos financieros pero sirven para la Posición y Previsión de
Tesorería.

2. Damos enter y se genera la siguiente pantalla, a la cual le tenemos que

diligenciar los campos de importe, vencimiento, CeBe, fondo, [Link], PosPre
y texto

3. Terminado de diligenciar la información se dará click en con lo que se

validarán los campos ingresados, mostrando el resumen del documento
119
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Luego clic en para grabar la información, el sistema grabará la solicitud del

anticipo y asignará un número el cual aparecerá en la parte inferior de la
pantalla.

GESTIÓN DE ACREEDORES - FACTURAS Y ABONOS

Recepción facturas

Introducir factura acreedor F-43

 Descripción: Esta entrada permitirá hacer ingresos masivos de facturas de

diversos proveedores, para esto será necesario tener un manejo adecuado de
las clases de documentos y las claves de contabilización.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Contabilización / Factura General.
Vía código de transacción F-43

120
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. El sistema genera la siguiente pantalla que consta de dos partes, en la superior

deberá tener obligatoriamente la fecha del documento, la clase de documento,
la sociedad, el período y el tipo de moneda.

En la parte inferior de la pantalla se deberá definir que es la clave

de contabilización, la cual define la clase de movimiento, si no se conoce la
clave de contabilización dando click en encontraremos la tabla con esta
información, para este caso se define la 31 por ser una contabilización de
naturaleza crédito a un acreedor.

Luego se da el código del acreedor en . El campo No.

Documento no se Diligencia.

Completando los datos antes descritos y dando enter o click a se podrá

acceder a una pantalla como la que se verá a continuación

121
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. En esta pantalla incluimos en el campo del importe el valor de la factura, tenga

en cuenta que este valor debe ser incluyendo el IVA, la fecha base para
calcular la fecha de pago que será la fecha de la factura, el indicador de
impuestos y se habilita la opción de cálculo de impuestos , en la
parte inferior generamos la contrapartida del documento como se muestra en
la siguiente pantalla.

122
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Dando un click en el icono luego de llenar los campos necesarios

se obtendrá la siguiente pantalla

4. Luego por el menú principal

123
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. El sistema muestra el comprobante con sus respectivas contabilizaciones

124
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

6. Aquí observamos la contabilización de la factura y una vez verificada damos

click en para realizar la contabilización y el sistema genera el comprobante
de contabilización.

Registro de facturas entrantes FB60

 Descripción: Este proceso permite registrar todas aquellas facturas ó

documentos equivalentes que no tengan previamente una orden de compra ó
de servicio. Tales como facturas de Servicios de Energía Eléctrica, Telefonía,
Tarjetas de Crédito y Seguros.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores/

Contabilización / Facturas.
Vía código de transacción FB60

1. La parte superior corresponde al encabezado del documento y la inferior al

detalle de la contabilización. Como primer dato el encabezado identifica el tipo
de operación, si es una Factura o un Abono, también encontramos “saldo”;
donde se verifica que los saldos débitos y créditos estén iguales, que haya una
contrapartida entre el valor bruto, los impuestos y la cuenta por pagar.

125
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Con la Función semáforo, el sistema visualiza si la factura se puede

contabilizar:
 Verde: La factura se puede contabilizar.
 Ámbar: La factura se puede contabilizar pero se bloquea para el pago.
 Rojo: La factura no se puede contabilizar.
El encabezado también mostrará un total de ocho carpetas que permitirán
ingresar toda la información necesaria para registrar un comprobante de pago.

En la pantalla se completan los campos obligatorios, en este cao serian,

operación, acreedor, fecha de factura, fecha contab., importe, referencia, texto
e impte. impuesto

2. En la pestaña de datos básicos:

 En “referencia”, se debe digitar el número de la factura sin incluir los

prefijos.
 “Importe” es el valor total de la factura, incluyendo el IVA, porque el
sistema automáticamente calculará el impuesto siempre y cuando se haya
marcado el indicador de impuestos correspondiente.

126
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 El campo de calcula impuestos , deberá marcarse si se

pretende que el sistema calcule automáticamente el impuesto elegido en la
tabla anterior. Luego de marcar el casillero de Calc. Impto se obtendrá la
pantalla adjunta:

Esta pantalla contiene el icono el cual permitirá visualizar todas las fichas de
datos maestros del acreedor elegido. El icono , mostrará, si existen;
todas las partidas abiertas (documentos pendientes de pago) que tuviese el
acreedor.

En la pestaña de Pago:
 A partir de ella y junto con la condición de pago definida, el sistema calcula
la fecha de pago de la factura ó documento equivalente. Se puede ingresar
manualmente.
 En Cond. Pago se deberá elegir una de las condiciones de pago que este
parametrizada en el sistema (tabla correspondiente). Al determinar una
condición el sistema mostrará los días y el porcentaje calculado. Por
defecto, me traerá la que se le haya definido en el maestro de acreedores
 En vence en, el sistema muestra la fecha de vencimiento calculada con la
Fecha base y la condición de pago.
 , se podrá colocar el importe del descuento por pronto
pago si lo hubiere.
 , se podrá colocar la base sobre la cual se puede
aplicar el descuento por pronto pago.
 Se especifica la vía de pago de acuerdo a la tabla que se accesa al
dar click en el matchcode se obtendrá la siguiente pantalla en donde con
solo dar click en alguna de las opciones será tomada por el sistema.

127
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 , este campo permitirá manejar una serie de opciones

que maneja el sistema para Autorizar el pago, Bloquearlo, Verificar
facturas, etc.

 , esta opción está compuesta de tres campos y será

usado especialmente cuando se registre una Nota de Débito. En el primer
campo se ingresará el número de registro que el sistema ha otorgado a la
factura previamente ingresada, en el segundo se podrá ingresar el ejercicio
(año) al cual corresponde y el último campo se colocará el número de
posición de la factura original lo cual por lo general no será necesario.

 Este es un campo que no será utilizado puesto que

corresponde a tesorería.

En la pestaña Detalle:

128
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Las demás pestañas son informativas, por lo tanto su diligenciamiento

es opcional.

3. Se selecciona el botón de simular

4. Por último se graban los cambios ,

129
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Anular Documentos

Anular documento FB08

 Descripción: Anulación Individual de documento se realiza con la finalidad de

reversar un documento y que es remplazado por otro automáticamente.

 Acceso a la transacción:

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor /

Documento / Anular / Anulación Individual.
Vía código de transacción FB08

1. En esta pantalla, se completan los campos de la pestaña “datos del documento”

los cuales son, número de documento, sociedad y ejercicio y en la pestaña
“datos de contabilización de anulación” los cuales son, Motiv. Contabilización,
Fe. Contabilización y periodo contable.

130
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Si no sabemos el numero de documento damos click en el icono

y visualizamos la siguiente pantalla:

Damos click en el icono y visualizamos la lista de los documentos:

131
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Damos doble click al documento a anular y el sistema genera la siguiente

pantalla

3. Haga clic , lo que nos lleva a la pantalla Visualizar documento:

132
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Anular compensación FBRA

 Descripción: Esta entrada permite efectuar la anulación de una compensación

que se haya realizado de los documentos financieros.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores/

Documento / Anular Compensación
Vía código de transacción FBRA

1. Se ingresa el número del documento de compensación, la sociedad y el

ejercicio, luego dar click en y el sistema genera la siguiente pantalla

2. Una vez revisada la información se procede a anular la compensación; para ello

regresar con el icono a la pantalla de Anulación de Compensaciones, en esta
pantalla dar click en para realizar la anulación.

133
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Contabilización periódica

GESTIÓN DE ACREEDORES - ANALISIS CUENTAS ACREEDORES

Visualizar PI Acreedores FBL1N

 Descripción: Esta entrada permitirá tener una visualización de las partidas

abiertas, compensadas y totales de uno o varios acreedores.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera /

Acreedores / Cuenta / Visualizar –
Modificar Partidas
Vía código de transacción FBL1N

134
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. En esta pantalla escogemos el acreedor o los acreedores de los cuales

queremos visualizar las partidas.

2. Luego dar click en el icono y se genera la siguiente pantalla

135
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Como podrá apreciarse esta pantalla contiene todas las partidas del acreedor,
esta pantalla cuenta con una serie de herramientas para el análisis de las
partidas las cuales se explican a continuación

Estos indicadores muestran el status del documento como su vencimiento,

pendiente, compensado, etc.

3. Al dar doble click sobre cualquiera de los datos el sistema genera la siguiente
pantalla, la cual muestra parte de la información ingresada al momento de
registrar el documento

136
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Si se desea tener más información bastará con dar click en

obteniéndose la siguiente pantalla

Para regresar a la pantalla anterior dar clic en en esta pantalla se podrá

hacer uso de los siguientes iconos:
137
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. Este icono permitirá modificar los datos que no se hallan diligenciado o los
que se muestran en color rojo

NOTA: Este icono permitirá efectuar la visualización de

la información de retenciones

6. Este permitirá ver el resumen del documento

NOTA:

138
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Si al momento de la captura de la factura le agregamos una

Nota, ésta podrá ser visualizada por otros usuarios de otros departamentos
a nivel informativo.

 Este icono permite la consulta de otro documento

 En conclusión ésta transacción es similar a la descrita en la transacción

FK10N, con la diferencia que en ésta transacción existe un filtro previo para
elaborar el informe, es decir podemos filtrar por partidas abiertas,
compensadas ó todas las partidas.

GESTIÓN DE ACREEDORES - PAGOS DE ACREEDOR

Salida de pagos manual

Contabilizar salida pago F-53

139
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. En la pantalla principal, se completan los campos obligatorios así,

2. Con la pantalla diligenciada, seleccionamos el botón ,

140
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. En la barra de menú se selecciona en documento la opción de simular

141
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Se selecciona el botón de grabar y aparece el siguiente mensaje

Compensación automática F.13

 Descripción: Por medio de esta transacción puedo realizar compensaciones

automáticas por criterio de selección, existen cinco criterios de selección que
permiten visualizar que se puede compensar.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro mayor /

Operaciones periodicas / Compensar
automaticamente / Sin modelo de moneda de
compensación
Vía código de transacción F.13

142
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Complete los campos obligatorios, como se ve en la siguiente pantalla

 Sociedad: Sociedad en la que deseamos compensar.

 Ejercicio: Período, generalmente de 12 meses, para la empresa
143
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Cuenta: Número de la cuenta de mayor de las partidas que se desea

compensar.
 Fecha de Compensación: Fecha de compensación.

2. En [Link] seleccionamos si solo queremos visualizar

antes de compensar.

NOTA: Podemos escoger varios criterios de selección deudores, acreedores o

cuentas de mayor según lo que se desee compensar, para este caso utilizamos
cuentas de mayor.

3. Dar click en el icono para visualizar la compensación, en la parte inferior de

la pantalla aparecerá un texto indicando que la ejecución es de test o prueba y
que aún no se ha grabado.

144
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Regresamos con a la pantalla anterior, quito el flag en ,

luego dar click a y el sistema genera la siguiente pantalla indicando que la
ejecución ha sido realizada.

GESTION DE DEUDORES - ANTICIPOS RECIBIDOS

Solicitud anticipo deudor F-37

 Descripción: Esta entrada nos permite registrar el anticipo de un Cliente. Las

solicitudes de anticipos para SAP son documentos estadísticos que no generan
documentos financieros pero sirven para la Posición y Previsión de Tesorería.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Deudores /

Contabilización / Anticipo / Solicitud.
Vía código de transacción F-37

145
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se completan los campos obligatorios como se ve a continuación

 Fecha de documento: Fecha de solicitud del anticipo

 Clase: Aquí por Default, el sistema propone un número de documento, pero si
se despliega el Match Code se encuentran más, pero no son los adecuados para
la operación Solicitud Anticipo. Por ésta razón se debe elegir la opción DZ que
significa “pago de deudor”
 Cuenta: Se colocará el número de la cuenta del Deudor. (Este deberá estar
necesariamente creado en el maestro de Deudores).

