Registro de Inventarios Norma Internacional: Universidad Nacional de Ingenieria
Registro de Inventarios Norma Internacional: Universidad Nacional de Ingenieria
COSTOS Y PRESUPUESTOS
REGISTRO DE INVENTARIOS
Norma Internacional
DEFINICION DE INVENTARIOS. -
Los inventarios son bienes que poseen la empresa producida o comprados, que representan
uno de los principales recursos de que dispone una entidad comercial o industrial, respecto de
los cuales debe tener un adecuado abastecimiento con el fin de realizar sus operaciones.
Comprende aquellos bienes adquiridos o producidos por el ente para su posterior
comercialización o transformación en productos terminados por la empresa.
De acuerdo con esta Norma Internacional, las existencias, son activos realizables que cumplen
con algunos de los siguientes requisitos:
Adquiridos o producidos
para su venta
a.- Mercaderías
Mercaderías manufacturadas
Mercaderías de extracción
Mercaderías agropecuarias y piscícolas
Mercaderías inmuebles
Otras mercaderías
Productos manufacturados
Productos de extracción terminados
Productos Agropecuarios y piscícolas terminados
Productos inmuebles
Existencias de servicios termiandos
Otros productos terminados
Costos de financiación de productos terminados
Subproductos
Desechos y desperdicios
materiales auxiliares
Suministros
Combustible
Lubricantes
Energía
Otros suministros
Repuestos
Envases
Embalajes
Inversiones inmobiliarias.
Terreos
Edificaciones
Inmueble maquinaria y equipo
Intangible
Es un conteo físico de las existencias disponibles, a fin de calcular el inventario final y el costo
de dichas existencias. Sirve para comprobar las cifras que existen en los libros o tarjetas de
control.
En un sistema de inventario periódico, cuando no se mantiene un inventario perpetuo, se
efectúa un inventario físico cada cierto tiempo, y el costo de los materiales empleados podría
describirse de manera más exacta quizás como el costo de los materiales que se supone que
se han utilizado.
Cabe indicar que este método con fines tributarios no es aceptado, según el Artículo 35 del
Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.
Cuando la empresa aplica un sistema de Inventario Perpetuo, la cifra que aparece en los
libros para el inventario final es una cifra que representa el saldo de las cuentas. Al aplicar el
Inventario Perpetuo se utiliza las tarjetas de control llamados KARDEX, el cual muestra los
saldos existentes de materias primas o insumos tanto a nivel de unidades y respectivamente
valorizados.
Que toda materia prima o insumo adquirido por la empresa se encuentre acompañada de
su respectiva guía, en el que se específica, entre otros la marca, cantidad y precio del
insumo adquirido.
Que toda materia prima o materiales directos consumidos por el Departamento de
Producción, tengan el respectivo Documento Interno de Control, como son la orden de
pedido a producción en la cual se especifica la cantidad de materia prima solicitada para la
producción de un determinado producto.
Para registrar el movimiento de los materiales se utilizan dos tipos de tarjetas de control:
EL INVENTARIO FISICO
Los Inventarios Físicos son de tres tipos: el Inventario (o recuento) continuo que
complementa los registros que se llevan del inventario perpetuo; los recuentos periódicos de
artículos seleccionados, y el inventario anual, o bien del recuento y fijación de precios
globales que se toma al final de un período contable.
Los métodos seguidos en cada uno de los casos difieren en alcance y en el número de medios
de protección de que se rodea a la operación. El primero de éstos es normalmente una
característica inherente al sistema de inventarios perpetuos, en el que el proceso de contar
abarca todas las existencias, en el transcurso de un año o menos. El segundo puede llevarse
a cabo como parte del programa de auditoría interna. El tercero es común aún cuando se
lleven registros de inventarios perpetuos, y podrá completarse durante un período de
suspensión temporal de las operaciones, al final del ejercicio contable; o puede realizarse antes
de fin de año y ajustarse al balance al cerrar el período, mediante el empleo de registros
temporales y frecuentes perpetuos, informales.
