EL OFICIO íntegramente y sin ninguna alteración.
Todo el Los que no desempeñan cargos directivos no están
fragmento o párrafo transcrito debe ir entre facultados para hacer uso del oficio, porque no
1. DEFINICIÓN comillas y fiel al original. representan legalmente ni a instituciones ni a sus
órganos. Estas personas se comunican con sus
Mediante este documento se emiten:
El oficio es un tipo de documento que sirve para superiores o entre ellas, según los casos, mediante
comunicar disposiciones, consultas, órdenes, Resoluciones memorandos, informes, cartas o solicitudes.
informes, o también para llevar a cabo gestiones Circulares
de acuerdos, de invitación, de felicitación, de directivas u otros casos del mismo oficio. 4. PARTES DE UN OFICIO
colaboración, de agradecimiento, etc. Estas El tipo de trato y/o relación que se cumple por
redacciones se utilizan en instituciones como: medio de este documento es el de autoridad a a) Membrete: Es el primero. Todas
ministerios, municipios, colegios profesionales, subordinados o entre autoridades del mismo nivel, las empresas tienen membrete, lo cual es muy
sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros. dentro y fuera. Este documento servirá para importante para un oficio.
transcribir informes relevantes e importantes
2. CLASES DE OFICIOS
b) Nombre del Año: Es la denominación que se le da
2.1. Oficio múltiple 3. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS al año actual.
Es un documento que se usa cuando un mismo 3.1. Los oficios de circulación externa:
tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y c) Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se
por esta razón las instituciones o dependencias Establece comunicación con personas ajenas a la escribe: el lugar de donde se envía, el día,
incluyen el número de oficio, dejando puntos entidad, especialmente con aquéllas que ocupan el mes y el año en curso.
suspensivos para escribir el nombre y el cargo , cargos directivos.
para especificarlo cuando el caso lo requiera. d) Numeración: En esta parte se escriben los tres
datos:
El texto de este tipo de documento se basa en: Son firmados solamente por la máxima autoridad
la emisión de órdenes de la institución o por quien hace sus veces. Sin la palabra oficio con mayúsculas
instrucciones embargo, en caso de existir la necesidad de enviar seguida del número de expedición y separada
recomendaciones oficios fuera de la institución, abordando asuntos por una línea oblicua
sugerencias o informaciones a diferentes específicos de trabajo pueden los que dirigen los a continuación, las siglas de la oficina de
oficinas o despachos simultáneamente. órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo procedencia con letras mayúsculas, separada
y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la por una línea oblicua y el año en curso.
El trato que se considera en el oficio múltiple es responsabilidad de la referida autoridad.
vertical descendente y horizontal. Es decir, va
e) Destinatario
dirigido a subordinados, o entre jefes de
3.2. oficios de circulación interna:
instituciones del mismo nivel o jerarquía. Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo,
Enlaza a los que desempeñan funciones de
igual que la del oficio simple. el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
dirección dentro de una entidad o institución.
f) Asunto
Son firmados por los que desempeñan cargos
2.2. Oficio de transcripción directivos en la institución. Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la
Es un documento que sirve para transcribir el palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego,
contenido del oficio tal como se da en el original, en resumen, se indica con claridad el mensaje del
texto, que se explicará en el cuerpo.
Aquí se indica la documentación que se adjunta al
oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
g) Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es
m) Distribución
necesario mencionar la numeración del documento
recibido con anterioridad, a cuyo contenido se Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí
quiere dar respuesta. Esta palabra también se se menciona a las personas y las dependencias a
escribe con mayúscula y debajo del asunto. quienes va dirigido el oficio.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para
mencionar decretos, resoluciones, directivas o
DOCUMENTOS
MODELO
convenios. ADMINISTRATIVOS
h) Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a
conocer el mensaje de la comunicación, en forma
clara y precisa y muy brevemente:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
i) Despedida EL OFICIO
En la despedida debemos demostrar amabilidad,
cortesía.
CURSO: COMUNICACIÓN II
j) Firma y posfirma
CARRERA: CONTABILIDAD Y FINANZAS
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de MAESTRA: REBECA SUMIRE OQUENTA
la persona que firma el documento, y a su vez el
cargo que le distingue, más el sello respectivo. INTEGRANTES:
k) Iniciales MEZA CHAVARRIA, MILAGROS
JASMIN
Las iniciales del remitente se escriben con letras YURIVILCA ATENCIO, JAZMIN ROSA
mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que
FAUSTO GIRALDO
mecanografió el documento.
l) Anexo
