Curso virtual:

Fundamentos de la gestión documental

Módulo 2: Generalidades de Instrumentos

Archivísticos y Plan de Conservación
Documental
Unidad 2: Aspectos Generales del Plan de
Conservación Documental en el Sistema
Integrado de Conservación-SIC

V.02
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Módulo 2: Generalidades de Instrumentos Archivísticos y Plan de Conservación Documental

Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

Art 8. Protección riquezas culturales y naturales de la

Nación.

Art 63. Los bienes de uso público (parques naturales,

DERECHOS
tierras grupos étnicos, tierras de resguardo, patrimonio
Y DEBERES arqueológico, y demás bienes, son inalienables,
imprescindibles e inembargables.

Art 72. Patrimonio cultural bajo la protección del Estado.

Art 74. Acceso a los documentos públicos salvo los casos

que establezca la ley.
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Ley 43 de 1913
Conservación ciertos documentos oficiales

Artículo 1 Artículo 2 Artículo 3

Todo documento oficial, destinado a Las providencias y diligencias Oficios y demás documentos
reposar en los archivos públicos se judiciales y administrativas; las emanados por los despachos
extenderá a mano y con tinta actas del registro del estado civil, de las oficinas públicas,
indeleble (No borrar, permanente) los actos que pasen ante notario deben ser copiados de modo
Conservación del texto deben ser escritos a mano y con que el original y la copia
tinta indeleble queden legibles y perduren.
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Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

Artículo 13. Instalaciones para archivos. La Administración Pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
Construcción-Adecuación-adquisición-arriendo (especificaciones técnicas)

Artículo 46. Conservación de documentos. Los Archivos de la Administración Pública deberán

implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de
documentos.
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias,
deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las
normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de
la Nación.
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Decreto 1080 de 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura

Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades
públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos:

g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro
o almacenamiento.
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Valoración
GESTIÓN DOCUMENTAL

TRANSVERSALES
PROCESOS DE LA

PROCESOS

Gestión y Disposición Procesos

Planeación Producción Organización Transferencia
Trámite Secuenciales
Final

Preservación a Largo Plazo

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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Art 60. Conservación integral de la

documentación de archivos – SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC

Art. 61. Condiciones de Edificios Y Locales

Destinados A Archivos

Art. 64. Prevención de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Acuerdo 011 de 1996: Criterios de conservación y organización de

documentos

Deben extraerse de las unidades de

El material gráfico (dibujos,
conservación dejando en su lugar un
croquis, mapas, planos,
testigo y llevarla al lugar dispuesto
fotografías, ilustraciones,
para conservación de documentos en
prensa, entre otros)
distintos formato
(Artículo 1)
(Artículo 1)

Testigo:
* Va en el lugar que ocupaba el documento gráfico.
* Indicar las características del mismo, nombre de la
unidad archivística a que pertenece, nombre del
documento, fecha, autor, número de folio, señalar la
referencia de su actual ubicación (sección gráficos)
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones

de edificios y locales destinados a archivos

ART 1. Cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, de seguridad y de
mantenimiento (Garantizar la conservación acervos documentales)

ART 5. CONDICIONES
ART 2. CONDICIONES
ART 3. ÁREAS DE DEPÓSITO: Distribución AMBIENTALES Y TÉCNICAS:
GENERALES: Ubicación, aspectos
de la estantería, mobiliario y Temperatura y humedad relativa,
estructurales, capacidad de
contenedores. ventilación, contaminantes
almacenamiento y distribución.
atmosféricos e iluminación.
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones

de edificios y locales destinados a archivos

Condiciones de Edificios y locales de archivo

Terreno sin riesgos de humedad Alejado de

Contaminación Objetivos Almacenamiento de materiales

Filtraciones Inundaciones
atmosférica bélicos combustibles o altamente reactivos
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Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones

de edificios y locales destinados a archivos

Espacio suficiente para incremento Construcción en material resistente

DEPÓSITOS

Pinturas ignífugas Resistencia de Placas es 750 Kg-f/m2

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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones

de edificios y locales destinados a archivos

Diseño y dimensiones para Monitoreo y adecuación

manejo y seguridad climática

DEPÓSITOS

Elementos de control de Otras funciones en el área

acceso de almacenamiento?

