TIPOS DE
Manuales de Procesos
Introducción
En la actualidad las organizaciones a nivel mundial se mueven mediante
procesos y nace la necesidad de controlar cada proceso para que este se
desarrolle de una manera eficiente por lo que es importante el control
interno aplicado a manuales de procedimientos, los que al mismo tiempo
son guías operativas para el proceso que se asigna a una persona o
actividad dentro de una organización. ontrol interno base fundamental para
desarrollar un manual de procedimientos en una entidad.
¿Qué es el manual de procesos ?
Es una herramienta que le permite a la empresa,
reunir una serie de actividades que están enfocadas
a mejorar la organización dentro de la misma y
también busca ofrecer un servicio de calidad a los
clientes, buscando así alternativas para mejorar la
satisfacción del cliente.
Conceptos
El manual de procedimientos es "un
instrumento de apoyo en el que se
encuentran de manera sistemática los
pasos a seguir, para ejecutar las actividades
Los Manuales de Procedimiento son "un
de un puesto determinado y/o funciones de
documento que contiene, en forma ordenada y
la unidad administrativa".
sistemática, información y/o instrucciones sobre
historia, organización, política y procedimientos
de una empresa, que se consideran necesarios
para la menor ejecución del trabajo".
Conceptos
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual
se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en una organización.
Debe estar escrito en
Permite que una empresa un lenguaje sencillo,
funcione de manera correcta, llano y lógico.
debido a que es donde se
establecen los estamentos,
políticas, normas, reglamentos,
sanciones y todo aquello
concerniente a la gestión de la
organización.
Los manuales de procedimiento son la
mejor herramienta, idónea para plasmar
el proceso de actividades específicas
dentro de una organización en las cuales
se especifican políticas, aspectos
legales, procedimientos, controles para
realizar actividades de una manera eficaz
y eficiente.
Dato importante
Esta guía debe ser leída por todo el personal de
la empresa, principalmente por aquellos que se
reintegran a la institución y debe contener
básicamente: la misión, visión, valores, políticas,
estrategias, principios, objetivos, funciones y los
productos o servicios.
se constituye como una herramienta de
apoyo para las directivas de cualquier
empresa para modernizarse, cambiar y
producir los mejores resultados, con calidad
y eficiencia.
En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para
cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de
Importancia
procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal
soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren
para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en
todos los procesos.
Objetivos y Políticas
1. Desarrollar y mantener una línea de autoridad para
complementar los controles de organización.
2. Definir de manera clara las funciones y las responsabilidades de
cada departamento, así como la actividad de la organización,
ayuda a eliminar todas las posibles lagunas o áreas de
responsabilidad indefinida.
3. Poseer un sistema contable que suministre una oportuna,
completa y exacta información de los resultados operativos y de
organización en el conjunto.
Objetivos y Políticas
1. Contar con un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y
diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las
operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los
procedimientos.
2. Tener un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido
como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de
máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
Funciones ayudan a minimizar los
errores operativos
financieros, lo cual da como
Principales
resultado la toma de
decisiones óptima dentro
de la institución
-Las limitaciones de
autoridad y
responsabilidad.
-La aplicación de un
-El establecimiento de
sistema de méritos y
objetivos.
sanciones para la
-Las normas de administración de
protección y utilización de personal.
recursos.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de
personal.
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los
procedimientos.
Una empresa que no cuente con un
manual de procesos, corre el riesgo de:
-Que se confundan las responsabilidades.
-Que no hayan reglas.
-Que no haya un control eficaz de las actividades.
-Que no haya un procedimiento establecido.
Estructura del Manual
Tipos de
MANUAL ORGANIZACIONAL
MANUAL
Manuales
DEPARTAMENTAL
MANUAL DE PUESTOS
MANUAL DE POLITICA
MANUAL MULTIPLE
MANUAL DE FINANZAS MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE SISTEMAS
MANUAL DE TECNICAS
MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE
BIENVENIDA
Tipos de Manuales
Manual organizacional. Resume el manejo
de una empresa en forma general. Indica Manual departamental. Legisla y regula el modo en que
la estructura, las funciones y roles que se deben ser llevadas a cabo todas las actividades de cada
cumplen en cada área. Es el más genérico área. Las normas están dirigidas al personal según el
y debe ser conocido por todos los departamento al que se pertenece y el rol que cumple.
empleadoss, ya que busca plasmar toda el Estos manuales reflejan la forma de la organización pero a
funcionamiento de la institución, tanto la menor escala, es decir, regulan las actividades, las
actividad administrativa, como la operaciones y los roles de cada departamento en
ejecutiva y operativa. particular.
Manual de política. Determina y regula la Manual de procedimientos. Regula cada uno de
actuación y dirección de una empresa en los pasos que deben realizarse para emprender
particular. No tiene que ver con la política alguna actividad de manera correcta. Plantea
gubernamental (del país en el que funcione la las instrucciones para que los procesos
empresa) si no con las políticas puntuales de (industriales, manufactureros y
la empresa. Este manual se enfoca en administrativos) que se llevan adelante en la
controlar y regular las actividades organización, sean eficientes y eficaces.
desempeñadas por los ejecutivos de la
empresa.
Tipos de Manuales
Tipos de Manuales
Manual de técnicas. Explican minuciosamente
cómo deben realizarse tareas particulares.
Complementa al manual de procedimientos con
indicaciones técnicas y detalladas sobre cada
actividad.
Tipos de Manuales
Manual de bienvenida. Introduce brevemente la
historia de la empresa, sus objetivos y su visión
particular, además de los derechos, beneficios y
obligaciones de los empleados. Busca generar la
Manual de puesto. Determinan específicamente
identificación de los nuevos ingresos con la
cuáles son las características y responsabilidades
empresa a la que están ingresando.
a las que se acceden en un puesto o rol
determinado.
Tipos de Manuales Manual de finanzas. Verifica la administración
de todos los bienes de la empresa, los
Manual múltiple. Expone distintas cuestiones, y ingresos y egresos. La creación y el
suelen surgir de las minutos o de las actas de seguimiento de este manual suele estar a
asambleas que se dan entre los socios. Estos cargo del tesorero y el controlador.
manuales coordinan y organizan situaciones que
no estén contempladas en el resto de los
manuales de la organización.
Tipos de Manuales
Manual de sistema. Se crea en el momento en que se desarrolla un
sistema de gestión. Es frecuente que el departamento de
tecnología sea el encargado de desarrollar este manual.
Manual de calidad. Presenta las políticas de la empresa en cuanto a
la calidad del sistema. Puede estar relacionado con las actividades
en forma sectorial o total de la organización. Presenta indicadores
y parámetros que miden la productividad, la eficiencia y la calidad
del servicio o producto que se ofrece.
Referencias
https://impulsapopular.com/gerencia/que-es-un-manual-de-procesos/
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2218-
36202017000300038#:~:text=Los%20manuales%20de%20procedimiento%20son%20la%20mejor%20he
rramienta%2C%20id%C3%B3nea%20para,una%20manera%20eficaz%20y%20eficiente.
https://www.gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/
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