Procedimiento de Gestión Documental-Aconex

Proyecto Aconcagua

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex

OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de este procedimiento es entregar las directrices para la gestión documental de manera que ésta sea eficiente,
productiva, de rápida búsqueda de la información en un sistema de almacenamiento seguro y que además la vida de un
documento tenga trazabilidad en todas las fases de ejecución del Proyecto Aconcagua de Aguas Pacífico.

El alcance de este procedimiento, son todos los involucrados en el Proyecto Aconcagua (ACO) incluyendo las empresas de
ingeniería, de construcción, de servicios, de asesoría y subcontratistas de Aguas Pacífico.

Está fuera del alcance de este documento incidir en cómo gestiona internamente, la propia empresa contratista a los
documentos generados por ella.

Tabla de Contenidos:

1. Responsabilidades
2. Consideraciones para la Gestión Documental
3. Elaboración de Documentos
4. Generalidades
5. Anexos

Revisión Fecha Descripción de Cambio

6 04-05-2022 Modificado
5 16-02-2021 Modificado
4 25-09-2020 Modificado
3 24-08-2020 Modificado
2 19-06-2019 Modificado
1 13-04-2018 Modificado
0 26-07-2017 Aprobado
B 10-05-2017 Para revisión
A 30-04-2017 Emisión inicial
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

LILIAN BARRIOS PIERINO VENTURINI ENRIQUE CRUZAT

Líder de Gestión Documental Gerente de Proyectos Gerente General

Aguas Pacífico Aguas Pacífico Aguas Pacífico

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 1 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

Tabla de contenido

1 RESPONSABILIDADES................................................................................................... 3
2 DEFINICIONES ................................................................................................................ 4
3 GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................. 7
3.1 PLATAFORMA ACONEX ................................................................................................................. 7
3.2 ACCESO A LA PLATAFORMA ACONEX ...................................................................................... 8
4 MANEJO DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 8
4.1 TIPO DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 8
4.2 CARGA DE DOCUMENTOS ......................................................................................................... 11
4.1 REVISIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 12
4.2 TRASMISIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................... 14
4.3 CODIFICACIÓN ................................................................................................................................ 14
4.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 15
4.5 NOMBRE DEL ARCHIVO DIGITAL DE DOCUMENTOS ................................................................. 15
4.6 REVISIÓN DE INGRESO DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................................................... 16
5 GENERALIDADES ......................................................................................................... 17
5.1 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ................................................................................. 17
5.2 IDIOMA .............................................................................................................................................. 17
5.3 VIÑETA DE PLANOS ........................................................................................................................ 17
6 ANEXO - A ....................................................................................................................... 18
6.1 CODIFICACIÓN DEL PROYECTO ................................................................................................... 18
6.2 CODIFICACIÓN DE FASE DEL PROYECTO .................................................................................. 18
6.3 CODIFICACIÓN DEL ÁREA DEL PROYECTO ................................................................................ 19
6.4 CODIFICACIÓN TIPO DE DOCUMENTO ........................................................................................ 22
6.5 CODIFICAICIÓN DEL SUBTIPO DE DOCUMENTO ....................................................................... 22
6.6 CODIFICACIÓN DE CORREOS ....................................................................................................... 29

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 2 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

1 RESPONSABILIDADES

A continuación, se describe las responsabilidades que tendrán las posiciones de los

contratistas frente a la gestión documental del proyecto.

Gerente de Proyecto o Administrador de Contrato

Principal responsable de que lo indicado en este procedimiento, sea entendido y aplicado

oportunamente en su organización, asignando los recursos necesarios para su cumplimiento
y controlando que se aplique adecuadamente.

Además, debe verificar la integridad del sistema, que se establezca en los procedimientos
internos de la empresa contratista, que efectivamente se haga lo que se dice en el
procedimiento, asegurando que no se vulneren los requisitos de y las normas aplicadas a la
ejecución del proyecto.

Gerente o Jefe de Ingeniería

Compatibilizar lo indicado en este procedimiento con el desarrollo de la ingeniería del Estudio

de Impacto Ambiental.

Jefe de Control de Proyectos o equivalente

Codificar los entregables del proyecto, asistiendo de forma adecuada a líderes de disciplina,
ingenieros, revisores, proyectistas y dibujantes, al momento de solicitar códigos para
entregables.
Será el responsable de la distribución de los diferentes tipos de entregables en base a la matriz
de comunicaciones vigente y de acuerdo con lo que defina el Plan de Comunicaciones
respecto del medio de difusión de estos.

Líder de Gestión Documental o equivalente

Coordinar los equipos de trabajo y asegurarse del buen funcionamiento del sistema de gestión
documental en base a los procedimientos de la empresa, alineando y capacitando a los
profesionales involucrados en el proyecto. Además, es el Administrador de Aconex para su
organización. Una de las principales responsabilidades de su cargo, es la asignación de
atributos al perfil de cada usuario.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 3 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

Coordinador o Encargado del Control Documental

Administrar y controlar los documentos y registros del proyecto, en cuanto a la recepción,

distribución, verificación de estado de aprobación, disposición final archivos, de acuerdo con
los requerimientos de este procedimiento, además de gatillar los respectivos flujos (work flow)
de trabajo para revisión de documentos.

