Introducción general
a las ciencias y técnicas
de la información y
documentación
Claire Guinchat
y Michel Menou
Segunda edición corregida y aumentada por
Marie-France Blanquet
Tipos de documentos
Un documento es un objeto que ofrece una información. Los documentos son la base material del saber
y la memoria de la humanidad. Desde luego es posible y necesario utilizar otras fuentes de información, por
ejemplo, consultando a una persona o a un organismo, tomando parte en una reunión o asistiendo a una
conferencia, visitando una exposición, siguiendo una emisión de radjo o de televisión. Sin embargo, estas
fuentes han hallado la información, en buena parte, gracias a los documentos utilizados.
Existe una gran variedad de documentos cuyas características deben ser conocidas perfectamente por el
especialista de la información, que debe ser capaz de identificar la categoría a que pertenece un documento,
de modo que pueda manipularlo y servirse de él convenientemente.
Las características de los documentos son de dos clases: a) físicas (material, naturaleza de los signos
empleados, tamaño, peso, presentación, medios de producción, posibilidad de consulta directa o necesidad
de utilizar un aparato, periodicidad, etc.); b) intelectuales (finalidad, contenido, tema, tipo de autor, fuente,
modo de difusión, accesibilidad, originalidad, etc.).
Características físicas
Todas las características físicas de un documento tienen cierta influencia sobre la manera de tratarlo.
Peso, tamaño, movilidad, grado de resistencia, antignedad, estado de conservación, rareza o multiplicidad
son todos factores que determinan la selección y la utilización de un documento.
Naturaleza
La naturaleza de los documentos nos lleva a introducir una primera distinción fundamental entre
documentos textuales y no textuales y a determinar así el tipo de información que transmiten. Cada una de
estas categorías comprende una gran variedad de documentos.
Los documentos textuales presentan exclusivamente, o en lo esencial, informaciones en forma de texto
escrito que debe leerse. Esto ocurre, por ejemplo, con los libros, las publicaciones seriadas, las tablas
estadísticas, las fichas, los documentos administrativos, los textos legales, los cat~logos, los documentos
comerciales, las patentes, etc.
Los documentos no textuales pueden incluir una parte de texto, pero lo esencial de la información
aparece en otra forma. Estos documentos deben verse, oírse o manipularse. Distinguimos en este caso:
Los documentos iconográficos o gráficos -imágenes, mapas, planos, gráficos, esquemas, carteles, cuadros,
fotografías en papel, diapositivas.
Los documentos sonoros -iscos, cintas magnéticas grabadas.
Los documentos audiovisuales que combinan el sonido con la imagen -películas, diaporamas, cintas y
videodiscos.
Los documentos materiales -bjetos, muestras, maquetas, obras y monumentos, trabajos en braille,
juegos pedagógicos.
Los documentos compuestos, que reúnen diversos documentos textuales sobre un mismo tema, como
los libros en disco, los conjuntos pedagógicos.
Los documentos magnéticos utilizados en infonnática, o sea, los programas que permiten realizar
distintos trabajos de cálculo, selección, simulación, manejo de ficheros, etc., y los ficheros.
Los documentos electrónicos utilizados en informática. Transmiten indistintamente texto, imagen o
sonido. Son los documentos del mañana.
Material
El material es el soporte físico del documento. La natuíaleza y el material son dos características
distintas. Un documento iconogTáfico, como una fotografía, puede tener dos soportes diferentes: la película
positiva o negativa y la copia sobre papel llamada prueba. Los materiales tradicionales: piedra, madera,
hueso, tela han sido reemplazados a través de los tiempos por el papel, que sigue siendo el soporte más
común. Además, la innovación tecnológica ha descubierto nuevos soportes que adquieren una importancia
creciente: material plásticú (discos), soportes magnéticos (cintas sonoras, discos y cintas de ordenador,
discos y cintas de video), soportes químicos fotosensibles (películas, fotografías, microformas). Estos
últimos años han estado marcados por el nacimiento de un nuevo soporte: las memorias ópticas o
documentos de lectura por láser: videodisco, disco magneto-óptico, disco óptico numérico, CD-Rom. Las
tecnologías ópticas han abierto la vía del desarrollo de soportes informáticos cuya capacidad de almacena-
miento y duración son muy superiores a las de los soportes magnéticos. Las memorias ópticas se encuentran
en diversos soportes físicos: vidrio, aluminio, polímero para el D.O.N.; plástico, metal y PCV en el caso del
videodisco; maerolon, aluminio y plástico son los soportes del disco compacto, como el CD-Rom.
