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HERRAMIENTAS DE LAS 9S’s

Las 9S’s es una metodología que busca un ambiente de trabajo coherente con la
filosofía de calidad total, destacando la participación de los empleados
conjuntamente con la empresa.

Las 9S’s tienen su origen en las palabras en japonés cuyo significado se detalla a
continuación:
Seiri Clasificación de las cosas
Seiton Organización de las cosas
Seiso Limpieza
Seiketsu Bienestar personal
Shitsuke Disciplina
Shikari Constancia
Shisukoko Compromiso
Seishoo Coordinación / Trabajo en equipo
Seido Estandarización

Los objetivos y beneficios de las 9S’s son:

1. Mejorar la limpieza y organización de los puntos de trabajo.

2. Facilitar y asegurar las actividades en las plantas y oficinas
3. Generar ideas orientadas a mejorar los resultados
4. Fomentar la disciplina
5. Crear buenos hábitos de manufactura
6. Crear un ambiente adecuado de trabajo
7. Eliminar los accidentes de trabajo

Las 9 “s” se dirigen a entender, implantar y mantener un sistema de orden y

limpieza en una organización, para que luego de su aplicación se tenga como
resultado una mejora continua, y mejores condiciones de calidad, seguridad
y medio ambiente de toda la empresa.

Su implementación busca:
 Mayor satisfacción de clientes y/o trabajadores.
 Menos accidentes.
 Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.
 Mayor calidad del producto o servicio ofrecido.
 Disminución de los desperdicios generados.
 Mayor satisfacción de nuestros clientes.

Las herramientas utilizadas en las 9 “s” son las siguientes:

 Diagrama de Causa – Efecto.
 Listas de verificación.
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 Entrevistas.
 Instrucciones de trabajo.
 Gráficos (Histogramas de Barras).
 Fotografías del antes y después.
 Gráficas de radar

Diagrama de Causa – Efecto

El diagrama de causa y Efecto (o Espina de Pescado) es una técnica gráfica

ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un
tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él
ocurra.

Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue

aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de
Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica,
cuando discutían problemas de calidad.

SE USA PARA:
 Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.
 Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su
análisis y la identificación de soluciones.
 Analizar procesos en búsqueda de mejoras.
 Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o
hábitos, con soluciones - muchas veces - sencillas y baratas.
 Educa sobre la comprensión de un problema.
 Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva.
 Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre
un determinado problema.
 Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no sólo al final, sino durante cada
etapa del proceso.
 No basta con decir "trabajen más", "esfuércense!!!" Hay que señalar pasos,
y valorar las causas de los problemas. Ordenarlas para poder tratarlas.

¿CÓMO CONSTRUIRLA?
 Establezca claramente el problema (efecto) que va a ser analizado.
 Diseñe una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema
al interior de un rectángulo localizado en la punta de la flecha.
 Haga una "Lluvia de ideas" para identificar el mayor número posible de
causas que pueda estar contribuyendo para generar el problema,
preguntando "¿Por qué está sucediendo?".
 Agrupe las causas en categorías.

Una forma muy utilizada de agrupamiento es la 4M: máquina, mano de obra, método
y materiales.
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Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas
de causa y efecto para cada una de las causas encontradas.

Escriba cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los
rectángulos quedarán entonces, unidos por líneas inclinadas que convergen hacia
la flecha principal.

Se pueden añadir la causas y subcausas de cada categoría a lo largo de su línea

inclinada, si es necesario.

Ejemplo:

Lista de Verificación

La Lista de Verificación, se usa para determinar con qué frecuencia ocurre un evento
a lo largo de un período de tiempo determinado. Se pueden recoger informaciones
de eventos que están sucediendo o aquellos que ya sucedieron.

A pesar de que la finalidad de la Lista de verificación es el registro de datos y no

su análisis, frecuentemente indica cuál es el problema que muestra esa
ocurrencia. Permite observar, entre otros, los siguientes aspectos:

 Número de veces que sucede una cosa.

 Tiempo necesario para que alguna cosa suceda.
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 Costo de una determinada operación, a lo largo de un cierto período de

tiempo.
 Impacto de una actividad a lo largo de un período de tiempo.

SE USA PARA:
 Registrar informaciones sobre el desempeño de un proceso.
 Inventariar defectos en ítems o procesos.
 Construir gráficos de Pareto, de línea o de barras.

¿COMO USARLA?
 Determine exactamente lo que debe ser observado.
 Defina el período durante el cual los datos serán recolectados.
 Construya un formulario simple y de fácil manejo para anotar los datos.
 Haga la recolección de datos, registrando la frecuencia de cada ítem que
está siendo observado.
 Sume la frecuencia de cada ítem y regístrela en la columna Total.

Ejemplo
EJEMPLO DE LA LISTA DE VERIFICACION

Problema: Reclamos sobre defectos que se presentan en la fabricación de una

puerta de carro.
Período: 1 mes.

