Módulo 4:
Gestión de Suministros para el
Xpert MTB/RIF
Iniciativa Mundial de Laboratorios (GLI) – Módulos de Capacitación de Xpert MTB/RIF
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Al final de este módulo, el participante será capaz de:
Anotar todos los suministros necesarios para el desempeño
óptimo del Xpert MTB / RIF
Describir los procesos de compra
Explicar el uso y la importancia del libro de registro de stock
para las acciones en el mantenimiento de un inventario adecuado
Calcular los suministros necesarios en función del número de
pruebas realizadas durante un período determinado
Conocer los requisitos de almacenamiento y caducidad del
Xpert MTB / RIF y otros suministros
Global Laboratory Initiative
-2- Xpert MTB/RIF Training Package
CONTENIDO DE ESTE MODULO
Listado de materiales para el Xpert MTB / RIF
Registro de Mantenimiento de registros: Stock de uso
diario y la importancia
Cálculo de suministro para comprar
Pedidos y recepción de suministros
Almacenamiento y vida útil de los suministros
Global Laboratory Initiative
-3- Xpert MTB/RIF Training Package
Gestion de suministros significa…
Suministros adecuadamente conservados y
suficientes para garantizar la continuidad del
servicio y para reducir al mínimo los residuos
Global Laboratory Initiative
-4- Xpert MTB/RIF Training Package
Estructura de un sistema de suministro: Nivel Nacional
Los países deben considerar la implementación
centralizada (nacional, regional) para la compra
integrada de los suministros del Xpert MTB / RIF tal
como se hace para la baciloscopía o para los
medicamentos
El sistema debe ser coordinado por el gobierno y debe
incluir al Ministerio de Salud, los donantes y socios
Global Laboratory Initiative
-5- Xpert MTB/RIF Training Package
Sistema de gestión de suministros
Adaptar el sistema al país
Describa el sistema (s) de gestión de suministros
en su país
Global Laboratory Initiative
-6- Xpert MTB/RIF Training Package
Pedido de Suministros
¿Como hacer el pedido?
¿A dónde?
¿Cuánto?
¿Con qué frecuencia?
¿Cómo evaluar la exactitud de un pedido?
¿Qué tiempo se necesita para la entrega?
¿Cuál es la reserva que se necesita?
¿Quién es el responsable de situar las compras?
Tenga siempre en cuenta
la vida útil del material ordenado, y su capacidad
de almacenamiento en condiciones apropiadas
Global Laboratory Initiative
-7- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para el Xpert MTB/RIF
suministrados por Cepheid:
Equipo de GeneXpert con computadora (laptop o PC) y lector de
código de barras
◦ Al hacer el pedido, especifique el idioma de trabajo para garantizar un
teclado adecuado, etc
Kits de cartuchos del Xpert MTB/RIF
Kits de cartuchos de calibración del Xpert MTB/RIF
Nota: Cepheid puede proporcionar un UPS (sistema de alimentación ininterrumpida)*,
que proporciona copia de seguridad de un poder muy limitado. Sin embargo, es mejor
un UPS (y las baterías, etc)
* Especificaciones: UPS Online – con capacidad de 800 VA para un GeneXpert de 4-
módulos y el ordenador; 110v o 220v dependiendo del país. Tiempo mínimo de
transferencia de 4 ms máx. Baterías adicionales se pueden agregar para extender la
duración
Global Laboratory Initiative
-8- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
Configuración Número de Catálogo
GeneXpert
Con PC Con laptop
GeneXpert 1 módulo GXI-1-D GXI-1-L
GeneXpert 2 GXII-2-D GXII-2-L
módulos
GeneXpert 4 GXIV-4-D GXIV-4-L
módulos
GeneXpert 16 GXXVI-16-D GXXVI-16-L
módulos
Nota: un instrumento de 4 módulos pueden ser adquiridos con sólo 1 o 2 módulos, para la
posterior expansión
Global Laboratory Initiative
-9- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
Producto Cepheid Número Catálogo Número de
pruebas
Xpert MTB/RIF Assay CGXMTB/RIF-50 50
Vida útil del paquete abierto: 6 semanas a 2–45oC
• Reactivos para muestras: Kit Xpert MTB/RIF
frascos de 8 ml, 1 por contiene reactivos
prueba. y materiales
Kit separado para 50 necesarios para
muestras 50 pruebas
• Pipetas estériles, (1 por
prueba, paquetes
individuales, con 10
pipetas de más para kit de
50 cartuchos)
Global Laboratory Initiative
-10- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
Producto Cepheid Número Catálogo Número de
pruebas
Kit de calibración Xpert GXCALIB-100N-5 5
Software,
5 Cartuchos para calibración
CD de datos
5 Xpert Calibration Cartridges
Global Laboratory Initiative
-11- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
no suministrados por Cepheid
Equipos
Materiales de Bioseguridad
Materiales de Laboratorio
Equipos de protección personal
Papelería
Programa de Anti-virus para computadora. Se proporciona
seguridad de Internet Norton sólo para el primer año; la
renovación es por cuenta del usuario.
