Apunte de Lectura Complementaria

Conocimiento,
Aplicación y Uso
Práctico de MS Excel

CET OTEC Capacitación en el Trabajo

Organismo Técnico de Capacitación Certificado NCh 2728
Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4

EL CAMBIO RADICAL DE MICROSOFT OFFICE ............................................................................................................. 4

LA CINTA DE OPCIONES ......................................................................................................................................... 4
LAS PARTES DE LA CINTA DE OPCIONES ..................................................................................................................... 5
EXISTEN TRES COMPONENTES BÁSICOS EN LA CINTA DE OPCIONES.................................................................................. 5
FICHAS ADICIONALES ............................................................................................................................................ 7
Ocultar temporalmente la cinta de opciones............................................................................................. 8
USO DEL TECLADO ............................................................................................................................................... 8

MÓDULO 1: HOJA DE CÁLCULO DE MS EXCEL ............................................................................................ 10

¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL? .............................................................................................................................. 10

ELEMENTOS PRINCIPALES DE EXCEL ....................................................................................................................... 10
TIPOS DE DATOS ADMITIDOS POR EXCEL................................................................................................................. 10
ESPECIFICACIONES Y LÍMITES DE LAS HOJAS DE CÁLCULO Y DE LOS LIBROS ...................................................................... 11
ÁREA DE TRABAJO DE EXCEL ................................................................................................................................ 12
Descripción de la pantalla de trabajo ...................................................................................................... 13
Puntos a considerar en el diseño de una planilla de cálculo .................................................................... 13
¿Tiene su hoja un buen diseño? ............................................................................................................... 13
VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS .................................................................................................................... 14
DIVIDIR UNA HOJA EN PANELES ............................................................................................................................ 15
Inmovilizar Paneles .................................................................................................................................. 17
RANGOS DE CELDA ............................................................................................................................................ 17
CELDA ACTIVA .................................................................................................................................................. 18
Celda ........................................................................................................................................................ 18
Rango de celdas ....................................................................................................................................... 18
MOVER CELDAS O RANGOS (CORTAR) ................................................................................................................... 19
COPIAR CELDAS O RANGOS .................................................................................................................................. 19
PORTAPAPELES: ................................................................................................................................................ 20
Pegado especial: ...................................................................................................................................... 20
CUADRO DE NOMBRES ....................................................................................................................................... 22
Nombre de rangos. .................................................................................................................................. 23

MÓDULO 2: FÓRMULAS Y FUNCIONES ....................................................................................................... 28

FÓRMULAS ...................................................................................................................................................... 28
OPERADORES ARITMÉTICOS ................................................................................................................................ 28
OPERADORES DE RELACIÓN ................................................................................................................................. 28
OPERADOR DE TEXTO......................................................................................................................................... 29
FUNCIONES ...................................................................................................................................................... 30
Insertar una función ................................................................................................................................. 31
FUNCIONES LÓGICAS .......................................................................................................................................... 34
Función SI ................................................................................................................................................. 34
Función Y .................................................................................................................................................. 35
Función O ................................................................................................................................................. 35

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 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA .............................................................................................................. 36
Función CONSULTAV (BUSCARV en versiones anteriores de MS Excel) ................................................... 36
REFERENCIAS.................................................................................................................................................... 38
Referencias relativas ................................................................................................................................ 39
Referencias absolutas .............................................................................................................................. 41
Referencias mixtas ................................................................................................................................... 43

MÓDULO 3: BASES DE DATOS EN UNA PLANILLA DE CÁLCULO .................................................................. 48

TABLAS DE DATOS ............................................................................................................................................. 48

ORDENAR ........................................................................................................................................................ 50
BÚSQUEDA Y FILTRADO DE REGISTROS .................................................................................................................. 51
FILTRO AUTOMÁTICO......................................................................................................................................... 51
Filtro automático con criterios personalizados ........................................................................................ 52
Copiar listas filtradas ............................................................................................................................... 54
FILTRO AVANZADO ............................................................................................................................................ 55
SUBTOTALES .................................................................................................................................................... 57
Inserción de Subtotales automáticos a una Lista..................................................................................... 57
Insertar Subtotales Anidados ................................................................................................................... 58
Usar más de una función de resumen ...................................................................................................... 60
Eliminar Subtotales .................................................................................................................................. 61

MÓDULO 4: GRÁFICOS DE DATOS .............................................................................................................. 62

TIPOS DE GRÁFICO DISPONIBLES ........................................................................................................................... 62

DATOS DE ORIGEN ............................................................................................................................................. 66
FORMATO DEL GRÁFICO...................................................................................................................................... 69

MÓDULO 5: TABLAS DINÁMICAS ............................................................................................................... 72

Componentes y Organización de una tabla dinámica ............................................................................. 72

Construcción de una tabla dinámica........................................................................................................ 72
Modificación de una Tabla Dinámica ...................................................................................................... 76
Agregar y eliminar datos de una tabla dinámica ..................................................................................... 77
Agregar datos de una tabla dinámica ..................................................................................................... 77
Cambiar la distribución de una tabla dinámica ....................................................................................... 77
Editar una tabla dinámica ....................................................................................................................... 77
Edición de campos y elementos en una tabla dinámica .......................................................................... 77
Dar formato a una tabla dinámica .......................................................................................................... 78
Agrupar los elementos de una tabla dinámica ........................................................................................ 80
Agrupar los datos por rango. ................................................................................................................... 84

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Introducción
El cambio radical de Microsoft Office
Las últimas versiones de Microsoft Office, 2007 y 2010 representan la reforma más radical que se
haya realizado en el software. Junto con los navegadores de Internet, Microsoft Office es
probablemente el producto informático más usado en el mundo entero.
Toda la interfaz para el usuario y la manera en que ejecuta cualquier actividad en los tradicionales
programas han sido cambiadas y sustituidas por algo totalmente nuevo, cosa que tiene que
habernos provocado más de algún dolor de cabeza cuando queríamos hacer una modificación a
nuestros archivos. Por ejemplo, en Word, Excel y PowerPoint han dejado de existir todos los
menús. Tampoco han sobrevivido las barras de herramientas, que han sido reemplazadas por una
tira de íconos que se sitúa en lo alto de la pantalla denominada “Cinta de opciones”. A diferencia
de lo que ocurría con Windows XP en que podíamos modificar la interfaz para mantenerlo
“parecido” a las versiones anteriores, en office 2010 no es posible volver a la interfaz clásica

La cinta de opciones
La cinta de opciones es una manera de organizar comandos relacionados para que sean más
fáciles de encontrar. Los comandos aparecen como controles en la cinta de opciones. Los
controles se organizan en grupos a lo largo de una franja horizontal en la parte superior de una
ventana de aplicación. Los grupos relacionados se organizan en fichas.

Ahora se puede tener acceso con la cinta de opciones a la mayoría de las características a las que
se tenía acceso con menús y barras de herramientas en las versiones anteriores de Microsoft
Office

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Las partes de la cinta de opciones

Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones.

1
3

1. Fichas. Hay siete fichas básicas en la parte superior. Cada una representa un área de
actividad.

2. Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados.

3. Comandos. Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o

despliega un menú
Todo lo que hay en una ficha ha sido cuidadosamente seleccionado en función de las actividades
del usuario. Por ejemplo, la ficha Inicio contiene todo lo que se utiliza con mayor frecuencia, como
los comandos del grupo Fuente para cambiar la letra de un texto: Fuente (tipo de letra), Tamaño
de fuente, Negrita, Cursiva, etc., optimizando el uso del tiempo ya que no es necesario entrar a
sub menús para realizar cambios de formato más específicos como el tipo de letra subíndice o las
variaciones del subrayado
A simple vista hay comandos que desaparecieron de los menús en relación a versiones anteriores
de office, para acceder a estos comandos se puede utilizar el Iniciador de cuadros de dialogo que
es un botón que contienen algunos grupos en la esquina inferior derecha,

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Fichas adicionales

Algunas fichas sólo aparecen

2
cuando las necesita. Por
ejemplo, supongamos que
acaba de insertar una imagen
pero ahora desea hacer más
3 cosas con ella. Es posible que
desee cambiar el ajuste del
texto que la rodea o quizá
quiera cortarla. ¿Dónde se
encuentran estos comandos?

1. Seleccione la imagen.
2. Se muestra la ficha Herramientas de imagen. Haga clic en ella.
3. Aparecen grupos y comandos adicionales para trabajar con imágenes, como el grupo
Estilos de imagen.
Al hacer clic fuera de la imagen, la ficha Estilos de imagen desaparece y se muestran los otros
grupos.
Dependiendo del tipo de objetos con los que estemos trabajando ya sean tablas, dibujos,
diagramas o gráficos van apareciendo fichas especificas

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Ocultar temporalmente la cinta de opciones

La cinta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la búsqueda de todos los

elementos de Office 2010. Hay ocasiones, sin embargo, en que no necesita buscar nada. Sólo
desea trabajar en el archivo y le gustaría tener más espacio para hacerlo. Por ello, la cinta de
opciones resulta tan fácil de ocultar temporalmente como de usar.
Esto se hace del modo siguiente: haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen, por lo
que tiene más espacio.
Siempre que desee ver todos los comandos de nuevo, haga doble clic en la ficha activa para
mostrar de nuevo los grupos.
Es al estilo de “ocultar automáticamente” como la barra de tareas de Windows

Uso del teclado

Presione ALT a fin de ver los identificadores de sugerencias de teclas para las fichas de la cinta de

opciones, el botón de Microsoft Office y la barra de herramientas de acceso rápido.

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Esta página está destinada a los que prefieren usar el teclado. Los métodos abreviados que
comienzan con la tecla CTRL (por ejemplo, CTRL+C para copiar o CTRL+ALT+1 para Título 1) siguen
siendo los mismos que en las versiones anteriores de Word.
No obstante, el diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados. ¿Por qué?
Porque este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores:
Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.
Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas.
Los nuevos métodos abreviados tienen también un nuevo nombre: sugerencias de teclas. Presione
ALT para que aparezcan los identificadores de las sugerencias de teclas correspondientes a todas
las fichas de la cinta de opciones, los comandos de la barra de herramientas de acceso rápido y el
botón de Microsoft Office. A continuación, puede presionar la sugerencia de teclas
correspondiente a la ficha que desea ver: por ejemplo, presione O para la ficha Inicio. Esto hace
que se muestren todas las sugerencias de teclas para los comandos de esta ficha. Ya puede
presionar la sugerencia de teclas del comando que desee.
Nota: También puede utilizar los antiguos métodos abreviados de ALT+ con los que se tenía acceso
a menús y comandos en las versiones anteriores de Word, pero como los antiguos menús no están
disponibles, ya no aparecen en la pantalla las teclas que debe presionar, por lo que debe conocer
todos los métodos abreviados para utilizarlos.

