Introducción

Los documentos administrativos son instrumentos formales que permiten transmitir

decisiones, instrucciones y otra información relevante en una organización.
Algunos ejemplos comunes son el modelo de providencia, la resolución, el oficio,
la circular, el acta, el conocimiento y el currículum vitae.
El modelo de providencia responde a solicitudes presentadas ante una autoridad,
con un formato predefinido y consideraciones legales y administrativas.
La resolución adopta decisiones o establece medidas en el ámbito administrativo,
resolviendo conflictos o regulando procedimientos internos.
El oficio es un documento formal para comunicarse entre instituciones, con
información específica y lenguaje claro.
La circular transmite información, instrucciones o directrices a un grupo amplio de
destinatarios, asegurando que todos estén informados y actúen según las
indicaciones.
El acta registra de forma precisa y objetiva eventos, acuerdos o decisiones
tomadas en reuniones, siendo evidencia documental.
El conocimiento certifica la recepción de mercancías, servicios o información,
comprobando la adquisición de conocimiento sobre un tema específico.
El currículum vitae resume la experiencia académica, profesional y personal de un
individuo, utilizado para optar a oportunidades laborales.
Estos documentos desempeñan un papel clave en la gestión y organización
administrativa, permitiendo una comunicación eficiente y la preservación de
registros importantes.

PROVIDENCIA N° 001-2023
Ciudad de Cobán Alta Verapaz, 15/05/2023
VISTOS:
La solicitud presentada por el estudiante Jhony Uwaldo Cu Chen, identificado con
cédula de ciudadanía número 2350475834, en la cual solicita la reconsideración
de su calificación en el curso Física Fundamental. El informe académico emitido
por el profesor del curso, el cual detalla los criterios utilizados para evaluar al
estudiante y justifica la calificación otorgada inicialmente. Las pruebas y
evidencias presentadas por el estudiante, en las cuales sustenta su solicitud de
reconsideración de calificación.
CONSIDERANDO:
Que la solicitud del estudiante cumple con los requisitos formales establecidos en
el reglamento académico de la institución. Que es de interés promover el debido
proceso y la justicia académica, brindando a los estudiantes la oportunidad de
presentar argumentos y pruebas que sustenten la reconsideración de sus
calificaciones. Que la revisión de la calificación del estudiante puede resultar en un
ajuste justo y equitativo, siempre y cuando se encuentren fundamentos válidos y
consistentes para ello.
RESUELVE:
Aceptar la solicitud de reconsideración de calificación presentada por el estudiante
Jhony Uwaldo Cu Chen en el curso Física Fundamental. Designar un comité
evaluador conformado por los profesores del departamento académico
correspondiente, quienes realizarán una revisión exhaustiva de la evaluación del
estudiante y de las pruebas presentadas. Establecer un plazo de 25 días hábiles
para que el comité evaluador emita su informe y recomiende, en caso de
considerarlo pertinente, un ajuste en la calificación del estudiante. Comunicar la
presente providencia al estudiante Jhony Uwaldo Cu Chen, al profesor del curso
Física Fundamental y al decano de la facultad correspondiente.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE.
F.________________ [Link]._____________________
Jhony Uwaldo Cu Chen Lic.

RESOLUCIÓN N° 001-2023
Ciudad de Cobán Alta Verapaz, 15/05/2023
VISTOS:
La solicitud presentada por el estudiante Jhony Uwaldo Cu Chen, identificado con
cédula de ciudadanía número 2350475834, en la cual solicita una revisión de su
situación académica. El informe emitido por el comité evaluador conformado para
evaluar la situación académica del estudiante. Las pruebas y argumentos
presentados por el estudiante en relación con su situación académica.
CONSIDERANDO:
Que el estudiante ha presentado argumentos y pruebas que justifican una revisión
de su situación académica. Que es de interés institucional garantizar el debido
proceso y la justicia académica, brindando a los estudiantes la oportunidad de
presentar sus argumentos y pruebas para su consideración. Que se ha verificado
que existen fundamentos válidos que respaldan una modificación en la situación
académica del estudiante.
RESUELVE:
Modificar la situación académica del estudiante Jhony Uwaldo Cu Chen de
suspendido con readmitido conforme a las conclusiones y recomendaciones del
comité evaluador. Comunicar la presente resolución al estudiante Jhony Uwaldo
Cu Chen, al director del programa académico correspondiente, y a la secretaría
académica de la institución. Registrar la nueva situación académica en el
expediente del estudiante y en los sistemas de información académica.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE.
F.________________ [Link]._____________________
Jhony Uwaldo Cu Chen Lic.