146
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Indicador de cuenta mayor especial: Se marcará el Indicador de Cuenta Mayor

Especial la cual permitirá relacionar este anticipo contra la futura liquidación.
Se selecciona “A” para anticipos de clientes.

2. Completada la información se da click en y se obtiene

 Importe: Es un campo obligatorio, donde registramos el valor del anticipo.

 Vence el: Es un campo obligatorio y permitirá controlar el recaudo que se
debería tener.
 Texto: En este campo se recomienda ingresar una descripción del concepto
del anticipo.

3. Terminado de diligenciar la información se da click en con lo que se

validarán los campos ingresados, mostrando el resumen del documento.

147
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Se da click en para grabar la información con un documento que traerá una

numeración interna e identifica la solicitud de anticipo creada.

NOTA: Si se quiere ver un estado de cuenta de este Deudor, con se abre

un nuevo modo o pantalla y con la transacción FBL5N, se obtiene la
información.

GESTIÓN DE ACREEDORES - FACTURAS Y ABONOS

Salida de factura

Entrar factura de deudor F-22

 Descripción: Mediante esta transacción se pueden crear cuentas por cobrar

desde el módulo financiero (FI) sin tener que pasar por el módulo de ventas
(SD). Esta entrada permitirá hacer ingresos masivos de facturas de diversos
Clientes, para esto será necesario tener un manejo adecuado de las clases de
documentos y las claves de contabilización.
148
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Deudores /

Contabilización / Factura General.
Vía código de transacción F-22

1. Esta pantalla consta de dos partes; en la superior se debe de registrar

obligatoriamente la fecha del documento, la clase de documento, la sociedad,
el período y el tipo de moneda. En la parte inferior de la pantalla se debe
definir la clave de contabilización, la cual define la clase de movimiento y la
cuenta (código del acreedor).

149
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. A continuación se da click en ejecutar . En esta pantalla se incluye el valor

de la factura, la fecha base para calcular la fecha de pago, el indicador de
impuestos y se habilita la opción de cálculo de impuestos. En la parte inferior
se genera la contrapartida del documento.

150
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Para visualizar el resumen de la factura del deudor, se selecciona el botón ,

151
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. En la barra de menú se selecciona en documento la opción de simular

5. Se selecciona el botón de grabar y aparece el siguiente mensaje

152
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Registro de facturas salientes FB70

 Descripción: Mediante esta transacción se pueden crear cuentas por cobrar

desde el módulo financiero (FI) sin tener que pasar por el módulo de ventas
(SD)

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión financiera / Deudores /

Contabilización / Factura
Vía código de transacción FB70

1. Completamos los datos obligatorios como se ve a continuación en la pestaña de

“Datos básicos”,

153
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Deudor: Cuenta que identifica al Deudor.

 Fecha Factura: Indica la fecha de emisión del documento original.
 Fecha de Contabilización: Fecha con la que la cuenta por cobrar entra en la
contabilidad financiera.
 Referencia.: Número de documento a entregar al deudor
 Importe.: Monto del documento en la moneda del documento
 Calc. Impuestos: Hace que el sistema, al simular o al contabilizar, contabilice
los impuestos automáticamente
 Indicador de IVA: Indicador de impuesto de IVA que determina la tasa a
aplicar al Deudor.
 Texto: Texto explicativo para posición de documento.

NOTA: En la pantalla Registrar Factura de Deudor en el extremo derecho de

la pantalla se puede visualizar la información general del deudor (ver pantalla
anexa), en esta misma sección en la parte inferior se podrá visualizar un icono
que se podrá activar para consultar las partidas abiertas del deudor y los datos
bancarios del mismo.

154
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Si se desea consultar o corregir algún dato maestro del deudor se dará click en
y el sistema genera la siguiente pantalla

3. Al regresar la pantalla principal, en la pestaña de “Pago” se completan los

campos obligatorios así,

155
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. En la pantalla principal, la pestaña de “Detalle” se completan los campos

obligatorios así,

156
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Las demás pestañas son informativas, por lo tanto no son obligatorias

Registrar Factura Deudor y proceder a simular con para generar la

siguiente pantalla

5. En esta pantalla se podrá verificar la contabilización de la factura, si se esta de

acuerdo con estas contabilizaciones se procede a realizar la contabilización del
documento con generando un aviso de que el documento fue contabilizado
y asignado un número.

NOTA: Si no se desea contabilizar aún la factura se podrá dar click en

con lo que se registrará la factura pero no afectará
cuentas contables y el documento podrá ser modificado posteriormente.
Si se utiliza este icono la factura se grabará pero luego podrá
ser consultada mas no modificada, este se utiliza más que todo cuando existe
un usuario que realiza la transacción y otro que aprueba.

157
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

GESTIÓN DE ACREEDORES - ANALISIS CUENTAS DEUDORES

Análisis PI deudores FBL5N

 Descripción: Esta entrada permitirá tener una visualización de las partidas

abiertas, compensadas y totales de uno o varios Deudores.

 Acceso a la transaccion

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Deudores /

Cuenta / Visualizar – Modificar Partidas
Vía código de transacción FBL5N

1. En esta pantalla se digita el código de el deudor o los Deudores de los cuales se

desea visualizar las partidas.
En la parte de Selección de partidas se podrá seleccionar si se quiere las
Partidas abiertas, Partidas Compensadas o Todas las Partidas, se podrá utilizar
el sistema de selección múltiple para las fechas haciendo usos del icono .
Deberá marcarse también la Clase de partida que desea visualizar.

158
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Luego dar click en para generar la siguiente pantalla

159
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Como podrá apreciarse esta pantalla contiene todas las partidas del deudor,
esta pantalla cuenta con una serie de herramientas para el análisis de las
partidas las cuales se explican a continuación:

Estos indicadores muestran el status del documento como su vencimiento,

pendiente o compensado, etc.

3. Dando doble click sobre cualquiera de los datos de alguno de los registros se
obtendrá la pantalla de Visualizar documento

4. Como podrá apreciarse esta pantalla muestra parte de la información ingresada

al momento de registrar el documento si se desea tener más información
bastará con dar click en obteniéndose la siguiente pantalla

160
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

5. Para retornara a la pantalla anterior dar clic en . En la pantalla Visualizar

documento dando click en se activarán los campos que pueden ser
modificados, estos aparecen con letra roja

6. Se modifica el campo y se procede a grabar con . Con click en se

devuelve a la pantalla inicial, donde se podrá consultar el movimiento de otro
Deudor.

161
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: En conclusión ésta transacción es similar a la descrita en la transacción

FD10N, con la diferencia de: que en ésta transacción existe un filtro previo para
elaborar el informe, es decir podemos filtrar por partidas abiertas,
compensadas ó todas las partidas.

Análisis de saldos - Análisis de cuentas deudor FD11

 Descripción: Esta entrada permite realizar la evaluación de las diferentes

partidas de los Deudores

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Deudores /

Cuenta / Análisis
Vía código de transacción FD11

1. Al ingresar a la transacción se encuentra una pantalla que permite evaluar la

información por diferentes opciones, así:

162
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Si se da click en vamos a la pantalla general del análisis y allí se le puede

dar doble click a cualquier campo descrito, para llegar al detalle

163
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Y si por ejemplo se da doble click en una de las partidas, como la que dice

, se muestra aún más detalle:

164
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. De la misma manera se puede navegar por todas las pestañas de la ventana

“Análisis de cuentas”

CONTABILIDAD BANCARIA - ENTRADAS

GESTION DE CHEQUES – EN CARTERA

Visualizar info cheques FCH1

 Descripción: Este proceso permite visualizar la información de los cheques

girados.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques /
Visualizar / Para cheque
Vía código de transacción FCH1

165
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se entra a la siguiente pantalla y se digita la información solicitada, la cual

puede ser consultado a través del Match Code, (la clave de banco y la cuenta
bancaria no se deben diligenciar, ya que al diligenciar los datos de la izquierda,
se excluyen los de la derecha), así

166
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se selecciona él que se quiere visualizar y se da doble click sobre él y después

se hace click en . El sistema ingresa a la pantalla donde se tiene toda la
información del cheque girado, el beneficiario, el importe, la fecha en que se
giro, en que se pago, número de cuenta, banco, documento con el cual se
contabilizó.

167
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. En la pantalla las carpetas nos muestran la siguiente información

 Receptor del cheque: Permite ver los datos del acreedor.

 Librador del cheque: Permite ver el usuario, la fecha en que se giro el cheque.

168
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Documento correspondiente: Se puede visualizar que documento fue afectado

con el giro de este cheque.

 Documento de pago: Es el número de un documento contable. El número de

documento es la clave con la cual se accede a un documento contable. El
número de documento es unívoco para cada sociedad y ejercicio. Al entrar un
documento, el usuario puede bien indicar el número manualmente o dejar que
el sistema asigne el número a partir de un rango de números predeterminado.
El rango de números permitido se determina en cada sociedad, por clase de
documento.

169
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Visual. Cheques por doc. Pago FCH2

 Descripción: Este proceso permite visualizar el número del documento con el

cual se contabilizó el pago.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques /
Visualizar / Para el documento de pago
Vía código de transacción FCH2

170
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se digita la transacción y se ingresa a la siguiente pantalla:

2. Cuando se hace click en el icono se despliega la misma información de la

transacción anterior: FCH1.

171
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Registro de cheques FCHN

 Descripción: Este proceso permite registrar cheques. En los pagos automáticos,

las contabilizaciones se efectúan en las cuentas bancarias y cuentas transitorias
de cada sociedad.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques /
Visualizar / Registro de cheques
Vía código de transacción FCHN

172
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Al ingresar a la pantalla, se marcan las opciones de la información que estamos

requiriendo, en este caso se está marcando los cheques pendientes por cobrar.

173
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se da click en el icono de Ejecutar y se va a la siguiente pantalla, donde

está la lista con la información de los cheques pendientes

NOTA: Si no se marca la opción de cheques pendientes, y se da ejecutar se

ven todos los cheques que se han girado.

174
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Reenumerar cheques FCH4

 Descripción: Es equivalente a la transacción FCH3. Permite renumerar los

cheques, como cuando se va a anular un cheque o intervalo de cheques que no
se van a utilizar.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Modificar
/ Renumerar
Vía código de transacción FCH4

175
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se debe marcar como campo obligatorio el concepto por el cual se va a

renumerar los cheques, además del primer y último número que se va a
anular y el nuevo número para continuar girando los cheques.

2. Se da click en el icono y aparece el siguiente mensaje:

176
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Reimprimir cheque FCH7

 Descripción: Es equivalente a la transacción Esta transacción es equivalente a

las transacciones FCHP y FBZ5. Esta transacción permite reimprimir cheques.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Modificar
/ Reimprimir cheque
Vía código de transacción FCH7

177
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se completan los campos obligatorios de la pantalla, así

178
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se da click en el icono y aparece el siguiente mensaje:

179
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Por la siguiente ruta también se puede dar la orden de reimprimir

NOTA: Se debe tener muy claro que la Orden de Pago no se Anula, se está
girando un nuevo cheque.

180
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Modif. Info cheques / Cobrar FCH6

 Descripción: Esta transacción permite modificar la previa información de los

cheques.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Modificar
/ Información adicional/Cobrar
Vía código de transacción FCH6

1. En la pantalla se ingresa la información requerida así

181
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Si queremos podemos visualizar el cheque, se hace click en el icono y luego

en icono

3. Hacemos click en el icono para modificar la información del cheque, donde

es obligatorio ingresar la fecha de cobro del cheque (día en que fue entregado).