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Módulo 1: Hoja de cálculo de MS Excel
¿Qué es Microsoft Excel?
Excel es un software diseñado para la elaboración de hojas de trabajo en las que se requiera
realizar diversos tipos de cálculos. Planeación, presupuestos, estados financieros y pronósticos son
algunas de las aplicaciones de este programa.
El archivo de Excel se denomina Libro y su extensión, por decirlo de una manera sencilla, el
apellido del archivo, es XLS para las versiones anteriores a MS-Office 2007 y XLSX para la versión
2007 del software, cada uno de estos libros debe tener al menos 1 hoja de cálculo para que este
sea válido.
Excel es una versión electrónica de una hoja de papel tabulada. Consistente en numerosas filas y
columnas. La intersección de una fila y una columna se denomina CELDA, y representa la unidad
de trabajo básica de una hoja de cálculo.
Toda información de una hoja de cálculo se introduce en las celdas.
La potencia de una hoja de cálculo está determinada por las fórmulas que se introducen en
sus celdas. Si se cambian valores de la hoja, las formulas, re calcularán los resultados de manera
automática e instantánea.

Elementos principales de Excel

Excel para su óptima utilización ofrece cuatro elementos principales:
Hojas de Cálculo: Este elemento permite realizar trabajos con números para calcular un informe
de gastos, llevar el control del talonario de cheques, determinar si una inversión es rentable y
realizar balances generales, estados de resultados u otros cálculos.
Bases de Datos: Se pueden efectuar análisis estadísticos de los datos contenidos en las hojas de
cálculo, almacenar grandes bloques de datos o buscar y extraer cierta información de un grupo de
ellos, entre otras.
Gráficos: Esta capacidad consiste en representar información numérica en forma de un grafico o
diagrama. Los gráficos y diagramas son indispensables para extraer la información de un grupo de
ellos, entre otras.
Dibujos: Se pueden realizar anotaciones en los gráficos y en las hojas de cálculo. Esta posibilidad
es excelente para decorar las hojas de cálculo.

Tipos de datos admitidos por Excel

Los datos en Excel pueden ser varios tipos:
Rótulos: son combinaciones de caracteres alfanuméricos, es decir, letras, números y caracteres de
puntuación. La única limitación que pone a Excel a los rótulos es que no pueden exceder los 32000
caracteres. Un rotulo no puede iniciar con un signo “+, - o = ya que Excel los confundiría con una
fórmula.

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Fechas y Horas: Excel reconoce las fechas y horas que se introduzcan en los formatos más
utilizados. El límite superior de las fechas en Excel es el 31 de diciembre de 9999, correspondiente
al número de serie 2958465. Los valores de hora se pueden utilizar en formato de 24 o 12.
Valores: En Excel valor es, simplemente, un número. Los valores que se introduzcan en Excel
deberán iniciar siempre con un caracter decimal (,), un signo + o un signo -. Excel podrá manejar
números con hasta 30 decimales.
Formulas: En Excel es posible introducir fórmulas para realizar cálculos dentro de las hojas. Todas
las fórmulas que se introduzcan deberán comenzar con algunos de los siguientes caracteres +,- o
=. Una de las cosas más importantes de las formulas es que solo trabajan con sino también con
referencias o textos.

Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros

Estas son algunos de los límites de Excel 2007, entregados por Microsoft:

Característica Límite máximo

Libros abiertos En función de la memoria disponible y los recursos del sistema

Tamaño de hoja 1.048.576 filas por 16.384 columnas

Ancho de columna 255 caracteres

Alto de fila 409 puntos

Saltos de página 1.026 horizontal y vertical

Número total de caracteres que puede contener 32.767 caracteres

una celda

Caracteres en un encabezado o un pie de página 255

Hojas en un libro En función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)

Colores en un libro 16 millones de colores (32 bits con acceso completo al espectro de colores
de 24 bits)

Nombres en un libro En función de la memoria disponible

Ventanas en un libro En función de la memoria disponible

Escala de zoom del 10 % al 400 %

Listas desplegables de filtros 10.000

Criterios de ordenación 64 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones de

ordenación secuenciales

Niveles de deshacer 100

Fte. [Link]

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 Área de trabajo de Excel
Existen 3 conceptos fundamentales en la estructura de una hoja de cálculo de Excel.
Columna. Las columnas están identificadas por medio de letras que van desde la A hasta la
combinación de las letras XFD (16384 en total). Las columnas se encuentran distribuidas
en forma vertical.

Fila. Las filas están identificadas por números del 1 al 1048576. las filas se encuentran
distribuidas en forma horizontal.
Celda. La intersección de una columna con una fila forma una celda. Una celda es una
localidad en la cual se puede almacenar un dato que puede ser un número, un rotulo una
fórmula. En total existen [Link] celdas en una hoja de cálculo. Cada celda tiene
una referencia o coordenada que está dada por la letra de la columna y el número de la
fila que forman. Ej.: A1

Barra de Título

Barra de fórmulas

Filas

Columnas

Cinta de opciones Etiquetas de hoja de Barra de acceso

cálculo rápido Barra de Estado

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Descripción de la pantalla de trabajo
Barra de Título: Contiene el nombre de la aplicación que se está ejecutando y del archivo en uso.
En la barra de título se encuentra el botón de control. Al hacer clic sobre el botón o la combinación
de teclas <Alt + Barra espaciadora> aparece un menú contextual.
Cinta de opciones: Está situada debajo de la barra de título contiene todas las opciones de Excel
agrupadas en 7 pestañas según su función. Para que accedas a las opciones de un menú puedes
utilizar el ratón haciendo clic en el nombre de la pestaña o con el teclado, usando la combinación
de teclas <Alt+ letra que aparece sobre cada comando> y posteriormente con las teclas de cursor.
Cuadro de nombres y barra de fórmulas: El cuadro de nombres muestra la referencia o el nombre
de la celda activa. La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa.
Barra de Estado: La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana de aplicación.
Contiene un área de mensajes, área auto calcular y el indicador del teclado. En ella se muestra la
información relacionada con la opción que se está seleccionando o ejecutando.
Etiquetas de las hojas: Las etiquetas de las hojas contienen los nombres asignados a cada hoja de
trabajo.

Puntos a considerar en el diseño de una planilla de cálculo

Diseño: Un buen diseño de la hoja le facilita:
• Leer los datos
• Entender el sitio de la hoja
• Usar la información de la hoja
• Actualizar la hoja
• Ubicar rápidamente las partes importantes

Un buen diseño no tiene que ser lindo o colorido, pese a que eso ayuda con frecuencia. Una
hoja bien diseñada será cómoda para trabajar con ella y hace más fácil contestar las preguntas
que desee formular.

¿Tiene su hoja un buen diseño?

Para analizar la efectividad del diseño de una hoja, use las preguntas siguientes acerca de ella. Con
un buen diseño puede contestarlas fácilmente. Un diseño pobre o malo lo hace difícil o
imposible.
• Propósito: ¿Para qué es? ¿Qué preguntas responde?
• Datos: ¿Qué datos son usados y de donde provinieron los mismos?
• Cálculos: ¿Cómo se ejecutan? (¿Que partes son calculadas y que fórmulas son usadas para
hacer los cálculos?)

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 • Cambios: ¿Le permite esta hoja agregar o cambiar los datos más tarde? ¿Es eso
importante para esta hoja en particular? ¿Resultará fácil hacerlo?
Ver una hoja en varias ventanas

Suele suceder de forma muy común que al estar realizando hojas de cálculo vayamos ampliando
cada vez más el campo de visión de la pantalla, llegando a ocupar más de una página por hoja, y
cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incómodo tener que desplazarse cada
vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro.

Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y así
trabajar de una manera más cómoda con los datos introducidos.

Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opción de ver la
misma hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaña Vista y pulsar el botón
Nueva ventana, si la ventana que teníamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de que
haya ocurrido algún cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de título podemos ver
que ahora el nombre del documento además tiene añadido al final ":2" indicando que es la
segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en

Organizar todo y seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o
Cascada, dependiendo de cómo estén situados los datos en la
hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana

independientemente de la otra.

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Dividir una hoja en paneles
Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles.
Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opción de
dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botón Dividir en la pestaña
Vista y automáticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales
podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.

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Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras de
división:
Tenemos dos disponibles:
- La barra de división horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical arriba del

todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris que está encima de la flecha de
desplazamiento el puntero del ratón toma el aspecto , indicando el desplazamiento hacia
arriba y hacia abajo..
- La barra de división vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la derecha

del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris vertical que está a la derecha de la
flecha de desplazamiento, el puntero del ratón adopta la forma , indicando el desplazamiento
de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.

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Inmovilizar Paneles
Podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.
Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarnos únicamente
sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opción
de inmovilizar los paneles.
Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la
pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para
que ejerza la misma función) selecciona la opción correspondiente
En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones selecciona el
rango de celdas y pulsa la opción Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podrá desplazarse, el
resto permanecerá inmovilizado.

Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta opción y haz clic sobre
Movilizar paneles.

Rangos de Celda
Como vimos anteriormente una hoja de trabajo de Excel Contiene millones de celdas. Pero casi
nunca se utilizan todas. Y en este punto es importante comprender un concepto fundamental para
trabajar con planillas de cálculos: Los rangos de celdas.
¿Qué es un rango? Es un conjunto de una o más celdas que además de contener datos se pueden
utilizar para diversas operaciones y servir de base para otros objetos de la planilla de cálculo (por
ejemplo, gráficos y funciones).
Los rangos suelen ser identificados por las referencias de la celda de su esquina superior izquierda
contra la esquina inferior derecha.
Por ejemplo, ingrese valores en las celdas A1, A2, B1 y B2. Luego, seleccione el rango mediante un
clic en A1 y, manteniendo presionado el botón del mouse, arrástrelo hasta B2 y suéltelo. Las
cuatro celdas que conforman el rango quedan marcadas de otro color. En definitiva, usted tiene
seleccionado el rango A1:B2, De esa forma se identifican los rangos en Excel

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Celda activa
En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demás por tener su
contorno remarcado como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor en otros
programas: nos indica dónde estamos para trabajar). Es una celda que está abierta para su
manipulación o edición, de forma sencilla, en esa celda va a quedar toda la información que
escribamos
Si se ha realizado la selección de un rango la celda activa se localiza en la primera celda que se ha
determinado para seleccionar el rango.

