Manual básico de gestión de lectores

CATÁLOGO COLECTIVO

MANUAL BÁSICO DE GESTIÓN DE LECTORES

7 de mayo de 2014

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 Manual básico de gestión de lectores

MANUAL DE GESTIÓN DE LECTORES

Objetivo

Documentación necesaria

Gestión de lectores

A- ALTAS DE LECTORES
O. Pautas generales
1. Procedimiento para añadir un nuevo lector
2. Lectores colectivos
B- MODIFICACIÓN DE DATOS
C- RENOVAR LECTORES
D- MODIFICAR EL Nº DE LECTOR
E- CARNET TEMPORAL
F- USUARIOS SANCIONADOS
G- CARNÉS PERDIDOS O ROBADOS
H- BAJAS

Anexos

1º. Abreviaturas de las denominaciones de las vías públicas.

2º. Errores frecuentes en la gestión de lectores.

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Novedades en este manual:

- La casilla Adulto se marcará cuando el usuario tenga 14 o más años, es decir
cuando pasa a ser Tipo de lector Adulto (hasta la edición de este manual se
rellenaba dicha casilla cuando el usuario cumplía 18 años) (pág. 6).
- Para tener información de los usuarios juveniles se ha creado el Perfil Juvenil,
que es de obligado uso para los lectores entre 14 y 18 años (pág. 9)
- Se ha suprimido el apartado Impresión de carnés, sustituido por el documento
Protocolo para la realización del carné de usuario, que está en el Portal junto
al resto de la documentación, en el apartado Carnets y lectores.
- Se ha introducido el anexo 2 con los errores más frecuentes detectados en la
gestión de lectores

Objetivo de este manual

Establecer los procedimientos necesarios para homogeneizar la gestión de la base de
datos de usuarios, así como facilitar al usuario de forma eficiente el carné de lector,
indispensable para acceder a los distintos servicios de las bibliotecas que forman parte
del Catálogo Colectivo (CC) de la Red de Bibliotecas de Castilla-La Mancha.

Documentación necesaria para la obtención del carné

Para hacer el carné de usuario es necesario que éste muestre algún documento oficial
identificativo: DNI, pasaporte, carné de conducir, tarjeta de residencia …
En el caso de personas que carezcan de documentos oficiales identificativos
(inmigrantes sin papeles), se les pediría cualquier otro documento que pueda servir para
identificarse, pero les daríamos el carné en cualquier caso.
Sólo en el caso de los menores de edad, se deberá entregar la fotocopia del DNI del
padre/madre o tutor.
Existe un formulario en papel de Solicitud de carné de usuario: los datos que vamos
a introducir en la base de datos de lectores los tomaremos de dicho documento, que
debe ir firmado.
El formulario de solicitud se compone de dos hojas: la de solicitud propiamente dicha y
una copia para el usuario (amarilla). Las hojas de solicitud deben archivarse en el centro
que realiza el carné, ya que este documento constituye la aceptación expresa de las
condiciones de servicio de la Red, ordenadas por fecha de solicitud, durante al menos 4
años. Una vez transcurrido este periodo existen dos posibilidades:
- Se remitirán al Archivo Regional de Castilla-La Mancha para su destrucción.
- Serán destruidas con las garantías que requieren los documentos que incluyen datos de
carácter personal.

Gestión de lectores

A- ALTAS DE LECTORES

A.0. Pautas generales para la introducción de datos

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• El nº de lector será el nº del DNI. Si no lo tuviesen, será un nº

secuencial

• Todos los campos deben ir en mayúsculas (excepto email)

• Se utilizarán acentos gráficos (tildes).

• No se introducirán espacios innecesarios: habrá que tener cuidado

en no introducir espacios innecesarios en los campos de datos, ya que
estos dificultan las búsquedas, sobre todo al comienzo de la casilla.

• Hay que tener en cuenta que la base de datos de lectores es única

para todo el catálogo colectivo, y que todas las acciones que se
realicen, ya sean altas, bajas, modificaciones, etc. afectan a toda la
red y no solo a la biblioteca que las efectúe.

A.1. Procedimiento para añadir un nuevo lector.

A.1.1. Búsqueda: una vez que el solicitante ha presentado la documentación

requerida se procederá a comprobar si el usuario existe ya en la base de datos de
lectores.

La comprobación se realizará entrando por el menú jerárquico a la

carpeta Gestión de lectores (o pinchando la lupa) para buscar:
Por el DNI La búsqueda en el campo DNI conviene hacerla con * al principio y
al final por si hay letra al final o ceros delante:

Por apellidos: la búsqueda por apellidos del lector se hará, si tuviesen acentos,
con búsqueda truncada, ya que en la base de datos pueden aparecer de las dos formas,

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con o sin acentos, ej.: GOMEZ Y GÓMEZ, así la búsqueda para GÓMEZ ÁLVAREZ
sería G?MEZ ?LVAREZ* (es decir, sustituyendo la letra que debe llevar acento por
“?”, y debemos poner siempre el asterisco al final).

En este tipo de búsquedas nos saldrán todos los que tengan este apellido, se pueden ver
haciendo clic en tabla

Por nº de lector: Cuando ya tenemos un carné hecho y tenemos que modificar,

comprobar, etc. podemos hacer la búsqueda por nº de lector en ese campo.

Si el lector ya existe, aunque su ficha esté asociada o hecha por otra biblioteca, no se le
da otra vez de alta, sino que se le revisarán y, en su caso, actualizarán los datos. Si fuera
necesario se le haría un nuevo carné (por ejemplo si tenía un número de lector
secuencial y ahora ya tiene DNI).