2 DEFINICIONES

Gestión Documental: Es el conjunto actividades, normas, técnicas y procedimientos utilizados

para administrar los documentos en una organización, permitiendo su almacenamiento,
búsqueda, revisión, actualización y distribución.

Sistema de Gestión Documental (SGD): Es una plataforma informática creada para

almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una o varias
organizaciones, centralizada y a la que se puede acceder de forma fácil y sencilla.

ACONEX: Plataforma informática basada en un ambiente web (nube digital) utilizada para la
gestión y almacenamiento de documentos de un proyecto, estando disponible desde cualquier
lugar o computador con acceso a Internet. Se accede a esta plataforma desde la página del
proveedor https://help.aconex.com/es/login o https://us1.aconex.com. AGUAS PACÍFICO
utiliza este sistema profesional de gestión integrado de proyecto, que incluye control
documental, control de correspondencia, flujos para el control de revisión, solicitudes de
información, listado de pendientes y seguimiento de estos.

Organización: Es la empresa contratista, asesora, de ingeniería, de construcción, de servicio,

o mandante, que está registrada en Aconex, la cual tiene asociado múltiples usuarios, quienes
también deben ser establecidos y registrados por el Líder de Gestión Documental de su propia
organización en Aconex.

Usuario: Es toda persona registrada einvitada a formar parte del proyecto en ambiente
Aconex, al cual se le otorga un perfil de acceso con ciertos privilegios para operar en el mismo;
la identificación de un usuario dentro de Aconex está dada por un nombre de usuario y clave
de acceso, los cuales van asociados directamente a su correo institucional.

Usuario Invitado: Es toda persona a la que se le da un acceso en modo de visualización, es

decir, puede ver uno o más documentos específicos, mediante un Transmittal enviado por un
Usuario de Aconex a su correo personal. No posee nombre de usuario ni clave de acceso.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 4 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

Perfil de Usuario: Es el conjunto de atributos que posee un usuario dentro Aconex,

permitiéndole ejercer ciertas acciones sobre los principales módulos del sistema (tareas,
documentos, correspondencia y flujos de trabajo). Cada organización a través del Líder de
Gestión Documental debe definir el perfil de cada usuario.

Metadata: Es el conjunto de datos estructurados en una ficha, asociado a un documento en

particular. Esta información se ingresa a Aconex al cargar el documento para permitir su
almacenamiento y posterior búsqueda.

Codificación: Es una cadena de alfanuméricos estructurada generada por Aconex que

identifica un documento.

ID: Identificador o palabra reservada.

Cargar un documento (up load, subir): Es la acción de clasificar un documento en Aconex.

Para esto, se debe completar la metadata y adjuntar el archivo para subirlo a la nube de
Aconex, el cual asigna un espacio en una base de datos relacional y lo almacena. Un
documento cargado a Aconex no implica que cualquier usuario pueda disponer de dicho
documento (verlo, revisarlo o descargarlo).

Emitir un documento: Es la acción de transmitir un documento ya cargado a Aconex, para

que otros usuarios con los atributos respectivos puedan disponer del documento (para
revisión, para información, para construcción, entre otras). Este proceso se hace a través de
un correo de Transmisión (Nota de Envío).

Tipos de Correo: Es el instrumento de comunicación entre usuarios de Aconex, el cual podrá

contener información en el mismo, un link o archivo adjunto y ser de los siguientes tipos:

• Carta: Para enviar una carta como documento adjunto, se debe poner en el
campo “Asunto”, el código de la carta. Este tipo de correo de ser utilizado solo
para temas contractuales, tales como: Ordenes de Cambio, Costos,
Aclaraciones, Cambios de Alcances entre otros.

• Instrucción de Ingeniería: Para instruir respecto a criterios, definiciones,

diseños y actividades de ingeniería.

• Instrucción de Obra: Para dar instrucciones por parte del Jefe de Obra y
observaciones por parte de la ITO.

• Invitación de Proyecto: Para invitar a los usuarios establecidos por las

respectivas organizaciones a participar en el proyecto.

• Notificación de Reunión: Para notificar y coordinar reuniones relacionadas

con el proyecto.
AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 5 de 30
Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

• Notificación: Para notificar temas que deban ser de conocimiento de todos los
participantes del proyecto.

• Respuesta a Solicitud de Información: Para dar respuesta a la Solicitud de

Información.

• Solicitud de Información (RFI): Para solicitar información a un usuario o a

grupos de usuarios dentro de una organización.

• Utility Coordination: Para coordinar actividades asociadas al proyecto.

• Transmisión (Nota de Envío): Para enviar documentos a cualquier usuario de

una organización en particular que este dentro del proyecto en Aconex. Dicha
transmisión, contiene, además, detalles del documento, como: Revisión,
Fecha, Tipo de documento, etc. En el ámbito de ingeniería, es el típico
Transmittal.

Matriz de Revisión de Documentos: Listado que indica cuáles documentos son sometidos a
revisión interdisciplinaria.

Flujo de Revisión de Documentos (work flow): Es un proceso mediante el cual el encargado

de control de documentos gatilla la revisión y/o aprobación de algún documento por parte de
uno o varios usuarios, predefinido por Aguas Pacífico.

Comentarios: Observaciones, notas, contribuciones, aclaraciones, indicaciones y solicitudes

realizadas por AGUAS PACÍFICO, respecto a un entregable.

