MODULO IV:
GESTIÓN ARCHIVISTICA DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Oscar Luis Zapata Rodríguez
Consultor - Docente
Parte 1
Generalidades
30-12-2016
¿PIDE?
¿Interoperabilidad?
Sistema de Trámite
Documentario
¿Documento? ¿Documento ¿Es un software? ¿Es un
electrónico? ¿Tiene sistema de gestión?
validez? ¿y la firma?
¿Digitalización? o
¿Firma electrónica? ¿Escaneo de documentos?
¿Firma digital? ¿Es lo ¿Qué dice la Ley N° 27444
mismo? ¿y el DNIe? – Ley de Procedimiento
Administrativo General al
respecto?
Política Nacional de Modernización de la GestiónPública
Gobierno Abierto Gobierno Electrónico Gobierno Institucional
Es aquel que se abre al escrutinio Se refiere al uso de las TIC en la administración Un Estado unitario y descentralizado requiere articular y
público, accesible a los ciudadanos, pública para mejorar la información y los alinear la acción de sus niveles de gobierno – y el gran
capaz de responder sus demandas y servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar a número de entidades que lo componen -, cada uno en el
necesidades y rinde cuentas de sus la eficacia y eficiencia de la gestión pública e ejercicio de sus competencias, de manera de asegurar el
acciones y resultados. incrementar sustantivamente la transparencia logro de los objetivos y metas de conjunto que contribuyan a
en el sector público y la participación de los equiparar las oportunidades de desarrollo a las que pueden
ciudadanos. acceder sus ciudadanos en cualquier lugar del país.
Política Nacional de Modernización de la GestiónPública
Gestión por procesos Sistema de información, seguimiento, monitoreo,
Optimización de los procesos de la cadena productiva y el evaluación y gestión del conocimiento
alineamiento correspondiente de los procesos de soporte • Se busca administrar el flujo de información para
[…]; luego se deben identificar todas y cada una de las brindar información correcta a la gente que la necesita,
operaciones necesarias para producir el B/S. Esto permitirá de tal manera que pueda usarla rápidamente.
identificar los procesos que agregan valor • Los documentos como un tipo de información son
activos que forma parte del capital intelectual de una
organización
Ley N° 27444 Ley N° 27269 Política Nacional de
Legislación
Ley del Procedimiento Ley de Firmas y Certificados Modernización de la
Archivística
Administrativo General Digitales y su Reglamento Gestión Pública
Estructura del Sistema de GestiónDocumental
ISO 30301
Entradas Salidas
Entrada 4. Contexto de la
Organización
Satisfacción
Requisitos y del Cliente y
expectativas partes
de la gestión interesadas
de 5. Liderazgo
documentos
Resultados
6. Planificación 10. Mejora del SGD
Productos y
servicios
7. Soporte 9. Evaluación
Decisiones
8. Operación de gestión
correctas
Clientes y para
partes Documentos de alcanzar la
interesadas calidad política y los
objetivos
Salida
Estructura del Sistema de GestiónDocumental
ISO 30301
Entradas Salidas
4. Contexto de la
Organización
Requisitos y Satisfacción
expectativas del Cliente y
de la gestión partes
de interesadas
documentos 7. Planificación
8. Operación
Plan Do
Resultados
del SGD
6. Planificación 5. Liderazgo 9. Evaluación
Productos y
servicios
Act Check
Decisiones
Requisitos y 10. Mejora de gestión
expectativas correctas
del para
Cliente y Documentos de alcanzar la
partes calidad política y los
interesadas objetivos
Salida
¿Qué? ¿Cómo?
30.DIC.2016 09.AGO.2017
Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI
Componentes del Modelo de Gestión Documental
Análisis de Contexto y Políticas de Estado
Lineamientos Supervisión y
Política y Roles y Procedimientos
de gestión y Evaluación del
Solicitud o Objetivos Responsabilidades formalizados
formalidad Desempeño
demanda de Solicitudes o
información demandas
y/o atendidas
comunicación Recepción Emisión Despacho
Archivo
Innovación y
Herramientas Certificados y Inducción y
Mejora Interoperabilidad
informáticas Firmas Digitales Capacitación
Continua
Gestión del Cambio
Principios de Gestión Documental
El MGD establece un marco de
referencia basado en componentes
interrelacionados que busca
establecer políticas y objetivos de la
gestión documental, siendo
responsabilidad del Titular de la
entidad su implementación y
mantenimiento.