La Biblioteca / Sucursal que aparece en los datos del lector es con la que éste se va a
relacionar para efectuar desideratas, comentarios, etc. a través del OpacWeb. Por lo
tanto se cambiará solamente a petición del usuario o cuando éste, una vez
informado de los motivos del cambio (por ejemplo para que la biblioteca le pueda
mantener informado de sus actividades, porque es nuestra biblioteca la que usa
habitualmente…), nos de su visto bueno. No debemos hacerlo porque a nosotros nos
parezca mejor sin contar con el usuario.

A.1.2.- Para añadir un nuevo lector pincharemos la opción del menú

situado en la parte superior de la pantalla.

Vamos a explicar cómo rellenar los diferentes campos:

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Nº de lector: Se introducirá el número del DNI, sin puntos y sin la letra final, pero, muy
importante, CON UNA “L” AL PRINCIPIO

Cuando el lector sea extranjero, colectivo (es decir, no tienen DNI), o infantil sin DNI,
se pondrá un cero en el número de lector (en este caso no podremos la “L” al
principio). El sistema genera automáticamente un número currens de lector cuando
grabemos los datos.
No pondremos el DNI de los padres en el registro correspondiente a sus hijos.

Tratamiento e Iniciales: no se utilizarán.

Nombre: Pondremos el nombre en mayúsculas y con acentos.

Apellidos: Esta casilla es importante, por lo que hay que tener especial cuidado. Los
apellidos se introducirán en mayúsculas (lo hace el programa) y con acentos
gráficos.

Al introducir datos de apellidos compuestos, con partículas, extranjeros, etc.

respetaremos la forma que el usuario haya puesto en la solicitud de papel. En el
caso de que detectáramos algún cambio con respecto al documento oficial que nos ha
presentado, le consultaríamos al usuario sobre la forma correcta.

Los apellidos compuestos se respetarán, no dejando ningún espacio entre sus elementos.
Ej. Francisco García-Mariblanca Sánchez
Se pondrá:
Nombre: FRANCISCO
Apellidos: GARCÍA-MARIBLANCA SÁNCHEZ

Campo Adulto: Se debe marcar cuando el usuario tiene 14 o más años. Es decir,
cuando sea Tipo de lector Adulto, esta casilla debe ir marcada.
Va en posición de "no marcado" (en blanco), para menores de 14 años y usuarios
colectivos.

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Campo Nacimiento: Se consignará obligatoriamente para usuarios individuales: Se

rellenará DD/MM/YYYY o desde el icono al lado de la casilla.
Para los usuarios colectivos (bibliotecas, entidades y clubes de lectura) se dejará en
blanco.

Campo Password: El sistema da una clave por defecto (un número alternativo de 4
dígitos). Con esta clave el lector puede hacer gestiones desde el web (renovaciones,
reserva…). Una vez grabado el registro del lector, el password solo se mostrará en
forma de asteriscos.
Se lo facilitaremos al usuario y se le avisará de que la clave es secreta, ya que puede
ofrecer datos personales y que podrá cambiarla él mismo desde Internet o bien en su
biblioteca.
Si necesitamos cambiarla, visualizando el registro, damos a modificar, y tenemos que
situarnos en el campo, marcarlo y sustituir los asteriscos por el código que queramos
introducir. Hay que verificar la identidad de quien nos pida cambiar esta clave.

El campo “Asignado a la biblioteca” lo dejaremos sin marcar

(de otro modo sólo permite modificar sus datos a la biblioteca a la que está asignado)

Campo Biblioteca: por defecto aparece seleccionada la biblioteca a la que pertenece el

bibliotecario que hace el carné. Debe quedar tal y como aparece.

Campo Sucursal: seleccionaremos la biblioteca que está añadiendo los datos del lector.

DNI: consignaremos el número del DNI (aunque ya se haya tecleado previamente en el

campo “Nº lector”) incluyendo aquí la letra que este número pueda llevar, sin espacios
ni guión. Si el DNI lleva “0” al principio lo pondríamos.
Ej: En el carné: 06.285.748 –V
En AbsysNet: habrá que poner: 06285748V

También van en este campo los pasaportes extranjeros. Si llevan un código

alfanumérico se incluirá dicho código alfanumérico entero, con todos los números y
todas las letras.

Campo Nº Alternativo: si el usuario tiene NIE (Número de Identificación de

Extranjeros ) se pondrá en este campo, no en el campo DNI.

A continuación pasamos a rellenar la parte inferior del registro,

compuesto por varias pestañas o carpetas:

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Datos
CAMPO TIPO DE LECTOR: Este campo es un menú desplegable que ofrece una serie
de opciones. Hay que escoger la adecuada al lector que nos esté solicitando la tarjeta
(determina el tipo de tarjeta de lector).

Código Tipo de lector

ADT Adulto (= ó > 14 años)
BBL Personal (Bibliotecarios) (En este campo no lo utilizaremos)
CLB Club de lectura
CLI Club de lectura individual
ENT Entidad [incluyendo otras bibliotecas]
EXT Exposición o “actividad” externa
INF Infantil (0-13 años) (Al cumplir los 14 pasa a adulto)
PIB Préstamo interbibliotecario [para bibliotecas peticionarias de P.I.]
UIN Biblioteca propia [préstamo interno …]
SNC Sancionado [Si transcurrido 6 meses desde la fecha prevista de devolución de los
materiales, el usuario no hace efectiva la devolución, pasará a tipo de lector
sancionado, y para otras circunstancias reguladas vía reglamento]

