INSTRUCTIVO Y CONSIDERACIONES

El propósito de la Matriz SET&GO es plasmar como la Organización va a operar bajo la herramienta SAP S/4HANA, presentando un adecuado entendimiento de los requerimientos de la Organización, sus áreas y procesos.
La Matriz SET&GO es el documento que tomarán los consultores para configurar la solución y los funcionarios de la empresa para visualizarla.
La Matriz SET&GO deberá incluir todo el nivel de detalle requerido para no dejar escenarios y políticas por fuera del diseño de implementación SAP S/4HANA en cada uno de los procesos soportados por los diferentes módulos de SAP y las particularidades de
la operación en cada área del negocio.
Todas las definiciones acordadas en esta Matriz de SET&GO deben ser Conocidas y Aprobadas con su firma por los Gerentes del proyecto, Consultores, Líderes Funcionales, Validadores y Nivel C de cada mesa de trabajo dado que este documento define todo
el Alcance de la implementación de la solución S/4HANA en el módulo, cumpliendo con el CONTRATO DE COMPRAVENTA DE LICENCIAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE DEL ERP No. XXXX suscrito entre la XXXXX y MQA Business Consultants S.A. y sus
Anexos.

CONTENIDO INVENTARIO DE PROCESOS

Items Fecha Compromiso Personas Requeridas Estado Tipo Numeración Procesos Fecha Compromiso Personas Requerida Estado
1. Glosario [Link].2020 Aprobado 100% Proceso 5.3 Recibos 16-Oct-20 Sin Iniciar 100%
2. Organigrama [Link].2020 En Validación 100% Subproceso 5.3.1 Recibo de Producto Terminado en Plantas y Maquilas 16-Oct-20 Sin Iniciar 100%
3. Estructura Organizativa [Link].2020 En Validación 100% Subproceso 5.3.2 Recibo de Producto Terminado para Comercialización 16-Oct-20 Sin Iniciar 100%
4. Datos Maestros y Saldos [Link].2020 Aprobado 100% Subproceso 5.3.3 Ubicación de Producto Terminado, materiales y materias primas 16-Oct-20 Sin Iniciar 100%
Sub Escenarios [Link].2020 Aprobado 100% Subproceso 5.3.4 Recibo y aceptación de bienes servicios 16-Oct-20 Sin Iniciar 100%
5. Procesos y Subproceso
Políticas [Link].2020 Aprobado 100% Proceso 5.4 Inventario 17-Oct-20 Sin Iniciar 100%
6. Stakeholders [Link].2020 Aprobado 100% Subproceso 5.4.1. Control de Inventarios 17-Oct-20 Sin Iniciar 100%
7. Dispositivos Físicos [Link].2020 Aprobado 100% Proceso 5.5 salidas 17-Oct-20 Sin Iniciar 100%
8. Formatos [Link].2020 Aprobado 100% Subproceso 5.5.1 Control de fechas de producto terminado, materiales y materias prmas 17-Oct-20 Sin Iniciar 100%
9. Reportes [Link].2020 En Validación 90% Subproceso 5.5.2 Manejo de bajas de producto terminado, materiales y materias primas 17-Oct-20 Sin Iniciar 100%
10. Mapa de Integraciones [Link].2020 Aprobado 100% Subproceso 5.5.3 Dispensación de materiales y materias primas 18-Oct-20 Sin Iniciar 100%
11. Mapa de Interfases [Link].2020 Aprobado 100% Subproceso 5.5.4 Procesamiento de pedidos y transferencias 18-Oct-20 Sin Iniciar 100%
12. Dolores [Link].2020 En Validación 100% Subproceso 5.5.5 Salida de Productos y materiales 18-Oct-20 Sin Iniciar 100%
13. Usuarios [Link].2020 En Validación 100% Proceso 5.6 exportacion 18-Oct-20 Sin Iniciar 100%
14. Resumen de Gaps [Link].2020 En Validación 100% Subproceso 5.6.1 Cargue y Gestión documental de Exportación 18-Oct-20 Sin Iniciar 100%
15. Firmas de Aceptación [Link].2020 En Validación 100% Proceso 5.7 Logistica inversa 19-Oct-20 Sin Iniciar 100%
99% Subproceso 5.7.1 Gestión de devolución de producto terminado 19-Oct-20 Sin Iniciar 100%
Subproceso 5.7.2 Gestión de devolución de materiales y materias primas 19-Oct-20 Sin Iniciar 100%
Subproceso 5.7.3 Gestión de Post consumo 19-Oct-20 Sin Iniciar 100%

100% 100%
Fecha: Consultor MQA: Líder de proceso:

EXPLICACIÓN: El glosario de términos, lo conforman los términos propios del negocio del cliente y los términos SAP.

GLOSARIO DE NEGOCIO
Nro. PROCESO TÉRMINO DESCRIPCIÓN
1 WM PR Entrada de producto aprobado de producción al Almacén Producto Terminado
2 TR Transferencias de producto de una Bodega a Otra de propiedad igualmente
3 SA Salida de Almacén con Facturación
4 SR Salida de Almacén por Reposición de producto
5 MR Entrada de Almacén por Reposición de producto
6 DV Devolución de Producto por parte de los clientes
7 MG Salida de Almacén con muestra Gratis (Regalo)
8 PT Bodega situada en Bogotá
9 BQ Bodega situada en Barranquilla
17 PT01 Ubicación de Producto Terminado en trámite de revisión y conteo
18 CUAR Producto Terminado en Cuarentena
19 APRO Producto Terminado Aprobado
20 RECH Producto Terminado Rechazado
21 BE Bodega de Especiales, se refiere a la ubicación de productos devueltos
22 CPT1 Cava de Producto Terminado N° 1

Materia Prima
Nro. PROCESO TÉRMINO DESCRIPCIÓN
Almacenam
iento de
1 Materiales Remisión Documento del proveedor donde se relaciona nombre y cantidad de los materiales a entregar
WM
Documento técnico donde se relaciona el resultado de las pruebas fisico-quimicas de la materia
2 Certificado de Calidad
prima
3 Rotulo de Cuarentena Identificación de la materia prima que se encuentra en Cuarentena.
Area de Recepción Espacio destinado para almacenar los materiales una vez recibidos, antes de pasarlos a cuarentena.
4 Area de Cuarentena Espacio destinado para almacenar las materias primas que entran en cuarentena.
Area de Almacenamiento Espacio para almacenar los materiales aprobados.
5 Area de Rechazo Espacio destinado para almacenar las materias primas que entran en Rechazo
Documento emitido por las area de produccion donde describen las materias primas a dispensar y
6 Orden o Vales de producción cantidades.

