NORMA ISO 15489
Sistema de gestión de
documentos en un entorno
universitario
Norma ISO 15489
• Primera norma internacional en el campo de la
gestión documental.
• Fue lanzada en su primera edición en septiembre de
2001.
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Objetivo
La Norma ISO 15489 se centra en los
principios de la gestión de documentos y
establece requisitos básicos para que las
organizaciones puedan establecer un marco
de buenas prácticas que mejore de forma
sistemática y efectiva la creación y
mantenimiento de sus documentos apoyando
las política y objetivos de la institución.
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Principios de la GD
• Determinar los documentos
de archivo que deben ser
creados, producidos,
utilizados, conservados,
valorados, eliminados y sus
respectivos metadatos.
• Determinar los requisitos
para recuperar, usar y
transmitir documentos de
archivo.
• Decidir cómo organizar los
documentos de archivo.
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Principios de la Gestión Documental
• Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida
de documentos de archivo (evidencia, testimonio,
información, probatorio).
• Establecer los plazos de conservación de los
documentos de archivo.
• Conservar los documentos de archivo a largo plazo.
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Destinatarios
Gestores de los
documentos- Autoridades
archivistas
Usuarios / partes
interesadas
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Beneficios
Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y
los procesos de la organización con base en sistemas de calidad.
Proveer de políticas, directrices, instrucciones y otros documentos
Identificar las delegaciones de autoridad y distribución y asignación de
responsabilidades
Identificar procesos y procedimientos relacionados con los
documentos.
Auditorías: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos,
Resultados
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Aplicación institucional
• La normalización de la gestión documental es un
aspecto importante en toda institución para la
mejora continua de su desempeño, para la toma
de decisiones y la gestión de recursos, ya que
posibilita la eficiencia, la rendición de cuentas, la
gestión de los riesgos y la preservación de la
memoria institucional.
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Etapa A:
Investigación preliminar
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CONTEXTO JURÍDICO
General
Universitaria
Especifica sobre gestión documental
Establecen Evidencian
competencias
y funciones CONTEXTO FUNCIONAL
Actividades y
Realizan transacciones
Producen/
reciben
CONTEXTO DOCUMENTAL
CONTEXTO ADMINISTRATIVO Macroproceso de apoyo
Personas físicas/jurídicas Macroproceso clave
Utilizan Macroproceso estratégico
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Diagnóstico
• Nombre autorizado
Situación archivística
• Otras formas del nombre
• Producción documental
• Fecha
• Flujo documental
• Historia Administrativa
• Procesos técnicos
• Estatus jurídico
• Área de relaciones
• Dependencia jerárquica
• Competencia, funciones
Servicios
y actividades
• Custodia de documentos
• Legislación
• Proceso de transferencia
• Estructura orgánica
• Consulta y préstamos
• Instalaciones
• Equipo y mobiliario
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FODA
(Análisis estratégico)
Entorno Contexto
(análisis externo) (análisis interno)
Oportunidades Amenazas Fortalezas Debilidades
Aprovecharse Sortearse Utilizarse Eliminarse
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Análsis FODA
• Servicios y vínculo externo
• Organización
• Recurso Humano
• Académica/ Capacitación
• Recurso Financiero
• Infraestructura y equipo
• Político-legal
• Comunicación
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Etapa B:
Análisis de las actividades de la
organización
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Actividades
• Subproceso 1: Normalización de la gestión documental
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Etapa C:
Identificación de requisitos
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Serie documental del proceso Requisitos
clave/ Cartas enviadas
Requisitos técnicos Asignar un número único a cada oficio .
Nombre del diseñador. Fecha de elaboración.
Selección de los materiales adecuados.
Requisitos legales Directriz AUROL 2 Elaboración de cartas, circulares y
1. Diseño y creación memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión)
Requisitos tecnológicos Garantizar el correcto ingreso de los datos y uso de los
sistemas.
Necesidades de los usuarios Trazabilidad de la documentación.
