Contabilidad Administrativa
Guía de estudio
Bloque I
Módulo 6
Licenciatura en Mercadotecnia Digital
Índice
Organizador gráfico ............................................................................................................................................................................. 2
Introducción............................................................................................................................................................................................ 3
1.1 Relevancia de la contabilidad en la empresa ..................................................................................................................... 5
1.2 Tipología de contabilidad ........................................................................................................................................................ 10
1.3 El propósito de la contabilidad administrativa ............................................................................................................... 13
1.4 Nociones generales de la contabilidad en los negocios ............................................................................................. 17
1.5 El rol del administrador en el estudio de costos ........................................................................................................... 19
Recapitulación y conclusión .......................................................................................................................................................... 23
Fuentes de consulta......................................................................................................................................................................... 25
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Organizador gráfico
Relevancia de la
contabilidad en
la empresa
Tipología de
contabilidad
Principios contables
Propósito de la
en un entorno
contabilidad
empresarial
administrativa
Nociones
generales de la
contabilidad en
los negocios
El rol del
administrador
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Introducción
La contabilidad empresarial es la disciplina encarga de registrar todos los
movimientos de la empresa y clasificarlos para poder analizar e interpretar
cuáles son los resultados de la empresa y la situación en la que se encuentra.
Gracias a la contabilidad podemos saber cuál el estado de salud de nuestra
empresa y saber si vamos en una dirección positiva o negativa.
El objetivo principal de la contabilidad se basa en proporcionar información
económica a los gestores de la empresa para saber qué es lo que se está
haciendo, si se están consiguiendo, o no, las metas marcadas y tomar
decisiones en función de los resultados de la compañía.
Para que una empresa consiga tener un buen financiamiento en sus cuentas
y trayectoria financiera en general, debe tener controlados multitud de
actividades y registros que garanticen su estabilidad y continuidad. Es,
precisamente, a través de la contabilidad que destaca uno de los más
importantes, la contabilidad de la empresa, uno lo esencial en cualquier
modelo de negocio.
Gracias a la revisión y estudio de los datos, es posible implementar modelos
de control y llegar a la toma de decisiones en la empresa. La contabilidad
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supone una importante fuente de información para la empresa y dentro de
la infinidad de ventajas que aporta su aplicación en el mundo empresarial.
Sin embargo, también podemos conocer en cualquier momento cuántas son
las cantidades exactas que debemos y cuáles son las que nos deben.
Además, permite diferenciar los gastos que crean los propietarios sobre los
que genera sus propios negocios, su estudio y aplicación nos alertan de los
gastos generales y las inversiones realizadas, nos ayuda a conocer el coste
de producción de un servicio o producto determinado permitiendo averiguar
el precio por el que debería vender.
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1.1 Relevancia de la contabilidad en la
empresa
En la contabilidad financiera se debe calcular la utilidad del ejercicio, por lo
que es necesario hacer una valuación de los inventarios para calcular el costo
de ventas, la contabilidad de costos es la herramienta utilizada en el cálculo
y valuación de inventarios, aunque no sea especifica directamente en la
regulación contable la obligación de llevar esta clase de contabilidad, se
asume al existir la obligación de calcular el costo de ventas y valuar
inventarios para la contabilidad financiera.
Como herramienta que sirve de base a la contabilidad administrativa,
la contabilidad de costos no es regulada, pues la práctica de llevar
contabilidad de costos no está sujeta a principios o normas, ni tampoco es
obligada legalmente. Sin embargo, los elementos utilizados por
herramientas de la contabilidad administrativa están basados en la
contabilidad de costos.
La situación financiera del negocio se presenta en el balance general. Este
estado financiero muestra los activos que poseen el negocio a fecha
determinada y la fuente de obtención de esos recursos y derechos. Una de
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las partidas incluidas en el capital contable dentro del capital ganado es la
utilidad del ejercicio, el cual representa el aumento en los recursos del
negocio generados por la operación del mismo en un periodo determinado.