7 Pick-list Documento donde solicitan los elementos que no hacen parte directa en la fabricacion del producto.
8 PR Transacción en el sistema donde se ingresa al inventario de producción
9 Transacción Cualquier tipo de movimiento que se realice en el sistema ( RTV, TR, CUAR, APRO, RECH, MC, RS, DI

10 N° DE Lote Lote de la materia prima

11 Fecha de Vencimiento Fecha en la que expira la materia prima
12 Traspasos Localizaciones o ubicación tanto fisica como en el sistema
13 OT Ingresos y salidas del Inventario
14 Saldos
15 RTV Tx Devolucion en el sistema de una orden de Compra
16 TR Tx Localizacion de Transito/Traslado de una localizacion dentro de un mismo almacen.
17 CUAR Tx Material en Cuarentena
18 APRO Tx Material aprobado
19 RECH Tx Material rechazado
20 MC Tx Muestra que saca control de calidad para el analisis
21 RS Tx Devolucion al sistema
22 DI Tx Consumo de materiales en el sistema.
23 FEFO tx Primero en Expirar Primero en Salir

TERMINOS SAP WM
Nro. PROCESO TÉRMINO DESCRIPCIÓN
1 TU Tipo de ubicación
2 TUA Tipo de unidad almacenamiento Caja saco pallet etc

3 Instrucción de transpaso , se genera al hacer un movimiento de trasnporte y en base a esta se crea

IT una OT (orden de trasnporte)
4 Letra Modulo de logistica y Transporte

5 Se utiliza para definir un complejo físico de almacén en WM. Toda la estructura del depósito se
Número de almacén gestiona con un NÚMERO DE ALMACÉN, esta asociado a uno o varios almacenes IM
Para cada tipo de almacén se definen controles de almacenamiento y estrategias de tipos de
6 almacén que se diferencian por sus propiedades organizativas y técnicas. En ellos se dan de alta las
Tipo de almacén ubicaciones, el mínimo nivel estructural donde se registra el inventario.

7 El área de almacenamiento, es una subdivisión física o lógica en un tipo de almacén que reúne
Área/ Sección de almacenamiento ubicaciones con características similares.
Es un documento de SAP que identifica los movimientos dentro y fuera del almacén, . Al crear una
8 OT el sistema determina la/s ubicación/es de destino para el caso de las entradas y la ubicación de
OT. (orden de transporte) procedencia en caso de las salidas.
Cada tipo de almacén y cada área de almacenamiento constan de una serie de superficies de
9 almacenamiento que en WMS se denominan ubicaciones. Las coordenadas de las ubicaciones
Ubicación indican la posición exacta en el almacén donde se pueden almacenar las mercancías.

Esto es mas del modulo MM Un lote en el sistema Gestión de materiales se define como un
10 subconjunto o cantidad parcial de un material que se gestionan separadamente de otros
subconjuntos del mismo material. Cada lote se puede identificar no sólo por su identificación de
Lote material sino también por
Es un número de lote individual.
Definicion hecha en PM posible asignar números de serie en caso de movimientos de mercancías
para las unidades individuales de material. No importa en qué aplicación se lanzan estos
11 movimientos de mercancías. Asimismo  el sistema puede realizar una comprobación de stock que, a
Número de Serie su vez, asegura un inventario correcto del stock individual.
intercambio  físico fuera del centro.  cuando  por ejem se hace referencia a un pedido de traslado y
12 El cuanto. El cuanto
es sirveEsto
por centro, parainvolucra
gestionarlaelcreación
stock dedel
un pedido
materialdeentraslado
la  ubicación.
 el movimiento de Salida del centro
13 que puede ser por MM (MB1B mov. 351) o SD (VL10B mov 641) y finalmente se hace la entrada al
Traslado centro receptor (MIGO mov 101).

14 Intercambio que ocurre en el mismo centro  Puede ser por Centro, Almacenes y/o Materiales, solo a
Traspaso través de la MB1B (clase de mov. 303-305; 313-315; 309 .....)
15 Similar a la IT , ya que de la NT se crea una OT , solo que las NT se genersan la hacer moivimientos de
NT traslado y no de traspaso
 DATOS MAESTROS Y SALDOS
Contenido

Fecha: Consultor MQA: Líder Proceso:

EXPLICACIÓN: Definir los datos maestros requeridos para el proceso.

En la definición se deben tomar en cuenta, sin son requeridos, opcionales, su estrategia de depuración y gobernabilidad de estos, al interior de la organización

No Tipo Dato Descripción Plantilla de Cargue

1 Dato Maestro Detalle ubicaciones [Link]
2 Dato Maestro EXTENSION DE MATERIAL [Link]
3 Saldo CARGA DE SALDOS IM SALDOS [Link]
4 Saldo CARGA SALDOS WM SALDOS [Link]
 PROCESO - SUBPROCESOS - SUBESCENARIOS
Contenido

Fecha: Consultor MQA: Líder Proceso:

Explicación: En este punto se detalla el funcionamiento del Best Practice de proceso SAP y se determina por cada parte del proceso, si existe un Gap para el negocio.

Proceso en SAP GAP

D
Proceso Manual MOVIL

5.3 PROCESO GESTIÓN DE INVENTARIOS Y ALMACENES

SUBPROCESOS VERSION TOBE

Pasos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17
Entregar una copia del cupón de
Verificar Producto, Registrar el ingreso de Realizar control de
5.3.1 Recibo de Producto Firmar y sellar el Grabado de Aceptar a recepción con recibido a
presentación, lotes, Ubicar los productos Verificar si requiere Registrar el cupón de productos terminados, calidad al producto Recibir informe de Gestionar devolución a conformidad conformidad al Encargado de Ubicación de producto Cerrar recibo de
Terminado en Plantas y Generar documento de Recepción la ubicación de Producto Control físicoquímico Control biológico Control Virus en el
cantidades y fechas de físicamente y en el sistema cantidad específica recepción como ingreso cantiades, fechas de terminado de ser Gestión de Calidad Producción terminado producto terminado
Maquilas Y materias primas terminado cupón de recepción Control Administrativo de la
vencimiento vencimiento necesario Producción

Modo de Operación

Transacción
Rol que ejecuta Lider de Recepción PTPM Operario de Recepción Operario de Recepción Operario de Recepción Analista de Recepción
Analista de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM Analista de Recepción PTPM Analista de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM PTPM Operario de Recepción PTPM PTPM PTPM Analista de Recepción PTPM Lider de Recepción PTPM Analista de Recepción PTPM Analista de Recepción PTPM PTPM
Impacto en el Negocio

SUBPROCESOS VERSION SAP CON MOVIL

Pasos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16

Ingresar documento, Verificar Generar documento logistico y Validar Documento de Se genera proceso de Impresión de rotulo Realizar control de
5.3.1 Recibo de Producto Para recibir previamente se ha creado una Producto, presentación, lotes, cantidad a ubicar
financiero (DOCUMENTO recepcion queda como inspeccion de materiales para seguimiento de calidad al producto Recibir informe de Gestionar devolución a Cerrar recibo de Proceso de traslado a libre ajuste de stock al ser
Terminado en Plantas y cantidades y fechas de lote? Control físicoquímico Control biológico Control Virus
orden de compra MATERIAL) y documento de Ubicación destino, productos trazousar
de recepcion sin en calidad inspeccion, cuando se terminado de ser Gestión de Calidad Producción producto terminado utilizacion trasladado
Maquilas Y materias primas vencimiento (utilizacion movimiento (OT) formato automaticamente hace 1.3 necesario
codigo de barras o digitacion) ubicados en sistema y fisico

Modo de Operación
D D D
Transacción ME21N ZMIGO MIGO ZMIGO MB51 lt22 QA32 ZIMPRESION QA32 LU04 RLAUTA11

Rol que ejecuta Lider de Recepción PTPM Operario de Recepción Operario de Recepción Operario de Recepción Analista de Recepción
Analista de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM Analista de Recepción PTPM Operario de Recepción PTPM PTPM Operario de Recepción PTPM PTPM PTPM Analista de Recepción PTPM PTPM Analista de Recepción PTPM Analista de Recepción PTPM
Impacto en el Negocio