OFICIO N° 001-2023
Ciudad de Cobán Alta Verapaz, 15/05/2023
Destinatario: [Nombre del Destinatario] [Cargo o Departamento] [Institución
Educativa] [Dirección]
Asunto: Solicitud de Certificado de Estudios
Estimado/a Danilo Alexander Mendez,
Es un placer dirigirme a usted en calidad de Raul Alejandro Macz Tot,
representante de INEBT Tontem, con el propósito de solicitar amablemente la
emisión del Certificado de Estudios para el estudiante Cristian Fernando Vaquez
Rax, identificado con cédula de ciudadanía número 2838474652.
Dicha solicitud se realiza en virtud de los trámites requeridos por [razón de la
solicitud del Certificado de Estudios], los cuales incluyen [mencionar los motivos o
la finalidad específica del certificado solicitado, como trámites de admisión,
postulación a becas, inserción laboral, etc.].
Agradeceremos enormemente que se nos facilite el Certificado de Estudios para el
estudiante mencionado, el cual deberá incluir la siguiente información:
1. Nombre completo del estudiante.
2. Número de cédula de ciudadanía del estudiante.
3. Nivel o grado académico alcanzado.
4. Fecha de inicio y finalización del periodo académico.
5. Calificaciones obtenidas en cada materia o asignatura cursada.
Asimismo, solicitamos que el Certificado de Estudios sea expedido en papel
membretado oficial de la institución educativa y contenga la firma del director o
responsable académico, así como los sellos y demás elementos que le otorguen
validez institucional.
Agradecemos de antemano su atención y colaboración en este asunto. Quedamos
a su disposición para cualquier consulta o aclaración adicional que requiera.
Sin otro particular, le saludamos cordialmente.
Atentamente,
Raul Alejandro Macz Tot, representante de INEBT tontem
F.________________ [Link]._____________________
Raul Alejandro Macz Tot Lic.

OFICIO CIRCULAR N° 001-2023

Ciudad de Coban Alta Verapaz, 15/05/2023
Destinatarios: [Nombre del Destinatario] [Cargo o Departamento] [Institución
Educativa] [Dirección]
Asunto: Convocatoria a Reunión Informativa para Estudiantes
Estimado Franklin Gabriel Chen Cuz,
Es un placer dirigirme a usted en calidad de Jimmy Oswaldo Bin Cacao,
representante de INEBT Tontem, con el propósito de informarles acerca de una
reunión informativa que se llevará a cabo con los estudiantes de nuestra
institución.
En concordancia con nuestro compromiso de mantener una comunicación efectiva
y oportuna, deseamos convocar a todos los estudiantes de 5to Primaria a una
reunión que se realizará el día 25/05/2023 a las 2:00pm en el Salon de reuniones
en Tontem. El objetivo principal de esta reunión es proporcionar información
relevante sobre que actividades se realizara para la semana de deportes, así
como aclarar dudas y brindar orientación adicional a los estudiantes.
Agradecemos su apoyo en la difusión de esta convocatoria, asegurándose de que
todos los estudiantes de 5to divesificado sean informados y estén presentes en la
reunión. Asimismo, solicitamos que se designe un representante de su
departamento o área para asistir a la reunión, con el fin de colaborar en la
transmisión de información y responder cualquier consulta relacionada con [temas
específicos que competen al departamento o área].
A continuación, se detallan los puntos a tratar durante la reunión informativa:
1. La semana de deportes donde se pondrán de acuerdo con todo los
estudiantes si habrá algún convivio después de finalizar
2. adelantar información sobre el aniversario del instituto
Agradecemos de antemano su colaboración y participación en esta importante
reunión informativa. Estamos seguros de que la información proporcionada será
de gran utilidad para los estudiantes y contribuirá al éxito de su proceso educativo.
Quedamos a su disposición para cualquier consulta o aclaración adicional que
requiera.
Sin otro particular, le saludamos cordialmente.
Atentamente:
Jimmy Oswaldo Bin, representante de INEBT Tontem
F.________________ [Link]._____________________
Jimmy Oswaldo Bin Lic.

