CAPITULO III
“Registración contable”
Introducción : FUNCIÓN DE LA TENEDURÍA DE LIBROS 23
Conceptos básicos: 24
CUENTA 24
ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA 26
LA PARTIDA DOBLE, EL DEBE Y EL HABER 26
LOS ASIENTOS 28
REGISTROS CONTABLES 28
El Modelo Hidráulico. Introducción ¡Error! Marcador no definido.
Definición del Modelo ¡Error! Marcador no definido.
Analogía ¡Error! Marcador no definido.
Movimientos entre cuentas ¡Error! Marcador no definido.
Características del modelo hidráulico ¡Error! Marcador no definido.
Introducción: FUNCIÓN DE LA TENEDURÍA DE LIBROS
Es un sistema que permite la clasificación, registro, cálculo y almacenamiento de datos sobre las
variaciones patrimoniales de la empresa.
La contabilidad involucra la fijación de normas para:
a) El procedimiento de la registración contable, desde le punto de vista mecánico (TENEDURÍA
DE LIBROS).
b) Lo normativo, esto es los criterios técnicos para medir los recursos y obligaciones y para definir
el contenido y la forma de los informes contables (NORMAS TÉCNICAS Y LEGALES)
a. La valuación del patrimonio y de sus variaciones.
b. La exposición de la información contable.
La construcción de los Estados Contables básicos: Estado de Situación Patrimonial y Estado de
Resultados, supone una registración previa, en forma cronológica, de todas las transacciones económicas
que se realizan en un período o ejercicio dado.
Esta registración cronológica se realiza en el llamado Libro Diario (foliado y sellado en cada hoja), de
carácter obligatorio en cuanto a su presentación, mediante asientos contables, haciendo uso del principio
de la partida doble o la ecuación fundamental que rige a la Contabilidad y que es: A - P = PN (partida
doble).
En dicho libro aparecen los aumentos y disminuciones de todas las cuentas involucradas en las
transacciones, en la medida que se van sucediendo con las aclaraciones necesarias y señalando la
documentación respaldatoria que generó dicho asiento.
Un asiento contable en el libro Diario tiene esta forma: Debe Haber
15/5
Materias primas 1000
A Deudas Comerciales 1000
Por compra MP a Perez S.A
16/5
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Simultáneamente con la registración en el Libro Diario, se vuelcan los aumentos y disminuciones de cada
cuenta en particular en otro libro, que recibe el nombre de Mayor.
A diferencia del libro Diario, en donde aparecen el movimiento de todas las cuentas, existirá un Mayor
por cuenta. Y en este libro se obtendrán los saldos de las cuentas que figuran en EECC.
El mayor de la cuenta Materias primas, tendrá la siguiente forma:
Debe Materias primas Haber
Saldo inicial = 2000 10/5 vales a producción = 500
15/5 compra = 1000
3000 500
Saldo final = 2500
Pasaremos ahora profundizar esta técnica de registración.
Conceptos básicos:
CUENTA
Una cuenta es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto. La cuenta es la célula básica
de la teneduría de libros.
CLASES DE CUENTAS
Las cuentas pueden ser clasificadas sobre la base de por lo menos 3 pautas distintas:
a) Su extensión.
b) El objeto que representan.
c) El significado de sus saldos.
a) Clasificación por su extensión
Pueden ser clasificadas en por lo menos dos grupos:
1) Colectivas o sintéticas: que se refieren a conjunto de elementos del activo (cuentas a cobrar,
mercaderías), del pasivo (cuentas a pagar), del patrimonio neto (capital), o a agrupamiento de
ingresos (ventas) y gastos (de administración, de comercialización, etc.).
2) Simples o analíticas: que representan a cada uno de los conceptos anteriores. (Por ejemplo: la
cuenta a cobrar a J. Pérez; la cuenta a cobrar a C. Acosta; el capital aportado por el accionista R.
Martínez; etc.).