CAMPOS DE CODIGOS: se rellenarán siguiendo las diferentes opciones del menú

desplegable

Código 1
Descripción tipo de usuario al que se le aplica
Sexo Infantil, Adulto
Tipo de entidad Entidad
Tipo de club de lectura Club de Lectura

Código Código 1 de lector

HOM Hombre
MUJ Mujer
ESC Centro de enseñanza
ASC Asociación

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BIB Biblioteca
CLB Club de lectura

Código 2
Descripción tipo de usuario al que se le aplica
Nacionalidad Todos

Seleccionar el código adecuado de la lista

Código Código 2 de lector

ESP España
FRA Francia
ITA Italia
… …

Código 3
códigos de paradas de bibliobuses ( para fines estadísticos). Sólo se utiliza para los
lectores usuarios del servicio de bibliobús.
Descripción tipo de usuario al que se le aplica
Código parada Infantil y adulto
bibliobús

Código Código 3 de lector

Seleccionar el código adecuado

Perfil
Código Perfil
JUV Juvenil: utilizaremos este código para los usuarios entre 14 y 18
años, con el fin de poder obtener estadísticas de este grupo de
usuarios. Es obligatorio.
Lo pondremos cuando el usuario cumpla 14 años, y lo quitaremos
cuando cumpla 18.

El perfil “Transeúnte” se deja de usar, se podrá utilizar para identificar a estos usuarios
el campo Notas, como veremos más adelante.

FECHA DE ALTA : el sistema la da por defecto.

FECHA DE RENOVACIÓN: Indica el día en que se ha procedido a la renovación de un

carné. Por lo tanto, al hacer un carné nuevo se deja en blanco. Cuando al lector se le
renueve (porque ha caducado, ha cumplido 18 años etc., véase sección C- Renovar
lectores) Absysnet la actualizará automáticamente con la fecha del día en que se realice
la renovación.

FECHA DE CADUCIDAD: El sistema introduce automáticamente la fecha de

caducidad (4 años). Por lo tanto solo habrá que introducirla manualmente en los
siguientes casos:

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• Cuando el usuario cumpla 14 ó 18 años antes de la fecha de

caducidad prefijada (4 años).
• En los carnés temporales (la caducidad es de tres meses).
• En las entidades y clubes de lectura se fijará la caducidad el siguiente
1 de septiembre con el objeto de un mayor control.

Préstamo En esta carpeta o pestaña no pondremos nada.

DIRECCIÓNES: De los dos bloques de dirección se utilizará solo el primero
(Dirección 1) para la mayoría de los casos. En el bloque 1 irá la dirección que nos
facilite el usuario. Se utilizará el segundo bloque (Dirección 2) cuando el usuario, por
diferentes motivos (2ª residencia, domicilio de padres, etc), nos facilite una segunda
dirección de contacto en la Solicitud de carné (en papel).

En el caso de que se trate de una persona sin domicilio, pondremos:

SIN DIRECCIÓN en la primera línea.

En el resto de casos los tres campos de que consta el bloque se

cumplimentarán de la siguiente forma:

• Campo superior: En este campo se consignará el nombre de la

calle, plaza, avenida, ronda, etc., y el número (bloque, portal, piso,
puerta, etc.) CALLES, PLAZAS, ETC: norma general, los nombres
de calles irán precedidos de CL
Para ver la lista de abreviaturas de las vías públicas, consultar
el anexo 2.
Las abreviaturas se pondrán sin punto.

El nombre de la vía pública podrá ir de la misma forma que

aparezca en el DNI. Si el nombre no cabe en el campo o no permite la
entrada correcta del resto de los elementos que lo acompañan se
abreviará, intentando que la parte más significativa no quede abreviada.

NUMEROS, PISOS, PUERTAS, ESCALERAS, ETC.: Se harán

constar a continuación de la denominación de la calle, plaza, etc., y tras
un espacio. No se debe poner ningún otro signo entre la denominación de
la vía pública y el/los indicadores de numeración (no poner coma):

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Ej: PZ ESPAÑA 8
AV ESTENILLA 21 PTAL 3 4ºA
AV RECONQUISTA 22 BL A 3ºD

El orden para la numeración será el siguiente:

• En primer lugar va el número de la casa o conjunto de casas o
pisos.
• Después irá, la denominación de bloque o portal si existe, con la
abreviatura correspondiente.
• Después, el número de piso, si existe, seguido del distintivo de
ordinal (1º, 4ª) acompañado, sin espacio, si procede, por el
número o letra de la puerta.
o Ej: CL CORRALILLOS 18 2ºB

ABREVIATURAS MÁS COMUNES (sin punto de abreviatura):

Ático: ATC Escalera: ESC

Alto: ALT Izquierda: IZD
Bajo: BJO Portal: PTAL
Buzón: BUZ Sin número: S/N
Derecha: DCHA

• Campo intermedio: el nombre de la población.

Si hay que abreviar el nombre de la población por ser demasiado

largo hay que tratar de poner la parte más significativa del mismo.

Ej: Villafranca de los Caballeros: VILLAFRANCA CABALLEROS

• Campo inferior: En este campo se consignará la denominación de la

provincia. Debe rellenarse siempre, no sólo cuando el nombre de la
población que se consigne en el campo intermedio sea distinto al
nombre de la provincia.

Ej: Si el usuario es de Toledo capital, se pondrá TOLEDO en

el campo intermedio y también en el inferior.

• Campo Código postal: pondremos el código postal correspondiente.

Todos los códigos postales de la región estarán metidos en un listado,
de modo que si no sabemos un código postal poniendo * y pulsando
la lupa, nos sacará todo el listado.