Los documentos electrónicos que las
Entidades intercambien, deben
comprender:
Información básica sobre el
documento.
Representación de la firma digital.
Documentos anexos.
Metadatos asociados.
02 Ejes Transversales
Análisis de Contexto y Políticas de Estado
Lineamientos Supervisión y
Política y Roles y Procedimientos
de gestión y Evaluación del
Solicitud o Objetivos Responsabilidades formalizados
formalidad Desempeño
demanda de Solicitudes o
información demandas
y/o atendidas
comunicación Recepción Emisión Despacho
Archivo
Innovación y
Herramientas Certificados y Inducción y
Mejora Interoperabilidad
informáticas Firmas Digitales Capacitación
Continua
Gestión del Cambio
Principios de Gestión Documental
10 Requisitos
Análisis de Contexto y Políticas de Estado
Lineamientos Supervisión y
Política y Roles y Procedimientos
de gestión y Evaluación del
Solicitud o Objetivos Responsabilidades formalizados
formalidad Desempeño
demanda de Solicitudes o
información demandas
y/o atendidas
comunicación Recepción Emisión Despacho
Archivo
Innovación y
Herramientas Certificados y Inducción y
Mejora Interoperabilidad
informáticas Firmas Digitales Capacitación
Continua
Gestión del Cambio
Principios de Gestión Documental
04 Procesos
Análisis de Contexto y Políticas de Estado
Lineamientos Supervisión y
Política y Roles y Procedimientos
de gestión y Evaluación del
Solicitud o Objetivos Responsabilidades formalizados
formalidad Desempeño
demanda de Solicitudes o
información demandas
y/o atendidas
comunicación Recepción Emisión Despacho
Archivo
Innovación y
Herramientas Certificados y Inducción y
Mejora Interoperabilidad
informáticas Firmas Digitales Capacitación
Continua
Gestión del Cambio
Principios de Gestión Documental
Objetivo
Proporcionar un marco de referencia que permita a las
entidades implementar y mantener un MGD basado en
componentes y procesos, que permita:
Identificando el suscriptor del documento,
Facilitar la digitalización, trazabilidad, conservación y
usabilidad de los documentos.
Intercambio de comunicaciones entre los diversos sistemas
o aplicaciones de gestión documental de las entidades.
Busca tratar de manera uniforme los documentos,
tanto los basados en papel como los que vienen en
formato digital, independientemente del proceso
documental, del canal de entrada o de personas
intervinientes, siguiendo los mismos criterios de
seguridad, indexación, categorización, etc.
Facilitar el intercambio de documentos y comunicaciones entre las
entidades públicas.
Asegurar que los procesos de acceso a la información y transparencia
establecidos por la entidad se gestionen de forma adecuada, y de acuerdo
a la normatividad vigente en dicho ámbito.
Contar con información fiable, útil y accesible, generando confianza en los
ciudadanos.
Reducir costos y tiempos en la gestión de documentos de las entidades.
Promover la coordinación y articulación de políticas sobre gestión
documental en las entidades públicas.
Promover una cultura de buenas prácticas sobre política de gestión de los
documentos dentro de la organización.
Ayudar en la toma de decisiones y en la asignación óptima de los recursos.
Facilitar la búsqueda de documentos necesarios para dar respuesta a una
solicitud de acceso a la información en el menor plazo posible.
Liderazgo
La máxima autoridad de la entidad demuestra
su liderazgo y compromiso con el MGD, a
través de la aprobación de políticas, objetivos
y acciones que aseguren la disponibilidad de
recursos necesarios para su implementación,
operación y mantenimiento.
Transparencia y apertura de datos
El MGD contribuye a que las entidades
cuenten con documentos fiables que
evidencien el desarrollo de sus actividades,
promoviendo la transparencia y apertura de
datos en sus actos de forma clara, abierta y
precisa.
Integración
La entidad integra el MGD a su gestión
estratégica desde una perspectiva sistémica,
satisfaciendo los requisitos de gestión de
documentos de los diferentes procesos y
sistemas de gestión implementados en la
entidad.
