DESPACHO DEL MINISTRO DE HACIENDA

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA

DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DEL MINISTERIO DE HACIENDA

GESTIÓN 2008
ii
Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES

Artículo 1 (Definición del Reglamento Específico) 1

Artículo 2 (Base Legal) 1
Artículo 3 (Objetivo) 2
Artículo 4 (Ámbito de Aplicación del R.E.-S.O.A.) 2
(Responsables de la implementación del S.O.A. en el
Artículo 5 Ministerio de Hacienda) 2
Artículo 6 (Revisión y Actualización) 3
Artículo 7 (Cláusula Especial de Previsión) 3
(Aprobación, Vigencia y Difusión del Reglamento
Artículo 8 Específico) 3
(Plazos para el Análisis, Diseño e Implantación del
Artículo 9 Diseño Organizacional) 4
Artículo 10 (Herramientas y formatos) 4

CAPÍTULO II
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Artículo 11 (Definición de Análisis Organizacional) 5

(Fuentes de Investigación para el Análisis
Artículo 12 Organizacional) 5
Artículo 13 (Análisis Organizacional Retrospectivo) 6
(Elementos a considerar para el Análisis
Artículo 14 Organizacional Retrospectivo) 7

Artículo 15 (Análisis Organizacional Prospectivo) 9

(Elementos a considerar para el Análisis
Artículo 16 Organizacional Prospectivo) 9
Artículo 17 (Resultados del Análisis Organizacional) 10
Artículo 18 (Análisis Organizacional Coyuntural) 10
(Procedimiento para modificación de estructura por
Artículo 19 medio de un Análisis Organizacional Coyuntural) 11

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa i

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

CAPÍTULO III
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 20 (Definición) 12
(Elementos que debe contener el Diseño o Rediseño
Artículo 21 Organizacional) 13
Artículo 22 (Prohibiciones) 21
Artículo 23 (Formalización del Diseño Organizacional) 21

CAPITULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 24 (Definición) 27
(Plan de Implantación del Diseño o Rediseño
Artículo 25 Organizacional) 27
Artículo 26 (Requisitos para la Implantación) 29

ANEXOS

Procedimiento: Análisis y Diseño o Rediseño Organizacional 32

Análisis Organizacional (Retrospectivo y
Formulario 01: Prospectivo) 35
Formulario 02: Diseño o Rediseño Organizacional 38
Formulario 03: Formato del Manual de Organización Funciones 40
Formulario 04: Mapeo de Procesos 43
Formulario 05: Integración de Procesos y Operaciones 45
Formulario 06: Descripción de Procedimientos 47
Formulario 07: Diagrama de Flujos o Flujograma de Procedimientos 50
Formulario 08: Cronograma 53
Glosario de Términos
54

ii Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES

Artículo 1 (Definición del Reglamento Específico)

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (R.E.-

S.O.A.) es el instrumento normativo oficial al que deben sujetarse los
servidores públicos que intervienen en la ejecución operativa del Sistema de
Organización Administrativa, en el Ministerio de Hacienda.

El Sistema de Organización Administrativa (S.O.A), es el conjunto ordenado

de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico
administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del
Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración
organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los
objetivos institucionales.

Este sistema está conformado por los siguientes componentes:

ƒ Análisis Organizacional
ƒ Diseño o Rediseño Organizacional
ƒ Implantación del Diseño Organizacional

Artículo 2 (Base Legal)

El presente Reglamento Específico, se sustenta en las siguientes disposiciones

legales:

a) Ley Nº 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control

Gubernamentales.
b) Ley N° 1654, de 2 de septiembre de 1994, de Descentralización
Administrativa.
c) Ley N° 3351, de 21 de febrero de 2006, de Organización del Poder
Ejecutivo.
d) Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que
aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 1

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

e) Decreto Supremo N° 26237, de 29 de junio de 2001, que aprueba

modificaciones al Reglamento de Responsabilidad por la Función
Pública.
f) Decreto Supremo N° 28631, de 8 de marzo de 2006, que aprueba la
Reglamentación a la Ley de Organización del Poder Ejecutivo.
g) Resolución Suprema N° 217055, de 20 de mayo de 1997, que
aprueba las Normas Básicas del Sistema de Organización
Administrativa.

Artículo 3 (Objetivo)

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del

Ministerio de Hacienda, tiene como objetivo normar y regular el Sistema de
Organización Administrativa en esta entidad, estableciendo criterios técnicos,
asignando responsabilidades, tiempos y procedimientos para su
implementación de manera eficiente.

Artículo 4 (Ámbito de Aplicación del R.E.-S.O.A.)

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa, se

aplicará obligatoriamente en todas las áreas y unidades organizacionales del
Ministerio de Hacienda, debiendo ser cumplido por todos y cada uno de los
servidores públicos, sin distinción de jerarquía.

Las unidades e instituciones desconcentradas del Ministerio de Hacienda

deberán aplicar el presente Reglamento, salvo que su disposición legal de
creación establezca lo contrario, en cuyo caso podrán elaborar su propia
reglamentación, sobre la base de la normativa vigente.

Las entidades descentralizadas y autárquicas bajo tuición, dada su autonomía

de gestión administrativa, deberán elaborar su propio Reglamento Específico
en el marco de las Normas Básicas del S.O.A.

Artículo 5 (Responsables de la implementación del S.O.A. en el

Ministerio de Hacienda)

De acuerdo al Artículo N° 27 de la Ley N° 1178, el Ministro de Hacienda en su

calidad de Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad, es responsable de la
implementación del Sistema de Organización Administrativa, en el Ministerio
de Hacienda, bajo los principios establecidos en la Normas Básicas del S.O.A.

2 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Por delegación del Ministro de Hacienda, la Unidad de Planificación en

coordinación con las diferentes áreas y unidades organizacionales de esta
entidad, será la encargada de programar, dirigir y coordinar la ejecución
operativa del Sistema de Organización Administrativa en el Ministerio de
Hacienda y brindar asistencia técnica.

Para este efecto, cada área y/o unidad organizacional del Ministerio de
Hacienda debe plantear su análisis retrospectivo y prospectivo, diseño o
rediseño organizacional cuando corresponda, así como sus respectivos
Manuales de Organización y Funciones y de Procesos y Procedimientos, en
fechas y plazos establecidos por la Unidad de Planificación.

La Unidad de Planificación, será la encargada de solicitar la información

requerida, enviar los instrumentos necesarios, revisar y ajustar la información
recibida de cada una de las áreas y/o unidades organizacionales para
posteriormente elaborar los documentos finales que deberán ser aprobados a
través de instrumento legal.

Artículo 6 (Revisión y Actualización)

La Unidad de Planificación, debe revisar y/o actualizar el presente Reglamento

Específico toda vez que se presente la necesidad de realizar ajustes al mismo,
en función a modificaciones realizadas por el Órgano Rector a las Normas
Básicas del Sistema de Organización Administrativa, sobre la base de la
experiencia de su aplicación o por directrices que se deriven del marco
político. Toda actualización o modificación, deberá ser aprobada mediante
Resolución Ministerial.

Artículo 7 (Cláusula Especial de Previsión)

En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en

la interpretación del presente Reglamento Específico, las mismas serán
solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en la Norma Básica
del Sistema de Organización Administrativa aprobada mediante R.S. N°
217055, de 20 de mayo de 1997.

Artículo 8 (Aprobación, Vigencia y Difusión del Reglamento

Específico)

La aprobación del presente Reglamento Específico, se realizará mediante

Resolución Ministerial, previa compatibilización por el órgano rector, a partir
de cuyo momento, se pone en vigencia para su aplicación en el Ministerio de

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 3

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Hacienda.

La difusión de este Reglamento, será responsabilidad de la Unidad de

Planificación.

Artículo 9 (Plazos para el Análisis, Diseño e Implantación del

Diseño Organizacional)

El Análisis, Diseño o Rediseño Organizacional e Implantación, se realizarán de

acuerdo a los siguientes plazos:

a) El Análisis Organizacional, se iniciará el mes de octubre, debiendo hacer

llegar las diferentes áreas organizacionales la información solicitada a la
Unidad de Planificación, en los plazos que sean establecidos.

b) El diseño y/o rediseño organizacional, cuando corresponda, se realizará

inmediatamente después de haber concluido el Análisis Organizacional,
razón por la que las diferentes áreas organizacionales deberán enviar
esta información en forma conjunta a sus formularios de Análisis
Organizacional.

La Unidad de Planificación revisará y ajustará la información, para

posteriormente emitir un documento de Análisis Organizacional
Consolidado y si correspondiese el de Diseño o Rediseño Organizacional
acompañado de un resumen ejecutivo para el Sr. Ministro de Hacienda,
hasta fines de diciembre.

c) El proceso de implantación se realizará solamente en los casos en los

que se haya aprobado un Diseño o Rediseño Organizacional en el mes de
enero de la siguiente gestión.

Artículo 10 (Herramientas y formatos)

Para la implementación del Sistema de Organización Administrativa en el

Ministerio de Hacienda, todos los servidores públicos de esta entidad que
participan en el Análisis, Diseño o Rediseño Organizacional e Implantación del
S.O.A., deberán utilizar las siguientes herramientas y formatos anexados al
presente Reglamento Específico:

a) Formulario 01: Análisis Organizacional (Retrospectivo y

Prospectivo)

4 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

b) Formulario 02: Diseño o Rediseño Organizacional

c) Formulario 03: Formato del Manual de Organización y

Funciones

d) Formulario 04: Mapeo de Procesos

e) Formulario 05: Integración de Procesos y Operaciones

f) Formulario 06: Descripción de Procedimientos

g) Formulario 07: Diagrama de Flujos o Flujograma de

Procedimientos

h) Formulario 08: Cronograma de Implantación

Adicionalmente se pueden utilizar otras fuentes de investigación de campo

descritas en el artículo 12 del presente Reglamento.

CAPITULO II
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Articulo 11 (Definición de Análisis Organizacional)

El Análisis Organizacional consiste en la realización de un diagnóstico de la

Estructura Organizacional de la entidad, determinando problemas o
deficiencias en las diferentes variables que la componen, para conducir con
bases ciertas el proceso de diseño o rediseño organizacional cuando
corresponda.