Si conocemos el código postal y lo ponemos en su casilla, pulsando la

lupa, se nos abre una ventana con la información de la localidad,
pulsando sobre esa línea, nos rellena automáticamente los campos de

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localidad y provincia (aunque parece que esto no será posible en

todos los casos, y entonces habrá que rellenarlo manualmente, como
sucede con las capitales de provincia).

• Campo teléfono: Existen dos campos de teléfono. Se utilizará el

primero, Teléfono, cuando nos proporcionen un fijo, y el segundo
Teléfono móvil se utilizará cuando el usuario nos ofrezca un móvil.
Si se diese el caso de que nos ofrezcan dos fijos podríamos usar la
casilla Télefono 2.

El número de teléfono se introducirá sin espacios, tanto para

los fijos como para los móviles, Ej: 637024547

• Utilizar e-mail y campo e-mail: Se le preguntará al usuario si tiene

dirección de correo electrónico y si quiere dárnosla para mandarle
información relacionada con la Biblioteca. Para rellenar este campo,
se activará la casilla de Utilizar e-mail y se rellenará la dirección
electrónica en la casilla E-mail.

Importante: tenemos que tener en cuenta que si activamos la casilla

utilizar e-mail, las cartas de reclamación le van a llegar por ese
medio, por lo que es necesario que nos aseguremos que el usuario
realmente usa el correo-e que nos facilita, ya que puede tenerlo
creado pero no mirarlo nunca y no atender nuestras reclamaciones.

Otros.

• El campo Mensaje se puede utilizar para escribir algún comentario

sobre el lector. Se podrá visualizar esta información en las pantallas
de préstamo, devolución y consultas de préstamos. Este campo lo

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 Manual básico de gestión de lectores

utilizaremos para aquéllos contenidos que el usuario debe saber,

ya que éste los puede ver a través del opacweb. Ej.:
Autorizado por el lector nº … / Autoriza al lector nº… /
Duplicado de carné 1 dd/mm/aaaa
Duplicado de carné 2 dd/mm/aaaa

• En el campo Notas se puede escribir un comentario sobre el lector.

Este comentario no aparecerá en ninguna pantalla más que ésta.

Se usará para lectores “transeúntes” y grupos de notificación.

Lectores “Transeúntes”, como vemos en el apartado E. CARNET

TEMPORAL, este tipo de carné está dirigido a lectores con residencia
no estable en la Comunidad Autónoma y tiene una duración de 3 meses.
Pondremos en este campo los caracteres #pf=TRS para identificar a
este tipo de lectores.

Los grupos de notificación se graban en el campo notas, de forma

codificada, utilizando un carácter reservado para separar los diferentes
grupos a los que un lector pueda pertenecer:. (Además habrá que mantener
un listado de códigos donde se registren los que se vayan dando de alta. Sería
conveniente además que el código de la actividad incluyese como prefijo el
código de la biblioteca que lo genera, y que las bibliotecas que lo generan se
encargaran de eliminarlo cuando quedara obsoleto)

Por ejemplo
;TO-BCM_CLLF;CR0394_MARCAP2008;

Pertenece a dos grupos de notificación, uno de la Biblioteca de Castilla-La

Mancha, y otro de la de Daimiel.

• En el campo “Mensaje en circulación” se puede escribir cualquier

anotación que queramos que salga cuando el lector haga uso de su
carné, de modo que esta información aparecerá en pantalla cada vez
que el lector vaya a llevarse un ejemplar en préstamo. Ej.:
Usuario sancionado: material no devuelto
Usuario sancionado: Biblioteca – motivo – hasta [fecha]
Actualizar dirección / teléfono
Dirección incompleta

LISTADO OTROS TIPOS.

Para entrar en este campo, tendremos que pulsar Añadir,

Se nos abre esta ventana, donde ya podemos completarla:

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Este campo se utiliza actualmente para

1. Tipo de Lector Bibliotecario.
Los bibliotecarios pertenecientes a la Red de Bibliotecas Públicas de
Castilla la-Mancha, estos carnés no tendrán caducidad.
Personal de otras bibliotecas (universitarios, etc.) o cualquier persona
que lo solicite, por ejemplo para estudio de oposiciones, o estudiantes
de universidades, etc. Estos usuarios tendrán una caducidad de 1 año
desde que se les asoció el tipo de lector bibliotecario.

Se ha establecido una política de préstamo para este tipo de lector, de modo

que se le va a permitir el préstamo de 2 ejemplares del tipo de ejemplar Fondo
Profesional el mismo período de préstamo que los libros, pero no reservables.

2. Tipo de lector CLI (Club de Lectura Individual): se podrá utilizar, con el

fin de que se le pueda prestar ejemplares de lotes de club de lectura a un
usuario individual. Es decir, que a los miembros de un club de lectura, si la
biblioteca lo decide así, se les pueda prestar ejemplares de lotes de CL. Este
tipo de lector tendrá como fecha de caducidad el 1 de septiembre del año
siguiente.

Por último validaremos al lector (después de comprobar que no existen errores).

Importante: si no realizamos esta operación de validar el lector no se añade a la base de
datos.

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A.2. LECTORES COLECTIVOS.

Los usuarios colectivos pueden ser:

Clubes de lectura
Entidades (incluye bibliotecas)
Préstamo Interbibliotecario

Con este tipo de carnés conviene que cada biblioteca de la Red se haga los suyos
propios, de manera que cuando, por ejemplo, una biblioteca pide a otra un
documento en préstamo interbibliotecario (pi), le indique a la biblioteca
prestataria, junto con los datos de la obra pedida, su nº de carné de pi.

