OUTSORCING
Daniela Andrea Rivera Osorio
Luisa Fernanda Montoya
María Alejandra Mejía Zapata
Esteban Velasquez
Jorge Pérez
Sistemas de Información Gerencial
María Angélica López Argota
Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
Medellín, Colombia
¿Qué es?
Rothery y Robertson (1996), plantean que para definir adecuadamente el outsourcing se debe
analizar de manera adecuada y hacen una diferenciación entre Outsource y outsourcing. El
primero se refiere a un servicio que se contrata por fuera de la compañía pero que hace parte
de sus actividades, sin embargo, la compañía contratada es responsable de su propia
administración, por lo cual el outsourcing podría definirse como la acción de recurrir a una
agencia exterior para que esta realice actividades que antes desarrollaba la organización
inicial.
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En términos generales, el vocablo outsourcing proviene de la lengua anglosajona y está
compuesto por las palabras sout cuyo significado es "fuera" y por source cuyo
significado es "fuente", por lo tanto, se define como "de fuente externa" (Carreño y
Lavín, 2003).
Outsourcing podría definirse, según Dorban Chacón (1999), como la acción de recurrir
a una agencia externa para operar una función que anteriormente se realizaba dentro
de la compañía
CHACÓN, Dorban “Outsourcing”. Caracas, marzo,1999.
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Outsourcing es el proceso que realiza una organización al contratar a otra para que
realice parte de su producción, preste sus servicios o se encargue e algunas actividades
que le son propias. Las organizaciones buscan outsourcing para abaratar costos,
mejorar la eficiencia, concentrarse en las actividades que dominan mejor y constituyen
la base de su negocio. La traducción al español de outsourcing es: externalización
(cabe resaltar que externalizar no es sinónimo de reducción de empleo),
subcontratación o terciarización (Tenorio,2016)
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¿Cómo funciona?
Las decisiones iniciales
Las decisiones que se debe tomar en cuenta antes de comenzar el proyecto son las
siguientes, estas nos ayudarán a desarrollar esta táctica empresarial de la manera
correcta y sin complicaciones a futuro
Definir si es conveniente redactar un acuerdo independiente de no
revelación con cada uno de los proveedores potenciales.
Definir los servicios que se van a subcontratar.
Confirmar la viabilidad financiera del proveedor y gestionar una
garantía de desempeño por parte de este
Definir cuales recursos se deben usar en la negociación (administración
funcional, experiencia técnica, asesoría legal).
Decidir la fecha de inicio del contrato y la fecha de transición para el inicio
de los servicios de outsourcing.
Definir la duración del contrato.
La terminología
Definir los términos correspondientes a servicios y el nivel de los servicios
contratados.
identificar establecimientos en los que se realizarán los servicios.
identificar los equipos que se utilizarán para proveer los servicios.
La estructura del contrato
Este campo es muy importante ya que de esto depende la legalidad del contrato, tener
un contrato ordenado, organizado, y evitar los conflictos que derivan de un error al no
seguir estas indicaciones
Definir si solo habrá un contrato o contratos múltiples y luego ver si es
necesario aumentar documentos de invitación en el contrato y/o una
respuesta a licitación.
Determinar si el contrato puede dividirse en etapas definidas, como
outsourcing de servicios operativos seguidos por el desarrollo de nuevos
servicios (o viceversa).
El personal
Se debe definir si es que el personal actual del cliente va a formar parte del acuerdo de
Outsourcing y de qué manera, si temporal o definitiva, también si se aplica el
reglamento sobre transferencia de empresas (protección del empleo) y determinar el
grado de indemnización de cada parte en caso de que sucedan demandas relacionadas
sobre cuestiones de empleo.
Las instalaciones
Si se habla de las instalaciones se debe definir en que instalación se ejecutará el
outsourcing si se ejecutará en del cliente o del proveedor, también si se venderá o se
rentará al proveedor instalaciones que requieran un contrato distinto por propiedades
y definir si se debe negociar una venta, un contrato de arrendamiento o una licencia
de ocupación.