PROCESO: Fabricación de una puerta de carro

RESPONSABLE: Sr. Méndez
PERÍODO: 01/09/00 a 30/09/01
TOTAL DE ITEMS PRODUCIDOS: 480
TIPO DE DEFECTO FRECUENCIA TOTAL
Mancha en la
///// ///// ///// ///// / 21
puerta
Rayada ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// 35
Defecto en la
///// ///// ///// // 17
manija
Floja ///// ///// ///// ///// ///// //// 29
Abollada /// 03
Defecto en el vidrio ///// 05
TOTAL 110
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La Entrevista

La entrevista es una situación de interacción entre dos o más personas que se

relacionan asimétricamente. Uno de ellos –el entrevistador- se posiciona de manera
tal que a través de la interrogación busca respuestas de su interlocutor sobre
cuestiones determinadas en un marco regido por reglas propias de este tipo de
interacción y establecidas de antemano.

Las reglas son tácitas y su aplicación depende del ámbito en el que la entrevista se
realiza, de quienes participan en ella y la relación que los une. Puede haber
variaciones según se trate de entrevistas entre médico y paciente, periodista y
personaje, jefe y aspirante, investigador e informante, creyente y confesor,
psicoterapeuta y paciente.

En líneas generales podemos decir que para la entrevista rigen las reglas básicas
de una situación comunicativa cuyo funcionamiento es conversacional:

 Ambas partes de la relación –entrevistador y entrevistado- participan en ella

voluntariamente.
 Los roles de entrevistador y entrevistado no son intercambiables.
 Debe tener un objetivo prefijado, a diferencia de la conversación.
 Está regida por un funcionamiento de turnos como principio ordenador de las
intervenciones que regulan los cambios de locutor y los tiempos de emisión.
 Existe un pacto de cooperación implícito entre entrevistador y entrevistado
que implica que la entrevista contenga tanta información como sea
necesario, que esa información sea verídica, que los dichos del entrevistado
sean relevantes y que exista la mayor claridad posible.

Instrucciones de Trabajo

Se conoce por "instrucción de trabajo" a una especificación documentada que define

cómo se ejecuta un proceso, y generalmente un proceso que forma parte de la
producción o la prestación de servicio, aunque no necesariamente. Este mismo
documento se puede encontrar bajo otras denominaciones como: instrucción de
operación, especificación de proceso, instructivo, etc.

Gráficos

¿QUÉ SON?
Los Gráficos son instrumentos utilizados para visualizar datos numéricos. Facilitan
la comprensión del significado de los números.

SE USAN PARA:
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Analizar las tendencias, las secuencias de datos y las comparaciones entre dos
variables.

Hacer más evidente y comprensible la presentación de los datos.

¿CÓMO CONSTRUIRLOS?
 Decida lo que quiere analizar o mostrar por medio de los gráficos.
 Colecte o reúna los datos que serán mostrados en el gráfico.
 Defina qué forma de gráfico será utilizada. Vea los tipos de gráficos descritos
más adelante.
 Identifique la amplitud numérica (el mayor y menor número) de cada una de
las variables.
 Diseñe un eje vertical y un horizontal marcando una escala numérica en cada
uno de ellos. Los ejes deberán ser iguales o mayores que la amplitud
numérica de los eventos que se van a considerar.
 Marque los datos sobre los ejes.

Complete el gráfico con el título, fecha, leyenda y notas, si fuera necesario.

TIPOS DE GRAFICO

Gráfico de línea:

Demuestra la relación entre dos eventos. Una variable se marca en el eje

horizontal y la otra en el eje vertical.

EMPRESA: "GALTEK"
RELACION PRECIO/CANTIDAD VENDIDA
AÑO: 2014

Fuente: Departamento Financiero

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Gráfico de tiempo:

Utilizado para mostrar la variación de un evento a lo largo de un periodo de

tiempo. La frecuencia del evento se marca en el eje vertical y los intervalos de
tiempo en el eje horizontal.

EMPRESA: "GALTEK"
FACTURACIÓN EN EL PERIODO DE ENERO A MAYO DEL 2000
Millones de Soles.

Fuente: Departamento Financiero

Gráfico de barras:

Semejante al gráfico de líneas, pero representado por barras paralelas,

generalmente verticales, que muestran la relación entre las variables.
Frecuentemente se utiliza la variable tiempo en el eje horizontal.

EMPRESA: "GALTEK"
FACTURACIÓN EN EL PERIODO DE ENERO A MAYO DEL 2000
Millones S/.

Fuente: Departamento financiero

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Gráfico circular:

Usado para mostrar la relación entre las partes y el todo.

Los gráficos de tiempo y de barras muestran con qué frecuencia y en qué medida
ocurre una situación. Los gráficos circulares exhiben cómo cada una de las partes
contribuye al producto o proceso total.

El gráfico circular presenta el resultado total que equivale, al 100%. La suma de

todos los ítems incluidos debe totalizar 100%.

