[TÍTULO DEL DOCUMENTO] 3-11-2021
Espacio Curricular Informática
Introducción a Ms Access
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una colección de Archivos relacionados lógicamente.
En un entorno de Base de Datos los Archivos se representan por medio de
Tablas, y una Tabla, está compuesta por un conjunto de datos organizados en
filas o registros y columnas o campos.
El programa Microsoft Access es el Sistema Gestor de Bases de Datos más
popular, sobre todo, por estar incluido dentro del paquete informático Office.
La Pantalla Inicial
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Crear una Base de Datos
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá la siguiente pantalla, y creará de forma automática
una tabla llamada Tabla1 para empezar a rellenar los datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
demás objetos se crean a partir de éstas.
Crear una Tabla de Datos
Para crear una tabla de datos podremos:
Hacer doble click sobre la Tabla 1 creada por defecto y seleccionar la
opción Vista Diseño.
También desde el menú Campos y selecciono la opción Vista Diseño.
O Bien desde la barra de Estado elijo Vista Diseño.
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Al elegir la Vista Diseño nos permitirá definir la estructura de la tabla y
aparecerá la siguiente figura:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado
un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen
la tabla.
Nombre del Campo.
Tipo de datos:
Texto: tipo de datos texto, hasta 255 caracteres. Ejemplo: nombre
apellido, etc.
Memo: tipo de datos texto hasta 65.000 caracteres. Ejemplo: campo de
texto largo, observaciones.
Número: Ejemplo: edad, DNI.
Fecha/Hora: fecha de Entrada/salida, fechad e nacimiento, etc.
Moneda: Ejemplo: salario, precio, etc.
Autonumeración: numerar del 1 al infinito todos los registros que se
ingresan a la base de datos. Ejemplo: Numero Alumno.
Si/No: campos donde tengamos que almacenar preguntas cerradas.
Ejemplo: Alumno tiene beca: Si/No.
OLE: ingresar un archivo de tipo imagen, pdf, word.
Hipervínculo: enlace a un archivo de tipo imagen, pdf, word.
Datos Adjuntos: parecido a objeto OLE pero permite agregar más de un
archivo par cada registro de tipo imagen, pdf, word.
Calculado: establecer el cálculo personalizado. Ejemplo: Promedio.
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Asistente de búsqueda: no será necesario rellenar el campo, se elegirá entre
determinadas opciones.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda)
para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la
columna que estamos definiendo.
Nota: El cuadro Propiedades del campo aparece vacío ya que aún no hemos
cargado ningún campo; a medida que carguemos se habilitará esta opción.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la
tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla ENTER
pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer click sobre la flecha de la lista
desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
La Clave Principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos
sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber
sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir
más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta
por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer click sobre el nombre del campo que será clave principal.
En la pestaña Diseño hacer click sobre el botón Clave principal del grupo
Herramientas.
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A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores
del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos
Autonumeración.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),
seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón
anterior Botón Clave principal.
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la
clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber
dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Guardar una Tabla
Para guardar una tabla, podemos:
Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.
bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos
aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si
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queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo
autonumeración y lo define como clave principal.
Crear otra Tabla en la Base de Datos
Para crear otra Tabla: ir al menú Crear y seleccionar la opción Tabla, luego
cambiar la vista a Vista Diseño para diseñar la estructura de la nueva tabla.
Realizar el ejercicio Ms Access_Ejercicio_Introductorio1
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