TUTORIAL BÁSICO ACCESS 2010

Access 2010 es una base de datos relacional, por lo que estando los datos guardados en
tablas diferentes se pueden crear relaciones entre ellas: por ejemplo, una tabla puede
contener datos de clientes y otra de las facturas enviadas.

Objetos básicos de una base de datos

TIPO DESCRIPCIÓN

Son los objetos básicos en los que se almacenan los datos. Sobre ellas
Tablas
actúan el resto de los objetos.
A través de ellas podemos obtener la información deseada de las tablas de
Consultas
forma selectiva.
Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una
Formularios
forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Permite preparar los registros de la base la base de datos de forma
Informes
personalizada para imprimirlos.

Crear una base de datos en Access 2010

Para abrir Microsoft Access 2010 hemos de ir a Inicio, Todos los programas, Microsoft
Office, Microsoft Access 2010.

Para Crear una Base de Datos: Seleccionar la opción Archivo, hacer click en Base de
Datos en blanco y después Crear. En la parte inferior derecha de la ventana se nos indica
el nombre que se dará por defecto y en qué carpeta será creada (Figura 1). Podemos darle
otro nombre antes de guardarla así como especificar la versión de base de datos con la que
deseamos trabajar.

Los archivos de base de datos de Microsoft Access 2010 tienen extensión .accdb.

Una vez creado el archivo de base de datos se mostrará la ventana principal de Access
2010. Para visualizar los diferentes objetos haremos click en el panel Todos los objetos de
Access situado en la parte izquierda de la ventana (Figura 2).

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 Figura 1. Crear una Base de Datos

Figura 2. Visualizar objetos de Access

Planificar una tabla

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así, por
ejemplo, todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro diferente.

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Tabla CLIENTES

CAMPOS
Código
REGISTROS Apellidos Nombres Dirección
Postal
Registro 1 Rodríguez López Alberto Calle La Esquina Nro. 23 38156

Registro 2 Perera Páez Antonia Calle España Nro. 9 38156

Registro 3 Mena Medina Martha Calle Macetas, Nro. 14 38154

Registro 4 Perera Pérez Pedro Calle Fanegas, Nro. 45 38155

Antes de crear las tablas en Microsoft Access 2010 tenemos que planificar los tipos de
campos que necesitaremos:

TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN

Texto Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.
Memo Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
Numérico Para introducir números.
Fecha/Hora Para datos en formato fecha u hora
Moneda Para datos en formato número de tipo moneda.
Autonumérico Para numeración automática del contenido de este campo.
Sí/No Datos tipo lógicos (Sí/No, Verdadero/Falso, etc)
Objeto OLE Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo Inserta un enlace que nos lleva a una página Web.
Inicia un asistente para crear un campo que permite elegir un
Asistente para búsquedas
valor de otra tabla.

Crear una tabla

Para crear una tabla en Access 2010 haremos click en la pestaña Crear y a continuación
Diseño de tabla (Figura 3).

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 Figura 3. Crear Tabla.

En la parte inferior de la ventana escribiremos los nombres de los campos y su tipo de datos,
entre otras propiedades (Figura 4).

Figura 4. Crear Campos de la Tabla.

Al guardar la base de datos introduciremos un nombre para la tabla creada. Ver Figura 5.

Figura 5. Guardar Tabla.

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Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla posee unas determinadas propiedades y es preciso tener en
cuenta que si se modifican después de haber introducido datos se puede perder la
información introducida. A continuación se muestran algunas de las propiedades de los
diferentes tipos de datos de Access 2010:

Tamaño de los campos

TIPO DE
DESCRIPCIÓN
CAMPO

Esta propiedad determina en número máximo de caracteres que se

Texto pueden introducir en el campo. Siendo por defecto 50 caracteres y el
valor máximo de 255 caracteres.

Byte Almacena un número entero entre 0 y 255.

Decimal Guarda números con decimales.
Entero Almacena valores enteros entre -37.768 y 32.767.
Entero Largo Para valores enteros entre -2.147.483.648 y
2.147.483.64
Simple Para valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-
45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
Numérico valores positivos.
Doble Para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores
positivos.

Autonumérico Son de tipo Entero Largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Máscara de entrada

La máscara de entrada es usada para facilitar la entrada de datos y a la vez validar los
datos que los usuarios introducen. Por ejemplo, se puede crear una máscara de entrada
para un campo que almacena un número de teléfono y muestre que debe introducirse
como (___) ___-____, la máscara de entrada sería: \(009")-"000\-000;0;_ (el cero (0)
indica que se debe introducir algún dígito, y el nueve (9) que puede quedar vacío).