Lista de Distribución: Es una lista que establece el líder de gestión documental con su jefatura,
para enviar correos a múltiples usuarios.

Documentación Oficial: Es el conjunto de entregables generado por una organización la cual

se considera oficial cuando está cargada a Aconex. Cualquier otro medio de emisión o
transmisión documental no se considerará oficial y por lo tanto no será parte del proyecto. (por
ejemplo: sistema correo Outlook, pen drive, papel, mensajería por celular).

Anexos: Son todos los documentos de apoyo tales como: tablas, dibujos, formatos, planos,
etc., que sirven para aclarar y/o facilitar el entendimiento del documento base.

Revisión: Es un documento o plano que ha sido modificado y ha cambiado en contenido y/o

forma, el cual debe ser nuevamente cargado en Aconex bajo el mismo código. Al cargar este
nuevo documento o plano se generará una nueva revisión, la cual debe ser cambiada por el
usuario en la metadata y debe coincidir con la revisión expresada dentro del documento.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 6 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

Versión: Es la modificación de cualquier parámetro de la metadata de un determinado

documento o plano. En caso que se realice una modificación de la metadat a, Aconex genera
automáticamente una nueva versión para ese código, sin cargar un nuevo documento.

3 GESTIÓN DOCUMENTAL

Para efectos del proyecto, la gestión de documentos es también responsabilidad del

contratista, la que será supervisada por el área de gestión documental de AGUAS
PACÍFICO.

El proyecto no se considerará terminado si la documentación no está correctamente

clasificada y/o no ha sido transferida en su totalidad a Aconex, validado por el Jefe o Gerente
del Proyecto.

Los contratistas, sus sub-contratistas, asesores y proveedores, deben entregar a través de

Aconex la documentación generada para el proyecto de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento, codificando toda la documentación técnica y administrativa que emita.

Al inicio del proyecto, la empresa contratista deberá entregar un listado con los entregables,
incorporando el código AGUAS PACÍFICO en dicho listado. Este será la base con la que se
verificará la recepción de los documentos emitidos.

Todos los requerimientos establecidos por AGUAS PACÍFICO en este procedimiento y sus
documentos relacionados, deberán ser incorporados en el Plan de Aseguramiento de
Calidad que el contratista defina e implemente para el proyecto.

3.1 PLATAFORMA ACONEX

Aconex posee cuatro ambientes o módulos:

• Módulo de Tareas: Mediante este módulo Aconex permite a los usuarios visualizar
sus tareas pendientes, permitiendo dar respuesta a sus correos, transmisiones y
flujos de trabajo.

• Módulos de Documentos (búsqueda y carga): Mediante este módulo Aconex permite

que el usuario realice cargas, búsqueda y reportes de los documentos.

• Módulo de Correspondencia de Proyecto: Mediante este módulo Aconex permite que

los usuarios realicen búsquedas, reportes de los documentos corporativos, y que asu
vez elaboren y emitan tipos de correos según materia o asunto a tratar.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 7 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

• Módulo de Flujos de Trabajo (work flow): Es el módulo a través del cual Aconex
permite realizar la revisión de documentos, estableciendo quiénes gatillan, revisan y
aprueban documentos, permitiendo la generación de comentarios sobre los mismos
en un plazo determinado.

El Proceso de Revisión está descrito en el punto xx de este Procedimiento. Una vez

terminado el ciclo de revisión y modificado/actualizado el documento, la entidad
generadora podrá superar la revisión del documento a Rev. 0.

3.2 ACCESO A LA PLATAFORMA ACONEX

Toda documentación que se genere durante el proyecto será manejada a través de Aconex,
incluyendo correos electrónicos.
Toda documentación, información o correo que circule fuera de esta herramienta será
considerada como documentación NO OFICIAL del proyecto.

El acceso a la plataforma Aconex deberá ser a través del siguiente enlace

https://help.aconex.com/es/login o https://us1.aconex.com. Para ingresar al sistema se debe
seleccionar la opción “Registrarse”, donde se encontrará un formulario el cual se debe llenar
con los datos requeridos. Este registro no tiene costo adicional para la empresa contratista.

Una vez realizado el paso anterior y recibida la notificación de bienvenida de ACONEX, la

empresa contratista, debe solicitar al administrador del sistema ser invitados a participar del
Proyecto Aconcagua del cual serán parte, previa validación por parte del Gerente del
Proyecto.

Es Importante que la empresa contratista visite el siguiente enlace de Aconex:

https://help.aconex.com/es/online-training lo que le permitirá entender con mayor rapidez
cómo funciona la plataforma.

4 MANEJO DE DOCUMENTOS

4.1 TIPO DE DOCUMENTOS

Documento de Gestión
Se encuadra en esta clasificación todo documento que es requerido como marco normativo
para la ejecución del Proyecto en todas sus áreas: plan, programa, procedimiento,
instructivo de trabajo, informe de avance, estimación de costo, requisición de materiales,
requisición de servicio, formulario, manual, catálogo, procedimiento, protocolo, carta, base
técnica, entre otros.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 8 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

Documento Técnico
Se encuadra en esta clasificación todo documento que define especificaciones y
características técnicas particulares del Proyecto, estableciendo los lineamientos típicos
para realizar determinadas tareas. Contiene toda la información complementaria que se
desarrolla en los planos. El documento puede ser especificación técnica, memoria de
cálculo, estándar, listado, hoja de dato, informe o reporte, orden de cambio y criterio de
diseño, certificado, entre otros.