La manera de hacerlo es enfrentando o calculando la diferencia entre los
beneficios económicos que obtuvo el negocio con los sacrificios económicos
que se hicieron para generarlos.
La información financiera presentada en el estado de resultados es de poca
utilidad si los elementos empleados para su elaboración no son de buena
aproximación en la realidad del negocio. Información de costos equivocados
y de cualquier índole puede hacer que el contenido de los estados financieros
no cumpla con la características de la información haciéndola de poco valor
para la toma de decisiones.
En una compañía comercial, donde la contabilidad financiera es aplicada, el
costo de venta está representado por el costo de venta de los artículos
vendidos, para tal efecto no se requiere un cálculo detallado, pues la
información de costos se encuentra resumida en las facturas de compra de
mercancía y/o en cuentas por pagar. Tratándose de la compañía
manufacturera, el cálculo de los costos de venta no es tan ligero pues la
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información se tiene que resumir de distintas fuentes con mucho detalle. La
contabilidad de costos se enfoca a preparar minuciosamente el costo de
ventas que debe ser incluido en el estado de resultados de una compañía
manufacturera.
Todo producto nace como consecuencia de una idea, la cual se convierte en
el proyecto que se cuantifica en relación con las actividades necesarias para
realizarlo y los recursos requeridos, ya sea de manera estructurada o de
manera empírica. En ocasiones, es necesario hacer un estudio de costos para
comprobar si el producto o la idea son económicamente favorable para el
negocio y susceptible de venderse en el mercado.
Para llevar un registro de las operaciones efectuadas, deberá observar
ciertas reglas y procedimientos, los cuales constituyen a los principios o
fundamentos de la contabilidad, y para conocer la situación económica del
negocio en un momento dado, así como las ganancias o pérdidas que se
hubiese realizado, se formulan los llamados estados financieros, que se
denominan balance general y estado de pérdidas y ganancias.
Llevar registros contables es un pilar clave de cualquier empresa exitosa,
pues dan seguimiento de las finanzas del negocio y su continua
rentabilidad y con base a estos datos se toman decisiones estratégicas. La
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importancia de la contabilidad radica en que, sin ella no sabrás cuánto dinero
entra y sale de la empresa ni podrás planear para el crecimiento futuro, las
estrategias contables hacen posible modificar el estado financiero de tu
negocio y permite elaborar los reportes de estados de resultados para las
proyecciones financieras que guían el camino a seguir.
Son los profesionistas los encargados en identificar, medir y comunicar la
información económica que servirá para la toma de decisiones, esto se suele
hacer a través de las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y otras
transacciones financieras de la empresa, y en la actualidad se usan software
de contabilidad para agilizar estas operaciones.
Los que llevan los libros de contabilidad se enfocan en detalles, mientras
que los contadores analizan el panorama financiero general de la empresa y
elaboran los reportes financieros para diseñar las estrategias contables, la
cual comprende las proyecciones y las declaraciones de impuestos.
Los software de contabilidad son muy útiles en esta época, aunque se debe
tener en cuenta que, aunque resultan instrumentos fiables, obviamente el
nivel de control que puede aportar un profesional de la contabilidad siempre
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será superior, incluso a la hora de registrar e interpretar los datos en estas
herramientas.
La contabilidad es una parte fundamental de la buena administración de un
negocio y sus esfuerzos para construir una empresa fuerte. Su importancia
no radica solamente en la función que desempeña en el cumplimiento del
pago de los impuestos, pues además es una forma de llevar un registro de
las finanzas de la empresa, permitiéndole al gerente o a sus socios medir
objetivamente el desempeño de su negocio y dándoles la información
necesaria para la toma de decisiones en el presente y para hacer
planeaciones en el futuro.
