MANUAL DE PROCEDIMIENTO
GESTION Y ADMINISTRACION
DE COMPRAS
PLANCHADO RM
Moreno Pérez Francisco Jesús
Parra Otero Yaremy
Ortega Jaramillo Omar Ariel
Varela Reyes Lizbeth
Manual de Procedimientos Gestión y Administración de Compras 17 Oct. 2015
Planchado RM
INDICE
I. Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
II. Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
III. Alcance
IV. Políticas
V. Procedimientos
VI. Formatos Requeridos
Requisición de Materiales
Cotización de Materiales
Tabla Comparativa
Pedido de Material
VII.
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Introducción
El manual vigente se basa en una lavandería, que según a su actividad económica es
catalogada como micro empresa. Esta micro-empresa es un proyecto por parte del
empresario que a su vez es el administrador de su propio negocio. El manual ayudara
primeramente a facilitar el movimiento de la empresa para lograr los objetivos
planteados. De igual manera poder determinar las actividades que se deben realizar
dentro del área de compras para la realización de los Objetivos para los cuales fue
creada y a su vez saber cuáles se requieren implementar, modificar o desechar.
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Objetivo
Poder tener al alcance a los proveedores y todo lo necesario para que el negocio tenga
un flujo efectivo en el área financiera. Evitar que exista un inconveniente al momento de
atender a nuestros clientes y poderles brindar un buen servicio. Evitar que exista un
retraso al momento de requerir los insumos necesarios. Reducir precios y costos al
requerir materiales para el funcionamiento del servicio brindado.
Alcance
El manual de procedimiento será utilizado solo por el encargado del negocio o en su
defecto la persona encargada de las compras dentro de la empresa.
Políticas
Cada requisición de compra se tiene que hacer con aviso previo de la
terminación de algún material.
En caso de ser aprobada la requisición será enviada al almacén para hacer
entrega del pedido o para la solicitud de compra.
Las órdenes de compra se deben de hacer con anticipación y se debe
especificar el producto y la cantidad.
Antes de comprar cualquier mercancía se revisara precio, calidad, cantidad de y
tiempo de entrega.
Cuando se realice un trato con el proveedor se debe asegurar de la seriedad del
mismo.
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En el momento de entrega de la mercancía, esta debe de ser ubicada en el lugar
correspondiente.
Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio.
No comprar mercancía de más para no provocar un over stock
Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.
Observa y estudia tu competencia.
Toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la
oficina de compras, de lo contrario Lavandería RM no se hace responsable del
pago.
Otra persona que no sea el encargado de compras, no está autorizada para
realizar compras.
Solamente el almacén está autorizado para recibir los pedidos y las facturas
respectivas. En caso de que la mercancía sea entregada en otro lugar que no
sea almacén, deberá estar presente una persona del departamento de compras.
Toda información sobre cotizaciones se manejara única y exclusivamente por los
miembros del personal de la empresa en forma confidencial.
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Procedimientos
A falta de material
Paso 1: del material que sea requerido.
Paso2: Se debe hacer la requisición de compra y hacerla llegar al gerente de la manera
más eficaz (Celular, mensaje).
Paso 3: Esperar la autorización del gerente para la realización de la orden de compra.
Paso 4: Se manda la orden de compra al proveedor y se señala el tiempo de entrega.
Paso 5: Tener un proveedor elegido. En caso de que el proveedor que se necesite no
esté disponible, se debe buscar otro que cumpla de igual manera. Como último
recurso se debe buscar en una tienda comercial.
Repetir estos pasos en caso de faltante de cualquier material
Paso 6: Al llegar la mercancía se tiene que guardar en su recipiente correspondiente o
perchero.
Canastos
Cuando se encuentres canastos en malas condiciones o completamente destrozados
se deben remplazar por nuevos. En caso que no se encuentren en el almacén, se
deben comprar en una tienda comercial la cantidad que sea requerida.
En caso de presentar una falla se le llamara al servicio al cliente de las maquinas que
se utilizan en el establecimiento.
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Bolsas para empacar las prendas
Mantener la cantidad de 5 cajas o paquetes de bolsas para empacar las prendas como
mínimo
En caso de contar con el mínimo de cajas, hacer el requerimiento adecuado para la
adquisición de las mismas.
El proceso de compras se iniciará la tercera semana de cada mes, una vez que se ha
efectuado el retiro mensual de artículos que demanda la empresa.
En base a los saldos y al stock mensual definido por artículos, la unidad de compra
elabora propuesta de compras para el mes.
Revisión de la propuesta con el empresario, quien acepta o modifica la propuesta y
autoriza la ejecución de las compras.
Proceso de Compra. Se iniciará a más tardar al día siguiente que se ha aprobado las
compras.
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Formatos
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Materia Prima
Detergente en líquido y en polvo.
Cloro o blanqueador.
Desengrasante.
Ganchos para ropa de diferentes calibres.
Canastos.
Bolsas para empaquetar las prendas.
Cinco Lavadoras semi-industriales de entre 5 y 7 kg.
Secadoras de gas.
Básculas de reloj especiales para lavandería de 10kg.
Tanque de agua con capacidad mínima de 2 mil 500 litros.
Cisterna.
Calentador de agua automático de 5 litros por minuto mínimo.
Áreas
Áreas que conforman el negocio recepción y entrega de prendas, lavado, secado,
empaquetado, espera, control, bodega de materias primas y baño.
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