182
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

4. Luego de ingresar la fecha de cobro (Entrega) del cheque se graba la

modificación, con el icono

183
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Gestión banc. Cobro cheques manual FCHR

 Descripción: Esta transacción permite realizar el cobro de cheques de forma

manual.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Modificar
/ Cobro cheques manual
Vía código de transacción FCHR

184
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se ingresa a la siguiente pantalla, donde se indica el banco, la fecha en que fue

girado y la fecha en la cual se entrego el cheque.

185
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Dando click en el icono se va a la siguiente pantalla, donde se empieza a

ingresar el número del cheque, luego la fecha en que se giro (fecha valor) y
luego la fecha en que se pago (fecha de cobro)

3. Se da click en la carpeta de marcar lista e inmediatamente se

muestra el mensaje de grabación del cheque.

186
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Modif. Asignación cheque/pago FCHT

 Descripción: Esta transacción nos permite anular un cheque y reemplazarlo

por otro, sin anular la orden de pago. Es equivalente a las transacciones FCH9,
FBZ5 y FCH7

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Modificar
/ Asignación para pago
Vía código de transacción FCHT

187
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. En la pantalla se ingresa la información requerida así

188
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se da click en esta carpeta e inmediatamente se reasigna el

nuevo cheque y se anula automáticamente el anterior.

189
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Crear info cheques FCH5

 Descripción: Esta transacción nos permite generar un nuevo cheque a una

orden de pago ya existente.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Crear /
Cheques manuales
Vía código de transacción FCH5

1. En la pantalla se ingresa la información requerida así

190
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se da click en el icono y se va a la siguiente pantalla, donde se llenan los

campos con la información necesaria para girar el nuevo cheque, (el importe,
fecha)

3. Ya ingresados los datos se graba para generar el nuevo cheque

191
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Anular cheques FCH3

 Descripción: Los cheques anulados van acompañados de una descripción de

porqué no pueden utilizarse como medios de pago (las denominadas razones
de no validez).
Los cheques se anulan en las siguientes situaciones:
 A través de los programas de impresión de formularios:
o impresión de prueba
o desbordamiento de páginas
o cierre de formularios
 Por el usuario a través de alguna de las transacciones siguientes:
o 'Anular cheques' FCH8
o 'Anular pago por cheque'
192
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

o 'Anular documento', en tanto se trate de un documento contable para un

pago por cheque
o 'Renumerar cheques' ó 'reimprimir cheques'. En este caso se marcan
todos los cheques que han sido liberados mediante la acción como no
válidos. FCH4

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Invalidar
/ Cheques no utilizados
Vía código de transacción FCH3

1. En la pantalla se ingresa la información requerida así

193
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se hace click sobre la carpeta , y la pantalla muestra el siguiente

mensaje confirmando su anulación

Invalidar cheque emitido FCH9

194
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Descripción: Esta transacción permite anular cheques ya emitidos, es

equivalente a la transacción FCH7 y FCHT (ver descripción de la transacción
FCH3)

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Invalidar
/ Cheques extendidos
Vía código de transacción FCH9

1. En la pantalla se ingresa la información requerida así

195
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: en la pestaña “Datos bancarios” no es necesario llenar los campos de

“Clave de banco” y “Cuenta bancaria”.

2. Se puede visualizar la información del cheque previamente por medio del icono
.

196
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Se regresa a la primera pantalla con el icono y se hace click sobre la carpeta

, y la pantalla muestra el siguiente mensaje confirmando su anulación

Anular pago mediante cheque FCH8

 Descripción: Permite anular un cheque con su respectiva orden de pago y

cambiarlo por otro cheque y otra orden.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Invalidar
/ Anular pago
Vía código de transacción FCH8

197
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. En la pantalla se ingresa la información requerida así

198
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

2. Se puede visualizar la información del cheque previamente por medio del icono
.

3. Se regresa a la primera pantalla con el icono y se hace click sobre la carpeta

, y la pantalla muestra el siguiente mensaje confirmando su anulación

199
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Borrar info cheques [Link]ón pago FCHD

 Descripción: Esta transacción permite borrar la información de los cheques

para ejecución.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Borrar /
Para ejecución de pago
Vía código de transacción FCHD

200
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Al ingresar a la transacción, se debe de ingresar la información que se solicita,

así

2. Se hace click sobre el botón de ejecutar , para borrar la información del

cheque, la pantalla arroja un mensaje de confirmación de la orden.
201
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Como esta orden de pago ya se envío a impresión, el sistema lo reporta.

Borrar cheques manuales FCHF

 Descripción: Esta transacción permite borrar cheques manuales.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Borrar /
Cheques manuales
Vía código de transacción FCHF

202
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Al ingresar a la transacción, se debe de ingresar la información que se solicita,

así

2. Se hace click sobre el botón de ejecutar , para borrar la información del

cheque, la pantalla arroja un mensaje de confirmación que se borro la
información de cheques.

203
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Borrar cheques anulados FCHE

 Descripción: Esta transacción permite anular cheques, tanto manuales como en

corrida de pagos

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Borrar /
Cheques invalidados
Vía código de transacción FCHE

204
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Al ingresar a la transacción, se debe de ingresar la información que se solicita,

así

2. Se hace click sobre el botón de ejecutar , para borrar la información del

cheque, la pantalla arroja un mensaje de confirmación que se borro la
información de cheques.

NOTA: Solo es posible borrar cheques anulados manualmente o no utilizados.

Reinicializar datos FCHG

 Descripción: Esta transacción permite reinicializar los datos de un cheque.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores /

Entorno / Información de Cheques / Borrar /
Reinicializar datos
Vía código de transacción FCHG

205
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Al ingresar a la transacción, se debe de ingresar la información que se solicita,

así

206
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Se tienen tres opciones para reinicializar:

: El programa reinicializa la fecha de cobro en los cheques

seleccionados si este indicador fue marcado.

: El programa reinicializa la fecha de extracto en los

cheques seleccionados si este indicador fue marcado.

: Si se ha seleccionado este indicador, el programa

restablece la causa de no validez en los cheques seleccionados.

NOTA: Simultáneamente debe observarse que sólo pueden reactivarse como

cheques reales aquellos cheques que anteriormente han sido identificados
como no válidos con la función 'Anular cheques emitidos'. La causa para ello es
que la función 'Anular pago de cheques' realiza también, junto con la entrada
del motivo de no validez, la anulación de la compensación del pago y la
anulación del documento de pago, un proceso que es automáticamente
reversible.

2. Se ingresa la información del o los cheque(s) que se desea reinicializar y se da

. El sistema genera los mensajes de información por los cheques que se han
tratado, así:

207
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

Verificación de facturas MM MIRO

 Descripción: Esta transacción permite realizar la entrada y salida de

mercancías, anular tanto de entrada como de salida y visualizar el documento
de entrada, salida o de anulación.

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Verificación de facturas logística / Entrada de
documentos / Añadir factura recibida
Vía código de transacción MIRO

208
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

1. Se diligencian las pestañas de la pantalla principal, como se muestra a

continuación,

 Datos básicos:
o Fecha factura: Indica la fecha de emisión del documento original.
o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del
documento.
o [Link]: Cuota de IVA en la moneda del documento.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.
o Referencia: El número de documento de referencia sirve como concepto de
búsqueda en la visualización o la modificación de documentos.
o Indicador IVA: El indicador de impuestos representa una categoría
impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda.

 Pago:

o Fecha base: Fecha a la que se refieren los datos para el vencimiento del
descuento y el vencimiento del pago neto. Este es el caso en posiciones de
documento en cuentas de terceros.

209
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

o [Link]: Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en

forma de tipos de descuento y plazos de pago
o Bloq. Pago: Indica el motivo por el cual un documento se ha bloqueado para
el pago.

 Impuestos

o Impuesto mon. Docum.: Cuota de IVA en la moneda del documento.

210
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

 Retención

o [Link]: A un tipo de retención de impuestos están asignados uno o

varios "Indicadores de retención" que, entre otros, establecen diferentes
porcentajes para los tipos de retención.

211
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

NOTA: Las demás pestañas son informativas, por lo tanto no es obligatorio

diligenciarlas.

 Referencia a pedido (parte baja de la pantalla)

1. Indica el tipo de documento a que se refiere la factura de entrada.

2. Indica una clave alfanumérica que identifica al documento de forma
unívoca.
3. Indicador: Posición mcía. / Costes [Link]ón / Ambos
4. Determina qué columnas y en qué secuencia se visualizarán en la lista de
posiciones.

2. Con las pestañas diligenciadas, seleccionamos , y nos lleva a la

siguiente pantalla
212
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO III – PROCESOS

3. Se graba con y el sistema nos arroja un número logístico,

213
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

CAPITULO IV – SISTEMAS DE INFORMACION

Extractos de cuentas de deudores/acreedores/[Link] S_ALR_87012332

 Descripción: Por medio de esta transacción se puede consultar los movimientos

del deudor y acreedor simultáneamente.

1. Se completan los campos obligatorios, y se seleccionan las delimitaciones del

extracto de la siguiente manera,

2. Definidos los datos del extracto se selecciona ejecutar para visualizar el

informe.
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

Lista de partidas individuales de acreedores S_ALR_87012103

 Descripción: Por medio de esta transacción se consulta el movimiento del

acreedor separado por cuentas contables q afecten.

1. Se completan los campos obligatorios, y se seleccionan las partidas de la

siguiente manera,

215
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

2. Definidos los datos del informe se selecciona ejecutar para visualizarlo,

216
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

Balance S_PL0_86000028

 Descripción: Esta transacción sirve para visualizar el balance general, el estado

de pérdidas y ganancias con variables como fechas, periodos, centros de costos
y números de cuentas.

1. Se completan los campos obligatorios, y se diligencia la pestaña “Selecciones

de informes” de la siguiente manera, (los siguientes dos pantallazos pertenecen
a la misma pantalla principal)

217
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

2. Definidos los datos del informe se selecciona ejecutar para visualizarlo,

218
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

3. Al hacer doble click sobre balance, aparece la siguiente pantalla,

Declaración de IVA S_ALR_87012357

 Descripción: Por medio de esta transacción auxiliar se puede visualizar el IVA

generado, descontable, etc., realizado en una sociedad mediante los módulos
logísticos de mm sd y/o fi.

1. Se completan los campos obligatorios de la siguiente manera,

219
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

2. Definidos los datos del informe se selecciona ejecutar para visualizarlo,

NOTA: El final de la pantalla muestra resumen

220
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

NOTA: Para exportarlo a un formato se elige el botón fichero local se elige la

opción .

Diario de documentos S_ALR_87012287

 Descripción: El diario de documentos recoge los datos más importantes de

cabecera de documento y posiciones de documento relacionados. En función de
las normas de presentación de cuentas válidas en un país puede ser necesario
imprimir el diario de documentos en papel registrado. Esta opción se constituye
en una fuente de información para el análisis.

