PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
• Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia en Organización de Archivos.
• Código del Programa de Formación:
• Nombre del Proyecto: aplicación de los procesos archivísticos de gestión, trámite y organización
documental para el mejoramiento de la prestación de servicio, el acceso, transparencia y protección
de la información
• Fase del Proyecto: Fase 1. Análisis
• Actividad de Proyecto: Reconocer el contexto empresarial para identificar el modelo corporativo de
la Gestión Documental.
• Competencia: Trámitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa.
• Resultados de Aprendizaje a Alcanzar:
• RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo
en cuenta la política institucional y la normativa.
• RAP 03-Elaborar documentos teniendo en cuenta normas técnicas colombianas, gramaticales,
sintaxis, y de política institucional.
• Duración de la Guía: 80 horas.
2. PRESENTACIÓN
Amigo aprendiz.
Esta es la primera guía de su proyecto formativo denominado aplicación de los procesos archivísticos de
gestión, trámite y organización documental para el mejoramiento de la prestación de servicio, el
acceso, transparencia y protección de la información, el cual se dará herramientas para desarrollar sus
habilidades entorno a la producción, gestión, trámite, archivo, prestación de servicios de información, todo
basado en el uso de la tecnología, con criterios normativos, para que usted al llegar al mundo laboral sepa
desempeñarse con ética y destreza en los archivos con el fin de garantizarle a los usuarios de su entidad los
derechos y ellos puedan satisfacer sus necesidades de información.
En coherencia, esta guía está orientada a contextualizar la producción, gestión, trámite y organización de los
documentos de archivo y los requerimientos de la Unidad de Correspondencia existentes en las
organizaciones. Lo anterior, con el fin de identificar el nivel de concordancia entre el Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, el Programa de Gestión Documental de la Entidad, los parámetros establecidos de la
organización documental y el Acuerdo 060 del AGN.
Esta actividad cobra vital importancia, en la medida que se adquiere los conceptos técnicos profesionales y
concientiza al aprendiz sobre los beneficios recibidos por la Entidad, al contar con la misma, es decir, con un
adecuado tramite de las comunicaciones; tanto internas como externas, ya que le permite a la organización
ser más óptima, eficiente, controlada y racionalizadora en el manejo de sus procesos y recursos, en materia
de Gestión Documental.
De igual manera la Producción de Documentos es necesaria en todos los ámbitos de los procesos
administrativos y archivísticos, ya que estos dejan evidencia de cada situación planteada por la organización,
sus clientes y /o usuarios.
Por tal motivo, la escritura es la carta de presentación de las empresas y la buena comprensión de ésta
permite que la comunicación sea efectiva en miras de una productividad organizacional.
GFPI-F-135 V01
Por ende, el aprendiz podrá con esta competencia, desarrollar habilidades para la escritura, el análisis y la
digitación de diferentes documentos requeridos por las organizaciones con base en la Norma Técnica
Colombiana; para así, poder liderar procesos en la elaboración de guías y plantillas documentales, además
de la identificación de éstos.
Por lo anterior, lo invitamos a realizar las actividades propuestas para el desarrollo de su proyecto formativo
y en lo que respecta a esta guía lograr el objetivo propuesto, contextualizar la gestión, trámite y archivo de los
documentos en las organizaciones.
¡Sea bienvenido! y recuerde que cuenta con sus instructores
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Respetado aprendiz, es
importante entender la
incidencia de los trámites
en la organización de los
documentos de archivo.
3.1 Actividad de reflexión inicial:
Identificar la importancia del trámite y organización de documentos de archivo, reconociendo las diferentes
comunicaciones y documentos que se reciben y gestionan en las Entidades, como garante de las actuaciones
administrativas y los derechos de los ciudadanos y cómo las matemáticas pueden ser una herramienta para
la misma gestión.
Descripción de la actividad 1(Actividad individual):
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa. En forma individual, observe las siguientes imágenes
Fuente: La continuidad de la absurda burocracia, a pesar de la alternancia. Publicado en enero
14, 2016 Por Gabriel Torres. Caricatura de Quino
Fuente: El blog de Ricky, El Colombiano
o ¿Qué ideas que les suscitan cada una de las imágenes en relación con los resultados de aprendizaje
a desarrollar en esta guía?. ¿Existe alguna relación? Unifique ideas para socializar en plenaria.
