COMO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO
OBJETIVO
De todos los recursos, el tiempo, además de escaso es el más inelástico que existe. Sin
embargo existe una marcada relación entre los resultados que podamos conseguir y la
cantidad de horas disponibles y su utilización.
PROCEDIMIENTO
Por favor, complete el siguiente cuestionario de la manera más honesta posible y marque con
un círculo la respuesta que mejor se adecue a su realidad, donde:
1: nunca 2: algunas veces 3: por lo general 4: muchas veces 5: siempre
PREGUNTA RESPUESTA
1. Todos los días inicio con la revisión de mi planificación semanal o diaria. 1 2 3 4 5
2. Soy capaz de establecer, con facilidad, prioridades. 1 2 3 4 5
3. Ocupo parte de mi tiempo en planear y revisar mis llamadas y entrevistas. 1 2 3 4 5
4. Primero comienzo a trabajar en las tareas que menos me gustan. 1 2 3 4 5
5. Soy capaz de eludir las tareas banales. Se decir no a las actividades que me
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roban tiempo.
6. Evito perder el tiempo con interrupciones o con diálogos personales en mi
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trabajo.
7. Llego temprano a las entrevistas y tomo en consideración las demoras cuando
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viajo.
8. Evito perder el tiempo leyendo el diario o realizando actividades que no agregan
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valor en las ¨ horas de oro ¨
9. Llevo cosas conmigo para trabajar, leer o escuchar cuando tengo algunos
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minutos de sobra o para cuando viajo.
10. Mantengo contactos regulares con mis compañeros de trabajo. 1 2 3 4 5
11. Me ocupo del trabajo de oficina a medida que va llegando y pongo en práctica
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el principio ¨ tocar cada papel sólo una vez ¨
12. Se finalizar rápida y cortésmente una comunicación telefónica de poca 1 2 3 4 5
importancia.
13. Realizo los informes a tiempo y periódicamente ocupo algo de mi tiempo en
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analizar mis resultados.
14. Mantengo el control de mis reuniones y todas tienen un horario de comienzo y
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uno de finalización.
15. Siento que tengo el control de mi programa de trabajo. 1 2 3 4 5
16. Establezco y reviso las metas que constituyen mi desafío. 1 2 3 4 5
17. Conozco con profundidad las herramientas informáticas de tal modo que evito
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perder tiempo en su utilización.
PUNTAJE OBTENIDO:
ACCIONES CONTINGENTES:
1.
2.
3.
4.
Distribuya sus tareas en la siguiente matriz
• Tome un día real de su semana
• Analícelo desde la matriz Urgente/Importante
• Sea coherente con sus objetivos y valores
• Sea realista, y busque el equilibrio
• Piense que actividades puede reorganizar, transferir, delegar y /o eliminar.
Priorización
Describa ahora las tareas de un día utilizando la planilla de GUT
Gravedad Urgencia Tendencia
Actividad Baja Media Alta Baja Media Alta Decrece Estable Crece Prioridad
1 2 3 1 2 3 1 2 3
Ladrones del tiempo
Del listado de ladrones del tiempo que sigue, seleccione los que se ajustan a su realidad:
Los 3 que más me
Ladrones del tiempo Me afectan más
afectan
1.- hablar demasiado
2.- conversaciones inapropiadas
3.- malos hábitos de escucha
4.- involucrar gente que no está
involucrada
5.- fallas en ubicar el problema
6.- decisiones prematuras
7.- demasiado análisis
8.- culpar a otros
9.- criticar
10.- sacar conclusiones apresuradas
11.- alimentar temores
12.- estimaciones estrechas de
tiempo
13.- poco planeamiento
14.- poca organización
15.- responsabilidad superpuesta
16.- imposibilidad de decir no
17.- compromiso al decir si
18.- hacer todo yo mismo
19.- dejar todo para después
20.- querer hacer mucho a la vez
21.- exceso de papeles
22.- carencia de
información
23.- sobre-información
24.- compañeros desconsiderados
25.- fallas al establecer prioridades
26.- conversaciones telefónicas
innecesarias
27.- comunicaciones escritas
inadecuadas
28.- falta de síntesis para informar
29.- falta de agenda en reuniones
30.- incapacidad para mantenerse
dentro del tema
31.- mucho correo
32.- falta de equipo adecuado
33.- procedimientos obsoletos
34.- baja motivación
35.- fallas de redacción
36.- carencia de planes
37.- duplicación de funciones
38.- responsabilidad sin autoridad
39.- impaciencia
40.- tendencia al perfeccionismo
41- carencia de autodisciplina
42.- dejar tareas sin terminar
43.- resistencia al cambio
44.- mucho ruido en el ambiente de
trabajo
Analice ahora qué puede hacer para prevenir los tres que más me afectan:
Tres ladrones que me afectan más Prevención
PLAN DE ACCIÓN
Aspectos a conservar en lo que hace a mi manejo del tiempo
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Aspectos a modificar para mejorar mi uso del tiempo
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Aspectos a incorporar para desarrollar la efectividad en el uso del tiempo
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