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Documentación relativa a la compraventa: Propuestas de

pedido. Pedidos. Albaranes. Facturas. Legislación mercantil
aplicable a la compraventa. Contrato de compraventa. La
letra de cambio y el cheque.

ÍNDICE
0. Introducción
1. Documentación relativa a la compraventa: Propuestas de pedido
2. Pedidos
3. Albaranes
4. Facturas
5. Legislación mercantil aplicable a la compraventa
6. Contrato de compraventa
7. La letra de cambio y el cheque
8. Conclusiones
9. Bibliografía

0. Introducción

En las relaciones entre comprador y vendedor se pueden distinguir tres

momentos básicos: la preventa o momento anterior a la compraventa, la
venta propiamente dicha y la postventa o momento posterior a la
compraventa. En estos tres momentos es importante dominar la legislación
aplicable y los distintos documentos que intervienen en el proceso.

1. Documentación relativa a la compraventa: Propuestas de

pedido

Cuando una empresa toma la decisión de comprar, se inicia un proceso

documental entre comprador y vendedor con la siguiente secuencia: pedido,
albarán, nota de gastos, carta de porte, contrato de seguro, factura y
documentos de pago. El proceso se resume en este esquema:

Proceso Documento
El comprador pide la mercancía al vendedor Pedido
El vendedor envía la mercancía al comprador Albarán
El comprador paga al vendedor los gastos supletorios que haya podido realizar por su cuenta Nota de gastos
Se contrata el transporte Carta de porte
Se contrata el seguro Póliza de seguro
El vendedor entrega al comprador el documento que justifica la operación comercial Factura
El comprador paga al vendedor Documento de pago

Es preciso aclarar que los únicos documentos estrictamente necesarios y,

por tanto, más habituales en toda operación de compraventa industrial son el
pedido, el albarán y la factura.

Muchas empresas venden sus productos por medio de representante,

proporcionándoles a estos unos impresos de pedidos para recoger las
solicitudes de los clientes. Dichos impresos se denominan propuestas de
pedidos, y estos no se consideran en firme hasta que los acepte el
proveedor.

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Este procedimiento es muy frecuente en la actividad comercial de empresas
vendedoras de mercancías cuyo núcleo principal de clientes está formado
por pequeños empresarios dedicados a la venta al por menor.

Los datos que ha de contener una propuesta de pedido serán prácticamente

los mismos que los del pedido, incluyendo el nombre del viajante o
representante que intervienen en la operación.

• Identificación del comprador y del vendedor (nombre o razón social,

dirección completa y NIF).
• Número de orden del pedido.
• Fecha de emisión.
• Dirección en la que deben entregarse las mercancías.
• Unidades y descripción de los artículos solicitados.
• Precios unitarios e importes parciales y totales.
• Fecha de entrega, o fechas ya pactadas si el envío es fraccionado.
• Condiciones, forma y plazo de pago.
• Descuentos solicitados.
• Medio de transporte utilizado.
• Nombre del agente comercial que haya intervenido.
• Firma del peticionario o persona autorizada.

Las propuestas de pedido normalmente se extienden por triplicado,

quedándose un ejemplar en poder del cliente, otro en poder del
representante o agente y el tercero es enviado a la empresa vendedora. Es
conveniente que el cliente firme el original, ya que es el que se remite al
vendedor.

2. Pedidos

La operación de pedido puede dar lugar a distintas cartas comerciales:

- Carta de pedido propiamente dicha.
- Carta de confirmación de pedido.
- Carta de incidencias.
- Carta de negación del pedido.

Carta de pedido
Cuando el comprador no dispone de impresos de pedido o considera
conveniente establecer un tipo de comunicación más personal puede
realizar sus pedidos mediante carta.

Los datos que se reflejarán en la carta de pedido son los mismos que los
indicados en la nota de pedido, aunque redactados de forma más extensa y
precisa para evitar errores o inexactitudes, y puntualizar las condiciones de
la operación.

La redacción de las cartas de pedido ha de ser muy clara. Hay que aportar
todos los datos posibles para evitar errores y malas interpretaciones; en
general, se aportan los siguientes datos:

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 • Mercancías: denominación, calidad y cantidad. Si el vendedor tiene
un catálogo de la mercancía, se aportará el nombre y la referencia.
• Precio, pago de los gastos que se ocasionen y descuentos.
• Medio de transporte a utilizar.
• Lugar y plazo de entrega.
• Forma de pago, etc.

