PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Código P-SGA-7,5.
1-
DOCUMENTOS 7,5.2-7,5.3
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Versión 1.2.2
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Elaboro Reviso Autorizo
Johan Vargas M. Kevin López V. Juan F. León S.
Experto en Prevención de Gerente general Alta Dirección
Riesgos
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DOCUMENTOS 7,5.2-7,5.3
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Versión 1.2.2
[Link]
Establecer un sistema para la identificación, elaboración, emisión, revisión, aprobación,
distribución, actualización, control y mantenimiento de los documentos y los datos propios del SGA
del taller “Dunlop” incluidos los documentos externos.
[Link]
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos relacionados con
el Sistema de Gestión Ambiental. Incluye también, los documentos Externos (Normas, Leyes,
Decretos, acuerdos, Tratados Manuales, Lista Maestra entre otras) y es desarrollado por la ISO
14001-2015 en los puntos 7,5.1-7,5.2-7,5.3 esto lo encontramos en documento internacional.
[Link]
-Conformidad:
-Documento:
-Evidencia objetiva:
-No Conformidad:
-Procedimiento:
-Registro:
-Requisito:
-Revisión:
-SGA:
-Sistema de Gestión Ambiental:
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DOCUMENTOS 7,5.2-7,5.3
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[Link]ÓN DEL PROCESO
4.1. Descripción las actividades
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO/DOCUMENTO
Identificar necesidad de crear Experto en Prevención de Correo electrónico u otro
documento Riesgos medio
En su proceso, esta solicitud
deber ser avisada al
responsable a través de
correo u otro medio
Evaluar y analizar las Alta dirección N/A
necesidades presentadas
La necesidad de creación
modificación o eliminación de
documentos
Comunicar la aprobación o Experto en Prevención de Correo electrónico u otro
negación Riesgos medio
Cuando esté aprobada o
negada la necesidad solicitada
se informa a los responsables
para su elaboración o
modificación.
Elaborar modificar Experto en Prevención de Documento elaborado o
documentos Riesgos modificado
Para el caso de modificación o Correo electrónico u otro
ediciones se debe solicitar el medio
documento editable al
administrador “Alta
Dirección”.
Revisión del documento final Alta dirección Correo electrónico u otro
Una vez realizados los ajustes medio
la organización encargada del
proceso le da el permiso a la
creación o modificación del
documento.
Solicitar creación Gerente General Correo electrónico del
modificación o eliminación proceso
Con el documento elaborado
o modificado en versión
editables procede a
diligenciar el formato de
solicitud para crear, modificar,
retirar documento P-SGA-
7,5.1-7,5.2-7,5.3, llenando los
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DOCUMENTOS 7,5.2-7,5.3
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campos pertinentes. Así como
para la eliminación de
documentos.
Este registro y el documento
editable se debe enviar al
correo electrónico
Dunlopchile@[Link]
Revisión de la solicitud y del Gerente General y Alta Correo electrónico
Documento dirección
Recibida la comunicación, el
proceso de Alta Dirección
revisa que el documento y la
solicitud para crear, modificar,
retirar documento P-SGA-
7,5.1-7,5.2-7,5.3 cumplan con
los estándares establecidos en
este procedimiento.
Comunicar la aprobación o Experto en Prevención de Correo electrónico
negación Riesgos
Una vez aprobada o negada la
solicitud se informa a los
responsables del proceso de
la organización para su
aprobación
Si es negada se comunica y fin
de actividades
Codificar documento Alta dirección Esto ira de la mano según el
Asignar código al documento código asociado del proceso
y registrar la información P-SGA-7,5.1-7,5.2-7,5.3 ISO
dentro de lista maestro de 14001-2015
documento (P-SGA-7,5.1-
7,5.2-7,5.3).
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DOCUMENTOS 7,5.2-7,5.3
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Publicar documento Alta dirección Esto ira de la mano según el
Verificar la extensión del archivo código asociado del proceso
en el que se requiere publicar el P-SGA-7,5.1-7,5.2-7,5.3 ISO
documento (Ejemplo: xlsx, docx y 14001-2015
pdf).
Actualizar
Estar disponible en su página
oficial de la organización para su
uso con control de Sistema de
Gestión Documental, copia
controlada y copia no controlada.