Además de las normas generales de introducción de datos que afectan a todo tipo de
usuarios, para dar de alta a los usuarios colectivos habrá que completar los campos del
registro de lector siguiendo las pautas que se dan a continuación:

o Nº Lector: se pondrá un cero. Tras completar todos los datos y

validar, el sistema genera automáticamente un número currens de
lector.
o Campo NOMBRE:
Si se trata de una entidad, pondremos el nombre genérico de la
entidad (colegio, instituto, asociación, etc.). Ejemplos más
frecuentes:

o ASOCIACIÓN CULTURAL
o ASOCIACIÓN DE PADRES DE ALUMNOS
o ASOCIACIÓN DE VECINOS
o BIBLIOTECA MUNICIPAL
o BIBLIOTECA PÚBLICA
o BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
o CENTRO DE ACOGIDA
o CENTRO DE MAYORES
o CENTRO DE EDUCACIÓN DE ADULTOS
o CENTROS DE SALUD, HOSPITALES, CENTROS DE DISMINUIDOS, ETC.
o CENTRO ATENCIÓN A LA INFANCIA
o CENTRO DE MENORES
o CENTRO PENITENCIARIO
o COLEGIO RURAL AGRUPADO
o COLEGIO PÚBLICO
o DELEGACIÓN PROVINCIAL

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o DIPUTACIÓN
o ESCUELA TALLER
o INSTITUTO DE ENSEÑANZA SECUNDARIA
o MUSEO
o RESIDENCIA DE MAYORES
o RESIDENCIA UNIVERSITARIA
o SEMINARIO
o SALA DE LECTURA
o UNIVERSIDAD POPULAR

Si se trata de un club de lectura, habrá que poner: CLUB DE

LECTURA 1. De modo que si hay más clubes de lectura
dependientes de la misma biblioteca o entidad podamos numerarlos
de la siguiente forma: CLUB DE LECTURA 2, CLUB DE
LECTURA 3.

Si se trata de un carnet de Préstamo interbibliotecario, pondremos

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

o Campo APELLIDOS:

Si se trata de una entidad, se pondrá el nombre distintivo de la

entidad:
Ej: NOMBRE: COLEGIO PÚBLICO
APELLIDOS: CARDENAL CISNEROS.

Si se trata de una biblioteca en el campo APELLIDOS se pondrá el

nombre de la población o barrio (Si se da el caso de que la biblioteca
tenga un nombre distintivo, Ej.: "FRANCISCO GARCíA PAVÓN", éste se
pondrá en el campo intermedio de la dirección 2, y en este campo apellidos
pondremos "TOMELLOSO". )

Si se trata de un Club de lectura o Préstamo interibliotecario

habrá que poner:
o Cuando sea de una biblioteca municipal: BPM, espacio y
el nombre de la localidad, cuando el club de lectura no
tenga nombre distintivo.
o Cuando dependa de una entidad, se pondrá el nombre de la
entidad.
o Si el Club de lectura tiene un nombre distintivo, se pondrá
directamente éste: Ej. TERESA PANZA.

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 Manual básico de gestión de lectores

Si se trata de un Carnet de Préstamo Interbibliotecario: En el

caso de las Bibliotecas Universitarias, en el campo apellidos se
pondrá el nombre de la Facultad, y seguido de una coma el nombre
de la Universidad.

• Campo Nacimiento, Adulto, Asignado a la biblioteca, DNI : se

dejarán en blanco (no marcado).
o Nº alternativo: se deja en blanco, si ya aparece un nº se deja
(corresponde con el antiguo carné).

DATOS

• En el campo TIPO DE LECTOR: pondremos el que corresponda

según este esquema:
Código Tipo de lector
CLB Club de lectura
ENT Entidad [incluye bibliotecas]
PIB Préstamo Interbibliotecario
o En el campo CÓDIGO 1
Código Código 1 de lector

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 Manual básico de gestión de lectores

ESC Centro de enseñanza

ASC Asociación
BIB Biblioteca
CLB Club de lectura
o En el campo CODIGO 2
Código Código 2 de lector
ESP España

Fecha de caducidad: En el caso de entidades y clubes de lectura, con el

objeto de un mayor control, la fecha de caducidad será el siguiente 1 de
septiembre. En el de préstamo interbibliotecario la fecha será la que
da el sistema (4 años).

DIRECCIONES

o Campos DIRECCIÓN 1: se pone la dirección de la entidad.

o Campos DIRECCIÓN 2: se rellenará de la siguiente manera:
Campo superior: Nombre y apellidos (en forma directa)
del responsable designado. (OBLIGATORIO)
Campo intermedio: lo completaremos con el nombre de
la entidad o biblioteca si ésta no se ha reflejado antes,
p.ej. si el club de lectura tiene nombre propio. También
se da el caso de que la biblioteca tenga un nombre
distintivo, Ej.: "FRANCISCO GARCíA PAVÓN" lo pondremos
aquí.
Teléfono 1: Se consignará el número de teléfono de la
entidad.
Teléfono 2: Se pondrá el número de teléfono del
responsable, si no coincide con el de la entidad.
E-mail: el del responsable si lo tuviera, si no el de la
institución. Para los carnés de Préstamo Interbibliotecario
se pondrá la dirección del Servicio de PI de la Biblioteca.

Otros.
• El campo Mensaje que se visualizará en las pantallas de préstamo,
devolución y consultas de préstamos, lo podremos utilizar para

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 Manual básico de gestión de lectores

identificar a personas autorizadas a usar el carnet de entidad, pero

que no son los responsables, por ejemplo el responsable de la
Entidad es el director del colegio, pero hay varios profesores
autorizados a usar dicho carnet.
Autorizado: Nombre apellidos, nº carnet …

B- MODIFICACIÓN DE DATOS
Se entenderán como modificación de datos todos los procesos que impliquen
cambios en cualquier campo de los registros de usuarios ya existentes.

