SUPERMERCADOS GRAMI
MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
ELABORADO POR:
Dávila Villanueva, Rick Steve
Mariño Bolaños, Yerseni Meliza
Peña Pezo, Álvaro Sebastián Alejandro
Salas Acuña, Gabriel Francisco Máximo
Silva Parishuaña, Rebeca Isabel
APROBADO POR:
Gerencia general
19 de abril del 2021
Callao - Perú
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PRESENTACIÓN
En este informe, presentamos a "GRAMI", una empresa de supermercados
especializada en la venta de productos de primera necesidad con una
trayectoria exitosa de más de un año a nivel nacional.
El enfoque principal de "GRAMI" se centra en brindar una atención única a
sus clientes, ofreciéndoles productos de la más alta calidad respaldados por un
equipo altamente calificado y especializado. Esta dedicación ha permitido
ganar la confianza y fidelidad de los clientes a lo largo de su recorrido.
El resultado del presente documento denominado Manual de Organización y
Funciones – MOF, el cual es fruto de un constante y permanente estudio y
evaluación de la visión y misión de la empresa, ha sido elaborado por el
departamento de racionalización para el departamento de contabilidad, con la
finalidad de reflejar un ejemplo a seguir.
Así, se ha establecido funciones y responsabilidades que complementadas con
un Manual de Procedimientos beneficiarán no solo a quienes servimos; si no,
harán de la Empresa y del trabajo que hacemos, un esfuerzo eficiente, con la
calidad y competitividad para el desarrollo de la gestión del talento humano y
crecimiento del país.
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CONTENIDO
PRESENTACIÓN
CAPÍTULO I: GENERALIDADES
1.1 Finalidad
1.2 Alcance
1.3 Base Legal
1.4 Aprobación y actualización
CAPÍTULO II: ESTRUCTURA ORGÁNICA
2.1 Organización
2.1.1 Organigrama
2.2.2 Cuadro de asignación de personal
CAPÍTULO III: FUNCIONES DE LOS CARGOS
3.1 Líneas de dependencia y coordinación
3.2 Descripción de funciones
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CAPÍTULO I: GENERALIDADES
1.1 Finalidad
El presente manual de organización y funciones del departamento de
contabilidad, tiene como finalidad dar a conocer a los miembros de
dicho departamento cuales son las responsabilidades u obligaciones, y
de esta manera ellos puedan trabajar con eficiencia y eficacia logrando
los objetivos de la empresa.
1.2 Alcance
El presente manual de organización y funciones se entrega a todos los
integrantes del departamento de contabilidad, para su conocimiento y
obligaciones.
1.3 Base Legal
En el presente manual de organización y funciones fue aprobado el 19
de abril del 2021 con memorándum 500 de la Gerencia General.
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1.4 Aprobación y Actualización
El presente manual de organización y función del departamento de
contabilidad fue aprobado el 19 de abril del 2021, dicho manual se
actualizado anualmente, coordinado con el departamento de
racionalización y el jefe de contabilidad, aprobado por gerencia general.
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CAPÍTULO II: GENERALIDADES
2.1 Organización
2.1.1. Organigrama
Departamento de Contabilidad
Sección de Sección de Sección de Sección de
facturación Compras Inventario Tesorería
2.1.2. Cuadro de Asignación de personal
Dependencia Plaza Cargo
Departamento de 1 Jefe de Dto. De Contabilidad
Contabilidad
Sección de Facturación 1 Responsable de Facturación
Sección de Compras 1 Responsable de Compras
Sección de Inventario 1 Res. De Inventario
Sección de Tesorería 1 Res. De Tesorería
TOTAL 5 Trabajadores
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CAPÍTULO III: FUNCIONES DE LOS CARGOS
LINEA DE DEPENDENCIA Y COORDINACIÓN
CARGO: Jefe de Dto. De Contabilidad
REPORTE A: Gerente General
SUPERVISOR A: Sección de Facturación, Sección de Compras, Sección de
Inventarios, Sección de Costos, Sección de Tesorería.
1. RESUMEN DEL PUESTO
Es el encargado de planificar, guiar y controlar el área de contable de la
empresa y supervisar las secciones de Facturación, Compras, Inventarios,
Costos y Tesorería.
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2. FUNCIONES PERMANENTES
Asignar tareas y responsabilidades; establecer metas, objetivos;
brindar orientación y apoyo.
Realizar evaluaciones de desempeño.
Coordinación interdepartamental entre las secciones de Facturación,
Compras, Inventarios y Tesorería.
Elaboración y análisis de informes financieros de las secciones que
se supervisan.
Analizar resultados financieros.