Global Laboratory Initiative
-12- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
no suministrados por Cepheid
Equipos
− Fuente de alimentación de corriente (UPS y
baterias, generador, inversor, estabilizador de
voltaje
− Impresora y cartuchos de impresora
− Cronómetro
− Termómetro
− Vortex (opcional)
Global Laboratory Initiative
-13- Xpert MTB/RIF Training Package
Parámetros críticos Comentario Especificaciones
adecuadas
Tensión eléctrica del Tensión de fuente de Depende del país
país alimentación de la red
eléctrica
Capacidad de UPS en Depende de carga del equipo 600 VA
Kilovolt-ampere (VA) más 20 – 25%
Tiempo de reserva Tiempo de duración de 4 – 6 min
interrupción de energía
Tiempo de Duración de transferencia del 0 milisegundos
transferencia equipo para la alimentación
de bateria
Global Laboratory Initiative
-14- Xpert MTB/RIF Training Package
Tiempo de transferencia normal de los generadores
automáticos: 10 – 30 seg. (se requiere un UPS)
La adquisición puede resultar relativamente económica
Es necesario disponer de almacenamiento y mantenimiento
de combustible
Global Laboratory Initiative
-15- Xpert MTB/RIF Training Package
Convierte energía de baja tensión en alta tensión
Puede funcionar con las baterías de los automóviles
Duración: 2 -12 horas (dependiendo de la capacidad de
reserva de la batería y la carga de los equipos)
El tiempo de transferencia puede ser inferior a 4
milisegundos (puede necesitarse un UPS)
Global Laboratory Initiative
-16- Xpert MTB/RIF Training Package
Protege los sistemas electrónicos, incluyendo UPS,
sobretensión y subidas de tensión
Una tensión / sobretensión de corriente o tensión
transitoria es un voltaje incrementado significativamente
por encima del nivel designado del fluido eléctrico
Incluso si el aumento de la tensión no daña el equipo de
inmediato puede afectar los componentes y el uso del
equipo en el tiempo
El estabilizador (opcional)
No reemplaza los UPS
Global Laboratory Initiative
-17- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
no suministrados por Cepheid
Materiales de Bioseguridad
− Bolsas de riesgo biológico
− Desinfectantes con actividad tuberculicida (fenol,
solución de lejía, alcohol al 70%, etc.)