Si se selecciona el indicador de clasificación "2" se edita además un subtotal

por fecha de contabilización.
Es posible excluir determinadas cuentas de mayor del diario. Por el contrario, la
posibilidad inversa de crear el diario sólo para determinadas cuentas no es
recomendable por razones de rendimiento.
Con grandes volúmenes de datos debería utilizarse siempre, por razones de
rendimiento, la lista clásica (parámetros de selección).
Mediante el parámetro "Test" es posible controlar si los totales Debe y Haber
actuales de la declaración mensual deben almacenarse en la tabla "TRVOR". Si

221
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

no se marca el parámetro "Test" se actualizarán los siguientes campos de la

tabla TRVOR:
Argumento:    - Nombre del report
                 - Sociedad
                 - Ejercicio del período contable
Parte función:   - Fecha de contabilización impresa más reciente
                 - Total final Debe consecutivo
                 - Total final Haber consecutivo
                 - Último número de documento de pago asignado
                 - Fecha CPU de la ejecución
En cada nueva ejecución mensual se toman los totales Debe y Haber de la
tabla "TRVOR" y se visualizan como arrastre de saldo en el diario de
documentos.
Si el libro mayor nuevo está activo, la actualización se realizará en la tabla
"FAGL_TRVOR" en lugar de en la tabla "TRVOR". La actualización de los datos
en dicha tabla se realiza por ledger.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor

/ Sistema de Información / Informes de
libro mayor (nuevo) / Documento / General
/ Diario de Documento
Vía código de transacción S_ALR_87012287

222
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

1. Al dar doble click a la transacción se completan los campos obligatorios, así:

223
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

 Sociedad: Sociedad en la cual estamos trabajando. (Obligatorio)

 No. Documento: Documentos a consultar
 Ejercicio: Año de la consulta. (Obligatorio)
 Ledger: Libro Contable
 Fecha de Contabilización: Periodo a consultar, rango de fechas
 No. Referencia: Documento Soporte
 Cuenta de Mayor: Código contable, definido en el Plan de Cuentas sobre el
cual se requiere hacer la consulta.
 [Link]: Marque este flag si no requiere actualizar la base de datos con el
informe generado.

2. Al hacer click sobre el icono , este muestra la información de la cabecera, los

campos en verde son los que están activos para el informe

3. Haciendo click sobre el icono se puede elegir algún informe configurado por
el usuario.

224
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

4. Para generar el informe dar click a .

NOTA:
 Si generamos la consulta por CUENTAS CONTABLES, el reporte nos permite ver
los movimientos con la Cuenta de Mayor, Cta. Asociada, Debito/Crédito de la
cuenta con detalle de los documentos y los totales por el periodo consultado.
 Si generamos la consulta por No. de documento, el reporte nos genera la
CONTABILIZACION con su CONTRAPARTIDA respectiva por cada documento,
con la Cuenta de Mayor, Cta. Asociada, Debito/Crédito de la cuenta con detalle
de los documentos y los totales por el periodo consultado.

Diario compacto de documentos S_ALR_87012289

 Descripcion: El diario compacto de documentos recoge los datos más

importantes de cabecera de documento y posiciones de documento
relacionados, se realiza con el fin de verificar la información de un periodo. Esta
opción se constituye en una fuente de información para el análisis.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

Mayor / Sistema de Información / Informes
de libro mayor / Documento / General /
Diario Compacto de Documento
Vía código de transacción S_ALR_87012289

225
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

1. Se completan los campos de la pantalla de la siguiente manera

226
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

 Sociedad: Sociedad en la cual estamos trabajando.

 No. Documento: Documentos a consultar
 Ejercicio: Año de la consulta
 Ledger: Libro Contable
 Fecha de Contabilización: Periodo a consultar, rango de fechas
 No. Referencia: Documento Soporte

2. Se da click sobre el icono , el cual muestra la información de la cabecera, los

campos en verde son los que están activos para el informe

227
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

5. Haciendo click sobre el icono se puede elegir algún informe configurado por
el usuario

6. Para generar el informe dar click a .

228
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

7. Si se requiere visualizar al detalle alguna línea de la lista, se utiliza el botón .

Plan de cuentas S_ALR_87012326

 Descripción: Esta transacción sirve para visualizar las cuentas contables

creadas en la sociedad.

1. Al ingresar a la transacción, se debe de ingresar la información que se solicita,

así

229
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

2. Definidos los datos del informe se selecciona ejecutar para visualizarlo,

230
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI
CAPITULO IV – SISTEMAS DE
INFORMACION

231
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO V – LIBROS
OFICIALES

CAPITULO V – LIBROS OFICIALES

Los libros oficiales son reportes para la contabilidad, en la cual se

generan las cuentas contables agrupadas por diferentes criterios. Las
transacciones para ejecutar los libros oficiales son,
o z_mayor_balance
o z_libro_diario

Libro Mayor z_mayor_balance

 Descripción: Esta transacción permite generar el reporte del libro

mayor.

Libro Diario z_libro_diario

 Descripción: Esta transacción permite generar el reporte del libro

diario.

232
MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO V – LIBROS
OFICIALES

233
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

CAPITULO VI – VENTA DE GANADO COMO ACTIVO FIJO

VENTA DE GANADO INTERSEGMENTOS

MODULO ACTIVOS FIJOS

Visualizar valores de activos fijos AW01N

 Descripción: Permite revisar cuál es el último movimiento, la respectiva

fecha, quién está vendiendo y entrar al activo fijo a revisar las últimas
transacciones y sus fechas, para evitar que en el momento que se
realiza la venta se tome una fecha anterior o la de la factura física, lo
cual podría afectar el costo de venta y la utilidad.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos

fijos / Sistema de información / Informes
contabilidad activos fijos / Activo fijo
individual / Asset Explorer
Vía código de transacción AW01N

234
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

1. En la pantalla principal se ingresa la sociedad, el Activo fijo y el ejercicio

que requerimos revisar, y se acepta ,

o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.

o Activo fijo: Número que, junto con el subnúmero de inmovilizado,
identifica unívocamente a un inmovilizado en la contabilidad de
inmovilizados.
o Ejercicio: Período, generalmente de 12 meses, para el que la empresa
deberá crear su propio inventario y balance. El ejercicio se puede
cubrir con el año natural, pero esto no es obligatorio.

2. Ya en la pantalla se visualiza el último movimiento generado en el

sistema,

235
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

Traslado de Activos Fijos ABUMN

 Descripción: Esta transacción permite facturar, para hacer el traslado

interno o la venta a la hacienda que está comprando.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos

fijos / Contabilización / Traslado / Traspaso
dentro de la sociedad
Vía código de transacción ABUMN

236
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

1. En la pantalla principal se ingresa la sociedad, el Activo fijo y el ejercicio

que requerimos revisar, y se acepta

o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.

o Activo fijo: Número que, junto con el subnúmero de inmovilizado,
identifica unívocamente a un inmovilizado en la contabilidad de
inmovilizados.
o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación
del documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
o Fecha de referencia: La fecha de referencia es la fecha valor para la
contabilidad de activos fijos. Puede diferir de la fecha de
contabilización y de la fecha de documento, y encontrarse, además,
en períodos contables ya cerrados para la contabilidad. Sin embargo,
el año de contabilización y el año de referencia deben coincidir.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.

NOTA: Para las ventas internas siempre se toma el último día del mes.
Para el caso de la Compañía de Jesús se tomará como último día del
mes el 30.

237
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

2. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de

la ventana principal,

o Período contable: Las cifras de movimientos de las cuentas se

actualizan por períodos dentro del ejercicio. En este caso cada período
dependerá del número de los meses del año.
o Clase de documento: Sirve para clasificar los documentos contables.
De ella se deja constancia en la cabecera del documento.
o Variante para transferencia de activos fijos: Variante de transferencia.

3. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de

la ventana principal,

o Cantidad: Proporción de la cantidad del pedido total que quiere

asignar.

238
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

4. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de

la ventana principal, la cual es sólo informativa por lo tanto es opcional
de diligenciarse,

239
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

NOTA: Para verificar las unidades de ganado disponible para la venta,

utilizamos la transacción S_ALR_87011981.

5. Se selecciona simular , y el sistema nos arroja la siguiente pantalla,

6. Se selecciona el botón , con el fin de modificar o de adicionar o

eliminar columnas de la tabla de “Posiciones doc.”, para este caso
adicionamos cantidad, centro de beneficio y texto como opciones de
visualización,

240
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

7. Podemos observar de nuevo la tabla de acuerdo a las opciones que

elegimos anteriormente, así,

8. Por último, se graba y el sistema nos arroja el siguiente mensaje de

confirmación,

241
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

Contabilización General F-02

o Descripción: Esta transacción permite realizar la contabilización general

del costo, valor de venta y utilidad en la hacienda que se está
vendiendo, además del gasto para la hacienda a la que se está
comprando. Para este caso se hace un contabilización a la cuenta
539526 donaciones intersegmentos, teniendo en cuenta que se está
realizando una venta como tal y que la utilidad se envía como donación.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

mayor / Contabilización / Contabilización
general
Vía código de transacción F-02

1. En la pantalla principal se ingresa la información de los campos

obligatorios, y se acepta ,

o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación

del documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de coste

242
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

o Referencia: El número de documento de referencia puede contener el

número de documento en el interlocutor comercial. Sin embargo, este
campo también puede estar rellenado de otra forma.
o Texto de cabecera del documento: El texto de cabecera de documento
contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el
documento.
o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.
o Moneda: Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en
el sistema.
o [Link]: Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima
posición de documento.
o Cuenta: Cuenta que se ha de contabilizar.

2. Se acepta la información y el sistema nos lleva a otra pantalla

donde se digitan los datos del ingreso de la venta.

243
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del

documento. Se digita el valor del costo del documento generado en
AF.
o [Link]: Indicador IVA. El indicador de impuestos representa
una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración
a Hacienda.
o Centro de coste: Clave que identifica un centro de coste de forma
unívoca. Elegimos con el match code y nos lleva a la siguiente
pantalla de selección:

o Texto: Texto explicativo para posición de documento.

o [Link]: Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima
posición de documento.
o Cuenta: Cuenta que se ha de contabilizar.

244
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

3. Se acepta la información y el sistema nos lleva a otra pantalla,

donde se digitan los datos del costo de la venta.

o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del

documento. Se digita el valor del costo del documento generado en
AF.
o [Link]: Indicador IVA. El indicador de impuestos representa
una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración
a Hacienda.
o Centro de coste: Clave que identifica un centro de coste de forma
unívoca.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.
o [Link]: Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima
posición de documento.
o Cuenta: Cuenta que se ha de contabilizar.

245
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

4. Se acepta la información y el sistema nos lleva a otra pantalla donde

se digitan los datos del ingreso del gasto de la compra.

o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del

documento. Se digita el valor del costo del documento generado en
AF.
o [Link]: Indicador IVA. El indicador de impuestos representa
una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración
a Hacienda.
o Centro de coste: Clave que identifica un centro de coste de forma
unívoca. Elegimos con el match code y nos lleva a la siguiente
pantalla de selección:

246
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

o Texto: Texto explicativo para posición de documento.

o [Link]: Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima
posición de documento.
o Cuenta: Cuenta que se ha de contabilizar.

247
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

5. Se acepta la información y el sistema nos lleva a otra pantalla, donde

se digitan los datos de la utilidad de la venta.

o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del

documento. Se digita el valor del costo del documento generado en
AF.
o [Link]: Indicador IVA. El indicador de impuestos representa
una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración
a Hacienda.
o Centro de coste: Clave que identifica un centro de coste de forma
unívoca.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.
o [Link]: Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima
posición de documento.
o Cuenta: Cuenta que se ha de contabilizar.

6. Se selecciona visualizar resumen y el sistema nos muestra la

siguiente pantalla,

248
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

7. Simulamos la información, para esto se va a la barra de menú y en

“Documento” se selecciona la opción “Simular libro mayor”, así,

249
 MANUAL DE USUARIO
PROCESO GANADO
CAPITULO VI – VENTA DE
GANADO COMO ACTIVO FIJO

8. Para grabar se devuelve a la pantalla anterior y se graba ,

NOTA: Si no se deja grabar porque no hay presupuesto, sale el

siguiente mensaje

Se hace doble click sobre el mensaje y este muestra la siguiente

ventana, la cual es remitida al jefe de contabilidad o al asistente de
contabilidad para que éste genere el presupuesto requerido.