▪ Plano
Representación esquemática en dos dimensiones y a determinada escala, de un
terreno, una población, una máquina, una construcción, etc.
Dibujo con Plantas, Secciones, Elevaciones, Vistas, Detalles u otros, que definen
un proceso, diseño, suministro para el proyecto.

▪ Sketch o Croquis
Planos informales y complementarios para información, los cuales se generan para
desarrollar conceptos o aclarar parte de un diseño o un proceso.

▪ Plano As Built
Planos que incluyen todas las modificaciones que se generaron con motivo del
montaje o construcción, que contienen todos los cambios o adiciones que reflejan
el estado de las instalaciones de la obra ya construida, posterior a la emisión del
certificado de recepción provisional de las obras.

▪ Plano Vendor
Plano o documento asociado generado por un fabricante de equipos. Para
identificar este tipo de documento en la metadata, se debe llenar el campo “Número
de documento del Vendor”, con el código original del propio fabricante.

Documentos de comunicación entre Obras / Proyectos y partes interesadas

Estos documentos corresponden a Minutas de Reunión, Cartas, Actas, Notas de Envío
(Transmisión), Consultas Técnicas, Informes ITO, (Request for Information, RFI), que se
generan entre las empresas involucradas.

Documentos Normativos
Los documentos de normalización (normas nacionales e internacionales aplicables a los
trabajos) y que son de uso habitual, deberán ser mantenidos en cada sector usuario, y no
necesariamente debe subirse a Aconex. El responsable de la administración de cada sector
verificará la vigencia de los mismos antes de su uso.
AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 9 de 30
Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

Registros
Son los registros que tienen por objetivo almacenar datos de relevancia para el sistema de
gestión y/o demostrar cumplimiento con los requerimientos del mismo. Estos registros se
derivan de un contrato de especificaciones del mandante, de la empresa de ingeniería o de
un contratista, de un procedimiento, de un protocolo, de un plan de calidad, de un control
de producto no conforme, de una acción correctiva, de una acción preventiva, de una
auditoría, de una inspección, entre otros.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 10 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

4.2 CARGA DE DOCUMENTOS

La carga de un documento a Aconex, implica subir a la nube el archivo propiamente tal, lo

que conlleva generar la metadata del mismo. La metadata está compuesta por los siguientes
campos.

Status de un documento o plano

Cada documento que es subido a Aconex inicia un “proceso de vida”, pasando por etapas
que conllevan un Estatus. Los Estatus para los documentos son los siguientes:

• Anulado: Se aplica a todo documento o plano que ha sido elaborado, pero que no se
usará en el proyecto por estar obsoleto quedando como referencia en estado
Anulado.

• Aprobado: Se aplica a todo documento o plano que está de acuerdo con los
estándares de Aguas Pacífico y cumple con las especificaciones técnicas requeridas
para ser usado, en Rev. 0 o superior.

• Emitido As Built: Se aplica a todo documento o plano que considera todos los
cambios que se generaron durante la construcción, quedando su condición “tal como
finalmente fue construido”.

En caso que los “Planos Finales” no tengan cambios deben ser pasados como “As-
Built” y ser cargados como Subtipo "Plano" con Estatus "Emitido As- Built” y enviados
por transmital con Estatus “Aprobado”.

• Para Aprobación: Se aplica a todo documento o plano en Rev. 0 o superior, cargado

en Aconex para ser enviado a un Flujo de Trabajo (work-flow) para ser Aprobado por
parte del mandante.

• Para Revisar : Se aplica a todo documento o plano en Rev. B o superior, cargado en

Aconex para ser enviado a un Flujo de Trabajo (work-flow) para ser revisado por
parte del mandante.

• Preliminar: Se aplica todo documento o plano cargado en Rev. A, como referencia o

para consulta, previa solicitud del mandante.

• Rechazado: No usar.

• Revisado con Comentarios: Se aplica a todo documento o plano al cual se le han

realizado comentarios de forma o contenido, sin haber pasado por un Flujo de
Trabajo.

Solo para información : Se aplica a todo documento cargado en Rev.0 o superior y

no debe usarse letra para tal efecto.
AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 11 de 30
Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

Nota 1: Los planos modificados en terreno en calidad de Red Drawing o Red Line,
NO DEBERÁN ser subidos a Aconex, sólo los corregidos por ingeniería en calidad
de As Built.

Nota 2: En caso que un plano no tenga cambios, se deberá modificar el estatus en

la ficha de cargas como “As-Built” y en Rev.1 o superior.

Nota 3: En el caso en que un plano o documento tenga información de dos o más

áreas WBS, este deberá ser cargado en una de las áreas e incluir en el campo
Comentarios (Aconex)las áreas adicionales asociadas. Es importante tener claro
que cuando se requiera buscar por área, debe incluirse la columna Comentarios
en la búsqueda para asegurar el despliegue de todas las áreas asociadas al plano
o documento en cuestión.

Nota 4: Una vez que el creador del documento lo modifica en Rev. 0, este debe ser
superado en Rev.1 y debe ser cargado nuevamente en Aconex, cambiando su
Estatus a Aprobado; si este documento requiere cambio posterior, se deberá emitir
en Rev. 2, 3, etc., pasando al flujo de revisión respectivo.