Requisitos técnicos Implementar un instrumento de control como un registro
de entrada y salida de documentos y un control de
entrega de los mismos a la persona encargada de cada
procedimiento de acuerdo a sus competencias.
2. Utilización y mantenimiento Requisitos legales El Reglamento del Sistema de archivos Universitarios
en su artículo 17 indica que los encargados de los
archivos de la Universidad deben: “ recibir, identificar,
organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar,
facilitar y eliminar los documentos producidos o
recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido
por el AUROL y la CUSED.
Requisitos tecnológicos Cumplir con lo establecido en las Directrices Generales
en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s)
para la UCR.
Necesidades de los usuarios Establecer medidas claras para el acceso.
Requisitos técnicos Se cuenta con un procedimiento establecido para la
elaboración de tablas de plazos y actas de eliminación
de documentos.
3. Evaluación
Requisitos legales Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios de
la Universidad de Costa Rica. Artículos 11 y 13 sobre la
Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de
Documentos.
Requisitos tecnológicos Aplicar el proceso de selección a nivel electrónico.
Necesidades de los usuarios Garantizar que los individuos y organizaciones18
asuman
la responsabilidad de sus actos en materia
administrativa.
Etapa D:
Evaluación de los sistemas
existentes
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Evaluación del sistema
Sistema electrónico de Gestión de
Correspondencia Institucional (Ejemplo de análisis
de sw disponible XY)
VENTAJAS DESVENTAJAS
•Confiable •El sistema no es Web
•Creación del número de Oficio de •No recibe mantenimiento
manera automática y consecutiva. •No se visualizan los expedientes
•Crea códigos y descripciones para electrónicos
identificar los documentos. •No permite el control de los
•Fuerte motor de búsqueda. préstamos de documentos ni de
•Flujos de trabajo expedientes
•Permite la relación de documentos •No posee alertas
•Seguridad y bitácoras que permiten •No permite la aplicación de las
establecer la responsabilidad y tablas de plazos (eliminación y
autoridad de cada uno de los transferencia de documentos).
participantes en la tramitología •No utiliza firma digital.
•Está compuesto por módulos
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Etapa E:
Identificación de estrategias para
cumplir los requisitos
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Plan estratégico
a) Establecimiento de una política de gestión de documentos.
b) Asignación de responsabilidades y competencias.
c) Fijación y promulgación de procedimientos y directrices.
d) Diseño, implementación y administración de sistemas
especializados.
f) Integración de la gestión de documentos de archivo en los
sistemas y los procesos de la organización.
g) Auditorías de sistemas, procesos, archivos, recursos, servicios.
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Etapa F:
Diseño del sistema de gestión
de documentos
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Documentos
Estructura
Procesos
organizacional
SGD
Estrategias Recursos
Normativa
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Gestión documental
P
l Almacenamien
Incorporación Registro
a to
n
i Creación
Captura Entrada
f Creación Distribución
i Salida
c Metadatos
a Digitalización Indización
c Formularios Clasificación
i Electrónicos Descripción
ó Evaluación
n Trazabilidad
Selección, Flujo de trabajo
eliminación, Control de
tiempos
transferencia
Conservación Aprobación
permanente
Búsquedas
Tratamiento archivístico 25
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ETAPA G:
Implementación de un
sistema de gestión de
documentos
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IMPLEMENTACIÓN DEL SGD
Acciones
Plan Operativo:
• Identificación de los procesos institucionales
• Mapa de Series
• Cuadro de Clasificación Institucional
• Tablas de Plazos
• Tablas de acceso y seguridad
• Política de seguridad de la información
• Política de preservación de la información
• Análisis de riesgos
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Política de gestión
• “Nos comprometemos a preservar, organizar
y difundir el patrimonio documental
universitario, a asesorar y capacitar en
materia archivística a la comunidad
universitaria, para lograr una gestión
documental efectiva, sustentada y formativa,
cumpliendo con el SGC, los requisitos del
servicio y mejorando continuamente nuestros
procesos.”
