Sistemas y Tecnologías de la Información para la Gestión

SIE

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

Durante el siglo XX el ritmo de cambio tecnológico obligó a las organizaciones a

configurarse en un proceso de cambio continuo, debido a una permanente búsqueda de mejora
en su competitividad.
El proceso vino asociado con la globalización de las mundialización de las organizaciones a
consecuencia de la globalización de los mercados, la alta competitividad, la reducción de
márgenes, el incremento en los niveles de servicios, la aparición en escena de la calidad total,
etc.
Aún así, las empresas hoy no asumen un planteamiento de sus sistemas informáticos como
Sistemas de Información (SI), más allá de un mero software de soporte de funciones
administrativas, no aprovechando el potencial verdadero como generadoras de ventajas
competitivas desde una perspectiva de apoyo a la estrategia de la organización, lo que sin
duda perjudicará su posicionamiento en el sector con el tiempo.

Valor y Necesidad de la Información.

Mientras que la teoría económica tradicional hablaba de la Tierra, el Trabajo y el Capital

como los tres recursos económicos fundamentales, hoy se reconoce a la información
ocupando el cuarto lugar como recurso estratégico crítico. Nadie pone en duda que “la
Información es poder”. Por ello las organizaciones predisponen todos los medios para su
obtención y control, incluso practicando la “desinformación” como estrategia para la
consecución de fines determinados.
Esto ha derivado en que los directivos dediquen una gran parte de sus tiempos a relacionarse,
mantener y obtener nuevos contactos con personas de interés que le permitan acceder a más
información, sobre todo a aquella de difícil obtención por parte de los medios convencionales
(prensa, tv, etc.) es decir información privilegiada (dado su carácter informal o no
sistemático) que les conduce a mejorar su proceso de toma de decisión e incluso en ocasiones
dificulte su sustitución (los convierte en imprescindibles) ya que la información así obtenida
suele ir acompañada de la persona y no del cargo que esta ocupa.
Este es el hecho constatado por Mintzberg o Stewart (la naturaleza del Trabajo Directivo)
quienes afirmaron que el proceso que generalmente siguen los directivos para la toma de
decisiones es más influenciado por sus fuentes personales e informales de información que
meditado.

Sistema de Información versus Informatización.

Con frecuencia la utilización del término Sistemas de Información (SI), se tiende a su

asociación con una adecuada informatización de diversas funciones y/o procedimientos en
una organización.
Sin embargo, aunque ambos conceptos están íntimamente relacionados no son en un modo
alguno sinónimos, tal sería el caso de una empresa que toma la decisión de su progresiva
informatización, pongamos por caso, mecanizando su contabilidad, pasando posteriormente a
la gestión comercial, nóminas, almacén, etc.
Aun suponiendo que la informatización de todas las funciones fuese adecuada, esto no
presupone en modo alguno, que la empresa haya implantado un Sistema de Información (SI),
ya que cada aplicación independientemente, puede ofrecer un buen servicio a diferentes
funciones dentro de la organización, pero una falta de integración y coordinación de las

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informaciones que cada una genera por sí misma y procesa de manera más o menos
independiente impedirían la construcción de la pirámide de Sistemas de Información

EIS
Información
para Alta Dirección

DSS
Sistemas de Ayuda a la
Toma de decisiones

SOFTWARE DE GESTION OPERATIVO

Económico-Financiero
Distribución-Producción
Gestión de Recursos Humanos, etc...

Sistema de Base de Datos

Por tanto podemos afirmar, que una adecuada informatización de la empresa es condición
necesaria pero no suficiente para la construcción de un Sistema de Información basado en
Tecnologías de la Información, ya que para que éste tome forma, deberá contemplar el diseño
de un sistema integrado que relacione las informaciones generadas por las diversas
aplicaciones funcionales de la empresa que permita así mejorar los procesos de toma de
decisiones de dirección, posibilitando el coordinar las informaciones generadas en distintos
ámbitos de la empresa y que son soporte relevantes para cada decisor según sus necesidades,
pasando por tanto al segundo nivel de los Sistemas de Información: los SSD o DSS (Sistemas
de Soporte a la toma de Decisiones ó Decisión Support System).
Esto será cuando el Sistema sea capaz de aportar información, como resultado de esa
integración establecida, con un contenido, formato y terminologías apropiada para ser usada
por los responsables de la planificación estratégica de la organización y combinada con la
información y utilidades externas como correo electrónico, noticias de prensa, magnitudes
macroeconómicas, etc., de elevado valor añadido para la toma de decisiones de la alta
dirección cuando pasaremos a hablar de los SIE o EIS (Sistemas de Información para
Ejecutivos o Executive Information System).