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Aunque tanto la máscara de entrada como el formato afectan al modo en que aparecen
los datos en la Hoja de datos de la tabla de Access 2010, hay una clara diferencia entre
ellos: el formato afecta sólo al modo en que se leen los datos en la tabla, pero no a cómo
son introducidos.
Access 2010 dispone de un Asistente para máscaras de entrada y al que se puede
acceder haciendo click en el botón que aparece a la derecha de la propiedad (Figura 6).

Figura 6. Definir Máscara de entrada

CARACTER SIGNIFICADO
# Dígito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos más o
menos.
.;:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora (el
carácter usado realmente depende de lo especificado en la
Configuración Regional del Panel de Control)
< Convierte a minúsculas todos los caracteres.
> Convierte a mayúsculas todos los caracteres.
& Cualquier carácter o un espacio para una entrada requerida.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como literal.
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no
de izquierda a

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Exclamación Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no
de izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la
máscara de entrada son opcionales. Los caracteres que se escriben en la
máscara siempre la llenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo
de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.
0 Dígito (0 a 9) para una entrada requerida. No se permiten signos más o
menos.

9 Dígito o espacio para una entrada no requerida. No se permiten signos

más o menos.

L Letra (A a Z) para una entrada requerida.

Interrogación Letra (A a Z) para una entrada opcional.

A Letra o dígito para una entrada precisa.

a Letra o dígito para una entrada opcional.

Un ejemplo de máscara de entrada puede ser: \(009)”900\ 00\ 00;;_

Título del campo

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo. Por ejemplo, si un campo se llama F_nac e indicamos Fecha de nacimiento como
valor en la propiedad Título, como cabecera del campo F_nac veremos Fecha de
nacimiento.

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo
de dato Numérico o Moneda.

Campos con valor predeterminado

Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se
utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y que así se
introduzca automáticamente en el campo a la hora de incluir los datos de la tabla.

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Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Estado y la mayoría de clientes son
del Estado Barcelona, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado
del campo Estado y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente
aparecerá el valor Anzoátegui.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos menos el Objeto OLE, y el
Autonumérico.

Cambiar entre las vistas de la tabla

Desde el icono Ver de la barra de opciones correspondiente a la opción Inicio podemos

cambiar entre las posibles vistas de una tabla. Ver Figura 7.

Figura 7. Opciones de vistas de una tabla.

Clave Principal o Primaria

Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma
inequívoca cada registro de una tabla de Access 2010. Así, si por ejemplo, hay un cliente
con el código 10, no podrá haber otro con el mismo código.

En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave
principal en cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos

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tablas relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo código como clave
principal, y otra con los pedidos efectuados por los mismos con otro campo código
también clave principal.

Para crear una clave principal (Figura 9), en Vista de Diseño elegiremos uno campo cuyo
valor sea único para cada registro (sin campos que contengan valores repetidos o nulos) y
haremos click con el botón derecho sobre él. A continuación, en el menú contextual

seleccionaremos Clave Principal o haremos click en el icono de la pestaña Diseño.

Figura 9. Crear Clave Principal

Para crear una clave principal con varios campos debemos mantener pulsada la tecla
Control e ir haciendo click en el cuadro a la izquierda del nombre de cada campo, y
después (con la tecla Control aún presionada) hacer click con el botón derecho y
seleccionar Clave principal en el menú contextual. Para eliminar una clave principal tan
sólo hemos de repetir los pasos indicados para crearla.

Guardar una tabla

Haremos click en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o en la

pestaña Archivo haremos click en Guardar, introduciremos un nombre para la tabla y
haremos click en Aceptar.

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Si al crear una tabla no hemos definido una clave principal, a la hora de guardarla se nos
mostrará el aviso mostrado en la Figura 8:

Figura 8. Advertencia para Crear Clave Primaria

En caso de que pulsemos Sí, se creará automáticamente un campo de tipo Autonumeración

llamado Id.

Modificar la estructura de una tabla en Access 2010

Para Modificar una tabla (Figura 9) haremos click en Ver y a continuación seleccionaremos
la Vista de Diseño, en la que podremos añadir y eliminar campos, renombralos, etc.

Figura 9. Modificar una Tabla

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Introducir un registro en una tabla

Estando en la vista de Hoja de Datos, nos situamos en el último registro (Figura 10), que
estará en blanco y lo editaremos. También podremos insertar un registro haciendo click en el
icono de la barra de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, o bien en el icono
situado en la parte inferior de la ventana.

Figura 10. Vista Hoja de datos

Modificar registros

Para Modificar un registro, en la vista Hoja de datos nos situamos sobre el dato a
modificar y lo editamos. Los cambios se aplicarán al cambiar de registro o hacer click en
pudiendo usar el icono o la combinación de teclas Control+Z para deshacer los
cambios.

