MODULO I: CONCEPTOS GENERALES Y

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
Fundamentos, componentes e implementación

Óscar Luis Zapata R.– Docente

[email protected]
Gestión documental,
tramitología, administración de
archivos, transparencia y acceso
a la información pública
¿Qué entendemos por
Gestión Documental? “Área de la gestión
encargada de
conseguir eficacia y
economía en la
creación,
mantenimiento,
utilización y
disposición de
documentos”

Gestión
Documental
Conjunto de Es uno de los
tecnologías, normas y elementos que tiene
técnicas que permiten gran implicancia en la
a una organización efectiva
administrar su flujo de implementación de la
documentos a lo largo Ley de Transparencia
de el ciclo de vida del y Acceso a la
mismo. información.

Basado en definiciones del Consejo Internacional de Archivos y la Norma ISO 15489

¿Qué entendemos por “tramitología”?
 ¿Cuál es la realidad de la Gestión
Documental y Administración de
Archivos en los Servicios Públicos?
Realidad Sector Público Peruano:
Principales Diagnósticos
Escasa
Formación/capacitación

Inexistencia de
Presupuesto
destinado para Inexistencia de
estas materias procedimientos

Inexistencia de
Inexistencia de
Planes de
documentos y
contingencia frente a
archivos/localización
siniestros

Falta implementar
Normas y estándares
Deficiencias Detectadas

• Inexistencia de procedimientos internos

Eliminación de • Inexistencia de planes de contingencia ante
Documentos no siniestros
regulada

• Si bien en las instituciones existe norma

Normativa no interna que regula conservación y
eliminación, muchas veces no va acorde a
actualizada la Ley de Transparencia.

• Inexistencia de medidas de resguardo ni

conservación de documentos con valor
Información secundario: histórico, científico etc.
histórica
Causal de hecho para denegar
la Información

INFORMACIÓN INFORMACIÓN NO SE INFORMACIÓN FUE

INEXISTENTE ENCUENTRA DESTRUIDA

Surge necesidad de aplicar procedimientos de Gestión

Documental

EXIGE evidenciar inexistencia de documentos en caso de

Transferencias Documentales o Eliminación Documental
Archivos, la “pata coja” de la transparencia
(Alejandro Ferreiro, Pdte. CPLT. La Tercera, 9 de octubre 2012)

Desafíos:
 Disponibilizar información fiable y a los funcionarios y
a los ciudadanos.
 Incorporar el Enfoque de Procesos en la Gestión
Documental y Administración de Archivos para
responder oportunamente a Solicitudes de Acceso a la
Información.
 Instalar en las organizaciones la Gestión Documental y
Archivos como un soporte básico para el cumplimiento
de Políticas de Acceso a la Información, Transparencia
y Gobierno Abierto
 Acceso a la Información Pública
y Patrimonio Documental
• "Siempre que se resguarden
debidamente los datos personales, esa
información debe poder ser conocida por
la ciudadanía.
• Es deber del Gobierno cumplir
proactivamente con altos estándares en
materia de transparencia, datos
abiertos y gestión documental del
proceso.

El Mercurio 18.08.20
  Actas Públicas
 Datos Abiertos
 Es necesario para la
Legitimidad y Credibilidad del
proceso

El Mercurio, 23 de agosto 2016.

Desafíos del Modelo de Gestión Documental

Implementar

Difundir

Capacitar
¿Cuál es la vinculación entre la
Gestión Documental y el Acceso a la Información
Pública?

Transparencia Activa
Datos Abiertos, Transparencia
Proactiva, Reutilización de la
Modelo de Información
Gestión Soporte para:
Documental Transparencia Pasiva
Respuestas a Solicitudes de
Acceso a la Información
FINALIDAD DEL MODELO

Convertirse en HERRAMIENTA FACILITADORA, que sirva de SOPORTE Y APOYO

para la implantación de la gestión documental y de archivos en distintas
organizaciones, así como garantizar la ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMENTOS.

Contribuir a la NORMALIZACIÓN DE LOS PROCESOS de Gestión Documental y

Archivo.

Incorporar un conjunto de BUENAS PRÁCTICAS, NORMAS Y ESTÁNDARES en

Gestión Documental y Archivo dentro de las organizaciones.
CONTRIBUCIÓN DEL MODELO

El MGD, facilita el desarrollo de la Gestión Documental

como un SOPORTE BÁSICO para garantizar el
cumplimiento de las leyes de transparencia y del Derecho
de acceso a la información pública.