− Contenedores para descarte de pipetas, frascos
de esputos, cartuchos usados
Global Laboratory Initiative
-18- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
no suministrados por Cepheid
Insumos de Laboratorio
− Contenedor para muestras
− Pipetas adcionales (opcional)
− Papel toalla (para limpieza de superficie de
mesetas y superficie externa del equipo)
− Papel suave (para limpieza de orificio de
cartuchos y émbolo)
Global Laboratory Initiative
-19- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
no suministrados por Cepheid
Equipos de proteccion personal
− Batas de Laboratorio
− Guantes
− Mascarillas (opcional)
Global Laboratory Initiative
-20- Xpert MTB/RIF Training Package
Materiales necesarios para Xpert MTB/RIF
no suministrados por Cepheid
Papelería
− Registros de Laboratorios y formularios de
solicitud/reporte
− Paper de impresora “Printing paper”
− Marcadores permanentes
− Bolígrafos (rojo y azul o negro)
− Etiquetas adhesivas (opcional)
Global Laboratory Initiative
-21- Xpert MTB/RIF Training Package
Gestión para reserva
Es una buena práctica de laboratorio tener una persona
designada para la gestión de la oferta, que lleva a cabo las
siguientes actividades:
Realización de una "cuenta de la reserva"
El mantenimiento de los registros de inventario adecuados
La determinación de la cantidad a fin de evitar el
desabastecimiento y vencimiento de cartuchos
La inspección y verificación de los suministros recibidos
Garantizar el adecuado almacenamiento de la reserva
Global Laboratory Initiative
-22- Xpert MTB/RIF Training Package
Libro de registro de stock: datos necesarios
Fecha y cantidad ordenada
Fecha de recepción del artículo
Importe recibido
Número de lote
Fecha de caducidad
Cantidad de materiales utilizados
Balance de materiales que existen en stock
Global Laboratory Initiative
-23- Xpert MTB/RIF Training Package
Libro de Registro de Stock: Ejemplo
Adaptar a cada pais
Nombre del artículo: ________________ Unidad: _________________
Conteo Físico Solicitado Recibido Reserva Firma
en
Unidades Fecha Unidades Fecha Unidades Fecha existencia
(No) (No) (No)
Global Laboratory Initiative
-24- Xpert MTB/RIF Training Package
Realizar un recuento de la reserva
Cómo hacerlo? Hacer un recuento de la existencia física
de cada artículo
Cuándo se hace? Se recomienda al final de cada mes
Quién lo hace? Una persona designada
Todos los artículos deben ser
contabilizados.
Todo lo que
entra y sale debe ser registrado
Global Laboratory Initiative
-25- Xpert MTB/RIF Training Package
Datos necesarios para el cálculo
de los suministros
Número de pruebas realizadas (promedio por mes)
Existencias disponibles (conteo físico)
Caducidad
Plazo de ejecución
Período de tiempo para cubrir con los suministros
Los siguientes ejemplos son para una gestión de
oferta en centros de salud y se pueden personalizar
para su uso a nivel central
Global Laboratory Initiative
-26- Xpert MTB/RIF Training Package
Ejemplos de materiales solicitados
Artículos
◦ Frascos para esputos
◦ Kits de Xpert MTB/RIF
◦ Solución concentrada de lejía
◦ Pipetas Pasteur desechables
Global Laboratory Initiative
-27- Xpert MTB/RIF Training Package
Adaptar a cada país
Nombre articulo Cantidad
Frascos para esputo 1 unidad
Cartucho de Xpert MTB/RIF 1/50 cartuchos (kit para 50 pruebas)
Solución concentrada de lejía 1.5 ml (promedio de 100 ml por día
(Ejemplo: 3%- nota: la para 10 pruebas, diluir 6 veces en
concentración estándar varia en agua, concentración final de
cada país) hipoclorito de sodio al 0.5%)
Pipetas Pasteur desechables, 3ml 1 unidad
Global Laboratory Initiative
-28- Xpert MTB/RIF Training Package
Número total de pruebas realizadas en el
trimestre anterior
El valor (A) es igual al número de pruebas
Xpert MTB / RIF realizadas durante el
trimestre anterior
Global Laboratory Initiative
-29- Xpert MTB/RIF Training Package
Cálculo de necesidades para un trimestre
(C)
El valor (C) es igual a la cantidad de un artículo
necesario para un trimestre
Se calcula (C) al multiplicar el número de pruebas
realizadas durante un trimestre (A) por la cantidad de
recursos necesarios para un examen (B), por lo tanto:
AxB=C
Global Laboratory Initiative
-30- Xpert MTB/RIF Training Package
En el último trimestre se realizaron 600 pruebas de
Xpert MTB/RIF (A)
Ud. necesita 0.02 kit del Xpert MTB/RIF (50
unidades en un kit) (B), cuántos kit necesitaría para
el próximo trimestre (C)?