Cada material tiene propiedades ffsico-qufmícas que influyen sobre las condiciones de utilización y de
conservación de los documentos, que de todos modos requieren cuidados especiales.
Formas de producción
Por la forma de producción distinguimos los documentos en bruto de los documentos manufacturados. Los
primeros son objetos que encontramos tal como son en la naturaleza; por ejemplo, muestras de tierra,
minerales, plantas, huesos, fósiles, meteoritos. Los segundos son objetos que ha fabricado el hombre y que
pueden ser producidos por el artesano o por la industria (vestigios arqueológicos, muestras, prototipos, etc.), o
son creaciones intelectuales (objetos de arte, obras literarias, artísticas, científicas, técnicas, documentos
utilitarios, etcétera) realizadas a mano o con máquinas.
Las técnicas principales de producción son el grabado, la litografía, la imprenta, el duplicado, los
procedimientos fotográficos, eléctricos y fotoeléctricos. Estas técnicas se pueden utilizar a pequeña escala o en
una producción masiva.
Las innovaciones técnicas y el uso de nuevos materiales transforman considerablemente la forma de
producción de los documentos manufactura-dos y por lo tanto su uso. Los medios de producción son a la vez
más diversificados y más sencillos y por consiguiente más difundidos y más potentes, lo que permite una
producción más importante.
Los procedimientos de la reprografia facilitan la reproducción de los documentos, multiplicando las
posibilidades de acceso y de difusión, que estaban antes reservadas a una minoría.
La microedición, es decir, la edición de un documento en formato muy reducido, sobre película, en
ficha o tarjeta, aunque tiene algunos inconvenientes, posee grandes ventajas en cuanto a peso, espacio,
comodidad de distribución y de copia, lo que facilita el funcionamiento de las unidades de información y la
circulación ae la información.
Las memorias ópticas se basan en la tecnología láser para la escritura en disco. El prmcipio general de
registro del sonido y de las imágenes es el mismo, tanto para el CD-Rom como para el D.O.N. la información
se registra en forma de datos numéricos, digitales o digitalizados sobre una matriz original o «master», a partir
de la cual se producen los discos. Las técnicas de impresión o de lectura varían de acuerdo con los estándares
adoptados por los constructores.
El mismo documento textual o iconográfico puede presentarse en un formato normal y en microforma, o
sobre disco magnético u óptico, pudiendo elegirse el que ofrezca las mejores condiciones de adquisición,
conservación y utilización. La utilización de la informática en el tratamiento de textos, imágenes y datos
numéricos, facilita y acelera notablemente la generación de documentos que se pueden producir
automáticamente y transmitir a distancia.
Modalidades de utilización
Las modalidades de utilización constituyen igualmente un criterio esencial de distinción y de selección de
los documentos. Algunos de éstos pueden utilizarse directamente por el hombre, pero otros requieren un
equipamiento especial. Las microformas no son legibles directamente, sino que necesitan aparatos de lectura
que aumenten el tamaño de las imágenes. Los documentos audiovisuales sólo se pueden utilizar mediante
aparatos de proyección de la imagen y de reproducción del sonido. Las memorias magnéticas del ordenador
sólo pueden aprovecharse con un equipo informático. Las memorias ópticas se pueden leer a partir de
microordenadores profesionales mediante una interfaz apropiada. Cuando se quiere utilizar este tipo de
documentos, es indispensable disponer de un número suficiente de aparatos que habrán de ser mantenidos en
buen estado. Conviene resaltar que el coste de estos aparatos tiende a disminuir rápidamente y que cada vez
son más comunes y de fácil empleo.
Periodicidad
La periodicidad es una característica importante, sobre todo en los documentos textuales. Algunos
documentos se producen sólo una vez; otros se publican en sene. Una publicación seriada es la que aparece en
volúmenes o en fascículos sucesivos, a intervalos de tiempo más o menos regulares: colecciones de obras,
informes periódicos, revistas, diarios. Naturalmente, el contenido de cada entrega es diferente, pero la
presentación de los documentos, el título y muchas otras características son siempre los mismos.
Las revistas y los periódicos se denominan más específicamente publicaciones periódicas, pues
aparecen a intervalos definidos y regulares, por lo menos en principio. La periodicidad puede variar de
veinticuatro horas para un periódico a un año para un anuario o un informe anual. Es necesario conocer la
periodicidad de las revistas que se reciben para poder controlar su llegada.