Celda

Rango de celdas

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón

sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.

Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al
situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple flecha.

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Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas.
Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina.

La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.

Celda Activa

Mover celdas o rangos (Cortar)

Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos:
Situar el cursor del ratón sobre el marco de la celda o rango.
Con el cursor en forma de flecha cuádruple pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la
nueva posición.
***Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicación hay ya datos existentes, el
programa avisará de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo
ocurrirá en el caso de realizar una copia***.

Copiar celdas o rangos

Es posible copiar una celda o rango de celdas a una única posición (un lugar en concreto) o bien a
lo largo de una fila o columna (a celdas contiguas), los métodos a seguir son:
Copiar a una posición:
Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
Situar el cursor del ratón sobre el marco o borde de la selección, toma apariencia de cuádruple
flecha.
Pulsar el botón izquierdo del ratón y comenzar a arrastrar a la nueva posición.
Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada (apreciar que aparece un signo más en pequeño
indicando que no se trata de mover sino de copiar), soltar el botón del ratón en la celda de destino
deseada. En ese momento queda realizada la copia.
Copiar a lo largo de una fila o columna:
Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
Situar el cursor del ratón sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la celda), toma
apariencia de cruz negra.

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Pinchar con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar la selección en dirección de una
fila (a celdas contiguas de su derecha) o una columna (a celdas contiguas por debajo de ella) hasta
la última celda en la que se quiera realizar la copia.
Copiar a otras hojas:
Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
Seleccionar la opción Copiar de la pestaña Inicio
Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se
desean poner los datos.
Acceder a la pestaña Inicio y seleccionar la opción Pegar.
Este último método para copiar aunque puede resultar más lento que los anteriores sirve para
realizar cualquier tipo de copia y es el más universal, además a la hora de pegar tenemos
diferentes opciones como veremos a continuación.

Portapapeles:
Excel nos permite pegar no sólo lo último que hemos copiado sino lo que anteriormente habíamos
copiado. Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opción de
Inicio/Copiar o con el botón derecho del ratón (menú contextual) seleccionar copiar. Para ver
todo el contenido del portapapeles (24 contenidos como máximo) vamos a la pestaña Inicio
/Portapapeles de Office y se abre el Panel de tareas en el grupo portapapeles desde allí podemos
pegar cualquier contenido o eliminarlo para ello basta hacer clic en el triángulo situado a la
derecha del contenido.

Activamos el portapapeles

Elementos recopilados

Pegado especial:
Después de pegar aparece, junto al texto pegado, un botón junto con un triángulo, haciendo clic
sobre él se despliega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial (las opciones

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de pegado varían según el tipo de información que pegamos en la celda o los formatos que traía
de origen la información

Aunque su aplicación la podamos entender más adelante en éste libro, Excel permite realizar un
pegado especial más completo, para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda
desde la pestaña Inicio seleccionamos Pegar/Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de
diálogo:

Las opciones son:

Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula ni el formato.
Formatos: Pega solamente el formato de la celda.
Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.

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~ 21 ~
Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas.
Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.
Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número
de las celdas seleccionadas.
Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.
En el recuadro Operación elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos
iniciales de la celda donde se copia. Así, por ejemplo, si en la celda B1 tenemos el valor 2 y
copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2x4, es
decir, 8.
La casilla Saltar blancos se usa cuando se quiere que Excel ignore cualquier celda en blanco del
rango de copia. Normalmente si se copia un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán
sobre las celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del
valor inicial pero, si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se
verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original.
La casilla Transponer sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado
seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.

Cuadro de nombres
El Cuadro de nombres es una casilla que se encuentra al lado izquierdo de la barra de fórmulas,
tiene varias funciones, las más básica es mostrar la celda activa. En el caso de un rango solo se
muestra la celda activa dependiendo de dónde empezamos a marcar al rango.

Cuadro de Nombres

Celda Activa

También tiene como función facilitar la selección de un conjunto de celdas es decir, evitar el
proceso de hacer clic en la celda y arrastrar el mouse hasta terminar la selección. Esta tarea,
aunque es sencilla en conjuntos de celdas pequeños, resulta bastante complicada con rangos más
extensos o en casos en que el grupo de celdas es discontinuo.

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Para hacer una selección solamente escribimos en el cuadro de nombres el conjunto de celdas
que quiero abarcar utilizando la nomenclatura anteriormente mencionada y presionamos ENTER,
Ej.: A1:E6
También es posible hacer una selección con celdas discontinuas utilizando “;” en vez de “:” o
haciendo combinaciones como se puede ver en las imágenes

Otra función del cuadro de nombres, quizás la más importante, es la de poder asignar nombres a
rangos de celdas,
Se hace mucho más simple utilizar un nombre “amigable” o fácil de recordar que utilizar
referencias, lo vemos todo mucho más claro e intuitivo, podemos tener una fórmula relativamente
sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla.

Nombre de rangos.
Nombrar Rangos
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre
de cuatro productos

1. Seleccionamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de marzo,

importante seleccionar solo el rango de valores NO incluir el encabezado (para este caso la
palabra marzo)

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 2. En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre que
pondremos al rango. Escribimos Marzo.

3. Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos

Hagamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Notebooks e Impresoras
a) Sombreamos todos los datos relacionados a Notebooks

b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Notebooks. Y pulsamos Enter en el teclado

Para las Impresoras:

Sombreamos datos de ventas de los Impresoras

Escribimos en el Cuadro de nombre, Impresoras. Y pulsamos Enter en el teclado

Como vemos, asignar nombres es relativamente sencillo pero ¿Qué pasa cuando nuestro listado es
muy extenso?

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Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de
herramientas.
Seleccionamos el rango de datos y en esta ocasión SI incluimos los encabezados
Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas
Seleccionamos el ícono Crear desde la selección

Aparecerá una ventana en la que elegimos de donde tomara los nombres de rango,
Para este caso elegimos Fila Superior y Columna Izquierda, después presionamos aceptar

Vamos nuevamente al cuadro de nombres y desplegamos el listado, podremos ver los nombres de
rango que fueron creados a partir de la fila superior y columna izquierda tal como indicamos en el
paso anterior.

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Veamos ahora una aplicación práctica
Ejemplo 1. Total de Ventas en Febrero
Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de ventas de
Febrero.

Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operación, seguidamente de la
palabra Suma y el nombre del rango Febrero

Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de febrero, sin

necesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente

Ejemplo 2. Ventas Totales Semestrales de Notebooks e Impresoras

a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado
b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operación en la celda, seguido de la palabra Suma y
escribimos dentro de los paréntesis, las palabras Notebooks e Impresoras separados por un punto
y coma.

Notemos que las palabras Notebooks e Impresoras, se encuentran colocados como el rango de
datos o celdas a sumar a partir de la fórmula común: =Suma(nombre1;nombre2)

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c) Damos Enter en el teclado y ya estará calculado el total de la suma de Notebooks e Impresoras,
sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras

Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fácil insertar funciones
sin necesidad de realizar una selección de celdas. Además que puede ser realizada en cualquier
parte de la hoja de trabajo, lo único que debemos recordar es como nombramos nuestro rango.

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Módulo 2: Fórmulas y funciones
Fórmulas
Una fórmula es una operación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las
fórmulas pueden contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso
funciones

Para trabajar con fórmulas debemos tener en cuenta:

Siempre empiezan con el signo “=” (igual) colocado en la celda donde quiere que aparezca
el resultado de la fórmula aplicada. También se puede utilizar el signo “+”.

Cada fórmula utiliza uno o más operadores (aritméticos, de relación o de texto).

Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante operadores aritméticos.
Cuando utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas, además
de otros valores.

Operadores Aritméticos

Una fórmula puede involucrar una o varias Operadores Aritméticos

operaciones matemáticas. Al calcular una fórmula % Porcentaje
aritmética, Excel realiza las exponenciaciones
^ Exponenciación
(elevado a), multiplicaciones, divisiones y cálculo
de porcentajes en primer lugar y luego las sumas * Multiplicación
y restas. Si se desea alterar este orden natural, se / División
deben introducir paréntesis. Excel utiliza seis + Suma
operadores aritméticos: - Resta

Operadores de Relación
Los operadores de relación establecen una comparación entre dos argumentos. Una fórmula
construida en base a operadores aritméticos puede retornar infinitos resultados distintos. En
cambio una fórmula construida en base a operadores de relación retorna dos únicos resultados.
Por ejemplo:

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La fórmula =A1+10 puede retornar infinitos Operadores de relación
resultados distintos que dependen del contenido de > Mayor que
la celda A1. < Menor que
La fórmula =A1>10 solo entregará uno de estos = Igual que
resultados, VERDADERO o FALSO dependiendo del >= Mayor o igual que
contenido de la celda A1. <= Menor o igual que
<> Distinto que
Los operadores de relación son seis:

Operador de Texto
Dentro de los operadores existe uno que es Operador de concatenación, a través del cual se
pueden conectar dos o más valores de texto. El caracter que lo representa es & (Ampersand)
El único operador de texto es el símbolo &. Por ejemplo: Si la celda A2 contiene el valor Rosa y la
celda B2 contiene el valor Díaz la fórmula ="B2&” "&A2 retornará el resultado Díaz Rosa.

Una vez haya decidido las operaciones que necesita y los datos con los que trabajará, se procede a
construir la fórmula en la celda en la que quiere el resultado final. Vamos a tomar los siguientes
datos como ejemplo:

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Supongamos que queremos crear una fórmula para saber el precio total que pagaremos por cada
artículo. Los pasos a seguir son:
1. Haga clic sobre la celda D2 para convertirla en celda activa. Escriba el signo igual (=)
2. Lo que queremos hacer es una multiplicación del precio unitario por la cantidad de
productos. Recuerde que se trabaja con las referencias de las celdas, lo que garantiza que
al realizar cualquier modificación en los datos de entrada de la fórmula, el resultado final
se modificará automáticamente permitiendo mantenerse actualizado. Así, escriba luego
del signo =B2*C2
3. Presione Enter y le aparecerá el resultado

No es necesario que repita la misma operación para cada producto pues Excel tiene una función
denominada Autollenado que lo hace automáticamente. Continúe con los siguientes pasos:
4. Haga clic sobre la celda D2 (donde está el resultado). Observe que en la esquina inferior
derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro

5. Coloque el puntero sobre el cuadro de autollenado y arrastre hasta la celda D5.

Aparecerán todos los resultados

Nota: cuando las fórmulas contienen varias operaciones a la vez, siempre se separan las de mayor
rango de las de menor usando paréntesis. Ej: = (B2+B3)*C2
Las fórmulas pueden ser algo sencillo como el ejemplo que acabamos de ver o pueden ser de
forma compleja cuando las combinamos con una mayor cantidad de términos y funciones

Funciones
Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos
permiten realizar operaciones más complejas de forma sencilla, tanto con valores numéricos o
valores de texto.
Todas las funciones tienen en común una forma de escribirlas (Sintaxis)
Nombre_de_la_funcion(argumento_1;argumento_2;argumento_n), los
argumentos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis. Dependiendo de la
función cambia el tipo de argumento incluso hay funciones que no tienen ningún tipo de
argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la función. Ejemplo
función HOY()
Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por separado ya que cada
una de ellas nos ofrece un resultado diferente.
Por ejemplo para sumar en una fórmula sabemos que se utiliza el signo “+” de igual forma
debemos conocer el nombre de la función para poder utilizarla, “=SUMA(nº1;nº2;…)”

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Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones es más fácil poder encontrar la combinación
de funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado.