Entre los requisitos principales del tercer tipo, o inventario físico anual, se encuentra un plan
bien diseñado que, si se sigue estrictamente, asegurará que se efectúen con exactitud y
rapidez las operaciones de recuento, anotación, verificación, fijación de precios,
multiplicaciones, sumas, recapitulaciones y despacho.
Los Inventarios también permiten a la empresa, tener información oportuna y verás en forma
valorada o física durante un período de fabricación determinado.
Es importante también para efectos de CONTROL INTERNO, ya que los ejecutivos encargados
de ellos podrán comparar los saldos de las existencias en el almacén con los saldos de las
respectivas tarjetas de Control, y a su vez constatar si lo que está registrado es lo que
verdaderamente existe.
Este control garantiza a la Gerencia para las decisiones que tome respecto a stock de
inventarios sea la correcta.
En el inventario físico, una de las limitaciones es que existe el peligro que debido a errores
administrativos los saldos mostrados en las fichas de registro de inventarios sean diferentes a
la cantidad real de inventarios que se encuentra en los almacenes. Estos errores pueden dar
como resultados que ciertos insumos o productos se hayan agotado aunque se muestren como
si estuvieran en stock en las fichas de registro del inventario, para evitar esta situación es
conveniente que periódicamente se realice un inventario físico de las existencias y se
comparen los resultados con los saldos de las tarjetas de registros de inventarios.
Efectuar inventarios físicos en forma periódica sirve para verificar los saldos y que estos
sean verdaderos.
Con respecto a los inventarios periódicos se utilizan para comprobar cifras y si estos se
encuentran en forma correcta y completa a una fecha determinada.
Los inventarios llevados en tarjetas facilitan el control de las compras de materia primas e
insumos, así mismo los empleados al utilizar estas tarjetas de control, deben tener mucho
cuidado al registrar las cantidades e importes de las materias primas y materiales directos
que ingresan y salen de los almacenes.
Los inventarios ayudan a mantener los niveles mínimos o necesarios de materia prima o
insumos.
A su vez los inventarios proporcionan información para hacer ajustes exactos en los
sistemas y programas de inventarios de la empresa.
Los inventarios también nos muestran la cantidad de mercaderías o materias primas que
no tienen tanto movimiento ya sea por obsolescencia o deterioro.
(*) Debe ser refrendado por el contador o persona responsable de su ejecución y aprobado por el
representante legal.
CONCEPTO DE MATERIALES
En su aceptación más amplia, los materiales son bienes tangibles que la empresa adquiere
para utilizarlos en el proceso productivo y en el desarrollo de sus actividades; pueden tratarse
de materias primas materias auxiliares, envases, embalajes o suministros.
Obviamente la clasificación está orientada a los materiales que son utilizados en la planta de
producción. Pueden ser directos o indirectos.
Materiales Directos. –
Materiales Indirectos. -
Se define así, a los materiales que siendo necesario para llevar adelante el proceso
productivo no forman parte del producto final, o que, formando parte, no conviene
incluirlos por el grado de dificultad que originan en la tarea de costear. Formando parte
de los materiales indirectos están los materiales auxiliares, los suministros de fábrica y
en algunos casos los envases.
El manejo de los materiales equivale a dinero invertido expuesto a un largo proceso que
comienza con la adquisición y termina al concluirse el producto manufacturado. Frente al riesgo
de invertir, una adecuada organización y la consiguiente asignación de responsabilidades
permitirá reducir al máximo ese riesgo. Naturalmente, contando con personal idóneo, registros,
impresos e informes periódicos que cubran todo el proceso podrán evitarse robos, pérdidas,
desperdicios innecesarios, deterioro o mal uso.