Colecciones
Las colecciones son otra fonna de agrupación de documentos. En este caso no se requiere ninguna
periodicidad. Los documentos, sencillamente, tienen la misma forma, generalmente la misma finalidad y un
contenido diferente que se refiere a un mismo tema, identificado por un título o una designación propia de la
colección. A menudo cada documento recibe un número de orden en la colección. Existen colecciones para los
documentos sonoros, las fotografías en papel, las diapositivas y para algunos otros documentos tanto textuales
como no textuales.
Forma de publicación
La forma de publicación permite establecer otra distinción importante entre documentos publicados y no
publicados. Los primeros se distribuyen comercialmente y cualquiera puede adquirirlos, bien sea del
organismo que los ha producido, que está a menudo especializado en esta actividad, es decir, el editor, o bien
en las librerías. Los segundos no están comercializados y su di-fusión es más o menos restringida. Estos
últimos constituyen lo que se denomínala «literatura subterránea», «no convencional» o «gris». Algunos son
manuscritos o textos mecanografiados, otros han sido reproducidos por procedimientos de duplicación,
incluso impresos; su tirada es siempre limitada. Muchas veces se trata de documentos de trabajo, tesis,
informes de estudios o de investigaciones que deben aún completarse o transformarse, reservados al uso
particular de su autor o a la utilización interna de los organismos que los han producido.
Los documentos anteriores tienen gran aplicación en la investigación, la administración, las actividades
de producción y de servicios, que o bien no publican o publican con mucho retraso. El valor de los
documentos no convencionales tiene interés tanto por su contenido como por su actualidad; constituyen un
medio de información muy solicitado, a veces único en ciertos campos. Es difícil tener acceso a ellos porque
su producción es dispersa, porque no se publican y porque pocas veces se registran en repertorios. Algunos se
mantienen secretos, por lo menos durante algún tiempo, como ocurre con ciertos documentos militares,
políticos, administrativos o comerciales y sólo están al alcance de un reducido número de personas
autorizadas. Otros, en realidad, sólo están limitados por su forma de producción y su numero muy reducido
(por ejemplo, una tesis no publicada). Estos documentos sistemáticamente deben buscarse sobre todo
mediante contactos personales que puedan establecerse con los autores y con los organismos que los han
producido.
Numerosos documentos de carácter personal y familiar están respaldados por disposiciones que
prohiben su divulgación antes de transcurrido cierto tiempo (veinticinco, cincuenta años).
Los documentos manuscritos realizados día a día, cartas, notas, facturas, etc., se conservan generalmente
por razones administrativas, o como comprobantes. Sin embargo, pueden adquirir un valor histórico completa-
mente independiente de su función inicial, io que ocurre tambidn con ios bo-nadores, ios bocetos y las notas.
Características intelectuales
Las características intelectuales de un documento permiten determinar siivabr, interés, sus usuarios, la
forma de tratamiento y de utilización.
Objetivo
El objetivo de un documento, la razón por la cual se produce, es muy variable. Puede constituir una
prueba o un testimonio, conservar las huellas de un acontecirmiento, servir de base a otro documento,
presentar ideas o resultados, servir para un trabajo o como diversión, enseñar, ilustrar, anunciar, divulgar (es
decir, difundir conocimientos en forma más sencilla), establecer los derechos de una persona o de una
colectividad, etcétera.
Grado de elaboración
El grado de elaboración permite establecer una distinción entre documentos primarios,
secundarios y terciarios.
Los documentos primarios (o primeros) son documentos originales elaborados por el auton
Los documentos secundarios son documentos que se refieren a los documentos primarios y que no
existirían sin ellos; contienen la descripción de ios documentos primarios: bibliografías, catálogos, revistas de
resúmenes, etcétera, (véase el capítulo «Bibliografía y obras de referencia»).
Los documentos terciarios son documentos establecidos a partir de documentos primarios y/o
secundarios; reúnen, condensan o elaboran la información original en una forma que corresponde a las
necesidades de una categoría de público: elaboración de síntesis, balances, situación de un problema, etcétera
Contenido
El contenido de un documento se aprecia en función de diversos criterios. Estos son: el tema tratado; la
forma de presentación más o menos sistemática y exhaustiva, aócesibie a todo el público o a un público
especializado; el nivel científico; el grado de originalidad y de novedad; la antigüedad de las informaciones,
que es generalmente función de la fecha de aparición del documento; el hecho de que el documento contenga
en parte o en lo esencial datos numéricos.