Ya generado el presupuesto, se graba y el sistema arroja el siguiente

mensaje de confirmación,

250
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

VENTA DE GANADO A TERCEROS

MODULO ACTIVOS FIJOS

Visualizar valores de activos fijos AW01N

 Descripción: Permite revisar cuál es el último movimiento, la respectiva fecha,

quién está vendiendo y entrar al activo fijo a revisar las últimas transacciones y
sus fechas, para evitar que en el momento que se realiza la venta se tome una
fecha anterior o la de la factura física, lo cual podría afectar el costo de venta y la
utilidad.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos

fijos / Sistema de información / Informes
contabilidad activos fijos / Activo fijo
individual / Asset Explorer
Vía código de transacción AW01N

1. En la pantalla principal se ingresa la sociedad, el Activo fijo y el ejercicio que

requerimos revisar, y se acepta ,
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.

o Activo fijo: Número que, junto con el subnúmero de inmovilizado, identifica
unívocamente a un inmovilizado en la contabilidad de inmovilizados.
o Ejercicio: Período, generalmente de 12 meses, para el que la empresa deberá
crear su propio inventario y balance. El ejercicio se puede cubrir con el año
natural, pero esto no es obligatorio.

2. Ya en la pantalla se visualiza el último movimiento generado en el sistema,

Ventas de ganado externas AF ABAON

 Descripción: Esta transacción nos permite realizar la salida de las unidades

vendidas contra una cuenta fuente y así lograr que el módulo de Inventarios MM
genere su proceso de la entrada al almacén de la hacienda.
252
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos

fijos / Contabilización / Baja / Baja con
ingresos / Baja venta sin deudor
Vía código de transacción ABAON

1. En la pantalla principal se ingresa la sociedad, el Activo fijo y el ejercicio que

requerimos revisar, y se acepta

o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.

o Activo fijo: Número que, junto con el subnúmero de inmovilizado, identifica
unívocamente a un inmovilizado en la contabilidad de inmovilizados.
o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del
documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
o Fecha de referencia: La fecha de referencia es la fecha valor para la
contabilidad de activos fijos. Puede diferir de la fecha de contabilización y de la
fecha de documento, y encontrarse, además, en períodos contables ya cerrados
para la contabilidad. Sin embargo, el año de contabilización y el año de
referencia deben coincidir.
253
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o Texto: Texto explicativo para posición de documento.

2. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de la ventana

principal,

o Período contable: Las cifras de movimientos de las cuentas se actualizan por

períodos dentro del ejercicio. En este caso cada período dependerá del número
de los meses del año.
o Clase de documento: Sirve para clasificar los documentos contables.
De ella se deja constancia en la cabecera del documento.

254
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

3. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de la ventana

principal,

o Cantidad: Proporción de la cantidad del pedido total que quiere asignar.

4. Se selecciona simular , y el sistema nos arroja la siguiente pantalla,

255
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

5. Se selecciona el botón , con el fin de modificar, de adicionar o eliminar

columnas de la tabla de “Posiciones doc.”, para este caso adicionamos cantidad,
centro de beneficio y texto como opciones de visualización,

6. Podemos observar de nuevo la tabla de acuerdo a las opciones que elegimos

anteriormente, así,

256
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

NOTA: En este paso si doy grabar no me lo va a permitir, ya que solo la posición

que esta previamente parametrizada tiene definido el centro de beneficio; debido
a que es una venta externa la cuenta puente no está heredando el centro de
costos.

Por lo tanto es necesario entrar a la cuenta de inventarios de la cuenta

parametrizada (esto se hace dando doble click sobre la cuenta), y se copia el
CeBe,

257
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

Después, se hace click sobre la cuenta puente para iluminarla, a continuación se

va al botón , donde se abre una ventana donde se pega el dato
antes copiado,

7. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

MODULO INVENTARIOS

Crear pedido ME21N

 Descripción: Esta transacción nos permite crear, modificar y/o visualizar un

pedido.

 Acceso a la transacción

258
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Compras / Pedido / Crear /
Proveedor/centro suministrador
conocido
Vía código de transacción ME21N

1. En la pantalla principal se ingresa la información de los campos obligatorios, y se

acepta ,

o Clase de pedido: Identificación que permite distinguir dentro del sistema SAP
las diferentes variantes que pueden adoptar las solicitudes de pedido y los
mismos pedidos.
o Proveedor/Centro suministrador: Número o nombre del proveedor o del centro
suministrador mediante el cual se deben adquirir los materiales.
o Fecha documento de compras: Fecha en la cual ha sido creado el documento
de compras.
o Organización de compras: Denomina la organización de compras.
o Grupo de compras: Clave de un encargado de compras o de un grupo de
encargados de compras responsable para determinadas actividades de
compras.
o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.
o Pos: Número de posición del documento de compra. Indica el número que
identifica unívocamente una posición en de un documento de compras.

259
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o I: Tipo de imputación. Indica si una posición debe liquidarse en una

imputación auxiliar (por ejemplo, centro de coste). En este caso siempre será
“A”.
o P: Tipo de posición del documento de compras. Especifica cómo se controla el
aprovisionamiento para una posición de material o para una posición de
servicio. En este caso estará vacío.
o Número de material: Identifica un material de forma unívoca.
o [Link]: Indica la denominación breve del material.
o [Link]: Indica la denominación breve del material.
o U: Unidad de medida de [Link] la unidad de medida en la que debe
pedirse el material.
o T: Tipo de fecha de la fecha de entrega. Especifica si la fecha de entrega se
introduce o visualiza como fecha del día o indicación de semana o mes.
o [Link]: Fecha en que debe entregarse la mercancía o prestarse el
servicio.
o [Link]: Precio neto en [Link] moneda documento. Especifica el precio
neto por unidad de precio.
o Grupo artículos: Un grupo de artículos agrupa varios materiales o servicios
con las mismas propiedades
o Ce.: Centro en el cual produce o para el cual desea adquirir materiales o
servicios.
o Solicitante: Indicación en la solicitud de pedido, que especifica para quien ha
de ser solicitado el material o la prestación de servicio.

2. Se acepta la información y elegimos la pestaña de Imputación ,

260
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o Número principal de activo fijo: Número que, junto con el subnúmero de

inmovilizado, identifica unívocamente a un inmovilizado en la contabilidad de
inmovilizados.
o [Link]: Código alfanumérico del centro gestor, el cual crea, modifica y
visualiza o al cual adjudica un presupuesto.

3. Se verifica la información con el botón , en algunas ocasiones saca un cuadro

de mensajes como este, cuando sale, simplemente se acepta la información

4. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

Liberación pedido de ganado - Liberación individual ME29N

 Descripción: Esta transacción nos permite liberar individualmente un pedido.

261
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Compras / Pedido / Liberar / Liberación
individual
Vía código de transacción ME29N

1. En la pantalla principal verificamos que estemos en el pedido que queremos

liberar,

262
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. Hacemos click en el botón para liberar , y nos queda liberado,

3. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

Entradas mercancías MIGO

 Descripción: Esta transacción nos permite realizar entradas de mercancías y es la

que contabiliza en FI por lo que es importante llenar toda la información

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Gestión de stocks / Movimiento de
mercancías / Entrada de mercancías /
Por pedido / MIGO_GR-EM para pedido
(MIGO)
Vía código de transacción MIGO

263
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

1. En la pantalla principal digitamos los campos obligatorios y damos aceptar

para que el sistema nos traiga toda la información del pedido,

o El primer espacio, indica la operación empresarial que desea registrar en el

sistema.
o El segundo espacio, indica el documento de referencia al que se desea hacer
referencia al registrar la actividad.

o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del

documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
o Nota de entrega: Indica el número del documento emitido por el proveedor o
por la producción que contiene información sobre la mercancía entregada.
o Texto de cabecera de documento: El texto de cabecera de documento
contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es
decir, no sólo para posiciones de documento determinadas.

264
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. Se verifica la información con el botón ,

3. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

265
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

Verificación de facturas ganado MM MIRO

 Descripción: Esta transacción permite realizar la entrada y salida de mercancías,

anular tanto de entrada como de salida y visualizar el documento de entrada,
salida o de anulación.

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Verificación de facturas logística / Entrada de
documentos / Añadir factura recibida
Vía código de transacción MIRO

1. Se diligencian las pestañas de la pantalla principal, como se muestra a

continuación,

 Datos básicos:
o Fecha factura: Indica la fecha de emisión del documento original.
o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del
documento.
o [Link]: Cuota de IVA en la moneda del documento.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.
o Referencia: El número de documento de referencia sirve como concepto de
búsqueda en la visualización o la modificación de documentos.
o Indicador IVA: El indicador de impuestos representa una categoría
impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda.

266
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Detalles:
o Texto cabecera: Texto informativo

 Impuestos
o Impuesto mon. Docum.: Cuota de IVA en la moneda del documento.
267
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. Se selecciona la posición, y hacemos click sobre el botón simular ,

268
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

3. Se selecciona Contabilizar y el sistema arroja un número logístico,

4. Con el documento creado, se va a la barra de menú y en documento de factura se

selecciona visualizar

5. Se selecciona el botón , y se abre una ventana donde se

selecciona el documento que se tiene que imprimir para pasar a tesorería,

269
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

Entradas mercancías (venta de ganado) MIGO

 Descripción: Esta transacción nos permite realizar entradas de mercancías y es la

que contabiliza en FI por lo que es importante llenar toda la información

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Gestión de stocks / Movimiento de
mercancías / Entrada de mercancías /
Por pedido / MIGO_GR-EM para pedido
(MIGO)
Vía código de transacción MIGO

270
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

1. En la pantalla principal digitamos los campos obligatorios y damos aceptar

para que el sistema nos traiga toda la información del pedido,

o El primer espacio, indica la operación empresarial que desea registrar en el

sistema.
o El segundo espacio, indica el documento de referencia al que se desea hacer
referencia al registrar la actividad.

o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del

documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
o Nota de entrega: Indica el número del documento emitido por el proveedor o
por la producción que contiene información sobre la mercancía entregada.
o Texto de cabecera de documento: El texto de cabecera de documento
contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es
decir, no sólo para posiciones de documento determinadas.
o Clase de movimiento: SM para activo fijo, es la clave que identifica la clase del
movimiento de mercancía. En este caso es 901.

NOTA: Esto mensaje aparece debido a que se va a cambiar de transacción dentro

de la migo.

271
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. En la pestaña , se seleccionan las cantidades,

3. En la pestaña , se completa el campo de Almacén y de Texto,

4. En la pestaña , se digita el precio,

NOTA: Primero se llenan los datos de la pestaña antes de poner el

precio.

272
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

5. Se verifica la información con el botón ,

6. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

273
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

MODULO VENTAS

Crear pedido de cliente VA01

 Descripción: Esta transacción es el último paso en el manejo del ganado,

después que la finca vende las vacas, éstas se dan de baja en el inventario,
luego se entran al almacén y ya quedan listas para la venta.

 Acceso a la transacción

Vía Menús Logística / Comercial / Ventas /

Pedido / Crear
Vía Código de VA01
Transacción

1. En la pantalla principal se completan los campos de la siguiente manera,

o Clase de Pedido: El documento de ventas que se ingrese, determina la

secuencia de las pantallas e información del documento.
o Organización de Ventas: Elemento organizacional responsable de las ventas de
productos y servicios
o Canal: Canal de distribución que permite la entrega de la mercancía.

274
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o Sector: Posibilidad de agrupar materiales, productos o servicios. Por mediación

del sector, el sistema determina el área de ventas y la división a las que se ha
asignado un material, producto o servicio.