GFPI-F-135 V01
Descripción de la actividad 2(Actividad individual): FORO DE DISCUSIÓN
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
o En forma individual lea el siguiente texto.
En la Alcaldía del municipio Valle del Nus, se convoca a una reunión por parte del alcalde, asistieron todos
los funcionarios de oficina que tiene que ver con la gestión de documentos. Allí les expresó a todos, su
preocupación por el aumento de las demandas y tutelas que han llegado a esta entidad, debido a los retrasos
en las respuestas que se le deben dar a los ciudadanos y al vencimiento de los términos para responder a
otras entidades que hacen requerimientos; así mismo, evidencia la preocupación por los proyectos y ayudas
que han perdido debido a esta situación.
En la reunión se exponen los siguientes casos:
• Las comunicaciones oficiales que ingresan y salen en la entidad no son recibidas de manera
centralizada, lo que hace que cada dependencia reciba estas comunicaciones de forma
independiente.
• Las comunicaciones que salen de la entidad se elaboran de acuerdo con el parecer de cada
secretaria de la oficina, no existe un criterio unificado; muchas veces hasta ellas misma firman
estos documentos, cuando no está el jefe de cada secretaría.
• No se tiene claridad de la fecha exacta del trámite de los documentos, puesto que no se lleva
la trazabilidad y los controles que permitan verificar el recibo o envío de estos documentos,
tanto en los que se reciben y envían a otras entidades.
• Los documentos que se reciben por medios electrónicos se pierden, pues en los funcionarios
no existe la cultura de conservar la información es estos medios.
o Con base en el texto anterior responda a los siguientes interrogantes:
• ¿Qué importancia tiene controlar los documentos de una institución?
• ¿Por qué es necesario normalizar los procesos y procedimientos en la Entidades y como garantiza
esto el acceso a la información?
• ¿Cuál es el papel de los archivistas en la recepción, trámite y seguimiento a la información que
llega a las entidades?
• ¿Cómo se pueden garantizar los derechos humanos en la tramitación de los documentos que
se reciben en la unidad de correspondencia?
• ¿Por qué́ es importante conocer las funciones de las oficinas productoras y qué incidencia tiene
esto en el trámite?
• ¿Cómo afecta el proceso de organización de un archivo una inadecuada gestión de los
documentos?
Subir sus respuestas al Foro de Discusión que encuentra en el LMS Territorium según indicaciones
del Instructor.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
AA 1-Descripción de la actividad 3(Actividad Individual): Archivística, documento y documento de archivo
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
GFPI-F-135 V01
o En sesión presencial y/o remota de la formación, usted deberá contextualizar la competencia de
acuerdo con el que hacer archivístico, por lo tanto, deberá responder a los siguientes interrogantes,
con base en la lectura del documento: Archivística, documento y documento de archivo. Autor
Francisco Fuster Ruiz.
1. ¿Qué es un documento?
2. ¿Es igual un documento a un documento de archivo?
3. ¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?
4. ¿Todo lo que da información se constituye en un documento?
5. ¿Cuál es el rol como archivistas en la custodia y la responsabilidad con la información?
6. ¿Porque son importantes los archivos en las organizaciones?
7. ¿Cuáles son los objetivos principales de la archivística?
Redactar sus respuestas en un documento y subala al LMS según indicación del Instructor.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.
Reconocer el contexto normativo y teórico para el trámite, organización de documentos en los archivos de
gestión de acuerdo con los lineamientos archivísticos.
AA 2-Descripción de actividades 1(Actividad Individual):Cuestionario y Mapa conceptual”Unidad de
correspondencia”.