ACTA N° 001-2023
En la ciudad de [Ciudad], a los [Fecha y hora], se reúnen en [Nombre del
Establecimiento], ubicado en [Dirección del Establecimiento], los siguientes
representantes y miembros del establecimiento:
1. Manuel Dario Gomez Castrillo 1) director
2. Bilma Juarez Chen 2) subdirector
3. Astrid Yessenia Cacao 3) secretaria
La presente reunión tiene como objetivo principal tratar los siguientes asuntos:
1. Asunto 1: Revisión del presupuesto anual del establecimiento. Explicación o
debate del asunto 1: Se analizó detalladamente el presupuesto vigente, se
evaluaron las necesidades y prioridades del establecimiento, y se
propusieron ajustes para optimizar la asignación de recursos.
2. Asunto 2: Actualización de las políticas de seguridad del establecimiento.
Explicación o debate del asunto 2: Se revisaron las políticas de seguridad
existentes, se identificaron posibles mejoras y se acordaron nuevas
medidas de seguridad para garantizar la integridad de los estudiantes y el
personal del establecimiento.
3. Asunto 3: Planificación de eventos extracurriculares para el próximo
trimestre. Explicación o debate del asunto 3: Se discutieron las opciones de
eventos extracurriculares, se evaluaron los beneficios para los estudiantes y
se seleccionaron los eventos más adecuados para el próximo trimestre,
teniendo en cuenta el calendario académico.
Luego de un análisis detallado de los asuntos mencionados, se llegaron a las
siguientes conclusiones y acuerdos:
1. Conclusión o acuerdo 1: Se aprueba el presupuesto actualizado para el
próximo año fiscal, el cual incluye los ajustes propuestos para satisfacer las
necesidades del establecimiento de manera más eficiente.
 Medidas tomadas: Se establecerá un comité encargado de
monitorear el uso adecuado de los recursos asignados y presentar
informes periódicos al cuerpo directivo.
2. Conclusión o acuerdo 2: Se implementarán nuevas medidas de seguridad,
tales como la instalación de cámaras de vigilancia, la capacitación del
personal en primeros auxilios y la actualización de los protocolos de
emergencia, con el fin de fortalecer la seguridad en el establecimiento.
 Medidas tomadas: Se asignará un responsable de seguridad que
coordinará y supervisará la implementación de las nuevas medidas
de seguridad y se establecerá un programa de capacitación
periódica para todo el personal.
 3. Conclusión o acuerdo 3: Se aprueba el plan de eventos extracurriculares
para el próximo trimestre, el cual incluye excursiones educativas, talleres
culturales y actividades deportivas.
 Medidas tomadas: Se designará un comité de eventos que se
encargará de la planificación, coordinación y seguimiento de los
eventos extracurriculares, y se comunicará el calendario de eventos
a los estudiantes y sus familias.
Una vez expuestos y registrados los puntos mencionados, se da por concluida la
reunión, dejando constancia de las discusiones, conclusiones y acuerdos
alcanzados en esta acta.
Firman:

Ciudad de Cobán, Alta Verapaz, 15/05/2023

Estudiante: Walter Josue Rax Teni
Cédula de ciudadanía: 4583459812
Programa Académico: Ingeniería Civil
Institución Educativa: Universidad Nacional
Dirección: 6ta Avenida, Zona 11, Cobán
Estimado Walter Josue Rax Teni,
Por medio de la presente, se le informa que, de acuerdo con los registros y
evaluaciones académicas correspondientes, ha sido reconocido como estudiante
regular del programa académico de Ingeniería Civil en la Universidad Nacional
para el periodo académico 2023-2024.
A continuación, se detallan los aspectos relevantes relacionados con su situación
académica:
1. Carga Académica: • Número de créditos matriculados: 24 créditos •
Materia(s) matriculada(s): Matemáticas Avanzadas, Mecánica de Sólidos,
Diseño Estructural
2. Calificaciones: • Calificación obtenida en cada materia matriculada:
Matemáticas Avanzadas: A Mecánica de Sólidos: B+ Diseño Estructural: A-
3. Estado Académico: • Estado Académico: Regular
Este documento certifica oficialmente su condición de estudiante en nuestra
institución. Le recordamos la importancia de cumplir con los requisitos académicos
y normativas establecidas por la institución para mantener su estado académico
regular.
Ante cualquier duda, inquietud o requerimiento adicional, le invitamos a dirigirse a
la oficina de Asuntos Académicos de nuestra institución, donde con gusto le
brindarán la información necesaria y la orientación académica correspondiente.
Le felicitamos por su dedicación y esfuerzo en su proceso educativo y le
deseamos éxitos en sus estudios.
Sin otro particular, quedamos a su disposición para cualquier consulta adicional.
Atentamente,
Juan Pérez Coordinador de Programa Académico Universidad Nacional Cobán,
6ta Avenida, Zona 11

Conclusion
Los documentos administrativos son elementos fundamentales en cualquier
entidad, ya que facilitan la comunicación eficiente y la toma de decisiones en el
ámbito administrativo. Desde el modelo de providencia y la resolución hasta el
oficio, la circular, el acta, el conocimiento y el currículum vitae, cada uno de ellos
cumple una función específica y contribuye a la organización y gestión efectiva de
una organización.
Estos documentos proporcionan un marco formal y predefinido para transmitir
información, establecer medidas, registrar eventos importantes y certificar la
adquisición de conocimiento. Su correcta redacción, estructura y uso garantizan la
claridad en la comunicación, la coherencia en las decisiones y la preservación de
registros valiosos para futuras referencias.