Todos estos criterios son relativos: un documento puede no encerrar ninguna información nueva, pero
puede estar presentado de manera más ciara y más accesible para un cierto público; un documento antiguo
puede tener un contenido completamente caduco, pero constituir un testimonio importante de su época. En
cada actividad informativa conviene determinar cuáles son los criterios más importantes para la evaluación de
un documento.
Origen
El origen, fuente y autor de un documento juegan un papel importante en su forma de utilización.
Efectivamente, la fuente puede ser privada o publica, anónima o conocida, individual o colectiva, permanecer
secreta o divulgada. El autor puede ser una persona o un grupo de personas, pero puede también ser un ente, es
decin una institución (o varias instituciones). Cada una de estas circunstancias puede afectar a la forma de
obtención del documento, io mismo que a su tratamiento y difusión
La naturaleza más o menos confidencial de una fuente de información influye en el uso que se pueda
hacer de ella. Un periodista, por ejemplo, puede negarse a indicar la fuente de donde tomó su documentación;
ésta no pierde por ello su valor, ya que esta manera de proceder está respaldada por la deontología del oficio.
En cambio, un científico tendrá que exhibir la prueha de que lo que afirma existe y citar las fuentes.
Ciertos documentos son del dominio público todo el mundo puede utilizarlos- pero otros en cambio
están protegidos por la propiedad literaria y/o artística, o comercial, incluso por algunas disposiciones del
derecho común, que prohiben su utilización durante algún tiempo sin el consentimiento del autor, o de las
personas citadas o representadas y sin ei pago de ios derechos correspondientes; esta circunstancia puede
restringir considerable~nte las posibilidades de difusión. Es importante que los responsables de as unidades de
información conozcan, en cada país, las disposiciones jurídicas relativas al derecho de la información y más
concretamente la legislación referente a los derechos de autor. Esta legislación varía de unos países a otros.
Tipos de documentos
Los tipos de documentos identificados por las unidades de información no son tan numerosos y tan
diversificados como permitiría establecer una tipología exhaustiva, sino que responden a preocupaciones
prácticas con el fin de facilitar las operaciones de selección, organización, tratamiento, búsqueda y difusión.
En el plano formal se distinguen generalmente: las monografías, documentos únicos que tratan un
tema; las publicaciones seriadas; las patentes; las normas; los documentos no textuales, entre ellos, las
imágenes, los mapas, las fotografías; los documentos secundarios; los documentos no convencionales. Estas
categorías se definen, en cada caso, según las necesidades o los tratamientos particulares que se les quiera dar.
En el plano intelectual distinguimos, generalmente, los documentos clave o esenciales, que tratan sobre
todo, casi exclusivamente, temas que mteresan a la unidad; y los documentos marginales, entre los que se
distinguen si es necesario dos subgrupos: los documentos que contienen frecuentemente, o en alguna
proporción, información interesante y los que no la contienen sino en casos muy contados o raros, por lo que
deben descartarse en general. Los primeros se adquieren y manejan en forma más rápida y completa que los
otros.
Ha}' que decir una vez más que esta distinción es puramente funcional y que depende de las
necesidades y de los objetivos.
Estructura de los documentos
La estructura de los documentos varía de un tipo a otro y en cierta medida de un documento a otro,
pero todos tienen rasgos comunes. En ciertos casos, el documento es suficiente por sí mismo, pues encierra el
conjunto de indicaciones que exige su utilización. En otros casos, debe ir acompañado de otro documento
(ficha, nota, reseña, informe de la toma de las imágenes o de la grabación, etcétera) que lo identifica.
Monografía
En general, una monografía comprende: una portada, un texto dividido en varias partes o subpartes, una
tabla de contenido o una simple enumeración de los capítulos, que va al comienzo o al final del volumen. A
estos elementos fijos pueden añadirse en el texto ilustraciones, notas a pie de página o al final de los capítulos
o del trabajo, que pueden complementar las indicaciones dadas en el texto (referencias, observaciones, notas,
etc.), un prefacio habitualmente escrito por una persona distinta del autor, una introducción, un prólogo o
advertencia, escritos por el autor o por otra persona, situados antes del texto, o una nota final situada en
contracubierta que sirven unos y otros para presentar el autor, la obra, el tema, los objetivos o para resumir el
contenido. Al final de la obra o de los capítulos se hallan una o varias bibliografías, un glosario o léxico, un
índice de materias, nombres propios o lugares citados y anexos que contienen datos complementarios.