SUBPROCESOS
Pasos 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16
Recibir informe de Realizar traslado de la Contar y verificar las
5.3.2 Recibo de Producto Comparar la lista de empaque Verificar si el producto Gestión de Verificar el peso Determnar el peso Registrar disponibilidad
Recibir importación de acuerdo a la orden emitida Ubicar y grabar Solicitar inspección física de Procesos de selección Control Físico Qímico Reclamación de bienes ubicación provisional a cantidades y tipo de Hacer revisión visual Ubicación de producto
Terminado para por el provedor con la provisionalmente en el sistema Aseguramiento de Calidad Control físico-químico requiere análisis técnico unitario de los por unidad de cada de producto terminado
de compra para contratación de aprobación de la localización de del producto terminado
Comercialización oren de compra externo y servicios producto productos producto para comercialización
producto producto terminado

Modo de Operación

Transacción Aprobador Aprobador

Aprobador Departamento
Operador de recibo de PTPC Aprobador Departamento de Departamento de Departamento de Líder de recibo de Operador de recibo de Operador de recibo Operador de recibo Operador de recibo de Operador de recibo Operador de recibo de
Rol que ejecuta Líder de recibo de PTPC Líder de recibo de PTPC de Aseguramiento de Líder de recibo de PTPC Operador de recibo de PTPC
Aseguramiento de Calidad Aseguramiento de Aseguramiento de PTPC PTPC de PTPC de PTPC PTPC de PTPC PTPC
Impacto de Negocio Calidad
Calidad Calidad

SUBPROCESOS to be
Pasos 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
Registrar el cambio interno de Verificar la ubicación por Registrar la localización de
5.3.3 Ubicación de Producto Asignar y registrar la Almacenar y ubicar el
Verificar posiciones vacías en el área de localizaciones de Producto Producto Terminado,
Terminado, materiales y localización de Producto producto en la ubicación presentación, lote y
almacenamiento Terminado, materiales y/o materiales y/o materias
materias primas Terminado respectiva fecha de vencimiento
materias primas en el sistema primasen el sistema
Modo de Operación

Transacción
Operario y/o ayudante Operario y/o ayudante de
Operario y/o ayudante de Operario y/o ayudante de
Operario y/o ayudante de Ubicación de Coordinador de Ubicación de de Ubicación de
Ubicación de Producto Ubicación de Producto Ubicación de Producto
Rol que ejecuta Producto Terminado, materiales y materias Producto Terminado, Producto Terminado,
Terminado, materiales y Terminado, materiales y Terminado, materiales y
primas materiales y materias primas materiales y materias
materias primas materias primas materias primas
primas
Impacto de Negocio

SUBPROCESOS traslado material SAP

Pasos 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

En el caso de realizar el trasaldo en Verificar posiciones vacías en Registrar el cambio interno de Almacenar y ubicar el Verificar la ubicación por Registrar la localización
5.3.3 Ubicación de Producto Asignar y registrar la
diferentes almacenes inicia con localizaciones de Producto producto en la ubicación presentación, lote y fecha de Producto Terminado,
Terminado, materiales y transaccion MIGO 311, si es solo cambio de el área de almacenamiento de Terminado, localización de Producto
materiales y/o materiales y/o materias
materias primas acuerdo a indicadores Terminado respectiva de vencimiento
ubicación (mov wm lt10 lt01) materias primas en el sistema primas en el sistema

Modo de Operación
D D D D
Transacción migo zmigo

Operario y/o ayudante Operario y/o ayudante de Operario y/o ayudante

Operario y/o ayudante de Operario y/o ayudante de
Operario y/o ayudante de Ubicación de Coordinador de Ubicación de de Ubicación de de Ubicación de
Ubicación de Producto Ubicación de Producto Ubicación de Producto
Rol que ejecuta Producto Terminado, materiales y materias Producto Terminado, Producto Terminado, Producto Terminado,
Terminado, materiales y Terminado, materiales y Terminado, materiales y materiales
primas materiales y materias primas materiales y materias y materias
materias primas materias primas materias primas
primas primas
Impacto de Negocio

SUBPROCESOS TO BE
Pasos 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23 4.24
Verificar si el Gestionar Registrar ajustes y/o Realizar acta y
Comparar el conteo del Verificar si existen Planeación y Verificar las
Definir metodología para la Socializar la metodologia Ejecutar la reunión de Suministrar plantillas de inventario físico con el Realizar el Re-conteo diferencias entre las inventario realizado Definir acciones Inspeccionar y Realizar informe de aprobación de los resultados listado
Realizar la planificación de cntrol de Evaluar si requiere inventario Determinar referencias ABC a Realizar conteo del mejoramiento de Ejecutar acciones correctivas y/o Generar reporte de Ejecutar conteo Registrar conteos cantidades en el
5.3.4 Control de Inventarios realización de la toma de de la toma del inventario apertura de la toma del es de materias correctivas y/o validar el conteo inventrio faltante o ajustes con el Lider realizados con actualizado de
Inventarios físico total contar en el inventario invantario inventario físico inventario del inventario físico cantidades físicas y Aseguramiento de ajustes inventario real físico del inventario en el sistema conteo físico y en el
inventario físico a realizar inventario físico primas y/o ajustes realizado sobrante de Control de respecto al control de
suministrado el sistema Calidad sistema
materiales Inventarios inventario real inventarios
Modo de Operación
D D
Transacción
Gestor de
Analista Control de Gestor de Control de Gestor de Control de Gestor de Control de Ejecutor del Control de Analista Control de Ejecutor del Control de Analista Control de Analista Control de Analista Control de Analista Control de Ejecutor del Control de Ejecutor del Control de Ejecutor del Control Analista Control de Analista Control de Analista Control de Analista Control de Gestor de Control Analista Control de
Rol que ejecuta Gestor de Control de Inventarios Analista Control de Inventarios Analista Control de Inventarios Control de
Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios de Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios de Inventarios Inventarios Inventarios
Impacto de Negocio

SUBPROCESOS CON SAP

Pasos 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.13 4.14 4.15
Gestionar 4.16 4.17
Comparar el conteo del Verificar si existen Planeación y
Definir metodología para la Socializar la metodologia Ejecutar la reunión de Creacion del Realizar informe de aprobación de los Registrar ajustes y/o resultados Realizar acta y listado
Realizar la planificación de cntrol de Evaluar si requiere inventario Determinar referencias ABC a Realizar conteo del inventario físico con el Realizar el Re-conteo diferencias entre las mejoramiento de
5.3.4 Control de Inventarios realización de la toma de de la toma del inventario apertura de la toma del documento de inventrio faltante o ajustes con el Lider realizados con respecto al actualizado de control
Inventarios físico total contar en el inventario inventario físico inventario del inventario físico cantidades físicas y Aseguramiento de
inventario físico a realizar inventario físico invenatrio sobrante de Control de inventario real de inventarios
suministrado el sistema Calidad Inventarios
Modo de Operación

Transacción li01n lm50 li13n li14 LI14N LI14N LI17N li20n li21n
Analista Control de Gestor de Control de Gestor de Control de Gestor de Control de Ejecutor del Control de Analista Control de Ejecutor del Control de Analista Control de Analista Control de Analista Control de Gestor de Control de Analista Control de Inventarios Gestor de Control de
Rol que ejecuta Gestor de Control de Inventarios Analista Control de Inventarios Analista Control de Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios
Impacto de Negocio

