DOCUMENTOS
EXTRAPROTOCOLARES
DERECHO NOTARIAL
Los documentos extraprotocolares son los diversos tipos de actas, certificaciones,
constancias administrativas, etc., que no forman parte del protocolo.
Según el tratadista CarlosPelosi:
“Son los instrumentos públicos autorizados por el Notario, en original fuera del protocolo,
con las formalidades de ley, en ejercicio de sus funciones y dentro de los límites de su
competencia, sin perjuicio de la entrega del original”.
Son los documentos que se entregan a los interesados y circulan tal y como han sido creados, sea
en uno o más ejemplares, así tenemos las actas, certificados, constancias, cartas, notas, cargos, etc.
La denominación de originales abarca a los protocolares y/o matrices y a los extra protocolares.
El Notario de Fe Pública no debe proceder a otorgar testimonios de documentos extra
protocolares, ya que lo correcto es franquear el original a las partes, conservando en sus archivos
sólo una copia idéntica.
Los documentos extraprotocolares son aquellos que el Notario entrega a los interesados y circulan
tal y como han sido creados (sin necesidad de que para su validez legal tengan que ser
protocolizados y se otorgue un testimonio de los mismos), sea en uno o más ejemplares, así
tenemos las actas, certificaciones, constancias, cargos, etc
LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL
DOCUMENTOS EXTRA-PROTOCOLARES
ARTÍCULO 67. (DOCUMENTOS NOTARIALES EXTRA-PROTOCOLARES).- I. Los
documentos notariales extra-protocolares son:
a. Las actas notariales;
b. Las certificaciones;
c. Intervenciones en sorteos y concursos;
d. Otros determinados por Ley.
II. Sus características y procedimientos estarán regulados por reglamento.
ARTÍCULO 68. (INTERVENCIÓN).- La intervención de la notaria o el notario de un
instrumento público extra-protocolar da fe de la realización del acto, hecho o
circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripción y fecha del
documento cuando corresponda.
Reglamento a la Ley del Notariado
ARTÍCULO 79.- (DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES).
I. Los documentos extraprotocolares son instrumentos en los que la
notaría o el notario de fe pública, a solicitud del interesado, hace una
relación donde consta su fe sobre uno o varios hechos presenciados o
que le conste, para luego ser autorizados con su firma, rúbrica y sello.
Estos documentos no forman parte, del protocolo notarial pero deben ser
registrados y archivados por la notaria o el notario de fe pública, según
su clase y siguiendo las disposiciones para los registros protocolares.
Cuando las actas se asienten en forma manuscrita, se utilizará el
formulario notarial, la letra que se utilice deberá ser legible y de regular
tamaño, de manera que pueda leerse sin dificultad.
El Acta notarial
Las actas son los documentos notariales autorizados por el Notario y cuyo
fin es fijar hechos, una situación concreta real y objetiva que ha percibido
con sus sentidos; que comúnmente tratan de declaraciones, sucesos,
circunstancias y diligencias.
El Notario da la conformidad de lo percibido por sus sentidos, es un acto
de visu o visualizado emanado de lo sucedido en el momento de la
actuación.
En las actas el Notario no entra en el fondo del asunto, adapta al derecho
solamente la forma, narra el hecho y deja como tal; no manipula ni altera,
redacta el acta traduciendo todo lo acontecido en el instante de su
actuación, relatando cada circunstancia y detalle importante para los
intereses lícitos de los interesados. En las actas solo existen hechos
La función notarial por su carácter privado y extrajudicial, está
sujeta a la rogación o solicitud de los interesados para la
constitución de los hechos en la escritura pública y la percepción
de las circunstancias que tengan relevancia jurídica en las actas de
diversa índole y categoría.
Las actas son por lo general documentos notariales
extraprotocolares, con excepción de algunas que la normativa de
algunos sistemas jurídicos exige sean incorporadas al protocolo,
como es el caso de la normativa en materia comercial cuando se
trata de protesto de letras de cambio y pagarés, siendo
extraprotocolares en todos los notariados de corte latino, en el
sistema jurídico boliviano en cambio, deben ser incorporados al
protocolo.
ARTÍCULO 81.- (ACTAS DE NOTORIEDAD)
I. Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación
de hechos notorios, sobre los cuales puedan ser fundados y
declarados derechos, así como legitimarse situaciones
personales o patrimoniales.
II. La intervención notarial se realizara previa solicitud y
acreditación del interés legítimo en el hecho cuya
notoriedad se pretende establecer con el acta, la cual deberá
aseverar que es bajo responsabilidad del solicitante.
(Reglamento, Ley Notariado)
ARTÍCULO 69. (EXTENSIÓN DE ACTAS).-
I. La notaria o el notario extenderá actas en las que se consignen
los actos, hechos o circunstancias que presencie, observe o le
conste conforme a sus atribuciones. Las actas deberán ser
suscritas por los requirentes y por quien formule
II. Previa elaboración, la notaria o el notario dará a conocer a
los presentes la naturaleza del acta y la solicitud de su
intervención para autorizar el instrumento público
extraprotocolar.