Prácticas sanas recomiendan el control de los materiales observando principios que sin
duda contribuyen al éxito de la gestión; algunos de los cuales, por su grado de importancia se
citan a continuación:
Departamento de compras. -
Es un departamento que tiene como misión sobre el proceso relacionado con las
adquisiciones. Está a cargo de un gerente o jefe sobre el cual recae la responsabilidad
del abastecimiento oportuno y la elaboración del registro de los proveedores que
ofrezcan las mejores condiciones a la empresa; por tanto, exige del titular amplio
conocimiento en materia de precios, calidad, plazo de entrega, descuentos, condiciones
de pago, fletes, etc.
Departamento de Almacén. –
Departamento de contabilidad. -
Las grandes empresas, además de los departamentos señalados, cuentan con uno
encargado del planeamiento y control de la producción cuyas funciones entre otras son:
Diseñar el producto y las especificaciones de los materiales que lo conforman. estudiar
los sustitutos que puedan hacerse en la composición del producto, preparar la relación
de materiales que deben entregarse a la producción en todas y cada una de sus etapas.
Es conveniente aclarar que algunas empresas incluyen, dentro del control de los
materiales y suministros de fábrica, otros bienes y suministros requeridos por las
oficinas administrativas y de ventas, lo que constituye para cada departamento una
función más.
Una buena organización requiere del uso de impresos que sirvan de constancia de operaciones
internas y/o delimitación de funciones. En la práctica no hay modelos estándar, cada empresa
los adecúa a sus propias necesidades, pensando en un fin primordial, el control. Los de más
uso son:
1. Solicitud de compra
2. Pedido orden de compra
Departamento
Plazo de entrega Fecha
Cantidad DESCRIPCION
Impreso que sirva para formalizar la adquisición de materiales solicitados por la planta
de producción con la solicitud de compra. Mediante gestión oportuna se extiende a la
orden del proveedor que ofrezca las mejores condiciones, incluido plazo de entrega. En
algunos casos, antes de emitir la orden es necesario recurrir a más de un proveedor
para que hagan llegar sus cotizaciones y poder de esta manera hacer una buena
elección de compra. Se extiende en original y tres copias distribuidas así:
Señores: Fecha
Domicilio Ref.: Sol
Condiciones
Cant Uni Med DESCRIPCION Prec Uni Importe
Plazo de entrega
Jefe de compra
Lugar …...............................
Son dos los momentos en que puede hacerse efectiva la devolución. El primero ocurre
en el mismo momento que se están recibiendo los materiales, en cuyo caso puede
obviarse la nota de devolución reemplazándola por una anotación en el original y copia
de la guía de remisión y haciendo firmar al representante del proveedor subsane la
inconformidad hallada o emita la correspondiente nota de abono por el monto devuelto
para poder dar correcto tratamiento al Impuesto General a las Ventas. La distribución de
nota es:
Razones: …...........................................................................
Jefe de Compras
Formulario que utiliza la planta de producción para devolver al almacén los materiales o
suministros no utilizados. Se emite en original y dos copias, siendo su destino:
Llamado también Tarjeta valorada de Almacén. Es un libro auxiliar donde se anotan las
entradas y salidas de existencias (mercaderías, materias primas, materiales auxiliare4s,
suministros, envases y embalajes) tanto en unidades como en términos monetarios,
permitiendo conocer con exactitud y en cualquier fecha la cantidad y valor al costo de
las existencias almacenadas.
La empresa moderna, emplea tarjetas tipo KARDEX como medio eficaz de control y
valoración; estas tarjetas cumplen la misma misión que los registros foliados y
encuadernados, la diferencia fundamental es que son más operativas y por eso más
aceptables; es más, se adecúan fácilmente a los sistemas computarizados.
La utilidad que presta el auxiliar de almacén o las tarjetas movibles es múltiple, entre
otras cosas permiten: Conocer al momento el stock de existencias a efecto de aplicar
convenientemente una política de reposición; conocer de inmediato el costo; llevar un
sistema de inventarios permanentes; controlar el movimiento de almacén mediante
verificaciones sorpresivas, etc.