El papel de las Tecnologías de Información (TI) en las organizaciones

Es importante, al hablar del papel que juegan las Tecnologías de la Información en las
organizaciones el considerarlas desde el punto de vista de la utilidad que les reportan a estas,
ya que por lo general las primeras, por si solas, no constituyen (salvo casos muy concretos) el
objeto de ser de su existencia, sino más bien un medio de apoyo que les permita alcanzar sus
objetivos reales a corto, medio y largo plazo de manera más eficaz y eficiente. Por esta razón
conviene remarcar el hecho de que papel las Tecnologías de la Información juegan en toda
organización deberán ser contempladas en términos de necesidades de negocio o de
incumplimiento de sus objetivos.

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La función de las Tecnologías de la Información en el desarrollo competitivo de las

organizaciones es tal magnitud que incluso, mediante un adecuado planteamiento y gestión de
las mismas se puede llegar a cambiar las bases competitivas del sector en el que la empresa
opera, diferenciándose ampliamente de la competencia, creando nuevos productos, nuevas
barreras de entrada, etc..
A medida que las organizaciones vayan conociendo y asumiendo el papel que estas
Tecnologías de la Información juegan en su funcionamiento habitual, la propia definición de
objetivos irá contemplando a su vez nuevos criterios de utilidad de los Sistemas de
Información en cada organización.
Ahora bien, para poder obtener progresivamente ventajas competitivas sostenibles basadas en
Sistemas y Tecnología de la Información, será necesaria una adecuada coordinación de la
planificación estratégica de la empresa con la planificación de SI lo que conducirá a su vez a
la definición de necesidades de TI para su soporte, procedimiento este muy distante del
habitual criterio de selección de TI siguiendo criterios únicamente presupuestarios.

Concepto de Sistema de Información.

Un SI para una organización es quizá uno de los elementos de mayor complejidad con los que
puede trabajar el ser humano, dado el gran número de variables con las que se puede operar,
por lo que pretender dar una definición exacta que lo englobe en su totalidad podría
fácilmente cubrir su significado completo o por el contrario pecar excesivamente global.
Sin embargo, como punto de partida, adoptaremos una definición suficientemente genérica
que nos sirva como marco de referencia para su entendimiento pese a su amplitud.
Basándose en la definición propuesta por Andreu, Ricart y Valor (1991) entenderemos por SI
al:
“Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno
usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de Datos
–BD-) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la
información necesaria para, la operatividad habitual de la organización y las actividades
propias de la dirección de la misma”.

Sistematizando los componentes de la definición:

• Conjunto integrado de procesos, principalmente formales: ya que son aquellos que la
organización conoce y sabe cómo usar. No obstante los informales, aunque menos
aplicables, no deja por ello de ser importantes y por tanto, en la medida de lo posible,
de formar parte del mismo (hay que tener en cuenta que con la rapidez con que se
producen los avances en las Tecnologías Multimedia, comunicaciones, etc. Cada vez
nos aproximamos más hacia su mejor procesamiento). “Integrados”: dado que
normalmente existen aplicaciones aisladas desarrolladas por diferentes grupos de
usuarios (cubriendo) de manera rápida y flexible sus propias necesidades de
desarrollo) pero si no existe integración de datos y procesos, las aplicaciones
individuales pueden llegar a ser incompatibles con el global e impedir construir la
base del SI.
• Desarrollados en un entorno usuario-ordenador: conceptualmente un sistema de
información para la gestión, puede existir sin necesidad de ordenadores (la
contabilidad, es por ejemplo un sistema de información que no tiene porqué necesitar
ninguna tecnología de soporte), sin embargo son estos últimos los que posibilitarán
una mayor productividad, aprovechamiento y alcance de la información procesada.
Esta parte de la definición presupone el hecho de que existen tareas mejor realizadas

