Control

Definición de control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Elementos de concepto

 Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen
en la planeación.

 Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

 Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que
se presentan entre la ejecución y la planeación.

 Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

4. Requisitos de un buen control

 Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización
o dirección.

 Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir
errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes
se puede desviar. El control se emplea para:

 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar
errores.

 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los
mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la
atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos
y los servicios de sus organizaciones.

 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un
diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican
el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la
actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es
agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería
ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo
sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por
encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los
empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el
contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

 Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o
criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la
evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a
continuación:
 Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de
materiales primas, números de horas, entre otros.
 Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de
producción, especificaciones del producto, entre otros.
 Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto,
tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.
 Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de
ventas, entre otros.

 Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se
está haciendo.

 Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que
compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o
variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

 Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para
adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y
adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Áreas del control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las
actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

 Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se

fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella
donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los
siguientes:
 Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e
implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e
indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con
todas las necesidades del departamento de ventas. 

 Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o
servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

 Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima
o de mano de obra.

 Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar
desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.
 Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto
subensamblados como terminados, entre otros.

 Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre

otros.

 Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

 Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros.

 Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o
servicios producidos.

 Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas de la
empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en
relación con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

 Por volumen total de las mismas ventas.
 Por tipos de artículos vendidos.
 Por volumen de ventas estacionales.
 Por el precio de artículos vendidos.
 Por clientes.
 Por territorios.
 Por vendedores.
 Por utilidades producidas.
 Por costos de los diversos tipos de ventas.

 Control de propaganda: Para acompañar la propaganda contratada por la empresa y verificar

su resultado en las ventas.

 Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las
comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

 Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el
capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área
financiera se presentan a continuación:

 Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento,
para verificar cualquier desvío en los gastos.

 Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de
producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de la
dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones,
préstamos o financiamientos externos entre otros.

 Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles que se
aplican son los que siguen:

 Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los
retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.

 Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y
por cuántos días.

 Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre
otros.
Principios de control

 Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control

correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente
ejercida.

 De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se
efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

 De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no
es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se
fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. 

 De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los
planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si
no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

 De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este

represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo
deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo
y el tiempo que implican su implantación.

 De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o

representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas
requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

 De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función
controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Tipos de control según su peridiosidad

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados
dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación. El primero
se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la
organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se
están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las
descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de
control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del
proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.

Técnicas para el control

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias de expedientes)
 Computarizados
 Mecanizados 
 Gráficas y diagramas 
 Proceso, procedimientos, Gantt, etc.
 Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. 
 Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. 
 Métodos cuantitativos 
 Redes
 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticas

Fallas en el proceso de control

Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y
evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicación que se fundamenta en la
búsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y
los criterios que le fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los
siguientes:
 Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de
causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía WEINER “los sucesos imprevistos e
inesperados provocan un mayor intento de explicación que el resto”, pero esto provoca que se trate de
personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.
 Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e
involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del
equilibrio, reacciona negativamente.
 Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se
vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para
actuar y auto controlarse.
 Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita
una efectiva toma de medidas correctivas.

Resumen:

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir
fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la
empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control posterior.

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para

descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de
la empresa.

La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y
logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se quiera “controlar” es importante
porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes
exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente
las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los
sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen las medidas
correctivas, proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores,
su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el
logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.