El diseño del impreso es variado, los hay desde simples hasta los más complejos;
diremos que, en la generalidad de casos, la empresa trata de adecuarlos a sus propias
necesidades con la finalidad de que cumplan un rol dentro del complejo de sus
actividades. El lector podrá apreciar algunos modelos más adelante en el sub-título
Métodos de valuación de existencias.
Pequeña tarjeta que tiene por finalidad facilitar la localización y control en unidades
físicas del movimiento y saldo de cada artículo almacenado. No es necesario
implementarlo cuando se lleva un buen Mayor Auxiliar de almacén.
Material Codigo
Unidad de medida
Entre las muchas funciones que recaen sobre el departamento de contabilidad está el registro
de operaciones relacionadas con el movimiento de entradas y salidas que ocurren en el
almacén de materiales, para lo cual debe hacer uso de libros, registros y tarjetas diseñados
para tal fin.
Recibida la factura del proveedor, es necesario verificar cálculos y tener la seguridad de que
los materiales ingresaron al almacén, observando los procedimientos establecidos para el
proceso de adquisición. El registro queda satisfecho asentado en la factura en el Registro de
Compras, siempre que el documenta que sustenta la compra guarde las formalidades
establecidas en el reglamento de comprobantes de pago y lo dispuesto en las normas legales
respecto del Impuesto General a las Ventas (IGV); por otro lado, el almacén hará el registro
respectivo en la tarjeta auxiliar de almacén.
Los materiales en general, al igual que cualquier otra clase de existencias, se registran al valor
de compra, entendiéndose como tal, todos los gastos que son necesarios efectuar hasta que
los materiales ingresan al almacén. Tratándose de materiales adquiridos por importación, el
registro incluye el costo de los materiales más los gastos vinculados con la importación, incluso
los que se origina el despacho y los servicios del agente de aduana.
Comprende el costo del producto y aquellos costos necesarios para colocar el producto en la
empresa.
+
OTROS Derecho de importación y otros impuestos no
Directamente atribuidos a recuperables (ad valorem), costos de transporte,
la adquisición manipuleo, seguro, etc.
-
Descuentos, rebajas y bonificaciones
DESCUENTOS Y
comerciales dentro de la factura o fuera de
BONIFICACIONES
factura (en notas de crédito).
Son las distintas fases en la determinación de los costos comerciales sucesivos, sumados
desde la adquisición del artículo hasta que queden en situación de ser vendidos a terceras
personas, pasando por los posibles descuentos y utilidad esperada por los comerciantes. El
responsable en la gestión de comercialización tiene mucho que ver con las actividades que
generan valor con la finalidad de minimizar los costos operativos y consecuentemente ser
competitivos en el mercado. A continuación, se indican las fases del flujo
COSTO DE LISTA
También llamado de catálogo, es un precio que figura en forma general en la lista de precios.
COSTOS DE FACTURA
También llamado costo de factura, es el precio que se paga por la adquisición de una
mercadería.
COSTO DE ACONDICIONAMIENTO
Son gastos que se realizan para mantener la mercadería en condiciones de ser vendida.
Ejemplo: ambiente local, vitrinas, instalaciones, envaramiento, guardiana, etc.
COSTO DE DISTRIBUCION
También llamados gastos de ventas, gastos ocasionados en la repartición de las mercaderías.
UTILIDAD DESEADA
Es un porcentaje que el comerciante aplica sobre el costo de adquisición de las mercaderías.
PRECIO DE VENTA
Es la acumulación de costos desde la adquisición de las mercaderías aplicando una utilidad
deseada hasta llegar al precio de venta bruto.
DESCUENTOS EN VENTAS
Son rebajas que se otorgan a los clientes ya sea por volumen de ventas o la forma de cobro.
PRECIO DE VENTA
Es el valor neto después de aplicar los descuentos o rebajas al precio de venta bruto.