SUBPROCESOS
Pasos 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 5.20
5.23 5.24 5.21 5.25 5.22
5.26 5.27 si es Elaborar
5.28
informe 5.29 Enviar información
5.30materia 5.31 Elaborar
5.32
informe 5.34 5.35
Determinar Registrar Verificar producto
Ubicar en el lugar Manejo de Administración y
lote Manejo de bajas detallado de detallado de cantidades Enviar para dar manejo Elaborar informe de
Verificar el producto, Verificar fecha frente Verificar caducidad Verificar si la caducidad Verificar si la cantidades con Gestionar control cantidades, de producto Reacondicionar material y/o Revisar posible sprimas y
5.3.5 Control de fechas de Planear el control de las fechas de Verificar existencia actualizada Crear formato de control de Investigar y determinar Segregar el Verificar si el producto corresponiente el materiales y gestión técnica de Recibir y gestionar materia prima cantidades con riesgo Aprobar rechazo de aprovechables de control de fechas de
Determinar referencias a Revisar cantidades y Solicitar ajustes del Recibir informe de Realizar acciones materal y/o materia a las fechas real del producto, producto, material terminado, material y/o materia esmaterial
producto terminado, caducidad es riesgo de y fecha de el producto aprovechamiento materiales con de bajas de producto
producto terminado, materiales producto terminado, materiales y materias de formatos de control de fechas de producto terminado, causa de los hallazgos en Cálculo de Costos producto materias primas
ante el ente contratos para re
terminado,los resultados de de producción o de vencimiento y materiales y/o producto terminado, producto terminado,
verifcar fechas de vencimiento calculo de costos ajuste respectivo correctivas prima con riesgo de existentes en el materiales y/o y/o materia producto terminado terminado, vencimiento y caducidad terminado del material o proxima fecha de materias primas materiales y/o materias terminado, materiales y
y materias prmas primas fechas materiales y materias primas las cantidades y/o materias primas prima esta proximo a vencer material rechazados
regulador análisis de producto
materiales y/o analisis fechas materiales y materias
vencimiento sistema materias primas prima agroquimico fechas generada en el materias primas agroquimico producto materia prima vencimiento a la materias primas
y/o materias primas correspondientes obsoletos agroquimico correspondientes de primas con riesgo de primas
sistema terminado Programación de la
producto terminado vencimiento
demanda mensual
Modo de Operación Analista de
Ejecutor de control Ejecutor de control Lider/ Gestor de Operario de Operario de Operario de Analista de control Lider/ Gestor de
Analista de control de Lider/de
Gestor de control Lider/ Gestor de control Analista de control de Analista de control de Ejecutor de control Ejecutor de control Ejecutor de control de Operario de almacén Operario de Operario de Lider/ Gestor de almacén control de Operario de
Lider/ Gestor de control de Ejecutor de control de de control de fechas de Operario de almacén de fechas de de fechas de almacén control de Operario de almacén control de fechas control almacén control almacén control Operario de almacén de fechas de control de fechas Analista de control de Lider/ Gestor de control Analista de control de
Analista de control de fechas de Analista de control de fechas fechas fechas de de fechas de de fechas de de fechas de fechas de vencimiento control de fechas de Ejecutor control de fechas de almacén control de control de fechas de de vencimiento de control
Transacción de fechas de de fechas fechas de almacén control de
Lider/ Gestor de control de fechas de fechas de vencimiento de de vencimiento d fechas de vencimiento de fechas de vencimiento fechas de vencimiento de producto vencimiento de vencimiento de de de fechas de de fechas de vencimiento control de fechas de vencimiento de fechas de vencimiento de fechas de vencimiento de fechas de vencimiento fechas de vencimiento
vencimiento de producto de vencimiento de producto eproducto vencimiento de vencimiento de vencimiento de vencimiento de vencimiento de producto producto terminado, fechas fechas de producto producto vencimiento de de producto de producto
Rol que ejecuta vencimiento de producto producto terminado, producto de producto de producto de producto producto terminado, terminado, producto producto terminado, producto producto producto producto terminado, producto producto de producto de producto de producto
terminado,materiales y terminado,materiales y producto producto y terminado,materiales y producto terminado, producto terminado, terminado, materiales y materias materiales terminado, terminado, producto producto terminado,
terminado,materiales y materias primas terminado,materiales y materiales y materias terminado,materiales y terminado,materiales y terminado,materiales y terminado,materiales
Impacto de Negocio materiales materiales y y materias terminado, terminado, materiales y materias terminado,material terminado,material terminado, terminado, terminado, materiales y materias terminado,materia terminado,material terminado,materiales y terminado,materiales y terminado,materiales y
materias primas materias primas materiales y materiales y primas materiales y materiales y materiales y terminado,mate materiales y
materias primas primas materias primas materias primas materias primas y materias primas materias primas primas materiales y materiales y primas es y materias materiales y materiales y primas les y materias es y materias materias primas materias primas materias primas
materias primas materias primas materias primas materias primas materias primas materias primas es y materias primas materias primas materias primas materias primas rialesprimas
y materias materias primas
materias primas materias primas primas primas primas
SUBPROCESOS
se requiere Contactar
Pasos 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.12 6.13 6.15 la entidad
6.16
Verificar si y6.17 6.18 6.19 6.20 6.21 6.22
empresa necesaria Cargarproductos
entregar los Gestionar acciones
Identificar la materia Gestionar realizar el proceso de opara Cerrar manejo de
Identificar,clasificar, contar y Realizar conteo y pesaje según Verificar el tipo de Determinar el tipo de Ejecutar baja de los correctivas para el
5.3.6 Manejo de bajas de Informar a Control prima y/o material autorizaciones para dar dar de baja los Realizar acta de baja de producto reprocesamiento bajas de producto
pesar los productos lo requiera el producto Almacenar en bodega de productos terminados, control a realizar a los baja del producto terminados, productos terminados, Inpeccionar la de
producto terminado, materiales Recibir solicitud de baja fisicoquímico para como rechazado por de baja los productos productos terminado, maeriales y/o terminado,
terminados, materiales y/o terminado, material o materia bajas materiales y/o materias materiales y/o materias terminado, materiales materiales y/o materiales y/o ejecución de la baja producto terminado,
y materias primas análisis parte de Aseguramiento terminados,materiales terminados, materias primas materiales y/o
materias primas prima primas a analizar primas y/o materias primas materias primas a materias primas materiales y/o materias materias
de Calidad y/o materias primas materales y/o primas
porentdades externas terceros primas
materias primas
Modo de Operación

Analista manejo de Analista manejo de Gestor de manejo de Operario manejo de Operario manejo de Comité de bajas de Analista manejo de Líder manejo de
Operario manejo de bajas de Operario manejo de bajas de Operario
Transacción manejo de Operario manejo de bajas Operario manejo de Gestor de manejo de
bajas de bajas de bajas de producto bajas de producto Analista manejo de bajas de bajas de bajas de
Gestor de manejo de bajas de producto bajas de producto de producto terminado, bajas de producto bajas de producto bajas de producto producto terminado, Productoterminado,
Rol que ejecuta Líder de Proceso producto terminado, materiales producto terminado, Productoterminado, Productoterminado, terminado, terminado, materiales y Productoterminado, Productoterminado,
terminado, materiales y materias primas materiales y materias primas terminado, materiales y materiales y materias terminado, materiales y materiales terminado, materiales materiales terminado, materiales materiales y
Impacto de Negocio y materias primas y materias y materias materiales y materiales y materias primas materiales y materias materiales y
materias primas primas materias primas y materias primas y materias primas materias primas
primas primas materias primas materias primas primas materias primas

SUBPROCESOS
Pasos 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.12 6.13
Verificar existencia física y Verificar aceptación de material Verificar el tipo de material y Reservar material y Trasladar las materias Dispensación de Realizar el consumo en Informar al área de
5.3.8 Dispensación de Recibir solicitud de dispensación de ubicación de los materiales y/o materia prima por control la cantidad entregar o materia prima en el primas y materiales al área materias primas y producción para el
materiales y materias primas materiales y/o materias primas el sistema
y/o materias primas solicitadas de calidad dispensar sistema de dispensación materiales retiro de los materiales