Seguridad
Los documentos, con independencia de su
forma, estructura y soporte, contienen
información relevante para la entidad, motivo
por el cual deben ser gestionados como
cualquier otro activo valioso, asegurando su
integridad, disponibilidad y confidencialidad
Ecoeficiencia
Promueve la adopción de medidas de
ecoeficiencia, buscando minimizar el
consumo de recursos y el impacto negativo
en el ambiente, sin afectar la calidad de los
procesos y servicios, todo ello de manera
consistente con la normatividad vigente .
Digitalización
Promueve la transición de los procesos de
creación y administración de documentos en
un entorno digital, facilitando la
interoperabilidad entre las entidades de la
Administración Pública, dentro del marco del
MGD.
Modelo de Gestión para los Gestión de Documentos
documentos
Parte del modelo de gestión
Conjunto de elementos responsable de un control eficaz y
interrelacionados o que interactúan en sistemático de la Recepción, Emisión,
una Entidad con el fin de establecer Despacho y Archivo de los
políticas y objetivos y los procesos documentos.
para alcanzarlos en lo relativo a los
* Adaptado del término Gestión de Documentos (ISO 15489-1:2016)
documentos.
* Adaptado del término Sistema de gestión para los documentos (ISO
15489-1:2016)
Recepción Emisión Despacho
Archivo
Proceso Parte interesada
Conjunto de acciones (actividades) Persona u organización que puede
que se hacen, bajo ciertas afectar,verse afectada o percibirse
condiciones (reglas) y que pueden como afectada por una decisión o
gatillar o ejecutar cosas (eventos). actividad. Ej.: clientes, proveedores
internos o externos, colaboradores,
Un proceso no se inicia por sí solo,
sindicatos, socios o sociedad en
algo tiene que ocurrir y el proceso
general.
reacciona ante el suceso.
* Adaptado del término Parte Interesada (NTP-ISO 9000:2015)
* HITPASS, B. “Business Process Management Fundamentos y
Conceptos de Implementación” (2014).
Interoperabilidad
La habilidad de organizaciones y
sistemas dispares y diversos para
interactuar con objetivos
consensuados y comunes, y con la
finalidad de obtener beneficios
mutuos.
La interacción implica que las
organizaciones involucradas
compartan información y
conocimiento a través de sus
procesos de negocio, mediante el
intercambio de datos entre sus
respectivos sistemas de tecnología
de información y las
comunicaciones.
* Política Nacional de Gobierno Electrónico (DS N° 081-2016-PCM)
Documento (Norma Técnica) Documento (Norma Legal)
Información creada, recibida y Se entiende por documento a toda
conservada como evidencia y como información registrada en cualquier
activo por una organización o soporte, sea textual, cartográfico,
individuo, en eldesarrollo de sus audiovisual, automatizado, táctil y otros
actividades o en virtud de sus de semejante naturaleza que se
obligaciones legales. (Records, ISO generen en los organismos y
15489). reparticiones del sector público nacional,
como resultado de sus actividades. (RJ
Cualquier medio que lleve en él
N° 073-85-AGN-J - SNA 01).
información registrada y que puede
ser tratado como una unidad
(Documento, NTP 392.030-2:2015).
Documento archivístico Documento público
Es aquel que contiene una información Documento público es el otorgado o
de cualquier fecha, forma y soporte, extendido por instituciones o personas
producido o recibido por persona en el ejercicio de una actividad o
natural o jurídica, institución pública o función pública con el que se afirma,
privada en el ejercicio de su actividad y prueba o justifica algún hecho y que
cualquier otro que genere como sirven para la defensa de los derechos
resultado del avance tecnológico. (Art. (Art. 3° del Reglamento del SNA - Ley
5° del Reglamento del SNA - Ley 25323 )
25323 ).
Documento electrónico
Unidades estructuradas de información registrada, publicada o no, susceptible de
ser generada, clasificada, gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por
una persona o una organización de acuerdo a sus requisitos funcionales,
utilizando sistemas informáticos. (NTP 392.030-2:2015).
NOTA: El término documento electrónico no se refiere únicamente a los documentos de texto que se suelen crear con procesadores
de texto, sino también comprende los mensajes de correo electrónico, las hojas de cálculo, los gráficos e imágenes, los documentos
HTML o XML y los documentos compuestos, multimedia o de otras clases, que incluyen a sus enlaces y accesos automáticos.