Publicación seriada
Según el sistema internacional de datos sobre las publicaciones senadas, una publicación en serie es
una publicación, impresa o no, que aparece en fascículos o volúmenes sucesivos, en general encadenados
numérica y cronológicamente durante un período no limitado con anterioridad.
La publicación seriada se compone de una carátula, que es siempre la misma en todas las entregas, pero
que puede sufrir modificaciones a través de la existencia de la publicación, y de un texto que comprende los
siguientes elementos:
Un sumario que presenta la lista de los artículos y de las secciones.
Varios artículos acompañados o no de un resumen y de una bibliografía, con o sin ilustraciones.
Una parte informativa, ya sea sobre la vida de la institución editora (condiciones de suscripción,
responsabilidades de la publicación), o sobre la actualidad en la disciplina o el campo de que se trate
(calendario de actos).
A veces, una parte bibliográfica que anuncia revisión de obras aparecidas recientemente analizándolas
más o menos extensamente.
Un correo de los lectores.
Publicidad.
A estos elementos puede agregarse un editorial, especie de opinión dirigida al lector, firmado por la
redacción o la dirección de la publicación, que ofrece los puntos de vista sobre un tema actual o sobre el
contenido de los artículos. Algunas publicaciones senadas presentan resúmenes de los artículos en vanos
idiomas y a veces su traducción completa en uno o dos idiomas; otras contienen artículos en varios idiomas; se
trata de dos formas de publicación bilmgite o multilingúe.
Cada año los índices del total de los artículos aparecidos en la publicación durante el año se reúnen en una
tabla o índice de artículos que remite a los números y a las páginas correspondientes donde aparecieron. Estas
tablas o índices pueden publicarse también acumulativamente cada cinco o diez años. Constituyen, desde
luego, herramientas de investigación rápidas y seguras y evitan tener que hojear toda una colección para
encontrar un artículo o un autor
Las publicaciones seriadas se numeran en serie continua, bien por años o volúmenes y entregas.
Documentos inéditos
Los documentos inéditos, sobre todo si en principio no deben conservarse como tales, tienen una
estructura mucho más variable. En ellos se omiten, a veces, las menciones muy importantes de autor, título,
fecha y fuente; datos éstos que en los documentos publicados se suelen hallar en la página del título, los
sumarios y las cubiertas.
Documentos no textuales
Estos documentos tienen una estructura muy variable que depende de su naturaleza, de su finalidad y de
su contenido. Algunos son sencillos (por ejemplo, la fotografía de un objeto único), otros son complejos
(como ocurre con una película que muestre la crianza de un animal).
Frecuentemente se plantea el problema de su identificación. Bien sea el autor, el título, la fuente, las
partes y otras indicaciones, pueden figurar sobre el documento mismo en forma de explicación, etiqueta,
encabezamiento de la grabación, o pueden figurar también sobre el embalaje del documento (a veces en
ambos, completando el embalaje la reseña del documento y viceversa); también pueden figurar en un
documento anexo (como en los objetos en bruto, ciertos documentos materiales, negativos de películas o foto-
grafías en papel) que indica su naturaleza, la fecha y el lugar de recogida de producción y de toma de las
imágenes, etc. Los mapas, planos, gráficos, encierran, además del trazado mismo, indicaciones de título; a
veces autores, fecha, fuente, impresor y editor, una leyenda o lista explicativa de los signos y colores
convencionales utilizados y. sobre todo, la escala, o sea, la indicación de la relación entre las dimensiones de
la realidad y las del papel.
Ciertos documentos, como las leyes, las sentencias legales ©judiciales, los informes periódicos, los
proyectos de investigación, etcétera, incluyen a menudo los mismos elementos constitutivos, pudiendo
presentarse en un orden fijo.
Partes
Cada una de las partes de un documento tiene un valor mayor o menor. Tales partes facilitan más o
menos las distintas operaciones de idenúficacio'n y de tratamiento. En primer lugar queremos referimos, de
modo general, a las panes más destacadas y a las más densas, como las cubiertas, las portadas, las páginas de
sumarios o de índices generales. La mayoría de los datos que se requieren deben hallarse nonnalmente en
lugares precisos, fijados por las normas o los usos (por ejemplo, la fecha se encuentra al comienzo o al final
de un documento).
El título y la denominación de un documento deben nomialmente permitir su caracterización, pero a
menudo son ambiguos, vagos e incompletos y tienen por lo tanto que completarse con otras indicaciones.