Modo de Operación

Transacción
Rol que ejecuta Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Líder de almacén
Impacto de Negocio

SUBPROCESOS D
Pasos 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

Verificar la información del

certificado de análisis con la
Limpieza y tralado del Informar al área de control Informar al área de
Recibir Orden de compra para verificar el Comparar remisión emitida etiqueta del material y/o Identificar los materiales y
5.3.9 Recibo y aceptación de mantenimiento o
bienes servicios recibo y aceptación de bienes o servicios por el proveedor con la orden materia prima, fecha de materiales con el rotulo de material al área de de calidad de los ingenieria los repuestos
de compra vencimiento, lote de cuarantena cuarentena productos ingresados ingresados
producción, condiciones de
almacenamiento, cantidades
no

Modo de Operación

Transacción
Rol que ejecuta Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén
Impacto de Negocio

5.4 PROCESO GESTIÓN DE EXPORTACIONES

SUBPROCESOS
Pasos 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19 3.20
 Enviar al cliente en el
Gestionar inscripción o Notificar a gestión de Solicitar a la naviera Recibir notificación
Consultar y descargar Orden de pedido de Generar lista de empaque y Verificar si requiere registros requeridos y exterior lista de Realizar reserva del Revisar que todo el Separar pedido de Revisar el ventas canal el cambio del Cargar el contenedor o vehículo Colocar sellos de Generar Despachar carga de de envío de Trazabilidad y
5.4.3 Cargue y Gestión Realizar el certificado de algún visto bueno o empaque, factura y Realizar alistamiento producto esté exportación y contenedor o al gestión de
Exportación en el sistema y factura generar la factura de la Facturación vistos buenos ante las certificado de origen si producto de pedido de contenedor o exportación el estado en presencia de personal seguridad en caso de documentos de exportación a documentación por
documental de Exportación origen cuando aplique inscripción por entes de del pedido disponible en la bodega solicitar el transportador reclamaciones de
proforma exportación entidades de control y exportación vehículo del contenedor o nacional el cambio verificador cuando se requiera ser necesario despacho puerto o aeropuerto parte del agente de
control lo requiere y el de cargue transporte necesario exportaciones
segumiento vehículo aduanas y de carga
certificado de análisis de vehículo
Modo de Operación
D
Transacción Analista de Cargue y Gestor de Cargue y Analista de Cargue y Gestor de Cargue y Operario de Cargue y Gestor de Cargue y Operario de Cargue y Supervisor de Cargue Supervisor de Cargue y Analista de Cargue y Supervisor de Cargue y Gestor de Cargue y Gestor de Cargue y Analista de Cargue Analista de Cargue y
Gestor de Cargue y Gestión documental de Analista de Cargue y Gestión Analista de Cargue y Gestión Analista de Cargue y Gestión Gestión y Gestión Operario de Cargue y Gestión y Gestión
Rol que ejecuta documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental Gestión documental Gestión documental Gestión documental de Gestión documental Gestión documental documental de Gestión documental
exportación documental de exportación documental de exportación documental de exportación documental de documental de exportación
Impacto de Negocio exportación exportación exportación exportación exportación exportación de exportación de exportación de exportación exportación de exportación de exportación de exportación
exportación exportación

SUBPROCESOS
Pasos 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11
generar lista de
5.4.3 Cargue y Gestión empaque, factura y asignacion de entrega transporte asocio una o validacion de carga
facturar previa contabilizacion movil toma genero ots y se deben imprimir rotulos certificado contabilizacion de
documental de Exportación Crear la entrega imprimir lista picking crear UMP de origen si mas entregas a un
sd confirmo picking de cajas entrega a transporte de cajas
detalle wm lo requiere y el camion
certificado de análisis

Modo de Operación
D D D D D
Transacción vl02n zrotulos zlista vl02n vt01n vt01n lm00
Analista de Cargue y Gestor de Cargue y Analista de Cargue y Gestor de Cargue y Operario de Cargue y Gestor de Cargue y Operario de Cargue y
Gestor de Cargue y Gestión documental de Analista de Cargue y Gestión Analista de Cargue y Gestión Analista de Cargue y Gestión Gestión
Rol que ejecuta documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental de Gestión documental
exportación documental de exportación documental de exportación documental de exportación exportación exportación exportación exportación exportación exportación de exportación
Impacto de Negocio

5.5 Logística de Salida

SUBPROCESOS
Pasos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 la
Realizar 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 1.20 1.21 1.22
Entregar 1.23
Gestionar la separación del Hacer separación de Verificar la separación Realizar alistamiento Seguimiento y
Verificar si la transferencia producto terminado, Hacer conteo de producto Generar tiquetes de separación de Registrar alistamiento en el Etiquetar cavas o Conciliar cantidad vs Cargar el vehículo documentos de
5.5.1 Procesamiento de pedidos Recibir orden de trabajo de pedido o producto terminado, materiales y/o Generar documento de Descargar pedidos de de producto Gestionar factura del Generar planillas de cajas monitoreo a la
corresponde a envío a un Realizar reserva en el sistema materiales y/o materias terminado, Cargar el vehículo Reservar el pedido separación de productos de productos sistema y comunicar a la Facturación según número planillas de contrastando con el pedido o
y transferencias transferencia materiales y/o materias transferencia los clientes terminado para pedido despacho operación de
centro de distribución materias primas producto terminado terminados de terminados transportadora de pedido despacho pedido transferencia
primas primas requeridos despacho transporte
acuerdo al tiquete altransportador
Modo de Operación

Operario de Operario de Operario de

Transacción Analista de Analista de Analista de Líder de Líder de Líder de Operario de cargue Operario de cargue de Líder de Líder de
Analista de procesamiento Operario de alistamiento Operario de alistamiento Analista de Operario de cargue de alistamiento de alistamiento de Líder de procesamiento procesamiento de alistamiento de
Analista de procesamiento de pedidos y Analista de procesamiento de Analista de procesamiento de procesamiento de procesamiento de procesamiento de procesamiento de Líder de procesamiento de procesamiento de de procesamiento procesamiento de procesamiento de procesamiento de
Rol que ejecuta de procesamiento de de procesamiento de procesamiento de procesamiento de procesamiento de procesamiento de de pedidos y procesamiento de
transferencias pedidos y transferencias pedidos y transferencias de pedidos y transferencias pedidos pedidos y pedidos y pedidos y pedidos y pedidos y transferencias pedidos y pedidos y de pedidos y pedidos y pedidos y pedidos y
Impacto de Negocio y transferencias pedidos y transferencias pedidos y transferencias pedidos y transferencias pedidos y pedidos y transferencias pedidos y
transferencias transferencias transferencias transferencias transferencias transferencias transferencias transferencias transferencias transferencias
transferencias transferencias transferencias

SUBPROCESOS
Generar e imprimir
Pasos 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Separar 2.7
y trasladar 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12
Realizar rotulos 2.13
de guías de
Revisar lotes, productos, productos terminados Verificar y comparar el
Seleccionar operarios para Realizar alistamiento de acondicionamiento Procesamiento de transporte según sea e
5.5.2 Salida de Productos y realizar alistamiento, embalaje Generar de
listado de separación cantidades y fechas de los productos solicitados Transportar los productos y/o materiales físicos Construir pedido de alistamiento Verificar si es pedido según
Recibir pedido de salida de productos instructivos de pedidos y requerimiento e
materiales productos vencimiento de los a la zona de embalaje según partidas al área multiempaques o kits con el tiquete de transferencia
y entrega de pedido en la orden de pedido cada línea de transferencias informar
productos requeridos de armado de separación producto disponibilidad de
multiempaques
Modo de Operación despacho