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1.2 Tipología de contabilidad
Es importante que tengas clara cuál es la clasificación de los tipos de
contabilidad que existen, para registrar los datos del modo adecuado en los
documentos contables y puedas tomar decisiones de la manera más óptima
posible. Elegir y basarnos en alguna de las variedades de contabilidad
dependerá de muchos factores, como son: el origen de los recursos, la
actividad de la empresa o el tipo de información que se trabaje.
Según sea el origen de los recursos podemos clasificarla en pública o
privada:
Contabilidad pública. Ésta se encarga de registrar y estructurar las
operaciones que realizan todas aquellas instituciones públicas, es
decir, las dependientes del Estado.
Contabilidad privada. Por su parte, la contabilidad privada controla
todas las operaciones realizadas por particulares, ya sean personas
físicas o jurídicas.
Según sea el tipo de actividad de la compañía encontramos la contabilidad
industrial, comercial, contabilidad de empresas extractivas y la
contabilidad de servicios:
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Contabilidad industrial. Un tipo de contabilidad a aplicar en empresas
que transforman las materias primas en productos elaborados.
Contabilidad comercial. Control de los movimientos económicos y
financieros generados en una empresa que se dedica a comprar y
vender un producto específico ya terminado, preparado para su
consumo directo.
Contabilidad de empresas extractivas. Una contabilidad específica
para aquellas empresas especializadas en la explotación de recursos
naturales.
Contabilidad de servicios. Especializada para aquellas empresas que
se dedican a la prestación de servicios.
Por último, según sea la clase de información que se trabaje en la empresa
se clasificará en contabilidad financiera, contabilidad administrativa,
contabilidad fiscal, contabilidad de costes y contabilidad de gestión:
Contabilidad financiera. Este tipo de contabilidad registra la
información relacionada con el estado financiero de la compañía, tal y
como su nombre indica. Sobre todo, destinada a los gerentes y socios
de la empresa.
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Contabilidad administrativa. Esta variedad de contabilidad está muy
enfocado a los aspectos más administrativos de la empresa, y se
emplea sobre todo para valorar el cumplimiento de los objetivos
establecidos y cómo mejorar la estrategia implementada. Muy útil
también para hacer previsiones y planificar las acciones y recursos a
emplear.
Contabilidad fiscal. En cuanto a este tipo de contabilidad se emplea
para registrar y preparar los informes relacionados con las
declaraciones de impuestos a la Hacienda Pública y el pago de
impuestos.
Contabilidad de costes. Esta contabilidad está más bien enfocada a
empresas de carácter industrial, donde deben hacer un análisis
minucioso de los costes unitarios de producción, su venta y, en
general, del proceso productivo que realizar la compañía.
Contabilidad de gestión. Posee una visión más amplia que la
contabilidad de costes, ya que registra toda la información económica
y financiera de la empresa para poder tomar decisiones. Suelen
ofrecen información sobre cortos periodos de tiempo para analizar y
decidir.
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1.3 El propósito de la contabilidad
administrativa
La contabilidad administrativa, está principalmente orientada a los
aspectos administrativos de la empresa, haciendo especial hincapié en que
dichos informes serán usados, única y exclusivamente, a nivel interno, para
la toma de decisiones del día a día en el negocio.
A través de la contabilidad administrativa los empresarios y contables
realizan informes con datos económicos básicos de la compañía para tomar
decisiones y realizar comparativas entre diferentes periodos de tiempo, así
como servirá de ayuda para detectar cualquier desviación de las metas u
objetivos empresariales propuestos con anterioridad.
Por tanto, es importante que tengas clara la definición de contabilidad
administrativa, refiriéndose esta al análisis y recolecta de datos económicos
y financieros con el fin de realizar informes que se usarán, únicamente, a
nivel interno. Este dato es muy importante, puesto que es lo marca la
gran diferencia entre contabilidad administrativa y contabilidad financiera,
estando esta última destinada a la obtención de datos económicos que son
relevantes para terceros externos a la empresa.