AxB=C
600 pruebas x 0.02 kit/prueba = 12 kits
Global Laboratory Initiative
-31- Xpert MTB/RIF Training Package
El valor (D) es igual a la cantidad de consumo de un
mes del recurso que se debe mantener como reserva
El valor (D) es igual a (C) / 3, la cantidad de un recurso
calculado durante un mes:
D= C/3
Stock de reserva de Kits de Xpert MTB/RIF es igual a:
12 kits (C) /3= 4 kits (D)
Global Laboratory Initiative
-32- Xpert MTB/RIF Training Package
El valor (E) es igual al stock en existencia
Determinar (E) por el conteo físico del stock
de existencia (inventario)
Sugongamos que el stock de existencia son
3 kits de Xpert MTB/RIF
Global Laboratory Initiative
-33- Xpert MTB/RIF Training Package
El valor (F) es igual a la cantidad necesaria para un
trimestre (C) más la cantidad que se necesita para
un mes de reserva (D) menos el stock en existencia
(E)
Calcular (F) de la siguiente manera: (F)= C+D-E
El stock en existencia es de 3 kits de Xpert MTB/RIF
El calculo de kits para solicitar en un trimestre es:
12 (C) + 4 (D) – 3 (E) = 13 (F)
Global Laboratory Initiative
-34- Xpert MTB/RIF Training Package
Ejemplo 1: calcular cantidad solicitada /
cantidades despachadas de kits de Xpert MTB/RIF
Redondear la cantidad calculada a una cantidad
consistente con la unidad despachada
La cantidad de kits calculada es 13
La cantidad de unidades por caja es para 50 pruebas
Solicitar 13 cajas (650 pruebas)
Global Laboratory Initiative
-35- Xpert MTB/RIF Training Package
Use la hoja para el Ejercicio Nº 1
Trabajar de forma individual
Utilice los datos del ejemplo proporcionado
Tiempo asignado: 30 minutos
Global Laboratory Initiative
-36- Xpert MTB/RIF Training Package
Región Insumos trimestrales
Provincia Año
Unidad de Salud
Total de pruebas realizadas en el trimestre anterior (A)=600
Producto Cantidad Necesidades Cantidad Reserva Pedido Pedido real Unidad
necesaria calculadas de reserva existente calculado de
(Redondeado) pedido
por prueba para un para un (E) (F)= C+D+E
(B) trimestre mes
(C)=AxB (D)=C/3
Frascos para 1 100 Caja
esputo 1000
und
Kit Xpert (50 0,02 15 Caja 50
pruebas x kit) pruebas
Solución cloro 0,003 litro 1,0 litro Frasco 1
3% litro
Pipetas 1 150 Caja
Pasteur 1000
desechables uds
Global Laboratory Initiative
-37- Xpert MTB/RIF Training Package
Región Insumos trimestrales
Provincia Año
Unidad de Salud
Total de pruebas realizadas en el trimestre anterior (A)=600
Producto Cantidad Necesidades Cantidad Reserva Pedido Pedido real Unidad de
necesaria calculadas de reserva existente calculado pedido
(Redondeado)
por para un para un (E) (F)= C+D+E
prueba trimestre mes
(B) (C)=AxB (D)=C/3
Frascos 1 600 200 100 700 1 caja (1000) Caja 1000
para esputo und
Kit Xpert 0,02 12 4 15 1 1 caja (50 Caja 50
(50 pruebas pruebas) pruebas
x kit)
Solución 0,003 litro 1,8 litro 0,6 litro 1,0 litro 1,4 litro 2 frascos (2 Frasco 1
cloro 3% litros) litro
Pipetas 1 600 200 150 650 1 caja 1000 Caja 1000
Pasteur uds
desechables
Global Laboratory Initiative
-38- Xpert MTB/RIF Training Package
Use la hoja para el Ejercicio Nº 2
Trabajar de forma individual
Utilice los datos del ejemplo proporcionado
Tiempo asignado: 30 minutos
Global Laboratory Initiative
-39- Xpert MTB/RIF Training Package
Región Insumos trimestrales
Provincia Año
Unidad de Salud
Total de pruebas realizadas en el trimestre anterior (A)=600
Producto Cantidad Necesidades Cantidad Reserva Pedido Pedido real Unidad de