Este análisis debe ser realizado en dos etapas: Un Análisis Retrospectivo y

otro Prospectivo. Adicionalmente, cuando las circunstancias así lo requieran se
podrá realizar un Análisis Coyuntural.

Artículo 12 (Fuentes de Investigación para el Análisis

Organizacional)

Las fuentes de investigación para realizar el Análisis Organizacional, la

constituirán la investigación documental e investigación de campo:

I. Las fuentes de investigación documental serán las siguientes:

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 5

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Unidad de Planificación

1. Los documentos legales de creación de las áreas y/o unidades

organizacionales y los que regulan la materia de su
competencia.

2. El Plan Estratégico Institucional (PEI) del Ministerio de Hacienda.

3. La ejecución del Programa de Operaciones Anual de la gestión

pasada y lo programado para la siguiente gestión.

4. El Manual de Organización y Funciones.

5. El Manual de Procesos y Procedimientos.

6. Los informes de auditoria.

II. Las fuentes de investigación de campo serán:

1. Entrevistas directas a los funcionarios del Ministerio de Hacienda

y a los usuarios de los servicios.

2. Entrevistas indirectas a funcionarios del Ministerio de Hacienda y

usuarios, a través de cuestionarios.

3. Observación directa.

4. Talleres participativos.

Artículo 13 (Análisis Organizacional Retrospectivo)

El análisis retrospectivo, consiste en determinar la medida en que la

estructura organizacional del área o unidad organizacional, contribuyo al
logro de los objetivos propuestos en el Programa de Operaciones Anual de la
gestión que concluye o periodos de tiempo que se consideren necesario,
anteriores a la realización del análisis, determinando las posibles causas de
problemas organizacionales si se hubiesen presentado.

Para el efecto se utilizará como instrumento de levantamiento de información

la primera parte del formulario 01 de Anexos.

6 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

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Unidad de Planificación

Artículo 14 (Elementos a considerar para el Análisis

Organizacional Retrospectivo)

Los principales elementos organizacionales que deben ser considerados a

momento de realizar el Análisis Organizacional Retrospectivo son:

a) Evaluación a la ejecución del P.O.A. de la gestión que concluye

Se debe señalar cual el porcentaje de ejecución del P.O.A. de la gestión

que concluye o del periodo de tiempo determinado y analizar los
resultados (físico y presupuestario) alcanzados.

b) Servicios a los Usuarios

I. Determinar si los servicios que presta el área o unidad organizacional

del Ministerio de Hacienda han satisfecho las necesidades de los
usuarios dadas sus características.

II. Establecer si la cantidad y/o calidad de los bienes o servicios que

presta el área o unidad organizacional del Ministerio de Hacienda
cumplen con los parámetros de medición predeterminados como ser:

1. Eficacia en la atención al público usuario, expresada en términos

de tiempo, oportunidad, exactitud y transparencia.

2. Número y frecuencia de los reclamos en relación al servicio en

general.

c) Procesos

Se deberá analizar si los procesos y/o operaciones que se realizan en el

área o unidad organizacional, han satisfecho las necesidades de los
usuarios, determinando si:

1. Los procesos tienen claramente definidos los productos para los

cuales fueron diseñados.

2. Las operaciones componentes de cada proceso están

correctamente asignadas a las unidades y áreas
organizacionales.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 7

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

3. Los recursos humanos, materiales y económicos para desarrollar

las operaciones han sido correctamente asignados y utilizados.

4. Los procesos de la entidad son eficaces y eficientes.

5. Los procesos están formalizados en el Manual de procesos.

d) Áreas y/o Unidades Organizacionales

Se determinará si la conformación de las áreas y/o unidades

organizacionales del Ministerio de Hacienda han constituido un medio
eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos, evaluando:

1. En las Áreas Organizacionales:

i. Si están conformadas por unidades organizacionales cuyas

funciones se encuentran relacionadas entre si y responden a
los procesos y operaciones establecidos.

ii. Si el ámbito de competencia esta claramente delimitado.

2. En las Unidades Organizacionales

i. Si las funciones asignadas responden a las operaciones y

procedimientos determinados.

ii. Si no existe duplicidad o dispersión de funciones.

iii. Si tiene delimitado claramente su ámbito de competencia.

iv. Si la unidad esta ubicada en el nivel jerárquico que le

corresponde.

v. Si el grado y tipo de autoridad están claramente establecidos.

e) Canales de Comunicación e Instancias de Coordinación

1. Se analizará si los canales y medios de comunicación:

i. Están formalmente establecidos.

8 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

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Unidad de Planificación

ii. Son utilizados en forma eficaz y eficiente facilitando el flujo de

información.

iii. Se acomodan a las características de la información:

oportuna, clara, pertinente, verificable y consistente.

2. Si las instancias de coordinación se conforman respetando el

conducto regular.

f) Flexibilidad de la Estructura Organizacional

Se analizará el grado de flexibilidad de la estructura organizacional frente

a los cambios internos, del entorno y ante las contingencias que
influyeron en el logro de los objetivos y/o resultados propuestos por la
entidad.

Artículo 15 (Análisis Organizacional Prospectivo)

El análisis prospectivo, consiste en determinar si la estructura organizacional

con la que cuenta la entidad, podrá responder de manera adecuada al logro
de los objetivos y/o resultados planteados en el Programa de Operaciones
Anual de la próxima gestión y de su Plan Estratégico Institucional, o si existe
la necesidad de ajustar la misma; considerando las conclusiones del análisis
retrospectivo, las fortalezas y debilidades internas y las condiciones favorables
o desfavorables del entorno.

Este análisis se realizará inmediatamente después de haber concluido el

Análisis Organizacional Retrospectivo.

Para el efecto se utilizará como instrumento de levantamiento de información

la segunda parte del formulario 01 de anexos.

Artículo 16 (Elementos a considerar para el Análisis

Organizacional Prospectivo)

Los principales elementos organizacionales que deben ser considerados a

momento de realizar el Análisis Organizacional Prospectivo son los siguientes:

a) (Programa Operativo Anual de la siguiente gestión)

Se debe analizar detenidamente los nuevos objetivos y/o resultados

planteados en el P.O.A. de la siguiente gestión, determinando que

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 9

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Unidad de Planificación

unidades serán las encargadas de cumplirlas y cual su contribución al

Plan Estratégico Institucional de la entidad y al Plan Nacional.

b) (Conclusiones del Análisis Organizacional Retrospectivo)

Se deben considerar los diferentes elementos organizacionales del

Análisis Retrospectivo que influyeron de una u otra forma en la estructura
organizacional y las conclusiones del mismo, al momento de definir la
necesidad o no de ajustar la estructura organizacional del Ministerio de
Hacienda para la siguiente gestión.

Artículo 17 (Resultados del Análisis Organizacional)

En base a los resultados del Análisis Organizacional, se podrá tomar la

decisión de realizar o no un Rediseño Organizacional en el cual se podrá
plantear los siguientes aspectos:

ƒ Adecuar, fusionar o crear áreas y/o unidades.

ƒ Reubicar las diferentes unidades organizacionales en la
estructura.
ƒ Redefinir canales y medios de comunicación interna.
ƒ Redefinir instancias de coordinación interna y de relación
interinstitucional.
ƒ Rediseñar procesos.
ƒ Otros específicos de organización que considere necesarios.

Artículo 18 (Análisis Organizacional Coyuntural)

Las diferentes áreas organizacionales del Ministerio de Hacienda, podrán

realizar un Análisis Organizacional Coyuntural en el momento que consideren
oportuno, a fin de solucionar problemas o atender demandas de carácter
coyuntural que se presenten en la entidad durante el ejercicio de una gestión
y que pueden derivarse de cambios internos y/o externos, como por ejemplo:
modificaciones en la normativa relacionada al tema de estructura,
racionalización administrativa, modificación en los objetivos y/o resultados,
etc.

Este Análisis podrá ser de carácter parcial, tomando solo aquellos elementos
organizacionales que requieren de un ajuste, tales como creación de nuevas
unidades, fusión de unidades, cambios en las funciones de una unidad,
procesos, operaciones o procedimientos, medios de comunicación, etc.

10 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Artículo 19 (Procedimiento para modificación de estructura por

medio de un Análisis Organizacional Coyuntural)

El Procedimiento para modificar la estructura organizacional a través de un

Análisis Organizacional Coyuntural será el siguiente:

a) Elaborar un Informe de Análisis Organizacional Coyuntural y

propuesta de Rediseño Organizacional.

Las diferentes áreas organizacionales del Ministerio de Hacienda que

consideren necesario realizar una modificación a su estructura
organizacional fuera de los plazos establecidos para el Análisis
Organizacional Anual, deberán elaborar un informe de Análisis
Coyuntural y plantear una propuesta de rediseño organizacional que
básicamente contemple los siguientes puntos:

• Justificación técnica sobre los motivos que originan la

necesidad de realizar la reestructuración y análisis de los
diferentes elementos organizacionales, en los cuales se
detecten problemas.

• Propuesta de un rediseño organizacional considerando parte

o todos los elementos establecidos en el Artículo N° 21 en
función a la magnitud de las modificaciones que se
pretendan realizar en la estructura organizacional.

• En el caso de creación, fusión, supresión o eliminación de

unidades organizacionales, se deberá elaborar un cuadro
comparativo de los objetivos y resultados antes y después
de la reestructuración y considerar también de que forma
se contribuye a los objetivos institucionales de la entidad y
de éstos a las políticas nacionales.
• Propuesta de nuevos Manuales de Organización y Funciones
y Procesos y Procedimientos, producto de la modificación
organizacional planteada.

Todo lo descrito anteriormente debe ser enviado por la autoridad del

área organizacional correspondiente, a la Unidad de Planificación.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 11

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

b) Revisión del Informe de Análisis Coyuntural y propuesta por

parte de la Unidad de Planificación.

La Unidad de Planificación una vez recibido el Informe de Análisis

Coyuntural y propuesta de modificación correspondiente a cualquiera
de las áreas organizacionales del Ministerio de Hacienda, procederá a
revisar este documento y elevará según corresponda, un informe de
aprobación, sugerencia de modificación o rechazo a la solicitud
planteada.

Cuando el informe emitido por la Unidad de Planificación sugiera

modificaciones, las mismas deberán ser realizadas por el área
organizacional correspondiente.

c) Realizar las gestiones correspondientes para su aprobación.