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por el hombre (quien puede aportar intuición, valoraciones informales, etc.) mientras
que otras lo son por el ordenador (rapidez de cálculo y proceso, ...), por lo que la
coordinación de ambas habilidades será un elemento a tener en cuenta en la
construcción del Sistema de Información.
• Operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de Datos): hay una gran
diferencia entre las bases de datos que están diseñadas específicamente para ser
estables y los ficheros que se han usado tradicionalmente en proceso de datos.
Debemos recordar que no hay empresas estáticas, y por tanto la percepciones pro parte
de dirección de las necesidades de información cambian, esto conlleva la necesidad de
aislar los programas de los cambios de las estructuras de datos: “Independencia de
datos”, lo que significa que cuando se realicen cambios en las estructuras de datos, los
programas deben continuar funcionando al estar aislados de estos cambios. Los
programas tienen una visión de los datos que puede y debe ser preservada de los
cambios físicos de la estructura de los mismos. Esta “Independencia de Datos” se
obtiene por medio de los sistemas de gestión de Base de Datos.
Adicionalmente a esta “Independencia de Datos”, en la definición también hemos afirmado
que la integración, se produce a través de un sistema de gestión de base de datos lo que
supone también de la existencia de:
• Una autorización central, y por tanto de una determinada disciplina común, por lo que
a su vez deberá existir una función en la organización que ejerza el control de la
misma.
• Un acertado diseño de la Base de Datos, con un software apropiado de base de datos,
se pueden añadir atributos y entidades nuevas sin causar problemas. Pero hay que
tener en cuenta que unos software son más flexibles que otros, por lo es importante
hacer una adecuada elección. Sin embargo el uso de un buen software por sí mismo no
nos da la protección que necesitamos, es necesario que exista un buen diseño lógico de
las estructuras de datos utilizadas, por lo que la participación de dirección en su diseño
será capital para su buen funcionamiento.
• Aunque cierta centralización es innegable y puede parecer negativa, también es cierto
que contribuye a entender el conjunto de datos en la organización como un “todo
global”.
• Distribución entre Aplicación y Datos. Tal como ya mencionamos, los datos no son
propiedad de las aplicaciones, sino que estos deben poder ser explotados por aquellos
medios que los usuarios consideren oportunos.
Al hablar de los términos datos e información en una organización, frecuentemente se
tiende a hacer uso indiscriminado de ellos, aunque sus aportaciones al sistema son
diferentes (Finlay1, 1989):
Consideraremos como Datos a “aquellos estímulos recibidos del exterior que son
filtrados en base a criterios predeterminados y almacenados mediante algún soporte
informático”. Por otro lado, pasará a ser Información, (siempre dentro del ámbito
empresarial), cuando algún “directivo considere a aquellos datos mediante relaciones
entre ellos (comparando nuevos datos con los ya almacenados), necesarios o
relevantes para el desempeño de sus actividades”. Por tanto podemos afirmar que los
datos son la materia prima de la información y para que estos sean de utilidad, deberán
estar combinados bajo determinados criterios. A su vez, vamos a definir un nivel
superior al de la Información, hablamos de la Inteligencia como “aquella
información que aporta conclusiones acerca de otras informaciones”, por lo que

1
FINLAY, Paul N.; “Introducing Decision Support Systems”; Ed. NCC 1989.

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hablaremos de “varias informaciones y sus relaciones”, pasando a ser la información

materia prima de la inteligencia.

Estímulos Estímulos Estímulos

Recepción y
Filtro

Datos

Proceso de Almacén
Datos de Datos

Información
Información
Acción

(Alerta)
Información e
Otra interpretación
Información

Inteligencia
Escenario
Escenario
local

Proceso de Transformación de Datos en Información e Inteligencia.

• Recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria (evitando

sobrecargas) para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias
de la dirección de la misma. No es lo mismo “Cantidad de la Información que Calidad
de la Información (lo que conlleva ya criterios de selección, ordenamiento, etc.)”.
• El SI permitirá la operatividad habitual de la organización, apoyando el análisis, la
planificación, el proceso de toma de decisiones … facilitando un adecuado sistema de
interrogación a la base de datos con procedimientos “ad hoc” (es decir permitiendo la
explotación de datos eligiendo el criterio y relaciones entre estos según las
circunstancias específicas del momento y usuario), para mejorar las tareas de gestión
de la organización.

Características de todo Sistema de Información.

Las características a tener en cuenta en el diseño de todo SI afectará a su relación valor/coste,

es decir que una mejora en cualquiera de sus características proporcionará un aumento en el
valor total del sistema, aunque en ocasiones produzcan también un aumento en el coste del
mismo.

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Vamos a enumerar un conjunto de características propuestas por J Emery, cuyo conocimiento

nos permitirá una primera aproximación en la determinación de un valor de un SI:
• Disponibilidad de la información cuando es necesaria y por los medios adecuados (por
ejemplo en determinados impresos, papel, pantallas interactivas, acceso remoto vía
MODEM,…)
• Suministro de la información de manera “Selectiva”, evitando sobrecargas e
información irrelevante. Supone la sustitución de “cantidad” por “calidad” de
información.
• Variedad de la forma de presentación de la información. El análisis de la información
puede variar e incluso simplificarse variando la forma de su presentación, por ejemplo
en el análisis de una tendencia mostrada únicamente de manera numérica
incorporándole un sencillo gráfico de líneas.
• El grado de “Inteligencia” incorporado al sistema (relaciones “preestablecidas” entre
las informaciones contempladas en el sistema.
• El tiempo de respuesta del sistema: diferencia entre una petición de servicio y su
realización.
• Exactitud: conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los reales. (por
ejemplo el caso de predicciones, etc.)
• Generalidad: conjunto de funciones disponibles para atender diferentes necesidades.
• Flexibilidad: capacidad de adaptación y/o aplicación del sistema a nuevas necesidades.
Un SI no debe ser estático puesto que las necesidades de las organizaciones varían con
el tiempo.
• Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un período de
disponibilidad de uso.
• Seguridad: protección contra pérdida y/o uso no autorizado de los recursos del sistema
(accidentales o no).
• Reserva: nivel de repetición de la información para proteger de pérdidas catastróficas
de alguna parte del sistema.
• “Amigabilidad” para el usuario: grado con que el sistema reduce las necesidades de
aprendizaje para su manejo.

