Mapa conceptual de la unidad
UNIDAD 6.
Ortografía y gramática (I)
Revisión ortográfica
Ortografía y gramática (II)
Revisión gramatical
Ortografía y gramática (III)
Autocorrección
Básico. Ortografía y gramática Errores ortográficos
Errores gramaticales
Ortografía avanzada
Opciones de ortografía
Ortografía y gramática (I)
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word 2003 dispone de potentes herramientas en este campo
que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante
conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no
quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede
detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto
con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento,
es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy
basta" y "¡Vasta ya de gritar!". Word no detectará ningún error puesto que tanto
"basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en
el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no
son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores
gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el
genero del sujeto y del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión gramatical o
ambas a la vez, como veremos a continuación.
Revisión ortográfica
Existen dos formas básicas de revisar
la
ortografía, revisar una vez concluida la
introducción del texto o revisar
mientras
se va escribiendo el texto. Vamos a ver
ahora la primera forma.
• Revisar al finalizar.
Para establecer esta forma de revisión
debemos ir al menú Herramientas,
Opciones... y hacer clic en la ficha
Ortografía y gramática, aparecerá un
cuadro de diálogo como este, debemos
dejar sin marcar la casilla Revisar
ortografía mientras se escribe.
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la
ortografía podemos hacerlo de una de estas tres formas:
1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar
2.- Pulsando F7.
3.- Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática.
Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible
error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo
del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones
disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la parte superior de la
ventana, en la
barra de título, nos informa del
idioma que
se está utilizando en la
corrección, en este
caso, el español.
En la zona titulada "No se
encontró:"
aparece en color rojo la palabra
no
encontrada (vastaron) y la frase
del texto en
la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos
casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron).
En este caso el error era el cambio de la B por la V.
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así
bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este
caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno
de ellos.
Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y
continua revisando el documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por
alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.
Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario
personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no
encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no
encontrada.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra
no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos
escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos
oportuna y pulsar este botón.
Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la
lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica en qué
consiste la autocorrección.
En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botón del triángulo para desplegar
una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido esté
disponible en nuestro ordenador.
Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión
ortográfica, marcar la casilla Revisar gramática.
El botón Opciones nos lleva al cuadro de diálogo que hemos visto al principio de esta
página.
El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión
ortográfica, uno a uno, pidiéndonos la confirmación.
• Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir
esta forma de revisión debemos ir al menú
Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar
ortografía mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión
ortográfica de modo permanente, de forma que nos
mostrará los errores que ya existan en el texto y los
que cometamos según vamos introduciendo nuevo
texto.
Otra diferencia respecto al método anterior es que
cuando encuentre un posible error no mostrará el
cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que
subrayará la palabra no encontrada con un subrayado
ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de
la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la
palabra subrayada y pulsar el
botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la que
vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como
acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.
Veamos las opciones de esta ventana:
Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras
sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no
tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra
subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen las sugerencias son: Bastaron,
Gastaron, Pastaron, Bastaran, Bastaren.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por
alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.
Observar que falta el botón Omitir, pero no es ningún problema ya que si
queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la ventana
y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra
subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por
dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.
Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado
y no la volverá a mostrar subrayada.
Autocorrección. Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las
sugerencias para que elijamos cual de ellas añadimos a la lista de autocorrección.
Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
Ortografía... Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los
errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.
Buscar.... Si hacemos clic aquí aparecerá el panel de tareas en la sección de
referencia.
Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser
conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que
no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no
podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y
de la potencia de proceso de nuestro ordenador.
Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de
abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningún retraso por
tener activada esta opción.
Ortografía y gramática (II)
Revisión gramatical
La revisión gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases. Para
realizar esta corrección Word debe trasladar a un lenguaje lógico todas las reglas que
rigen la gramática castellana y además debe ser capaz de realizar todas las
combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho más compleja
que comprobar si una palabra existe en el
diccionario. Por lo tanto
no es de extrañar
que la revisión gramatical
realizada por
Word no sea tan perfecta
como la revisión
ortográfica.
Igualmente que en la
revisión ortográfica
existen dos formas
básicas de revisar la
ortografía, revisar una
vez concluida la
introducción del texto o
revisar mientras
se va escribiendo el texto.
Vamos a ver ahora la
primera forma.
• Revisar al
finalizar.