Transacción Operario de salida Operario de salida de Analista de salida de

Lider de salida de productos y materiales Lider de salida de productos y Analista de salida de productos Analista de salida de Operario de salida de Operario de salida de Operario de salida de Operario de salida de Analista de salida de Operario de salida de
Rol que ejecuta de productos y productos y
materiales y materiales productos y materiales productos y materiales productos y materiales productos y materiales productos y materiales productos y materiales productos y materiales productos y materiales
Impacto de Negocio materiales materiales

5.6 Logística Inversa

SUBPROCESOS
Pasos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 Recibir1.11
informe y Verficar1.12
si el control Elaborar1.13
y presentar 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 1.20 1.21 1.22
informe de Realizar1.23
Verificar la línea de Gestión de Gestionar el re- Manejo de bajas de Realizar cierre de la
Definir el motivo de la Verificar si el producto Asignar y registrar la Verificar el motivo del Gestionar reposición de ubicar los productos de calidad determina informe de Recibir y verificar informe del Verificar respuesta ante envío gestión de la
5.6.1 Gestión de devolución de Recibir informe de devolución de producto producto en devolución consultas, quejas, del producto Diligenciar lote y Salida de productos producto terminado, gestión de la
devolución de producto decomisado y devuelto es un localización del producto y ubicarlo para realizar el decomiso o la devolución producto terminado Control fisicoquímico Control Biológico Control Virus fisicamente en el la aceptación de la inconsistencias en la manejo del producto terminado la acordada con el Recaudo devolución de
producto terminado terminado reclamos y terminado en cantidad y materiales materiales y materia producto devolución de
terminado producto biológico terminado devuelto inmediatamente lugar devolución de devolución de devuelto cliente terminado producto
respectivo control denuncias devolución prima terminado
correspondiente producto terminado producto terminado realizada
Modo de Operación

Transacción

Analista de gestión de Analista de gestión de Auxiliar de gestión de Operario de gestión de Analista de gestión de Gestor de devoluciones Operario de gestión de Operario de gestión de Operario de gestión de Operario de gestión Analista de gestión Auxiliar de gestión de Auxiliar de gestión Analista de gestión de Analista de gestión de Gestor de Analista de gestión Auxiliar de gestión Gestor de Gestor de Auxiliar de gestión Analista de gestión
Lider de gestión de devoluciones de
Rol que ejecuta devoluciones de producto devoluciones de producto devoluciones de producto devoluciones de devoluciones de producto de devoluciones de devoluciones de devoluciones de de devoluciones de de devoluciones de devoluciones de de devoluciones de devoluciones de producto devoluciones de devoluciones de de devoluciones de de devoluciones de devoluciones de devoluciones de de devoluciones de de devoluciones de
producto terminado producto terminado producto
terminado terminado terminado producto terminado terminado terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado producto terminado

Impacto de Negocio

SUBPROCESOS SAP
Pasos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Verificar cantidades, lotes y documento material generado , Informar a control de calidad Recibir comunicado de material se traslada a libre Si es rechazado,
5.6.1 Gestión de devolución de aprobado o rechazado o rechazo (bloqueado) y Ingresar ubicación del
Crear entrega de devolucion tramitar baja de
nateriales y materias primas fechas de vencimiento material en cuarentena Q, R material en el sistema
del material se genera OT producto

Modo de Operación

Transacción qa32 lt24

Rol que ejecuta Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén

SUBPROCESOS
Pasos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Identificación del materiales Recibir comunicado de Si es rechazado,

5.6.1 Gestión de devolución de Verificar cantidades, lotes y Ubicar el material en la Ingresar ubicación del
Recibir la solicitud de devolución con rótulos de cuarentena y Informar a control de calidad aprobado o rechazado tramitar baja de
nateriales y materias primas fechas de vencimiento estantería física material en el sistema
traladar al área de cuarentena del material producto

Modo de Operación

Transacción
Rol que ejecuta Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén Ayudante de almacén
Impacto de Negocio

SUBPROCESOS
Pasos 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
Definir prioridades de Recibir informe de Trasladar producto o
Gestionar y actualizar listado de productos Comunicar traslado de Comunicar informe para Planeación y operación de ingreso Implementación de
productos o envases Verificar tipo de disposición de producto o Comunicar informe para envase para realizar
5.6.2 Gestión de Post consumo o envases en disposición retornable para retornables para disposición requerida interna o externa retorno de productos o realizar disposición final transporte envase para disposición realizar disposición final disposición final en la planes y programas
disposición final envases en campo ambientales
final final empresa
Modo de Operación

Transacción

Analista de gestión post Analista de gestión post Gestor de gestión post Gestor de gestión post Gestor de gestión post Gestor de gestión post Analista de gestión post Operario de gestión Operario de gestión
Rol que ejecuta Gestor de gestión post consumo consumo consumo consumo consumo consumo consumo consumo post consumo post consumo
Impacto de Negocio

POLÍTICAS

N°. POLÍTICA ¿IMPLEMENTABLE EN SAP? DESCRIPCIÓN DE como SE Nueva Cambio Eliminación

IMPLEMENTARIA

La empresa entiende que todas las adquisiciones de insumo

que la empresa realice deberán entrar únicamente por el
proceso de gestión de inventarios y almacenes o ser recibida Como entradas de almacén en
1 por un funcionario del almacén en cualquier almacén de la
SI sistema y documentación física
empresa de acuerdo con la naturaleza del producto o las
condiciones contratadas.

EL proceso de gestión logística debe contar con las

herramientas necesarias que permitan mantener un Informe de inventarios
inventario mínimo de materiales y elementos de consumo actualizados un stock mínimo
2 necesarios para garantizar una óptima operación, los SI
en sistema que avise de
X
inventarios estarán sujetos a los requerimientos y abastecer
temporadas de producción y venta.

La empresa entiende que para el adecuado control de las

existencias, se debe contar con sistemas informáticos, que Inventarios actualizados e
3 permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y
SI
informes en el sistema
X
existencias

Cuando un activo deba ser reubicado o dado de baja, se debe

solicitar su debido procedimiento a gestión de inventarios y
almacenes Trazabilidad de bajas de
4 para que se realice la debida gestión y actualicen los datos en SI
producto
el sistema central. Los traslados y bajas de equipos de
cómputo son canalizados a través de la Dirección de
Tecnología Informática y Comunicaciones.

El proceso de logística entiende que antes de dar de baja a un

activo tipo mueble o equipo de oficina, el proceso de gestión
de inventarios y almacenes examinará físicamente el mueble
5 o equipo para determinar si puede ser reubicado en otra
SI Baja de activos en sistema
dependencia. Si el mueble o equipo no justifica ser
reubicado, se dará de baja en el sistema inmediatamente.

El proceso de gestión de exportaciones entiende la Cotización actualizada con

6 importacia de cotizar fletes según la ciudad y pais exacto de SI fletes
la exportación.