Para trabajar con funciones debemos tener en cuenta:

 De preferencia utilizar la referencia o dirección de la celda (ejemplo A1, C7 o F184, etc.)
para la construcción de la función. Esto le da carácter universal a la función, permitiendo
la actualización inmediata del resultado en caso de modificar alguno de los datos
contenidos en la celda de origen.

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.

 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas u otras
funciones.

 Los argumentos deben de separarse por ";" (esto puede variar de acuerdo a la
configuración regional del sistema operativo).

Ejemplos: =SUMA(A1:C8)
El operador " : " identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la
celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar una de las ventajas de utilizar la función, se hace mucho más
cómodo escribir los parámetros como rango que utilizar una fórmula y escribir cada uno de los
términos.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener funciones anidadas dentro de
la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así
hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Insertar una función

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más
fácil trabajar con ellas.
En primer lugar debemos elegir la celda en la que quiero el resultado
Si queremos introducir una función en una celda tenemos varias maneras:

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Primera forma
El primer caso que tomaremos como ejemplo será la función PROMEDIO,
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.

Calcularemos los promedios para tres alumnos

 Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el ícono Insertar

función de la barra de herramientas.

Se abrirá una ventana que nos

mostrara un listado de las
funciones disponibles en Excel
Por defecto se muestra la categoría Usadas
recientemente. Podemos elegir otra categoría o
también escribir lo que queremos hacer en el espacio
Buscar una función:, de esta forma Excel
automáticamente busca la función que se adapte a la
necesidad.

 Seleccionamos la función PROMEDIO.

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~ 32 ~
Se abrirá el cuadro de dialogo de la función PROMEDIO

Seleccionamos las celdas que deseamos promediar, el rango B2 a E2 (para el alumno 1)

Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado., repetimos el ejercicio para el

resto de los alumnos

Este es un ejemplo para el entendimiento del proceso de insertar una fórmula y que se hace
extensible a listados de datos mucho mayores, el cálculo se puede hacer con igual sencillez

Segunda Forma
 Buscamos el ícono que contiene esta función Promedio, de las opciones que se tienen en
el listado de funciones de la barra de
herramientas
Seleccionamos la función
Promedio del paquete de funciones
Estadísticas.
Nuevamente aparecerá el cuadro
de dialogo de la función Promedio. Los
siguientes pasos son los mismos que en el
caso anterior

El segundo caso de ejemplo, es la función

Mínimo. Utilizada cuando necesitamos
saber de un conjunto de elementos
numéricos, cual es el valor más pequeño.

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~ 33 ~
 Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el listado la
función Mínimo dentro del
paquete de funciones
Estadísticas

Seleccionamos la función
MIN, de mínimo

Se abrirá nuestro cuadro de controles de esta función y sombreamos el área de la que

queremos saber el valor
mínimo
Pulsamos Enter en
el teclado para conocer el
resultado

Y obtenemos el valor mínimo para el primer alumno, después repetimos el ejercicio para los otros
2.

Funciones lógicas

Son funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar según la respuesta
obtenida.

Función SI
La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados
Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.
Sintaxis:
SI(Prueba Lógica; Valor si verdadero; Valor si falso). Lo que escribamos dentro del segundo y
tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta
lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para
esta función.

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Para realizar la Prueba Lógica utilizaremos los operadores de relación que vimos anteriormente:
= para preguntar si dos valores son iguales,
> para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor,
>= con este podremos conocer si es mayor o igual,
<= preguntamos por menor o igual,
<> preguntamos sin son diferentes
Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos
que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras
que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18. La función
que deberíamos escribir sería =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el
primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es
Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa,
realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

Función Y
Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Nos permite realizar en lugar de una
pregunta, varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en el
momento que todas las respuestas sean verdaderas.
Sintaxis:
Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en
centímetros. En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y
mide más de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto
"NO puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la
función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.

Función O
Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella también podremos
realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el argumento reservado para cuando
la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las
preguntas dentro de la O sea verdadera.
Sintaxis:
O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de
16 años o mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto
"Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no
se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

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Funciones de Búsqueda y Referencia
Función CONSULTAV (BUSCARV en versiones anteriores de MS Excel)
Cuando se trata de realizar asignaciones que dependen de una condición la función SI puede
resolver el problema, pero si las asignaciones son múltiples su utilización puede complicarse. Una
alternativa es usar una función de búsqueda y referencia como CONSULTAV.
La función CONSULTAV busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Es decir, esta función
requiere de una tabla o matriz almacenada en algún lugar de la hoja que establezca las
asignaciones.
Sintaxis:
CONSULTAV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede
ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación: es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango. Los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación
deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo
contrario, CONSULTAV podría devolver un valor incorrecto.
Indicador_columna: es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_de_comparación y así sucesivamente.
Ordenado: es un valor lógico que indica si desea que la función CONSULTAV busque un valor igual
o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la
función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor
inmediatamente menor que valor_buscado.:
Suponga ahora que el profesor del ejemplo de la función SI anterior establece la siguiente regla:
“Aprueban quienes obtengan un promedio igual o superior a 5, rinden examen quienes obtengan
un promedio entre 4 y 5 y reprueban quienes obtengan promedio inferior a 4”.

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~ 36 ~
En este caso, claramente las alternativas son más de dos (aprueba, reprueba, examen) y por lo
tanto la función SI deja de ser útil (aunque todavía podría utilizarse, pero piense en un caso de 10
o más alternativas disponibles).
Para explicar el modo de funcionamiento de la función, examinemos el caso de Felipe Lara, quien
ha aprobado. Su promedio es 5,8 (el Valor_buscado), la función se dirigirá a la tabla inferior
(Matriz_buscar_en) y buscará en la primera columna el valor exacto, si no lo encuentra elegirá el
valor menor más cercano (5,0) al Valor_buscado, se desplazará por la misma fila hasta llegar a la
columna 3 (Indicador_columna) y arrojará como resultado el valor almacenado allí.

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Referencias
Este tema es MUY IMPORTANTE por lo que vamos a realizar un estudio minucioso y detallado del
mismo. Desde un punto de vista práctico, la mayoría de las hojas de cálculo que se realizan
contienen pocas fórmulas diferentes unas de otras, ya que suelen ser fórmulas que se repiten
varias veces a lo largo de la hoja de cálculo (los cálculos suelen ser repetitivos). Por ejemplo, para
calcular los datos de la nómina para un empleado, con sueldo, gratificaciones, impuestos, etc.
utilizamos una serie de fórmulas que se repetirán para el cálculo de la nómina del resto de la
plantilla.
La forma de trabajo, por lo tanto, consistirá en crear una fórmula inicial de tal forma que esa
fórmula se pueda copiar de manera rápida y fácil al resto de celdas de nuestra hoja en donde la
necesitemos. Dicho esto se establece entonces que lo esencial de una fórmula es que esta sea
“copiable”. Si lo es, la copiaremos y habremos ahorrado horas y horas de trabajo.
Para que una fórmula sea “copiable” debemos utilizar principalmente “referencias”
¿Qué es una referencia?. Todas las celdas de una hoja de cálculo se identifican con una letra,
relativa a la columna, y un número, referente a la fila en que se halla la celda. Cuando esas
coordenadas se utilizan en una fórmula o una función se las llama “referencia de celda” o
simplemente referencias, para referenciar a una celda comenzamos con el signo “=” y después
anotamos la dirección de la celda a utilizar.
En la imagen vemos como se está haciendo mención a
la celda A1
También tenemos la posibilidad de trabajar con celdas
que no se encuentran dentro de la misma hoja, para
ello tenemos que poner el nombre de la hoja una
exclamación y el nombre de la celda por ejemplo
hoja1!A1.
Por último podemos también hacer referencia a una
celda que está en otra hoja que a su vez se encuentra
en otro libro, a esto son lo que se le denomina
referencias tridimensionales o 3D, para esto tenemos
que poner el nombre del libro entre corchetes a continuación el nombre de la hoja una
exclamación y el nombre de la celda, por ejemplo [[Link]]hoja1!A1.
Estas son las tres maneras que tenemos de hacer referencia a una celda. Pero aparte de esto
podemos decir que hay tres tipos:
 Referencias Relativas (Son aquellas que varían si cambia su posición) ej.:A1
 Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su
posición) ej.: $A$1
 Referencias Mixtas (Son aquellas en las que se mantiene fijo un elemento, la columna o la
fila) ej.: $A1 o A$1

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Al copiar fórmulas contenidas en celdas hay que tener presente las direcciones o referencias de
celda que tenemos en estas fórmulas. Las referencias pueden ser de tres tipos: relativas,
absolutas o mixtas. En función de ellas el resultado de copiar la fórmula tendrá distintos efectos.

Referencias relativas
Todas las referencias son por defecto relativas es decir se van actualizando según copiamos las
fórmulas
Ejemplos:
Vamos a calcular total de una compra en base al precio y cantidad de cada producto Creamos una
tabla como la siguiente y creamos la fórmula para el primer caso en la celda D4:

Ahora debemos en las siguientes celdas las fórmulas para los subtotales de cada producto (fideos,
arroz, café) la fórmula para obtener el beneficio. Está claro que podemos ir celda por celda
haciendo lo mismo que hemos hecho en la D2, pero, con Excel, esto sería perder el tiempo. Lo que
tenemos que hacer es copiar la fórmula de la celda D2 hacia abajo.

