¿QUÉ ES?
Es el conjunto de métodos, leyes o normas de manejo de
los archivos para la conservación de expedientes y
documentos. Facilita y controla su uso y destino final, así
como, permite la adecuada ordenación del archivo
administrativo.
Se encarga del tratamiento de documentos tanto en su
soporte (papel), como de forma electrónica.
Es un conjunto de prácticas destinadas a planear, dirigir y
controlar la producción, circulación, organización,
conservación, uso, selección y destino final de los
documentos de los archivos.
¿QUÉ ES?
Es un lugar donde se guardan los
documentos de la organización. Es el
conjunto de estos documentos, reunidos
por las personas jurídicas, públicas o
privadas, en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización
para la investigación, la cultura, la
información y la gestión administrativa.
NORMATIVIDAD
Ley Federal de Archivos.
Normas nacionales e internacionales
como:
• ISAD (G) (Norma Internacional General de
Descripción Archivística)
• ISAAR (CPF) (Norma Internacional sobre los
Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias)
Hablando del Departamento
de Recursos Humanos…
Un archivo en el Depto. de RH
guarda la información y
documentos en forma de
expedientes y en el sitio donde se
producen.
Archivos
tradicionales
Archivos electrónicos
CARACTERÍSTICAS
Información
independiente y
permanente.
Cada archivo puede
ser atendido en
distintos momentos.
TIPOS DE ARCHIVOS
Clas de archivos
Archivo en
movimiento: Se
actualizan
constantemente
Clas de archivos
Clas de archivos
Clas de archivos
Clas de archivos
Clas de archivos
Sistemas de clasificación de archivos.
Conjunto de normas cuya
aplicación permite el adecuado
ordenamiento y conservación de
documentos, a fin de poder
localizarlos con rapidez.
NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Se considera la fecha
Se asigna un
de emisión o la fecha
número a cada
de recepción
documento.
Se agrupan por año,
Se asigna por orden
mes y día.
de llegada.
ALFABÉTICO
Se ordenan las
hojas según una
letra.
GEOGRÁFICO
Los nombres se
ALFA - Se toma en cuenta
domicilio, lugar de emisión,
clasifican NUMÉRICO destino, Ciudad, País, etc.
alfabéticamente por Combina el sistema
En cada bloque geográfico
apellido, alfabético y el
se utiliza el orden alfabético
ordenando letra numérico
por letra.
Uso
Flexible
Condiciones de un
fácil
buen archivo
Rápido
Comprobar su
eficacia
Seguro
Hablando del Departamento de Recursos Humanos…
• Reunir ordenadamente los documentos relacionados con los
Funciones recursos humanos.
de los • Organizar y conservar dichos documentos.
archivos
• Garantizar rapidez en su localización y envío de estos documentos.
del
Depto. De • Elaborar instrumentos para su control e información.
RH • Cumplir con las normas adecuadas.
ARCHIVO DE LOS
EXPEDIENTES
Mobiliario de Elementos en la
archivo de organización de
oficina un archivo
Mobiliario de
archivo de oficina
Mini-archivadores de
sobremesa
Carrito para carpetas
colgantes
Repisas
Armarios de diferentes
tipos
Archiveros o gabinetes
de archivo
Archivado
Elementos en la
organización de un
archivo
Carpetas
AZ
Carpetas de pasta hechas de
material bastante grueso,
dispone de dos fuertes
ganchos para archivar los
documentos y fijarlos.
Para un expediente
Contiene pliegues adicionales
o dobleces marcados que Colgantes
permiten ampliar su Los ganchos le permiten estar
capacidad. La parte que abiertas hacia arriba cuando
sobresale recibe el nombre de se abre el armario y tener
pestaña. acceso a la información que se
necesita.
Guías
Hojas gruesas en tamaños
carta y oficio que tienen un
borde superior o apéndice
con una pestaña que sirve
para separar.
Marbetes
Tiras de cartulina o cintas de
papel engomado que se
adhieren a las pestañas de las
carpetas.