Carta de confirmación de pedido

Se envía en el momento en el que se recibe una carta de pedido. El
proveedor se pone en contacto con el cliente para notificarle si está de
acuerdo con las condiciones expresadas en su carta, notificarle la fecha del
envío de la mercancía y aclarar cualquier cuestión confusa.

Carta de incidencias
En las relaciones comerciales se pueden presentar situaciones que
provocan modificaciones o anulaciones de los pedidos que se han realizado.

Las modificaciones de los pedidos se notificarán a los proveedores con la

máxima urgencia, antes de que se envíe la mercancía, explicándoles muy
claramente las causas de las modificaciones.

Las anulaciones pueden deberse a múltiples causas, unas atribuibles al

proveedor (retrasos, diferencias de calidad, mercancías deterioradas, etc.) o
al comprador (errores, dificultades para pagar, que se detecte que la compra
ha sido innecesaria, etc.).

Antes de proceder a la anulación de un pedido se ha de leer muy

atentamente el contrato de compraventa, puesto que una anulación que no
corresponda con las causas estipuladas en el contrato puede tener
importantes consecuencias legales.

En cualquier caso, si se opta por anular el pedido, las causas deben

explicarse con toda claridad para llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas
partes.

Carta de denegación del pedido

Son muchas las circunstancias que pueden dar lugar a que el proveedor
rechace el pedido como:

- Que las existencias de un determinado producto se hayan agotado.

- Que las mercancías en cuestión ya no se fabriquen.
- Que las condiciones establecidas por el cliente sean inaceptables.
- Que el cliente tenga solvencia dudosa.

Este tipo de cartas conlleva una redacción en la que hay que cuidar el tono y
las formas, pues debemos procurar que el cliente no se moleste, con el fin
de mantenerle como cliente potencial.

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3. Albaranes

Una vez que el empresario vendedor acepta las condiciones del pedido, pro-
cede a preparar la mercancía para realizar el envío correspondiente. Ahora
procederemos a analizar el documento que acompaña a los artículos en la
entrega y que sirve como justificante de la propia entrega: el albarán.

El albarán es un documento emitido por el vendedor, en él se relacionan las

mercancías enviadas correspondientes a un determinado pedido y que
acompaña a dichas mercancías con la finalidad de acreditar su entrega.

Concepto y contenido del albarán:

• Se trata de un documento y, por tanto, es preciso realizarlo por
escrito.
• Contiene la relación de mercancías de una determinada operación
comercial.
• Es la consecuencia documental de la entrega de la mercancía que se
solicitó en el pedido.
• Acompaña a las mercancías para que el receptor de las mismas
pueda comprobar su entrada en el almacén.

Contenido del albarán

Existe otra modalidad de albarán denominada albarán valorado, que se uti-

liza en las operaciones de compraventa derivadas de un contrato de sumi-
nistro donde se facturan los pedidos de forma periódica. El albarán valorado
incluye el importe total y los impuestos aplicables, por lo que refleja el valor
total.

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4. Facturas

Los empresarios y profesionales deben expedir factura por todas las

operaciones que realicen. Solo la posesión de una factura correcta va a
permitir al destinatario cumplir con sus obligaciones legales y no estar
expuestos a sanciones.

Obligación de facturar
Tienen obligación de facturar los empresarios y profesionales por cada
entrega de bienes o prestación de servicios que realicen en el desarrollo de
su actividad. Deben emitir factura incluso en los casos calificados de
autoconsumo en el IVA y en los supuestos de pagos anticipados.

La factura es el documento más importante en la compraventa, ya que

justifica legalmente la operación.

La factura es el documento donde figuran el detalle y el precio de las

mercancías vendidas o de los servicios prestados y que se entrega a quien
paga dicho precio.

Características fundamentales de la factura:

– Es un documento y, por lo tanto, ha de ser escrito.
– Acredita jurídicamente que se ha realizado una operación de compraventa
de bienes o prestación de servicios.
– Es un documento que expide el vendedor para entregárselo al comprador.
– El contenido de la factura se define en el RD 1496/2003, que modifica el
Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. Este RD se ha actualizado
en parte con el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se
aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación.