Si la Unidad de Planificación emite un informe favorable sobre el

Análisis Organizacional Coyuntural y la propuesta presentada, la
misma deberá realizar las gestiones necesarias para que continúe el
proceso de aprobación.

d) Aprobación o rechazo de la Propuesta de Modificación

Organizacional Coyuntural por parte de la Máxima Autoridad
Ejecutiva.

El señor Ministro de Hacienda, en su calidad de Máxima Autoridad

Ejecutiva de la Entidad, podrá aprobar a través de una Resolución
Ministerial la modificación a la estructura organizacional planteada a
través del Análisis Coyuntural o rechazarla.

CAPITULO III
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Articulo 20 (Definición)

Es el proceso a través del cual se define o ajusta la estructura organizacional

del Ministerio de Hacienda, en base a los resultados obtenidos del Análisis
Organizacional, de manera que posibilite el logro de los objetivos y resultados
de la entidad de forma eficaz y eficiente.

12 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

El Diseño o Rediseño Organizacional, será elaborado solamente cuando las

recomendaciones del Análisis Organizacional establezcan esta necesidad y su
implementación estará sujeta a la aprobación de la Máxima Autoridad
Ejecutiva de la Entidad.

Artículo 21 (Elementos que debe contener el Diseño o Rediseño

Organizacional)

Los elementos organizacionales que deben ser incorporados en el Diseño o

Rediseño Organizacional son:

a) Identificación de Usuarios y necesidades de Servicios

Se debe identificar claramente a los usuarios del Ministerio de

Hacienda, pudiendo ser estos:

9 Usuarios Internos: constituidos por las áreas o unidades

organizacionales del Ministerio, de acuerdo a lo establecido
en el Organigrama aprobado del Ministerio de Hacienda.

9 Usuarios externos: constituidos por otras entidades públicas

o privadas y/o público en general.

Cada área y/o unidad organizacional identificará el tipo de usuario,

los segmentos de atención, sus necesidades y características.

b) Identificación de los servicios y/o bienes que presta el

Ministerio de Hacienda.

Se debe elaborar un detalle de los productos (bienes y/o servicios)

que ofrece el Ministerio de Hacienda, priorizándolos según criterios
institucionales de acuerdo a su Plan Estratégico y Programa
Operativo Anual.

c) Diseño o Rediseño de Procesos

Se debe proceder a diseñar o rediseñar los procesos, operaciones y

procedimientos necesarios para la generación de productos que
satisfagan las necesidades de los usuarios internos y/o externos,
considerando los objetivos y operaciones del P.O.A. del Ministerio de
Hacienda.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 13

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

El diseño o rediseño de los procesos, pretende eliminar las

operaciones ineficientes y sin valor agregado, tratando de simplificar
y optimizar aquellos que si agregan valor y están dirigidas a
satisfacer a los usuarios.

Las operaciones que componen un proceso y las tareas que

componen los procedimientos, deben seguir un orden natural,
evitando que pasos que puedan realizarse simultáneamente, tengan
que esperar un desarrollo secuencial.

En el Ministerio de Hacienda, se elaborarán los flujos principalmente

a nivel de Procedimientos, pudiendo también agregarlos a nivel de
operaciones o procesos.

Durante la etapa de diseño o rediseño, se tomaran en cuenta las

siguientes interrogantes, para facilitar su optimización y
simplificación:

9 Quien lo hace?, es decir, la unidad responsable de efectuar

el proceso.
9 Qué se hace?, describiendo cada una de las operaciones
efectuadas.
9 Como se hace?, especificando la forma en que se efectúa
cada operación o procedimiento, o sea el método que debe
seguirse.
9 Cuando se hace?, es decir, el momento de realización de
acuerdo al método señalado.
9 Cuanto tiempo? El tiempo total desde su inicio hasta su
finalización.

d) Identificación y Conformación de áreas y/o unidades

organizacionales

En base a las operaciones y procedimientos que componen los

diferentes procesos establecidos, se identifica y conforma las
unidades organizacionales, de acuerdo a la especialización y división
del trabajo.

Posteriormente, se conforman las áreas organizacionales, agrupando

unidades organizacionales, de la misma o similar especialización con
un ámbito de competencia claramente definido.

14 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

e) Niveles Jerárquicos

De acuerdo al grado de autoridad, especialización y complejidad de

la operación, se determinará el nivel jerárquico de cada una de las
unidades organizacionales necesarias para ejecutar las operaciones y
procedimientos.

En el Ministerio de Hacienda, los niveles jerárquicos se rigen de

acuerdo a lo establecido en la Ley de Organización del Poder
Ejecutivo y su Decreto Reglamentario, siendo los mismos los
siguientes:

I. NIVEL NORMATIVO Y EJECUTIVO.- Conformado por:

9 Despacho del Ministro de Hacienda

II. NIVEL DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN.-

Conformado por:

9 Viceministerios

III. NIVEL OPERATIVO.- Conformado por:

9 Direcciones Generales,

IV. NIVEL EJECUCIÓN.- Conformado por:

9 Jefaturas de Unidad

f) Asignación de Autoridad

Una vez conformadas las áreas y/o unidades organizacionales, se les

proporcionará la autoridad de línea o funcional necesarias para la
ejecución de las operaciones o procedimientos, de acuerdo a las
funciones asignadas a cada área o unidad organizacional.

g) Clasificación de las Unidades o Áreas Organizacionales

En el Ministerio de Hacienda existen los siguientes tipos de unidades

y áreas organizacionales:

I. Áreas Sustantivas, son aquellas que contribuyen

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 15

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

directamente al logro de la misión y objetivos del Ministerio

de Hacienda:

9 Viceministerios y todas sus dependencias de línea.

II. Áreas Administrativas, son aquellas que contribuyen

indirectamente al logro de la misión y los objetivos del
Ministerio de Hacienda y prestan servicios a las unidades
sustantivas para su funcionamiento, conformada por:

9 Dirección General de Asuntos Administrativos

III. Áreas de Asesoramiento, son las que cumplen funciones

de carácter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre
las demás unidades:

9 Dirección General de Asuntos Jurídicos

9 Asesoría de Gabinete

9 Asesoría de Comunicación Social

9 Unidad de Planificación

9 Red de Análisis Fiscal

9 Unidad de Auditoria Interna

La creación de nuevas unidades organizacionales, se sujetará a las

recomendaciones del análisis organizacional en el marco del
Programa de Operaciones Anual; se clasificarán en sustantivas,
administrativas y de asesoramiento, según las funciones que realizan
y serán incorporadas en los niveles jerárquicos correspondientes.

h) Alcance de Control

Con el fin de contar con un control eficiente y buena capacidad de

dirección, en el Ministerio de Hacienda se establece que el número
de Direcciones Generales dependientes de los Viceministerios, y
Unidades dependientes de las Direcciones Generales, no podrán
exceder de 4 en cada caso. Asimismo para evitar la sub utilización de
los Directores Generales, no podrán existir unidades organizacionales

16 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

con menos de dos dependencias, en ese sentido no es válida la

relación de dependencia de una sola unidad respecto a otra.

i) Canales y Medios de Comunicación

Se deberán establecer y/o ajustar los canales y medios de

comunicación existentes, de acuerdo al tipo de información, que
hagan coherente su accionar.

Los canales de comunicación formal serán establecidos a través de

las relaciones de autoridad de línea y funcional, especificando las
características de la información generada, la periocidad y el medio
oral o escrito.

Según el tipo de información a transmitir, los canales y medios de

comunicación pueden ser:

I. Descendente: Se utiliza cuando la comunicación fluye de

los niveles superiores de la estructura organizacional hacia
los inferiores siguiendo el orden de jerarquía y el conducto
regular.

En la comunicación descendente se tienen

fundamentalmente los siguientes medios: instrucción escrita
o verbal de trabajo, sesiones de capacitación, descripciones
del puesto, reuniones y otros mecanismos similares. Este
tipo de información es crucial para el funcionamiento
efectivo del área organizacional.

II. Ascendente: Es utilizada cuando la comunicación fluye de

los niveles inferiores de la estructura organizacional hacia
los superiores respetando el orden jerárquico y siguiendo el
conducto regular. Normalmente se la transmite a través de
informes trabajo, notas internas, entre otros.

III. Cruzado: Se da entre una unidad organizacional y otra de

nivel jerárquico menor, igual o superior, es decir, la
información no sigue el conducto regular, sino que emplea
una comunicación directa a fin de lograr rapidez y
comprensión en la información que se desea transmitir.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 17

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

El tipo de información que se transmite se clasificará

considerando su importancia y destino en información
confidencial (información de carácter reservado que debe
ser supervisado por autoridades de mayor jerarquía) y
rutinaria (información que fluye por toda la entidad y es
generada por los procedimientos de cada unidad).

La comunicación deberá ser realizada de acuerdo a lo

establecido en el Reglamento Específico del Sistema de
Recepción y Despacho de Correspondencia.

j) Instancias de Coordinación Interna

Las instancias de coordinación interna, se podrán crear para el

tratamiento de asuntos, entre áreas o unidades organizacionales
conformando Consejos, Comités y/o comisiones.

I. Consejos: Son los que requieren regular de manera

permanente políticas y estrategias para el logro de los
objetivos de la entidad, en caso de crearse en el Ministerio
de Hacienda, deberán estar conformados por la reunión de
2 o más Viceministros.

Poseen una amplia gama de competencias y su misión es

generalmente de alto nivel, ejerciendo influencia sobre los
órganos de decisión, pueden ser Normativos o Técnicos.

II. Comités: Son equipos de trabajo creados para el

cumplimiento de funciones como ser guiar y dar consejo,
tiene la potestad de recomendar soluciones y pueden ser de
carácter:

ƒ Informativo, de asesoramiento o de resolución de

problemas.

ƒ Ejecutivo, que recomiendan las políticas y

objetivos a seguir por el Ministerio de Hacienda y
están conformados por miembros pertenecientes
al nivel ejecutivo del Ministerio

ƒ Especial, se conforman para realizar un trabajo

concreto, es decir, no tratan asuntos rutinarios.

18 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

ƒ Mixto, se conforman para coordinar las actividades

de dos o más comités.