La empresa entiende la importancia de mantener el

seguimiento a la entrega de exportaciones o entregas a nivel
7 nacional hasta la confirmación de llegada del pedido y
NO
aceptación del cliente
 MATRIZ DE STAKEHOLDERS
Contenido

Fecha: Consultor MQA: Líder Proceso:

Explicación: En esta pestaña se definen todos los Stakeholders que requieren recibir o enviar información del sistema. Pueden constituirse en reportes, archivos planos o web services.
DECRETO DE LEY CUBIERTO SAP SI
N°. SUB-PROCESO CATEGORÍA NOMBRE QUE PIDE Descripción como LO PIDE FRECUENCIA INPUT/OUPUT (Si aplica) /NO COMO LO CUBRE

Enviandoun PDF con la factura y el

númerode guia con la que se les
1 Salidas Clientes Factura y Guia de Transporte listado Reporte envió el despacho, Enviar factura Archivo plano Diaria O-output de SAP SI habiliatcion de
o copia del pedido al mensajes en SD
representante y al cliente por
correo electrónico

Consumo de la informacion de los

3 Entradas Transportistas Seguimiento a envíos Reporte transportadores referente al Archivo plano Diaria I-input a SAP
proceso de entrega de envios.
 MATRIZ DE DISPOSITIVOS REQUERIDOS
Contenido
Fecha: Consultor MQA: Líder de proceso:

EXPLICACIÓN: Definir dispositivos físicos requeridos en los procesos.

N°. SUB-PROCESO TIPO DISPOSITIVO USO DEL DISPOSITIVO MARCA MODELO INPUT/OUPUT
CUBIERTO SAP SI COMO LO CUBRE
/NO

1 Generar documento de Recepción Impresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
2 Asignar y registrar la localización de Producto Terminado Impresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
3 Suministrar plantillas de invantario Impresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
4 Definir acciones correctivas y/o ajustes Impresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
5 Generar reporte de inventario real Impresoras Impresión de Documentos Epson FX-2190 O-Output SI SAPLPD
6 Realizar informe de inventrio faltante o sobrante Impresoras Impresión de Documentos Epson FX-2190 O-Output SI SAPLPD
7 Realizar acta y listado actualizado de control de inventarios Impresoras Impresión de Documentos Epson FX-2190 O-Output SI SAPLPD
8 Elaborar informe de control de fechas de producto terminado, materiales y materiasImpresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
9 Realizar conteo y pesaje según lo requiera el producto terminado, material o materi Basculas Registro e pesos Virtual Measurements VC-210 Ambos I-O NO DESARROLLO
10 Realizar acta de baja de producto terminado, maeriales y/o materias primas Basculas Registro e pesos Kyocera FS-2100 DN O-Output NO DESARROLLO
11 Generar lista de empaque y generar la factura de la exportación Impresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
12 Generar documentos de despacho Impresoras Impresión de Documentos Epson FX-2190 O-Output SI SAPLPD
13 Recibir orden de trabajo de pedido o transferencia Impresoras Impresión de Documentos Epson FX-2190 O-Output SI SAPLPD
14 Generar documento de transferencia Impresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
15 Generar listado de separación de productos Impresoras Impresión de Documentos Kyocera FS-2100 DN O-Output SI SAPLPD
16 Construir multiempaques o kits Impresoras Impresión de Documentos Epson FX-2190 O-Output SI SAPLPD
17 Generar e imprimir rotulos de guías de transporte según sea e requerimiento e info Impresoras Impresión de Documentos Epson FX-2190 O-Output SI SAPLPD
18 Tomar y registrar la temperatura de las devoluciones termometro Medidor de temperatura Laser de devoluciones productos Biológicos Fluke 62 Max I-Input NO NO SE CUBRE
19 Enviar factura o copia del pedido al representante y al cliente por correo electrónicoMaquinas con protocolos Se realiza actualmente manual con scanner Epson ES-500W I-Input NO NO SE CUBRE
20 Entrada Salida Pistolas Lectura de codigos de barras y operación Newland Datalogic Zebra MT65 Input/output SI SAP ITS
21 Entrada Salida bascula Validacion de pesos en proceso Averyweigh- Tronix - Input NO DESARROLLO
DESARROLLO E
22 Entrada salida Impresora Impresión de etiquetas para el proceso TCS> Zebra 2810-ZT402 Output SI INTEGRACION SIST
BASCULAS
23 Tomar y registrar la temperatura de las materias primas al momento de la recepcióntermometro Medidor de temperatura Laser de materiales en el momento de la recepcFluke 568 I-Input NO NO SE CUBRE
24 Imprimir Rotulo de Pesaje Impresoras Registro de pesos zEBRA I-Input NO DESARROLLO
25 Realizar el pesaje de las materias primas de acuerdo a la orden de producción Basculas/balanzas registro de pesos Sartorius Ambos I-O NO DESARROLLO
26 Ralizar el consumo de las materias primas Pistola Lector codigo de BarConsumo de las materias primas de ordenes de producción Newland Datalogic Zebra MT65 Input/output SI SAP ITS
27 Registrar el ingreso de los materiales al sistema Pistola Lector codigo de BarIngreso de ordenes de compra al sistema. Newland Datalogic Zebra MT65 Input/output SI SAP ITS
 FORMATOS REQUERIDOS
Fecha: Consultor MQA: Líder de proceso:
EXPLICACIÓN: Definir formatos, etiquetas, Labels que deben generarse, acorde a los requerimientos de negocio.

TIPO DE
N°. SUB-PROCESO FORMATO NOMBRE DEL FORMATO USO DEL FORMATO ESTANDAR

1 Generar documento de Recepción Formato Cupón de Recepción Se utiliza para el recibo de producto NO
2 Registrar el cambio interno de localizaciones de Producto Terminado en el sistema Formato Reporte cambio de localizaciones de producto Se utiliza para el movimienode localizaciones DESARROLLO
3 Realizar acta de baja de producto terminado, materiales y/o materias primas Formato Acta de Baja Se utliza para eliminar del sistema NO
4 Cerrar manejo de bajas de producto terminado, materiales y/o materias primas Formato Acta de Destrucción Se entrega elproducto para disposición final NO
Se utiliza para saber pesos, cantidades y lotes
5 Generar lista de empaque y generar la factura de la exportación Formato Lista de Empaque SI
de exportación
6 Verificar si la transferencia corresponde a envío a un centro de distribución Formato Transferencias y Reposiciones Transferencia entre bodegas NO
7 Generar listado de separación de productos Formato Reservas sin despachar Se alista pedido con el documento NO
Generar e imprimir rotulos de guías de transporte según sea el requerimiento e
8 informar disponibilidad de despacho Etiqueta Guias y rotulos Identifican los peidos para envío NO

Identifica el lote de las promociones de

9 Construir multiempaques o kits Etiqueta Rotulo Kit producto NO

Verficar si el control de calidad determina la aceptación de la devolución de producto Se utiliza para cuando el producto devueto se
10 Formato Control Re-empaques NO
terminado pueda recuerar.
11 Construir multiempaques o kits Formato Elaboración de Kit Armado de kit en sistema NO
Evidencia de entra al transportador y de éste
12 Orden de Despacho Formato Orden de Despacho NO
al cliente
13 Rotulo de saldo Formato Rotulo de saldo NO
14 Control de temperatura Formato Control de temperatura NO
15 rotulo de devolucion Formato rotulo de devolucion NO
16 rotulo de pesaje Formato rotulo de pesaje NO
17 Vale de produccion Formato Vale de produccion NO
18 rotulos Formato rotulos NO
19 orden de produccion Formato orden de produccion SI
20 control de recepcion Etiqueta control de recepcion NO
21 remision Etiqueta remision SI
 REPORTES
Contenido
Fecha: Consultor MQA: Líder de proceso:

EXPLICACIÓN: Se listan los reportes requeridos para la operación del día a día.