Podemos ver que la fórmula que ingresamos en D2, en las siguientes celdas fueron cambiando, de
este modo hemos copiado la fórmula original que hemos introducido en la celda D2 a las celdas de
más abajo.
Resumen:
 Si copiamos hacia abajo aumentamos el número de la fila
 Si copiamos hacia arriba disminuimos el número de la fila
 Si copiamos hacia la derecha aumentamos la letra de la columna
 Si copiamos hacia la izquierda disminuimos la letra de la columna

Conclusión: Sin tener que hacer nada especial, solamente establecer una fórmula y copiarla
hemos visto como los operadores que intervienen se mueven con la fórmula, es decir que sin

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saberlo hemos utilizado referencias relativas de celdas. Las fórmulas se relativizan a la nueva
posición que adquieren tras el copiado. Por lo tanto, las direcciones relativas marcan una posición
variable, en relación a su posición dentro de la hoja. Al copiar una celda que contiene direcciones
relativas de celdas, las direcciones de las celdas contenidas en la fórmula copiada se modifican de
acuerdo a la nueva situación de la fórmula. Una dirección relativa se indica mediante la letra de la
columna y el número de la fila correspondientes (A1). Las direcciones relativas son las establecidas
por defecto a la hora de crear una fórmula. En el planteamiento anterior costaría el mismo tiempo
haberlo hecho para 1 producto o para 100 productos.
Veamos otro ejemplo de referencias relativas:

La celda A1=3 y la C3=7 y en la B5 ponemos la fórmula de la figura. Copiamos la fórmula una

posición a la derecha.

Vemos como al copiar la fórmula hacia la derecha (para ello tiramos del llenado rápido con el
puntero del ratón) las flechas marcan como los operadores que intervienen se han desplazado.
Si en lugar de copiar hacia la derecha lo hago hacia abajo vemos como ocurre lo mismo.

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Resumen: Referencias relativas, inicialmente, por defecto, son todas las que se especifican al
escribir una fórmula. Son aquellas que marcan o apuntan a una posición en la hoja de modo que al
copiar una fórmula que contiene direcciones relativas de celdas, estas referencias a celda, van a
cambiar relativizando las referencias de celda, siendo diferente el resultado de copiar una
fórmula, dependiendo de si se copia hacia la derecha, hacia abajo... Una dirección relativa se
indica mediante el literal de la columna y el número de la fila correspondientes, sin nada más (A1).

Información: Una vez escrita una fórmula en una celda, para ver mediante esas flechas azules las
referencias de manera gráfica, (como en las ilustraciones anteriores) lo haremos posicionándonos
en la celda que contiene la fórmula y pinchando sobre la opción Rastrear precedentes , que se
encuentra dentro del grupo de opciones Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas, de esta
manera visualizaremos las flechas que nos permiten rastrear las celdas involucradas en las
fórmulas. Para quitar las flechas acudiremos al mismo grupo de opciones, eligiendo en este caso la
opción elegiremos Quitar flechas .

Referencias absolutas
Si las referencias relativas se caracterizan por desplazarse y cambiar cuando se copia una fórmula
(eso es lo que en la mayoría de las ocasiones nos suele convenir), con las absolutas ocurre lo
contrario. Son referencias que aparecen en fórmulas y que al copiarlas no queremos que cambien
según la nueva posición, sino que permanezcan fijas.
Retomemos el ejemplo inicial pero ahora vamos a calcular los precios de los productos aplicando
el IVA.
En la celda B7 insertamos el valor
correspondiente al IVA, 19%. Y en la celda
E2 la fórmula para obtener el monto de
IVA (D2*B7, para el primer caso)

La fórmula es correcta, pero si la copiamos hacia

abajo vemos que no hemos conseguido nuestro
objetivo ya que las referencias tanto de B5 como
de B1 van cambiando
Los referencias de los subtotales en cada caso
son los que corresponden pero como las
referencias son por defecto relativas también la celda del IVA (B7) se fue actualizando, No
siempre nos conviene que las celdas se actualicen según su posición en algunos casos necesitamos
que sean fijas, para hacer copiable esta fórmula se utiliza el signo “$”

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~ 41 ~
Siguiendo con el ejemplo, corregiremos el problema modificando la fórmula y haciendo que la
referencia que apunta al IVA quede fija de manera que cuando copiemos la fórmula hacia abajo
dicha dirección apunte siempre a dicha celda y no vaya cambiando.
La fórmula resultante es ahora
D2*$B$7, siendo D2 una referencia
relativa y $B$7 una absoluta (por llevar
los signos $).Ahora la fórmula es
copiable y por lo tanto tiramos del
cuadro de llenado rápido hacia abajo.

Si analizamos gráficamente se ve como la fórmula al ser copiada, desplaza su dirección relativa

mientras que la absoluta queda fija apuntando hacia el valor del IVA.

Conclusión: Referencias absolutas son aquellas que marcan una posición fija en la hoja. Al copiar
una fórmula que contiene direcciones absolutas de celdas, éstas se mantienen fijas
indistintamente de la posición hacia la se copie la fórmula. Una dirección absoluta se indica
mediante el literal de la columna y el número de la fila correspondiente pero ambos precedidos
por el símbolo $. De esta forma: $A$1.

Lo difícil, es deducir de una fórmula escrita que referencias debemos fijar con los signos de $ y
cuáles no. La experiencia irá dictando esas visiones, aunque daremos un método para realizarlo.
Antes de copiarla es preciso reflexionar sobre si es necesario fijar algo o no.

Importante:
Para establecer las distintas direcciones en las fórmulas de las celdas existen dos métodos:
Se puede escribir manualmente el signo $ en la referencia de la fórmula donde sea preciso (como
hemos visto).
Se puede pulsar la tecla de función F4 cuando el cursor se encuentra al comienzo, en medio o al
final de la referencia. Si la fórmula a modificar es =A1*C7 y queremos modificar la primera
referencia, la de A1, colocaremos el cursor, por ejemplo en la barra superior de fórmulas entre la A
y el 1. A medida que pulsamos la tecla F4 se va conmutando la dirección por cada uno de los
cuatro posibles estados:
La referencia en principio tiene forma relativa A1.

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Si tras posicionarnos en la referencia A1 pulsamos la tecla F4 pasa a ser absoluta $A$1.
Si volvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma A$1.
Si volvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma $A1.
Si volviéramos a pulsar F4 vuelve a cerrar el ciclo comenzando de nuevo por la forma relativa A1...

Referencias mixtas
Desde un punto de vista práctico, podemos decir que mientras que el empleo de direcciones
relativas y absolutas es imprescindible para obtener buenos resultados, las direcciones mixtas
resultan algo más anecdóticas que estas anteriores pero el correcto uso de este tipo de
direccionamiento nos puede ahorrar horas de trabajo a la hora de desarrollar copiado de
fórmulas. Es el tipo, quizás, más complicado de ver.
Si se ha visto que una dirección relativa se mueve según el desplazamiento que realiza la fórmula,
y una absoluta queda fija e independiente de dicho desplazamiento, una dirección mixta se
desplaza solamente en una dirección (horizontal o vertical) permaneciendo fija en la otra. Es decir
que de una referencia de celda que tengamos en una fórmula si fuera relativa sería de la forma:
B3. Si fuera absoluta sería $B$3, y si fuera mixta sería o bien B$3 o bien $B3. Lo vemos con un
ejemplo:
Vamos a preparar una tabla que obtiene diferentes valores de porcentaje para diferentes
cantidades. El planteamiento es según la siguiente figura:

Ahora en el interior de la tabla debemos calcular los porcentajes correspondientes a los capitales
de la fila superior y teniendo en cuenta los porcentajes de la columna izquierda. De este modo si
nos ponemos en la celda B2 la fórmula será =B1*A2.

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Ahora nos encontramos en la misma situación de antes ¿puedo copiar esta fórmula al resto de
celdas de la tabla? La respuesta es NO. Si la copiamos obtendríamos resultados no correctos. Este
es un problema. A veces se copian fórmulas, y como aportan un resultado (incorrecto, pero
resultado) muchos usuarios se dan por satisfechos, y sin verificar si las fórmulas son las correctas y
si los resultados son los correctos, dan por concluido el trabajo. Esto es peligrosísimo a nivel de
profesional.
Ahora bien, si ponemos absoluta la dirección de B1 -> $B$1 entonces podemos copiar la fórmula
hacia abajo en toda su columna. El problema aparece cuando intento copiar la fórmula hacia la
derecha. Lo vemos analizado en la siguiente figura:

Pues bien, el problema se soluciona si hago uso de las direcciones mixtas, las cuales dejan fija una
fila o una columna. Analicemos la fórmula inicial de la celda B2:
=B1*A2
Nos fijaremos primero en el operador B1.
Si pensamos en la fórmula correcta que debe existir en la celda B4 vemos que debería ser =B1*A4

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Si pensamos en la celda B6 debería ser =B1*A6
Si pensamos en la celda C2 debería ser =C1*A2
Si pensamos en la celda C4 debería ser =C1*A4
Si pensamos en la celda D3 debería ser =D1*A3

Observamos que la dirección B1 pasará a ser C1, D1... lo cual nos demuestra que copiemos la
fórmula donde la copiemos dicha dirección siempre es tomada de la FILA 1 (que es la que se repite
en todas las referencias). Luego, mientras la columna ha de ir variando B, C, D, la fila permanecerá
fija 1. De este modo deducimos que para poder copiar la fórmula debo dejar variable la columna y
fija la fila. Esto se hace anteponiendo el símbolo $ a la fila que debe de permanecer fija, el 1, en
este caso, lo dejaremos fijo. Por lo tanto ese operador B1 pasará a escribirse B$1 (dirección mixta
que fija la fila 1)
Nos fijaremos ahora en el segundo operador A2.
Si pensamos en la fórmula correcta que debe existir en la celda B4 vemos que debería ser =B1*A4
Si pensamos en la celda B6 debería ser =B1*A6
Si pensamos en la celda C2 debería ser =C1*A2
Si pensamos en la celda C4 debería ser =C1*A4
Si pensamos en la celda D3 debería ser =D1*A3

Observamos que la dirección A2 pasará a ser A4, A6, A2, A4, A3... lo cual nos demuestra que
copiemos la fórmula donde la copiemos dicha dirección siempre toma el dato de la COLUMNA A,
que es la que se repite en todas las referencias. Luego, mientras la fila ha de ir variando 6, 2, 4, 3 la
columna permanecerá fija A. De este modo deducimos que para poder copiar la fórmula debo
dejar fija la columna y variable la fila. Esto se hace anteponiendo el símbolo $ a la columna que
deba permanecer fija. Por lo tanto A2 pasará a escribirse $A2 (dirección mixta que fija la columna
A)

Conclusión: La fórmula final que ha de introducirse en la celda B2 de manera que sea copiable a
toda la tabla será para B2:
= B$1*$A2

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Después copiamos hacia abajo desde el cuadro de llenado...