Tipos de información a suministrar por un SI

Desde prácticamente la revolución industrial, los responsables de las distintas organizaciones

han estado marcados por la difícil tarea de entender los negocios que controlan, para lo caul
han ido adoptando diferentes técnicas que les permitan “palpar y sentir” el negocio.
Conforme los negocios cambian y va naciendo una nueva cultura empresarial el viejo estilo
de gestión, informal y personal, va siendo sustituido por un enfoque de gestión más
estructurado, despersonalizado y apoyado en la información. Vamos a distinguir las diferentes
categorías de información según niveles de dirección que debe cubrir un SI en la organización
al que va destinado.

El examen de estos revela la existencia de básicamente tres divisiones:

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Planificación
Estratégica
Dirección
General

Control de
Dirección
Funcional

Gestión
Operativa

Operativo
Dirección

Control
Categorías de Información según nivel de dirección.

Dirección general, que tiene bajo su responsabilidad el aspecto de Planificación Estratégica

de la organización, y la asignación de recursos a lo largo de las unidades funcionales,
Dirección Funcional, que gestiona los recursos que le han sido asignados sobre la función de
la que es responsable.
Dirección Operativa, que está prácticamente absorbida por el aspecto operativo de la
organización.

Cada uno de estos niveles de dirección requiere un nivel de Planificación y control.

Planificación estratégica. Es la actividad de toma de decisiones relativas a objetivos, normas

que rigen las adquisiciones y el uso y eliminación de recursos. Aborda problemas a largo
plazo que tienen generalmente una sola aparición, carecen de estructura, requieren el análisis
de datos específicamente recopilados para un problema concreto.
Funciones típicas de este grupo serían la realización de Presupuestos, Obejetivos de ventas,
Producción, etc.

Control de gestión. Es la actividad que asegura a los directivos la obtención de recursos y su

efectiva y eficaz utilización en el logro de los objetivos. Comprende problemas de asignación
de recursos, que tienen continuidad, naturaleza cíclica, requieren datos de resumen
recopilados en base sistemática y tienden a estar dotados de una cierta mayor estructuración
que los problemas de Planificación estratégica. Información de este grupo sería el Control
Presupuestario, Existencias, Seguimiento de Ventas, etc.

Control operativo. ES la actividad que asegura la efectiva y eficiente realización de tareas

específicas. Está orientado a transacciones, aborda problemas de continua reincidencia,
repetitivos, bien estructurados, predefinidos y con características de “entrada-algoritmo-
salida”. Información típica de este grupo serían Pedidos, Albaranes, Ordenes de Compra, etc.

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La metodología debe facilitar el desarrollo de sistemas de Información consistentes, que den

respuesta a las necesidades de cualquiera de los niveles de la Organización

a) Dirección General: “información estratégica”, el directivo necesita obtener aquella

información interna y externa) sobre todas las facetas relevantes para la planificación
de la organización, como son:
• Análisis de alternativas en la asignación de recursos.
• Gestión por objetivos.
• Tipos de cambio, Tipos de interés, Cotizaciones bursátiles, …
• Cuota de mercado
• Cambios legislativos en la industria, etc.
• Grado de adaptación de recursos a las planificaciones (valorando eficacias y
eficiencias en la obtención de objetivos).
• Planes, Pronósticos y tendencias a corto, mediano y largo plazo.
• Información de mercado sobre la competencia.
• Problemas críticos (conocimiento de opiniones de clientes, …)
• Apoyo a actividades, de liderazgo, de comunicación, etc.
• Programas especiales tales como”gestión de la calida total”, etc.
b) Dirección Funcional: información necesaria para la planificación táctica, el control y
la toma de decisiones a corto plazo.
• Supervisión y revisión de operaciones: medir la eficiencia de realización de cada
tarea y proponer medidas que solucionen/mejoren la eficiencia donde sea
necesaria.
• Control: permite un mejor conocimiento de costes, incluso a priori, que puede estar
basado en estimaciones de ingeniería o incluso en experiencias pasadas.
• Solución a problemas concretos por áreas (de personal, …) en gran medida
consiste en aplicar técnicas específicas, (valoración de puestos de trabajo, …).
c) Dirección Operativa: aquella información que permite reaccionar de manera inmediata
a cualquier problema o cuestión que pueda surgir en el desarrollo de la vida cotidiana.
Las necesidades de información operativa a su vez se clasifican en:
• Información diaria: sobre aquellas en las que el responsable está interesado en
disponer de información diaria sobre aquellos “indicadores” que puedan “emitir”
una primera advertencia de algún deterioro en el rendimiento y/o rentabilidad de la
empresa. (Ventas, devoluciones; Gestión de Cobros y Pagos; Resultado de fábrica;
Nivel de existencias en el almacén, etc.)
• Información periódica permanente: aquella información disponible periódicamente
(trimestral, mensual, semanal, etc.) como parte del ciclo normal de creación de
informes en la organización. (Gastos de personal; Estadísticas de clientes;
inversiones; Cuentas a cobrar y a pagar; Otros …).
Cada nivel de procesamiento de la información (SI para Dirección General, Funcional y
Operativa) utilizan datos suministrados por los niveles más bajos, a los cuales también se
le incorporan los nuevos generados en ese nivel.

