Quito, 13 de mayo del 2023
Estimado Departamento de Coordinación Académica,
Me dirijo a ustedes para presentar un informe detallado sobre un incidente que ocurrió
durante una clase demostrativa que impartí el día 12 de mayo de 2023 en horario 3:30
pm a 5:30 pm del nivel A1. Fui informada con anticipación el martes 9 de mayo de
2023 sobre la clase demostrativa y estaba preparada para impartirla con éxito.
Aproximadamente una hora antes de la clase, el asistente de coordinación académica se
acercó a mí para preguntarme si estaba lista para la clase, a lo que respondí
afirmativamente. Sin embargo, momentos después de empezada la clase normal sin los
padres de familia o alumnos interesados en la clase demostrativa el asistente regresó
para informarme que los padres de familia estarían en la recepción para que los reciba,
lo cual no sucedió en ese momento. Presumiblemente, se trató de un mal comunicado
por parte de quienes guiaron a los padres de familia hacia nuestras instalaciones.
Cuando los padres de familia llegaron, ingresaron al aula guiados del personal de ventas
y participaron de la clase de manera satisfactoria. Al final de la clase, hablé brevemente
con ellos sobre las habilidades y debilidades que había notado en sus hijos y cómo
nuestra institución y programa podía ayudarlos a mejorar en ellos. En ese momento, un
miembro del personal de ventas se acercó y se llevó a los padres de familia para atender
asuntos relacionados con la venta. Cabe destacar que no tuve contacto con ningún
miembro del personal administrativo antes o después de la clase fuera del asistente de
coordinación académica quien incluso amablemente me ayudó a encender y enfocar el
proyector para su uso durante la clase.
Es importante destacar que la clase que impartí estaba planificada y desarrollada de
manera satisfactoria, y no detecté ninguna queja o insatisfacción por parte de los
alumnos o padres de familia durante el tiempo que estuvieron en el aula, mucho menos
posterior a ello. Por último quiero aclarar lo comentado hacia mi persona sobre no estar
lista para la clase o mencionar: “Yo no tengo ni idea” o “A mí no se me ha dicho nada”,
ya que cabe recalcar que no es posible no estar lista para alguna clase, ya que como
docente planeo mis clases y los temas a estudiar con antelación por lo que nunca es una
clase improvisada ni al apuro, todas llevan un proceso preestablecido en el que se
preparan los recursos, los tiempos, dinámicas y demás elementos necesarios de acuerdo
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con el tema, nivel y especialmente un análisis de fortalezas y debilidades de cada curso.
Lo que pueden verificar hablando con los padres de familia implicados, o con los
alumnos regulares de ese horario, sobre la clase de ese día.
Quiero mencionar también que si los padres de familia implicados hubieran tenido
alguna desconformidad con la clase o conmigo, no se hubieran quedado posterior a ella
aproximadamente una hora con el departamento de ventas quienes debían cerrar la
misma a la brevedad posible ya que los padres salieron de mi clase animosos y muy
receptivos, por lo que presumiblemente el error no fue durante la clase que fue
preparada y ejecutada de la misma manera y con la misma calidad que todas, prueba de
ello son los comentarios recibidos, el cariño y la conexión creada con los estudiantes y
padres de familia.
Sugiero revisar los mismos comentarios de los demás departamentos implicados para
corroborar mi versión de los hechos.
Es importante destacar también que, en línea con el standard general de procedimientos,
en ventas en paquetes educativos, durante la clase demostrativa se sugiere la presencia
de un representante del equipo de ventas para garantizar una adecuada interacción entre
los potenciales clientes y la institución. Mi responsabilidad contractual se enfoca
únicamente en la parte académica, por lo que la ausencia de este miembro del personal
de ventas pudo haber afectado negativamente la percepción de los padres de familia y,
en última instancia, el resultado de la sesión. Y por último debo mencionar que mientras
yo salía a marcar mi salida alcancé a escuchar a los padres de familia mencionar que
compararían con “otros lugares”. Esta situación sugiere que la falla inicialmente
identificada en el departamento académico podría ser una consecuencia de una
deficiencia en la gestión del departamento de ventas, pues ellos deben asegurar la
misma. Por lo tanto, es importante que se tomen medidas para mejorar la coordinación
entre los diferentes departamentos de la institución y los correctos procedimientos a
seguir para así ofrecer experiencias satisfactorias a los padres de familia interesados en
la oferta académica.
Prueba de ello es que yo misma he conseguido referidos, quienes por mi desempeño
como docente han pedido información sobre el lugar en el que doy clases para
matricularse.
Concretamente han sido 3 personas quienes insistieron por alrededor de 2 semanas sin
recibir ninguna respuesta de parte del departamento de ventas, a quienes por varios
canales se les comunicó de esto. Esto sin considerar las posibles referencias que
pudieran o no llegar a la institución por parte de ellos, pues nuestro servicio educativo
es excelente y se presta para ello, nos demuestra sin lugar a duda el nivel de
compromiso que tiene dicho departamento, pues estas son ventas perdidas de las que yo
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tengo conocimiento, quiero plantear la incógnita: ¿Y las ventas perdidas que
desconocemos? ¿A cuánto asciende el monto perdido? (Adjunto evidencia de lo
declarado en la sección anexos).
Por lo tanto, espero que este informe haya sido útil para aclarar cualquier malentendido
sobre el incidente ocurrido durante la clase demostrativa. Si necesitan información
adicional, estaré a su disposición para proporcionarla.
Agradezco su atención y espero su respuesta.
Atentamente,
Lda. Monserrath Carpio
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Anexos:
Anexo 1:
Aquí queda en evidencia la hora en la que el
potencial alumno escribe y la hora en la que me
reporta que no ha recibido respuesta alguna.
Anexo 2:
Evidencia de que no se comunican inmediatamente
con quienes quieren matricularse, es normal que
la gente considere entre varias instituciones y en
uno o dos días tomen la decisión de cuál les parece
más competente, pero no van a esperar dos
semanas. Y de acuerdo con las evidencias, se
demuestra que el primer contacto que en este
caso es el departamento de ventas nos hace ver
como una institución desorganizada, incapaz de
tan si quiera brindar información.
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Anexo 3:
Nunca hubo mayor respuesta que esta, lo cual
sugiere que la venta se perdió, y nos muestra que
realmente la institución dio esa imagen de mala
institución.
Anexo 4:
En el siguiente link o QR en su defecto se encuentra el mismo audio que evidencia la
cantidad de personas interesadas que se perdieron.
https://voca.ro/114inTfksD3i
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