Ambas clases de cuentas pueden coexistir dentro del sistema contable de la empresa. Pero toda
información volcada en un grupo de cuentas simples deberá encontrarse asentada en la correspondiente
cuenta colectiva.
b) Clasificación por el objeto representado
Esta es la clasificación más importante debido al ordenamiento de los datos que recibe y de la
información que suministra al sistema contable. Las cuentas pueden ser agrupadas en:
1) Patrimoniales;
Estas representan a los diversos componentes del patrimonio de la empresa (Activo, Pasivo,
Capital, Regularizadora de Activo, Regularizadora de Pasivo, Reservas, Resultados
acumulados).
2) De resultados;
En estas cuentas se registran los Ingresos, Gastos y Pérdidas que provocan el Resultado del
Período (ingreso, gastos y pérdidas).
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Al finalizar cada Período económico, los saldos de las cuentas de Resultados se cancelan para
que el Resultado Neto (ganancia o pérdida) se incorpore a las cuentas de Resultados
Acumulados.
3) De movimientos.
Estas cuentas, son cuentas transitorias que se emplean para acumular datos con fines estadísticos
o de control. Las mismas reciben débitos y créditos que al finalizar cada ciclo de registros se
compensan, por lo que las cuentas se mantienen saldadas. Son ejemplos de Compras de Materia
Prima, Materia Prima en Proceso, Mano de Obra Directa, Gastos Generales de Fabricación.
Anotaciones y saldos de los distintos tipos de cuentas:
ANOTACIONES EN
TIPOS DE CUENTAS SALDO
DEBE HABER
PATRIMONIALES
Activo Aumenta Disminuye Deudor
Pasivo Disminuye Aumenta Acreedor
Capital Disminuye Aumenta Acreedor
Reservas Disminuye Aumenta Acreedor
Resultados ac. Disminuye Aumenta Acreedor
De resultados
Ingresos Disminuciones Aumentos Nulo
Gastos y pérdidas Aumentos Disminuciones Nulo
De movimiento Aumentos Aumentos Nulo
Clases de cuentas:
PAUTA DE
CLASES EJEMPLOS
CLASIFICACIÓN
COLECTIVAS SINTÉTICAS O DE CONTROL Clientes
EXTENSIÓN
SIMPLES O ANALÍTICAS Juan Pérez
ACTIVO Efectivo
REG. DE ACTIVO Amortizaciones acumuladas
PASIVO Proveedores
PATRIMONIALES REG. DE PASIVO Anticipo de impuestos
OBJETO CAPITAL Capital
REPRESENTADO RESERVAS Reserva legal
RESULTADOS ACUMULADOS Resultados anteriores
INGRESOS Ventas
De Resultados
GASTOS Y PÉRDIDAS Costo de las mercaderías vendidas
De Movimiento Compras de materias primas
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ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA
A - P = PN
Esta igualdad permite reflejar la situación patrimonial de la empresa en cualquier momento de su vida,
pero también interpretar los efectos de cualquier operación o hecho con efecto patrimonial.
Practicar anotaciones en cuentas que denoten conceptos tan amplios como los de Activo, Pasivo,
Patrimonio Neto, no daría la información suficiente y necesaria para los administrativos de la empresa.
Por eso deben utilizarse cuentas referidas a conceptos mas restringidos. Estas cuentas han de brindar
información sobre el patrimonio, y su determinación puede practicarse a partir de una profundización del
análisis de la ecuación contable básica.
El Patrimonio Neto se encuentra formado por el capital y los resultados acumulados; estos últimos se
encuentran formados por los del ejercicio y los anteriores. En cuanto a los resultados del ejercicio,
resultan de la confluencia de ingresos, gastos y pérdidas. Así tenemos:
A – P = PN
A – P = C + R (+/-)
A – P = C + R1 + R2
A – P = C + RA + I – (C + G + P)
A + (C + G + P) = C + RA + P + I
Esta última igualdad es la que sirve para la estructuración de la teneduría de libros.
LA PARTIDA DOBLE, EL DEBE Y EL HABER
La característica principal de las anotaciones en cuentas es que los importes registrados se balancean entre
sí y que los saldos de cuentas también deben balancear.
A + (C + G + P) = C + RA+ P + I
IZQUIERDA = DERECHA
DEBE = HABER
DEUDOR = ACREEDOR
Cada vez que se produzca una variación patrimonial ha de ser necesario practicar anotaciones en por lo
menos dos cuentas, lo contrario implicaría el incumplimiento de esa igualdad básica. El método de
registro más conocido hasta el presente es el de la partida doble (por lo menos dos anotaciones por cada
operación).