4.1 REVISIÓN DE DOCUMENTOS

4.1.1 Condición del Documento o Plano

El generador de un documento asigna las letras A, B, C, D, E, etc. para las versiones a ser
revisadas, a saber:

• Rev. A: Para revisión interna de la empresa que desarrolla el documento o plano ,

y no requiere ser subido a Aconex; si fuese necesario, deberá subirlo en Status de
Preliminar.
• Rev. B: Para revisión por parte del Mandante (Generado por Ingeniería, Medio
Ambiente, Consultores, Permisos, Gestión de Proyecto, etc.).
• Rev. C, D, E: Para revisión sucesiva por parte del Mandante
• Rev. 0, 1, 2: Para aprobación sucesiva por parte del Mandante

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 12 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

4.1.2 Metodología de Revisión a través de un Flujo de Trabajo

Un Flujo de Trabajo (work flow) es un proceso interno de Aconex mediante el cual un

usuario puede revisar un documento o plano dejando sus observaciones en el mismo. Es
el encargado de control de documentos quien gatilla un flujo de trabajo para revisión por
parte de uno o varios usuarios.

Para ser utilizado un flujo de trabajo, el encargado de control de documentos, deberá

configurar dicho flujo de acuerdo a la cantidad de revisores y forma (en paralelo o en
serie).

4.1.3 Status final de un documento o plano revisado

Una vez revisado un documento o plano a través de un Flujo de Trabajo el revisor debe
definir un estatus para este, el cual instruirá al creador de cómo proceder con las
observaciones realizadas. Los estatus para este propósito son los siguientes:

Revisado con Comentarios: El revisor Instruye al creador del documento o plano que éste
debe ser modificado de acuerdo a sus comentarios y reemitido para una nueva revisión en
Rev.C o superior, según corresponda.

Aprobado: El revisor Instruye al creador del documento o plano que éste, está apto para
construcción y debe ser reemitido en Rev.0 o superior, según corresponda.

Aprobado con Comentarios: El revisor Instruye al creador del documento o plano que éste
debe ser modificado de acuerdo a sus comentarios y reemitido en Rev.0 o superior, según
corresponda y con estatus Aprobado.

Rechazado: El revisor Instruye al creador del documento o plano que éste no debe ser
considerado para el proyecto y por lo tanto debe confirmar el rechazo cambiando su
estatus a “Anulado” y su revisión a “Rev.N” en la ficha de carga.

Revisado: No utilizar.

Pendiente: Estatus asignado automáticamente por Aconex a los documentos o planos que
están en revisión dentro de un Flujo de Trabajo.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 13 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

4.2 TRASMISIÓN DE DOCUMENTOS

Para que un documento o plano cargado en Aconex pueda ser visualizado por otros
usuarios, este debe ser transmitido a través de un correo interno tipo Transmisión. El
correo debe ser enviado siempre a un solo destinatario y copiado a quie se estime
conveniente.

Motivo o Propósito de Transmisión

La emisión de un documento conlleva un Motivo o Propósito, el cual debe ser indicado en

la Nota de Envío. Los siguientes conceptos son los “propósitos” definidos por Aguas
Pacífico:

• Aprobado
• Para Aprobación: Por parte del mandante
• Para Compra: Para mandar a comprar o fabricar un producto
• Para Construcción
• Para Cotización
• Para Diseño: Para mandar a diseñar algo a un tercero
• Para Fabricación
• Para Información
• Para Reingreso: Para cambiar, actualizar o corregir la metadata
• Para Revisión: Por parte del mandante
• Rechazado: Para instruir que se cambie el estatus a Anulado en la metadata.*
• Revisado: Para instruir al creador de las acciones a seguir de un documento
revisado y cargado fuera de un Flujo de Trabajo.

*Nota: Para anular el documento o plano, además de cambiar su estatus en la

metadata, se debe insertar en él un sello de agua que diga “Anulado”.

4.3 CODIFICACIÓN
Aconex archiva los documentos a través de una ficha asociada a este, llamada Metadata y
no a través de carpetas estructuradas, con el fin de facilitar la búsqueda de documentos
en base a una base de datos relacional.

La Metadata, en la estructura documental de Aconex para el Proyecto Aconcagua, posee

los siguientes campos para su codificación, los cuales deben ser llenados
obligatoriamente:

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 14 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

• ID del Proyecto
• ID de la Fase del Proyecto
• ID del Área del Proyecto
• ID del Tipo de Documento
o ID del Subtipo
• ID de la Especialidad o Disciplina
• ID del Correlativo

A continuación, una codificación típica de un plano en la Metadata de Aconex:

Id Código Ejemplo
PPPP Proyecto AP01
FF Fase del Proyecto ID
AAAA Área del Proyecto - Nivel 3 0110
TTT Tipo de Documento o Plano DOT
ZZZ Subtipo PLN
DD Disciplina o Especialidad CI
CCCC Correlativo 0001

Código o Nombre de documento Aconex: AP01-ID-0110-DOT-PLN-CI-0001

La estructura de codificación completa se muestra en el Anexo – A de este procedimiento.

4.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Un documento debe ser distribuido a los usuarios en función del tipo que se trate y según
la Matriz de Distribución de Documentos. Esta distribución puede realizarse
electrónicamente mediante la lista de grupo de distribución incluida y disponible en
Aconex.