EMPRESA: "TUBOS PRESSMAN"

PARTICIPACION DE LOS PRODUCTOS A, B y C EN LAS VENTAS TOTALES.
1er. Semestre del 2001

Fuente: Departamento Comercial

Histograma:

Un histograma es un gráfico o diagrama que muestra el número de veces que se

repiten cada uno de los resultados cuando se realizan mediciones sucesivas. Esto
permite ver alrededor de que valor se agrupan las mediciones (Tendencia central)
y cual es la dispersión alrededor de ese valor central.
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Ejemplo:
Supongamos que un médico dietista desea estudiar el peso de personas adultas de sexo
masculino y recopila una gran cantidad de datos midiendo el peso en kilogramos de
sus pacientes varones:
74.6 74.6 81.6 75.4 69.8 68.4 75 96 71 72 79 77 72.1 77 67.9 68.4 63.7 76.7
74.5 85.9 65.8 63.5 95.7 69.4 85 78 79 69 75 75 71.6 70.7 63.7 70.7 72.1 77
77 114 57.8 69.9 74.5 74.3 82 85 75 70 85 75 69.4 79.4 72.1 79.4 71.6 70.7
70.7 77.9 74.5 63.7 77 63.2 68 97 85 84 82 79 69.8 74.6 71.6 74.6 69.4 79.4
79.4 76.4 77 72.1 70.7 68.4 64 75 82 70 68 77 83.5 85.2 69.4 85.2 69.8 74.6
83.5 81.6 69.8 81.6 83.5 85.2 89 75 79 89 79 72 74.6 72.1 63.7 81.6 63.7 63.7
74.9 67.9 83.5 67.9 79.3 81.6 71 85 75 71 75 69 85.2 71.6 72.1 67.9 72.1 70.7
73.2 63.7 74.9 63.7 76.3 67.9 79 82 85 79 85 70 81.6 69.4 71.6 63.7 71.6 73.2
70.7 70.7 73.2 67.5 79.8 63.7 71 68 82 75 82 84 67.9 69.8 69.4 72.1 69.4 70.7
79.4 79.4 70.7 85.3 70.7 72.1 79 64 68 85 68 68 63.7 83.5 69.8 71.6 69.8 79.4
72.1 83.5 83.5 69.4 83.5 74.6 72 70 85 70 70 64 69.4 68.4 81.6 83.5 83.5 72.1
69.8 70.7 63.7 72.1 83.5 71.6 84 79 72 72 72 69 67.9 71.6 71.6 69.4 71.6 69.8

Así como están los datos es muy difícil sacar conclusiones acerca de ellos.

Entonces, lo primero que hace el médico es agrupar los datos en intervalos

contando cuantos resultados de mediciones de peso hay dentro de cada intervalo
(Esta es la frecuencia). Por ejemplo, ¿Cuántos pacientes pesan entre 60 y 65 kilos?
¿Cuántos pacientes pesan entre 65 y 70 kilos?:

Nº Pacientes
Intervalos
(Frecuencia)
<50 0
50-55 0
55-60 1
60-65 17
65-70 48
70-75 70
75-80 32
80-85 28
85-90 16
90-95 0
95-100 3
100-105 0
105-110 0
>110 1

Ahora se pueden representar las frecuencias en un gráfico como el siguiente:

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¿Qué utilidad nos presta el histograma? Permite visualizar rápidamente información

que estaba oculta en la tabla original de datos. Por ejemplo, nos permite apreciar
que el peso de los pacientes se agrupa alrededor de los 70-75 kilos. Esta es la
Tendencia Central de las mediciones. Además podemos observar que los pesos de
todos los pacientes están en un rango desde 55 a 100 kilogramos. Esta es la
Dispersión de las mediciones. También podemos observar que hay muy pocos
pacientes por encima de 90 kilogramos o por debajo de 60 kilogramos.

Ahora el médico puede extraer toda la información relevante de las mediciones que
realizó y puede utilizarlas para su trabajo en el terreno de la medicina.

Fotografías del antes y después

Esta es una herramienta cualitativa para verificar el estado previo y posterior de

una situación que permite visualizar las condiciones y deseadas y llevarlas al
estado deseado y comprobarlo.

Gráficas de radar

¿Para qué sirve?

Expresa de manera gráfica las distancias entre los valores reales e ideales de un
evento y permite evaluar el desempeño de una persona, servicio o unidad respecto
a los estándares definidos.

¿Cómo se elabora?
1. Defina los estándares de los trabajadores, servicios o unidades.
2. En una hoja de papel o electrónica (“Excel”) anote los criterios y estándares
de cada una.
3. Evalué a los trabajadores, servicios o unidades conforme a estos criterios.
4. Grafique manual o electrónicamente
5. Analice la información
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Ejemplo:

A través de Lluvia de Ideas se seleccionaron 13 atributos que deben tener los

directivos de los hospitales; posteriormente se utilizó la Técnica de Grupo Nominal
(Multivotaciòn) y se seleccionaron los 5 atributos que obtuvieron las máximas
calificaciones, y se registraron en la columna “Estándares”.
Finalmente, se aplicó una cédula de evaluación a cada uno de los 36 directivos de
los hospitales, se registraron en la columna “Valores” y se graficaron en Radar.

En esta gráfica se aprecia con claridad la concordancia entre el perfil del directivo
evaluado y el perfil “ideal” definido por el grupo responsable.
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Fuentes:

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ntrevista_como_herramienta.php
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Documento elaborado por la Ing. Regina Hernández