El MGD aporta a la creación de «VALOR PÚBLICO»,

contribuyendo a la eficiencia de los procesos de Gestión
Documental y Archivos (garantiza la entrega oportuna y
fiable de información que ha sido solicitada).
Modular Gradual Flexible
 Guías Niveles:  Implementación
 Directrices  Básico Adaptable
 Líneas de  Intermedio
Actuación  Avanzado
 Compromisos
APLICACIÓN DEL MODELO

Puede aplicarse durante toda la vida del

documento (ciclo de vida) y, por tanto, sirve
para toda clase de archivos (administrativos o
de gestión, históricos etc.)

Para todo tipo de documento, en cualquier

formato o soporte, creados o recibidos por una
organización o institución, pública o privada.
DESTINATARIOS DEL MODELO
«TRANSVERSAL»

Alta dirección

Coordinadores

Técnicos

Usuarios internos

Usuarios externos
Estructura y Componentes del
Modelo
Política de
Gestión
Documental

Guía de Gobierno
servicios de Abierto y
archivo Transparencia

Modelo de Gestión
Modelo de
Control físico y
Gestión Administración Documental
conservación Electrónica
Documental
Guías Gerenciales

Control de Control Guías Operacionales

acceso intelectual y de
representación
Valoración
Guías y Directrices Gerenciales
Planes estratégicos

POLÍTICA DE Normalización y análisis de procesos

GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS Roles, responsabilidades y competencias

Requisitos para un SGD

Indicadores de evaluación

La finalidad de esta Guía es proporcionar líneas de actuación para articular una correcta Política de
gestión de documentos y archivos dentro de la institución, que permita sentar las bases en esta materia.
Relevancia de una Política de Gestión
Documental dentro de las instituciones
 Guías y Directrices Gerenciales
Acceso a los documentos públicos

GOBIERNO
ABIERTO Y Transparencia activa y datos abiertos
TRANSPARENCIA

Reutilización de la información

Participación pública y colaboración: Archivo 2.0

Esta Guía de implementación proporciona orientación para incorporar la perspectiva del archivo en las
políticas de gobierno abierto y transparencia (incluida las dimensiones de participación pública y
colaboración).
Algunos Productos: Estrategias de Transparencia Activa y Datos Abiertos – Instancias de Participación
en el Archivo
 Guías y Directrices Gerenciales

Interoperabilidad

ADMINISTRACIÓN
Seguridad de la información
ELECTRÓNICA

Administración de documentos electrónicos

Esta Guía proporciona una metodología a través de recomendaciones técnicas para una adecuada
implementación de la administración electrónica de los documentos.
Algunos productos: Política de Seguridad de la Información – Procesos de Digitalización
normalizados
GUIAS Y DIRECTRICES
«OPERACIONALES»

Ofrecen a los coordinadores técnicos encargados de la implementación del

MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para
implementar los procesos y controles técnicos del Modelo de gestión de
documentos.
ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 Fases de la Implementación

Definición Planificación Ejecución Evaluación

 Diagnóstico  Elaborar Carta  Ejecutar  Cerrar Planes de

 Detección de Gantt actividades Acción
Necesidades  Determinar  Reportar  Evaluar
 Establecer Planes de avances resultados
compromisos Acción  Reuniones  Proyectar
 Determinar  Levantar periódicas del continuidad y
objetivos indicadores de equipo de nuevos alcances
 Formalizar monitoreo o trabajo del MGD
Equipo de seguimiento
Trabajo  Identificar Guías
Multidisciplinario del MGD,
necesarias para
la
implementación
¿Cómo deben ser los objetivos
de la implementación?

Mensurables
Concretos

Realistas

Ajustados en el tiempo
Consensuados
Tips para la implementación

La participación de al menos un representante de la Alta

Dirección de la institución

Equipo de trabajo debe ser multidisciplinario (compuesto

por una diversa gama de profesionales: Abogados,
Bibliotecólogos Documentalistas, Administradores
Públicos, Ingenieros, Informáticos, Archiveros, técnicos
etc.)

Definir y planificar la implementación de manera

gradual, flexible y modular (principios del MGD),
tomando en cuenta las necesidades detectadas dentro
de la organización.
Ciclo de Implementación MGD
Diagnóstico en
Gestión Documental

Determinar
compromisos,
Evaluar
actividades o
productos

Ejecutar actividades
/ elaborar Revisión Guías MGD
productos

Elaborar Plan de
Trabajo y
determinar plazos
 Gestión Documental y la creación
de Valor Público
Transparencia:
Gestión de solicitudes de
Acceso a la Información
(SAI) y Transparencia
Activa (TA)
La satisfacción del Gestión de Documentos y
usuario/ciudadano ante Archivos aporta a la entrega
la respuesta del Servicio fiable, oportuna y rápida
aporta a la creación de de información solicitada
Valor Público por la ciudadanía

Gestión de Documentos
Creación de Valor
y Administración de
Público
Archivos
Oscar Luis Zapata Rodríguez
Consultor en Archivística
y Gestión Documental
[email protected]
Cel. 924 904 835