https://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/es/galeries/centros-de-archivo
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Estanterías

Bandejas No
Material Pintura Anclajes a
soporte de recostadas
metálico electrostática piso
100Kg sobre muros
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones de edificios y

locales destinados a archivos

Cartón Neutro
Recubrimiento
Interno

Diseño y
tamaños
acordes

UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones de edificios y

locales destinados a archivos

CONDICIONES AMBIENTALES

Humedad MEDICIÓN DE CONDICIONES

ACONDICIONAMIENTO
Temperatura Termohigrómetros
Aire acondicionado Luminarias baja intensidad
Ventiladores Filtros UV
Luxómetros Deshumidificadores Filtros de polvo y polución
Iluminación
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones de edificios y

locales destinados a archivos

Termohigrómetro Luxómetro Deshumidificador

https://www.google.com/imghp?hl=es
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Acuerdo 049 de 2000: Conservación de documentos-condiciones de edificios y

locales destinados a archivos

Mantenimiento

Limpieza y verificación

Instalaciones

Mobiliario

Unidades de Conservación y Documentos

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Acuerdo 050 de 2000: Conservación de documentos-prevención de deterioro de

los documentos de archivo y situaciones de riesgo

ART 1. Situación de riesgo para el material documental

(Desastres: Fenómenos naturales (terremotos, ciclones, erupciones volcánicas); Situaciones causadas por el
hombre (incendios, explosiones, actos terroristas, conflicto armado)

ART 2. PLANIFICACIÓN DE PRESERVACIÓN ART 3. PREVENCIÓN

Respuesta rápida y eficiente. Levantamiento y valoración del panorama de riesgos.
Minimiza el peligro tanto para el personal, acervo Medidas preventivas
documental y el edificacion.
Preparación del plan de emergencia.
Medidas de prevención y protección
Reacción en caso de siniestro
Capacitación y entrenamiento del personal
Coordinación con el COPASST(Comité Paritario en
Seguridad y salud en el trabajo)-ARL
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Acuerdo 008 de 2014: Especificaciones técnicas y requisitos para la prestación de

servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivos.

ART 1. Ámbito de aplicación

ART 3. Aspectos mínimos para

ART 2. Requisitos mínimos para la prestación del servicio procesos de custodia y administración
integral de documentos de archivo

ART 4. Formación académica de ART 5. Requisitos mínimos para

profesionales autorizados para realizar personas naturales o jurídicas que ART 6. Verificación y evaluación del
los procesos de conservación presten el servicio de microfilmación y proceso de contratación del servicio
preventiva, conservación y restauración digitalización

ART 10. No se podrá impedir el acceso

ART 7 y 8 Incluir las normas expedidas ART 9. El AGN puede realizar visitas de
de los funcionarios del AGN a las
por el AGN inspección y vigilancia
instalaciones
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Acuerdo 006 de 2014: Sistema Integrado de Conservación

CAPÍTULO II. PLAN DE CAPÍTULO III. PLAN DE
CAPÍTULO I.
CONSERVACIÓN PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO
GENERALIDADES
DOCUMENTAL PLAZO
• Objeto del SIC • Definición del plan. • Definición del plan
• Ámbito de aplicación • Niveles de Intervención • Estructura del plan
• Definiciones • Criterios de Intervención. • Condiciones de la preservación
• Componentes del SIC • Procesos y procedimientos • Estrategias de preservación
• Formulación de los de Conservación • Procesos y procedimientos de
planes del SIC Documental preservación digital a largo plazo.
• Programas de • Autorización de Intervención • Adopción de estándares, normas
Conservación técnicas internacionales y modelos
Preventiva de referencia
• Principios, articulación
con la Política de GD,
responsabilidad,
Coordinación,
aprobación del SIC.
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Sistema Integrado de Conservación-SIC

¿Por qué se hace necesario la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
en sus entidades?

Deterioro en los soportes documentales

Es toda modificación en las características originales

de un documento, ocasionadas por el paso del tiempo
o por algún agente externo o interno.
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Iluminación

Efectos ambientales
en papel Humedad Relativa
Contaminantes
microbiológicos

Temperaturas
altas y bajas

Contaminantes
atmosféricos
Amarillamiento del soporte

Debilitamiento del soporte

Deformación de plano
Resequedad
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES INTERNOS

1. OXIDACIÓN:

✓ Proceso de deterioro natural producido por el aire en toda materia orgánica.