En un documento textual se utilizarán la cubierta, la portada, el índice, los títulos de tos capítulos, las
secciones y párrafos, lo que a la vez nos da una visión de conjunto y nos permite identificar las partes del
texto. El índice es.útil también para precisar los temas, los resúmenes, introducciones, prefacios, prólogo,
etcétera, con el fin de lograr una visión global del documento, de su orientación y de sus intenciones. La
presentación general, la bibliografía y las ilustraciones dan una idea del tipo de tratamiento que se ha dado al
tema.
En un documento no textual se deberá uno referir en primer lugar a las indicaciones que tienen los
embalajes, las etiquetas, los tejuelos y los encabezamientos de las grabaciones. Sin embargo será necesario
completar la información mediante el estudio de los documentos que les acompañan o de los catálogos y
documentos comerciales que a veces lo presentan con todo detalle.
Es necesario también examinar el mismo documento, en su conjunto, como único medio de
identificación de los documentos no textuales. Se debe hacer siempre con todos los documentos, por lo
menos a título de verificación, o para analizarlos más en profundidad.
Unidad documental
La unidad documental es la parte de un documento que se ha aislado artificialmente con el fin de proceder a
un tratamiento posterior: descripción bibliográfica, descripción del contenido, almacenamiento y búsqueda
de información, difusión. Un documento constituye efectivamente una unidad física, pero puede contener
informaciones de distinta naturaleza o sobre diversos temas, que puede ser interesante discriminar. Esta
separación corresponde a veces a una parte de un documento-físicamente aislable (por ejemplo, el capítulo
de un libro o un artículo de una publicación periódica, o incluso un cuadro, un anexo, un mapa, etc.), pero no
ocurre siempre así. El único requisito para separar estos elementos es que la unidad sea físicamente
reutilizable. Esta unidad puede ser objeto de lo que se llama «separata».
Todo sistema documental debe establecer sus propias reglas con el fin de identificar las unidades
documentales en función de la especificidad de los contenidos, del nivel de análisis deseado, de las
necesidades de los usuarios y de las posibilidades prácticas. Las unidades documentales se tratan como si
ellas mismas fuesen un documento, naturalmente con una revisión al documento original donde han sido
identificados, y que, por su parte constituye el objeto de un tratamiento propio.
Condiciones
Para utilizar como documento cualquier objeto o producto deben cumplirse ciertas condiciones, de modo que
pueda servir eficazmente para la comunicación y transmisión de los conocimientos:
Debe ser auténtico y permitir la verificación de su origen (autor, fuente, fecha en su caso) en la
medida en que el estado de los conocimientos lo permita. Es el papel del documentalista.
Debe ser fiable, es decir, digno de confianza; se debe poder verificar la exactitud de las informaciones
que contiene, ya sea por los argumentos y pruebas que proporciona o volviendo a la realidad (por ejemplo,
repitiendo un experimento o un cálculo). Esto no es forzosamente competencia del documentalista, salvo si
está muy especializado en la materia tratada en el documento. Se llega así a uno de los momentos mas im-
portantes de la cooperación entre el documentalista y el usuario.
En lo posible debe ser materialmente accesible, es decir, que se pueda localizar y difundir mediante
préstamo, adquisición o reproducción, dentro de la legalidad, es decir, susceptible dó ser difundido por lo
menos entre cierto público.
El valor de la actualidad difiere según el uso y el usuario. Un tema de actualidad hay que tratarlo con
los datos más recientes y se debe tener cuidado de poner al día la información a medida que ésta se renueva
y llega a la unidad de información. Una investigación histórica, por ejemplo, requiere documentos de la
época, pero también infonnación reciente sobre el tema.
Los criterios de utilidad de un documento dependen, por una parte, de la relación entre el tema y el
modo de tratarlo, y por otra, de la especialización de la unidad de información y de las necesidades de los
usuarios. Cuanto más estrecha sea esta relación, más útil o pertinente será el documento para el sistema.
Vida de un documento
La vida de un documento o de una unidad documental depende de su valor intrínseco y del campo o
disciplina que trate (los hechos cambian y los conocimientos se renuevan más o menos rápidamente, según
los casos; una obra filosófica puede ser válida durante siglos, mientras que la descripción de una máquina
pierde su vigencia cuando en pocos años sufre transformaciones sustanciales), de su grado de actualidad, de
su pertinencia con relación al estado de los conocimientos y a los objetivos de la unidad de información o a
las necesidades de los usuarios.