Eliminar registros

Para Borrar un registro, lo seleccionamos haciendo click sobre el cuadrado a la izquierda del
nombre del primer campo y pulsamos la tecla Suprimir. Se mostrará un cuadro de diálogo
pidiendo confirmación para ello. Para Eliminar a la vez varios registros consecutivos
arrastraremos hasta seleccionarlos todos.

También podremos eliminar registros haciendo click con el botón derecho sobre el
cuadradito a la izquierda del nombre del primer campo, y seleccionando Eliminar registro
(Figura 11).

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 Figura 11. Eliminar registro.

Movernos entre los datos de la tabla

Usando los cursores podemos movernos fácilmente por la tabla de datos. Así mismo, la
tecla Tabulador nos lleva al siguiente campo y Mayúsculas+Tabulador al anterior. También
podemos usar los siguientes iconos:

BOTÓN DESCRIPCIÓN
Nos lleva al primer registro de la tabla.
Nos lleva al registro anterior de la tabla.
Nos lleva al registro posterior de la tabla.
Nos lleva al último registro de la tabla.
Crea un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Estos iconos se hallan en la parte inferior izquierda de la ventana, en la que también se nos
muestra el registro en el que estamos situados (el 3, en la Figura 12 de ejemplo) y el total
de registros que contiene la tabla (7, según la Figura 12):

Figura 12. Botones de navegación entre registros

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Relaciones entre tablas

Las relaciones entre tablas (pueden relacionarse dos o más tablas) de una base de datos
son usadas para mantener una integridad en los datos denominada integridad
referencial. Para explicarlo de forma muy básica y sencilla, cuando se crean relaciones
entre tablas se impide entre otras cosas, que puedan existir datos en una tabla si no existen
también en otra tabla de la que depende.

Crear relaciones

Para Crear relaciones entre tablas haremos click en el icono Relaciones que se

encuentra en la pestaña de Herramientas de Base de Datos . Veremos un cuadro

de diálogo (Figura 13) en el que seleccionaremos las tablas que queremos relacionar y
haremos click en Agregar. Se mostrarán, además, los campos contenidos en cada una de las
tablas.

Figura 13. Crear Relación entre tablas.

Para relacionar dos tablas, pincharemos sobre el campo sobre el que vamos a hacer la
relación y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra tabla. Ambos campos han
de ser del mismo tipo de dato.

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Los campos que sean clave principal o primaria los veremos con una a su izquierda.

En la Figura 14 se ejemplifica la relación entre el campo idProvincia de la tabla Clientes

con el campo id de la tabla Provincias.

Figura 14. Ejemplo de relación entre dos tablas.

La casilla Exigir integridad referencial permitirá, según el ejemplo, que cuando

introduzcamos un código de cliente en la segunda tabla, deberá existir previamente en la
primera tabla. Por ejemplo, no podremos introducir un registro en Clientes si el valor que
introduzcamos en el campo idProvincia no existe en la tabla Provincia.
Una vez establecidas las relaciones veremos una línea que muestra los campos relacionados,
tal y como vemos en la Figura 15.

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 Figura 15. Relación entre tablas.

Modificar una relación

Para que Access 2010 nos muestre la ventana Modificar relaciones hemos de hacer click
con el botón derecho sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y seleccionar
Modificar relación.

Eliminar una relación

Para eliminar una relación tan sólo hemos de hacer click sobre la línea que muestra la
relación entre las tablas, y pulsar la tecla Suprimir.

Consultas
Hay dos tipos de consultas en Access 2010: consultas de selección y consultas de
acción.

La consulta de selección permite seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las
consultas de acción podemos, además, operar sobre los datos seleccionados.

Crear consultas de selección

Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos,
imprimirlos, etc.

Para crear una consulta de selección, haremos click en el icono Diseño de consulta que se

halla en la pestaña Crear:

A continuación seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la consulta y
haremos click en el botón Agregar (Figura 16).

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 Figura 16. Consultas de Selección

Posteriormente, en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que

deseamos mostrar (ver Figura 17). Situándonos en una de las celdas correspondientes a
Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al hacer click en

Figura 17. Selección de campos para consultas

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Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como establecer
el Orden en que deseamos que se muestren los datos: ascendente o descendente (se puede
definir un máximo de 10 ordenamientos).

En este ejemplo se listan datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo código sea
mayor de 1 y menor de 4 por orden de menor a mayor y con fecha posterior al
01/01/2002 (se toma toda la fila para establecer la condición), además de los clientes cuyo
nombre sea Marta (es indiferente si lo escribimos en mayúsculas o minúsculas).