Para elegir esta forma de revisión primero debemos configurar las opciones de
Ortografía y gramática. Para ello ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en
la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos
dejar sin marcar la casilla Revisar gramática mientras se escribe y debemos marcar la
casilla Revisar ortografía mientras escribe, y Aceptar.
Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisión de una de
estas tres formas:
1.- Hacer clic en el icono
Revisar de la barra
estándar.
2.- Pulsar F7.
3.- Ir al menú
Herramientas y elegir
Ortografía y gramática y
pulsar Aceptar.
Cuando encuentre un
posible error se detendrá y
nos mostrará una ventana
informándonos de ello.
Dependiendo del tipo de error que haya encontrado
deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la superior aparece en color verde la palabra detectada como errónea (los
congreso) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Justo encima aparece una explicación del error encontrado, en este caso
"Concorcondancia en el grupo nominal" y debajo tenemos una zona titulada
Sugerencias: en la parte inferior una lista con las sugerencias para corregir la palabra
errónea. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra
correcta (el congreso).
En este caso el error era la falta de concordancia entre el articulo (los) y el sustantivo
(congreso).
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así
bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este
caso el más adecuado sería "Cambiar", pero veamos el significado de cada uno de
ellos
Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra errónea y continúa
revisando el documento.
Omitir regla. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasará por
alto sin realizar ninguna acción. Continúa revisando el documento.
Oración siguiente. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic en la
zona "error gramatical" y corregir nosotros mismos el error y a continuación pulsar el
botón Oración siguiente.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra
errónea.
Explicar.... Aparece el asistente con un "bocadillo" explicando el tipo de error
encontrado en la frase.
• Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la gramática. Para elegir esta forma de revisión
debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar gramática
mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión gramatical de modo permanente,
de forma que nos mostrará los errores que ya existen en el texto y los que cometamos
según vamos introduciendo nuevo texto.
La diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error
no nos mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará el
posible error con un subrayado ondulado en color verde, como vemos en la imagen
de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en
la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del
ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana
como la que vemos en la imagen que nos permitirá
tratar el error de forma similar a como acabamos de
ver. Veamos las características de esta ventana:
• Sugerencias. A partir de la segunda línea nos
muestra, en letra negrita, la lista de palabras
sugeridas para corregir el error, si consideramos que
alguna sugerencia es correcta no tenemos más que
seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word
sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia
elegida. En este caso la sugerencia es correcta:
bonita.
• Omitir una vez. Pasará por alto esta oración sin realizar ninguna acción sobre
ella.
• Gramática. Al hacer clic aquí nos llevará a la misma ventana que acabamos de
ver cuando revisamos la gramática al finalizar.
• Acerca de esta oración. Al igual que ocurría en la opción explicar del anterior
método de repasar la gramática, al pulsar sobre esta opción aparece el asistente
dando una pequeña explicación sobre el error.
Ortografía y gramática (III)
Autocorrección
Mediante la autocorrección
Word puede
corregir algunos errores
que no es capaz
de detectar por otros
métodos y nos ofrece
la posibilidad de realizar
nuestras propias
correcciones.
Por ejemplo, como puedes
ver en la
imagen, cada vez que
encuentre la palabra
o once la remplazará con la
palabra u
once. De igual forma
reemplazará por o
oscuro por u oscuro.
Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al menú
Herramientas, Opciones de Autocorrección... y aparecerá un cuadro de diálogo como
este, vamos a ver las posibilidades más interesantes.
• Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando
aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la
segunda mayúscula por una minúscula.
Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos
Mayúsculas Seguidas".
• Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la
primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración,
como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
• Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en
una celda hace que empiece por mayúscula.
• Corregir configuración de teclado. Corrige posibles configuraciones erróneas
del teclado automáticamente.
• Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de
los días de la semana.
• Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra
con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la
primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de
mayúsculas.
• Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras
de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se
pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra
"que" cuando va detrás de una interrogación va siempre acentuada.
• Agregar. También podemos añadir y eliminar filas a esta lista. Basta con rellenar
los campos Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el pulsar el botón.
Agregar (aunque ahora este botón no se ve en la imagen porque hemos añadido la
palabra O.N.U. y nos ofrece la posibilidad de Eliminar).
Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las
reemplace por Organización de las Naciones
Unidas.
• También tenemos disponible el
botón Excepciones... que nos permite
especificar unas excepciones a algunas
opciones de Autocorrección.
Por ejemplo, para la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración podemos indicar
una lista de abreviaturas para las que no queremos que se aplique la regla, como podemos ver en
la imagen.