Ley 483
REDACCIÓN
Respecto a la redacción de las actas se debe tomar en cuenta que el
Notario no actúa de oficio, por lo tanto, se debe expresar que el Notario ha
sido requerido para una determinada actuación, luego se percibe los
hechos o diligencias y finalmente se autoriza con la firma del Notario. En
realidad tres son las partes de las que consta el acta:
1.-El requerimiento o rogación,
2.- La narración del hecho o diligencia y
3.- La autorización y firma.
1.- La rogación o requerimiento En lo referido al requirente es importante
registrar su identificación, capacidad de obrar sea por si o por representación,
en Cuanto al interés es necesario indagar el contenido de la actuación, la
intencionalidad del interesado que en la rogación debe ser determinada
claramente y analizar la licitud, competencia funcional y territorial del
Notario; no existe la posibilidad de actas sin compareciente ni interesado en
cuanto el Notario no actúa de oficio. En el requerimiento el Notario debe intuir
el objetivo claro del requirente y en ningún caso debe aceptar si es confusa,
ambigua e ilícita, El requerimiento corresponde a la comparecencia del
interesado que solícita que elfedatario describa, perciba o relate un hecho o
diligencia, no existen reglas precisas debiendo ajustarse el Notario en su
redacción a la realidad y veracidad de los hechos que se consignan,
expresándose con claridad y precisión.
2.- La narración de los hechos o circunstancias deben ser los actos de lo
visto, son actos de exhibición para las partes; sen la presencia de objetos,
títulos, bienes muebles o inmuebles, dinero y otros; en general la entrega de
cosas a la vista y control del Notario. Los actos de oído son las declaraciones,
aceptación de notificaciones y diligencias, por ejemplo en la asistencia a las
reuniones de directorio
3.- La autorización y firma comprende al igual que en la escritura pública la
lectura con las correspondientes advertencias a los intervinientes, dación de fe
del contenido, ratificación del interviniente cuando fuera necesario, colocar las
salvedades oportunas y las firmas que se consideren necesarias, sin que esto
sea requisito esencial que por el Notario se de fe de conocimiento de los
intervinientes.
Las actas son en realidad testimonios notariales y desde un punto de vista
notarial pueden considerarse como no protocolares porque no constituyen
derechos sólo acreditan o reflejan la realidad que ante los ojos del Notario
muestran toda su objetividad.
Por otra parte, es pertinente evaluar y captar la incorporación de
anexos, agregar al acta las pruebas que hacen más objetiva a
narración, como ser planos, diseños, certificaciones, fotografías o
fotocopias, que tienen la utilidad de completar la narración,
pudiendo incluso glosarse testificaciones y certificaciones de
peritos.
CLASES
a).- Actas de mera percepción o de comprobación de hechos, que a su vez
pueden dividirse en Actas de control y percepción y Actas de juntas y
asambleas.
b).- Actas de hechos propios del Notario.
d).- Actas de notoriedad,
e).- Actas de manifestaciones.
f).- Actas de referencias.
g).- Actas de subsanación y certificación.
h).- Actas de protesto de documentos mercantiles.
i).- Actas de fe de existencia.
j). Actas de comprobación o reconocimiento de firmas.
k).- Actas de manifestación de verdad.
Limitaciones del Notario
1).- Que la actuación del Notario no vaya contra las leyes de orden público ni de las
buenas costumbres.
2).- Que no usurpe funciones que corresponden a otro funcionario. En ocasiones, la
actuación notarial es concurrente a los juicios de jurisdicción voluntaria.
3).- Imparcialidad frente a los intereses de los poderosos, sea el Estado o los grandes
consorcios que por su fuerza política o económica tratan de doblegar su imparcialidad,
situación que se agrava cuando existe relación de dirección y dependencia. La
imparcialidad significa independencia y libertad de juicio.
4).- Abstención de asesoramiento. El Notario no podrá asesorar al solicitante y tomar
como propio el asunto que se le ha encomendado, salvo en los casos en que sea
necesario educar jurídicamente a las partes y hacerles entender plenamente el
negocio en que actúan y sus posibles consecuencias, hecho por demás necesario en
nuestro medio social donde cerca del 60% es analfabeta o semianalfabeta.