... y a continuación copiamos hacia la derecha

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Analizamos el resultado y vemos que es correcto:

Las direcciones mixtas son aquellas que marcan una posición fija respecto a una fila y variable
respecto a una columna o viceversa. Al copiar una celda que contiene direcciones mixtas, las
direcciones de las celdas contenidas en la fórmula copiada se modifican de acuerdo a la nueva
situación de la fórmula, pero únicamente en función del parámetro que sea variable. Una
dirección mixta se indica mediante el literal de la columna y el número de la fila correspondiente,
precedido uno de ellos por el símbolo $ ($A1 ó A$1). Como puede verse una dirección puede ser
mixta dependiendo de si se fija la fila (A$1) o la columna ($A1).
Para terminar, decir que en una misma fórmula podemos tener referencias relativas, absolutas y
mixtas.

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Módulo 3: Bases de datos en una planilla de cálculo
Tablas de Datos
Como comentamos al principio de esta guía, Excel tiene la opción de gestionar listados de
información estas listas se denominan Tablas o Bases de datos. Una tabla en Excel es un conjunto
de datos organizados en filas, denominados REGISTROS, cada columna de esta tabla contiene
información de la misma categoría y se denominan CAMPOS. En algunos casos la primera fila es la
que contiene los Encabezados o Nombres De Campo,

Si una tabla tiene una fila y/o columna completa en blanco, implica el fin de la tabla (ver imagen),
aunque la información sea del mismo tipo

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

A la hora de crear una lista de datos hay que tener en cuenta lo siguiente:
• Todos los registros de la lista de datos comparten los mismos nombres de campo. utiliza
nombres de campo para almacenar un solo dato. Por ejemplo, utiliza varios campos (Nombre,
Primer apellido y Segundo apellido) en lugar de un solo campo (Nombre completo).
• Todos los valores de cada campo deben ser coherentes. Es decir, si los datos del campo ingresos
tienen dos decimales, otro registro no debería tener cuatro decimales, aunque no es
absolutamente necesario hace más fácil la lectura de los datos.

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• De preferencia ningún valor de los campos debe quedar vacío, incluso si el valor se desconoce.
En este caso, usamos el valor 0. Al dejar un valor de datos en blanco, a veces puede que los
resultados que obtengamos sean erróneos o alguna fórmula no trabaje adecuadamente
• Es recomendable crear solamente una lista en cada hoja de cálculo. Herramientas como ordenar,
agrupar y filtrar funcionan mejor cuando se limitan a una sola lista por hoja de trabajo.
• Los nombres de los campos deben ser descriptivos pero sin excederse. Por ejemplo, un campo
llamado Nombre es más descriptivo que un campo llamado Campo A. asimismo, un campo
llamado Total de Ventas podría ser tan fácil de entender como un campo llamado Venta Total que
aparece en la parte inferior de una factura
Estos consejos nos ayudarán a prevenir posibles errores en nuestros cálculos y nos ofrecerán la
posibilidad de utilizar otras herramientas de Excel más eficientemente.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término de Listas
de datos
Una tabla de datos se puede:

Organizar (ordenar) los registros con un determinado orden

Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar solo información buscada
Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado

Crear un resumen de los datos.

Aplicar formatos a todos los datos.

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Ordenar

Cuando necesitamos ordenar una tabla de datos tenemos 2 opciones dependiendo de qué tan
compleja sea la ordenación
Si queremos una ordenación
simple, es decir por un solo
campo, por ejemplo ordenar
nuestra tabla por el campo
Empresa, debemos elegir
una celda cualquiera de la
columna Empresa, vamos a
la pestaña Datos y
presionamos sobre uno de

los botones de la
sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar por
Empresa y por Moneda, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el
cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que
queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según
el valor de la celda y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z
a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se
guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y
podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que
creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón.

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Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones, este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la
ordenación.

Búsqueda y Filtrado de Registros

Las listas o bases de datos suelen contener grandes cantidades de registros y en ocasiones se
requiere obtener listados de algún subconjunto de registros en la lista.
El Filtro Automático es una herramienta proporcionada por Excel que facilita enormemente la
obtención de listados de registros que cumplan con alguna condición particular.

Filtro Automático
Al activar el filtro automático se adicionan flechas desplegables a cada rótulo de columna
(nombre de campo), de manera que al hacer un clic sobre cualquiera de estas flechas se
desplegarán todos los elementos del campo, sin repetición.
Cada uno de estos elementos se denomina "Criterio del filtro".
Al elegir alguno de estos criterios de filtro, Excel ocultará todas aquellas filas que contengan
registros no coincidentes con el criterio seleccionado.
Ud. podrá elegir criterios para más de una columna o campo filtrando aún más la lista.
Si la lista de criterios de filtro es demasiado larga, puede simplificar el filtrado escribiendo las
primeras letras del criterio.

Para adicionar flechas desplegables y filtrar una lista con un criterio de filtro siga estos pasos:

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1. Seleccione cualquier celda de la lista.
2. Elija la opción Ordenar y Filtrar en la Ficha Inicio grupo Modificar.
3. Elija la sub opción Filtro.
4. Haga un clic en la flecha desplegable de la columna de la lista que desee filtrar (para este
ejemplo será Distribuidor).

5. Elija un criterio o varios como elementos de filtro.

Para restablecer un filtro, siga estos pasos:
1. Haga un clic en la flecha desplegable de la columna que contiene el filtro a restablecer.
2. Elija el criterio Seleccionar Todo en la lista de criterios.
Para eliminar las flechas desplegables y eliminar todos los filtros, siga estos pasos:

1. Elija la opción Filtro en la Ficha Inicio grupo Modificar.

2. Elija la sub opción Filtro.

Filtro automático con criterios personalizados

Un criterio personalizado puede ayudarle a filtrar con respecto a dos elementos de un campo a la
vez, o bien filtrar valores que se encuentren en un rango determinado. Un criterio personalizado
es por tanto, un criterio compuesto por dos criterios simples.

Para filtrar con un criterio personalizado siga estos pasos:

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1. Haga un clic en la flecha desplegable de la columna que desee filtrar (en este caso
PRODUCTO).

2. Elija un operador de comparación para el criterio en Filtros de texto (“es igual”, “es mayor”,
“contiene”, “comienza por “, etc.)
3. Elija la opción "Y" o bien "O" para conectar dos criterios si es requerido

Observe el cambio visual de una columna filtrada. Los cuadros combinados son reemplazados por
embudos simbolizando el hecho de que esta columna ha sido filtrada:

Cuando se utiliza un criterio personalizado, es determinante la elección de un conectivo adecuado

("Y" ; "O"). En general dos criterios conectados con un "Y" mostrará solo aquellas filas que
cumplan con ambos criterios a la vez. Dos criterios conectados con un "O" mostrarán todas
aquellas filas que cumplan con uno u otro criterio. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos.

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Dos criterios como estos: Conectados con: Mostrarán las filas

mayor que200 Y Con valores entre 200 y

700
menor que700

menor que200 O Con valores que no estén

entre 200 y 700.
mayor que700

mayor que200 O Todas

menor que700

menor que200 Y Ninguna

mayor que700

Visto de la perspectiva de la lógica de conjuntos el conectivo “Y” intersecta conjuntos en cambio el

conectivo “O” permite unir conjuntos

Copiar listas filtradas

Cuando desee obtener listados filtrados en otras posiciones de la hoja, siga estos pasos:
1. Filtre la lista.
2. Seleccione la lista filtrada.
3. Elija la opción Copiar en desde la Ficha Inicio.
4. Seleccione la primera celda del rango de origen.
5. Elija la opción Pegar desde la Ficha Inicio.
Para obtener listados filtrados en otras hojas del libro de trabajo, siga estos pasos:
1. Filtre la lista.
2. Seleccione la lista filtrada.
3. Elija la opción Copiar en desde la Ficha Inicio.
4. Seleccione la hoja de destino a través de las etiquetas de hoja.
5. Seleccione la primera celda del rango de origen.
6. Elija la opción Pegar desde la Ficha de Inicio.

En la Ficha “Datos”, que es donde se encuentra la mayoría de las

herramientas para trabajar con listas de datos también está
disponible la opción de filtro

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Filtro Avanzado
El Filtro avanzado es una modalidad de filtrado que nos permite utilizar una mayor cantidad de
criterios o condiciones para extraer información específica de nuestra tabla, limpiar una lista de
registros repetidos o pegar el resultado de este filtro en otra parte de la hoja sin modificar nuestra
lista original.
Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo
En el ejemplo se utilizará una lista donde se requiere filtrar por Nombre de producto, Monto y
Zona.
Los criterios tienen la siguiente lectura: “Filtre por los productos Crema Chantilly y Jugo de
Manzana cuyo Monto sean mayores de 100.000 y que se encuentren en la Zona Poniente”

Estos criterios deben escribirse en alguna parte de la hoja de cálculo.

En la Ficha datos se encuentra el grupo Ordenar y Filtrar donde se encuentra el comando

Avanzadas, al presionar este comando aparece el cuadro de dialogo donde se deben llenar los
argumentos pedidos.

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Rango de la lista: Rango de celda donde se encuentra la lista a filtrar, al pinchar avanzadas es
recomendable estar posicionado dentro de la lista para que Excel reconozca el rango de esta
automáticamente
Rango de criterios: Se debe seleccionar toda la información de los criterios para filtrado, en el
ejemplo se seleccionó el rango I4:K6.
Copiar a: Para activar este argumento se debe pinchar la opción Copiar a otro lugar y luego hacer
un clic en la celda en la cual empezara la nueva lista. En el ejemplo la lista copiada aparecerá en la
celda I9.
Solo registros únicos: Esta opción es muy útil al momento de limpiar una lista con registros
repetidos pues solo deja uno solo y elimina los que se repiten, cabe mencionar que un registro
repetido es aquel donde TODOS los campos son idénticos.