✓ Los materiales constitutivos de los soportes también producen oxidación.
✓ El papel se torna de diferentes colores amarillos y marrones.

Oxígeno del aire

+
Radiación solar y Ultravioleta

Cromóforos
(grupos químicos que absorben la luz)
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES INTERNOS

2. ACIDEZ (pH):

✓ Actividad química de un ácido.

✓ Se mide en términos de pH ( Escala: 1 a 14).
✓ Torna el papel quebradizo.
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES EXTERNOS

1. FÍSICOS:

●LUZ: Radiación electromagnética que puede ser percibida por el ojo humano.

TIPOS DE LUZ:

●NATURAL (Sol)- Luz ultravioleta

●ARTIFICIAL: proveniente de un dispositivo. (incandescente, halógena, fluorescente, led, entre otras)

●EFECTOS:

• Decoloración de tintes y pigmentos.

• Acelera la descomposición de la materia orgánica.
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES EXTERNOS
1. FÍSICOS:
●Temperatura: magnitud que mide el nivel térmico o calor que posee un cuerpo
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES EXTERNOS

1. FÍSICOS:

● Humedad: Es la cantidad de vapor de agua presente en el aire.

Efectos:

• Aceleran la velocidad de las reacciones químicas.

• Fomenta la proliferación de microorganismos.
• Oxidación e hidrólisis (descomposición de ciertos compuestos por el
agua)
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES EXTERNOS

2. MECÁNICOS

• Condiciones de almacenamiento: Afectan la vida útil de los

materiales y daño en los soportes.

• Documentación sin unidades de conservación.

• Manejo inadecuado: Apilar documentos en el piso, mojarse los

dedos para pasar los folios, comer y beber en el lugar de
trabajo.
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES EXTERNOS

3. FACTORES QUÍMICOS:

● Contaminantes atmosféricos: Compuestos

principalmente por polvo, hollín, gases, y esporas de
microorganismos.

Los gases: SO2, NO2, CO, O3: los más reactivos.

Efectos:

• Ocasionan manchas.
• Fragilidad del papel.
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES EXTERNOS

3. FACTORES QUÍMICOS:

● Polvo:

Contiene partículas constituidas por sustancias químicas cristalinas como: tierra, arena, hollín, gran diversidad
de microorganismos, residuos ácidos y gaseosos provenientes de la combustión y actividades industriales.

Efectos:

• Problemas estéticos al papel.

• Partículas acción cortante y abrasiva.
• Se fija en las fibras del papel
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¿Qué factores degradan el papel?

FACTORES EXTERNOS

3. FACTORES QUÍMICOS:

● Materiales inestables:

Productos que son utilizados sobre el papel (tintas ácidas,

materiales metálicos, forros, cubiertas, cartón con residuos de
lignina, azufre, adhesivos inestables, sudor, saliva).

Efectos:

• Problemas estéticos al papel.

• Alteraciones físicas y químicas en los soportes documentales.
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¿Qué contaminantes biológicos producen el deterioro biológico?

MICROORGANISMOS:

✓ Bacterias
✓ Levaduras
✓ Hongos

MACROORGANISMOS:

✓ Algas, líquenes, musgos y plantas superiores.

✓ Insectos
✓ Aves
✓ Mamíferos (perros, roedores, entre otros)
✓ Ser humano
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¿Qué contaminantes biológicos producen el deterioro biológico?

BACTERIAS

• Microorganismos unicelulares procariotas que se reproducen por

fisión binaria.
• Son de vida libre.
• Tamaño 0,5 µm a 3µm (micrómetros).
• pH 7-8
• Temperaturas: 25°C y 38°C

AISLADAS EN PAPEL:
• Cytophaga spp (Gram negativa): manchas amarillas y brillantes.
• Celvibrio spp (Gram negativa): manchas amarillas y naranjas.
• Cellfacicula spp (Gram negativa): Manchas rojas, pardas o verdes.
• Serratia spp (Gram negativa)
• Nocardia spp (Gram positiva)
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HONGOS

✓ Microorganismos unicelulares o pluricelulares.