En relación al tiempo de vigencia, los Consejos o Comités pueden ser

permanentes (forman parte de la estructura formal y se mantienen
en el tiempo) o transitorios (desaparecen una vez que cumplen su
función).

La conformación de Consejos o Comités, debe contar con los

instrumentos legales de creación correspondientes (Resolución
Administrativa, Ministerial, etc.), especificando claramente el tiempo
de vigencia y los objetivos que se buscan conseguir a través de esta
instancia de coordinación.

III. Comisiones: Se crearán con el objeto de cumplir una

misión específica al término del cual se disuelven en forma
inmediata.

k) Desconcentración

Es la acción administrativa por la que se delega la necesaria

capacidad decisoria y operativa en unidades organizacionales, que
por razones de un mejor servicio al usuario se encuentran separadas
física o geográficamente de la entidad matriz, la cual ejerce
autoridad de línea sobre las mismas.

La Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad, podrá disponer la

desconcentración de una unidad organizacional, mediante la emisión
de una Resolución Ministerial que autorice esta desconcentración, y
que contenga, al menos lo siguiente:

ƒ Justificación técnica y económica

ƒ Objetivos
ƒ Ámbito de competencia
ƒ Funciones específicas
ƒ Grado de autoridad

l) Unidades organizacionales para Programas y Proyectos

En el marco del presente Reglamento, para la ejecución de

programas y/o proyectos, se podrán crear unidades organizacionales,

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 19

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

siempre que las funciones de estos programas y proyectos no

puedan ser ejecutados por otras unidades de la entidad y su
creación no contravenga lo establecido en la Ley de Organización del
Poder Ejecutivo y otras disposiciones legales. La vigencia de dichas
unidades estará limitada al cumplimiento de sus objetivos.

m) Servicio a Usuarios

Las diferentes áreas y/o unidades organizacionales del Ministerio de

Hacienda podrán generar mecanismos de orientación destinadas a
facilitar las gestiones de los usuarios internos y externos, como ser
letreros que contengan en forma literal o gráfica el flujo de un
trámite.

También podrán definir canales y medios que permitan la resolución

de asuntos individuales de los usuarios y de interés público para la
recepción, registro, canalización y seguimiento de sugerencias,
reclamos o denuncias.

n) Definición de Instancias de Relacionamiento

Interinstitucional

El Ministerio de Hacienda tiene relaciones con otras entidades,

dependiendo de la naturaleza de sus funciones, estas instancias
pueden ser de:

I. Tuición: Cuando el Ministerio de Hacienda, ejerza autoridad

de línea sobre otra, tenga la facultad de ejercer el control
externo posterior y la vigilancia de la misma.

II. Funcional: Cuando el Ministerio de Hacienda ejerza

autoridad funcional sobre otra en la materia de su
competencia y especialización.

III. Complementación: Cuando el Ministerio de Hacienda,

interactúa con otra entidad en el tratamiento de asuntos de
interés compartido.

Se deberán formalizar las instancias de relación interinstitucional

mediante un instrumento jurídico o convenio, de acuerdo a la
importancia y grado de las relaciones a establecer.

20 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Artículo 22 (Prohibiciones)

No podrán crearse nuevas unidades en la estructura orgánica del Ministerio

de Hacienda, si las mismas contravienen la Ley de Organización del Poder
Ejecutivo, decretos reglamentarios, complementarios y disposiciones legales
vigentes.

La creación de unidades deberá estar respaldada por su Análisis

Organizacional, Diseño o Rediseño Organizacional respectivo y la disposición
legal correspondiente.

Articulo 23 (Formalización del Diseño Organizacional)

El Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos y

Procedimientos del Ministerio de Hacienda, se constituyen en los documentos
básicos donde se formaliza el Diseño o Rediseño Organizacional del Ministerio.

Estos manuales deberán ser elaborados o actualizados por cada una de las
áreas y/o unidades organizacionales posteriormente a las modificaciones
planteadas en el Diseño o Rediseño Organizacional o cuando las
circunstancias así lo requieran, a solicitud de la Unidad de Planificación, quien
proveerá de los instrumentos y la capacitación necesaria para el efecto.

La Unidad de Planificación, recibirá los manuales consolidados de cada una de

las áreas organizacionales con el respectivo V° B° de sus autoridades y
realizará la revisión y los ajustes necesarios en coordinación con las diferentes
unidades, para posteriormente efectuar las gestiones necesarias ante las
instancias correspondientes para aprobar estos instrumentos a través de
Resoluciones Ministeriales.
El Manual de Organización y Funciones deberá ser aprobado en forma
consolidada para todo el Ministerio y el Manual de Procesos y Procedimientos
por área organizacional.

a) (Manual de Organización y Funciones)

El Manual de Organización y Funciones, es el instrumento de gestión

que brinda a usuarios internos y externos información sobre la
estructura organizacional diseñada (organigramas), los objetivos y
funciones generales de cada unidad y área organizacional,
precisando la relación de dependencia de cada una de ellas respecto
a las demás, los medios y canales de comunicación y las instancias
de coordinación, contribuyendo con ello a que se tenga un

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 21

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

conocimiento integral de la organización y una delimitación clara del

ámbito de competencia.

El Manual de Organización y Funciones del Ministerio de Hacienda,

deberá tener el siguiente contenido mínimo:

I. Carátula: Una general y las necesarias por área

organizacional con el logotipo del Ministerio de Hacienda, el
título del Manual, y la fecha de presentación.

II. Índice o Contenido: Consiste en una relación de partes

que conforma el Manual de Organización y Funciones y su
ubicación.

III. Introducción: Se debe realizar una breve descripción de lo

que es el manual, que se espera lograr por medio del
mismo y la obligatoriedad de su aplicación por todos los
servidores públicos de esta cartera de Estado.

IV. Objetivo: En este punto se debe señalar que es lo que se

quiere lograr con la aplicación del presente manual:

V. Marco Legal: Se debe realizar una relación de la base legal

en la que se enmarca el presente manual, considerando las
diferentes leyes, decretos resoluciones de creación de las
diferentes áreas organizacionales y todas aquellas
disposiciones relacionadas al Ministerio. Para este efecto, se
debe respetar la prelación de leyes y la secuencia
cronológica de su expedición.
VI. Visión y Misión del Ministerio de Hacienda: En este
punto se debe describir la Visión y Misión que persigue el
Ministerio de Hacienda.

VII. Objetivos Institucionales: Se deberá describir los

objetivos Institucionales definidos por la entidad.

VIII. Organigramas del Ministerio de Hacienda: El Manual

deberá contar con un Organigrama General del Ministerio
que muestre todas las áreas y unidades organizacionales
que componen los diferentes niveles, así como también los
que correspondan a cada área organizacional.

22 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

IX. Otros aspectos: Que sean considerados importantes y/o

complementarios.

X. Cuerpo del Documento: El cuerpo del documento por

cada Área organizacional, deberá contener la información
contenida en el formulario 03. (Ver Formulario 03 de
anexos. Para su llenado se utilizará el módulo informático
correspondiente existente en el SIGA).

b) (Manual de Procesos y Procedimientos)

El Manual de Procesos y Procedimientos, normaliza los procesos,

operaciones y procedimientos que se ejecutan en las áreas y
unidades organizacionales del Ministerio de Hacienda, de manera
secuencial o paralela, para el logro de productos (bienes o servicios),
para que coadyuven en el cumplimiento de los resultados previstos
por la entidad.

Proceso, es un conjunto de pasos o actividades (agrupadas en

operaciones) enlazadas entré sí que, partiendo de uno o más inputs
(entradas o insumos) los transforma, generando outputs (salidas,
productos). Normalmente un proceso puede estar conformado por
dos o más operaciones.

Sin embargo, dependiendo de las funciones que cumplen las áreas o

unidades organizacionales y de los productos que se pretenden
lograr, pueden existir procesos que se desagreguen directamente en
procedimientos.

Las operaciones son un conjunto de procedimientos

interrelacionados, que transforman insumos en bienes o servicios
requeridos por los usuarios internos o externos. Las operaciones
integran, dan coherencia y dirección a los procedimientos, los cuales
individualmente representan tan sólo un conjunto de actividades
encomendadas a una unidad o puesto de trabajo, concebido de una
manera particular.

Los procedimientos son una sucesión cronológica de tareas

secuenciales o paralelas, que son realizadas para lograr una
operación, proceso o parte de ellos.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 23

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Los procesos sustantivos, son aquellos que transforman insumos en

productos que contribuyen de manera directa al logro de la misión y
objetivos del Ministerio de Hacienda.

Los procesos administrativos, son aquellos que transforman insumos

en productos del área administrativa que contribuyen de manera
indirecta al logro de la misión y objetivos del Ministerio de Hacienda.

Los procesos de apoyo y asesoramiento, son aquellos realizados por

las unidades de apoyo y asesoramiento, que transforman insumos en
productos que sirven de insumo para los procesos sustantivos.

Niveles para la formulación de Procesos, Operaciones y

Procedimientos

Considerando que la formulación de procesos, operaciones y

procedimientos debe partir de un conocimiento real de las funciones,
objetivos, atribuciones, competencias y productos generados, deben
ser planteados por los funcionarios de las diferentes áreas y
unidades organizacionales de esta entidad.

Con el fin de mantener una coherencia con el Reglamento Específico

del Sistema de Programación de Operaciones y los objetivos
programados, se deben plantear los procesos, operaciones y
procedimientos considerando los niveles jerárquicos, de la siguiente
forma:

En la formulación de Procesos

Los procesos deben ser formulados a nivel de las diferentes unidades

y áreas organizacionales en dependencia directa del Despacho del Sr.
Ministro de Hacienda.

• En el caso de procesos sustantivos por el nivel de

Viceministerios.

• En los procesos administrativos por la Dirección General de

Asuntos Administrativos.

• En los procesos de apoyo y asesoramiento por: la Dirección

General de Asuntos Jurídicos, Jefaturas de: Auditoria Interna,
Unidad de Planificación, Red de Análisis Fiscal, Asesorías de:

24 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Comunicación y Gabinete y jefes de otras unidades de

dependencia directa del Sr. Ministro, que hayan sido creadas por
instrumento legal.

En la formulación de Operaciones

• En el caso de operaciones sustantivas por las Direcciones

Generales de los Viceministerios.