Cumplimiento normativo, legal y las normas contables aplicables.
Implementar controles internos efectivos.
Realizar auditorías internas periódicas.
Implementar sistemas o software eficientes.
Automatizar tareas repetitivas.
Identificar y solucionar problemas en los flujos de trabajo.
Establecer políticas de pago y cobro.
Resolver problemas o disputas relacionados.
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3. FUNCIONES EVENTUALES
Participar en el proceso de selección del sistema.
Coordinar la implementación y capacitación del personal.
Identificar áreas de oportunidad.
Propuesta y supervisión de soluciones.
Colaborar con los auditores externos.
Proporcionar información y documentos necesarios.
Identificación de riesgos y vulnerabilidades.
Implementar controles para fortalecer la seguridad.
Implementar medidas de reducción de costos y gestión de tesorería en
caso de crisis financiera
Colaborar en proyectos de presupuesto, inversiones estratégicas, etc.
Organizar programas de capacitación y desarrollo para el personal.
4. RESPONSABILIDAD
Es responsable de supervisar y gestionar el equipo, garantizar el
cumplimiento normativo y legal, elaborar y analizar informes financieros,
establecer controles internos y gestionar relaciones con proveedores y
clientes. También se encarga de buscar mejoras en los procesos contables y
financieros para aumentar la eficiencia operativa.
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5. AUTORIDAD
Recibe supervisión del Gerente General
6. CONDICIONES DE TRABAJO
Horario: 8 horas diarias
Posición del Cuerpo: Con predisposición a estar sentado
Esfuerzo Mental: Concentración, Atención,
Destreza: Buena comunicación verbal y no verbal, habilidad en el
área contable, liderazgo, memoria, vivaz.
Riesgo: Estrés, Ansiedad.
7. PERFIL DE CARGO
Educación: Especialidad en Gestión Tributaria.
Experiencia: 4 años.
Actitudes: Proactivo, iniciativo, extrovertido y comunicativo,
centradas, resilientes.
Sexo: De preferencia, masculino.
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CAPÍTULO III: FUNCIONES DE LOS CARGOS
LINEA DE DEPENDENCIA Y COORDINACIÓN
CARGO: Responsable de Facturación
REPORTE A: Jefe del Departamento de Contabilidad
SUPERVISOR A: Ninguno
1. RESUMEN DEL PUESTO
La Sección de Facturación es responsable de gestionar y procesar las
facturas de una organización, asegurando la exactitud y puntualidad en el
registro y envío de las mismas, y colaborando en la gestión de cobros. Es
importante para mantener un flujo de ingresos adecuado y una relación
saludable con los clientes.
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2. FUNCIONES PERMANENTES
Generar y emitir facturas a los clientes por los bienes o servicios
proporcionados por la empresa.
Mantener un registro detallado de todas las transacciones de
facturación realizadas.
Calcular los impuestos aplicables a las transacciones comerciales.
Gestión de cuentas de clientes, incluye mantener actualizados los
datos de contacto de los clientes y la atención correspondiente.
Controles de crédito para evaluar la solvencia de los clientes antes de
concederles crédito o establecer límites de crédito.
Resolución de disputas, relacionadas con las facturas emitidas.
Información financiera importante a la empresa.
Coordinación con otros departamentos.
Cumplimiento normativo, asegurarse de cumplir con las regulaciones
y leyes fiscales aplicables en el país o región en el que opera la
empresa
Mejora continua, debe buscar constantemente formas de mejorar y
optimizar sus procesos.
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3. FUNCIONES EVENTUALES
Realizar conciliaciones bancarias.
Realizar ajustes y notas de crédito, en caso de errores en las facturas
emitidas o situaciones que requieran ajustes en los montos facturados.
Colaborar con otros departamentos, para asegurar la coherencia y la
integridad de los registros financieros.
4. RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de la sección de facturación es garantizar la precisión,
eficiencia y legalidad de las operaciones de facturación de una organización,
lo que contribuye a mantener una buena relación con los clientes y asegurar
un flujo de efectivo adecuado.
5. AUTORIDAD
Recibe supervision del Jefe del departamento de contabilidad.
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6. CONDICIONES DE TRABAJO
Horario: 8 horas diarias
Posición del Cuerpo: Con predisposición a estar sentado
Esfuerzo Mental: Concentración, Atención, Toma de decisiones,
Gestión del tiempo, Aprendizaje continuo, etc.
Beneficios: Seguro médico, Seguro de vida, Licencia por
enfermedad, etc.
Espacio: Iluminación adecuada, temperatura confortable, espacios de
descanso, etc.
Destreza: Comunicación efectiva, Habilidades técnicas en sistemas y
software de facturación, Resolución de problemas.
