El acta es un documento de gran importancia procesal, ya que en un procedimiento judicial o
administrativo es donde se despliega su eficacia.
Las actas son documentos o escritos que se realizan para hacer constar hechos; y tienen el valor
que les otorga la ley.
El contenido de un acta puede ser: confesión de algún hecho de los redactores, ejemplo las actas
laborales; declaración o manifestación de voluntad, y la reproducción de un negocio jurídico (actas
notariales).
Las actas deben reflejar siempre la verdad y su contenido inalterable, salvo el consentimiento expreso de
los que en ellas intervinieron, y con la observancia de los preceptos legales especiales aplicables. Además
deben ser leídas por todos los que en ellas participan y las suscriben.
Dentro de las reglas que especifican cómo redactar un acta hay una que juega un papel determinante y es la
necesidad de ajustarse, en todo caso, a las convenciones estilísticas. Debes escribir de forma objetiva y
concisa, evitando siempre hacer observaciones subjetivas o emocionales –estas no deben incluirse nunca en
un acta. Asimismo, ten en cuenta que este documento no debe redactarse en primera persona. Por medio de
las citas podrás resaltar aquellos argumentos significativos.
Estructura de un acta
Una estructura clara aumentará la legibilidad del acta y, además, si utilizas un formato uniforme en todos los
casos, los participantes se acostumbrarán a una estructura fija y se familiarizarán rápidamente con ella. Por lo
tanto, puede ser útil crear un modelo de acta de reunión. La siguiente información debe constar en cada acta:
Encabezado: en el encabezado se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las partes involucradas.
El tema de la reunión hará de encabezamiento.
Cuerpo principal: aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se
asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de
los temas que se han discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en
el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de
seguimiento.
Conclusión: al final se resumen de nuevo los resultados y las decisiones adoptadas durante la reunión. Si se
han distribuido las tareas, se hará constar el nombre de los responsables de cada una de ellas. Aquí también
habrá sitio para hacer mención sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la
siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado. Estas notas ayudarán durante la
siguiente sesión a documentar los progresos relevantes que se vayan produciendo. Al final, las actas contarán
con un espacio para la forma de la persona encargada de llevarla a cabo y/o del presidente de la reunión.
Anexo: los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de
presentaciones o documentos con hechos y cifras sobre el tema que proporcionen información gráfica en
las actas.
Para las resoluciones y solicitudes oficiales se utiliza el estilo directo, y todas las demás declaraciones
se anotan en estilo indirecto. Por lo general, se debe redactar un acta en tiempo presente aunque en algunos
casos también puede elegirse el pasado; sea cual sea la forma elegida deberás atenerte a ella durante todo el
documento.
Al tratarse de un documento utilizado en multitud de situaciones y en organismos públicos y
privados, algunas de las clases de actas más comunes que podemos encontrar son las siguientes:
Las actas de reunión
El primer tipo de acta que vamos a ver son las actas de reunión, este tipo de acta es el más común y
se aplica en múltiples contextos, siempre para dejar constancia de todo lo acontecido durante una
reunión, por ejemplo, un acta de reunión de trabajo o un acta de reunión de socios, actas de reunión del
comité de empresa, en un ambiente más empresarial.
Las actas de inspección de trabajo. Las actas de inspección de trabajo son documentos de carácter
público que se emiten después de una inspección de trabajo. Con esta se inicia el procedimiento
sancionador debido a la infracción de alguna ley. Esta es una propuesta de sanción, es decir, es la
autoridad competente la que debe decidir si esa propuesta de sanción se convierte finalmente en
sanción.
Las actas notariales. Se trata de un documento que deja constancia de unos hechos que
involucran a dos o más partes ante un notario, con el fin de tener pruebas
Las actas o certificados de nacimiento. es el acta que se redacta para registrar el
nacimiento de un bebé en un país determinado. contiene los datos personales del recién nacido que
incluyen: Nombre y apellido, Fecha de nacimiento, y Número y fecha del acta de nacimiento emitida
por el municipio.
Las actas de matrimonio
es el documento en el que se deja constancia del momento en que una pareja acepta casarse de
manera legal, e indica todos los datos relacionados con el enlace matrimonial:
Los datos personales de los cónyuges
La fecha en que se celebró el matrimonio
El lugar donde se celebró el matrimonio
El registrador o ministro de culto que celebró el matrimonio
Las actas de divorcio
constata de manera legal que una pareja ha decidido divorciarse. Este acta tiene que ser llevada a
cabo por un juez en el registro civil. Para que el certificado de matrimonio tenga validez, durante la
firma deben estar presentes tanto la pareja, como los padrinos y los testigos que son quienes firman el
documento que forma parte del libro de registros y teniendo una numeración concreta, valida el
matrimonio legalmente.
Las actas de defunción
El acta de defunción es un acta que se realiza cuando fallece una persona, con la intención de
constatar su muerte. Esta acta debe ser validada por un juez en el registro civil. En este acta se
especifica el nombre completo del fallecido, causas de la muerte y fecha de nacimiento. Este tipo de
acta es fundamental para invalidar un acta de nacimiento, para cobrar una herencia, pagos y cobros
de seguros del fallecido
Las actas constitutivas
son un tipo de documento indica que una empresa se ha constituido legalmente, como el acta
constitutiva de una sociedad civil o de una anónima. Este acta debe ser redactada por la autoridad
competente. En este acta se recoge todo lo referente a la constitución de la empresa, el número de
accionistas que habrá, la cantidad de empleados, el alcance que tendrá la empresa, etc…
Las actas policiales
Las actas policiales. Es un documento a través del cual se registra de forma escrita un hecho
punible, especificándose la autoría de los hechos y las evidencia recogidas.
Hay distintos tipos de actas policiales según cual sea la finalidad de la misma:
Acta de denuncia de establecimiento: se establece cuando un establecimiento que está abierto al
público no tiene licencia o no se ajusta a la actividad a la que debería ajustarse.
Acta de decomiso por venta ambulante: se establece cuando se proceda a la retirada de género o
productos que se encontraban vendiéndose en régimen de ambulancia y que además cumplen alguna
de las siguientes características adicionales: Carecer de la licencia de comercial correspondiente,
tener a la venta productos que no son autorizados o no clarificar la procedencia de los productos
debido a no poder justificarla.
Acta de decomiso de estupefacientes: Esta acta por decomiso de estupefacientes, es un acta que se
establece por vía administrativa, bien sea por la tenencia o consumo de estupefacientes en la vía
pública. En caso de que se tratase de un delito contra la salud pública se aportará también en el
atestado.
Acta de decomiso de arma blanca: El acta de decomiso de arma blanca se establece cuando una
persona porta armas blancas en la vía pública o en cualquiera de los casos previstos en la ley de
protección de seguridad ciudadana. Este acta también será la que se aplicará en caso de decomisar
cualquier otro objeto peligroso para la seguridad de los ciudadanos.
Las actas administrativas
son actas en las que se queda registrada la infracción al reglamento interno de una empresa o
institución por parte de un trabajador, o cuando se niega a cumplir las cláusulas del contrato. A
menudo estas actas responden a una mala praxis por parte del profesional, una conducta no acorde
a la ley o un incumplimiento del régimen o código de conducta que tenga establecido la organización.
Las actas administrativas dan la posibilidad a quien notifica para que inicie sus posibles alegaciones en
un plazo de tiempo determinado.
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