Hay que establecer cierto orden en la forma en que las anotaciones deben ser practicadas. Es conveniente
separarlas en dos partes para registrar aisladamente tales aumentos y disminuciones; dichas partes son
convencionalmente denominadas el debe y el haber. Principios fundamentales del Método de la Partida
Doble
Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor.
No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale.
Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta.
Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.
Para facilitar un mejor control es conveniente que cada registro provoque el asiento de cantidades
equivalentes en el debe de una o más cuentas y en el haber de otra u otras. Los registros por el método de
la partida doble se basan en:
1) Las cuentas a la izquierda del signo igual (es decir, las del Activo, Gastos y Pérdidas) se
inician con anotaciones en su debe y su saldo inicial como final será deudor para las cuentas
de Activo; recordando que para los gastos o pérdidas tendrán saldo final nulo, por ser éstas
últimas cuentas transitorias.
CUENTAS DEBE HABER
ACTIVO + -
GASTOS + -
PÉRDIDAS + -
2) Las cuentas a la derecha del signo igual (es decir, las del pasivo, capital, resultados
acumulados anteriores e ingresos) se inician con créditos y saldo inicial acreedor, es decir que
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los montos totales acreditados (asentados en el haber) deben exceder a los debitados (anotado en
el debe). Nuevamente recordar que en le caso de los ingresos el saldo final será nulo y no
acreedor.
CUENTAS DEBE HABER
PASIVO - +
CAPITAL - +
RESULTADOS - +
INGRESOS - +
3) Los aumentos de los saldos en las cuentas a la izquierda del signo igual se anotan en su debe;
las disminuciones en su haber.
A + (C + G + P) = C + RA+ P + I
+=-
IZQUIERDA = DERECHA
DEBE = HABER
4) Los aumentos en los saldos de las cuentas a la derecha del signo igual se anotan en su haber;
las disminuciones en su debe.
A + (C + G + P) = C + RA+ P + I
-=+
IZQUIERDA = DERECHA
DEBE = HABER
5) En el registro de cada operación, el total de débitos debe igualar al total de créditos.
DEBITOS = CRÉDITOS
6) En todo momento, la suma de los saldos deudores debe igualar a los saldos acreedores.
SALDO DEUDOR = SALDO ACREEDOR
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LOS ASIENTOS
Es posible sistematizar las anotaciones relacionadas con determinados conceptos a través del uso de
cuentas (registros sistemáticos).
Pero la teneduría de libros no puede basarse sólo en registros de este tipo. Por ello y por la existencia de
normas legales que así suelen exigirlo se encontró preferible que las anotaciones en cuentas (registros
sistemáticos) sean precedidas por asientos en registros cronológicos en los que se expongan las
cuentas utilizadas, los montos debitados y acreditados y algún tipo de descripción de la operación.
REGISTROS CONTABLES
Existen dos tipos:
a) Cronológicos
Los efectos de las operaciones se registran en el orden en que ellas se presentan en el tiempo
(diarios, subdiarios).
b) Sistemáticos
Resumen las anotaciones efectuadas en cada cuenta (mayores, submayores).
Los registros cronológicos son de uso obligatorio por así disponerlo las legislaciones comerciales. Los
sistemáticos no lo son, pero son más útiles y necesarios que los primeros.
Registros contables:
ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
CLASE ORDEN DE EJEMPLOS
FORMA MEDIO
ENTRADA
DIARIO PRINICPAL
SUBDIARIO DE COMPRAS
CRONOLÓGICOS PRIMERA ENTRADA POR FECHA ASIENTO SUBDIARIO DE VENTAS
SUBDIARIO DE COBRANZAS
SUBDIARIO DE PAGOS
MAYOR GENERAL
SEGUNDA POR SUBMAYOR DE CLIENTES
SISTEMÁTICOS CUENTAS
ENTRADA CONCEPTO SUBMAYOR DE MERCADERÍAS
SUBMAYOR DE PROVEEDORES
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