4.5 NOMBRE DEL ARCHIVO DIGITAL DE DOCUMENTOS

El nombre del archivo digital (medio magnético) debe ser identificado con el mismo código
del documento o plano respectivo el cual normalmente está dado por la entidad o empresa
que lo genera, incluyendo la identificación de la revisión como último carácter. Este
nombre de archivo suele ser el código dado por la misma empresa que lo genera.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 15 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

4.6 REVISIÓN DE INGRESO DE LA DOCUMENTACIÓN

Previo a la recepción de cualquier plano o documento, éste debe ser revisado por el área
de Control Documental designado al proyecto por parte de la empresa que lo genera, quién
deberá verificar lo siguiente en la Metadata:

• Identificación de Aguas Pacífico (nombre, unidad, ubicación, logo, etc.)

• Identificación del Proyecto Aconcagua (nombre, unidad, ubicación, logo, etc.)

• Fase del Proyecto

• Área del Proyecto

• Tipo de Documento
o Sub tipo de Documento

• Especialidad o Disciplina
• Correlativo
• Identificación de Empresa que genera el documento (nombre, unidad, ubicación,
logo, etc.)

• Revisión del Documento, Fecha, Descripción (Para Revisión de Aguas Pacífico)

• Estatus

Los comentarios a un documento deberán ser claros y concisos y realizados en el mismo

documento. Deberá evitarse comentarios ambiguos o en forma de preguntas. Un
comentario nunca debe ser un simple signo de interrogación, pues no se entenderá cuál
es la duda o pregunta.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 16 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

5 GENERALIDADES

5.1 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Toda la información relacionada con el proyecto debe ser tratada como información
confidencial y tendrá carácter de restringida. Cualquier información que se requiera emitir
fuera del ámbito de las empresas relacionadas con el proyecto, debe contar con la
aprobación formal del Gerente de Proyectos de AGUAS PACÍFICO.

5.2 IDIOMA
Los informes, anotaciones en los planos, y en general, toda la literatura del proyecto se
hará en español.

Si es necesario introducir términos en idiomas extranjeros a fin de aclarar el texto, esto se

hará colocando la palabra o frase entre paréntesis, a continuación del texto en español.

5.3 VIÑETA DE PLANOS

La viñeta de planos debe contener sólo datos técnicos. No deben colocarse direcciones
comerciales, rutas de almacenamiento del archivo magnético internos de cada plano u
otras informaciones que no sean necesarias para la correcta identificación técnica del
documento.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 17 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

6 ANEXO - A
La estructura de codificación completa se muestra en el Anexo – A de este procedimiento.

6.1 CODIFICACIÓN DEL PROYECTO

AGUAS PACÍFICO AP00

Proyecto:
ACONCAGUA (ACO) AP01
Proyecto:
XX AP02
Proyecto:
XXX AP03
Proyecto:
XXXXX AP04
Proyecto:
XXXXXX AP05

AP00: Esta codificación se debe utilizar para clasificar toda la información transversal a
los proyectos de Aguas Pacífico y Patria.

6.2 CODIFICACIÓN DE FASE DEL PROYECTO

Id Fase
IP Ingeniería para EIA Incluye Ingeniería de Perfil y Conceptual
IB Ingeniería para Capex Incluye Ingeniería Básica
ID Ingeniería de Detalle Incluye Planos de Fabricación
CM Construcción y Montaje Incluye Esquemas, Croquis, Planos Riggings, Moldaje y As-Built
PC Pre-comisionamiento Acta de Caminata, Punch List
Comisionamiento y Puesta en
PM
Marcha Incluye Carpetas TOP

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 18 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

6.3 CODIFICACIÓN DEL ÁREA DEL PROYECTO

CODIGOS WBS
Nivel
1 Nivel 2 Nivel 3
Área Subárea Instalación Descripción
0000 General
0100 Administración de Proyecto
0110 Ingeniería
0120 Administración (Control Proy., Control Doctos., Control Calidad, Coordiación)
0130 Abastecimiento
0140 Finanzas
0150 RRHH
0200 Sustentabilidad
0210 Medio Ambiente
0220 Comunidad
0230 Territorio
0240 Permisología y Seguimiento
0250 Normativa
0260 Seguridad y Salud
1000 Obras Marítimas Captación / Descarga
1100 Captación Agua de Mar
1110 Inmisario Submarino
1120 Torre de Captación
1200 Descarga de Salmuera
1210 Emisario Submarino
1220 Difusor de Salmuera
2000 Sentina y Cámara de Carga
2100 Sentina
2110 Sentina de Agua de Mar
2120 Filtro de Rejas y Bombas de Impulsión de Agua de Mar
2130 Edificio Químicos
2140 Sala Eléctrica
2150 Subestación Eléctrica
2160 Caminos, Estacionamiento, Accesos y Urbanización
2200 Cámara de Carga de Salmuera

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 19 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