✓ Crecen en ambientes húmedos y sombríos.
✓ Son eucariotas, más complejos que las bacterias.
✓ Crecen a pH 5 a 6.
✓ Temperatura: 22°C a 30°C.

Aislados en papel:

• Alternaria spp: Manchas color pardo.

• Aspergillus spp (A. niger, A. fumigatus, A. flavus): Manchas
negras, verdes, entre otras.
• Cladosporium spp: manchas azul-violeta.
• Fusarium spp: manchas rosadas.
• Penicillium spp: manchas verdes.
• Rhizopus spp: manchas color pardo.
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INSECTOS

✓ Animales invertebrados (artrópodos).

✓ Presentan un par de antenas, tres pares de patas
y dos pares de alas.
✓ Insectos celulósicos, xilófagos.
✓ Huevos, larvas, pupas, ninfa o insecto adulto.

Encontrados en papel:

• Pececillo de plata (Lepisma saccharina-Tizanuro):

✓ Vive en los engrudos, colas y gelatina fotográfica.
✓ Afecta las encuadernaciones.
✓ Se alimenta de madera, cartón y papel.
✓ Come la superficie, no hace túneles y deja huecos irregulares y sin
residuos alrededor.
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INSECTOS

• Escarabajo Reloj de la muerte (Stegobium paniceum):

✓ Coleóptero de 3mm.
✓ Come celulosa, atravesando el papel, dejando agujeros circulares pequeños en forma de túneles.
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INSECTOS
• Termitas (Reticulitermes lucifugus): Isópteros.

✓ Insectos sociales, viven en colonias.

✓ Se alimentan de celulosa contenida en la madera y sus derivados.
✓ Más de 3000 especies.
✓ Forman galerías.
✓ Son atraídas por las cubiertas de los libros de madera.
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INSECTOS

• Piojos de los libros (Psocoptéros): Lepinotus, Liposcelis y Trogium

✓ Miden menos de 6mm.

✓ Tienen el cuerpo blanco, con o sin alas, pueden ser largos o cortos.
✓ Pone huevos en los lomos de las encuadernaciones.
✓ Se alimenta de engrudos, colas y hongos existentes en el papel.
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TIPO DE INSECTO TEMPERATURA HUMEDAD

CUCARACHA 25-30ºC 70%

PECECILLO DE PLATA 16-24ºC 90%

TERMITAS 26-30ºC 97-100%

ESCARABAJOS 20-28ºC 70-90%

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ROEDORES

• Son mamíferos del orden de los Euterios.

• Habitan en ambientes cálidos, húmedos y sombríos.
• Ocasionan daños químicos y físico-químicos en las colecciones,
al roer el papel.
• Utilizan el papel, tejidos y otros materiales para construir nidos.
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AVES (Palomas)

✓ Pertenecen a las colúmbidas.

✓ Poseen tronco robusto, cabeza pequeña, picos
cortos e hinchados y patas cortas con cuatro
dedos.
✓ Hacen nidos y depositan el guano sobre el
papel.
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

• Completamente Usar el cabello recogido, • Usar tapabocas de Usar guantes de nitrilo o de Usar gafas protectoras
cerrada cubriendo completamente retención de partículas. látex el tiempo que estos se durante la labor y
• De mangas largas, la cabeza. • Debe cubrir encuentren en buen estado. almacenarlas evitando la
de forma tal que completamente la nariz exposición a la suciedad.
proteja la ropa. y boca. Al retirarlo no
• Usarse solo en el dejarlo expuesto en las
puesto de trabajo. mesa de trabajo.
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¿Qué es el Sistema Integrado de Conservación?

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN y PRESERVACIÓN
Programas
Planes

Conservación
SISTEMA documental y
INTEGRADO DE Estrategias
Preservación
CONSERVACIÓN Digital

Procedimientos Procesos

Artículo 3. Definiciones. Acuerdo 006 de 2014

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Finalidad del Sistema Integrado de Conservación

* Garantizar la Conservación y Preservación de cualquier soporte,

independientemente del medio o tecnología, con la cual se haya
elaborado.

* Mantener atributos: unidad, integridad, autenticidad,

inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad.