Al aceptar aparece la lista nueva copiada en otro lugar de la hoja

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Subtotales
Inserción de Subtotales automáticos a una Lista
Una forma rápida de obtener resúmenes es insertando subtotales automáticos a una lista. Esta
modalidad inserta filas conteniendo fórmulas y rótulos que muestran algún tipo de totalización
como una suma, un promedio, una cuenta entre otras funciones. Además, al crear estos
subtotales se crea de forma automática un esquema de los resultados que me permiten mostrar u
ocultar parte de la información
Una condición importante, aunque no imprescindible, para insertar subtotales automáticos es la
de ordenar previamente la lista de acuerdo al campo por el que queremos totalizar, esto facilitará
la comprensión del resumen.
Para Insertar Subtotales lo hacemos desde la ficha Datos grupo de opciones de Esquema

Para este efecto basta con posicionarse en una de las celdas de nuestro listado y dirigirnos a la
opción de Subtotal, hacer un clic en ella y observar cuidadosamente las opciones que tenemos en
la ventana siguiente:

Observe que hay una columna de cambio, una función y un subtotal que hará que dicha función
opere sobre la columna establecida. Por lo cual si quisiéramos obtener subtotales de Suma de

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Montos por Producto en primer lugar debemos ordenar por Producto para luego dirigirnos a la
opción de Subtotales y hacer que la ventana anterior tenga estas características:

Cuyo resultado (parcialmente visible) es este:

Ojo: Luego de obtener el resultado original se ha presionado el Nivel 2 para obtener este resultado
agrupado que era nuestro objetivo.

Insertar Subtotales Anidados

Si su lista ya ha sido totalizada y desea totalizar grupos menores dentro de los subtotales
existentes puede hacerlo siguiendo un procedimiento similar al anterior.

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Para insertar subtotales anidados siga estos pasos:
1. Seleccione cualquier celda de la lista anterior. (Previamente verifique que el segundo criterio
de ordenamiento de esta lista COINCIDE con aquel elemento por el cual va a subtotalizar de
manera anidada)
2. Elija la opción Subtotales disponible desde la Ficha Datos.
3. En la lista "Para cada cambio en:" elija la columna que utilizará para totalizar.
4. En la lista "Usar función:" elija la función que utilizará para totalizar.
5. En la lista "Agregar subtotal a:" elija las columnas que serán contabilizadas.
6. Desactive la casilla "Reemplazar subtotales actuales".
7. Haga un clic sobre el botón "Aceptar".

En este caso si hubiésemos deseado subtotalizar además por Zona primero deberíamos garantizar
que en el listado original los criterios de ordenamiento fueran PRODUCTO y luego ZONA. Es decir,
así:

Luego de aceptar este ordenamiento se hubiera requerido llamar a los subtotales tal cual se hizo
en el ejemplo anterior para luego realizar una nueva subtotalización que refiriese al segundo
criterio. Así:

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Con lo que hubiésemos obtenido el siguiente resultado:

Usar más de una función de resumen

Si desea usar más de una función de resumen, siga estos pasos:
1. Elija la opción Subtotales en la Ficha Datos
2. Haga un clic sobre el botón "Aceptar".
3. Vuelva a elegir la opción Subtotales y seleccione la segunda función
4. Desactive la casilla "Reemplazar subtotales actuales".
5. Haga un clic sobre el botón "Aceptar".

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Eliminar Subtotales
Para eliminar subtotales automáticos de una lista, siga estos pasos:
1. Elija la opción Subtotales de la Ficha Datos.
2. Haga un clic sobre el botón "Quitar todos".

En los subtotales un esquema podría presentar más o menos botones dependiendo de los niveles
de anidamiento de los subtotales. La siguiente tabla muestra un ejemplo de la manera como
trabajan estos botones:

ESTE BOTÓN LE PERMITIRÁ:

Ocultar todas las filas salvo el Total General.

Ocultar todas las filas salvo el Total General y

Subtotales.

Mostrar todos los detalles.

Ocultar los detalles de un subgrupo.

Mostrar los detalles de un subgrupo.

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Módulo 4: Gráficos de datos
Un gráfico es una representación visual de datos. Un gráfico constituye una poderosa e intuitiva
forma de análisis. Características como tendencias, distribuciones y comparaciones de datos
pueden apreciarse claramente a través de un gráfico.
En la Ficha Insertar Usted encontrará una sección de opciones completa dedicada a los Gráficos lo
que es posible de apreciar en la siguiente imagen:

Para crear un gráfico, primero seleccione las celdas que contienen los datos que pretende graficar.
Estos datos deberían incluir aquellas celdas que contienen los títulos de columnas y filas,
normalmente Excel los utiliza para rotular los ejes del gráfico. Veamos el siguiente ejemplo:

Una vez seleccionadas las celdas se debe seleccionar el tipo de gráfico directamente desde las
opciones disponibles de manera directa. En este caso una selección de la opción “Columnas 3D”.
Antes veamos las opciones disponibles:

Tipos de gráfico disponibles

En este primer paso debemos definir el tipo de gráfico que utilizaremos. Los tipos de Gráfico
estándar que podemos utilizar son:
Gráfico de Área y Gráfico de Superficie
Estos gráficos se utilizan mostrar las tendencias en el tiempo de los datos. Nos permiten hacer
hincapié en el crecimiento del área en el tiempo.
Gráficos de Barras y Columnas y Gráfico de Barras y Columnas en Tercera - Dimensión
Se utilizan para mostrar los datos con respecto a su variación en el tiempo, su incremento o
decremento.

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Gráfico de líneas y Líneas en Tercera - Dimensión
Son otra forma de mostrar la tendencia con el tiempo de los datos. Se utilizan mucho cuando el
número de barras es demasiado para resultar clara la gráfica.
Gráfico Circular y Circular en Tercera - Dimensión
Nos permiten comunicar qué parte de cada valor de la serie pertenece al conjunto. Es decir, de un
todo que parte representa cierto valor.
Gráfico de Anillo
Se utiliza de manera muy similar a la Circular, pero enfatiza menos el área ocupada y más el
porcentaje.
Gráfico de Radar
Muestra la relación entre partes individuales.
Gráfico de Dispersión
A este gráfico también se le conoce como gráfico Superior/Inferior/Cierre, y es la forma perfecta
para esquematizar precios de valores y bonos a lo largo del tiempo. Nos permite identificar el
precio máximo, mínimo y al cierre de cierta acción, valor o bono.
Gráfico de Burbuja
Compara tres valores. Es similar a la dispersión, pero el tercer valor es ilustrado como el tamaño
de la burbuja
Gráfico de Cotizaciones
Pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de
cálculo en un gráfico de cotizaciones. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para
indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden
correcto para crear gráficos de cotizaciones. La forma en que se organizan los datos de
cotizaciones en la hoja de cálculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico sencillo
de cotizaciones de máximos, mínimos y cierre, debería organizar los datos en columnas, con
Máximos, Mínimos y Cierre como encabezados de columnas en ese orden.

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Según la selección anterior se creará este gráfico:

También es posible seleccionar algunos otros tipos de gráfico haciendo un clic sobre el elemento
de opciones adicionales (en este caso de gráficos disponibles) que se encuentra ubicado, como es
usual, en la esquina inferior derecha del área misma de opciones de gráfico:

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Lo que a su vez nos conduce a la siguiente ventana:

Un detalle interesante de notar es que ninguno de estos gráficos contiene originalmente la opción
de Título de Gráfico la que se encuentra disponible sólo una vez finalizada la creación original del
gráfico haciendo doble clic sobre éste lo que nos conduce a una ficha especial de Diseño algunas
de cuyas opciones se pueden apreciar en la siguiente imagen:

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Se puede apreciar que en la sección de Diseño de gráfico los ítems disponibles sí poseen Títulos de
gráfico. Luego, bastará con que se encuentre seleccionado el gráfico en cuestión y el hacer un clic
sobre cualquiera de estos elementos para tener la opción de colocar el título deseado al gráfico. El
nombre que aparece por defecto en estos casos es “Título del gráfico” el cual podemos cambiar a
voluntad simplemente haciendo doble clic sobre este título no definitivo y cambiando el elemento
interior por la expresión que ilustre mejor el sentido del gráfico que hayamos desarrollado:

Dentro de cada tipo existen subtipos de dónde podemos seleccionar uno en específico.
También podemos utilizar los tipos personalizados, el separador Tipos personalizados nos permite
manipular en forma personalizada los gráficos.

Datos de origen
Al hacer clic derecho sobre un gráfico ya desarrollado tenemos el siguiente conjunto de opciones
contextuales dentro de las cuales destaca Seleccionar Datos…

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El seleccionador de datos posee el siguiente estilo:

Observe cómo aplica Excel 2007 la forma de trabajar a una estructura claramente definida
ordenada en Series de datos cuya estructura está almacenada verticalmente (Plátanos y
Manzanas) y otra la de Categorías donde los elementos se encuentran ordenados verticalmente.
Asuma que agregaremos datos de exportaciones de Naranjas a las Series para todos los meses con
una nueva fruta tal como se aprecia en la siguiente planilla (que conserva la estructura anterior):

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Agregar estos datos a la estructura original requiere que volvamos a hacer clic derecho para
revisualizar el Origen de datos. Presionemos el botón Agregar

Y observemos la ventana cuya información debemos llenar:

Colocaremos dentro de ella en Nombre de la Serie a la celda A5 que contiene la expresión

“Naranjas” que de hecho identifica al nombre de la serie mientras que en Valores de la serie
borraremos la expresión que se nos ofrece primero para luego escoger el conjunto de celdas
desde la B5 hasta la D5 cuyos valores corresponden a las exportaciones de Naranjas. De esta
manera nuestro cuadro de diálogo y el nuevo gráfico quedan ya visualizables:

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Bastará aceptar para consolidar el resultado.
Observación: Para agregar nuevos datos de otros meses simplemente será necesario redefinir las
áreas involucradas tanto de los rótulos como de las series de datos propiamente tales

Formato del gráfico

Una vez creado un gráfico, se le pueden hacer modificaciones o añadidos para resaltar más su
aspecto y darle el efecto deseado. Los menús siguen iguales, pero ahora contienen algunas
opciones distintas específicas para los gráficos.
Para cambiar el aspecto de algún elemento del
gráfico, seleccione el elemento con un clic sobre él y
diríjase a la Ficha Inicio opción Sombreado. Observe
la siguiente imagen en que la primera serie fue
seleccionada y luego nos dirigimos a cambiar su
color de relleno:

Observación: Esta estructura de cambio de formatos

se ocupa permanentemente. Se requiere seleccionar
el elemento que se desea modificar e ir a la Ficha
Inicio para modificar su estructura (tipo de letra,
color de letra, color de fondo, efectos, decimales,
etc.). Muchos de estos cambios de formato básicos
están disponibles en el formato “fantasma” de Excel
que aparece al hacer clic derecho sobre un conjunto
de elementos seleccionados:

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 También es posible rotar la base (eje X) o la
vertical (eje Y) del gráfico 3D que haya realizado.
Para ello simplemente se debe hacer clic derecho
sobre el gráfico y escoger la opción “Giro 3D”

En este caso se ha rotado la base hasta los 50º

El tipo de gráfico se puede cambiar en cualquier momento luego de desarrollado. Bastará para ello
con hacer doble clic sobre el gráfico seleccionado y luego pinchar una vez la opción de cambio de
tipo de gráfico:
Obtendremos estas posibles opciones:

Elegimos alguna para modificar nuestro gráfico original. En el ejemplo:

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CET Capacitación En el Trabajo, Organismo Técnico de Capacitación
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Módulo 5: Tablas Dinámicas
Una tabla dinámica es una herramienta interactiva que permite resumir de forma rápida y sencilla
una gran cantidad de datos. Toda tabla dinámica debe ser creada a partir de una lista de datos
existente. Con ellas podrá:
Usar formatos y totalizaciones a su elección.
Girar encabezados de filas y columnas para realizar cruzamiento de datos.
Filtrar datos en una estructura a su elección.