Mediante métodos estadísticos es posible calcular la frecuencia de uso o de citación de un documento
en particular o de un tipo de documentos y determinar su ciclo de vida. El documento se caracteriza
generalmente por un período de escaso uso en el que todavía es nuevo y poco conocido, por un período de
mucho uso y finalmente por un período de uso decreciente. Llega un momento que los documentos sólo
tienen un valor histórico.
Algunos documentos tienen una duración bien definida, pues pierden todo su valor en cada nueva
edición: esto ocurre con los anuarios, normas, publicaciones con hojas intercambiables, repertorios. Es el
caso también de la revisión de prensa cuya vigencia depende de la actualidad inmediata.
Los documentos preliminares o preparatorios de congresos, cursos, los informes provisionales, los
resultados de las encuestas, generalmente están sujetos a cambios antes de publicarse en su forma definitiva,
por lo cual se puede prescindir de ellos cuando el documento final aparece.
Por regla general, los libros tienen vida más larga que los artículos de las publicaciones periódicas, que
duran de cinco a diez años, según el nivel o la materia, y cuyo papel de actualización de los conocimientos se
extingue a medida que aparecen nuevos textos globalizadores.
Efectivamente, todo documento producido en cierta ocasión para satisfacer alguna necesidad perderá
paulatinamente su valor de utilización de acuerdo con la evolución de dicha necesidad. No ocurre lo mismo
con los documentos en bmto, que son testimonio de un hecho real (por ejemplo, un fósil) ni con los
documentos que han adquirido un valor histórico, independientemente de las circunstancias científicas y
técnicas. No hay que confundir el valor de uso con la frecuencia de utilización, pues un documento poco
utilizado, y a veces bastante antiguo, puede tener gran interés para ciertos objetivos o para cierto público.
Definición de los tipos de documentos
La elección de los términos que aparecen en esta lista se ha realizado siguiendo los criterios de estudio
expuestos en este capítulo: características físicas, intelectuales. ..
Actas: 1) informes de las ponencias y comunicaciones científicas que se presentan en un congreso; 2)
relación, exposición, informe sobre un hecho.
¿Almanaque: nombre de diversos anuarios o publicaciones que tienen como base el calendario.
Anales: 1) obra que infonna de los acontecimientos en orden cronológico, año por año: 2) títulos de revistas,
colecciones periódicas de hechos.
Anuario: colección publicada anualmente que contiene infonnación variable de un año a otro.
Archivos: conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha de publicación, su forma y la materia de que
estén hechos, elaborados o por una persona, o por un organismo privado o público en función de su
actividad, organizados y conservados de modo permanente como consecuencia de tal actividad
(Afnor).
Atlas: colección de mapas, cuadros, láminas, planchas, etc.
informan a ios miembros de una asociación o de una oficina administrativa sobre sus actividades.
Boletín de resúmenes: es una publicación seriada compuesta por una serie de títulos acompañados de
resúmenes y casi siempre presentado por temas.
Carta temática: documento que proviene de un estudio especial que requiere una interpretaéión, un análisis o
una síntesis de acuerdo con un tema determinado.
Cinta de video o magnetoscópica: cinta magnética especial que sirve para grabar imágenes y, a veces, el
sonido que se asocia con ellas.
Código: denominación de algunos léxicos documentales en los que las noctones se expresan
mediante un sistema simbólico especial.
Colección: agrupación de unidades documentales bajo un título común y en principio de duración
ilimitada (Afhor).
Compendio: resultado de la reducción de una obra escrita u oral a sus puntos esenciales (Afhor).
Compilación: obra formada por varios trabajos que se juntan en una sola publicación.
Comunicación: exposición oral o escrita dirigida a la comunidad científica.
Diario: publicación con una periodicidad muy corta.
Disco:placa circular de baquelita o de plástico en la que se graban y reproducen elementos sonoros.
Documento: 1) conjunto formado por un soporte de información y los datos registrados sobre o en ese
soporte y su significado, que sirve para la consulta, estudio o comprobación (Afhor).
Esquema funcional: documento que representa los distintos elementos constitutivos de las máquinas y
sus circuitos de enlace, mediante símbolos gráficos convencionales y expresiones matemáticas que
puedenfijarlas características de funcionamiento de dichos elementos.
Estampa: imagen impresa después de haber sido grabada en maderao metal, piedra (litografía), etc.