Tenemos otras dos fichas para asignar excepciones en otros casos.
Básico. Ortografía y gramática
Errores ortográficos
Vamos a ver algunos casos típicos
de los errores que puede
encontrar
Word cuando revisa la
ortografía.
• En el caso de la imagen
de la derecha hemos escrito "pin-
pil" en lugar de "pil-pil", vemos
que no hay ninguna sugerencia
válida.
Para corregir el error hacemos
clic en la palabra no encontrada
y cambiamos "pin" por "pil", la
ventana pasará a tener el aspecto que muestra la siguiente imagen.
Ahora podemos confirmar el
cambio que hemos realizado
pulsando en el botón Cambiar o
volver al cuadro de diálogo
anterior pulsando en Deshacer
edición.
También podemos pulsar el
botón Cambiar todas o el botón
Autocorrección, aunque en
esta ocasión tienen menos
sentido, ya que no es probable
que haya otro error idéntico
a este.
• En este caso no ha
encontrado correcto que
después de dos puntos
aparezca un subrayado en
lugar de un espacio, sin
embargo en el contexto de
este documento no se puede
considerar que eso sea un
error. Podemos pulsar
Omitir, si creemos que no
se van a dar más casos
como este, o pulsar Omitir
todas para asegurarnos que
Word no va a plantear otra
situación como esta.
Errores gramaticales
Vamos a ver algunos casos típicos de los errores que puede encontrar Word cuando
revisa la gramática.
• En el caso de la siguiente imagen, vemos que no hay concordancia entre el sujeto
(país) y el verbo (tienen), la sugerencia ofrecida es correcta, por lo tanto deberíamos
pulsar el botón Cambiar.
• En el caso de la siguiente imagen vemos cómo el corrector gramatical ha detectado que
"furgoneta" es de genero femenino y por lo tanto el artículo correcto es "la" en lugar de "el", la
sugerencia ofrecida es correcta, por lo tanto deberíamos pulsar el botón Cambiar.
• En el último caso vemos cómo el corrector gramatical ha detectado que falta abrir
la pregunta con el signo de interrogación, en este caso no hay ninguna sugerencia, aunque está
bastante claro cómo solucionar el error: escribiendo el signo de interrogación al principio de la
pregunta. Una vez hecho deberíamos pulsar el botón Omitir.
Ortografía avanzada
Opciones de ortografía
Para modificar las opciones de ortografía debemos ir al menú Herramientas,
Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de
diálogo como éste.
Vamos a ver las diferentes opciones que nos ofrece:
• Revisar ortografía mientras escribe. Activa la revisión ortográfica de modo
permanente, cuando cometamos un posible error lo subrayará en rojo ondulado.
• Ocultar errores de ortografía en este documento. Esta casilla sólo se puede
marcar si tenemos marcada la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca
el subrayado ondulado rojo en las palabras erróneas.
• Sugerir siempre. Si la desactivamos Word no ofrecerá la lista de sugerencias
cuando encuentra un error. Esta casilla no tiene efecto si tenemos marcada la primera
casilla.
• Sólo diccionario principal. Si está marcada, sólo consultará el diccionario
principal para ofrecer sugerencias. Si no está marcada utilizará todos los diccionarios
disponibles.
• Omitir palabras en MAYÚSCULAS. Si marcamos esta casilla no tendrá en
cuenta las palabras en mayúsculas cuando realice la revisión ortográfica. De esta
forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas, organismos, etc. que
se suelen escribir en mayúsculas.
• Omitir palabras con números. Si marcamos esta casilla no tendrá en cuenta las
palabras que contienen números (Informe34c, Ejercicio5) cuando realice la revisión
ortográfica.
Omitir archivos y direcciones de Internet. Si marcamos esta casilla no dará error en los
nombres de archivos, ni en las direcciones de internet, ni en las direcciones de correo electrónico.
Cuando Word acaba de revisar el documento
aparece una ventana como ésta avisándonos. Si
modificamos el documento podemos revisarlo de
nuevo. Si volvemos a revisar un documento la lista
de todas las palabras sobre las que hayamos
elegido Omitir todas se borrará, por lo cual
volverán a ser detectadas como errores.
RESUMEN DE LA UNIDAD
En esta unidad hemos aprendido todo lo relativo a Ortografía y gramática :
Revisión ortográfica, revisión gramatical, autocorrección y opciones de Ortografía