N°. SUB PROCESO NOMBRE DEL REPORTE OBJETIVO DEL REPORTE ESTANDAR

1 Control de Inventarios Repo rte de mo vi mi entos de p roducto l ogrando filtrarl os por l ote, Verificación de movimientos realizados en un periodo determinado Si
producto, pres entaci ón, perio dos, etc

2 Asignar y registrar la localización de Producto Terminado Reporte de movimiento entre localizaciones de un mismo almacén Permite verificar los movimientos de producto físicos dentro del almacén Si

3 Generar reporte de inventario real Reporte de diferencias de inventario Permite ver inventarios en tiempo real y sus diferencias Si
Elaborar informe detallado de cantid ades con ries go de vencimien to
4 y fech as corresp ondien tes d e prod ucto terminado Riesgo de Vencimientos Permite un mejor control de productos antes de vencer Si

5 Verificar posiciones vacías en el área de almacenamiento Reporte de posiciones vacías de almacén Permite evidenciar la capacidad utilizada del almacén si
6 Ejecutar acciones correctivas y/o ajustes Reporte de seguimiento a las acciones correctivas Permite ver la evolución de una acción a corregir No
Elaborar informe detallado de cantid ades con ries go de vencimien to
7 Reporte de productos por vencer Muestra productos en riesgo de venciiento Si
y fech as corresp ondien tes d e prod ucto terminado
8 Inpeccionar la ejecución de la baja Reporte estado de bajas Permite ver el estado en el que se encuentra una baja si
9 Facturación Reporte diario de pedidos despachados Muestra cuantos pedidos se despacharon por día si
Gesti onar y actuali zar l is tad o de produ ctos o envas es en dis pos ici ón
10 retornabl e para d isp osició n final Listado de productos para Aprobar/Rechazar Muestra que productos se pueden utilizar o rechazar Si

11 Reporte LX02 ubicaci ones llen as , LX03 ub icacion es l lenas y vacias Informar el detalle de materiales por ubicación (cantidad, Lote, Peso) Si
LX04LISTADO DE UBICAC IONES LLENAS
12 Reporte LISTADO DE OCUPACION, CAPACIDAD Información de un grupo de materiales por tipo de almacen Si
13 Reporte ROTACION DE INVENTARIO mC.9 Lx03 Por tip o d e materi al cuanto ah estad o en una ubi cació n y en que Si
almacen esta
14 LL01 MONITOR DE RADIOFRECUENCIA, LRF1 P ermite saber que entreg as estan pend ientes, que ord enes de
Reporte transport e no han co nfirmado Si
15 Reporte Despachos y facturación Fedegan Permite saber que entregas se han entregado y facturado Si
 INTEGRACIONES DEL MÓDULO CON OTROS módulos
Contenido
Fecha: Consultor MQA: Líder de proceso:

EXPLICACIÓN: Definir la integración natural que tiene cada MÓDULO con otros módulos.
Descripción DEL FLUJO DE INFORMACIÓN
A. XXXX
B. XXXX
C. XXXX
D. XXXX
E. XXXX
F. XXXX
G. XXXX

CO

FI

CRM

SD

PM

MM

PP

QM

Entradas salidas Inventario Traslados

WM

PS

HXM

SUCCESS
FACTORS
 MAPA DE INTERFACES
Contenido
Fecha: Consultor MQA: Líder de proceso:

EXPLICACIÓN: Interfaces con dispositivos físicos, servicios, canales

Proceso Dispositivo
entrada de mercancia Lectura con hand held (estandar)
entrada de mercancia verificacion de peso bascula
entrada de mercancia Verificacion tempertura termomento
salida a produccion Impresión de etiquetas
traslados de mercancia Lectura con hand held (estandar)
salidas de mercancia Lectura con hand held (estandar)
Inventario Lectura con hand held (estandar)
salida a produccion verificacion de peso bascula (nueva) y lectora fija
 MATRIZ DE DOLORES
Contenido

Fecha: Consultor MQA: Líder del Proceso:

EXPLICACIÓN: Se analizan los principales problemas o dolores con el proceso actual y se define si es posible resolver el dolor al implementar SAP S/4HANA.

N°. SUBPROCESO DOLOR CAUSA LO CUBRE SAP

1
2
3
4
5
6
7
8
9

10

11
 MATRIZ DE USUARIOS
Contenido
Fecha: Consultor MQA: Líder del Proceso:

EXPLICACIÓN: Determinar los usuarios finales que harán uso de cada transacción del sistema por proceso y así determinar el número de licencias
realmente requerido para la utilización SAP y la creación de roles y perfiles.

N°. SUB-PROCESO TIPO DE ROL ÁREA DEL USUARIO CARGO NOMBRE DEL USUARIO
1 Generar documento de Recepción Usuario Profesional de Producción
Ubicar los productos Jefe de almacén, Auxiliar de
2 temporalmente físicamente y en el Usuario Almacén, Supervisor de Bodega
sistema

3 Firmar y sellar el Grabado de la Usuario Jefe de almacén, Auxiliar de

ubicación de Producto terminado Almacén, Supervisor de Bodega
Registrar el cupón de recepción
4 como ingreso Aprobador Ayudantes de almacén

Registrar el ingreso de productos

5 terminados, cantiades, fechas de Usuario Jefe de almacén, Auxiliar de
vencimiento Almacén

Aceptar a conformidad en el cupón

6 de recepción Aprobador Ayudantes de almacén

Entregar una copia del cupón de

recepción con recibido a
7 conformidad al Encargado de Aprobador Ayudantes de almacén
Control Administrativo de la
Producción
 RESUMEN DE GAP'S
Contenido

Fecha: Consultor MQA: Líder de proceso:

EXPLICACIÓN: Recopilar en este listado los desarrollos identificados en la presente matriz de Set&GO, los cuales serán insumo para la Matriz RICEF donde se consolidarán todos
los requerimientos de los módulos a implementar en S/4HANA. Los Desarrollos serán revisados en el Comité de GAPS y allí se determinara si son Aceptados o NO.

Esta dentro
N° TIPO DE DESARROLLO NOMBRE DEL DESARROLLO DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO del Alcance
Se quiere que el sistema genere ese documento para manejarlo electronicamente, se
1 Formato Documento de Recepción envia el numero a la terminal o se consulta
2 Interface Verificar Producto, presentación, lotes, cantidades y fechas de vencimiento Con una pistola laser sepueda hacer automaticamente ésta verificación
5 Reporte Realizar conteo del inventario físico Con una pistola laser poder realizarel conteo de inventarios
6 Validaciones Verificar el peso unitario de los productos Con la bascula que quede registrado el peso para las etiquetas
7 Etiqueta ZWM001 para entrega a produccion Desarrollo impresión de etiquetas
9 Etiqueta ZWM002 Rotulos para proceso de cuarentena
11 Etiqueta ZWM004 etiqueta de entrada Rotulos para procesos de entrada y traslado
12 Formato lista de embalaje detallle de cajas * entrega
13 Formato Lista de picking alistamiento de salida (estandar)
14 Interface armado de cajas por UMP modelo automatico de generacion de empaques
15 Interface Validacion de carga carga de entregas * transporte
 FIRMAS DE ACEPTACIÓN

Fecha:

Mediante la firma del presente documento se hace constar la Aceptación del contenido del mismo, habiendo realizado la validación funcional en cuanto a
calidad y completitud de contenido.
Se Acepta el Alcance establecido en la presente Matriz de SET&GO cumpliendo con las necesidades del negocio y de acuerdo al CONTRATO DE
COMPRAVENTA DE LICENCIAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE DEL ERP [Link] suscrito entre lXXXXXXX y MQA Business Consultants S.A. y sus
Anexos.

Empresa Nombre Rol en el Proyecto Firma

Nivel C

Validador del Módulo

Líder Funcional

Líder Funcional

Consultor

Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto

Contenido