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Características de la contabilidad administrativa
La contabilidad administrativa está enfocada para la toma de
decisiones a nivel interno, y son informes que se dirigen,
mayoritariamente, a los dueños y directivos de la empresa en
cuestión.
La contabilidad administrativa está muy centrada en
información relativa a los diferentes departamentos que componen
la compañía, tal como: inventarios, equipos, activos y pasivos, etc.
Los informes administrativos que se preparan no se requiere que
estén preparados de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados, puesto que son de uso interno
exclusivamente.
Los informes no tienen una fecha de presentación exacta. Al ser
informes internos destinados a gerencia, podrán realizarse y
presentarse de manera periódica o bien, cuando el gerente así lo
solicite.
Los informes de contabilidad administrativa no son preciso que
traten información relativa a toda la empresa en su conjunto; sino
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que pueden realizarse con datos de exclusivamente una unidad de
negocio o departamento concreto.
Entre los ejemplos de contabilidad administrativa que podemos encontrar,
sería el caso de la solicitud por parte de gerencia de un informe donde
queden plasmadas las entradas y salidas de inventario en el último mes,
para decidir qué productos reponer y cuáles no.
Objetivos de la contabilidad administrativa
Facilitar a gerencia información básica sobre indicadores
fundamentales para el desarrollo del negocio, centrados básicamente
en el coste de los servicios, productos, equipos, etc.
Generar informes relevantes para que los directivos puedan tomar
decisiones acertadas, objetivas y eficaces.
Ayudar a evaluar el desempeño de cada uno de los
departamentos que componen la empresa, detectando los puntos
más débiles con el fin de encontrar formas de ir mejorando poco a
poco en cada aspecto relevante para el desarrollo de la actividad de la
empresa.
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Motivación de los administradores y del equipo en general para lograr
los objetivos de la empresa y hacerlos más partícipes de su
consecución.
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1.4 Nociones generales de la
contabilidad en los negocios
La contabilidad es una ciencia global y universal, aplicable a todas las
empresas, tengan el tamaño que tengan y sean del sector que sean. Así,
entre las funciones de la contabilidad, encontramos:
Registrar movimientos económico-financieros. Una de las
principales funciones de la contabilidad y, quizá, la más básica, es la
de realizar un registro de absolutamente todos los movimientos
económicos que se den en el día a día de la compañía.
Informar. Porque, ya sea una empresa unipersonal o empresa de
mayor tamaño, como puede ser una sociedad anónima, la
contabilidad sirve para informar, de manera clara y veraz sobre la
situación financiera en la que se encuentra la empresa. Gracias a la
contabilidad sabremos si una empresa tiene suficiente liquidez y
solvencia o por el contrario, está al borde de la quiebra.
Decidir. La contabilidad en una empresa sirve también para tomar
decisiones acertadas y correctas en tiempos más cortos y, además,
suministrar la información necesaria para planear, evaluar y controlar
dichas acciones. Porque las cuentas no sólo interesarán a propietario
en ese momento del negocio, también es conveniente llevar estos
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registros, porque puede llegar el caso que debas presentarlos ante un
tercero, como puede ser una entidad financiera.
Prever. La contabilidad permite realizar previsiones de ventas, de
gastos y de otros cálculos necesarios para una correcta
administración de la empresa.
Comprobar. La contabilidad es una manera objetiva y fidedigna de
comprobar que todo va en orden.
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1.5 El rol del administrador en el
estudio de costos
El administrador, gerente o empresario actuales tienen los mismos objetivos
que son que la empresa cumpla con sus objetivos y logre la eficiencia y la
eficacia “la organización es eficaz cuando los administradores escogen las
metas adecuadas y las consiguen, la organización es eficiente cuando los
administradores reducen al mínimo la cantidad de insumos
Los administradores son las personas que sacan adelante a la organización
ya que sin ellos podría haber errores al momento de establecer objetivos en
el estudio de mercados en tomar decisiones es decir en se cometería errores
en todas las actividades que realizan estos.