4.2. Elaboración del documento
Elaboración de documentos: La Alta Dirección, Gerente General y Experto en Prevención de
Riesgos, se deberán elaborar documentos para mejorar la actividad en la planificación, operación y
control de los procesos del SGA, mismos que se proponen a la Alta Dirección para su revisión y
autorización de implementación dentro de la Organización.
En los Documentos emitidos por la Organización, se necesitará letra en negrita cuando sea para un
documento implementado o actualizado; los cargos se escribirán con cursiva y negrita; los
términos y definiciones con negrita y subrayado.
4.3 Gestión de Documentos
Procesos de gestión de cambios o modificación de documentos
1. Identificar necesidad de crear documento: En su proceso, esta solicitud deber ser avisada al
responsable a través de correo u otro medio
2. Elaborar modificar documentos: Para el caso de modificación o ediciones se debe solicitar el
documento editable al administrador “Alta Dirección”.
3. Revisión del documento final: Una vez realizados los ajustes la organización encargada del
proceso le da el permiso a la creación o modificación del documento
4. Solicitar creación modificación o eliminación: Con el documento elaborado o modificado en
versión editables procede a diligenciar el formato de solicitud para crear, modificar, retirar
documento P-SGA-7,5.1-7,5.2-7,5.3, llenando los campos pertinentes. Así como para la
eliminación de documentos.
Este registro y el documento editable se debe enviar al correo electrónico Dunlopchile@[Link].
5. Revisión de la solicitud y del Documento: Recibida la comunicación, el proceso de Alta Dirección
revisa que el documento y la solicitud para crear, modificar, retirar documento P-SGA-7,5.1-7,5.2-
7,5.3 cumplan con los estándares establecidos en este procedimiento.
6. Codificar documento: Asignar código al documento y registrar la información dentro de lista
maestro de documento (P-SGA-7,5.1-7,5.2-7,5.3).
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7. Publicar documento: Verificar la extensión del archivo en el que se requiere publicar el
documento (Ejemplo: xlsx, docx y pdf).
Actualizar
Estar disponible en su página oficial de la organización para su uso con control de Sistema de
Gestión Documental, copia controlada y copia no controlada.
[Link] de procedimientos y documentos controlados
Este proceso ira de la mano con el control de copias de documentos de la empresa como este
procedimiento, esto convendrá a la empresa para que los documentos de la organización no
tengan copias para su mal uso, ya que contaran con un código QR para verificar su contingencia y
verificación.
[Link]
Las responsabilidades:
DOCUMENTO ELABORADO REVISADO POR APROBADO POR VERIFICA
POR VIGENCIA
MANUAL DE EXPERTO EN GERENTE ALTA DIRECCIÓN ALTA DIRECCIÓN
POLITICA PREVENCIÓN DE GENERAL Y EXPERTO EN
AMBIENTAL RIESGOS PREVENCIÓN DE
RIESGOS
PROCEDIMIENTO EXPERTO EN GERENTE ALTA DIRECCIÓN ALTA DIRECCIÓN
Y REGISTROS PREVENCIÓN DE GENERAL Y EXPERTO EN
RIESGOS PREVENCIÓN DE
RIESGOS
INSTRUCTIVOS EXPERTO EN GERENTE ALTA DIRECCIÓN ALTA DIRECCIÓN
DE TRABAJO PREVENCIÓN DE GENERAL Y EXPERTO EN
RIESGOS PREVENCIÓN DE
RIESGOS
DOCUMENTOS EXPERTO EN GERENTE ALTA DIRECCIÓN ALTA DIRECCIÓN
GENERAL PREVENCIÓN DE GENERAL Y EXPERTO EN
RIESGOS PREVENCIÓN DE
RIESGOS
DOCUMENTOS EXPERTO EN GERENTE ALTA DIRECCIÓN ALTA DIRECCIÓN
EXTERNOS PREVENCIÓN DE GENERAL Y EXPERTO EN
RIESGOS PREVENCIÓN DE
RIESGOS
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[Link] NORMATIVO
Los procesos de este procedimiento se basan en la siguiente norma:
ISO 14001-2015. Sistemas de Gestión Ambiental- Requisitos con orientación para su uso.