Para poder modificar un lector en Absysnet hay que seguir los siguientes pasos:

La comprobación se realizará entrando por el menú jerárquico

a la carpeta Gestión de lectores (o pinchando
la lupa)
Buscar el registro cómo se ha indicado anteriormente en pág. 2
Localizado el registro, hay que editarlo para modificarlo (clic en
icono que tiene dibujado un lápiz).
Hacer las modificaciones que se estimen oportunas y después de
comprobar que no existen errores, validar

Estas modificaciones puntuales pueden ser hechas a petición del usuario (que
puede ver algún dato erróneo en su tarjeta) o por parte del personal que observe
alguna anomalía en el registro: falta de datos en la dirección, teléfono erróneo,
etc.

Si lo que se quiere es corregir o cambiar el nº de lector, tiene que hacerse según

el apartado D.

C- RENOVAR LECTORES
Esta opción permite renovar los lectores que han caducado o están a punto de
caducar.
Se pueden dar las siguientes situaciones para renovar lectores:
• El carné está a punto de caducar o ha caducado (después de 4 años de
socio).
• En el caso de los usuarios infantiles cuando cumplen los 14 años.
• En adultos menores de edad cuando cumplen 18 años.

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 Manual básico de gestión de lectores

Se procederá de la siguiente forma:

- Primeramente se comprobarán los datos personales del usuario por si han

sufrido modificaciones, en cuyo caso se procederá a cambiarlos,
(domicilio, teléfono, tipo de lector, etc.).
- Si es necesario se le cambiará el Tipo de lector (Infantil) y se le
actualizará el Perfil Juvenil.

- Una vez comprobado todo se pulsa sobre el botón “Renovar”,

automáticamente se activa la casilla Fecha de renovación,
Y después, validaremos al lector

D- MODIFICAR EL Nº DE LECTOR (TRANSFERIR)

Usaremos esta opción siempre que tengamos que modificar o cambiar el Nº de

lector: porque nos hayamos equivocado al introducir algún número, cuando un
usuario pasa a tener DNI, etc.
AbsysNet asociará automáticamente al nuevo nº de lector todos los datos que
tenía el nº de lector antiguo.
Usaremos la opción Transferir en los siguientes casos:

A. Cuando tengamos que corregir o cambiar el nº de lector.

B. El nº de lector en los lectores infantiles normalmente es un número currens
generado por AbsysNet, pero en el momento que nos comuniquen que
disponen de documento de identidad (DNI), tendremos que cambiar (por
medio de Transferir) el número de lector para que coincida con el de dicho
documento. Hay que imprimir un nuevo carné con el nuevo número.
C. Cuando un usuario tenga dos o más carnés de una o varias bibliotecas de la
Red. En este caso se dará por válido el de la biblioteca donde solicite el
nuevo carné o la renovación, modificando el campo Nº de lector, para que el
código de barras corresponda con su DNI, el resto de carnés serán borrados,
una vez comprobado que no tiene préstamos asociados.

Para saber si tiene préstamos asociados consultamos la pestaña Préstamos

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 Manual básico de gestión de lectores

Si tiene préstamos vamos a despliega menú, y en Relacionar veríamos los

préstamos concretos que tiene dicho carné:

Cuando nos encontremos con carnés que tengan préstamos asociados: lo que
tenemos que hacer es activar el carné válido, anotar los códigos de barras
prestados a los otros carnés y prestárselos al carné válido. De este modo no
perdemos la información de préstamos asociados.

Para borrar el carné no válido nos situamos en el registro no válido y a hacemos

clic en el icono de eliminar.

Así pues, para cambiar el nº de lector haremos clic en Transferir, ponemos en el

campo Nº de lector el número que corresponda y validamos haciendo clic en

E- CARNÉ TEMPORAL
Dirigido a lectores con residencia no estable en la Comunidad Autónoma, tiene
una duración de 3 meses, renovable una vez por otros tres meses y con las
mismas obligaciones que las derivadas del carné de usuario normal.

El procedimiento para su emisión sería el mismo, excepto que tenemos que

poner en el campo Notas los caracteres #pf=TRS para identificar a este tipo de
lectores. La “Fecha de caducidad” tendremos que ponerla manualmente.

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F- USUARIOS SANCIONADOS
El comportamiento incorrecto del usuario en la biblioteca podrá ser
sancionado con la suspensión temporal del carné de préstamo. La sanción será
impuesta por la dirección de cada centro, y será efectiva en todas las bibliotecas
pertenecientes al Catálogo Colectivo.
En este caso el procedimiento para sancionar al usuario será el siguiente:
1. En el campo Tipo de lector, pondremos SNC (sancionado).
2. En el campo Fecha de suspensión, pondremos la que corresponda,
según lo anterior.
3. En la carpeta o pestaña Otros, dentro del campo “Mensaje
circulación”, pondremos el siguiente mensaje:
Usuario sancionado: Biblioteca – motivo – hasta [fecha]
Una vez transcurrido el periodo de suspensión se quitará el mensaje y se
cambiará el tipo de lector.

También será Lector sancionado aquél que transcurridos 6 meses desde la

fecha prevista de devolución de los materiales no hace efectiva dicha
devolución.
Así, para el usuario que no devuelve o repone dichos materiales se ha
establecido una duración máxima de la sanción para cada tipo de usuario:
- Usuarios Infantiles: 1 año.
- Usuarios Adultos: 2 años.

