PROCEDIMIENTO CONTROL DE INVENTARIOS PARA TANQUES Fecha:
Y SURTIDORES 01/04/2022
CONTROL DE INVENTARIOS DIARIOS Versión: 01
NOMBRE DE LA EDS DONDE ISIDRO GUEPSA
Este procedimiento aplica para realizar el control, verificación e inspección de los productos
TIPO DE ACTIVIDAD
almacenados y distribuidos para evitar pérdidas, fugas y/o contaminación ambiental.
Organizar, planificar y controlar las existencias de los productos almacenados y distribuidos, para lograr
OBJETIVO
un equilibrio entre las entradas (compras) y las salidas (ventas) del combustible.
Este procedimiento aplica para la recepción y almacenamiento de los productos líquidos adquiridos, en
ALCANCE la gestión de inventario y finaliza con la distribución, despacho y/o entrega de los productos
comercializados a los clientes.
Recepción Documental: es una etapa de control documental y es importante para garantizar la
conformidad del producto recibido antes de su almacenamiento en tanques.
Control de inventarios: es el procedimiento para planificar y controlar los productos o
materiales que utiliza en la estación de servicio, para funcionar eficazmente. Su gestión aporta
beneficios como la reducción de pérdidas y costos de almacenamiento de combustible.
Inventario en libros: es el registro diario de combustible recibido, utilizado dentro de la estación
DEFINICIONES y vendido.
Inventario Físico: son los registros del agua y el producto almacenado en el tanque por medio
de la lectura directa de niveles, por medio de las varas de medida (con precisión al milímetro)
o con sistemas automáticos de lectura de niveles.
Inventario combustible recibido: es determinar la cantidad de combustible que se ha
adicionado al tanque. En algunos casos esta cantidad puede determinarse con las facturas u
órdenes de suministro.
Administrador de la EDS:
Es el responsable de realizar y llevar los registros diarios de las inspecciones y mediciones a
los tanques de almacenamiento de combustible y dispensadores o surtidores.
Es responsable de velar por el cumplimiento del control de inventarios para detectar
RESPONSABLE
desbalances si estos ocurren.
Identificar si se presentan fugas de producto para minimizar su impacto sobre el medio
ambiente protegiendo a empleados y clientes.
Los registros de inspección y verificacion a los tanques de almacenamiento y numeracion en los
PERIODICIDAD
surtidores se debe realizar todos los dias, a la misma hora y antes de iniciar venta.
Para realizar los registros de inventarios en los tanques de almacenamiento de combustible y
dispensadores o surtidores; se debe usar:
ELEMENTO DE
Mono gafas de seguridad,
PROTECCION
Guantes de carnaza y nitrilo,
PERSONAL
Protector respiratorio o tapabocas,
Botas de seguridad.
Para realizar los registros de inventarios en los tanques de almacenamiento de combustible y
dispensadores o surtidores, se debe usar:
EQUIPOS Y/O
Conos de para acordonar el área
ELEMENTOS A
Material Oleofílicos
UTILIZAR
Vara de medida milimétrica para niveles de combustible
Crema reveladora de agua.
FUNCIÓNES DEL Es la forma más fácil y económica para detectar fugas.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE INVENTARIOS PARA TANQUES Fecha:
Y SURTIDORES 01/04/2022
CONTROL DE INVENTARIOS DIARIOS Versión: 01
Prevenir cierres de la estación por problemas de seguridad industrial o problemas ambientales
Contar con información sobre la demanda de combustibles.
CONTROL DE
Conocer cuándo y cuanta gasolina se requiere ordenar para abastecer la estación.
INVENTARIOS
Identificar facturas erróneas o robos.
INVENTARIO EN EL TANQUE DE ALMACENAMIENTO
1. Delimitar el área con conos para acordonar el área donde se realizará la medición.
2. La persona encargada de los registros de verificación, debe contar con sus EPP y equipos para
medición.
3. Las Tablas de aforo deben estar legibles y vigentes para cada tanque de almacenamiento, para
convertir los niveles de combustible y de agua a volumen.
4. La vara y/o regla de medición de combustible, debe estar recta, legible y en buenas condiciones
la punta que se introduce al tanque.
5. La vara y/o regla de medición, debe estar seca cada vez que se introduce al tanque.
6. Al Introducir cuidadosamente la vara de medida al tanque, debe ponerla en posición vertical hasta
que toque el fondo de éste. La vara debe introducirse en el mismo punto cada vez que se toma
una lectura.
7. Al retirar la vara de medición en forma rápida, se debe leer y registrar los niveles de combustible y
lentamente si se están leyendo niveles de agua en el tanque.
8. Para evitar problemas de capilaridad (son líquidos que tienen la capacidad de subir o bajar a
través de un tubo) no se debe dejar que la regla este en contacto con el combustible por más de 2
o 3 segundos.
9. Se deben registrar todos los días los niveles de agua en el tanque. En éste caso se aplica la
pasta para detección de agua en la parte final de la regla, aproximadamente en los últimos 15 cm.
PROCEDIMIENTO Al entrar en contacto con el agua la pasta cambia de color y registra el nivel de agua.
10. Si los niveles de agua son mayores a 2.5 cm se debe proceder a retirarla del tanque. Niveles de
agua inferiores a 2.5 cm son aceptables.
11. De existir un nivel de agua en el tanque, éste debe descontarse del nivel de combustible que se
ha registrado en las lecturas.
12. Las lecturas deben realizarse con una exactitud de 3 mm, por lo cual se recomienda tomar varias
veces la misma lectura para obtener un promedio de ellas (por lo menos dos veces).
Recomendación: durante el control de inventarios de niveles de combustible, es importante no
adicionar, retirar o vender combustible y en la verificación es preferible la misma persona y a la misma
hora.
MEDIDOR (Surtidor y/o Dispensador)
13. Antes de iniciar y finalizar cada turno de trabajo, se debe leer y registrar la lectura de cada
medidor (dispensadores/surtidores).
14. Se debe anotar cualquier cambio de los medidores que se realice en la estación; para ello, se
debe registrar tanto la lectura del medidor reemplazado como la lectura inicial del medidor nuevo.
15. Registrar cualquier cantidad de combustible que se haya usado en la calibración de los medidores
y que haya sido retornada al tanque.
16. Determinar el total de la lectura de medidores del día anterior.
Resolución 40198 del 24 de Junio de 2021
REFERENCIA
Circular 40011 del 5 Abril de 2022
Fecha Versión Descripción
CONTROL DE CAMBIOS
Elaboración del procedimiento para
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el control de inventarios
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