LAURA VALENTINA VARGAS VANEGAS
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
16/04/2023
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDAD 1: CONCEPTOS BÁSICOS DE DOCUMENTACIÓN
UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁN
1 ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?
Es un registro que contiene información redundante y variada sobre ciertos temas exigidos
para la entrega o creación de este, cualquier tipo de material se puede crear el documento,
(es básico la hoja blanca tamaño oficio o carta) sin importar lo virtual o en físico, pueden
ser documentos para entidades públicas o privadas siendo producidas o dirigidas para las
entidades. Estos documentos sirven o cumplen una función como prueba funcional de
algún hecho, momento o circunstancia en específico requerido tratándose sobre un trabajo,
una petición, un boletín o sabana de notas, un diploma, acta, etc.
En los documentos se plasma un texto con una importancia para nosotros o para la entidad
de cualquier tipo, sirve como constancia o prueba del trabajo hecho, hasta puede funcionar
como una premiación de algún trabajo, un ejemplo podría ser; estudiantes recién graduados
de una universidad o de un colegio, o documentos que suelen ser importantes en el
transcurso de nuestra vida, como un registro civil, este siendo prueba del nacido.
Existen varios ejemplos de que los documentos sirven de pruebas, podría ser el documento
de una entrega de un trabajo creado y entregado a la entidad, para pedir peticiones de forma
elegante y respetuosa se necesita crear un derecho de petición para solicitar algún cambio
infraestructuras o algún cambio sobre la administración de algo que nos este incomodando,
o a la entidad que en dado caso nos envía un documento que puede llegar a ser de despido o
una solicitud hacía la persona, los documentos son importantes y cruciales en nuestra vida
para tener información a nuestra mano organizada y lista para leer o para servir de un
registro de algún suceso importante o especifico.
2 ¿QUÉ TIPOS DE DOCUMENTOS EXISTEN?
DEPENDE, SEGÚN SU ORIGEN:
PÚBLICOS Y OFICIALES: Son expendidos por funcionarios de acuerdo con la ley.
PRIVADOS: Expendido por oras partes sin necesidad de funcionarios.
SEGÚN SU CONTENIDO:
CONTABLES: Como su nombre lo dice, llevan registro de las cuentas, costos y gastos
causados en la empresa llevando un control mensual.
ADMINISTRATIVOS: Cada parte de la organización hace su documento sobre algún
mensaje importante para comunicar o para materializar actos.
HISTÓRICOS: Sirven para obtener y plasmar algún suceso, hecho, decisión, cambio de
algún periodo de la historia, también siendo un testimonio.
MERCANTILES: Se crean al momento de realizar una transacción comercial siendo
prueba del acuerdo de los dos lados.
NOTARIALES: Se vuelve legal y autentico algún acto privado, lo expende una persona
autorizada volviéndose público.
3 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
La gestión de documentos tiene como funciones variadas el organizar y colocar normas
hacía los documentos que sean tramitados hacía la entidad sin importar su tipo o exigencia,
pero obteniendo una clasificación para ser archivados y resguardados formando la gestión
documental.
Siguiendo el reglamento propuesto por la entidad siguiendo metodologías especializadas
en estructurar de forma de jerarquía los documentos y de su forma de archivar y
clasificación de cientos de documentos que llegan día a día exigidos o solicitados con el fin
de un orden y clasificación.
Se deben facilitar algunas cosas en la gestión documental como extracción y organización
de los documentos expendidos para su mejor lectura y ubicación de forma clasificada o de
jerarquía en esta gran base de datos o gestión documental, también la destrucción y
desaparición de documentos vencidos, sin mérito, vacíos y que perdieron su utilidad e
importancia con el tiempo y situaciones pasadas que a lo mejor se resolvieron, también es
importante que la gestión permita recuperar los propios documentos enviados por errores
que tenga o por que el auto de este ya no continuará en la entidad.
4 ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
(DMS) document management system o como el titulo dice, SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL es un sistema que fue diseñado al aumento de información que reciben las
empresas decretadas en documentos.
Se usa para el flujo, control, ubicación, clasificación, destrucción o devuelta de los
documentos expendidos hacía la entidad mejorando y contribuyendo una fácil y sencilla y
algo eficaz forma de acceder a los documentos de los que tiene el poder la entidad porque
ya están en sus manos.
Es una forma de poder almacenar y ofrece un apoyo interno en las tomas de decisiones de
la entidad y en cambios solicitados, es una pieza con mucha importancia dentro de las
entidades y al ser un sistema más moderno no presenta tantas falencias como otros que
pudieron surgir demostrando un avance a la hora de obtener información y archivarla.
No importa su tipo de documento, algo importante a aclarar es una preferencia por los
documentos digitales, se prefiere un archivo escaneado, es realmente más organizado y
beneficioso para la busca de estos documentos, la información se pierde más fácil en físico
y por eso la ventaja de este sistema creado.
5 ¿QUÉ NORMATIVIDAD SE RELACIONA A LOS SISEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL? ¿DE QUÉ SE TRATA?
Es un sistema hecho para el beneficio de la eficiencia y rapidez al momento de buscar
documentos, con el fin de manejo de documentos llevando estrategias revolucionarias para
su organización y búsqueda siguiendo el reglamento de normas establecido.
NORMATIVIDAD
1. Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
2. Ley 527 de 1999: se reglamenta un acceso y un uso de manejo de datos de forma
electrónica, se establecen entidades de certificación.
3. ARTICULO 15: La libertad prevalece al momento de manejar y archivar los datos
con garantías, LA PRIVACIDAD SE RESPETA SIN ORDEN JUDICIAL ES
VIOLACIÓN A LA PRIVACIDAD.
BIBLIOGRAFÍAS
Portal, T. (2022, 5 diciembre). ¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS) y para qué
sirve? TIC Portal. [Link]
sistema-gestion-documental
Westreicher, G. (2022). Documento. Economipedia.
[Link]
Administración UMBVirtual. (2018, 10 agosto). Organización de la documentación
Módulo 1 [Vídeo]. YouTube. [Link]