2. Se acepta y el sistema nos trae la siguiente información,

NOTA: En el botón de datos de cabecera , se tiene que cambiar fecha de

documento, de tal manera que quede igual que en la pantalla principal,

275
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

3. Se selecciona la posición y hacemos click sobre el botón ,

4. Ya en la pantalla, se digita el precio de venta unitario y se acepta , para que el

sistema cambie todos los datos,

276
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

5. Se devuelve a la anterior pantalla, y se elige la posición con el botón ,

6. En la actual pantalla se confirman los datos en la pestaña “[Link]” y nos

lleva a la siguiente pantalla,

277
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

7. En la barra menú, seleccionamos documento de venta y elegimos la opción

Suministrar,

278
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

NOTA: Toca verificar detalladamente que todas las fechas sean las correctas.

8. Se selecciona , y el sistema arroja el siguiente mensaje,

9. En la misma pantalla, escribimos en la barra de comandos “/nvf01” y se acepta

,

279
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

10. Se vuelve a aceptar y en la siguiente pantalla se verifican los datos de la

pantalla,

11. Se selecciona el botón datos de cabecera , y en la pestaña , se

escriben los detalles de la venta.
280
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

12. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

NACIMIENTO DE GANADO

MODULO ACTIVOS FIJOS

Visualizar valores de activos fijos AW01N

 Descripción: Permite revisar cuál es el último movimiento, la respectiva fecha,

quién está vendiendo y entrar al activo fijo a revisar las últimas transacciones y
sus fechas, para evitar que en el momento que se realiza la venta se tome una
fecha anterior o la de la factura física, lo cual podría afectar el costo de venta y la
utilidad.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos

281
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

fijos / Sistema de información / Informes

contabilidad activos fijos / Activo fijo
individual / Asset Explorer
Vía código de transacción AW01N

3. En la pantalla principal se ingresa la sociedad, el Activo fijo y el ejercicio que

requerimos revisar, y se acepta ,

o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.

o Activo fijo: Número que, junto con el subnúmero de inmovilizado, identifica
unívocamente a un inmovilizado en la contabilidad de inmovilizados.
o Ejercicio: Período, generalmente de 12 meses, para el que la empresa deberá
crear su propio inventario y balance. El ejercicio se puede cubrir con el año
natural, pero esto no es obligatorio.

282
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

4. Ya en la pantalla se visualiza el último movimiento generado en el sistema,

Traslado de Activos Fijos ABUMN

 Descripción: Esta transacción permite facturar, para hacer el traslado interno o la

venta a la hacienda que está comprando.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos

fijos / Contabilización / Traslado / Traspaso
dentro de la sociedad
Vía código de transacción ABUMN

283
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

1. En la pantalla principal se ingresa la sociedad, el Activo fijo y el ejercicio que

requerimos revisar, y se acepta

o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.

o Activo fijo: Número que, junto con el subnúmero de inmovilizado, identifica
unívocamente a un inmovilizado en la contabilidad de inmovilizados.
o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del
documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
o Fecha de referencia: La fecha de referencia es la fecha valor para la
contabilidad de activos fijos. Puede diferir de la fecha de contabilización y de la
fecha de documento, y encontrarse, además, en períodos contables ya cerrados
para la contabilidad. Sin embargo, el año de contabilización y el año de
referencia deben coincidir.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.

284
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

NOTA: Para las ventas internas siempre se toma el último día del mes. Para el
caso de la Compañía de Jesús se tomará como último día del mes el 30.

2. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de la ventana

principal,

o Período contable: Las cifras de movimientos de las cuentas se actualizan por

períodos dentro del ejercicio. En este caso cada período dependerá del número
de los meses del año.
o Clase de documento: Sirve para clasificar los documentos contables.
De ella se deja constancia en la cabecera del documento.
o Variante para transferencia de activos fijos: Variante de transferencia.

285
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

3. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de la ventana

principal,

o Cantidad: Proporción de la cantidad del pedido total que quiere asignar.

4. Se acepta la información y el sistema nos lleva a la otra pestaña de la ventana

principal, la cual es sólo informativa por lo tanto es opcional de diligenciarse,

286
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

NOTA: Para verificar las unidades de ganado disponible para la venta, utilizamos
la transacción S_ALR_87011981.

5. Se selecciona simular , y el sistema nos arroja la siguiente pantalla,

287
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

6. Se selecciona el botón , con el fin de modificar o de adicionar o eliminar

columnas de la tabla de “Posiciones doc.”, para este caso adicionamos cantidad,
centro de beneficio y texto como opciones de visualización,

7. Podemos observar de nuevo la tabla de acuerdo a las opciones que elegimos

anteriormente, así,

288
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

8. Por último, se graba y el sistema nos arroja el siguiente mensaje de confirmación,

Contabilización nacimiento de ganado F-02

o Descripción: Esta transacción permite realizar la contabilización general del

nacimiento del ganado. En el inventario que el veterinario envía mensualmente,
relaciona los nacimientos que se han generado en las diferentes haciendas los
cuales se contabilizan como aprovechamiento por valor de $1 peso contra el
inventario.

 Acceso a la transacción

Vía menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro

mayor / Contabilización / Contabilización
general
Vía código de transacción F-02

1. En la pantalla principal se ingresa la información de los campos obligatorios, y se

acepta ,

o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del

documento original.

289
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la

contabilidad financiera o en la contabilidad de coste
o Referencia: El número de documento de referencia puede contener el número
de documento en el interlocutor comercial. Sin embargo, este campo también
puede estar rellenado de otra forma.
o Texto de cabecera del documento: El texto de cabecera de documento contiene
aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento.
o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.
o Moneda: Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el sistema.
o [Link]: Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima posición
de documento.
o Cuenta: Cuenta que se ha de contabilizar.

290
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. Se acepta la información y el sistema nos lleva a otra pantalla,

o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del documento.

Se digita el valor del costo del documento generado en AF.
o [Link]: Indicador IVA. El indicador de impuestos representa una
categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda.
o Cantidad: Proporción de la cantidad del pedido total que quiere asignar.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.
o [Link]: Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima posición
de documento.
o Cuenta: Cuenta que se ha de contabilizar.

291
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

NOTA: En este caso de nacimiento de ganado, al llenar los campos no nos deja
seguir normalmente debido a q toca realizar un cambio, si damos continuar ,
nos sale el siguiente mensaje,

Entonces seleccionamos el botón y cambiamos la fecha de referencia,

por el último día del mes (30.10.2009).

292
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

3. Se acepta la información y el sistema nos lleva a otra pantalla,

o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del documento.

Se digita el valor del costo del documento generado en AF.
o [Link]: Indicador IVA. El indicador de impuestos representa una
categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda.
o Centro de coste: Clave que identifica un centro de coste de forma unívoca.
Elegimos con el match code y nos lleva a la siguiente pantalla de selección:
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.

4. Ya con los campos digitados, seleccionamos el botón , y

completamos los campos obligatorios,

293
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

5. Se selecciona visualizar resumen y el sistema nos muestra la siguiente

pantalla,

6. Simulamos la información, para esto se va a la barra de menú y en “Documento”

se selecciona la opción “Simular libro mayor”, así,
294
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

7. Para grabar se devuelve a la pantalla anterior y se graba ,

COMPRA DE INSUMOS PARA GANADO

MODULO INVENTARIOS

Crear pedido ME21N

 Descripción: Esta transacción nos permite crear, modificar y/o visualizar un

pedido.

295
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Compras / Pedido / Crear /
Proveedor/centro suministrador
conocido
Vía código de transacción ME21N

1. En la pantalla principal se ingresa la información de los campos obligatorios, y se

acepta ,

o Clase de pedido: Identificación que permite distinguir dentro del sistema SAP
las diferentes variantes que pueden adoptar las solicitudes de pedido y los
mismos pedidos.
o Proveedor/Centro suministrador: Número o nombre del proveedor o del centro
suministrador mediante el cual se deben adquirir los materiales.
o Fecha documento de compras: Fecha en la cual ha sido creado el documento
de compras.
o Organización de compras: Denomina la organización de compras.
o Grupo de compras: Clave de un encargado de compras o de un grupo de
encargados de compras responsable para determinadas actividades de
compras.
o Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad.
296
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o Pos: Número de posición del documento de compra. Indica el número que

identifica unívocamente una posición en de un documento de compras.
o I: Tipo de imputación. Indica si una posición debe liquidarse en una
imputación auxiliar (por ejemplo, centro de coste). En este caso se deja vacío,
porque se lleva al almacén para después imputar el activo.
o P: Tipo de posición del documento de compras. Especifica cómo se controla el
aprovisionamiento para una posición de material o para una posición de
servicio. En este caso estará vacío.
o Número de material: Identifica un material de forma unívoca.
o [Link]: Indica la denominación breve del material.
o [Link]: Indica la denominación breve del material.
o U: Unidad de medida de [Link] la unidad de medida en la que debe
pedirse el material.
o T: Tipo de fecha de la fecha de entrega. Especifica si la fecha de entrega se
introduce o visualiza como fecha del día o indicación de semana o mes.
o [Link]: Fecha en que debe entregarse la mercancía o prestarse el
servicio.
o [Link]: Precio neto en [Link] moneda documento. Especifica el precio
neto por unidad de precio.
o Grupo artículos: Un grupo de artículos agrupa varios materiales o servicios
con las mismas propiedades
o Ce.: Centro en el cual produce o para el cual desea adquirir materiales o
servicios.
o Solicitante: Indicación en la solicitud de pedido, que especifica para quien ha
de ser solicitado el material o la prestación de servicio.

297
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. Se acepta la información y elegimos la pestaña de Imputación ,

o [Link]: Código alfanumérico del centro gestor, el cual crea, modifica y

visualiza o al cual adjudica un presupuesto.

3. Se acepta la información para que el sistema nos traiga todos los datos,
después, se verifica la información con el botón , en algunas ocasiones saca
un cuadro de mensajes como este, cuando sale, simplemente se acepta la
información

298
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

4. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

Liberación pedido de insumos para ganado - Liberación individual ME29N

 Descripción: Esta transacción nos permite liberar individualmente un pedido.

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Compras / Pedido / Liberar / Liberación
individual
Vía código de transacción ME29N

299
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

1. En la pantalla principal verificamos que estemos en el pedido que queremos

liberar,

2. Hacemos click en el botón para liberar , y nos queda liberado,

300
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

3. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

Entradas mercancías (insumos para ganado) MIGO

 Descripción: Esta transacción nos permite realizar entradas de mercancías y es la

que contabiliza en FI por lo que es importante llenar toda la información

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Gestión de stocks / Movimiento de
mercancías / Entrada de mercancías /
Por pedido / MIGO_GR-EM para pedido
(MIGO)
Vía código de transacción MIGO

301
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

1. En la pantalla principal digitamos los campos obligatorios y damos aceptar

para que el sistema nos traiga toda la información del pedido,

o El primer espacio, indica la operación empresarial que desea registrar en el

sistema.
o El segundo espacio, indica el documento de referencia al que se desea hacer
referencia al registrar la actividad.

o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del

documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
o Nota de entrega: Indica el número del documento emitido por el proveedor o
por la producción que contiene información sobre la mercancía entregada.
o Texto de cabecera de documento: El texto de cabecera de documento
contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es
decir, no sólo para posiciones de documento determinadas.

302
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. En la pestaña , se completa el campo de “Almacén” (esta es la diferencia

entre efectuar la transacción MIGO para el ganado, en éste NO hay “Almacén”)

3. Se verifica la información con el botón ,

303
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

4. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación,

Verificación de facturas insumos de ganado MM MIRO

 Descripción: Esta transacción permite realizar la entrada y salida de mercancías,

anular tanto de entrada como de salida y visualizar el documento de entrada,
salida o de anulación.