La ley establece diferentes tipos de facturas para determinadas situaciones

de la compraventa, que son la factura de rectificación, la de repaso o
recapitulativa y la factura proforma.

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 Factura de rectificación
El importe de la factura puede ser modificado si existe error, variación en las
cuotas o en los precios, en su cantidad, descuentos, etc., o por devolución
de mercancías. La rectificación se realizará mediante la emisión de una
nueva factura de rectificación.

Factura repaso o factura recapitulativa

Cuando una empresa recibe pedidos frecuentes de un cliente, en lugar de
realizar una factura para cada pedido, se simplifica enviando junto con las
mercancías un albarán valorado haciendo constar precios, descuentos,
gastos, etc. Al final de cada período se realizará una factura de repaso que
contendrá una relación de los albaranes especificando importe, fecha y
número de cada uno. El importe total de la factura será la suma de todas
estas cantidades, considerándose como vencimiento de la misma el último
día del período considerado.

Podrán incluirse en una sola factura las operaciones realizadas para un

mismo destinatario dentro de un mismo mes natural.

Factura proforma
La factura proforma es un documento que utiliza el vendedor para plasmar
una oferta detallada de una venta que, si es aceptada por el comprador, será
el origen de un contrato de compraventa. Su uso es debido, en muchos
casos, a la necesidad del importador de obtener algún requisito
administrativo previo al despacho de aduanas de importación, como una
licencia de importación o autorización para obtener las divisas necesarias.
Su formato es como el de cualquier factura, pero se hará constar en ella que
se trata de un documento proforma que no produce las obligaciones de una
factura.

La factura electrónica
La ley permite remitir la factura por cualquier medio posible, incluyendo los
medios electrónicos. Las facturas emitidas de esta forma se denominan
facturas electrónicas. La factura electrónica es equivalente a la factura en
papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos
entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos. Para que esta
factura sea válida debe acreditarse mediante la firma electrónica.

La factura simplificada
Con el nuevo reglamento de facturación, vigente a partir del 1 de enero de
2013, el ticket pasó a ser sustituido por la factura simplificada. O en otras
Diferencia palabras, la factura simplificada vino a sustituir los tickets.
entre ticket
y factura La normativa establece que los Estados miembro deben autorizar la emisión
de las facturas simplificadas en los casos siguientes:
Factura • Cuando el importe de la factura no supere los 100 euros (o su
simplificada equivalente en la moneda nacional).
= ticket • Y cuando la factura expedida sea una factura rectificativa de otra
anterior.

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Dichos Estados podrán ampliar el ámbito de aplicación de la factura
simplificada:
• Cuando el importe de la factura sea superior a 100 euros, pero inferior
o igual a 400 euros.
• Cuando las prácticas comerciales o administrativas de un sector de
actividad dificulten el cumplimiento de las obligaciones propias de las
facturas completas.

En resumidas cuentas, la normativa permite emitir una factura

simplificada en estos casos:
•
o
§ Cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA
incluido.
§ Cuando se trate de una factura rectificativa.
§ Cuando el importe no exceda los 3.000 euros (IVA
incluido), en operaciones de:
§ Ventas al por menor, incluso las realizadas por
fabricantes o elaboradores de productos entregados.
§ Ventas o servicios en ambulancia.
§ Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
§ Transportes de personas y sus equipajes.
§ Servicios de hostelería y restauración prestados por
restaurantes, bares, cafeterías, y establecimientos
similares, así como el suministro de bebidas o comidas
para consumir en el acto.
§ Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
§ Servicios telefónicos prestados mediante la utilización
de cabinas telefónicas de uso público, así como
mediante tarjetas que no permitan la identificación del
portador.
§ Servicios de peluquería y los prestados por institutos de
belleza.
§ Utilización de instalaciones deportivas.
§ Revelado de fotografías y servicios prestados por
estudios fotográficos.
§ Aparcamiento y estacionamiento de vehículo.
§ Alquiler de películas.
§ Servicios de tintorería y lavandería.
§ Utilización de autopistas de peaje.