Objetivos y estrategias del Sistema de Información.

1. El alcance de un proyecto sobre Desarrollo de Sistemas de Información puede ser

distinto según la empresa o áreas donde se realice, pero fundamentalmente debe
responder a los siguientes objetivos. Dar soporte a los objetivos y estrategias de la
empresa. Debe proveer toda la información necesaria para el funcionamiento del

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negocio en un momento dado, , ya sea esta información referida a la actividad diaria

directamente productiva, como a la planificación de la empresa a largo plazo.
2. Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información necesaria para controlar
las actividades de la misma. La información debe proporcionar no solo la ejecución de
funciones o tareas, sino le control y verificación de que estas se han realizado como
estaba previsto.
3. Conseguir que se adapte a la evolución de la empresa. Debe ser un Sistema capaz de
evolucionar al ritmo de las empresas, pues las empresas cada vez son más dinámicas,
y sus necesidades de información van cambiando a lo largo del tiempo.
4. Utilizar la información como un recurso corporativo que debería ser Planificado,
Gestionado y Controlado para ser más efectivo a toda la organización. Es sumamente
útil en una empresa considerar la Información como otro recurso cualquiera, esto
permite racionalizar y optimizar el uso de información. La información cuesta
obtenerla al igual que si se tratara de máquinas o dinero, cuesta mantenerla disponible
al igual que cuesta mantener activa una máquina, y al igual que ésta es una carga
cuando nadie la utiliza. Por tanto se debe gestionar igual que otro recurso cualquiera
de forma que tengamos la mejor información y al menor coste.
5. Definir la evolución del Sistema de Información actual hacia el Sistema de
Información necesario. En pocos casos se desarrolla un Sistema de Información antes
de iniciar su actividad una empresa, casi siempre existe una realidad en información
cuando se plantea la reorganización o puesta al día del mismo. En estos casos es
importante analizar la situación de partida y establecer los procedimientos para su
evolución al nuevo Sistema de Información.
Deberían mantenerse las siguientes estrategias.

Integrarlo en el Plan General de la Empresa. El Sistema de Información debe estar

integrado en la propia empresa. Es muy difícil, por no decir imposible, conseguir
implantaciones con éxito planteando su desarrollo al margen del Plan General de Empresa.
Hacerlo depender de los Procesos de la empresa y de las clases de datos. El Sistema de
Información es el medio para facilitar los datos necesarios a cada proceso que se realiza en la
empresa, por lo tanto los Procesos y los Datos son factores fundamentales en el diseño del
mismo.
Conseguir que la organización y las funciones sean independientes de los datos. Es
necesario que los sistemas sean dinámicos para adaptarse a los cambios en la empresa, esto es
bastante difícil, pero algo que lo facilita mucho es evitar la dependencia de los datos con las
funciones y la organización. En una empresa cambia de manera mucho más rápida la forma
de hacer las cosas que la información utilizada para hacerla, de este modo se mantiene el
principio que muestra que será más fácil adaptarse a los cambios en las organizaciones que en
los procesos.
Fijar responsabilidades sobre los datos. Los datos siempre proceden de algún proceso, por
tanto identificar quien genera o modifica la información, y responsabilizarlo de esta, es
indispensable para obtener una información de calidad.
En definitiva debe permitir la identificación, definición, diseño, construcción e instalación de
un Sistema de Información integrado en el Plan General de la Empresa que facilite a los
directores la toma de decisiones y el control de los Recursos.

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Posición del Departamento de SI/TI en la organización.