• En las operaciones administrativas por las Jefaturas de Unidad

de la Dirección General de Asuntos Administrativos.

• En las operaciones de apoyo y asesoramiento por: las Jefaturas

de Unidad de la Dirección General de Asuntos Jurídicos,
Auditoria Interna, Unidad de Planificación, Red de Análisis Fiscal,
Asesorías de Comunicación y Gabinete y jefes de otras unidades
de dependencia directa del Sr. Ministro, que hayan sido creadas
por instrumento legal, cuando corresponda.

En la formulación de Procedimientos

• Los procedimientos sustantivos deben ser elaborados por las

Unidades de las Direcciones Generales dependientes de los
Viceministerios.

• Los procedimientos administrativos por las unidades

dependientes de la Dirección General de Asuntos
Administrativos.

• Los procedimientos de apoyo y asesoramiento por: las unidades

dependientes de la Dirección General de Asuntos Jurídicos,
Unidad de Auditoria Interna, Unidad de Planificación, Red de
Análisis Fiscal, Asesoría de Comunicación, Asesoría de Gabinete
y otras de dependencia directa del Sr. Ministro, que hayan sido
creadas por instrumento legal, cuando corresponda.

Este Manual deberá tener el siguiente contenido mínimo:

I. Carátula: Debe contener el nombre del Ministerio de

Hacienda, logotipo, título del manual, nombre del área
organizacional, fecha de elaboración del manual.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 25

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

II. Índice: En esta parte se presentará de manera sintética y

ordenada los elementos constitutivos del documento o los
temas principales que comprende el manual.

III. Prologo y/o Introducción: Se hará una exposición sobre

el documento, su objetivo, su contenido, a quien va dirigido,
áreas de aplicación e importancia de su revisión y
actualización.

IV. Mapeo de Procesos: Todos los procesos, operaciones y

procedimientos del área o unidad que fueron establecidos
durante el diseño o ajustados en el rediseño organizacional
deben ser descritos en el Mapeo de Procesos acompañados
de sus respectivos códigos (Formulario 04).

V. Descripción de los Procesos y Operaciones: Se debe

realizar la integración de los procesos y operaciones
determinadas. (De acuerdo a formato establecido en el
Formulario 05).

VI. Descripción de los Procedimientos: Se debe realizar la

descripción de cada una de las tareas que corresponden a
los procedimientos establecidos. (De acuerdo a formato
establecido en el Formulario 06)

VII. Diagramas de Flujo: (De acuerdo a formato y simbología

establecida en el Formulario 07)

Los diagramas de flujo se realizarán a nivel de

Procedimientos, considerando la descripción de tareas
realizada, pudiendo intercalar los mismos como parte de
cada uno de los procedimientos o incluirlos como un anexo
aparte.

IX. Glosario de Términos: En esta sección se ubicará una

lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración del manual de procesos,
que servirá de apoyo para su uso o consulta.

Cada área y/o unidad organizacional en coordinación con la Unidad

de Planificación debe realizar la revisión periódica de sus procesos,
operaciones y procedimientos con el objetivo de lograr una mejora

26 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

continua en los mismos y sentar las bases para una gestión de

calidad en el Ministerio de Hacienda.

Los manuales descritos, también deberán ser actualizados en función

a los resultados del Análisis y Diseño o Rediseño Organizacional, de
cada gestión o como consecuencia de un Análisis Coyuntural.

La Unidad de Planificación, es la encargada de realizar el proceso de

difusión de los Manuales aprobados en el Ministerio de Hacienda,
cuando corresponda.

CAPITULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Articulo 24 (Definición)

La implantación, consiste en poner en ejecución la nueva estructura

organizacional en el Ministerio de Hacienda, en base a los resultados del
diseño o rediseño organizacional, con la finalidad de alcanzar los objetivos
institucionales, establecidos en el Programa de Operaciones Anual.

Articulo 25 (Plan de Implantación del Diseño o Rediseño

Organizacional)

En caso de que el diseño o rediseño organizacional aprobado involucre un

gran número de unidades que no pueda ser realizado por una implantación
instantánea, la Unidad de Planificación elaborará un Plan de Implantación,
que deberá ser suscrito por el Ministro como Máxima Autoridad Ejecutiva del
Ministerio de Hacienda, y que contendrá los siguientes puntos:

a) Objetivo: Se señalará que resultados se pretende lograr con el Plan de

Implantación.

b) Estrategia de Implantación: A través de la misma, se definirá el

camino y método especifico para lograr la implantación de la estructura
organizacional. En función de la magnitud de los cambios a introducir en
la estructura, se podrán utilizar una de las siguientes estrategias:

I. Implantación Piloto: Consiste en realizar un ensayo del diseño

propuesto en solo una parte de la organización con la finalidad de
medir su eficacia. Su principal utilidad radica en que permite
introducir los cambios en una escala reducida y realizar cuantas

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 27

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

pruebas sean necesarias para averiguar la validez y efectividad de la

estructura organizacional propuesta, antes de implantarla de manera
global.

II. Implantación en paralelo: Se puede utilizar cuando los cambios

propuestos se introducen y operan simultáneamente, sin modificar la
estructura organizacional vigente. Esto permite introducir los ajustes
sin crear problemas de resistencia al cambio, al tiempo que da lugar
a que la nueva estructura se implante de manera gradual antes de
que se suspenda la anterior.

III. Implantación por aproximaciones sucesivas: Consiste en seleccionar

partes del diseño propuesto e implantarlas sin ocasionar grandes
alteraciones y avanzar al siguiente paso, solo cuando se haya
consolidado el anterior. Es aplicable a cambios de gran magnitud.

c) (Cronograma de Actividades): Para la implantación del diseño

organizacional se elaborará un cronograma de actividades, que muestre
en forma lógica y ordenada el proceso de implantación de la estructura
organizacional, estableciendo los tiempos de inicio y finalización de cada
actividad, los responsables y la interrelación con otras actividades,
además de los tiempos de espera. (ver Formulario 08).

d) (Recursos Humanos, Materiales y Financieros): Los recursos

humanos necesarios para el proceso de implantación, serán designados
por el responsable del área o unidad organizacional en la que se
aplicarán los diseños o rediseños correspondientes y se constituirán en
agentes de capacitación para el resto de los servidores públicos de su
área o unidad.

Los materiales (equipos) y recursos financieros para la implantación

también deberán estar considerados en las áreas o unidades
organizacionales en las que se aplicarán, lo cual permitirá continuar con
normalidad todas las actividades corrientes.

e) (Actividades de Orientación y Difusión)

La Unidad de Planificación, diseñará actividades de difusión y orientación

consistente en seminarios, talleres, manuales, guías o instructivos, a fin
de internalizar y socializar en los servidores públicos de las áreas y
unidades organizacionales los cambios que se vayan a introducir.

28 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Cuando los cambios planteados en el diseño o rediseño organizacional no

involucran un gran número de unidades organizacionales o que por su
sencillez y condiciones favorables para su implantación no se precisa de un
gran esfuerzo de capacitación, no se elaborará este plan de implantación.

Articulo 26 (Requisitos para la Implantación)

Los requisitos necesarios para poder implantar una estructura organizacional

la constituyen la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual y la
disponibilidad de recursos humanos, físicos y financieros.

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 29

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

30 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

INSTRUMENTOS DEL REGLAMENTO ESPECIFICO DEL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Anexos:

Procedimiento: Análisis y Diseño o Rediseño Organizacional

Formulario 01: Análisis Organizacional (Retrospectivo y

Prospectivo)

Formulario 02: Diseño o Rediseño Organizacional

Formulario 03: Formato del Manual de Organización

Funciones

Formulario 04: Mapeo de Procesos

Formulario 05: Integración de Procesos y Operaciones

Formulario 06: Descripción de Procedimientos

Formulario 07: Diagrama de Flujos o Flujograma de

Procedimientos

Formulario 08: Cronograma

Glosario de Términos

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 31

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS Y/O DISEÑO O REDISEÑO

ORGANIZACIONAL

Las tareas que deben realizarse en el Análisis y Diseño o Rediseño

Organizacional en el Ministerio de Hacienda son las siguientes:

a) Reuniones de coordinación y/o talleres de capacitación para

realizar el Análisis Organizacional.

Durante el mes de octubre, la Unidad de Planificación coordinará con

las diferentes áreas y/o unidades organizacionales del Ministerio de
Hacienda, la realización de reuniones o talleres de capacitación sobre
el Sistema de Organización Administrativa, para iniciar
posteriormente el Análisis Organizacional.

b) Envío de los formularios para el Análisis y Diseño o Rediseño

Organizacional

La Unidad de Planificación en la segunda quincena del mes de

octubre enviara los formularios de Análisis Organizacional
Retrospectivo y Prospectivo (Formulario 01), y de Diseño o Rediseño
Organizacional (Formulario 02) a las diferentes áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio de Hacienda, con los correspondientes
instructivos para su llenado tanto en forma escrita como en medio
magnético.

c) Realización del Análisis Organizacional Retrospectivo y

Prospectivo

Todas y cada una de las áreas y/o unidades organizacionales del

Ministerio de Hacienda procederán a realizar su Análisis
Organizacional Retrospectivo y Prospectivo, considerando los
diferentes elementos establecidos en los artículos N° 14 y 16 del
presente Reglamento, utilizando los formularios respectivos.

d) Realización de la Propuesta de Diseño o Rediseño

Organizacional

Todas aquellas áreas organizacionales del Ministerio de Hacienda que

determinaron la necesidad de realizar modificaciones a su estructura
organizacional después de haber concluido su Análisis
Organizacional, procederán a plantear su Propuesta de Diseño o

32 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Rediseño Organizacional considerando para el primer caso todos los

elementos organizacionales establecidos en el Artículo N° 21 y para
el Rediseño solamente los elementos que sean requeridos, de
acuerdo a las modificaciones que se vayan a plantear.(Utilizando
para ello el Formulario 02 de Anexos).

e) Consolidación y Aprobación del Análisis y Diseño

Organizacional por cada Área Organizacional.