Costo de Lista
+ -
Recargos o Descuentos
=
Costo de Factura
+
Costo de Diversos
=
Costo de Adquisición
Costo de Recuperación
Costo de Fabricación
+
Gastos Operativos
=
Costo de Producción
+
Utilidad deseada
=
Valor de Venta
+
Impuestos
=
Precio de venta
Según la Norma Internacional de Contabilidad indica que para evaluar o valorizar los
materiales al costo de adquisición, existe dos maneras de costeo:
Para calcular costos por este método se parte por el valor de compra del proveedor de una
mercadería determinada con las mismas características, al cual se le acumula todos los gastos
vinculados a la compra como el Flete, Seguros, Almacenaje etc., hasta que la mercadería
ingresa al almacén del comprador para determinar el costo unitario y se divide el costo total
acumulado entre la cantidad comprada.
Se compra 300 unidades de mercadería “A” a un valor unitario de S/. 80.00; obteniendo un
Descuento de 10% y asumiendo un costo por flete de transporte a nuestros almacenes a razón
de S/.1.00 por unidad.
Procedimiento:
_____________ ____________
Se denominan así porque en su determinación pueden intervenir dos o más operaciones, con
lo que su cálculo se hace más complicado por lo que hace necesario emplear algunos métodos
para realizar dichos cálculos, con mayor rapidez y exactitud posible, y es aplicado cuando la
empresa adquiere varios productos por lo cual se hace difícil asignar el costo vinculados a las
compras por cada producto adquirido.
Este método debemos usarlo, en el caso de que, existiendo varios artículos, o productos
adquiridos entre ellos no existe condiciones comunes, es decir pueden existir recargos
para unos artículos y no para otros, o en caso contrario a algunos productos pueden ser
favorecidos con descuentos a una tasa y otros a otra tasa, o no gozar de descuento
alguno.
Este método debemos usarlo, en el caso de que existiendo varios artículos, o productos adquiridos
entre ellos no existe condiciones comunes, es decir pueden existir recargos para unos artículos y no
para otros, o en caso contrario a algunos productos pueden ser favorecidos con descuentos a una tasa
y otros a otra tasa, o no gozar de descuento alguno.
APLICACIÓN:
Se compra los siguientes artículos:
Este método se usa en los casos en que las condiciones de la operación, favorables o
contrarias son comunes a todas las mercancías adquiridas. Consiste en acumular al
costo de factura, todos los gastos ocurridos hasta su totalidad, luego este total se divide
entre el total del costo de lista, antes de producirse rebajas o recargas de cualquier
especie.
El resultado será un coeficiente llamado “Factor Equivalencia”, y se usa como factor fijo
para multiplicarlo por cada uno de los valores de la factura original, al precio de lista, sin
recargos no descuentos.
Con esta forma se obtiene una nueva disposición que se llama “valores Reordenados”,
y los que serán definitivos para cada uno de los artículos, con los que finalmente en
cada caso se procede como en un caso de división y por último se obtienen los costos
unitarios correspondientes.
Aplicación
Es un procedimiento que consiste en calcular el porcentaje al ciento por ciento sobre el total de las
compras, siempre a los costos de lista, y una vez determinados los porcentajes parciales, se calcula estos
mismos porcentajes sobre el costo total de la compra.
Ejemplo de aplicación de datos:
CASO 01
La empresa comercial Turk S.A. efectuó un pedido a su proveedor en el mes de octubre de los
siguientes bienes, con las siguientes características:
Este pedido fue atendido por el proveedor el cual emitió Factura Nº 002-450 al crédito a treinta
días, brindando la posibilidad de un descuento por pronto pago del 10% del monto global de la
factura, si lo pagara dentro de los primeros cinco días.
A efectos de transportar dichos bienes a su almacén Turk S.A. contrató a la empresa FNG S.A.
para que transportara dichos bienes emitiendo la Guía de Remisión Nº 001-200.