5. Legislación mercantil aplicable a la compraventa

La compraventa no está regulada por una única ley, ya que es un negocio

que incluye múltiples actividades empresariales. Las leyes básicas que
constituyen el marco jurídico de la compraventa son:

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Además de todas estas normas, también conviene indicar otras normas de
gran importancia en el tráfico mercantil, como son:
• Ley del IVA de 28/12/1992, y su Reglamento de 29/12/1992 con sus
posteriores actualizaciones.
• Ley Cambiaria y del Cheque de 16/07/1985.
• Ley sobre el Contrato de Agencia de 27/05/1992.
• Ley sobre el Contrato de Seguro de 8/10/1980.
• Ley sobre los Contratos Celebrados fuera de Establecimientos
Mercantiles de 21/11/1991.

Además de las normas que aquí se citan, también hay que tener en cuenta
que las administraciones autonómica y municipal tienen competencias en
materia de comercio y consumo y han desarrollado sus propias normas.

6. Contrato de compraventa

El elemento jurídico básico de la compraventa es el contrato de compraventa

mercantil, que conviene diferenciar del contrato de compraventa civil, ya que
ambos difieren tanto en sus características como por el marco jurídico que
los regula.

Concepto y características del contrato de compraventa

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La definición de contrato de compraventa mercantil se encuentra en el
artículo 325 del Código de Comercio.

Será mercantil la compraventa de cosas muebles para revenderlas, bien de

la misma forma en que se compraron o en otra diferente, con ánimo de
lucrarse en la reventa que se obtiene.

Analizando esta definición se obtienen las siguientes conclusiones:

– Intención de reventa.
– Ánimo de lucro.
– El producto comprado se puede modificar, cambiar de naturaleza o
incorporar a otro más complejo antes de revenderlo.
– El producto debe ser un bien mueble.

El resto de operaciones de compraventa se consideran compraventas civiles

y están reguladas por el Código Civil.

Por otra parte, el artículo 326 del Código de Comercio indica las
compraventas que, cumpliendo las características generales de la
compraventa mercantil, no tienen tal condición y se consideran civiles. Estas
son:
– Las compraventas que se destinen al consumo del comprador o la
persona por cuyo encargo se adquirieron.
– Las ventas de productos de ganadería o agricultura realizadas
directamente por los productores.
– La venta de productos de artesanía que realizan directamente los
artesanos.
– La reventa de productos que se adquirieron para consumo propio por
parte de personas que no sean comerciantes.

Elementos del contrato de compraventa

Los elementos del contrato de compraventa son todos aquellos factores que,
interviniendo en el acto de voluntad de contratar, lo dotan de personalidad
jurídica.

Estos pueden ser de tres tipos: personales (las personas que libremente
suscriben el acuerdo), reales (los bienes, servicios y la manera de
transmitirlos o prestarlos sobre los que se toma el acuerdo) y formales,
forma en que ha de representarse el acuerdo.

En el caso del contrato de compraventa, para que este sea válido, es preciso
que figuren en él los siguientes elementos:

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7. La letra de cambio y el cheque

La letra de cambio es un medio de pago, regulado en la Ley 19/1985, Ley

Cambiaria y del Cheque, que beneficia tanto al vendedor como al
comprador.

Permite que el comprador pague a plazos su compra y el vendedor no

necesite esperar al vencimiento de la deuda para cobrarla.

La letra de cambio es un documento mercantil y formal que expide una

persona llamada librador a otra denominada librado para que, en la fecha
del vencimiento, pague una cierta cantidad de dinero a quien se indique en
el documento, llamado tomador o tenedor.

De esta definición se desprende que la letra de cambio es un documento

oficial que contiene una orden pura y simple de pagar una determinada
cantidad de dinero a la persona designada en el documento en la fecha
establecida en el mismo.

Vendedor Emite la letra.

(librador) Lleva la letra al banco tenedor.

Comprador Acepta la letra.

(librado) Paga la letra al banco tenedor.

Banco Presenta la letra al cobro al librado.

(tenedor o tomador) Abona el importe de la letra al librador.

Características
– Supone un medio de pago en las operaciones comerciales.
– Su concesión permite aplazar el pago con garantía especial.
– Le posibilita al vendedor obtener el importe aplazado mediante su
descuento en una entidad bancaria.

