Ejercicio No.
7
Invierta y ordene alfabéticamente los siguientes nombres, diciendo cuántas unidades tiene cada
uno.
(X) Indica hacer referencia
REGLA 1
Para ordenar alfabéticamente el primer paso es invertir el nombre de la persona.
U1 U2 U3 U4
Bernardo Joaquin
Campos Julio
Cortave María Isabel
Orellana Campos Julio
Ramirez Leal Héctor Salomón
Sin Héctor
Sinivaldi Orantes Héctor
Francisco
Villegas Juan
(Fco.)
REGLA 2
Los apellidos de una persona constituyen una unidad de archivo.
U1 U2 U3 U4
Bernardo Joaquin
Campos Julio
Cortave María Isabel
Orellana Campos Julio
Ramirez Leal Héctor Salomón
Sin Héctor
Sinivaldi Orantes Héctor
Francisco
Villegas Juan
(Fco.)
REGLA 3
Si la primera unidad es distinta, ésta decide el orden alfabético.
U1 U2 U3 U4
Bernardo Joaquin
Campos Julio
Cortave María Isabel
Hector Salomon
Orellana Campos Julio
Ramirez Hermanos
Sin Héctor
Sinivaldi Orantes Héctor
Francisco
Villegas Juan
(Fco.)
REGLA 6
Los artículos al principio de un nombre pasan al final entre paréntesis y no constituyen unidad de
archivo.
U1 U2 U3 U4
National Team(The)
REGLA 7
Los prefijos que forman nombres compuestos se consideran como una sola palabra.
U1 U2 U3 U4
Mc´Intosh Sandra Elizabeth
REGLA 8
Las casas comerciales, sociedades, instituciones, corporaciones, etc. Se clasifican tal como se
escriben.
U1 U2 U3 U4 U5
Instituto Nacional Fray Domingo
Instituto Nacional(de) Izabal
Excepción: cuando la firma contiene el nombre completo de un individuo.
U1 U2 U3 U4
Villegas Balz Onelio Instituto
REGLA 12
Las abreviaturas se escriben completas. Las iniciales se consideran como una unidad cada una.
U1 U2 U3 U4 U5
E. L. G Instituto(de) Electricidad
Ramires(y) Co. Sociedad(de) Responsabilidad Limitada
Francisco
Villegas Juan
(Fco.)
REGLA 14
Los títulos, grados académicos o religiosos se pasan al final, se encierran entre paréntesis y no se
consideran unidad de archivo. Sirven para definir el orden alfabético en nombres iguales. Si no hay
nombre completo se quedan como están.
U1 U2 U3 U4
Dr Villegas
Fray Ochoa
Ochoa Antonio(Padre)
Pineda(y) Diéquez Arquitectos
Reina Isabel (II)
Reina Margarita
Sinibaldi(y) Quan Arquitectos
Villegas Juan(Arq)
Villegas Juan Eduardo(Dr)
Villegas Juan Ramón
REGLA 15
Los términos “padre”, “hijo”, “junior”, etc., se colocan al final entre paréntesis y cuentan como
unidad de archivo.
U1 U2 U3 U4
Ochoa Antonio(Padre)
Reina Isabel (II)
REGLA 16
Los artículos en otros idiomas que no sean español o inglés se quedan en el mismo lugar y cuentan
como unidad de archivo.
U1 U2 U3 U4
Le Petit Prince
Regla 17
Cuando dentro de un nombre se encuentras números debemos escribirlos con letras.
U1 U2 U3 U4 U5
Edificio Ciento Cuatro
REGLA 18
Los nombres de las mujeres casadas se consideran de acuerdo con la ley.
U1 U2 U3 U4
Ma.
Campos(de)Ochoa Inés
María
Cortave (de) Dávila María Inés
En el idioma inglés la señora cambia su apellido por el del esposo.
U1 U2 U3 U4
Steel Emily
REGLA 19
Esta misma práctica se sigue con agencias de cualquier tipo, siempre que tengan el mismo nombre.
U1 U2 U3 U4
National City Bank Laredo Texas
National City Bank San Antonio Texas
Regla 20
Se usan direcciones en los casos siguientes: cuando los nombres son idénticos, cuando existen
archivos especiales para vendedores, cuando nos interesan más las zonas de una población. Se
procede así:
c) si hay sucursales puede usarse el nombre de la ciudad.
U1 U2 U3 U4
Comerciales Dávila Mazatenango
Comerciales Dávila Retalhuleu
Maya Record Centro
Maya Record Pradera
Maya Record San Cristóbal
Regla 21
Para archivar papeles referentes a los gobiernos, países o repúblicas diferentes, se procede en la
forma que a continuación se indica:
a) Nombre del país y la palabra “Gobierno”, “República” o similar, aunque no aparezca en el
nombre original.
Cuando tenemos papeles de diferentes lugares, esto nos permite ordenarlos alfabéticamente por
el nombre del país o lugar.
Puede usarse una guía secundaria para cada país, cuando existan varias carpetas dentro del
mismo.
U1 U2 U3 U4
Guatemala Aguas M.(de) Ambiente(Dirección General de)
Regla 23
Cuando son nombres pertenecientes a Departamentos, Municipios, etc., se clasifican por el lugar y
luego por el nombre.
U1 U2 U3 U4
Centro Maya Record
Izabal Instituto Nacional(de)
Mazatenango Comercial Dávila
Pradera Maya Record
Retalhuleu Comercial Dávila
San Cristóbal Maya Record