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Verificación de facturas logística / Entrada de
documentos / Añadir factura recibida
Vía código de transacción MIRO

304
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

1. Se diligencian las pestañas de la pantalla principal, como se muestra a

continuación,

 Datos básicos:
o Fecha factura: Indica la fecha de emisión del documento original.
o Importe: Importe de la posición de documento en la moneda del
documento.
o Texto: Texto explicativo para posición de documento.
o Indicador IVA: El indicador de impuestos representa una categoría
impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda.

305
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Detalles:
o Texto cabecera: Texto informativo

 Impuestos
o Impuesto mon. Docum.: Cuota de IVA en la moneda del documento.

306
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

2. Se selecciona la posición, y hacemos click sobre el botón simular ,

4. Se selecciona Contabilizar y el sistema arroja un número logístico,

307
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

5. Con el documento creado, se va a la barra de menú y en documento de factura se

selecciona visualizar

6. Se selecciona el botón , y se abre una ventana donde se

selecciona el documento que se tiene que imprimir para pasar a tesorería,

308
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

Salidas mercancías MIGO

 Descripción: Esta transacción nos permite realizar salidas de mercancías en la

compra de material que va al inventario. Se cambia a salida de mercancías, con
clase de movimiento 241

 Acceso a la transacción

Vía menú Logística / Gestión de materiales /

Gestión de stocks / Movimiento de
mercancías / MIGO_GI-Salida de
mercancías (MIGO)
Vía código de transacción MIGO

1. En la pantalla principal digitamos los campos obligatorios y damos aceptar

para que el sistema nos traiga toda la información del pedido,

309
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

o El primer espacio, indica la operación empresarial que desea registrar en el

sistema.
o El segundo espacio, indica el documento de referencia al que se desea hacer
referencia al registrar la actividad.

o Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del

documento original.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
o Nota de entrega: Indica el número del documento emitido por el proveedor o
por la producción que contiene información sobre la mercancía entregada.
o Texto de cabecera de documento: El texto de cabecera de documento
contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es
decir, no sólo para posiciones de documento determinadas.
o Clase de movimiento: SM para activo fijo, es la clave que identifica la clase del
movimiento de mercancía. En este caso es 241.

2. En la pestaña , se selecciona el material,

310
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

3. En la pestaña , se seleccionan las cantidades,

4. En la pestaña , se completa el campo de Almacén y de Texto,

311
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

5. En la pestaña se completa el activo fijo,

6. Se verifica la información con el botón ,

7. Se graba y el sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación.

312
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

CAPITULO VII – GLOSARIO

 ABAP: Advanced Business Application Programming. Lenguaje de

programación desarrollado por SAP para propósitos de desarrollo sobre dicha
herramienta. Todas las aplicaciones de R/3 están escritas en ABAP4.

 Afectación Presupuestal: Imputación que se hace a los ingresos o a los gastos

 Almacén: Un almacén es el lugar donde está depositado físicamente el stock

dentro de un centro. A nivel de almacén los stocks se gestionan sólo
cuantitativamente y no en base al valor. Los almacenes siempre son creados
para un centro. El inventario se efectúa a nivel de almacén dentro de un centro
puede haber uno o varios almacenes.

 API: Aplication Program Interface.

 Área de valoración: se define especificando en qué nivel se valoran los stocks

de material, es decir, a nivel de sociedad o a nivel de centro.

 Arrastre:  Proceso por el cual se trasladan los saldos abiertos de contratos

(pedidos) y compromisos de gastos de una vigencia a la siguiente.

 ASAP: Accelerate SAP Implementetion Assistant. Metodología de implantación

de SAP.

 Bloqueo de documento de ventas: Un documento de ventas estará en status

de bloqueo cuando ha de ser aprobado por la persona correspondiente para
que se pueda crear el documento posterior.

 BPML: Business Process Master List. Lista de procesos de negocio del ASAP.
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Cabecera de un documento: supone todo aquello que afecta o es común a

cualquier documento.

 Canal de Distribución: Elemento que describe a través de qué canal se

distribuirán las mercancías y/o servicios al cliente.

 Categoría de valoración: agrupación de materiales o servicios que se

determinan contablemente de igual forma.

 Centro de coste: unidad organizativa perteneciente a una sociedad de

controlling que representa áreas únicas de responsabilidad en la empresa que
pueden generar costes e influir sobre ellos.

 Centro de emplazamiento: Centro en el que están instalados los objetos

técnicos (ubicaciones y equipos) de la empresa.

 Centro de planificación de mantenimiento: Es el centro donde se planifican y

preparan las medidas de mantenimiento para un objeto técnico. En él, se
pueden definir varios grupos de planificación.

 Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y

actualizados recursos financieros y que tiene poder de decisión (Ordenación
del gasto) sobre el destino de los mismos

 Centro: unidad organizativa asignada a una sociedad, con dirección, idioma,

moneda y datos maestros propios. Los materiales se valoran y se gestiona su
stock en este nivel.

 Clase de actividad: representa la cesión de un recurso por parte de un centro

de coste a otro objeto (elemento PEP, centro de coste, orden de controlling...).
Lleva asociada una clase de coste y una tarifa (por cada centro de coste).
Económicamente, la cesión se representa con un abono en el centro de coste y
un cargo en el objeto receptor por un importe igual al producto de la tarifa por
la cantidad del recurso utilizado.

 Clase de coste: clasificación del consumo valorado de factores productivos

dentro de una sociedad de controlling. Pueden ser primarios (costes que se
314
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

originan fuera de la empresa) o secundarios (costes generados en procesos

internos).

 Clase de desarrollo: Conjunto de desarrollos y parametrizaciones que guardan

una relación lógica entre sí y deben ser transportados conjuntamente.

 Clase de movimiento: clave que identifica todos y cada uno de los

movimientos de mercancía posibles en el sistema.

 Clases de activos: Criterio principal para clasificar activos según los

requerimientos legales y de la empresa. Cada clase de activos llevará asociada
la cuenta de mayor correspondiente para que la contabilización sea
automática.

 Clave de modificación del objeto: Al intentar modificar un objeto estándar de

SAP el sistema pide una clave que se obtiene vía OSS o Sapnet.

 CME (Cuenta de Mayor Especial): son cuentas utilizadas para contabilizar

anticipos y efectos comerciales. Funcionan igual que las cuentas auxiliares de
terceros.

 Complejos de AF (activo fijo): Un complejo de activo fijo es un objeto, un

derecho o cualquier otro valor económico que está permanentemente a
disposición de la empresa. Un complejo de AF puede representarse en el
sistema con una o más entradas de activo maestro.

 Condición de precios: Se considera como condición de precios todos aquellos

elementos a partir de los cuales se determina el importe total de la realización
de un proyecto o la prestación de un servicio. (Ej. : precios, descuentos,
impuestos...).

 Condiciones: suponen recargos o reducciones que afectan al precio de un

material o servicio y que por norma general se reflejan en el valor de este en
el inventario.

 Creación de un documento de ventas con referencia a otro: Al referenciar un

documento a otro el sistema leerá los datos del documento origen y los llevará
al documento destino siendo siempre susceptibles de modificación.

315
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Crear proveedor por Central: supone dar de alta un proveedor con todos sus
datos, es decir: datos generales, financieros y de compras.

 Crear proveedor por Compras: supone dar de alta un proveedor únicamente

con los datos generales y de compras.

 Cuenta simbólica: objeto de cuenta de nómina usado para contabilizar

resultados en contabilidad. El número de las cuentas simbólicas y sus
respectivas características representan los diferentes gastos y pagos en que se
incurren como coste de personal dentro de la contabilidad de nómina y que
puede contabilizarse en Contabilidad. Las cuentas simbólicas están asociadas a
cuentas financieras. Esto garantiza que la determinación de la cuenta se lleva
a cabo urante la contabilización.

 Customizing Organizer: Herramienta para organizar el Customizing de un

proyecto, forma parte del entorno de Corrección y Transporte.

 Datos Maestros: Conjunto de información y datos que sirven para gestionar un

procedimiento o funcionalidad del módulo y se constituyen en datos básicos
para la organización.

 Desagregación de Cupos: Proceso mediante el cual  se afecta la posición

presupuestaria de menor jerarquía para los cupos aprobados por vigencias
futuras

 Diccionario ABAP: Almacén de todos los objetos de la base de datos (tablas,

estructuras, dominios, etc) R/3. Son los objetos que se podrán usar en el ABAP
Workbench.

 Distribución: proceso de imputación de costes primarios a diferentes objetos

de costes. Se pierde la naturaleza del coste en el origen, que se traspasa al
receptor bajo la clase de coste primaria original.

316
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Documento de material: o documento de logística, es el registro que realiza el

sistema después de haberse producido un movimiento físico de material.
Puede ir acompañado o no por un documento financiero.

 Documento de ventas: Llamaremos documento de ventas a la oferta, pedido,

solicitud de abono, solicitud de cargo...

 Documento financiero: o documento contable, es el registro (apunte contable)

que realiza el sistema después de haberse producido un movimiento de valor.
Puede ir acompañado o no de un documento de material.

 Documento preliminar: es el registro previo a la contabilización de una factura

de proveedor procedente de un pedido de compras. No realiza apunte
contable.

 Documentos preliminares: son documentos que se graban en SAP pero sin

contabilizarse. Cuando el documento está validado y aprobado se procede a su
contabilización.

 Elemento PEP: Elemento individual que forma parte de la estructura jerárquica

de un proyecto (WBS). Representa una tarea que puede ser dividida a su vez
en subtareas. Es el objeto que recoge la información económica para el
seguimiento del proyecto.

 Entorno de Corrección y Transporte (Correction & Transport Organizer):

Entorno donde se guardan las modificaciones del Repositorio así como del
Customizing para su posterior transporte a otros sistemas.

 Entrada de mercancías: es la entrada que se produce en el sistema de todos

aquellos pedidos de material o servicio del Maestro de Materiales o de
cualquiera otro (inmovilizado) exceptuando los del Maestro de Servicios.

 Entregable: Documento formal resultado de una tarea específica del proyecto

SerpA.

 EPC: Event process content.

317
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Equipo: Objeto técnico que representa todas las máquinas o dispositivos

susceptibles de mantenimiento.

 Equipo de Desarrollo: Grupo de personas encargadas de realizar los

desarrollos que sean necesarios.

 Equipo Tecnológico: Grupo de personas encargadas de la administración del

sistema.

 Escenario de Presupuestación: Conjunto de lineamientos y actividades propias

de la planificación de recursos de una empresa.

 Estrategia de liberación: supone el conjunto de pasos que se pueden dar en el

tratamiento de una solicitud de pedido (necesidad interna) para bloquear o
liberar dicho documento.

 Estructura info: Tablas estadísticas especiales que contienen datos básicos de

distintas aplicaciones.

 FIT: Ajuste. Término en inglés que se utiliza para describir si SAP cumple el
requisito y cómo lo cumple.

 Fondo: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación

 Flujo de trabajo: Secuencia de pasos que son procesados por personas o

automáticamente por el sistema.

 Flujogramas: Los flujogramas o diagramas de flujo son representaciones

gráficas de los procesos, muestran las diferentes integraciones que cada uno
de los procesos tienen con otros y las unidades administrativas que involucran.

 Formulario: Documento de ventas o factura impreso.

 Función interlocutor: supone las diferentes funciones que puede reflejar un

mismo proveedor para distintas situaciones en relación al Instinto.
318
 MANUAL DE USUARIO
MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 GAP: Hueco. Término en inglés que se utiliza para describir los requerimientos
que no cumple SAP. Supone normalmente realizar un desarrollo para cubrirlo.

 Grafo: es la representación de un conjunto de operaciones a realizar dentro de

un proyecto, y las relaciones de ordenación entre dichas operaciones. Las
operaciones del grafo se utilizan para realizar la asignación de recursos al
proyecto y controlar las fechas y capacidades.