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
Fuente: https://stock.adobe.com/ Construcción: propia
o Consulte en la página del Archivo General de la Nación los conceptos archivísticos 1relacionados en
el Acuerdo 027 de 2006 y el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, para esto deberá
consultar los siguientes términos relacionados con la tramitación de documentos: documento,
documento de archivo, correspondencia, comunicación oficial, trámite de documentos, registro de
comunicaciones, radicación de comunicaciones, copia, original, minuta, borrador, documentos de
archivo, acceso a la información, derechos y deberes.
1
Consulte esta página, la normatividad del archivo general de la nación https://normativa.archivogeneral.gov.co/
GFPI-F-135 V01
Con lo anterior, construye un glosario en la plataforma en el wiki que su instructor (a) ha diseñado
o Identifique a través de los documentos de apoyo presentados por el instructor (a) todo lo relacionado
a los caracteres de los documentos, características de los documentos y clasificación de los
documentos, y de acuerdo con esto presentar en forma individual el taller de caracteres,
características y clases de documentos de archivo.
o Con base en la consulta realizada en las actividades anteriormente descritas en relación con el
concepto de unidad de correspondencia, consulte en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de
la Nación (AGN). En esta norma debe ubicar el concepto relacionado con la unidad de
correspondencia, a partir de esta consulta deberá responder los siguientes interrogantes y con base
en las respuestas deberá presentar un mapa conceptual2. ¿qué es la unidad de correspondencia?
¿Dónde debe quedar? ¿Qué servicios presta? ¿Con que recursos, equipos, materiales y elementos
debe contar? ¿Qué clase de documentos puede recibir?
Redactar sus respuestas en un documento y subala al LMS según indicación del Instructor.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
Descripción de la actividad 1 (Actividad individual):
RAP 03-Elaborar documentos teniendo en cuenta normas técnicas colombianas, gramaticales, sintaxis, y de
política institucional.
o Identifique las cualidades del texto escrito para una óptima elaboración e interpretación enfocadas en
los documentos que se originan de las organizaciones teniendo en cuenta la norma y la Guía Técnica
Colombiana (GTC 185) La GTC 185 se desarrollará a lo largo de la formación de la competencia.
o Participe en Exposición magistral “Cualidades del texto escrito” trabajado por el instructor.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
Descripción de la actividad 2 (Actividad individual):
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa. Observe el video:
ARCHIVISTICA 1
https://www.youtube.com/watch?v=xIQOoqbE_7o
También puede acceder al video por medio
de este código QR
Para leer el código QR puede descargar en
su celular la aplicación QR DROID
2
Consulte este documento como orientación para elaborar el mapa conceptual http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf
GFPI-F-135 V01
o Conteste las siguientes preguntas:
• ¿Quiénes fueron los archiveros?
• ¿Qué habilidades tenían los archiveros?
• ¿Cuáles eran las civilizaciones más antiguas del mundo?
• ¿Qué dio origen a los archivos, según el video?
• ¿A qué época se remonta la palabra archivo?
• En el siglo XIX el archivero era considerado como: __________.
• ¿Cómo se presenta la Conservación en el siglo XX?
• ¿Cuál es la finalidad de la conservación?
• ¿Cuál fue la recomendación del Congreso Histórico Municipal Interamericano 1942 Cuba?
• ¿En qué década comenzaron los países latinoamericanos a gestionar la aprobación de una
legislación moderna que creara los sistemas nacionales de archivo?
o Reconoce los antecedentes históricos de la archivística e información referente a la evolución histórica
de la archivística e introducción a las ciencias de la información en especial la Archivística; para esto
deberá leer el texto “los archivos y la archivística: evolución histórica y actualidad”. Concepción de
Mendo Carmona.
o Con base en el video presentado, elabore un mapa mental3.
o Consulte la Ley General de Archivos4 (Ley 594 de 2000) las definiciones, categorización de los archivos,
el ciclo vital de los documentos de archivo, los valores primarios y secundarios y participe en clase
presencial de las explicaciones dadas por el instructor. Con base en el conocimiento adquirido presente
ejercicios prácticos que permitan evidenciar los conocimientos adquiridos.
o Averigüe los conceptos básicos sobre fondo, tipos de fondo, sección, subsección, series, subseries,
unidades documentales, expedientes, unidades documentales simples y complejas, principios
archivísticos.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
3.3 Actividades de Apropiación
Reconocer el contexto normativo y teórico para el trámite y organización de documentos en los archivos
de gestión de acuerdo con los lineamientos archivísticos.