Tanto el análisis como el diseño o rediseño (si correspondiese) de

cada una de las áreas organizacionales, deben ser rubricados en
forma consolidada por la autoridad ejecutiva de cada área, en el caso
de los Viceministerios por el Viceministro correspondiente, quien de
no estar de acuerdo en algunos puntos, instruirá la revisión y
corrección de los mismos a sus dependientes.
f) Remisión del Análisis y Diseño Organizacional de cada Área
Organizacional

Una vez que los formularios de Análisis y Diseño o Rediseño

Organizacional (si correspondiese), cuenten con la rúbrica de la
autoridad ejecutiva del área organizacional correspondiente, deberán
ser enviados a la Unidad de Planificación, en los plazos previamente
establecidos.

g) Revisión, Análisis y Consolidación de la información recibida

Cuando la Unidad de Planificación reciba el Análisis y Diseño o

Rediseño (si correspondiese) de cada una de las Áreas
Organizacionales del Ministerio de Hacienda, procederá a revisar y
analizar dicha información, realizando los ajustes necesarios, en
coordinación con las diferentes áreas.

En caso necesario, la Unidad de Planificación, realizará entrevistas

directas a funcionarios del Ministerio de Hacienda y a los usuarios de
los diferentes servicios.

h) Elaboración del documento final de Análisis y Diseño o

Rediseño Organizacional

Una vez realizadas todas las modificaciones necesarias, la Unidad de

Planificación elaborará el documento final de Análisis Organizacional
del Ministerio de Hacienda de la gestión y si correspondiese el de

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa 33

 Despacho del Ministro de Hacienda
Unidad de Planificación

Diseño o Rediseño para la siguiente gestión, de los cuales se

extraerá un Informe Ejecutivo que será enviado al Señor Ministro de
Hacienda.

En caso de que no se reciban propuestas de modificaciones a la

estructura por parte de las diferentes áreas organizacionales y la
Unidad de Planificación considere que no existe la necesidad de
realizar un Rediseño Organizacional, el mismo no será efectuado.

i) Evaluación del Ministro de Hacienda sobre las Conclusiones y

Recomendaciones del Análisis y del Diseño o Rediseño
Organizacional si correspondiese

El Ministro de Hacienda, evaluará las conclusiones y

recomendaciones finales planteadas en el documento de Análisis y
de Diseño o Rediseño Organizacional si existiese, en caso de no
aprobar el informe, la Unidad de Planificación, deberá revisar las
observaciones, monitorear la corrección respectiva del (las) área (s)
organizacional (es) involucradas y presentarlo nuevamente, si
correspondiese.

j) Aprobación del documento final de Diseño o Rediseño

Organizacional

En los casos en los que el Señor Ministro de Hacienda, coloque el V°

B° al Diseño o Rediseño Organizacional presentado, la Unidad de
Planificación realizará las gestiones necesarias para su aprobación a
través de Resolución Ministerial.

34 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

 MINISTERIO DE HACIENDA FORMULARIO 01
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ANÁLISIS
ORGANIZACIONAL: ORGANIZACIONAL
RETROSPECTIVO Y
PROSPECTIVO

PRIMERA PARTE – ANÁLISIS ORGANIZACIONAL RETROSPECTIVO

I. EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN DEL P.O.A. DE LA GESTIÓN ANTERIOR
1. Cual fue el porcentaje de cumplimiento del P.O.A. de la Gestión Anterior, entre lo programado y
ejecutado?

% Avance físico % Ejecución presupuestaria

Explique la relación físico presupuestaria:

II. SERVICIO A USUARIOS
2. Señale los productos (bienes o servicios) más importantes que generó su área y/o unidad organizacional,
siendo el primero el “producto estrella” siguiendo un orden descendente en importancia y los usuarios de
los mismos.
PRODUCTOS (Bienes o servicios) USUARIOS (Internos y/o externos)
a. a.
b. b.
c. c.
d. d.

3. De acuerdo a su percepción, cuál fue el nivel de satisfacción de sus clientes (Usuarios internos y/o
externos)?
a. Totalmente satisfechos
b. Poco satisfechos
c. No satisfechos
d. Lo ignoro
4. Los servicios que prestó su unidad y/o área organizacional fueron:
a. Eficaces en términos de oportunidad, exactitud y transparencia
b. Eficientes en términos de optimización de recursos
c. Ninguno de los anteriores
d. Lo ignoro
III. PROCESOS
5. Mencione cuales son los procesos, operaciones y procedimientos que realizó su área y/o unidad
organizacional?
Procesos Operaciones Procedimientos

6. Alguno de los procesos, operaciones o procedimientos establecidos se constituyeron en obstáculos o

retrasos para el logro de sus objetivos?

SI NO
Si su respuesta es SI explique cuales:

35
 MINISTERIO DE HACIENDA FORMULARIO 01
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ANÁLISIS
ORGANIZACIONAL: ORGANIZACIONAL
RETROSPECTIVO Y
PROSPECTIVO

IV. ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES

7. Las unidades que conformaron su área organizacional tienen funciones relacionadas entre sí y responden
a los objetivos establecidos?

SI NO
Si su respuesta es NO explique:

8. Marque los elementos donde cree que la estructura organizacional presentó problemas:
a. Duplicidad de Funciones
b. Falta de delimitación de Ámbito de Competencia
c. Dispersión de funciones
d. Grado y tipo de Autoridad poco claros
e. Unidades que no se encuentran en el nivel jerárquico correspondiente
f. Ninguna de los anteriores
g. Otros
Justifique su respuesta:

V. CANALES DE COMUNICACIÓN E INSTANCIAS DE COORDINACIÓN

9. Mencione los medios de comunicación utilizados y cual considera que ocasionó problemas?

10. Marque los elementos donde cree que existieron problemas en cuanto a Canales de Comunicación e
Instancias de coordinación:

a. No se encuentran formalmente establecidos

b. No facilitan el flujo de la información
c. La información que se transmite es inoportuna y poco consistente
d. Las instancias de coordinación se conforman sin respetar el conducto regular
e. Ninguna de las anteriores
f. Otros
Justifique su respuesta:

VI. FLEXIBILIDAD DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

11. La estructura organizacional de su área organizacional respondió adecuadamente ante cambios internos o
internos que se presentaron?

SI NO
Explique:

CONCLUSIÓN ANÁLISIS RETROSPECTIVO

La estructura de su área organizacional influyó de manera positiva o negativa en el logro de sus objetivos de la
gestión pasada? Explique que elementos organizacionales influyeron de manera negativa.

36
 MINISTERIO DE HACIENDA FORMULARIO 01
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ANÁLISIS
ORGANIZACIONAL: ORGANIZACIONAL
RETROSPECTIVO Y
PROSPECTIVO

SEGUNDA PARTE – ANÁLISIS ORGANIZACIONAL PROSPECTIVO

I. PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA SIGUIENTE GESTIÓN
12. Señale los NUEVOS objetivos específicos u operaciones de su área y/o unidad organizacional planteados
en el P.O.A. de la Próxima Gestión y las unidades responsables de alcanzarlas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS U OPERACIONES PRÓXIMA GESTIÓN UNIDADES RESPONSABLES
a. a.
b. b.
c. c.
d. d.
II. ELEMENTOS ORGANIZACIONALES
13. Enumere los NUEVOS productos (bienes o servicios) que brindará su unidad y/o área organizacional en
función a los nuevos objetivos planteados, si los hubiere y los usuarios de los mismos.
PRODUCTOS (Bienes o servicios) USUARIOS (Internos y/o externos)
a. a.
b. b.
c. c.

14. Marque los elementos organizacionales que cree podrían influir de manera negativa en el logro de sus
objetivos de la siguiente gestión?

a. Áreas y/o Unidades Organizacionales

b. Procesos, Operaciones y Procedimientos
c. Funciones
d. Canales de Comunicación e Instancias de Coordinación
e. Estructura piramidal
f. Otros
g. Ninguno

Justifique su respuesta:

III. RECOMENDACIONES DEL ANÁLISIS PROSPECTIVO

15. Considerando los diferentes elementos organizacionales analizados anteriormente y en función a los
nuevos objetivos planteados para la siguiente gestión, considera que se debe realizar un diseño y/o
rediseño en la estructura organizacional?

SI NO
Si se trata de un rediseño, señale que elementos organizacionales deberían modificarse y explique en que
forma.
a.
b.
c.
d.

37
 MINISTERIO DE HACIENDA FORMULARIO 02
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN DISEÑO Y/O
REDISEÑO
ORGANIZACIONAL
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD Página
ORGANIZACIONAL: 1 de 2

Este formulario debe ser llenado en su integridad en el caso de un nuevo Diseño Organizacional y
solamente en los elementos que se consideren necesarios cuando se trate de Rediseño Organizacional.
I. IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS Y SERVICIOS

1. Identifique claramente a los usuarios tanto internos como externos y los servicios que el Área
Organizacional brindará a los mismos.
USUARIOS (internos y/o externos) PRODUCTOS (Bienes o servicios que se brindaran)

a. a.
b. b.
c. c.
d. d.
e. e.

II. DISEÑO O REDISEÑO DE PROCESOS

2. Realice su propuesta de diseño o rediseño de los procesos, operaciones o procedimientos que considere
necesarios para el logro de los objetivos de la próxima gestión, los mismos que serán formalizados
posteriormente en el Manual de Procesos y Procedimientos.

Procesos Operaciones Procedimientos

III. ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES

3. En base a los resultados del Análisis Organizacional realizado, si corresponde, proponga alguna de las
siguientes alternativas en su área organizacional: Fusión, Supresión o Creación de Unidades. Dibuje
su propuesta.

38
IV. NIVELES JERÁRQUICOS
4. Determine el nivel jerárquico correspondiente a las unidades organizacionales modificadas
dependientes de su Área organizacional considerando que en el Ministerio de Hacienda existen los
siguientes niveles:

a. Nivel Normativo y Ejecutivo Conformado por el Despacho del Ministro

b. Nivel de Planificación y Coordinación Conformado por los Viceministerios
c. Nivel Operativo Conformado por las Direcciones Generales
d. Nivel de Ejecución… …………………………...Conformado por las Jefaturas de Unidad

V. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES

Realice la descripción de las funciones que serán realizadas en las unidades organizacionales modificadas,
las mismas que posteriormente serán formalizadas en el Manual de Organización y Funciones.
Nombre de la Unidad:
Funciones:

a.
b.
c.
d.
e.