 Grupo de actos: Los grupos de actos permiten identificar las diferentes líneas
formativas existentes en el Gobierno de Aragón. Son grupos de actos: Calidad,
Ofimática, Técnicos, etc.

 Grupo de clientes: Clasificación de clientes. Se pueden hacer clasificaciones de

clientes según distintos criterios, por ejemplo clientes nacionales, extranjeros,
defensa...

 Grupo de cuentas: clasificación que se puede realizar de los proveedores del

Instituto atendiendo a los criterios necesarios.

 Grupo de planificación: Grupo de planificadores que pertenece a un centro de

planificación de mantenimiento en el que se planifican y preparan medidas de
mantenimiento para un objeto técnico.

 Grupo de Vendedores: Grupo de personas responsables de la gestión de

ventas para determinados productos o prestaciones de servicios.

 Grupos de artículos: clasificación de los materiales o servicios atendiendo a la

familia o subfamilia a la que pertenecen. Supone el criterio de búsqueda más
importante y de mayor uso dentro de las estadísticas de compras, después de
la Organización de Compras.

 Grupos de compras: clasificación de los solicitantes, compradores o grupos de

compradores del Instituto para los diferentes procedimientos de compras del
Instituto. Un mismo grupo de compras puede estar asociado a distintas
organizaciones de Compras.

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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Hoja de ruta de mantenimiento: Secuencia de operaciones a realizar durante

la ejecución de una orden de mantenimiento.

 IFs. Interfases. Programa que relaciona a otros dos programas o aplicaciones.

 Imputación: Calificación del ingreso o del gasto de conformidad con la

clasificación que se detalla en el presupuesto por códigos de acuerdo a los
objetos que se ejecutan o se ingresa.

 Integración: Permite el flujo de datos libre entre diversas Unidades

Administrativas de una organización, sin tener que pasar por interfases que
consumen mucho tiempo y que tienden a sufrir errores. De esta manera,
Uniminuto puede gestionar los mismos datos desde varias ubicaciones.

 Interfase: Consiste en los procedimientos para llevar la información de un

sistema a otro. Por ejemplo: Del ERP a Banner.

 Interlocutor Comercial: Distintas funciones que puede tener un cliente. Los

interlocutores comerciales estándar pueden ser solicitante (el que realiza el
pedido), destinatario de mercancías (a quien se va a enviar la mercancía),
destinatario de factura (quien va a recibir el documento de la factura) y el
responsable de pago (quien va a realizar el pago).

 Ledger:. En el sistema SAP es cada uno de los libros donde se almacena la

información de presupuestación, ejecución y disponibilidad. Diferenciando
entre categorías de Presupuesto o pagos para la asignación de presupuesto y
Presupuesto de Comprometido para la información de presupuesto.

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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Libro Mayor: (FI) Es el módulo en el que se registran todas las operaciones

contables que realiza la organización y en el que se administra el Plan de
Cuentas.

 Línea de una posición: posición dentro de otra posición cuando se trata la

compra de servicios del Maestro de Servicios.

 Mandante. Mínima unidad de gestión de SAP R/3, que es independiente y

contiene sus propios registros maestros y de datos.

 Mantenimiento correctivo: Conjunto de medidas de mantenimiento que no han

sido generadas a partir de un plan previo.

 Mantenimiento preventivo: Medidas de mantenimiento que se realizan

periódicamente, generadas a partir de un plan definido previamente.

 Material de Libre utilización: status o situación del material en el stock de

almacén para que pueda ser libremente utilizado por cualquiera y para
cualquier uso.

 Material en stock EM bloqueado: status o situación previa del material, servicio

o inmovilizado (Maestro de materiales) al momento de ser recepcionado en el
sistema.

 Mesa de Ayuda: Es un modelo de soporte al usuario final que se habilita desde

el primer día de la salida en vivo, y al cual se dirige el mismo usuario cuando
requiere ayuda frente a las dudas y problemas que puedan surgir con el uso
del sistema.

 Momentos Presupuestales: Diferentes estados por los cuales es afectado el

presupuesto en ingresos y gastos.

 Nota OSS: Nota obtenida de OSS para la resolución de un error.

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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Objeto técnico: Término de SAP que agrupa tanto las ubicaciones técnicas
como los equipos en mantenimiento.

 Oficina de Ventas: Delegación responsable de la comercialización de

determinados productos y servicios en una determinada zona geográfica.

 Operación: Es cada una de las actividades a realizar dentro de un proyecto. Se

les asignan fechas de inicio y fin y puede ser realizada por recursos internos a
la empresa o externos.

 Orden de coste: se utilizan para planificar, monitorizar y liquidar costes de

operaciones específicas realizadas en el ámbito de la empresa. Representan un
nivel operativo más detallado que la imputación a centros de coste.

 Organización de compras: unidad organizativa independiente de negociación

de Compras y asociada al Centro o Sociedad.

 Organización de ventas: Unidad organizativa responsable de la

comercialización de determinados productos o servicios.

 OSS: Online Service Support. Servicio de asistencia que da SAP vía remota
para busca de notas y resolución de problemas.

 Partidas Abiertas: Valores pendientes por legalizar o por cancelar que integran
las cuentas por pagar de la empresa.

 PCB. Project Control BooK. Herramienta de control de proyecto. La oficina de

proyecto informa de su funcionamiento.

 Plan de valoración: se utiliza para incluir las amortizaciones dentro de una

sociedad. Normalmente solo se abrirá un plan de valoración por sociedad que
incluirá todas las áreas de valoración.
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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Plazo entrega previsto: plazo de tiempo en días, semanas, etc., que tarda un
proveedor en suministrar una mercancía o servicio.

 Pool de facturación: Creación masiva de facturas. El pool de facturación

aparecerá como un listado de todos los documentos liberados para facturación.
Seleccionando de esa lista los que se quieren facturar se crean las facturas
automáticamente.

 Pool de trabajo: son agrupaciones para trabajar de forma masiva con datos
que tienen las mismas características.

 Posición de un documento de ventas/factura: Cada una de las líneas del

documento de ventas o factura. Cada posición incluye datos propios como
datos de material y cantidad solicitada.

 Posición: supone el mínimo desglose posible dentro de cualquier documento.

 Posición Presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del ingreso y el

gasto, corresponde a cada una de las partidas que componen los recursos
financieros de un centro gestor. Denominado hoy en día Rubro

 Programa Presupuestario: Permite hacer una desagregación del presupuesto

para definir proyectos y actividades institucionales.

 Proyecto: Estructura jerárquica de tareas que se define dentro de una sociedad

de controlling y que se utiliza para controlar plazos, recursos (materiales,
equipo, recursos humanos...), capacidades de los recursos asociados al
proyecto, costes e ingresos planificados y reales .

 QA (Quality Assurance): Quality Assurance. Proceso que define las actividades

a realizar con el fin de prevenir posibles defectos de calidad o riesgos que
podrían afectar al proyecto en la consecución de sus objetivos.

 Query: Programa que lee ciertos elementos de datos y los muestra en una
lista.

323
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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Ramo: una de las unidades identificativas en la clasificación que se puede

hacer de los tipos de material según, entre otras cosas, del orden en que se
presentarán los mismos datos en el sistema.

 Recaudo: Colector de ingresos.

 Report: listado, informe o consulta de cualquier conjunto de datos existente en

el sistema.

 Repositorio: Objetos desarrollados en el ABAP Workbench.

 Sapscript: Herramienta base para sacar los formularios de los documentos de

ventas y/o facturas.

 Sector: Agrupación de materiales, productos y servicios.

 Servicio: prestación de trabajos externos o subcontrataciones realizadas. Esta

prestación se puede mantener en un fichero o Maestro de Materiales y tratar el
servicio como tal; o en el Maestro de Servicios y tratarlo como servicio.

 SI. Sistema de información.

 SIL (Sistema de Información para Logística): Los sistemas de información del

área de Logística son herramientas flexibles para agrupar, integrar y analizar
datos de aplicaciones activas. Esto permite reconocer zonas problemáticas
existentes y analizar las causas lo antes posible mediante ratios fiables. Estos
ratios se basan en operaciones que se realizan con frecuencia.

 Sociedad: Unidad financiera independiente. Elemento organizativo legal de la

contabilidad.

324
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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Solicitante: persona que manifiesta o realiza una necesidad o solicitud de

pedido.

 Status de bloqueo: situación que puede tener un objeto (material,

proveedor,...) que le imposibilita ser utilizado temporalmente.

 Status de material: situación de un material dentro del stock (libre utilización,

bloqueado por calidad, etc.)

 Stock de proyecto: cantidad de material ligado exclusivamente al stock

existente en todos los proyectos.

 Stock especial: diferentes tipos de stock que se pueden utilizar, por ejemplo:
stock (normal), stock en consignación. No confundir con status, que es la
situación del material dentro del mismo tipo de stock.

 Subnúmero: número, que en combinación con el número principal de activo

identifica inequívocamente un activo en el sistema. Usando el subnúmero de
activo hace posible representar activos fijos en el sistema. El activo fijo
complejo es identificado por el número principal del activo. Cada una de las
partes individuales de un activo o sucesivas adquisiciones pueden
representarse por un subnúmero. Se especificará separadamente un dato
maestro para cada subnúmero.

 Subreparto: proceso de imputación de costes primarios y secundarios a

diferentes objetos de coste. Se pierde la naturaleza del coste en el destino,
que se recoge bajo una clase de coste de subreparto (secundaria).

 Tabla de planificación de proyectos: Pantalla del sistema a través de la que el

Jefe de Proyecto puede controlar un proyecto de forma global, ajustar fechas
de operaciones mediante el Diagrama de Gantt y visualizar características de
las operaciones del proyecto tales como los costes planificados y reales,
recursos asignados, etc.

 Tarifa: Precio por unidad de recurso que puede ceder un centro de coste.

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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Tipo de actos: Un tipo de acto es la descripción generalizada de un curso.

Todos los actos que se creen dentro de un tipo de acto deberían impartir una
misma materia.

 Tipo de imputación: clave que indica si una posición (de solicitud de pedido,
pedido, etc) ha de cargarse contra los centros de coste, orden de CO,
inmovilizado, proyecto, etc.

 Tipo de material: criterio de clasificación de los materiales en su nivel más

agregado, según lo que se permite hacer o no con él (compras, vender,
producir, valorar, almacenar, etc).

 Tipo de posición: clave que indica cómo se va a controlar el aprovisionamiento

de cada una de las posiciones del documento de compras, para un material o
servicio.

 Ubicación técnica: Objeto técnico que representa todas las localizaciones

donde se encuentran instalados los equipos.

 UMB: Unidad de Medida Base. Unidad de almacenamiento en la que se define

cada material.

 UMP: Unidad de Medida de Pedido. Unidad de compras en la que se determina

la compra de un material o servicio.

 UMPP: Unidad de Medida del Precio del Pedido. Unidad de pago al proveedor
en la factura.

 User exit: Programa mediante el cual se consiguen funcionalidades que no da

SAP estándar.

 Vale de acompañamiento de mercancías: albarán interno que sirve de

acompañamiento a cada movimiento físico del material en el sistema.
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MODULO FI

CAPITULO VII – GLOSARIO

 Valores estadísticos: base de referencia para el cálculo de distribuciones y

subrepartos.

 Verificación de facturas: procedimiento por el que se contabilizan las facturas

del proveedor.

 Vigencia Fiscal: Periodo  de tiempo que enmarca  el proceso presupuestal.

 Vigencias Futuras: Procedimiento mediante el cual  se  permite comprometer

anticipadamente recursos de vigencias posteriores.  

 Vista: conjuntos de campos de los Maestros agrupados por conceptos (Vista de

compras, de almacenamiento, de contabilidad, etc.).

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