* Desde su producción hasta su disposición final

Artículo 1. Objeto del Sistema Integrado de Conservación. Acuerdo 006 de 2014

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Aspectos a considerar del Sistema Integrado de Conservación

* Se debe articular con la política de Gestión Documental de la entidad

* Implica la ejecución de procesos transversales al proceso de Gestión Documental.

* La responsabilidad de la implementación es del Secretario General o de un funcionario de

igual o superior jerarquía, articulado con un equipo interdisciplinario (Gestión Documental,
Conservación, área de tecnologías de la información y auditores.

* Deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal
de la entidad (previo concepto del Comité Institucional de Gestión y Desempeño).

Artículos 9, 10, 11. Acuerdo 006 de 2014

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Componentes del Sistema Integrado de Conservación

Artículo 4. Componentes del Sistema Integrado de Conservación. Acuerdo 006 de 2014

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Plan de Conservación Documental

Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar
los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas
y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de
autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través
del tiempo.
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Niveles de intervención

Artículo 3. Definiciones. Acuerdo 006 de 2014

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Niveles de intervención

Artículo 3. Definiciones. Acuerdo 006 de 2014

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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

CAPACITACIÓN Y
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
SENSIBILIZACIÓN
PLAN DE CONSERVACIÓN PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL
INSPECCIÓN Y DOCUMENTAL A LARGO PLAZO
MANTENIMIENTO DE
SISTEMAS DE
ALMACENAMIENTO E CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN COPIAS SEGURIDAD
INSTALACIONES FÍSICAS PREVENTIVA RESTAURACIÓN
SANEAMIENTO AMBIENTAL: ACTUALIZACIÓN
LIMPIEZA, DESINFECCIÓN, LIMPIEZA SOPORTES
DESRATIZACIÓN Y ESTABILIZACIÓN
PUNTUAL DE RESTAURACIÓN
DESINSECTACIÓN DE DETERIOROS
DOCUMENTOS MANTENER
MONITOREO Y CONTROL DE
TECNOLOGÍA
UNIÓN DE RESTITUCIÓN
CONDICIONES VALORES HISTÓRICOS
AMBIENTALES RASGADURAS CONSERVACIÓN DE
Y ESTÉTICOS
LOS SOPORTES
DEVOLUCIÓN DE SELECCIÓN DE
ALMACENAMIENTO Y
PLANO
REALMACENAMIENTO FORMATOS

DESINFECCIÓN MIGRACIÓN
PREVENCIÓN Y ATENCIÓN
DE EMERGENCIAS
EMULACIÓN
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

Programas de Conservación Preventiva

1. Programa de Capacitación y
sensibilización (Artículo 6.
Programas de Conservación
Preventiva. Acuerdo 006 de 2014)

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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

1. Programa de Capacitación y Sensibilización

Crear conciencia sobre el valor de los documentos de archivo y la responsabilidad de la conservación de los soportes y
Objetivo medios donde se registra la información y brindar herramientas prácticas para su adecuado tratamiento.

Alcance Directivos, funcionarios, contratistas y usuarios de los archivos.

1. Falta de reconocimiento y valoración de los archivos como fuentes de información.
Problemas por
2. Falta de conocimiento de la importancia de la conservación de los archivos y el aseguramiento de la información
solucionar
independiente del medio o soporte donde se halla registrada
Jornadas de capacitación y sensibilización que brinden herramientas prácticas para la conservación de los documentos en el
Actividades manejo de la información. Así mismo, se pueden utilizar plegables publicitarios, campañas en los diferentes canales de
comunicación de la entidad, charlas informales en las oficinas, conferencias y talleres con expertos.
Cronograma Cada entidad parametriza su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los recursos que sean necesarios.

Recursos Humanos, tecnológicos y económicos

Responsables Funcionario de archivo encargado del área de gestión documental con el área de recursos humanos y el apoyo directivo.