Por los servicios de transporte, FNG emite la Factura Nº 001-50 por el importe de S/. 2,400
más IGV, la cual fue pagada al contado.
¿Cuál es el costo de los bienes adquiridos por Turk S.A., sabiendo que la empresa paga dentro
de los cuatro días la Factura Nº 002-450, para obtener el descuento?
Solución:
1. En primer lugar, será necesario incrementar el precio de adquisición de los bienes por el
importe del flete incurrido para transportarlo hasta sus almacenes, por lo tanto se efectuará
el siguiente cálculo:
Respecto al descuento por pronto pago, éste disminuye el costo del bien, por consiguiente
el nuevo valor de los bienes como consecuencia del descuento será:
COSTO DE IMPORTACION
Este tipo de costo se emplea en la compra de bienes importados desde el exterior, a precios y
condiciones distintas, en moneda extranjera, y los costos son aplicados de acuerdo a los
procedimientos de los precios basados internacionalmente.
CARTA DE CREDITO
Letras por cobrar
1) Costo C.O.D
CASH ON DELIVERY, significa pago a contra entrega
El costo COD determina la mercadería puesta en la tienda del exportados, afrontado por
cuenta del comprador todos los gastos de flete interno, derecho de flete marítimo o
aéreo hasta puerto de destino.
2) Costo F.A.S.
FREE AT STEIMER, Significa libre hasta el lado del barco
El vendedor (exportador) se compromete a trasladar las mercaderías y/o bienes hasta el
puerto de embarque (mercadería al costado del buque), corriendo por cuenta del
comprador todos los demás gastos.
3) Costo F.O.B.
FREE AT BOARD, Significa libre hasta dentro el barco
En este caso el vendedor se compromete a embarcar la mercadería en un vapor o
avión, listo para su viaje al lugar de destino, (mercadería puesta a bordo del buque, sin
pagar flete ni seguro.
4) Costo C & F
COST AND FREIGHT, Significa costo y flete
5) Costo C.I.F.
COST INSURE AND FREIGHT, Significa costo, seguro y flete
la mercadería es puesta en puerto de destino a la orden del comprador (mercadería
puesta en puerto de destino asegurada) con entera responsabilidad del vendedor.
El costo de importación se calcula en dos etapas:
Una, en moneda extrajera donde permite aplicarle algunos gastos o derechos.
Otra, en moneda nacional, permite los recargos de impuestos, derechos arancelarios y
otros recargos en moneda nacional.
DATOS:
DATOS
La hoja de costo de importación debe estructurase en forma columnada, con los siguientes
datos:
1.- Artículos
2.- Unidad de medida
3.- Peso bruto
4.- Cantidad en unidades
5.- Precios unitarios
6.- Valor FOB
7.- Fletes
8.- Valor C&F
9.- Seguro
10.- Valor CIF en US$
11.- Valor CIF en moneda nacional
12.- Derecho Ad Valorem
13.- Descarga
14.- Inspección
15.- IGV
16.- Agente de aduana y otros
17.- Intereses
18.- Carta de crédito
19.- Transporte y acarreo
20.- Costo total para efectos de caja
21.- Costo deducibles sin efecto de inventario
22.- Costo total para efectos de inventarios
23.- Costo por unidad comprada
PAGO DE INTERESES
200,000.00 160,000.00 8000 18,160.00
210,000.00 168,000.00 8400 19,068.00
56,000.00 44,800.00 2240 5,084.80
120,000.00 96,000.00 4800 10,896.00
CARTA DE CREDITO 3% A 180 DIAS
200,000.00 6,000.00 13620
210,000.00 63,000.00 143010
56,000.00 16,800.00 38136
120,000.00 36,000.00 81720
TRANSPORTE ACARREO
40,000 40 $ 600.00 1,362.00
45,000 45 $ 675.00 1,532.25
8,000 8 $ 120.00 272.40
6,000 6 $ 90.00 204.30
CASO 03