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Entidades participantes

En la letra de cambio intervienen necesariamente las siguientes personas o

entidades:
– Librador: es quien extiende la letra y la cobra. Se identifica con el
vendedor, que de este modo concede un aplazamiento de pago al deudor o
persona acreedora de la deuda.
– Librado: es el deudor, es decir, quien debe pagar la letra.
– Aceptante: es el librado, que asume su obligación cambiaria mediante su
firma.
– Tenedor o tomador: es la entidad legitimada para exigir el pago, ya que es
quien tiene en su poder la letra y a quien se le debe abonar.
– Endosante: es el tomador o tenedor de la letra que, mediante declaración
expresa, transmite la letra, ordenando que el pago se realice a otra persona
denominada endosatario.
– Endosatario: es aquel a cuyo favor se endosa la letra (el que recibe la
letra) y, por lo tanto, a quien ha de efectuarse el pago.
– El avalista: es la persona que garantiza el pago de la letra.

El cheque es uno de los instrumentos más utilizados para la movilización de

recursos desde una cuenta corriente. Por tanto, es un documento muy
común para hacer pagos o sacar dinero en efectivo de una cuenta corriente
y consiste en:

El cheque o talón es un documento mercantil por el cual el titular de la

cuenta corriente ordena al banco, pagar una determinada cantidad de dinero
a quien se especifica en el cheque con solo presentarlo en la entidad
bancaria, con cargo a su cuenta bancaria y cuyo único requisito exigible es
que el titular del cheque tenga fondos disponibles en el banco.

Sujetos o elementos personales

Los sujetos o elementos personales que entran en juego en la puesta en

circulación y pago de un cheque son los siguientes:
– Librador: persona que emite el cheque y ordena su pago al banco.
– Librado: banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque
por orden del librador.
– Tomador: persona que posee el cheque y recibe el pago del librado por
orden del librador.
– Endosante: persona que transmite el cheque mediante endoso.

El circuito de relaciones que se establece entre ellos se puede ver en el

siguiente esquema:

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El cheque es pagadero a la vista, es decir, se puede cobrar en cualquier
fecha, con independencia de la que figure en el documento.

El cheque se emite sobre un documento impreso por la entidad financiera

correspondiente y con cargo a una determinada cuenta bancaria.

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8. Conclusiones

Muchas empresas venden sus productos por medio de representante,

proporcionándoles a éstos unos impresos de pedidos para recoger las
solicitudes de los clientes. Dichos impresos se denominan propuestas de
pedidos, y estos no se consideran en firme hasta que los acepte el
proveedor.

La operación de pedido puede dar lugar a distintas cartas comerciales: carta

de pedido propiamente dicha, carta de confirmación de pedido, carta de
incidencias y carta de negación del pedido.

El albarán es un documento emitido por el vendedor, en él se relacionan las

mercancías enviadas correspondientes a un determinado pedido y que
acompaña a dichas mercancías con la finalidad de acreditar su entrega.

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La factura es el documento donde figuran el detalle y el precio de las
mercancías vendidas o de los servicios prestados y que se entrega a quien
paga dicho precio.

La compraventa está regulada por el Código de comercio y por otras leyes

como la Ley de Marcas, la Ley General de Publicidad, La Ley de Defensa de
la Competencia o la Ley General para la Defensa de los Consumidores y
Usuarios.

La letra de cambio es un medio de pago que permite que el comprador

pague a plazos su compra y el vendedor no necesite esperar al vencimiento
de la deuda para cobrarla.

El cheque es un documento mercantil por el cual el titular de la cuenta

corriente ordena al banco, pagar una determinada cantidad de dinero a
quien se especifica en el cheque con solo presentarlo en la entidad bancaria,
con cargo a su cuenta bancaria y cuyo único requisito exigible es que el
titular del cheque tenga fondos disponibles en el banco.

Referencias bibliográficas:

Legislación mercantil y fiscal

GESTION DE COMPRAS EN LA EMPRESA. Pirámide. ANDER ERRASTI , 2012

Gestión de compras en el pequeño comercio. Álvaro Torres Rojas 2017 Editorial IC

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