Descripción de la actividad 1 (Actividad individual):
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
Estudiar documentos que permitan conocer las teorías sobre empresa y proceso administrativo, con el
propósito de reconocer la aplicación de los procesos administrativos en las organizaciones. De acuerdo con
esto, defina y analice:
3
Consulte este documento como orientación para elaborar el mapa mentall http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf
4
Consulte esta página, la normatividad del archivo general de la nación https://normativa.archivogeneral.gov.co/
GFPI-F-135 V01
• Concepto de empresa y características
• Clasificación de las empresas.
• Concepto de proceso administrativo
• Actividades del proceso administrativo.
AA 3-Descripción de la actividad 2 (Actividad individual):Documentos GTC-185-SOPA DE LETRA
RAP 03-Elaborar documentos teniendo en cuenta normas técnicas colombianas, gramaticales, sintaxis, y de
política institucional.
o Identifique en la Guía Técnica Colombiana (GTC 185) mediante la elaboración de los siguientes
documentos.
• Cartas comerciales
• Circulares
• Memorandos
• Actas
• Informes
• Certificados y constancias.
Es de observar, durante el transcurso de la formación se hará énfasis en la terminología y la entrega
de los documentos que se irán viendo como productos del aprendizaje. Diseñar y entregar resalatada
la solución de una SOPA DE LETRA con los términos relevantes de la Norma GTC-185 y adjunte un
ejemplo de los documentos arriba señalados,según indicación final del Instructor.
Redactar sus respuestas en un documento y subala al LMS según indicación del Instructor.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
Descripción de la actividad 3 (Actividad grupal):
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
o Revisa y analiza el acuerdo 060 de 2001, con el propósito de identificar el rol del archivista en la
recepción, distribución y seguimiento a los peticiones y comunicaciones que reciben las entidades a
través de las unidades de correspondencia. De acuerdo con esto, defina:
• La importancia de los trámites administrativos en la gestión de la información de las
organizaciones.
• Reconocer los flujos de información que se dan en las áreas administrativas de las entidades
y como estas tienen relación con la norma analizada; para esto prepara exposición las
funciones de las oficinas o unidades administrativas asignadas por el instructor (a), con el fin
de analizar los tipos de documentos que se generan e identificar los trámites.
(Comunicaciones empresariales, resoluciones, edictos, impuestos, prestación de servicios,
tramites ciudadanos, derechos de petición, acciones constitucionales)
GFPI-F-135 V01
Descripción de la actividad 4(Actividad grupal):
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
o Realiza una visita a la empresa (empleadora, patrocinadora o la designada por el instructor (a) y observe
la aplicación de los conceptos vistos en las competencias técnicas mediante diferentes técnicas de
recolección de datos suministrada por el instructor (a)
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
Descripción de la actividad 6(Actividad individual):
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
o Interpreta la estructura orgánico-funcional de la entidad mediante la identificación de las diferentes
agrupaciones documentales y su relación con las funciones administrativas:
• Fondos documentales
• Líneas staff
• Secciones documentales
• Subsecciones documentales.
A partir de lo anterior, debe diseñar y presentar bocetos de diferentes estructuras orgánico-funcionales,
tome por ejemplo los organigramas de las empresas patrocinadoras, empleadoras o las que considere
útil para su aprendizaje.
Descripción de la actividad 7(Actividad grupal):
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
o Realiza una visita a la empresa (empleadora, patrocinadora o la designada por el instructor (a) y observe
la aplicación de los conceptos vistos en las competencias técnicas mediante diferentes técnicas de
recolección de datos suministrada por el instructor (a)
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
3.4 Actividades de Transferencia de Conocimiento
Presentar resultados de observación de acuerdo con el contraste realizado entre la conceptualización,
normativa de gestión, trámite y organización de archivos mediante el uso de las matemáticas.