Gestión documental, factores de deterioro, conservación documental, gestión del riesgo y salud ocupacional, prevención de
Temas
desastres y manejo de emergencias en archivos, manejo de equipos o herramientas necesarias para la conservación de
sugeridos
archivos.
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

2. Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento

e instalación físicas

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pos-del-almacen/
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Unidad 2: Aspectos generales del Plan de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Conservación-SIC

2. Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas

Mantener en buenas condiciones las instalaciones físicas de los archivos y los sistemas de almacenamiento, con el fin de minimizar
Objetivo
los riesgos asociados con la conservación del material documental independiente del soporte o medio donde esté registrado.
Alcance Todas las áreas de archivo de la entidad, en especial los espacios donde se produce, custodia, conserva y consulta la información.
1. Espacios no adecuados para el depósito y almacenamiento de los documentos.
Problemas por
2. Deficiencias de mantenimiento de la edificación
solucionar
3. Falta del mobiliario adecuado de acuerdo con el volumen y características de la documentación
1. Revisión periódica de las instalaciones físicas de los archivos y los sistemas de almacenamiento (presencia de humedad,
hongos, grietas, fisuras e inclinaciones en pisos, muros, techos y puertas).
2. Revisión de los componentes tecnológicos instalados en depósitos (cámaras, controles de acceso, aires acondicionados,
Actividades funcionamiento de los equipos, sistemas de luces (encendido, intermitencia o intensidad).
3. Revisión de instalaciones de seguridad, detección de fuego, sistemas de alarma (garantías y certificados), teniendo en
cuenta manuales y garantías.
4. Realización de correctivos.
Cronograma Cada entidad parametriza su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los recursos que sean necesarios.
Recursos Humanos, tecnológicos, económicos, entre otros.
Funcionarios de archivo encargados de la Gestión Documental con el apoyo del área de mantenimiento o quien haga sus veces en
Responsables
la entidad.
1. Verificar que los equipos o elementos más significativos del archivo y la infraestructura se encuentren en buenas
condiciones e instalados adecuadamente en los depósitos de archivo.
Aspectos por considerar
2. Verificar las certificaciones y garantías de los sistemas de seguridad y equipos implementados en el archivo.
3. Revisar que los mantenimientos correctivos sean programados según la necesidad.
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3. Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, Desinfección,

Desinsectación y Desratización

Artículo 6. Programas de Conservación Preventiva. Acuerdo 006 de 2014

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3. Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación

Mantener los elementos del medio ambiente (tanto naturales como los aportados por el hombre) en condiciones aptas para la Conservación
Objetivo
Documental y el desarrollo del ser humano (mitigar riesgo de enfermedad).
Todas las áreas de archivo, en especial, espacios donde se adelantan procesos archivísticos de custodia, conservación y consulta de la
Alcance
información.
1. Presencia de agentes biológicos que inciden en el deterioro documental.
Problemas por 2. Presencia de contaminantes atmosféricos en espacios de archivo.
solucionar 3. Presencia de plagas e insectos.
4. Deficiencias en las rutinas de limpieza y desinfección de áreas.
1. Limpieza y desinfección de espacios, mobiliario y unidades de almacenamiento.
2. Jornadas de fumigación de áreas de archivo.
Actividades
3. Jornadas de desratización.
4. Limpieza puntual de documentos identificando el material contaminado.
Cronograma Cada entidad parametriza su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los recursos que sean necesarios.
Recursos Humanos, tecnológicos, económicos, entre otros.
Responsables Funcionarios de los archivos y personal encargado del mantenimiento de las instalaciones físicas de la entidad.
1. Lavado y desinfección de las herramientas utilizadas al finalizar la jornada de trabajo.
2. Los métodos y materiales que se usarán antes, durante y después de los tratamientos, deberán ser documentados en fichas técnicas o
formatos de control.
Aspectos por considerar 3. No mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no contaminado, ya que se podría propagar el deterioro a
toda la documentación.
4. Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las medidas de desinfección y limpieza de los
espacios.
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4. Programa de Monitoreo y control de condiciones ambientales

Termohigrómetro

Luxómetros

Medidor de calidad
del aire
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4. Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales

Mantener las variables medio ambientales para cada soporte dentro de los valores máximos permisibles estipulados en la
Objetivo
normatividad vigente.
Alcance Área de archivo donde se custodia, conserva y consulta la información.
1. Condiciones ambientales no apropiadas para la conservación documental.
2. Altos niveles de contaminantes en el aire.
Problemas por
3. Niveles de radiación inadecuada
solucionar
4. Inestabilidad de los componentes de cada soporte.
5. Presencia de contaminantes biológicos.
Monitoreo:
1. Medición y registro permanente de humedad relativa y temperatura.
2. Medición de radiación ultravioleta (UV) y radiación visible lumínica.
3. Medición de contaminantes atmosféricos
4. Medición de contaminantes biológicos
Actividades
Control:
1. Mejora de la ventilación de las áreas de archivo.
2. Implementación de sistemas que permitan estabilizar las condiciones de humedad y temperatura.
3. Colocación de filtros que impidan el ingreso de contaminantes o que filtren las radiaciones.
CONTINUA
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4. Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales

Cada entidad parametriza su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los recursos que sean
Cronograma
necesarios.
Recursos Humanos, tecnológicos, económicos, entre otros.
Responsables Funcionarios de los archivos encargados de la Gestión Documental con el apoyo del área de mantenimiento.

1. Termohigrómetro o datalogger con software para la medición de temperatura (°C) y humedad relativa (%HR).
Equipos
2. Luxómetro para mediciones de intensidad de luz requerida.
utilizados:
3. Deshumidificador para la disminución de la humedad presente en un radio de alcance establecido, en este
(sugeridos)
caso, depósitos de almacenamiento (correctivo en caso de ser necesario).

Las acciones de monitoreo y control de condiciones ambientales están orientadas a establecer mecanismos para el
manejo del ambiente en pro del aseguramiento de la información contenida en los documentos.
Para cada tipo de soporte documental se han establecido diferentes rangos de humedad relativa y temperatura para
Acciones mantener la conservación de estos.
Ver: Acuerdo 049 de 2000 Artículo 5°.
Los equipos empleados deben ser objeto de revisión y mantenimiento permanente, conforme a la normatividad
vigente.
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Termohigrómetro
Tabla No 2. Condiciones ambientales del material documental
Material documental Temperatura (°C) Humedad Relativa
(%)

Soporte Papel 15°C-20°C 45%-60%

Fluctuación diaria: 4°C Fluctuación diaria: 5%

Fotografía blanco y negro 15°C-20°C 40%-50%

Fotografía Color Menor 10°C 25%-35%

Grabaciones 10°C-18°C 40%-50%
Medios magnéticos 10°C-14°C 40%-50%
Discos ópticos 16°C-20°C 35%-45%
Microfilm 17°C-20°C 30%-40%
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Iluminación en depósitos
✓ Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100lux
✓ Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70µw/lumen Luxómetros
Aspectos por considerar:

1. Evitar la incidencia de la luz directa sobre la documentación y contenedores (unidades de

almacenamiento).
2. Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente, pero de baja intensidad y
utilizando filtros.
3. Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros en acrílico u otro material que
impida la incidencia de la luz directa.
4. Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
5. Disponer de equipos de atención de desastres como extintores de CO2 o multipropósito y
extractores de agua de acuerdo con el material a conservar.
6. Evitar los extintores de polvo químico y agua para espacios de almacenamiento documental.
7. Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde
con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
8. En caso de utilizar un sistema de extinción de incendios implementar agentes limpios y agua
nebulizada para tamaños de gota inferiores a 50 micras.
9. Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
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CONTAMINANTES ATMOSFÉRICOS: Resolución 2254 de 2017: Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible

Tabla No 1. Niveles máximos permisibles de Medidor de calidad

contaminantes criterio en el aire del aire
Contaminante Nivel máximo Tiempo de
permisible exposición
(µg/m3)
PM10 50 Anual
100 24 horas
PM2.5 25 Anual
50 24 horas
SO2 50 Anual
100 24 horas
NO2 60 Anual
200 24 horas
O3 100 8 horas
CO 5.000 8 horas
35.000 1 día
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CONTAMINANTES MICROBIOLÓGICOS

“International Standard ISO 14698-1:2003” para muestras de aire y superficies

• SUPERFICIES (BPM): 20 UFC/m2

• AMBIENTES (ISO 14698-1:2003): 500UFC/m3

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5. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

Artículo 6. Programas
de Conservación
Preventiva. Acuerdo
006 de 2014

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5. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