Es un hecho, que el SI no solo influye directamente en el funcionamiento de las empresas,

sino también en el propio diseño de las estructuras en las que se basa dicho funcionamiento,
es decir, en el propio diseño de la organización.
La importancia del SI como elemento clave en la estrategia y funcionamiento de la empresa
en su conjunto, nos confirma la idea de que sus funciones no deben estar sometidas a un único
departamento (y por tanto comprometido con un solo tipo de actividad), sino más bien a la
empresa considerada de manera global. Por tanto, y aunque el motivo más frecuente de
entrada de la informática en las organizaciones, ha sido por la mecanización de tareas
fundamentalmente administrativas y/o operativas, estas actividades no deberían ser, en modo
alguno el objetivo último del funcionamiento de las Tecnologías de la Información en las
mismas.

Dirección General

Recursos Humanos Producción marketing

Administració Etc.
n

CPD

(1) Centro de Procesos de Datos dando servicio prioritario a las necesidades del departamento
de ADMINISTRACIÓN (Director [Link]ón. >Director CPD).

Dirección General

Recursos Humanos Producción marketing

Administració Etc.
CPD
n

(2) Centro de Procesos de Datos dando servicio prioritario a toda la Organización.

Todavía hoy es frecuente encontrar al CPD dependiente de algún departamento (generalmente

del que justificó su entrada inicial en la Organización), acaparando su dirección y objetivos,
recayendo en la mayoría de los casos la responsabilidad de las TI en manos inadecuadas,
además de promover la existencia de conflictos en la asignación de prioridades sobre sus
recursos.

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Sin embargo, conforme aumenta la concienciación de la importancia que tiene el SI como

elemento de competitividad y se reconoce el elevado valor de su servicio a la organización en
conjunto y no a un departamento en particular, se le va dotando de mayor autonomía e
independencia, pasando a profesionalizar progresivamente su gestión.
No existe un criterio único que sirva de norma a la hora de definir el posicionamiento del
Dpto. de SI/TI en una organización, pudiendo situarse como en la figura anterior- Visión
Centralizadora, o quizá otra alternativa podría ser un CPD dependiente de cada departamento
en la organización y coordinarlos todos ellos, o también subcontratar el servicio informático
con terceras empresas proveedoras de dichos servicios ..., en cualquier caso el criterio a seguir
en su posicionamiento deberá considerar y guardar compatibilidad con la política de
funcionamiento de la empresa (ya que podría ser contraproducente apostar por centralizar el
CPD cuando la empresa persigue una gestión descentralizadora).

Aspectos que deberán considerarse al definir el posicionamiento del departamento de SI/TI en

la organización.

La experiencia nos demuestra que frecuentemente, en las organizaciones, son aquellas

personas que están alrededor y fácilmente accesibles para la dirección cuando surge la
necesidad de adoptar una decisión frente a un problema, las que influyen en ella, sin que ésta
espere a rodearse de todas las que influyen en ella, sin que ésta espere rodearse de todas las
que idealmente deberían estar.
Por ello, para aumentar el peso y probabilidad de éxito de las TI en las organizaciones
deberemos considerar definir su posicionamiento en la organización de los siguientes puntos:
1. Adecuada importancia y status del Director de Sistemas de Información. Si los SI
juegan un papel estratégico pero su director ocupa un nivel jerárquico relativamente
bajo respecto de los de otros departamentos, pueden existir problemas a la hora de
conseguir de aquellos la información y cooperación necesaria, algo que sin duda
puede resultar fatal para la organización.
2. Pero si la función de los SI es únicamente de apoyo, esta posición del Director de SI
puede ser la idónea.
3. Proximidad física del departamento de sistemas con la dirección general. En
organizaciones con cultura de gestión informal, generalmente es crítico que los jefes
de SI estén en la sede central, es decir físicamente cerca de los ejecutivos de la línea
superior (por el motivo anteriormente citado), mientras que cuando la cultura
imperante tiende a ser formal, esta proximidad física se vuelve menos importante.
4. Tamaño y complejidad de la organización. Generalmente mayor tamaño y
complejidad suelen llevar prácticas más formales, algo a tener en cuenta a fin de
asegurar el diálogo para una visión integrada de los SI.
5. Nivel de centralización/descentralización en otras actividades de la organización.
Deberá estudiarse la política de centralización/descentralización para la que apuesta la
organización, pero independientemente de esta, existen una serie de funciones cuya
centralización está ampliamente justificada como son: La planificación, organización
y normalización de tareas, procesos, etc., adquisición de material y relación de
proveedores (por mayor poder negociador), control general de la marcha del
departamento, etc. Y otras en las que quizá esté más aconsejada la descentralización
como el análisis y programación, ganando en flexibilidad y rapidez, entre otras.
6. Variedad de departamentos y/o áreas de actividad de las organización, con
necesidades, problemas determinados, ... no interrelacionados.
7. Número de áreas de actividad y dispersión geográfica de la organización.