El hardware
Respecto a este tema, se debe definir si el proveedor es responsable de proporcionar
los medios (el equipo) para el funcionamiento operativo de los servicios en sus propias
instalaciones, también si es que va a utilizar el equipo del cliente en las instalaciones
del cliente, se debe definir si se trasladará equipo de las instalaciones del cliente a las
del proveedor y de ser así, es necesario que se defina o determine si es necesario un
contrato separado para dirigir la transferencia de la propiedad, si se necesita un avalúo
formal y quién será responsable del seguro y mantenimiento de los equipos. Todos
estos aspectos son muy importantes para poder realizar de manera adecuada,
confiable y segura esta táctica empresarial y llevar a tu negocio al éxito de manera
eficiente y eficaz
El software
En caso de que el proveedor utilice software para brindar el servicio de outsourcing,
se debe definir si el cliente otorgará la licencia de su propio software o no. En caso
contrario, se debe determinar si el proveedor ha obtenido las licencias para el software
de terceros o si está utilizando software propio para el suministro de los servicios.
En caso de que el servicio contratado consista en el desarrollo de software, se debe
definir quién poseerá los derechos sobre el mismo (cliente o proveedor).
La forma de pago
Definir cómo se calcularán los cargos por el servicio.
En caso de producirse volúmenes, determinar si se pueden controlar con
suficiente exactitud como para que sea viable un cargo fijo.
Determinar si se harán cobros por tiempo y materiales.
Determinar si los cargos estarán relacionados directamente con el
desempeño en el nivel del servicio recibido.
Determinar si habrá un sistema de descuento por incumplimiento de los
niveles de servicio que no estén dentro de los criterios acordados.
Determinar si habrá alguna limitación en los niveles por cargos a pagar.
Definir cómo se cargarán los cambios en los servicios.
identificar los métodos de pago.
Las responsabilidades del proveedor
Es necesario incluir dentro del contrato las responsabilidades del proveedor, dentro de
las cuales generalmente se encuentran las siguientes:
Auxiliar en la evaluación de los niveles de servicio.
Cumplir con los niveles de servicio acordados.
Nombrar un representante.
Revisar regularmente los acuerdos de outsourcing.
Cumplir con las normas del cliente.
Las responsabilidades del cliente
Dentro del contrato también deben estipularse las responsabilidades del cliente,
dentro de las cuales se encuentran típicamente las siguientes:
- Definir un responsable para dar seguimiento al servicio brindado por el
proveedor.
- Definir los procedimientos a seguir para dar seguimiento al servicio brindado
por
el proveedor.
Es estrictamente necesario que se confidencialize el carácter del contrato. Si se refiere
a los servicios de tecnología de información, es necesario también determinar si habrá
auditorias independientes de las aplicaciones de software y saber si el proveedor
garantiza su total confidencialidad y cumple con la protección de datos procesados por
medio de las aplicaciones.
Tenorio (2016)
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¿Para qué sirve?
. El Outsourcing se sabe que es una modalidad o táctica empresarial que trae muchos
beneficios satisfactorios a la empresa que lo realice, para esto es importante reconocer
de este sistema, por esto veremos cuales son las características fundamentales de esta
teoría moderna.
(Tenorio, 2016)
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¿Ejemplo?
Hablando en términos generales, el Outsourcing es una alternativa llamativa para los
empresarios y emprendedores cuando están buscando reducir sus gastos en operaciones
rutinarias para producir mayor rentabilidad.
Si utilizamos la mercadotecnia como ejemplo, en el caso de una naciente agencia de publicidad
y mercadeo, el subcontratar servicios de diseño gráfico, comunicación y hasta contabilidad
facilita las tareas, la productividad y el enfoque del personal hacia la conquista de los objetivos
de la organización.
Sin embargo, esta opción también es viable cuando las empresas necesitan acceder a
tecnologías y capacidades de primer nivel en momentos en que sus finanzas no les permiten
adquirirlas.
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