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Manual de Calidad
Sección del
Sistema de Gestión Documental y de Calidad
Manual
Capítulo 1 GENERALIDADES
1.1 Introducción
1.2 Definiciones
1.3 Abreviaturas
1.4 Requisitos Generales
1.4.1 Requisitos de la Documentación
1.4.2 Manual de Calidad
1.4.3 Control de los registros
1.5 Responsabilidad de la dirección
1.5.1 Compromiso de la dirección
1.6 Enfoque al usuario
1.6.1 Política
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• Administración de los documentos desde que nacen
hasta su disposición final.
Gestión de • Registro, clasificación, transferencias, eliminaciones
documentos
• Estantarización de parámetros y procesos archivísticos
• Plantillas, roles, expedientes, plazos de conservación
Normalización
• Registro detallado, notificaciones y avisos.
• Bitácoras y flujos de trabajo.
Trazabilidad
• Mediante el uso de certificados digitales.
• Firma Digital.
Autenticidad
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Procesos
1. Elaboración e incorporación de documentos.
2. Descripción
3. Clasificación
4. Categorías de acceso y seguridad
5. Selección y eliminación de documentos
6. Almacenamiento (conservación)
7. Uso y trazabilidad
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Parámetros del sistema
• Perfiles de los usuarios
• Niveles de acceso
• Uso y trazabilidad
• Normalización
• Tipos y series documentales
• Expedientes
• Evaluación documental
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SisDoc
• Glosario de términos empleados
• Creación – Disposición Final
• Ciclo de vida de los documentos
• Norma ISAAR CPF
• Norma ISAD-G
• Manual de usuario
• Manual técnico
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• Visualización ágil de la información con un identificador
único.
Recuperación • Código de barras.
• Sitios personalizables para cada instancia universitaria.
Acceso
• Aplicación Web 2.0
• Uso de estándares internacionales.
Preservación
• PDF/1A.
• Mediante el uso de certificados digitales.
Autenticidad
• Firma Digital.
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Recursos necesarios
Recurso humano
Infraestructura
Equipo
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ETAPA H:
Revisión posterior a la
implementación.
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Acción correctiva
• La organización toma acciones para eliminar las causas de las
no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.
Los encargados de cada proceso son los responsables de
establecer contramedidas y delegar la ejecución.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define
los requisitos para:
• Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los
usuarios)
• Determinar las causas de las no conformidades
• Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de
que las no conformidades no vuelvan a ocurrir
• Determinar e implementar las acciones necesarias
• Registrar los resultados de las acciones tomadas
• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
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Acción preventiva
• La organización determina acciones para eliminar las causas de
no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define
los requisitos para:
• Determinar las no conformidades potenciales y sus causas
• Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de
no conformidades
• Determinar e implementar las acciones necesarias
• Registrar los resultados de las acciones tomadas
• Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
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Acciones
• Indicadores
• Actualización de los instrumentos, normas,
procedimientos
• Análisis de los servicios (internos y externos)
• Estudio de usuarios
• Control de correspondencia
• Atención de trámites
• Capacitaciones y atención de consultas
(Sistemas: SisDoc, Sitio Web)
• Pistas de auditoría
• Programa de formación
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CONCLUSIONES
• La norma ISO 15489 es un compendio de buenas
prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión
de los documentos a nivel institucional, lo que
supone todo un reto.
• A nivel puntual y como resultado del proyecto en el
Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de
fortalecer el sistema de gestión de documentos que
actualmente se utiliza, así como la actualización o
elaboración de instrumentos archivísticos.
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CONCLUSIONES
• Se recomienda crear un grupo de trabajo con
funcionarios de la administración, del Centro de
Informática y el Archivo , con el fin de establecer los
requisitos para la producción, implementación y
mantenimiento de las soluciones informáticas, así
como los aspectos de la seguridad y la conservación
de la información, que garantice a la institución el
acceso continuo y confiable del recurso y una
correcta gestión del aseguramiento de la información
que contiene, desde una perspectiva integral.
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