Riesgo: Estrés, Ansiedad
7. PERFIL DE CARGO
Educación: Egresado de la carrera de Contabilidad, Administración
de Empresas o a fines.
Conocimientos: Sistemas de facturación, Manejo de Microsoft Excel
y Word avanzado, Software contable
Experiencia: 2 años.
Actitudes: Proactivo, iniciativo, adaptable, comunicativo, resilientes,
preciso.
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CAPÍTULO III: FUNCIONES DE LOS CARGOS
LINEA DE DEPENDENCIA Y COORDINACIÓN
CARGO: Responsable de Costos
REPORTE A: Jefe del Departamento de Contabilidad
SUPERVISOR A: Ninguno
1. RESUMEN DEL PUESTO
El responsable de la sección de costos se encarga de analizar y evaluar los
costos de producción y operación de una empresa, con el fin de optimizar el
uso de los recursos y mejorar la rentabilidad del negocio. El responsable de
costos debe elaborar informes periódicos sobre los costos incurridos, los
ingresos generados y las desviaciones respecto al presupuesto establecido.
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2. FUNCIONES PERMANENTES
Analiza y optimiza los costos.
Realiza la elaboración y el seguimiento del presupuesto.
Implementación de sistemas de control de costos.
Realiza un análisis de rentabilidad de los productos, proyectos o
servicios ofrecidos por la empresa, identificando los más rentables y
contribuyendo a decisiones estratégicas basadas en rentabilidad.
Colaboración en decisiones financieras
Control de inventarios y gestión de proveedores
Identificar riesgos financieros que afecten costos y rentabilidad
Participa en la evaluación de proyectos, analizando costos, retornos y
viabilidad financiera, brindando recomendaciones basadas en análisis
de costos.
Trabajar estrechamente con Contabilidad para garantizar correcta
contabilización de costos y generación de informes financieros
precisos y oportunos relacionados.
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3. FUNCIONES EVENTUALES
Participar en la elaboración y actualización de los manuales de
procedimientos y políticas de costos de la empresa.
Apoyar en la realización de auditorías internas y externas
relacionadas con el área de costos.
Realizar estudios de mercado y benchmarking para conocer las
tendencias y las mejores prácticas en materia de costos.
4. RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de la sección de costos es participar en la elaboración y
actualización de los manuales de procedimientos y políticas de costos de la
empresa. Realizar estudios de mercado y benchmarking para conocer las
tendencias y las mejores prácticas en materia de costos.
5. AUTORIDAD
Recibe supervisión del Jefe del departamento de contabilidad.
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6. CONDICIONES DE TRABAJO
Horario: 8 horas diarias de lunes a viernes.
Posición del Cuerpo: Con predisposición a estar sentado frente a una
computadora la mayor parte del tiempo.
Beneficios: Seguro médico, Seguro de vida, Licencia por
enfermedad, Bonos por productividad y desempeño, Capacitación
permanente, Plan de carrera, etc.
Espacio: Iluminación adecuada, temperatura confortable, espacios de
descanso, ambiente de trabajo colaborativo y respetuoso, etc.
Destreza: Comunicación efectiva, Habilidades técnicas en sistemas y
software de contabilidad y costos, Resolución de problemas, Análisis
crítico, Negociación, etc.
Riesgo: Estrés, Ansiedad, Fatiga visual.
7. PERFIL DE CARGO
Educación: Egresado de la carrera de Contabilidad, Administración
de Empresas o a fines.
Conocimientos: Conocimientos avanzados de contabilidad de costos,
análisis financiero, presupuesto y control de gestión.
Experiencia: 3 años.
Actitudes: Capacidad analítica, numérica y de síntesis; trabajo en
equipo, comunicación efectiva y proactividad.
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CAPÍTULO III: FUNCIONES DE LOS CARGOS
LINEA DE DEPENDENCIA Y COORDINACIÓN
CARGO: Responsable de Inventarios
REPORTE A: Jefe del Departamento de Contabilidad
SUPERVISOR A: Ninguno
1. RESUMEN DEL PUESTO
Se encarga de contratar auditorías de inventario físico en almacenes de
repuestos y materiales de manera periódica, ya sea semestralmente,
anualmente o según la necesidad.
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2. FUNCIONES PERMANENTES
Realizar un registro y seguimiento detallado de las entradas y salidas
de productos.
Calcular el valor del inventario de la empresa, utilizando métodos
como el costo promedio ponderado, el costo específico o el método
FIFO.
Debe asegurarse de que la contabilidad de inventario cumpla con las
normas y regulaciones contables aplicables.