ACTA DE VERIFICACION O NOTORIEDAD
No. ___/2022 NUMERO: ____/DOS VEINTIDOS AÑOS En la ciudad de Cochabamba, Estado
Plurinacional de Bolivia, a horas __________, minutos, del día de hoy, ____ de enero de dos mil
quince años, yo el suscrito Notario de fe Publica número cuarenta y seis de esta Capital, a
requerimiento del(de la) señor(a) ________________________, con carnet de identidad número
_____ (C.I. ), boliviano(a), mayor de edad, ___soltero(a), de ocupación____, domiciliado(a) en
______; habiendo debidamente acreditado su legítimo interés en su condición de ______
(Propietario(a), inquilino(a) u otra circunstancia), en mérito a _____(Testimonio de compra venta
No.__, Contrato de Arrendamiento de fecha_____, etc.) documentación que me fue expuesta; a
objeto de verificar hechos, me constituí en el inmueble ubicado en ________________________, con
el fin de certificar sobre ______(el estado de instalaciones, existencia de construcción u otras
circunstancias); una vez allí, encontrándose presentes además __________(Explicar si hubieron más
personas que el requirente), el(la) suscrito(a) notario(a), a su vez acreditando su condición, dio a
conocer a los presentes la naturaleza del acta y la solicitud de su intervención, para autorizar el
presente instrumento público extra protocolar; inmediatamente de esto, pasé a certificar/verificar
______la existencia de lo siguiente:- - - - - - - - - - - - -- En constancia de lo descrito visualmente,
formarán parte ______(seis) fotografías impresas a fojas ____ en calidad de anexo al presente.- El
acto concluyó allí, a horas _______________, DE TODO LO QUE CERTIFICO Y DOY FE.-
DECLARACIÓN JURADA VOLUNTARIA
No. ____/2022 NÚMERO: _________/ DOS MIL VEINTIDOS AÑOS En la ciudad de Cochabamba,
estado Plurinacional de Bolivia, a horas _________ minutos, del día de hoy ______ de enero de dos
mil quince años, fue presente voluntariamente en mi despacho, ante mi Dr.(a) ______________,
Notario(a) de fe Pública Número _____, el (la) señor(a): _________________, mayor de edad, ______,
con carnet de identidad número _____ (C.I. ), boliviano(a), mayor de edad, ___soltero(a), de
ocupación____, domiciliado(a) en ______; - Por su propio derecho, - en su condición de
______________________ _________________(si lo hace como propietario de… o en representación
de… --detallar-- el notario debe además verificar dichos extremos con documentación, y
dirá:)______ aspecto que fue verificado por el suscrito notario; participando el(la) rogante
voluntariamente, ejerciendo su libertad de consentimiento, a mi juicio con capacidad para suscribir
el presente acto, sin que nada me conste en contrario, debidamente identificado(a) en oficina con su
documento de identidad anotado, requiriendo emitir la presente declaración jurada voluntaria; para
dicho efecto el(la) suscrito(a) notario(a) previo al acto, dio a conocer al (a la) presente, la naturaleza
del acta y la solicitud de su intervención, para autorizar el presente instrumento público extra
protocolar; con dicha exposición, el(la) nombrado(a) requirente, tras jurar voluntariamente,
haciéndose responsable de su declaración manifiesta y DECLARA QUE: ___________ Con lo que
terminó el acto, el(la) emisor(a), deja constancia que presentará la presente declaración
__________________, ratificándose en el tenor íntegro de su declaración precedente, en los términos
de su redacción, suscribe, juntamente conmigo el(la) Notario(a), de todo lo que certifico y doy fe.-
ACTA DE CERTIFICACIÓN DE SORTEO
No. /2022 NUMERO: ______/DOS MIL VEINTIDOS AÑOS En la ciudad de Cochabamba, Estado
Plurinacional de Bolivia, siendo horas: _______ del día de hoy, __________ de enero de dos mil quince años,
yo IVÁN EDWIN ROSALES CHIPANI, Notario de fe Publica numero cuarenta y seis de esta Capital, a
requerimiento del(de la) señor(a) _______________________, con carnet de identidad número _____ (C.I. ),
boliviano(a), mayor de edad, ___soltero(a), de ocupación____, domiciliado(a) en ______, por sus propios
derechos como ___PROPIETARIO DE LA EMPRESA ______; obrando en representación de la empresa
_________NIT________, Matricula de FUNDEMPRESA Nº________, en mérito a ___________________; me
constituí en ________las oficinas de la empresa ________________ ubicada en _____________________ de
esta ciudad de Cochabamba, a objeto de certificar sobre un sorteo de _______________, respaldado
convenientemente con la Resolución No.____, de la Autoridad Fiscalizadora de Juegos y Sorteos, de fecha
___________, que faculta el presente acto, (cuya copia me fue expuesta por el requirente), constatando la
concurrencia de __________(veinticinco personas, varias personas, etc. detallar), el(la) suscrito(a)
notario(a) previo al acto, a su vez acreditando su condición, dio a conocer a los presentes la naturaleza del
acta y la solicitud de su intervención, para autorizar el presente instrumento público extra protocolar; con
dicha exposición, se dio inicio al acto de SORTEO, imprimiendo el siguiente método ________(mezclar
varios bolillos-tickets en recipiente dispuesto para el efecto, detallar si fuera otro), se verificó los
consiguientes resultados como se detallan a continuación: - - a) b) c) d) Concluyó el acto a horas
_____________, DE TODO LO QUE CERTIFICO Y DOY FE.-