Extracto: fragmento de un texto redactado a partir del texto del documento. Fascículo: 1) entrega o
cuadernillo de una obra o de una revista que se publica fraccionada; 2) excepcionalmente, obra
completa que forma parte de una colección.
Ficha de montaje: reseña descriptiva que acompaña auna-película y que está destinada a-facilitar su
montaje y su comentario.
Folleto: documento formado por un máximo de 48 páginas y que constituye una unidad bibliográfica
(Afhor).
Gráfico: representación por dibujo o por cualquier otro medio análogo de cualquier hecho dado u
observado.
Guía: obra que contiene informaciones de utilidad.
Hoja plegable: 1) boj4 o página de un formato mayor que el del libro en el que está inserta~y que se
despliega para su consulta; 2) documento de una sola hoja que puede plegarse varias veces sobre sí
mismo para ofrecer un formato cómodo (Afhor).
Ilustración: grabado o dibujo que se intercala en el texto de un libro, una revista, un artículo.
Imagen: representación de informaciones obtenidas por radiaciones y en general aprovechable
visualmente.
Informe: 1) documento que contiene los resultados de una investigación o de un estudio; 2)
documento que contiene la relación de las actividades de un organismo durante un determinado período
(informe de actividad).
Lámina: ilustración fuera de texto que no se suele contar en la paginación de una obra.
Léxico documental: conjunto de términos utilizados para designar las nociones que aparecen en los
documentos de un determinado campo.
Libro: publicación impresa, no periódica, con más de 48 páginas (ICONTEC).
Manuscrito: documento escrito o copiado a^mano.
Maqueta: reproducción a escala reducida de un aparato, máquina, decoración, obra de arte, etc.
Marca de fabrica: signo o símbolo que sirve para distinguir los productos o los servicios de una
empresa.
Miscelánea: obra compuesta de colaboraciones de varios autores sobre diversos temas ofrecida como
homenaje a una persona por sus colegas.
Monografía: trabajo sobre un tema particular, en uno o varios volúmenes,
que puede aparecer de una vez o durante un tiempo previsto según un plan establecido.
Montaje sonoro: agrupación de grabaciones, inicialmente separadas, que de este modo pueden
escucharse sin interrupción.
Muestra: ejemplar, fascículo o folleto publicitario.
Nomenclatura: 1) conjunto de los términos empleados por una ciencia, técnica, arte, etc.,
metódicamente clasificado; 2) lista metódica de los elementos que componen una obra.
Patente: título de propiedad industrial, identificado por un número oficial que protege un invento
debidamente descrito, en la medida de las reivindicaciones que enuncia y durante un cierto tiempo
(Afhor).
Publicación esporádica: la que tiene una duración no limitada a priori que generalmente proviene de
una o varias colectividades y que no aparece obligatoriamente a unritmoperiódico-
Publicación de hoja- intercambiables: publicación cuya encuademación permite incluir o sustituir
páginas suplementarias o de actualización (Afhor).
Publicación oficial: texto que se publica como volumen, folleto o incluso publicación seriada por el
Gobierno, por una entidad estatal o por un organismo internacional.
Publicación preliminar (preprint): copia de una comunicación editada antes de la publicación definitiva
del conjunto correspondiente y distribuida en tirada limitada.
Publicación seriada: Publicación de autores múltiples que en algunos países tiene un título legal, y que
aparece normalmente a intervalos regulares, previamente delimitados y cuyos fascículos, que llevan
generalmente un resumen, se encadenan cronológica y numéricamente durante un período no limitado a
priori (Afhor).
Reseña bibliográfica: análisis crítico de una obra.
Revisiones (o síntesis).- informe sobre el estado de avance de un tema o campo fundamentado en la
evaluación de la literatura durante un período determinado.
Separata: copia de un artículo de una publicación seriada que conserva la numeración y la misma
presentación déla publicación de la que procede.
Sinopsis: 1) resumen muy breve de una obra, generalmente reaiiizada por el autor Tesis: conjunto de
trabajos presentados ante una facultad o una universidad con la finalidad de obtener un grado
universitario (en Francia, es el doctorado).
Videocasete: cinta a la vez sonora y visual, que puede proyectarse mediante aparato de video, sobre una
pantalla de televisión o de cine.
Videograma: designa los programas audiovisuales grabados que puede recibir un receptor de televisión.
Los videogramas se editan en videocasetes o videodiscos.
Volumen: unidad material que reúne bajo una misma cubierta urr cierto número de elementos tales
como hojas, cuadernos o discos que forman un todo o son parte de un conjunto (Afhor).