Descripción de la actividad 1 (Actividad grupal) :Plenaria.
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
GFPI-F-135 V01
Presenta la Ficha de Observación de Contexto Organizacional en la cual se evidencia la aplicación de las
actividades para la gestión y tramite de los documentos teniendo en cuenta la normativa y las políticas
institucionales, los flujos de información y la generación de documentos de la empresa visitada, mediante
argumentación oral ante plenaria.
Descripción de la actividad 2 ( Actividad individual):Ensayo AGN
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
Realiza un ensayo de los aspectos más importantes del video
o ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
o https://www.youtube.com/watch?v=cv0nbyLe8ds
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
AA 4-Descripción de la actividad 3(Actividad individual): Aspectos relevantes Archivo en Colombia -
Línea de Tiempo Archivística.
RAP 01-Interpretar el procedimiento para la gestión y trámite de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta la política institucional y la normativa.
o Observe los videos In Vitro - Archivística Parte 1 y 3 en los siguientes enlaces:
https://www.youtube.com/watch?v=3QpWBxrAKmk (parte 1)
https://www.youtube.com/watch?v=vEH9RcBYLVY&t=127s (parte 3 )
Responder ¿Cuáles son los aspectos relevantes de los archivos en especial en Colombia?
o Presentar una línea del tiempo5 (infograma)en donde evidencie los diferentes momentos de la
archivística en el transcurso de la historia. Redactar sus respuestas en un documento y subala al LMS
según indicación del Instructor.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
Descripción de la actividad 4 (Actividad Individual):
RAP 03-Elaborar documentos teniendo en cuenta normas técnicas colombianas, gramaticales, sintaxis, y de
política institucional.
o Combine correspondencia. Teniendo en cuenta los archivos del material de apoyo, los manuales en línea
y las orientaciones dadas por el Instructor (a), realice la combinación de correspondencia, creando el
documento principal, la base de datos y el documento combinando
Descripción de la actividad 5( Actividad individual):
RAP 03-Elaborar documentos teniendo en cuenta normas técnicas colombianas, gramaticales, sintaxis, y de
política institucional.
o Transcriba, por medio de un dictado, aplicando normas de digitación y ortografía, después hacer el
cotejo de la transcripción con el documento original, aplicando los signos de corrección pertinentes.
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental Y/O Ambiente remoto de aprendizaje.
Materiales: video Beam, Dispositivo(PC, Portatíl, Tablet, móvil con servicios en línea)
5
Consulte este documento como orientación para elaborar el gráfico http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf
GFPI-F-135 V01
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Conocimiento: Conocimiento:
- Interpreta la estructura - Interpreta la estructura Técnica: Organizador de
orgánico-funcional de la orgánico-funcional de la información:
entidad. entidad. Identifica las
- Identifica las diferentes diferentes clases de Instrumento: organizadores
clases de archivo. archivo de acuerdo con gráficos (mapa conceptual, línea
- Reconoce los la misión institucional. de tiempo)
antecedentes históricos e - Socializa los
introducción a las ciencias antecedentes históricos
de la información en e introducción a las Técnica: Pregunta para la
especial la Archivística ciencias de la argumentación oral
- Relaciona las ciencias información. Identifica y
auxiliares de la relaciona las ciencias Instrumento: Cuestionario
archivística. auxiliares de la
- Distingue la normativa del archivística. Interpreta Desempeño:
proceso de producción, la actividad archivística
Técnica: Observación
gestión y trámite. a través del tiempo.
levantamiento y análisis
- Identifica los diferentes - Distingue la normativa
información para la elaboración de
tipos de textos del proceso de
la Ficha de Observación de
producción, gestión y
Evidencias de Desempeño: Contexto Organizacional
trámite en relación con
la normativa vigente, las Instrumento: Lista de chequeo
- Diseña bocetos sobre
normas colombianas y
estructuras orgánico-
las políticas Producto:
funcionales.
institucionales.