Nombre de la Unidad:
Funciones:

a.
b.
c.
d.
e.

VI. CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

5. De acuerdo al análisis realizado, plantee los medios de comunicación deberían ser ajustados al interior
de su área organizacional. Pudiendo ser los mismos ascendentes, descendentes, o cruzados.

VII. INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA

6. Si considera que se requiere de instancias de coordinación interna, defina si requieren consejos,
comités o comisiones.

39
 FORMULARIO 03

MANUAL DE
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES

1.Identificación
1.1.- Nombre de la Unidad

1.2 Dependencia
1.3 Ejerce Supervisión Sobre
1.4 Tipo de Unidad
1.5 Nivel jerárquico
1.6 Numero de Unidades del mismo nivel
1.7 Instancias de Coordinación en la que participa
1.8 Relaciones Intra Institucionales Relaciones Inter Institucionales

2. Objetivo de la Unidad o Área Organizacional

3 Funciones y Atribuciones Específicas

a.
b.
c.
d.
e.

40
 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO N° 3

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El Formulario N° 3 correspondiente al cuerpo del documento del Manual de Organización y

Funciones, debe ser llenado a través del módulo informático del siga.gov.bo por cada una de las
unidades organizacionales del Ministerio de Hacienda.

Para este efecto la Unidad de Planificación facilitará las claves correspondientes de acceso a las
diferentes áreas y/o unidades organizacionales por un tiempo determinado.

1.1 Nombre de la Unidad: Se debe colocar el nombre de la unidad organizacional

correspondiente. Asimismo se debe insertar el organigrama correspondiente al
área o unidad organizacional que se describe, considerando las unidades sobre las
que ejerce supervisión y la unidad de la cual depende.

1.2 Dependencia: Se debe indicar de que área o unidad organizacional depende

jerárquicamente la unidad que se describe, estableciendo si la dependencia es
lineal o funcional.

1.3 Supervisión: Se debe especificar sobre que unidades organizacionales ejerce

supervisión directa la unidad que se describe.

1.4 Tipo de Unidad: Se debe señalar si la unidad descrita, es Sustantiva (unidades

cuyas funciones contribuyen de manera directa al logro de los objetivos de la
entidad), Administrativa (unidades cuyas funciones contribuyen de manera
indirecta al cumplimiento de los objetivos de la entidad y prestan servicios a las
unidades sustantivas, o de Asesoramiento (unidades que cumplen funciones de
carácter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las demás unidades).

1.5 Nivel Jerárquico: Especificar a que nivel jerárquico pertenece el área o unidad
organizacional. Para el Ministerio de Hacienda, se considera los niveles
jerárquicos establecidos en la Ley de Organización del Poder Ejecutivo y Decretos
Reglamentarios y complementarios, de acuerdo al siguiente detalle:

• Normativo y Ejecutivo Ministro

• Planificación y coordinación Viceministerios
• Operativo Direcciones Generales
• Ejecución Jefaturas de Unidad

1.6 Número de Unidades del Mismo Nivel: Especificar cual es el número de

unidades que se encuentran en el mismo nivel jerárquico.

1.7 Instancias de Coordinación del Área o Unidad Organizacional: Señalar las

instancias de coordinación interna en las que la unidad organizacional participa
con otras áreas o unidades, conformando consejos, comisiones o comités.

1.8 Determinación de las Instancias de Relacionamiento Intra e

Interinstitucional: En el primer caso, definir las relaciones que mantiene la
unidad descrita con otras áreas o unidades organizacionales del Ministerio de
41
 Hacienda; en el segundo caso se debe señalar con que instituciones, entidades u
otros externos al Ministerio de Hacienda mantiene relación para el tratamiento de
asuntos de competencia compartida.

2. Objetivo del Área o Unidad Organizacional: Se debe especificar claramente el

objetivo de cada área o unidad organizacional. Este objetivo debe guardar estrecha
relación con el objetivo del proceso o procesos en los que interviene, información
que debe estar establecida en el Manual de Procesos.

3. Descripción de las Funciones o Atribuciones: En este punto se debe describir

todas las funciones generales y especializadas que se realizan en el área o unidad
organizacional, evitando describir funciones individuales referidas a un puesto, ya
que las mismas deberán plasmarse en el Manual de Puestos.

La redacción que se emplee en las funciones correspondientes, debe ser simple y

de fácil comprensión, además de presentarse en verbo infinitivo presente que
indica acción (Verbos que terminen en ar er ir).

Se debe redactar las funciones en orden de importancia, primero las sustantivas, luego las de
apoyo, asi como redactar las funciones siguiendo el proceso administrativo, es decir, primero las
funciones que comprenden la planeación, después la organización y sucesivamente las de
ejecución y control.

42
 FORMULARIO 04
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPEO DE
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL PROCESOS

CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO

PROCESO PROCESOS OPERACIÓN OPERACIONES PROCED. PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA DE ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN N°:

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
Firmas:

43
 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO N° 4

MAPEO DE PROCESOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS

El Formulario N° 4 correspondiente al Mapeo de Procesos, Operaciones y Procedimientos,

sirve para definir de manera clara y concreta cuales serán los procesos, operaciones y
procedimientos que deberán llevarse adelante para la obtención de diferentes productos.
1. Nombre del área o unidad organizacional: En este punto se debe colocar el
nombre del área o unidad organizacional responsable del (los) proceso (s) a
describir.
2. Código Proceso: Se debe asignar el código correspondiente al proceso, el cual
consta de dos campos, tal como se observa en la figura de Ej.:

3. Procesos: Colocar el nombre de cada uno de los procesos correspondientes. Para

definir los procesos se debe realizar unos análisis de las competencias, objetivos y
productos que se pretenden lograr.
4. Código Operación: Se debe asignar el código correspondiente a cada operación, la
cual consta de tres campos, dos del código del proceso que debe ser encadenado y
uno correspondiente a la numeración de la operación, tal como se observa en la
figura de Ej.:

5. Operaciones: Colocar el nombre de cada uno de las operaciones (subprocesos)

necesarias para lograr el proceso correspondiente.
6. Código Procedimiento: Se debe asignar el código correspondiente a cada
procedimiento, el cual consta de cuatro campos, tres del código de la operación que
debe ser encadenado y uno correspondiente a la numeración del procedimiento, tal
como se observa en la figura de Ej.:

7. Procedimientos: Colocar el nombre de cada uno de los procedimientos

correspondientes a las operaciones o procesos.
8. Pie de datos de elaboración: En cada una de las casillas correspondientes se deben
colocar los nombres y firmas de los responsables de su elaboración, aprobación y el
número y fecha de actualización.

44
 FORMULARIO 05
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES

NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL:

NOMBRE DEL PROCESO: CÓDIGO:

OBJETIVO:

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO

PRODUCTOS DEL PROCESO:

OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO

CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLES PRODUCTO TIEMPO

DÍAS

TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO

ELABORADO POR APROBADO FECHA DE ACTUALIZACIÓN N°:

POR: ELABORACIÓN:
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

Firmas:

45
 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO N° 5

INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES

El Formulario N° 5 correspondiente a la integración de procesos y operaciones, debe ser

llenado una vez que se cuente con el Mapeo de Procesos.

1. Nombre del área o unidad organizacional: En este punto se debe colocar el

nombre del área o unidad organizacional responsable del proceso a describir.
2. Nombre del Proceso: En este apartado se registrará el nombre del Proceso, de
acuerdo con el Mapeo de Procesos previamente realizado.
3. Código del Proceso: Colocar el código asignado al proceso en el Mapeo de
Procesos.
4. Objetivo del Proceso: Se debe indicar que se persigue con el proceso a fin de que
el personal de la entidad sepa para que se desarrolla y pueda involucrase y
contribuir a la mejora continua del mismo.
El objetivo definido debe ser alcanzable, es decir realista, redactarse en forma breve
y concisa e iniciar con un verbo en infinitivo (terminaciones ar, er, ir) y en lo
posible, evitar utilizar gerundios, adjetivos calificativos. Asimismo, especificar los
resultados o condiciones que se desean lograr.
5. Unidad Responsable del Proceso: Se debe mencionar el área o unidad
organizacional responsable de la ejecución, control, evaluación y mejoramiento del
proceso.
6. Productos que genera el Proceso: Se debe incluir todos los bienes o servicios que
genera el proceso como consecuencia del valor agregado a los insumos.
7. Código y Nombre de las operaciones que componen el proceso: Se deben
registrar los códigos y nombres de todas las operaciones que componen el proceso,
de acuerdo al mapeo realizado.
8. Unidades Responsables de las operaciones: Se debe mencionar el área o unidad
organizacional responsable de la ejecución de las operaciones.
9. Productos que genera la Operación: Se debe incluir todos los bienes o servicios
intermedios que genera la Operación.
10. Tiempo: Mencionar el tiempo aproximado requerido para cumplir las operaciones
en días, cuya sumatoria brindará el tiempo total del proceso.
11. Pie de datos de elaboración: En cada una de las casillas correspondientes se deben
colocar los nombres y firmas de los responsables de su elaboración, aprobación y el
número y fecha de actualización.

46
 FORMULARIO 06
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO:

OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:

PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

N DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS

° FORMULARIOS

ELABORADO POR APROBADO POR: FECHA DE ACTUALIZACIÓN N°:

ELABORACIÓN:
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:

Firmas:

47
 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO N° 6

PROCEDIMIENTOS

El Formulario N° 6 correspondiente a los procedimientos, debe ser llenado por las unidades
organizacionales correspondientes.