3. FUNCIONES EVENTUALES
El responsable de la contabilidad de inventario debe realizar seguimientos
periódicos para asegurarse de que los registros contables coincidan con el
inventario físico existente. Esto implica contar físicamente los productos y
compararlos con los registros contables, investigando y corrigiendo
cualquier discrepancia que se encuentre.
4. RESPONSABILIDAD
Es mantener un registro preciso y actualizado del inventario de la empresa,
cumpliendo los requisitos normativos.
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5. AUTORIDAD
Recibe supervisión del Jefe del departamento de contabilidad.
6. CONDICIONES DE TRABAJO
Espacio: Seguro y ordenado
Horario: 8 horas diarias
Posición del Cuerpo: Con predisposición a estar sentado
Esfuerzo Mental: Concentración, Atención.
Destreza: Digitación rápida, liderazgo, buena memoria, buena
comunicación verbal y no verbal.
Riesgo: Estrés.
7. PERFIL DE CARGO
Educación: Egresado de la carrera de contabilidad.
Experiencia: 2 años.
Actitudes: Proactivo, iniciativo, extrovertido y comunicativo,
centradas, resilientes.
Conocimientos: Manejo de Microsoft Excel y Word avanzado.
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CAPÍTULO III: FUNCIONES DE LOS CARGOS
LINEA DE DEPENDENCIA Y COORDINACIÓN
CARGO: Responsable de Tesorería
REPORTE A: Jefe del Departamento de Contabilidad
SUPERVISOR A: Ninguno
1. RESUMEN DEL PUESTO
La sección de tesorería refiere a todos los procesos y acciones ejecutados
para llevar a cabo el control financiero de una empresa: tanto del dinero en
efectivo (flujo de caja), como activos líquidos, cobros por ventas y la
liquidez qué es fundamental para la estabilidad de la empresa a mediano y
largo plazo.
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2. FUNCIONES PERMANENTES
Planificación temprana de la liquidez y el efectivo: Se incluyen pagos
a proveedores, costos de transporte, rentas, remuneraciones y otros
pagos para mantener la estabilidad financiera a largo plazo.
Gestión de la liquidez: Controlar la entrada y salida de dinero,
incluyendo pagos de servicios, costos de transporte y cobro de
productos, así como mantener un fondo para imprevistos.
Cumplimiento de obligaciones financieras: Pagar servicios e
impuestos a través de la tesorería para evitar sanciones y multas.
Preparación ante riesgos financieros: Actuar de manera anticipada
frente a posibles riesgos como malas inversiones, problemas legales
o falta de fondos para gastos operativos.
Gestión del capital: Velar por el crecimiento de la empresa sin poner
en riesgo su estabilidad económica, evaluando el mercado objetivo y
las ventajas de nuevas inversiones.
Negociación con los bancos: Mantener una buena administración
financiera para realizar pagos, solicitar créditos o ahorrar dinero a
través de las entidades bancarias.
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3. FUNCIONES EVENTUALES
Preparar informes.
Gestionar de flujo de efectivo.
Realizar conciliación bancaria.
Gestionar de pagos y cobros.
Administrar cuentas y apoyo en proyectos financieros.
4. RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de esta sección es estar al tanto del dinero en efectivo
(flujo de caja), activos líquidos, cobros por ventas y la liquidez qué es
fundamental para la estabilidad de la empresa a mediano y largo plazo.
5. AUTORIDAD
Recibe supervisión del Jefe del departamento de contabilidad.
APROBADO: GERENCIA GENERAL PÁGINA: 23 DE 24
APROBADO: GERENCIA GENERAL PÁGINA: 8 DE 22
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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
6. CONDICIONES DE TRABAJO
Horario: 8 horas diarias
Posición del Cuerpo: Con predisposición a estar sentado
Esfuerzo Mental: Concentración, Atención, Gestión del tiempo,
Aprendizaje continuo, etc.
Beneficios: Seguro médico, Seguro de vida, Licencia por
enfermedad, etc.
Espacio: Iluminación adecuada, espacios de descanso, etc.
Destreza: Comunicación efectiva, Habilidades técnicas en sistemas,
Resolución de problemas.
Riesgo: Estrés, Ansiedad y Preocupación
7. PERFIL DE CARGO
Educación: Egresado de la carrera de Contabilidad, Administración
de Empresas o a fines.
Conocimientos: Sistemas de facturación, Manejo de Microsoft Excel
y Word avanzado, Software contable
Experiencia: 2 años.
Actitudes: Proactivo, iniciativo, adaptable, comunicativo, resilientes,
preciso.
APROBADO: GERENCIA GENERAL PÁGINA: 24 DE 24