Establecer condiciones

Como vimos en el punto anterior, podemos establecer unas condiciones para filtrar los
datos que deseamos que se muestren usando la opción Criterios junto con la opción O,
con lo que las condiciones se harán por filas (primero se filtra por la condiciones de la
primera y luego por los de la segunda).

Podemos también usar comodines en los criterios, como los símbolos igual '=', mayor que
'>' o menor que '<', el asterisco '*' (indicando que en su lugar pueden ir otros caracteres,
como por ejemplo: can* mostraría palabras como Canarias, canes, etc.).

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Formularios
Los Formularios se usan para una cómoda gestión de los datos (inserción, modificación y
eliminación), pudiéndose ser utilizados tanto con tablas como con consultas.

Crear un formulario usando el asistente

Para crear un formulario usando el Asistente (Figura 18) haremos click en la opción
de la barra de opciones correspondiente a la pestaña Crear. Veremos
el cuadro de diálogo, en el que seleccionaremos los campos de las distintas tablas que
usaremos en el formulario y haremos click en Siguiente.

Figura 18. Asistente para Formularios.

En la siguiente pantalla seleccionaremos la distribución que deberá tener, y haremos click en

Siguiente. En este punto daremos un nombre al Formulario, seleccionaremos una de las dos
opciones disponibles y pulsaremos el botón Finalizar (Figura 19).

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 Figura 19. Diseño del Formulario

Al escoger la primera opción Abrir Formulario para ver o introducir información se

cerrará el Asistente y se abrirá el formulario que hemos creado (figura 20).

Figura 20. Formulario

Para movernos por los registros del formulario, en la parte inferior izquierda del mismo
veremos que nos muestra información sobre la tabla o
consulta que estemos usando a través del formulario: según esta imagen hay siete registros
en total, y estamos situados en el tercero.

Para buscar y reemplazar un dato haremos click en los iconos Buscar y Reemplazar
respectivamente, y en el cuadro de diálogo que nos aparece seleccionaremos las opciones
deseadas.

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Para modificar un registro tan sólo hemos de situarnos en él y después de editarlo pasar
al siguiente, o hacer click en el icono . Si después de haber modificado un registro
deseamos restaurar los valores que contenía antes, haremos click en el icono o
pulsaremos la combinación de teclas Control + Z.

Para eliminar un registro en un formulario haremos click en el

icono Eliminar y seleccionaremos la opción Eliminar registro.
NOTA: después de borrar un registro no podremos recuperarlo.

Si durante la creación del formulario, haciendo uso del Asistente para formularios, se
selecciona la segunda opción, Modificar el diseño del formulario, se abrirá el formulario
creado en Vista Diseño (Figura 21).

Figura 21. Modificar diseño del Formulario.

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Informes
Para crear un informe haremos click en el icono Diseño de informe de la pestaña Crear
Veremos (figura 22) que el área del informe está dividida en tres partes: encabezado de
página, detalle y pie de página.

Figura 22. Crear Informe

Del mismo modo que sucedía con los formularios también podemos redimensionar los
informes pinchando y arrastrando de sus esquinas. Asimismo también podemos ampliar y
reducir las diferentes áreas del mismo situándonos en el borde de la barra.
Después asociaremos una tabla al informe: para ello
haremos doble click con el botón izquierdo en el
icono situado en la esquina superior izquierda del
mismo , o bien click con el botón derecho para
después seleccionar Propiedades o Propiedades del
informe. En la pestaña Datos, dentro de Origen del
registro seleccionaremos la tabla deseada.

En la barra de opciones vemos los controles disponibles para insertar en el informe, ver
figura 23. Para insertarlos primeramente los seleccionamos y después hacemos click en el
informe (con algunos es necesario arrastrar hasta darles las dimensiones deseadas):

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 Figura 23. Diseño de Informes

El proceso para crear un informe es exactamente el mismo que el utilizado para crear los
formularios: creamos los controles, asociamos campos de tablas o consultas a ellos y le
damos el formato deseado.

También podemos insertar controles desde el icono Agregar campos existentes

de la barra de opciones correspondiente a la pestaña Diseño: en la parte
derecha de la ventana se mostrará el panel Lista de campos, y para insertarlos en el informe
tan sólo hemos de arrastrarlos al mismo.

Un ejemplo de informe en Vista Diseño se muestra en la Figura 24.

Figura 24. Vista de Diseño del Informe.

Es posible usar un control que haga operaciones aritméticas con los valores de los campos:
para ello se pondrán entre corchetes los nombres de los campos usados en la opción
Origen del Control, dentro de la pestaña Datos de la ventana propiedades del mismo.

Para crear informes disponemos también de un Asistente, al que accederemos haciendo

click en .

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