• El paso a usuario “Sancionado” por retraso de más de 6 meses en la

devolución lo hará una vez al mes el equipo encargado del Catálogo
Colectivo de la Biblioteca de Castilla-La Mancha de la manera siguiente:
1. Los lectores con devoluciones pendientes de más de 6 meses pasan a
sancionados (se distinguirá entre adultos e infantiles para la sanción
temporal : 2 años los adultos / 1 año los infantiles) . Aparecerá en el
campo Mensaje en circulación: Usuario sancionado: Material no devuelto
- Hasta ver fecha de suspensión
2. Los ejemplares sin devolver pasarán a la situación de Perdidos
(pondrá en el campo Texto ** Prestado a usuario sancionado **)
3. La información de estos ejemplares perdidos se mantendrá
asociada al lector, de manera que cualquier bibliotecario puede
saber qué ejemplares tiene sin devolver un lector sancionado.
4. Si se diera el caso de que algún lector sancionado devuelve
material, se tendrá que abrir una incidencia a través del GLPI para
que se cambie de situación los ejemplares (de perdido a circulación)
ya que el préstamo que tendrá asociado impediría este cambio de
situación de la manera habitual. Una vez devueltos los materiales por
los que se le sancionó, el bibliotecario tendrá que cambiar el tipo de
lector Sancionado al tipo de lector que proceda (adulto/infantil), le
quitará el Mensaje de Circulación, y le aplicará la suspensión máxima
de 1 mes para usuarios Adultos o de 15 días para usuarios Infantiles.

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G- CARNÉS PERDIDOS O ROBADOS

En el caso de que un lector necesite un duplicado del carné de socio (por
pérdida, robo o deterioro) se le imprimirá uno nuevo, ya que se considera que el
carné al contar con foto es seguro y no será utilizado por otra persona. Por esto
es muy importante que todos los carnés lleven foto.
Para controlar las pérdidas de carnés, ya que éstos tienen un elevado coste, en
la pestaña Otros campo Mensaje pondremos:

Duplicado de carné 1 dd/mm/aaaa

Duplicado de carné 2 dd/mm/aaaa

Con el fin de evitar abusos por parte de los usuarios que pierden reiteradamente
el carné o simplemente se lo olvidan y lo vuelven a pedir, la biblioteca aplicará
una demora en la entrega de la nueva tarjeta de lector.
Así, en estos casos, cuando el usuario perdiese el carné por primera vez, tendrá
que esperar una semana desde que comunica la pérdida hasta que se lo pudiese
hacer otra vez, la 2ª vez dos semanas, 3ª pérdida tres semanas, etc. Durante este
plazo no se podrá utilizar el servicio de préstamo.
También se podrá repercutir el coste del carné siempre que esté aprobado por la
Administración de la que depende la biblioteca (normalmente su ayuntamiento).

H- BAJAS
En el caso de que un lector nos comunique que quiere darse de baja (aunque
como sabemos, los carnés tienen fecha de caducidad) es importante tener en cuenta
que el fichero de lectores está compartido por toda la Red y que antes de dar de baja a
un lector comprobemos:
1º.- Su identidad adecuadamente.
2º. Que no tiene préstamos asociados.
3º.- Que efectivamente quiere darse de baja como usuario de la Red de
bibliotecas del Catálogo Colectivo de CLM,
Si es así, entonces podemos borrar su registro.

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ANEXOS
Anexo 1. Abreviaturas de las denominaciones de vías públicas (sacada de la
Agencia Tributaria):

SIGLA TIPO DE VÍA SIGLA TIPO DE VÍA

AL ALAMEDA MT MONTE
AD ALDEA ML MUELLE
AP APARTAMENTO MN MUNICIPIO
AR AREA, ARRABAL PA PARCELA
AY ARROYO PQ PARQUE
AV AVENIDA PQ PARROQUIA
BJ BAJADA PD PARTIDA
BR BARRANCO PJ PASAJE
BO BARRIO PS PASEO
BL BLOQUE PZ PLAZA
BUL BULEVAR PB POBLADO
CL CALLE PG POLIGONO
CJ CALLEJA / CALLEJÓN PR PROLONGACION
CM CAMINO PT PUENTE
CR CARRETERA PU PUERTA
CS CASERIO QT QUINTA
CG COLEGIO RM RAMAL
CO COLONIA RB RAMBLA
CN CONJUNTO RP RAMPA
CT CUESTA RR RIERA
CH CHALET RC RINCON
ED EDIFICIO RD RONDA
EN ENTRADA RU RUA
ES ESCALINATA SA SALIDA
EX EXPLANADA SC SECTOR, SECCION
EM EXTRAMUROS SD SENDA
ER EXTRARRADIO SL SOLAR, SALON
FC FERROCARRIL SB SUBIDA
GL GLORIETA TN TERRENOS
GV GRAN VÍA TO TORRENTE
LD LADO TR TRAVESIA
LG LUGAR UR URBANIZACION
MZ MANZANA VI VIA
MS MASIA VP VIA PUBLICA
MC MERCADO

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Anexo 2. Errores frecuentes en la gestión de Lectores

Los lectores son compartidos por toda la Red, aunque estén “asociados” a una
biblioteca, por tanto es fundamental el cumplimiento de las normas de este manual para
tener actualizados los datos de los usuarios (a efectos de comunicación de reservas,
reclamación de sanciones, información sobre actividades, etc.) y también para obtener
datos estadísticos completos y fiables.