necesaria calculadas de reserva existente calculado pedido
(Redondeado)
por para un para un (E) (F)= C+D+E
prueba trimestre mes
(B) (C)=AxB (D)=C/3
Frascos 1 150 Caja 1000
para esputo und
Kit Xpert 0,02 3 Caja 50
(50 pruebas pruebas
x kit)
Solución 0,003 litro 2,0 litro Frasco 1
cloro 3% litro
Pipetas 1 120 Caja 1000
Pasteur uds
desechables
Global Laboratory Initiative
-40- Xpert MTB/RIF Training Package
Región Insumos trimestrales
Provincia Año
Unidad de Salud
Total de pruebas realizadas en el trimestre anterior (A)=600
Producto Cantidad Necesidades Cantidad Reserva Pedido Pedido real Unidad de
necesaria calculadas de reserva existente calculado pedido
(Redondeado)
por para un para un (E) (F)= C+D+E
prueba trimestre mes
(B) (C)=AxB (D)=C/3
Frascos 1 1200 400 150 1450 2 cajas Caja 1000
para esputo und
Kit Xpert 0,02 24 8 3 29 29 cajas Caja 50
(50 pruebas pruebas
x kit)
Solución 0,003 litro 3,6 litro 1,2 litro 2,0 litro 2,8 litro 3 frascos Frasco 1
cloro 3% litro
Pipetas 1 1200 400 120 1480 2 cajas Caja 1000
Pasteur uds
desechables
Global Laboratory Initiative
-41- Xpert MTB/RIF Training Package
En el último trimestre, su laboratorio realizó 600
pruebas de Xpert MTB/RIF (A)
Ud. necesita 1.5 ml de solución concentrada de
hipoclorito de sodio por prueba (B), que cantidad de
solución de hipoclorito necesita su laboratorio para el
próximo trimestre (C)?
AxB=C
600 pruebas x 1.5 ml/prueba = 900 ml
Global Laboratory Initiative
-42- Xpert MTB/RIF Training Package
Adaptar al entorno local y caducidad del productoAdapt to
local setting and supplies’ shelf life
El valor (D) es igual a la cantidad consumida en un mes
de un producto que debe existir en reserva
El valor (D) es igual a (C)/3, cantidad de un producto
calculada para un mes:
D= C/3
Stock de reserva de hipoclorito concentrado es igual a:
900 ml (C) /3=300 ml (D)
Global Laboratory Initiative
-43- Xpert MTB/RIF Training Package
El valor (E) igual a la existencia disponible
Determinar (E) por la existencia física del
producto (inventario)
Asumir que la reserva en existencia es de 400
ml del hipoclorito concentrado
Global Laboratory Initiative
-44- Xpert MTB/RIF Training Package
El valor (F) es igual a la cantidad solicitada para un
trimestre (C) más la cantidad solicitada para un mes
de reserva (D) menos el stock en existencia (E)
Calcular (F) de la siguiente manera: (F)= C+D-E
El stock en existencia es de 400 ml
El cálculo de la cantidad de hipoclorito a solicitar en
un trimestre es:
900 ml (C) + 300 ml (D) – 400 ml (E) = 800 ml (F)
Global Laboratory Initiative
-45- Xpert MTB/RIF Training Package
Ejemplo 2: calcular cantidad solicitada /
cantidades despachadas de kits de Xpert MTB/RIF
Calcular cantidad solicitada / cantidades despachadas
del producto
La cantidad calculada de solución de hipoclorito es de
1824 mL, se aproxima hasta 2 litros
La presentación del producto solicitado es de frascos de
1 litro
Se solicitan 2 frascos
Global Laboratory Initiative
-46- Xpert MTB/RIF Training Package
El procedimiento de solicitud depende de la fuente
de financiamiento
Dirigiéndose a los procedimientos de adquisiciones
locales y el plan de contingencia en caso de falta de
existencias
Global Laboratory Initiative
-47- Xpert MTB/RIF Training Package
Haga una orden directamente con Cepheid Francia:
Cepheid HBDC SAS, Vira Solelh, 81470 Maurens-Scopont,
Francia; ordershbdc@[Link], telef.