Componentes y Organización de una tabla dinámica

La organización de una tabla dinámica es controlada por dos componentes:

Los campos: Un campo es una categoría de datos, por ejemplo el campo "Vendedor", "Local",
"Nº de unidades", etc.
Los elementos: Un elemento es cualquier subcategoría de un campo, por ejemplo "Juan
Pérez" en el campo "Funcionario" o "Vendedor" en el campo "Cargo", etc.
Los campos pueden ser de tres tipos de acuerdo a la forma como son utilizados en una tabla
dinámica:
Campo de rótulos: Estos campos preferentemente tienen un número reducido de elementos y son
utilizados para rotular las filas o las columnas de la tabla dinámica. Estos se dividen en campos de
Fila y campos de Columna.
Cuando un campo es utilizado como Campo de rótulos, sus elementos se convierten en rótulos de
fila o de columna en la tabla dinámica, es decir detallamos los diferentes elementos de este campo
en la tabla
Campo de datos: Estos campos pueden tener un número cualquiera de elementos. En general,
aunque no necesariamente, se trata de campos numéricos y corresponden a los campos que se
resumirán.
Si un campo es utilizado como Campo de datos, sus elementos son resumidos en el área de datos
de la tabla dinámica, todos los elementos que queremos calcular van a dar a esta zona
Campo de página: Un campo de página le permitirá filtrar datos en base a los elementos del
campo.
Si un campo es utilizado como Campo de página, una flecha desplegable le permitirá mostrar
datos de un solo elemento de campo a la vez, similar a lo que hacemos al activar un autofiltro

Construcción de una tabla dinámica

Al igual que en la construcción de gráficos un asistente le guiará paso a paso en la construcción de
una tabla dinámica.

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Para iniciar la construcción de una tabla dinámica, siga estos pasos:
1. Vaya a la Ficha Insertar y escoja la Opción Tabla dinámica.

2. Escriba, seleccione o confirme el rango que contiene los datos a resumir. Luego dé clic
sobre el botón Aceptar

3. La siguiente ventana representa el estilo de situación que se muestra justo antes de crear
la Tabla dinámica. Observe a la derecha los nombres de los campos involucrados y a la
izquierda el lugar donde se creará la Tabla dinámica.

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 4. De los elementos disponibles a mano derecha y manteniendo la estructura original de las
tablas dinámicas hacemos que el espacio que la define contenga lo siguiente:
En las filas: los diferentes productos, luego arrastramos de la lista de campos el elemento
PRODUCTO y lo dejamos caer en la sección Rótulos de filas
En las columnas: las distintas Zonas. Se arrastra este elemento de la lista de campos dejándolo
caer dentro de los Rótulos de columna
En los valores colocamos el campo MONTO pues es lo que se solicita (automáticamente aparece
Suma de MONTO) pero esto es modificable
En los elementos de Filtro de página colocamos DISTRBUIDOR para visualizar la tabla dinámica
filtrada según el distribuidor que el usuario seleccione.

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 5. La tabla dinámica está automáticamente construida en base a las opciones anteriores:

Ud. siempre tendrá la posibilidad de modificar la estructura de la tabla, ya sea agregando nuevos
campos, eliminando o cambiando de posición los campos existentes en la tabla.

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Modificación de una Tabla Dinámica
Modificar una tabla a partir de los campos existentes es una tarea relativamente sencilla.
Cualquier campo existente puede cambiar de posición con sólo arrastrar los botones de campo a
su área correspondiente. Un campo de página puede convertirse en campo de columna o de fila, o
viceversa. Sin embargo, al realizar este tipo de operación se debe tomar en cuenta la cantidad de
elementos existentes en cada campo, por ejemplo, si un campo de página con muchos elementos
es convertido en una campo de fila o de columna, el tamaño de la tabla puede crecer más de lo
esperado.
Para modificar una tabla dinámica usando los campos existentes simplemente cambie de posición
los elementos requeridos. En nuestro ejemplo suponga que se desea visualizar conjuntamente en
las Filas los elementos de PRODUCTO y ZONA:

Cuando un campo es arrastrado a una nueva posición, la tabla se actualiza automáticamente

cambiando su estructura y realizando nuevamente los cálculos para mostrar los nuevos
resultados.

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Agregar y eliminar datos de una tabla dinámica
Una vez creada una tabla dinámica, es fácil incluir información adicional de los datos fuente.
Microsoft Excel vuelve a calcular automáticamente la tabla dinámica para reflejar los nuevos datos
insertados. Cuando la tabla dinámica contiene todos los datos que se desean mostrar, se pueden
ocultar temporalmente campos y elementos seleccionados. Independientemente de las revisiones
que se pueden hacer a la tabla dinámica, los datos fuente permanecen estables a menos que sean
modificados directamente.

Agregar datos de una tabla dinámica

Se puede cambiar rápidamente la porción de datos fuente que aparece en la tabla dinámica
agregando nuevos campos. Para agregar un nuevo campo a la tabla, Para ello simplemente hay
que agregarlos donde corresponda desde la lista de campos.
Se pueden agregar detalles a una tabla dinámica existente o mostrar los datos en subconjuntos
menores. Para agregar detalles a los datos existentes en una tabla dinámica, agregue un campo
de fila, de columna o de datos, o bien cambie de posición alguno de los campos existentes
arrastrándolos hacia la posición de Fila.

Cambiar la distribución de una tabla dinámica

Si desea una nueva perspectiva en la tabla dinámica cambie la fila, la columna, la página o los
campos seleccionados a una nueva posición u orientación. La distribución de una tabla dinámica se
puede cambiar de la siguiente manera:

Arrastre y coloque los campos directamente en alguna de las secciones correspondientes

Cuando se reordenan los datos de una tabla dinámica, esta se vuelve a calcular automáticamente.
Reordenar la tabla dinámica no tiene consecuencias en los datos fuente.

Editar una tabla dinámica

Se pueden realizar las siguientes tareas de edición y formato en una tabla dinámica:

Editar los nombres de los campos y los elementos.

Aplicar un estilo de autoformato a una tabla dinámica completa.

Edición de campos y elementos en una tabla dinámica

Cuando se crea una tabla dinámica, los nombres de los campos y elementos se derivan de los
datos fuente. Se puede cambiar el nombre de los campos o de los elementos en un campo según
sea necesario. Microsoft Excel retiene los nuevos nombres cuando se renuevan los datos en la
tabla dinámica. No se pueden editar las celdas en el área de datos, ni se pueden editar los
nombres de los totales generales y de los subtotales.

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Para cambiar los nombres basta con hacer un clic sobre el nombre de un campo seleccionado para
FILAS, COLUMNAS, DATOS o FILTRO y luego seleccionar la opción Configuración de campo:

En la ventana de configuración de campo que aparece puede asignar el nombre al campo, luego
presione aceptar.

Dar formato a una tabla dinámica

Observe qué ocurre si Usted se encuentra posicionado “fuera” (en cualquier celda externa) de la
tabla dinámica. Note como no tiene acceso a la configuración de los elementos de ella y que la
cinta de opciones superiores de Excel 2007 no tiene relación con dicha tabla:

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Hagamos el ejercicio contrario. Posicionémonos en cualquier celda DENTRO de la tabla dinámica y
observemos el comportamiento de la Ficha superior:

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Es claro por tanto que estar dentro de la Tabla dinámica nos da ciertas ventajas de trabajo. Las
mismas que se nos dan a la hora de dar formato a la tabla. Para dar formato bastará entonces con
posicionarse dentro de la tabla para luego dirigirnos a la ficha diseño (originalmente nos
encontrábamos en la ficha Opciones):

En la Ficha Diseño podemos dar formato a nuestra tabla dinámica escogiendo alguno de los
muchos Estilos de tabla dinámica disponibles:

Agrupar los elementos de una tabla dinámica

Es posible agrupar los elementos en una tabla dinámica para crear un solo elemento. Dicha
creación puede ser útil, por ejemplo, cuando desea agrupar meses en trimestres para hacer
gráficos o imprimir.

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Agrupar elementos dentro de la tabla dinámica.
Se debe seleccionar las celdas que se formaran un grupo.

Apriete el botón secundario del mouse (clic derecho) y pinche la opción Agrupar..
También existen comandos en la ficha Opciones para esta tarea

Si seleccionó erróneamente, Microsoft Excel le

entregara un mensaje de error.

Para el ejemplo se seleccionaran los Productos lácteos y se agruparan en Lácteos y los Jugos se
agruparan en un grupo llamado Jugos.
Selección de datos: Puede seleccionar datos en forma alternada (usando la tecla control) o
continua.

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Al hacer clic en la opción Agrupar… crea el Grupo 1, este nombre se puede cambiar en la barra de
formulas.

Se selecciona los productos que son lácteos y se agrupa.

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Se cambia nombre al Grupo por LACTEOS
Finalmente la Tabla se muestra de la siguiente manera.

Nótese que el nuevo campo de la Tabla Dinámica llamado PRODUCTO2 fue cambiado de nombre a
GRUPO, este campo se añade a la lista de campos de tabla dinámica
Si se desea tener el monto por Grupo solo se debe quitar el campo Producto de la tabla.

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Para desagrupar solo debe seleccionar las opciones a desagrupar y pinchar el comando
Desagrupar de la ficha Opciones.

Agrupar los datos por rango.

Esta forma de agrupar, permite colocar los datos en rangos (0 a 5000, 5000 a 10000, del 10-02-XX
al 20-02-XX, etc.), definiendo con qué cantidad parte el rango, de cuanto en cuanto va
aumentando y el límite hasta donde llega.
Para agrupar fechas se debe seleccionar el campo donde están las fechas a agrupar y agrupar, para
el ejemplo se agruparon los días de 10 en 10.

El resultado es el siguiente.

En el resultado final se descartó de la tabla el campo producto

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