Orientar las acciones para prevención y mitigación de amenazas y los preparativos para la atención
Objetivo de emergencias, con el fin de reducir el riesgo, así como una estrategia de sostenibilidad de los
archivos ante amenazas de origen animal o antrópicos.
Alcance Áreas de archivo donde se custodia, conserva y consulta la información.
Problemas por solucionar Pérdida de información por factores de riesgo internos y externos
1. Establecer el mapa de riesgos para los archivos, es decir, identificación de las acciones
encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños enmarcados en el Acuerdo 050 de 2000
expedido por el AGN.
2. Demarcar las rutas de evacuación de las diferentes áreas; así mismo, identificar los sistemas de
extinción de fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas, que serán utilizados en caso de
Actividades emergencia.
3. Conformar un equipo de trabajo específico para el manejo documental en caso de emergencia.
4. Realizar un simulacro de emergencia aplicada al material documental.
5. Elaboración de buenas prácticas para la prevención de desastres, el manejo de equipos de
emergencias y las medidas de contingencia en los archivos. (Elaboración de un manual de
Prevención y Manejo de Emergencias y Contingencias en Archivos).
Cada entidad parametrizará su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los
Cronograma
recursos que sean necesarios.
CONTINUA
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5. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

Cada entidad parametrizará su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los recursos que
Cronograma
sean necesarios.
Recursos Humanos, tecnológicos, económicos, entre otros
Responsables Comité de emergencias, grupo de brigada de emergencias, funcionarios encargados de gestión documental.
1. Ante la ocurrencia de un evento no deseado como un incendio, inundación o terremoto, es prioridad
salvar vidas; sólo si la emergencia está bajo control y no existe riesgo contra la integridad de las
personas en el recinto, se debe optar por salvar los bienes documentales existentes.
2. Una vez establecida la magnitud de la emergencia, es recomendable no desechar ningún documento
por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o
producto de la extinción del incendio, hay que bajar las tasas de humedad relativa para evitar la
aparición de organismos y microorganismos, asegurando una buena circulación de aire y si es posible
Aspectos por considerar
instalar técnicamente equipos de deshumidificación.
3. Evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda,
reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografías de los documentos y de
los locales, inventario del material afectado, entre otros.
4. Las acciones que derivan de este apartado deben ser realizadas para prevenir emergencias y mitigar
daños. Así mismo, están enmarcadas en el Acuerdo 050 de 2000 expedido por el AGN y las
determinadas por la entidad para el Manejo de Emergencias.
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5. Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

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5. Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

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6. Programa de almacenamiento y realmacenamiento

Establecer las unidades de almacenamiento y conservación para el material documental acordes a los formatos y
Objetivo
técnicas de la documentación que garanticen la protección y resistencia.

Alcance Todos los documentos de archivo de la entidad en cada una de las etapas de su ciclo vital.

Problemas por 1. Documentación que presenta un sistema de almacenamiento inadecuado.

solucionar 2. Carencia de unidades de almacenamiento y realmacenamiento adecuadas.

1. Establecer las necesidades reales de almacenamiento para los documentos de archivo de la entidad.
2. Establecer parámetros para la compra de unidades de conservación y almacenamiento, teniendo en cuenta,
Actividades material y soporte documental (dimensiones, resistencia de materiales, diseño de unidades, recubrimiento
interno, acabados, entre otros).
3. Compra, adecuación y mantenimiento de unidades de almacenamiento y conservación.

Cada entidad parametrizará su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los recursos que sean
Cronograma
necesarios.
Recursos Humanos, tecnológicos, económicos, entre otros.
Responsables Funcionarios encargados de la gestión documental
Aspectos por
Aplicación de normas técnicas.
considerar
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Diseño Implementación Actualización

Establecimiento de Actividades que permitan

requisitos para asegurar hacer seguimiento y
Etapa de la conservación evaluación de todas las
acciones relacionadas con
planeación documental (integridad las actividades del Plan de
física y funcional del Conservación
material documental) Documental.

Establecen recursos,
Garantizando el Teniendo en cuenta los
procedimientos,
demás planes,
tiempos y actividades, acceso, consulta,
procesos e
documentados para recuperación y instrumentos
garantizar la adecuada clasificación de archivísticos de la
conservación acceso entidad
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/proceso" title="proceso documental
iconos">Proceso iconos creados por Freepik - Flaticon</a>
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Introducción

Objetivos

Alcance
El Plan de Conservación
Documental debe tener Programa de Conservación
la siguiente estructura: Cronograma

Presupuesto

Referencias bibliográficas y anexos