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El SI y el resto de Subsistemas funcionales de la organización.

Sin duda es importante que el SI esté situado en la organización de manera que pueda obtener
y suministrar información en cualquier punto de la organización.
No obstante la tendencia a descentralizar las funciones propias de este, puede originar la
aparición de Subsistemas de información, dependientes en cierta manera del SI central, y que
presten servicio especializado a los diferentes subsistemas funcionales de la organización.
Lo que debe retenerse como idea central es que el SI forma un conjunto integrado que debe
ser “coherente y coordinado” con el resto de subsistemas que componen la infraestructura de
toda la organización aunque en ellos existan aplicaciones especializadas que presten servicio.

Algunas aplicaciones propias de determinados subsistemas funcionales en la organización

son:

Subsistema funcional Aplicaciones típicas del SI

Marketing Pronóstico Ventas., Planificación Ventas.
Análisis y evolución Clientes y Ventas.
Efectos Campañas, ...
Fabricación Planificación de producción y horarios, Análisis y control de
costos, etc.
Logística Planificación y control de compras, Distribución, Inventarios,
Rutas.
Personal Requerimientos de personal, Valorización de puestos (Análisis
del desempeño), Administración de personal (Nóminas, ...)
Contabilidad y Finanzas Contabilidad, Costes, Análisis Financiero, ...
Dirección General Planificación estratégica, Asignación de recursos, ...

Desarrollo e implantación del SI en las organizaciones

Como ya hemos comentado anteriormente se debe evitar, en la medida de lo posible, adoptar
decisiones referentes al Sistema de Información, exclusivamente con perspectiva Informática,
ya que su implantación afectará directamente a la estructura de la organización, al proceso de
toma de decisiones e incluso al comportamiento de las personas. Alterar los flujos habituales
de información, afecta claramente a las asignaciones de responsabilidad y autoridad, por lo
que un nuevo sistema conlleva generalmente un proceso de reorganización de actividades y
una progresiva adaptación de la infraestructura de la empresa hasta que esta recupera su
situación de equilibrio entre sus componentes.
Todo proceso de desarrollo e implantación de un SIS deberá ser regulado por una variable
central que es el Alineamiento con la organización, es decir que el papel de SI/TI sea
coherente con, (1) la estructura del sector en el que la empresa opera, (2) su estrategia
competitiva y (3) sus estructura organizativa.
Basándonos en la propuesta formulada por Andreu, Ricart y Valor el desarrollo e
implantación de un SI que garantice la alineación del Plan de SI/TI con la estrategia de la
empresa, constará básicamente de las siguientes etapas:
1. Presentación y compromiso del equipo: será necesario para el éxito del plan de
SI/TI que el primer paso-apadrinamiento- lo de Dirección General exigiendo su
elaboración y comprometiéndose a apoyar el proceso de elaboración del mismo.
2. Descripción de la situación actual: el objetivo de esta etapa sería la identificación de
funciones de negocio y los flujos de información asociados a estas así como el grado
de cobertura que la “informática actual” da a los mismos. (Describiendo los sistemas

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.existentes y detectando posibles necesidades de información no cubiertas o mal