La figura del Administrador es de vital importancia dentro de las empresas,
especialmente cuando se trata de gestionar bien los recursos y de liderar los
talentos humanos. Un administrador siempre se encarga de realizar una
serie de actividades que le permiten a la empresa cumplir efectivamente con
las metas y objetivos propuestos.
Es importante saber cuál es el rol del administrador y con ello entender por
qué debemos tener uno dentro de nuestra empresa o negocio, aunque sea
una pyme.
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¿Cuál es el papel del administrador de empresas dentro de una
organización?
Teniendo en cuenta entonces lo que se sabe sobre las teorías
administrativas y académicas, podemos decir entonces que un
administrador puede resumirse en el tipo de acciones que hace dentro de
una organización, las cuales se pueden sintetizar en:
Planeación.
Organización
Dirección
Control
Desde cuestiones básicas podemos mencionar que se trata de la persona
que sabe dirigir un equipo y los esfuerzos de los mismos con la finalidad de
aprovechar todas las oportunidades que logren que se pueda tener el mejor
de los resultados. Si bien puede parecernos un poco exagerado o muy
sonado, la realidad es que sin alguien capacitado que pueda hacer una
correcta gestión, no es posible que la empresa logre tener éxito o logre
posicionarse de forma correcta dentro de la mente de los clientes.
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Dentro de las acciones o roles que se desempeña el administrador de una
empresa, debemos considerar los siguientes:
Líder: dentro de los más importantes roles del administrador de
empresas, es relevante saber que ser líder es una de ellas. Es
responsable de saber cómo llevar las actividades del equipo y con ello
lograr que las acciones cumplan con su objetivo.
Rol de conector: es la persona más indicada cuando se trata de hacer
conexiones importantes y considerables. Tiene que tener la vocación y
la habilidad de establecer nuevos contactos que favorezcan en todos
los sentidos a la empresa. Esto quiere decir que debe ser capaz de
conseguir nuevos proveedores, clientes y demás que se requieran para
que se puedan conseguir los objetivos esperados.
Difunde información: tiene que ser una persona con amplia habilidad
con la comunicación, ya que siempre debe existir esto entre la persona
y el equipo y del equipo al administrador. Además debe comunicarse
con otros y de esta manera siempre llevar mensajes que sea claros y
muy efectivos.
Toma de decisiones: es común darnos cuenta que el administrador es
la persona que se encarga de realizar la toma de un alto número de
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decisiones que son vitales para el desarrollo de la organización. Muchas
pueden ser equivocadas o no, y los resultados siempre recaerán sobre
sus hombros.
Asignación de recursos: la responsabilidad de asignar de forma
correcta los recursos, es otra de las labores del administrador, sin
mencionar que es también una de las más importantes. Recordemos
que el éxito de una empresa radica en su capacidad para ser lo
suficientemente rentable.
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Recapitulación y conclusión
Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su
funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa los cambios
ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se
pueda informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y
financiera.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones. Así obtendrá mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los
servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter general.
La contabilidad se encarga de:
Analizar y valorar los resultados económicos
Agrupar y comparar resultados
Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir
Controlar el cumplimiento de lo programado
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El manejo de los registros contables constituye una fase o procedimiento de
la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso muy
importante, tal vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades
depende del alto grado de la exactitud e integridad de los registros de la
contabilidad.
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Fuentes de consulta
Grande, I. (1998). Uso de tecnologías de información para el diseño de
estrategias de marketing. En Christine Maxwell [et al.] Congreso de
Estudios Vascos. Donostia 1997. Sociedad de la Información.
Grande I. y Abascal, E. (2014). Fundamentos y técnicas de investigación
comercial. Madrid: ESIC
Ponjuán Dante, G. (2011). La gestión de información y sus modelos
representativos. Valoraciones. Ciencias de la Información, 42 (2), 11-
17.
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