1. Nombre del área o unidad organizacional: En este punto se debe colocar el

nombre del área o unidad organizacional responsable del proceso a describir.
2. Nombre del Procedimiento: En este apartado se registrará el nombre del
Procedimiento, de acuerdo con el Mapeo de Procesos previamente realizado.
3. Código: En este punto, debe colocarse el código correspondiente al procedimiento
que se describe, de acuerdo a lo establecido en el mapeo de procesos.
4. Operación a la que corresponde el procedimiento: Se debe incluir el nombre de
la operación a la que pertenece o contribuye de manera directa el procedimiento
respectivo.
5. Objetivo del Procedimiento: Se debe indicar que se persigue con el procedimiento
a fin de que el personal involucrado sepa para que se desarrolla y pueda
involucrarse y contribuir a la mejora continua del mismo, considerando las
características señaladas en el instructivo del formulario N° 5.
6. Insumos requeridos para el Procedimiento: Se deben señalar cuales son los
productos intermedios o finales, requeridos para realizar el procedimiento. (Ej.
Normas, POA ejecutado, etc. No se refiere a materiales de escritorio o similares).
7. Productos obtenidos por el procedimiento: Se deben detallar cuales son los
productos (bienes o servicios) que se pretender lograr con el procedimiento.
8. Tiempo de ejecución del Procedimientos: Se debe establecer el tiempo total de
ejecución aproximado del Procedimiento en horas o días.
9. Descripción de las tareas que componen el Procedimiento: Es la narración
objetiva de cada una de la tareas que integran el Procedimiento, en secuencia
cronológica y organizada expresada de manera clara, que permite al personal
comprenderlas, seguirlas y aplicarlas.

Para la redacción de las actividades considere los siguientes lineamientos:

ƒ Utilizar verbos conjugados en el tiempo presente de tercera persona en
singular, por ejemplo, prepara, envía, analiza, desarrolla, por citar algunos.
ƒ Redactar cada oración o frase en orden lógico, esto es, primero el verbo y
luego el complemento.
ƒ De preferencia utilizar oraciones o frases cortas, usando palabras sencillas y
evitando tecnicismos.
ƒ Evitar en lo posible incluir actividades que no agregan valor como recibir,
enviar, registrar, por citar algunas.
ƒ En la medida de lo posible no utilizar abreviaturas.
ƒ Una buena descripción de actividades responderá las siguientes preguntas:
¿Quién? ¿Cómo?... ¿Cuándo?... ¿Con qué?... ¿Dónde?
48
10. Puestos responsables de las tareas: Se debe mencionar los puestos responsables
de la ejecución de cada una de las tareas que componen el Procedimiento.
11. Registros, formularios u otros impresos a utilizarse: Se deben mencionar todos
los formularios o formas impresas que se utilizarán en las tareas que se describen.
12. Pie de datos de elaboración: En cada una de las casillas correspondientes se deben
colocar los nombres y firmas de los responsables de su elaboración, aprobación y el
número y fecha de actualización.

49
 Diagrama de Flujos
Formulario 07

El diagrama de flujo de las tareas que componen cada procedimiento se presentarán indicando
las unidades o puestos que intervienen, según corresponda. El diagrama se elaborará con base
en la secuencia de las actividades, la toma de decisiones, la simbología definida más adelante
y deberá ser acorde con la descripción de tareas.

En la primera columna de la izquierda se da inició al procedimiento. El trazo inicia de arriba

hacia abajo y de izquierda hacia la derecha; posteriormente el flujo puede retroceder
dependiendo del procedimiento.

Para la elaboración de los Diagramas de Flujo de los Procedimientos observe los siguientes
Lineamientos:

1.- Utilice el formulario 08 presentado en el ejemplo (Programa Visio formato.vsd) y

comience con el trazo de columnas con líneas delgadas, en los encabezados de éstas
anote las unidades o puestos en orden de participación de izquierda a derecha, donde el
primer participante inicia la acción.

2.- Estandarice las dimensiones de sus hojas dejando espacio suficiente en cada columna,
dependiendo del número de unidades o puestos que intervienen.

3.- Trace las líneas del flujo del procedimiento, utilizando las puntas de las flechas para
indicar la dirección del flujo en cada sección del rayado.

4.- Si el flujo retrocede muestre como lo hace, utilizando las flechas o conectores de
actividad, no repita el nombre del puesto o unidad participante en otra columna.

5.- Dibuje los símbolos de un mismo tamaño.

6.- Numere cada actividad del flujo, esta numeración debe corresponder con la del apartado
de descripción de tareas del Formulario 07, utilice números grandes y claros.

7.- Describa en lenguaje telegráfico cada tarea (el detalle de la actividad quedará establecida
en la Descripción de Tareas del procedimiento, por lo que no debe hacer una
transcripción en los símbolos del diagrama).

8.- Incluya gráficamente en cada actividad los formatos que elabora, recibe y/o proporciona a
otras unidades o puestos, o los que archiva, señalando el número de tantos y cual es su
distribución.

9.- No mezcle al mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida, emplee solo una
línea de unión entre dos símbolos. Solo el símbolo de decisión puede tener hasta tres
líneas de salida.

50
SIMBOLOGÍA PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO:
Símbolo Descripción
Dentro del símbolo se deberá anotar “INICIO” o
“FIN”, de acuerdo al principio o conclusión del
procedimiento, según corresponda.

Describe de manera telegráfica, las tareas que

desempeña el personal involucradas en el
procedimiento, en flujos de procesos representa
la ejecución de operaciones.
Representa cualquier documento que entre, se
genere o utilice en el proceso o procedimiento.

Representa una tarea que genera un documento.

Indica un punto dentro del flujo en donde se

debe tomar una decisión entre dos opciones o
alternativas.
Preferentemente se indicará la procedencia (SI)
hacia la parte de abajo del símbolo y la
procedencia (NO) hacia un lado. No contarán
con número consecutivo de las etapas.
Representa el archivo de algún tipo de
documentación en un punto del flujo.

Representa la conexión o enlace de una parte del

diagrama de flujo con otro parte del mismo, en
1
la misma hoja. Se utiliza para unir actividades
cuando el espacio en el diagrama es limitado y
sirve para evitar cruzar las líneas de dirección de
flujo.
Va a página ó Representa la conexión o enlace de una parte del
Viene de
página
diagrama de flujo con otro parte del mismo, en
otra hoja.

Indican la dirección del flujo de tareas y sirven

para unir los símbolos de descripción, decisión,
documentos, etcétera., Se utilizarán sólo líneas
horizontales y verticales. En los casos que no
sea posible conectar con líneas rectas, se
utilizarán ángulos rectos. Las líneas no deberán
cruzarse, si esto no es posible, se debe utilizar
un pequeño “puente”:
 EJEMPLO DIAGRAMA DE FLUJO - PROCEDIMIENTO

52
 FORMULARIO 08 Cronograma

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES – IMPLANTACIÓN DISEÑO O REDISEÑO

ORGANIZACIONAL
N° Nombre Fecha Fecha de Semana Semana Semana Semana
Tarea de las de Finalización 1 2 3 4
Tareas Inicio
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

53
 GLOSARIO DE TÉRMINOS UTILIZADOS EN EL REGLAMENTO ESPECÍFICO

Alcance de Control Se refiere al número de unidades dependientes de cada

área organizacional y equipos de trabajo dependientes
de una unidad organizacional.

Ámbito de Competencia Es la determinación formal de atribuciones y

funciones, dentro de cuyos límites se ejerce autoridad.

Área Organizacional Es parte de la estructura Organizacional, conformada

por la unidad cabeza de área y en caso necesario, por
varias unidades organizacionales dependientes. El
Área Organizacional, cuenta con objetivos específicos
u operaciones.

Autoridad Funcional Es la facultad que tiene una unidad para normar y

realizar el seguimiento de las actividades, dentro su
ámbito de competencia, sobre otras áreas o unidades
organizacionales que no están bajo su dependencia
directa.

Autoridad Lineal Es la facultad de una unidad organizacional para

normar, dirigir y controlar los procesos y actividades
que se llevan a cabo en las unidades organizacionales
de dependencia directa.

Canales de comunicación Son los medios a través de los cuales fluye la

información en la entidad.

Efectos Son las consecuencias positivas o negativas que se

esperan de los resultados.

Elementos organizacionales Se consideran elementos organizacionales a todos

aquellos factores que deben ser considerados en el
Análisis organizacional, entre otros a los siguientes:
Servicio a los usuarios, procesos, unidades o áreas
organizacionales, canales de comunicación e
instancias de coordinación, funciones, etc.

Estructura Organizacional Es el conjunto de áreas y/o unidades organizacionales,

interrelacionadas entre sí, a través de canales de
comunicación, instancias de coordinación interna, y
procesos establecidos por el Ministerio de Hacienda,
para cumplir con sus objetivos.

La Estructura Organizacional, se formaliza a través del

Manual de Organización y Funciones y el Manual de
Procesos y Procedimientos.

54
Función Son los deberes o potestades concedidos a las
unidades, para desarrollar su finalidad o alcanzar su
objetivo.

Impactos Son los efectos verificables en el corto plazo.

Información confidencial Información de carácter reservado que debe ser

supervisado por autoridades de mayor jerarquía.

Información rutinaria Información que fluye por toda la entidad y es

generada por los procedimientos de cada unidad.

Nivel Jerárquico Son lo grados o niveles en los que se divide de manera

vertical una organización de acuerdo con el grado de
autoridad y responsabilidad que posean.

Objetivos específicos Son los resultados que se pretende alcanzar en un año

por área específica, en relación con los objetivos
institucionales y estratégicos.

Objetivos institucionales Son resultados cualitativos y cuantitativos que

pretende alcanzar una entidad en el mediano y largo
plazo.

Operación o Subproceso Es un conjunto de procedimientos interrelacionados,

que transforman insumos en bienes o servicios
requeridos por los usuarios internos o externos.

Procedimiento Son un conjunto de tareas secuenciales o paralelas,

que son realizadas para lograr una operación, un
proceso o parte de ellos.

Proceso Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entré

sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas o
insumos) los transforma, generando outputs (salidas,
productos).

Normalmente un proceso está conformado por dos o

más operaciones, sin embargo dependiendo de las
funciones que cumplen y de los objetivos que
persiguen las áreas o unidades organizacionales,
pueden existir procesos que se desagreguen
directamente en procedimientos.

Productos Los productos son los bienes o servicios que se

generan como consecuencia del uso de los recursos.

55
 Resultados Los resultados son las consecuencias que se esperan
del consumo de los productos.

Unidad Organizacional Es una dependencia de la estructura organizacional a

la que se le asigna funciones homogéneas y
especializadas propias, que la distinguen de las demás,
facultada para llevar a cabo actividades que conduzcan
al cumplimiento de objetivos u operaciones.

Usuarios del M.H. Áreas, unidades, entidades o público en general que

utilizan los productos y/o procesos que se desarrollan
en el Ministerio de Hacienda.

56