cubiertas).
3. Elaboración del Plan de SI/TI: el primer paso en la elaboración del Plan de SI/TI
será la detección de necesidades de información.
Para ayudar a realizar este proceso podemos señalar metodologías de utilidad como
“Business System Planning” (BSP) de IBM, “Factores críticos de éxito” (CSF) de J.F.
Rockart, “CSFEvolucionando” (ampliado por J. McKenney – W. MaçcFarlan) o “La
Valoración de las etapas de Notan” entre otras.
Cualquiera de las metodologías referenciadas, lo que persiguen es proporcionar
técnicas para comprender el soporte que dan a la Empresa los Sistemas de
Información”, no obstante cada una tiene sus puntos fuertes que pueden ser en
ocasiones complementarios. Por ejemplo, BSP realiza el análisis de una sola vez lo
que permite llegar a un compromiso entre proyectos a corto y a largo plazo, definiendo
un “Sistema Ideal”, mientras que CSF apuesta por que los directivos definan sus
propias necesidades de información determinando las medidas necesarias para su
satisfacción, etc.
Una vez conocidas y definidas las necesidades de información se procederá a una
definición conceptual del SI básico, cuyo contenido incluirá:
Tipo de información a generar.
Periodicidad y responsables.
Evaluación de recursos.
Elaboración de prioridades.
Además de todos aquellos aspectos que puedan afectar a la definición del SI como
pueda ser: necesidades de tiempos de respuestas, volúmenes de información a
procesar, confidencialidad de la información, puntos de captura de la información, etc.
4. Formalización. Esta actividad, altamente especializada, supone la creación de los
procedimientos técnicos que permitan poner el SI previsto (programación de
actividades según prioridades asignadas).
En esta etapa, se cubrirán entre otras funciones las siguientes: selección de
Empresa/s proveedoras y equipos de servicio; Selección del Sistema de base de datos,
lenguajes, etc.; Documentación de procedimientos y programas; Pruebas; etc.
5. Implantación. El sistema debe implantarse en la organización, con el consiguiente
esfuerzo de coordinación entre los usuarios y SI/TI. En esta etapa será básico el
establecimiento de buenos canales de comunicación, el aprovisionamiento de
formación y la selección de velocidad de implantación, ya que el sistema debe ser
introducido gradualmente (evitando perder el control de fallos que podrían conducir a
la aparición de vicios de funcionamiento asumidos), permitiendo su experimentación y
seguimiento y aprovechando las oportunidades de “rediseño” de actividades, … que
ofrezca esta implantación.
Una preocupación fundamental de la dirección general en esta etapa debe ser el
asegurar el conveniente soporte técnico a los usuarios.
6. Explotación. Cuando el sistema queda instalado, y a mediad que los usuarios pasan a
emplearlo, los inconvenientes que surgen y las posibles limitaciones operativas
pueden llegar a hacerse familiares a todos los directivos (pasando a servicios de
funcionamiento si se llegan a asumir como normales).
Deberán por tanto existir procedimientos específicos para probar y documentar los
servicios, analizando su funcionalidad, mejora y potencial mantenimiento, evaluando
la calidad y utilidad del servicio, para cada usuario del sistema.
7. Mantenimiento. Entendemos por mantenimiento alas actividades de diseño,
construcción e implantación que se efectúan sobre servicios que ya están funcionando.

Lic. y Prof. Daniel Cavaller 13/14/

 Sistemas y Tecnologías de la Información para la Gestión
SIE

Este servicio, no debe entenderse únicamente como el servicio destinado a mantener

intactas las funciones primarias del sistema, sino a su constante actualización y
adaptación a necesidades cambiantes.

El profesional de Sistemas de Información.

Generalmente toda innovación lleva asociada la aparición continua de nuevos tipos de trabajo,
generando la necesidad de nuevas cualificaciones y conocimientos.
En el mundo informático, tardó en aparecer una educación especial como preparación
profesional. El tiempo y los grandes avances acaecidos demostraron, que ante un campo tan
extenso y complejo, se hacía necesaria una educación especial con una carrera de Informática
(Ingeniero en Informática), con una ata combinación de conocimientos en Tecnologías de la
Información y Gestión.
Que duda cabe de la disponibilidad y calidad del personal para la explotación adecuada de TI
es un reto a medio y largo plazo y por tanto la selección, entrenamiento y dirección del
personal será un factor determinante dominante del éxito de toda organización. “Con personal
de calidad y bien motivado, casi cualquier metodología funciona, sin él casi ninguna resulta”.
Por otro lado la gestión de los recursos de información en cada vez un número ,mayor de
empresas requiere un ejecutivo de alto nivel en la organización, situado frecuentemente a uno
o dos escalones de la dirección general.
También hemos comentado anteriormente que dado el SI debe coordinase con la práctica la
totalidad de los subsistemas funcionales de la organización, sería más deseable que el
profesional de SI cubriera las dos áreas principales de conocimiento en las que se va a
desenvolver:
Tecnólogas de la Información y
Fundamentos de Gestión de Empresas.
Entre las aptitudes mas habitualmente demandadas del director de SI/TI están:
• Conocimiento de los valores de la organización (fines, objetivos, personas, credos
de gestión, ...)
• Experiencia de mando a línea y staff.
• Experiencia en ámbitos territoriales distintos (nacionales o internacionales)
• Experiencia en planificación.
• Experiencia en dirección de proyectos
• Experiencia tecnológica
• habilidad para trabajar con asuntos complejos: problemas de personal, ...
• Conocimientos de técnicas de gestión.
• Otros.
Y es que el entendimiento básico de las funciones desarrolladas en las diferentes
organizaciones (Marketing, Finanzas, Fabricación, Administración, etc.) es para un directivo
de SI/TI como mínimo tan importante como el conocimiento técnico en informática y
comunicaciones.
La comprensión de la dinámica de los cambios en la organización se hace pues relevante y
necesaria como los conocimientos técnicos aportados (criterios detallados por al “Asociation
for Computing Machinery” ACM, la Federación Internacional para el Procesamiento de
Información IFIP y la Asociación para la Administración del Proceso de Datos DPMA, para
aquellos profesionales que deseen especializarse en SI (basados en tecnologías de a
información), según las funciones perseguidas en el desempeño profesional y según la
formación previa del profesional (pregrado o posgrado).

Lic. y Prof. Daniel Cavaller 14/14/