Flujo de trabajo de facturación y pago en las

soluciones de SAP Ariba

Aunque el flujo de trabajo de las facturas específico de su empresa depende de la configuración del sitio y de los
procesos empresariales de su empresa, soluciones de facturación de SAP Ariba, SAP Ariba Buying and Invoicing y
SAP Ariba Invoice Management admiten un proceso general común.

1. Según las opciones de activación del sitio y del flujo de proceso de las facturas de su sitio, se crea una factura:
○ En su sistema ERP externo y cargada en su solución de SAP Ariba mediante Ariba Network. Esta opción
solo está disponible si en su solución se incluye SAP Ariba Invoice Management.
○ Por parte del proveedor en Ariba Network y transmitido a su solución de SAP Ariba.
○ Manualmente por un usuario en su sitio con una factura en papel enviada por un proveedor.
○ Manualmente por un proveedor realizando un punch-in en su sitio desde su cuenta Ariba Network para
crear una factura basada en contrato.
○ Por parte de un proveedor del servicio de conversión de facturas (ICS) que convierte facturas en papel al
formato electrónico y las envía mediante Ariba Network a su sitio.
○ Automáticamente por SAP Ariba Buying and Invoicing para las transacciones de compras desde las
ubicaciones del proveedor que están activadas para la Liquidación automática de recibos (ERS) y la
facturación automática.
Cuando una factura se envía de cualquiera de estas maneras, su solución de facturación SAP Ariba crea un
documento de factura aprobable.
2. Al aprobar la factura, los dos documentos aprobables asociados se crean automáticamente:
○ Un documento de reconciliación de factura, que el gestor de excepciones de facturas utiliza para resolver
cualquier discrepancia entre la factura, los pedidos o contratos asociados y los recibos, para validar
información de contabilidad y demás.
○ Un documento de solicitud de pago, que se usa para generar un pago cuando se ha reconciliado la factura.
3. Si se ha realizado cualquier pago anticipado para los pedidos de compra correspondientes a la factura, se
agrega un administrador de pagos al flujo de aprobación del documento de reconciliación de factura. El
administrador de pagos ajusta estos pagos anticipados frente a la factura.
4. El procesador de reconciliaciones automáticas intenta que coincidan las reconciliaciones de factura con los
pedidos de compra existentes, contratos y recibos y, después, las valida según la configuración de su sitio. En
este momento, ocurre uno de los dos procesos siguientes:
○ Si no hay discrepancias en la reconciliación de factura, o si las discrepancias están dentro de las
tolerancias preconfiguradas de su empresa, la reconciliación de factura se envía directamente al grupo o a
la persona responsable para su aprobación para pagar al proveedor.
○ Si existen discrepancias que no se pueden aceptar en la reconciliación de factura, se muestran como
excepciones en el documento de reconciliación de factura y se deben reconciliar manualmente. Uno o más
gestores de excepciones resuelven las excepciones, y la reconciliación de factura se envía al grupo o
persona responsable para su aprobación para pagar al proveedor.
Si su sitio está configurado para gestionar la aprobación final de la reconciliación de factura, la factura se pasa
al estado Reconciliado en este momento Si su sitio está configurado para enviar la reconciliación de factura
para aprobación y reconciliación final en su sistema ERP, la factura pasa al estado En reconciliación hasta que
se reciba la aprobación final.
5. Una vez reconciliada la factura, el pago se programa mediante la solicitud de pago.

PUBLIC Guía de proceso de facturación y pago

6 PÚBLICO Flujo de trabajo de facturación y pago en las soluciones de SAP Ariba
Información relacionada

Flujo de estado de factura y reconciliación de factura [página 87]

Flujo de estado de documento de pago [página 84]
Flujo de estado del pago anticipado [página 91]

Guía de proceso de facturación y pago PUBLIC

Flujo de trabajo de facturación y pago en las soluciones de SAP Ariba PÚBLICO 7
Flujo de trabajo de pago anticipado

Los siguientes pasos explican el flujo de trabajo para pagos anticipados. SAP Ariba Buying and Invoicing se puede
configurar para admitir pagos adelantados a nivel de cabecera y a nivel de línea.

1. Un usuario crea una solicitud de compra para artículos de material. Una solicitud de compras se genera
cuando la solicitud se aprueba completamente.
2. Un agente o un administrador de pagos crea y envía un documento de pago anticipado para el pedido de
compra. El estado del documento de pago anticipado cambia de En proceso a Enviado.
3. SAP Ariba Buying and Invoicing genera un flujo de aprobación para el documento de pago anticipado si el
proceso de aprobación para el pago anticipado está habilitado.
4. Los responsables de aprobación aprueban el documento de pago anticipado. El estado del documento de pago
anticipado cambia a Aprobado.
5. El documento de pago anticipado aprobado se exporta a los sistemas externos de una de las formas
siguientes:
○ SAP Ariba Buying and Invoicing exporta los documentos de pago anticipado a sistemas externos utilizando
el canal de Servicios Web.
○ Un administrador de clientes exporta los documentos de pago anticipado a un fichero CSV que se utiliza
para importar los documentos de pago anticipado a los sistemas externos.
6. SAP Ariba Buying and Invoicing recibe el ID de la solicitud de pago de ERP para los documentos de pago
anticipado exportados de una de las formas siguientes:
○ El sistema externo envía los ID de solicitud de pago a SAP Ariba Buying and Invoicing utilizando el canal de
Servicios Web.
○ El administrador de clientes importa ID de pago anticipado generados por el sistema externo mediante
archivos CSV.
El estado de los documentos de pago anticipado cambia a Pago.
7. El sistema externo procesa el pago y remite la información de envío a SAP Ariba Buying and Invoicing.
8. SAP Ariba Buying and Invoicing cambia el estado del documento del pago anticipado a Pagado una vez que se
ha efectuado el pago íntegro del mismo. (Para los pagos anticipados a nivel de línea, el estado cambia a
Pagado cuando el pago se procesa para todas las posiciones del documento de pago adelantado).
De forma alternativa, si el sitio no está integrado con un sistema externo, el administrador de pagos fija
manualmente un pago anticipado cuyo estado es Aprobado o Pago como Pagado haciendo clic en el botón
Forzar pago en la página de pago anticipado.
9. El proveedor envía una factura al comprador.
10. SAP Ariba Buying and Invoicing genera un documento de reconciliación de factura para la factura.
11. El administrador de pagos ajusta el importe del pago anticipado con el importe de la factura en el documento
de reconciliación de factura.
12. El administrador de factura reconcilia la factura.
13. SAP Ariba Buying and Invoicing genera una solicitud de pago para la factura reconciliada. Este archivo de
solicitud de pago contiene información sobre los pagos anticipados ajustados con la factura.
El importe de la solicitud de pago es el importe de factura total aprobado, no el importe total de la factura
menos el pago adelantado. El sistema ERP debe tratar la deducción al procesar el pago. Además, las
solicitudes de pago de la pestaña Referencia de factura no indican el uso de pagos adelantados.
14. El sistema exporta la solicitud de pago al sistema externo para el proceso de pago.

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