2210 Cámara de Carga de Salmuera

3000 Tubería Inmisario y Emisario Terrestre
3100 Tubería Inmisario y Emisario Terrestre
3110 Inmisario y Emisario Terrestre
4000 Planta Desalinizadora
4100 Conjuntos Generales
4110 Edificio de Proceso
4120 Edificio de Reactivos
4130 Edificio de Remineralización, Bodega y Taller
4140 Edificio de Control, Laboratorio
4150 General Planta
4200 Sistema de Pretratamiento
4210 Instalaciones Pretratamiento
4220 Filtro de Cartuchos
4230 Neutralización y Salmuera
4240 Sala Eléctrica Pretratamiento
4300 Sistema de Osmosis Inversa
4310 Osmosis Inversa
4320 Limpieza Química y Desplazamiento
4330 Sala Eléctrica de Osmosis Inversa
4340 Edificio Osmosis Inversa
4350 Sistema Postratamiento
4400 Manejo de Agua Producto
4410 Estanque de Almacenamiento
4500 Sistema de Químicos Procesos
4510 Sistema de Químicos Procesos
4600 Edificio de Control
4610 Edificio de Control
4700 Servicios
4710 Obras Civiles
4720 Equipos de Distribución Eléctrica (Al nivel de MCC) & 13.8KV Switchgear Sala
4730 Obras Eléctricas
4740 Generador de Emergencia
4750 Sistema Control Planta
4760 Sistema HVAC

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 20 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

4770 Sistema Contra Incendios

4780 Telefonía, CCTV, Red de Data y Control de Personas
4790 Agua y Aire de Servicios
5000 Alto Voltaje
5100 Subestación Tap Off
5110 Subestación Tap Off
5200 Líneas de Transmisión Tap Off / Planta
5210 Líneas de Transmisión Subestación Tap Off a Planta
5300 Subestación Planta
5310 Subestación Planta
5400 Línea de Transmisión Soterrada
5410 Alimentación Eléctrica Soterrada
5510 Subestación Eléctrica Sentina
6000 Sistema de Impulsión de Agua
6100 Sistema de Bombeo
6110 Sala Eléctrica
6120 Estación de Bombeo
6200 Impulsión y Almacenamiento de Agua Producto
6210 Acueducto
6220 Sistema de Almacenamiento Final y Distribución
7000 Edificios Temporales - Infraestructura
7100 Instalación de Faena
7110 Instalación de Faena
7200 Caminos, Áreas de Estacionamiento, Áreas Verdes, Otros
7210 Caminos, Estacionamientos, Accesos y Urbanización
7220 Áreas Verdes
7230 Otros
8000 Servicios EPC
8100 Servicios EPC
8110 Servicios EPC

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 21 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

6.4 CODIFICACIÓN TIPO DE DOCUMENTO

Id Descripción
ADM Administración
CYF Contabilidad y Finanzas
DOC Documento Comunidad
DOM Documento Medio Ambiente
DOT Documento Técnico
TER Liberación de Tierra
NOR Norma
PYS Permiso
ABT Procurement
DOS Seguridad

6.5 CODIFICAICIÓN DEL SUBTIPO DE DOCUMENTO

Id Descripción

DOT Documento Técnico

ACT Acta
CER Certificado
CDD Criterio de Diseño
CUB Cubicaciones
ETE Especificaciones Técnicas
EST Estudios
FDC Filosofía de Control
HDD Hoja de Datos
ITE Informe Técnico
LIS Listado
MAN Manual, Catálogo
MAP Mapa
MDC Memoria de Cálculo
PLN Plano
PID Plano P&ID
AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 22 de 30
Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

PLO Protocolo
REG Registro
SKT Sketch

ADM Administración

ACT Acta
AUD Auditoría
CAP Capacitación
CTA Carta
CER Certificado
ESC Escritura
FOR Formulario
FOT Fotografía
IDA Informe de Avance
IDC Informe de Costos
INS Instructivo
LIS Listado
LOG Logo
MDR Minuta de Reunión
ORG Organigrama
PPS Presentación
PTO Presupuesto
PCA Politicas
PRO Procedimiento
PRG Programa
PLO Protocolo
PUB Publicación

ABT Procurement

ACT Acta
ADO Acuerdo
BAA Bases Administrativas
BMP Bases de Medición y Pago
BAG Bases Generales
AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 23 de 30
Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

BAT Bases Técnicas

BLA Bill Of Landing
BOL Boleta
BDG Boleta de Garantía
CTA Carta
LOA Carta de Adjudicación
LOR Carta de Recomendación de Adjudicación
CTT Contrato
COT Cotización
EDP Estado de Pago
EVT Evaluación Técnica
EVE Evaluación Económica
FAC Factura
FOR Formulario
GDD Guía de Despacho
IAP Instrucciones a los Proponentes
PKL Lista de Embarque
MOU Memorandum de Entendimiento
NDC Nota de Crédito
HES Nota de Recepción
ODB Orden de Cambio
ODC Orden de Compra
SDC Solicitud de Cambio
SCO Solicitud de Cotización
SDP Solicitud de Cambio

CYF Contabilidad y Finanzas

ACT Acta
CTA Carta
CDC Contrato de Crédito
CDI Contrato de IVA
FOR Formulario
FDP Formulario de Pago

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 24 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

GAR Garantía
IDC Informe de Costo
IDG Informe Financiero
LSG Leasing
MOF Modelo Financiero
PRA Presupuesto Anual
SWP Swap