+33563825333, Fax +33563825301 o
Publicar un pedido a través del distribuidor autorizado.
Consulte Cepheid para los contactos de la ubicación de su
proveedor
Otros mecanismos de adquisición específicos del
proyecto están disponibles. OMS puede tramitar a través
del Global Drug Facility
Global Laboratory Initiative
-48- Xpert MTB/RIF Training Package
Siga las directrices nacionales para la solicitud de equipos e insumos
necesarios
Preparar la documentación para la importación y despacho de aduanas o
la exención de impuestos de importación (si es aplicable)
Comience la solicitud con tiempo de antelación, ya que la preparación
puede tomar meses
Consulte a Cepheid con relación a los calendarios de envío y qué período
de validez mínimo está garantizado para los cartuchos solicitados
Asegúrese de que su país se encuentra entre los 145 países elegibles
para obtener GeneXpert y cartuchos a precios preferenciales [precios
para los Países en Desarrollo con alta prevalencia (PDAP / HBDC)]:
[Link]
negotiated-prices/xpert_mtb_rif.html
Global Laboratory Initiative
-49- Xpert MTB/RIF Training Package
Número de máquinas/módulos GeneXpert
Computador de mesa o portátil
Número de cartuchos Xpert MTB/RIF
Número de catálogo
País de entrega
Aeropuerto de destino
Detalles de contacto de parte del que recibe
Fecha preferible de entrega
Global Laboratory Initiative
-50- Xpert MTB/RIF Training Package
El distribuidor local de Cepheid prepara un
presupuesto
El cliente paga por adelantado para tener derecho a
los precios preferenciales [precio para los Países en
Desarrollo con alta prevalencia (PDAP / HBDC)]:
Global Laboratory Initiative
-51- Xpert MTB/RIF Training Package
Inspeccionar y verificar el suministro del pedido:
Verifique el contenido de la orden recibida con la requisición
Compruebe la integridad de los suministros recibidos
Fecha de cada artículo recibido
Guarde el envío nuevo detrás del envío existente para utilizar
primero los de fecha de caducidad mas próxima
Crear y actualizar los registros
Global Laboratory Initiative
-52- Xpert MTB/RIF Training Package
Almacenamiento adecuado del inventario
Almacenar en un área de almacenamiento limpia, bien
ventilada y organizada
Los kits de Xpert MTB kits / RIF deben almacenarse
entre 2-28°C
Almacene lejos de la luz solar directa
Organizar los insumos nuevos recibidos y los
existentes de acuerdo a la fecha de vencimiento (los
cartuchos con fecha de validez más cercano deben ser
utilizado primero)
Global Laboratory Initiative
-53- Xpert MTB/RIF Training Package
La gestión de compra de los insumos del Xpert MTB/RIF debe ser
centralizada (nacional/regional) en el sistema de compra en general y
debe ser organizada y coordinada por el Gobierno
Algunos de los insumos necesarios para el uso de la prueba del Xpert MTB
ensayo / RIF no las proporciona Cepheid
Para el cálculo del pedido de los insumos considere la cantidad
consumida, las cantidades disponibles, la vida útil de los insumos
solicitados, el tiempo de espera en recibir el pedido, capacidad de
almacenamiento y la frecuencia de pedidos
La persona designada debe realizar un inventario a fin de mes para
contabilizar los insumos en existencia. Se debe utilizar el libro de registro
de entradas y salidas de insumos.
Haga un pedido proporcionar con la información necesaria para Cepheid
directamente en tu sitio web o para el distribuidor local autorizado
Global Laboratory Initiative
-54- Xpert MTB/RIF Training Package
Preguntas
En qué consiste la gestión de compra de los insumos?
Por qué es necesario realizar el inventario de insumos?
Por qué es importante mantener los registos de inventario?
Cómo se calcula el stock necesario?
Por qué el stock debe ser almacenado de forma adecuada?
Global Laboratory Initiative
-55- Xpert MTB/RIF Training Package
Agradecimientos