Vamos a señalar dónde los errores se producen con más frecuencia:

1. Renovaciones: los carnés sólo se renuevan cuando se cumple la fecha de
caducidad. Cuando un carné ha caducado o está a punto de hacerlo, Absysnet
avisará con un mensaje en la pantalla cuando leamos dicho carné.
En cualquier otro momento se pueden actualizar o modificar los datos de los
usuarios (por ejemplo, si nos comunican un cambio de domicilio, de teléfono…)
pero eso no implica renovar el carné.
Cuando se renueva un carné no hay que volver a rellenar una solicitud ni
imprimir un nuevo carné.
Es imprescindible renovar y adjudicar adecuadamente las fechas de caducidad de
este modo:
• Tipo de lector Adulto: cada 4 años o cuando cumpla 18 (lo que ocurra
primero). Cuando cumple 18 años se quitará el perfil Juvenil.
• Si es Infantil: cada 4 años o cuando cumpla 14 (lo que ocurra primero).
Cuando cumple 14 años le pondremos en perfil Juvenil.

• Si es Entidad o Club de Lectura: el 1 de septiembre siguiente.

Al renovar un carné, hay que pinchar siempre en la opción Renovar del menú
superior. Al hacerlo así, automáticamente se rellenan los campos:
• Fecha de renovación
• Fecha de caducidad
Fecha de renovación: es la fecha del día en que hacemos la renovación. Por
ejemplo, si renovamos hoy el carné, la fecha será la del día de hoy.

Fecha de caducidad: cuatro años más de la fecha de renovación. En el mismo

ejemplo, será la fecha de hoy pero dentro de cuatro años.

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Por lo tanto, no hay que modificar a mano el campo "fecha de renovación",

escribiendo aquí la de dentro de cuatro años (cuando se tendría que renovar el carné la
próxima vez).

2. Fecha de caducidad: El sistema introduce automáticamente la fecha de caducidad

(4 años). Se dejará la fecha que adjudique el sistema en usuarios Adultos que
tengan más de 18 años.
Por lo tanto sólo habrá que introducirla manualmente en los siguientes casos:
• Usuarios infantiles Cuando el usuario cumpla 14 años antes de la caducidad
prefijada (4 años).
EJEMPLO:
Fecha de nacimiento = 18/05/2005 El usuario cumplirá 14 años el
18/05/2019
Fecha de alta del carné = 20/05/2006 El carné caduca por 1ª vez el
20/05/2010
Fecha de 1ª renovación = 30/05/2010 El carné caducará nuevamente el
30/05/2014 (4 años después de renovarlo)
Fecha de 2ª renovación = 02/06/2014 El carné caducará nuevamente el
02/06/2018 (4 años después de renovarlo)
Fecha de 3ª renovación = 17/06/2018 El carné caducará el 18/05/2019
(FECHA EN QUE CUMPLE 14 AÑOS) Pasará a ser Tipo de lector Adulto y
tener asociada otra política de préstamo. Rellenaremos la casilla Adulto, y en
Perfil le pondremos JUVENIL

¡CUIDADO, ERROR FRECUENTE! En el mismo ejemplo anterior:

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Fecha de alta = 20/05/2006 -- Fecha de caducidad = 18/05/2019 Si se

adjudica directamente la fecha de su 14 cumpleaños, no podremos ir
actualizando periódicamente los datos del usuario (dirección, teléfono, etc.), ni
asignar el DNI a los que ya dispongan de él antes de cumplir 14 años.
• Adultos menores de 18 años Cuando el usuario cumpla 18 años antes de la
caducidad prefijada (4 años).
En el mismo EJEMPLO ANTERIOR:
Fecha de 4ª renovación = 20/06/2019 El carné caducará el 18/05/2023
(FECHA EN QUE CUMPLE 18 AÑOS) . Le quitaremos el Perfil JUVENIL.
A partir de este momento, las sucesivas renovaciones se harán cada cuatro años,
en la fecha que vaya adjudicando el sistema automáticamente.
• Entidades y Clubes de Lectura El siguiente 1 de septiembre con el objeto
de un mayor control (para actualizar al comienzo de cada curso los datos de los
coordinadores de los clubes, de los profesores responsables de cada carné, etc.,
ya que pueden variar de un año a otro).

• Para lectores “Transeuntes”, como vemos en el apartado E. CARNET

TEMPORAL, este tipo de carné está dirigido a lectores con residencia no
estable en la Comunidad Autónoma y tiene una duración de 3 meses, luego la
fecha de caducidad la pondremos manualmente.

3. Tipo de lector y casilla adulto:

Al cumplir 14 años Cambiar al usuario de tipo INF (infantil) a tipo ADT (adulto).
La casilla “Adulto” debe quedar marcada. Y en Perfil seleccionaremos Juvenil
Al cumplir 18 años quitaremos de Perfil “Juvenil”.
Es importante tanto para datos estadísticos como para el préstamo de libros
electrónicos.
4. ¿Cuándo se cambia la Biblioteca / Sucursal de los datos del Lector?
Se cambiará solamente a petición del usuario o cuando éste nos de su permiso,
una vez informado de las ventajas del cambio (por ejemplo para que la biblioteca
le pueda mantener informado de sus actividades, porque es la biblioteca que usa
habitualmente para desideratas, comentarios, etc.).
5. Otros datos con los que hay que tener cuidado:
• Todos los campos van con mayúsculas, a excepción del correo electrónico.
• Hay que poner acentos en nombres y apellidos.
• La casilla “Adulto” no se rellena en entidades ni en menores de 14 años.
• El código 1 (Hombre / Mujer / Asociación …) es importante rellenarlo bien para
las estadísticas.
• Delante del nombre de la calle hay que poner CL
• Muy importante: en la casilla “Nº de lector” solamente va el DNI ó un “0”
(currens). No van pasaportes, NIE, etc.

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