DOM Documento Medio Ambiente

ACT Acta
ADE Adenda
AAA Anexo Adenda
ADA Anexo DIA
AEA Anexo EIA
CTA Carta
CDP Consulta de Pertinencia
DIA Declaración Impacto Ambiental
EST Estudio
EDM Estudio de Modelación
EIA Estudio Impacto Ambiental
EXP Expediente de Permiso
INF Informe
ICS Informe Consolidado
IPA Informe Prefactibilidad Ambiental
ITA Informe Técnico Ambiental
LBA Línea Base
MAP Mapa
MTZ Matriz
OEX Opinión Experta
ORD Ordinario
PLN Plano
REG Registro
RAM Registro Ambiental

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 25 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

RCA Resolución Calificación Ambiental

DOC Documento Comunidad

ADR Acta de Reunión

ADO Acuerdo
CTA Carta
INF Informe
INS Instructivo
MAP Mapa
PCO Plan Comunitario
PLN Plano
PPS Presentacion
PLO Protocolo
PYS Proyecto Social
PUB Publicación

TER Liberación de Tierra

ACY Acta
AXO Anexo
CTA Carta
CER Certificado
DTO Decreto
ESC Escritura
EST Estudio
INF Informe
MJU Mandato Judiciald
MAP Mapa
PLN Plano
PPD Propiedad
RES Resolución
SRB Servidumbre

PYS Permisos

ACT Acta

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 26 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

ADI Acta de Inspección

CTA Carta
CER Certificado
EDM Estudio de Modelación
EXP Expediente de Permiso
FOR Formulario
INF Informe
IDM Informe de Monitoreo
IDE Informe de Seguimiento
MTZ Matriz
ORD Ordinario
PNT Planimetría
REG Registro
RSE Registro Sectorial
RES Resolución
RDP Resolución de Permiso

NOR Norma

ACT Acta
CTA Carta
CER Certificado
DSU Decreto Supremo
ESC Escritura
IJU Informe Jurídico
LEY Leyes
NOR Normas

DOS Seguridad

ACT Acta
ART Análisis de Riesgo de Trabajo
ADS Auditoría de Seguridad
CTA Carta
ICS Informe Condiciones Subestandares
IOA Informe de Investigación de Accidentes
AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 27 de 30
Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

IOP Informe de Observaciones Planeadas

MTZ Matriz
IMS Informe Mensuales de Seguridad
PDS Políticas de Seguridad
PGR Programa de Gestión de Riesgo

CODIFICACIÓN DE LA ESPECIALIDAD O DISCIPLINA

Id DESCRIPCIÓN
Disciplina Ingeniería
AN Andamios
AR Arquitectura
Civil (Hormigón, Camino, Vialidad, Movimiento de
CI
Tierra)
EL Electricidad
ES Estructural
HI Hidraúlica
HD Hidrología
IC Instrumentación y Control
MA Marítima
ME Mecánica
MS Mecánica de Suelo
MO Moldaje
PI Piping
PC Procesos
RI Rigging
OS Sanitaria
SA Sistemas Auxiliares
TP Topografía/Geomensura
UR Urbanística
Disciplina Administrativa
AQ Arqueología
BI Biología
CF Cartografía
CT Contabilidad
FI Finanzas
GM Gestión Ambiental
AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 28 de 30
Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

CO Gestión Comunitaria
GC Gestión de Contrato
PE Gestión de Permiso
RH Gestión de Personas
GP Gestión de Proyecto
GO Gestión Operaciones
GT Gestión Territorial
LE Legal
LG Logística y Bodega
PR Prevención de Riesgo

CODIFICACIÓN DE CORRELATIVO

Número Correlativo
0001
0002
0003
0004
0005
000N

6.6 CODIFICACIÓN DE CORREOS

Id Tipo de Correo
LTT Carta
TRN Transmisión
NTM Notificación de Reunión
NT Notificación
SI Instrucción de Obra
ENINS Instrucción de Ingeniería
RIF Solicitud de Información
RSR Respuesta a Solicitud de Información
PIN Invitación
UTC Utiliy Coordination

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 29 de 30

Procedimiento de Gestión Documental-Aconex
Proyecto Aconcagua

LTT: Este tipo de correo es para enviar una carta como documento adjunto. Es importante
que en el asunto del correo se escriba el código de la carta, y seguido una breve reseña
del contenido.

TRN: Este tipo de correo corresponde a una Transmisión, equivalente al “Trasmittal”, y se

utiliza para enviar un documento a cualquier usuario de una organización en particular que
esté dentro del proyecto en Aconex. Dicha transmisión, contiene, además, detalles del
documento, como: Revisión, Fecha, Tipo de Documento, etc.

NTM: Este tipo de correo se utiliza para la Notificación de Reunión.

NT: Este tipo de correo se utiliza para notificar temas que deban ser de conocimiento de
todos los participantes del proyecto.

SI: Este tipo de correo se utiliza para emitir una instrucción del Libro de Obra, una
Observación ITO o una Instrucción Jefe de Obra o del Administrador del Contrato.

ENINS: Este tipo de correo se utiliza para emitir una instrucción de ingeniería

RFI: Este tipo de correo se utiliza para solicitar información técnica al área de ingeniería o
mandante por parte del área de construcción; este tipo de correo es conocido también
como “Request for Information”.

RSR: Este tipo de correo se utiliza para responder a una RFI.

PIN: Este tipo de correo se utiliza para invitar a un usuario al proyecto.

UTC: Este tipo de correo se utiliza para coordinación general de actividades.

AP01-IB-0120-ADM-PRO-GP-0001 REV.6 Página 30 de 30