- Plantea ecuaciones de Técnica: observación de la Ficha
- Distingue la normativa
primer grado de observación organizacional
del proceso de
- Plantea reglas de tres
producción, gestión y
- Resuelve ecuaciones Instrumento: Lista de chequeo
trámite en relación con
- Calcula perímetros, áreas
la normativa vigente, las
y volúmenes
normas colombianas y
- Representa un conjunto
las políticas
de datos.
institucionales.
- Aplica normas
- Reconoce la norma
ortográficas en la
técnica Colombiana
producción de
para la elaboración de
documentos
documentos. Identifica
- Participa en redes
normas ortográficas, la
sociales, de acuerdo con
gramática, la sintaxis,
las necesidades de
puntuación y normas
comunicación.
técnicas, en la
GFPI-F-135 V01
Evidencias de Producto: producción de
documentos.
- Diagnóstico sobre el
estado de la producción,
gestión y trámite de Desempeño:
documentos al interior de
la organización. - Aplica la estructura
- Presenta documentos con orgánico- funcional para
calidad. la identificación de su
- Elabora textos con posición dentro de la
estructuras textuales organización.
básicas - Aplica normas
- Entrega textos con ortográficas en la
cohesión y coherencia producción de
- Presenta documentos, documentos de acuerdo
mensajes y textos con el direccionamiento
electrónicos estratégico de la
organización, la
gramática, la sintaxis,
puntuación y normas
técnicas de
presentación.
- Emplea para la
producción de textos
normatividad vigente.
Producto:
- Diagnóstica el estado de
la producción, gestión y
trámite de documentos
al interior de la
organización, de
conformidad con la
normativa vigente, las
normas colombianas y
las políticas
institucionales
- Presenta documentos
debidamente revisados,
teniendo en cuenta las
normas gramaticales,
técnicas y de calidad y
políticas institucionales.
GFPI-F-135 V01
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.
Diplomática documental: disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos
conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos
documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras
a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Distribución documental: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento borrador: documento provisional previo al original.
Documento copia: ejemplar de un documento cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan y que
cumplen el objetivo para el cual fue destinado.
Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada debido
a sus actividades o funciones.
Documento dispositivo: abarca la identificación y descripción de las series de documentos, el
establecimiento de programas de retención y disposición de documentos de valor permanente a los archivos.
Documento facilitativo: documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas
las entidades.
Documento inactivo: documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento minuta: bosquejo (transcribir) o esquema de asuntos que se volcán al original.
Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y
efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen.
Gramática: ciencia que estudia los elementos de una lengua y sus combinaciones.
Morfosintaxis: es el conjunto de elementos y reglas que permiten construir oraciones con sentido y carentes
de ambigüedad mediante el marcaje de relaciones gramaticales, indexaciones y estructura jerárquica de
constituyentes sintácticos. Incluye la morfología y la sintaxis, dos componentes de la gramática que, por
utilidad didáctica y conceptual, se analizan por separado; sin embargo debe tomarse en cuenta que en
realidad son dos unidades indesligables.
Norma: regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades
GFPI-F-135 V01
NTC: norma técnica colombiana para la elaboración de documentos comerciales.
Semántica: perteneciente o relativo a la significación de las palabras
Sintaxis: parte de la gramática que enseña a coordinar y unir las palabras para formar las oraciones y
expresar conceptos
Texto: enunciado o conjunto coherente de enunciados orales o escritos
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento
de su función administrativa hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y
utilización.
Valor primario: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta
que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor secundario: cualidad atribuida a aquellos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben
conservarse en un archivo.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un
número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Arya, J. y Larner, R., 1992. Matemáticas aplicadas a la Administración. Economía, Ciencias Biológicas y
Sociales. Prentice Hall Hispanoamericana. Méjico.
Bressan, J. C. & Ferrazzi de Bressan, A. E.(1995). Cuadernos UADE 68: El cálculo mediante ejercicios.
Buenos Aires: Ediciones UADE.
Colombia, C. d. (17 de octubre de 2012). Alcadía de Bogotá. Obtenido de Alcaldía de Bogotá:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981
Colombia, M. d. (19 de Julio de 2016). Ministerio de justicia. Obtenido de Ministerio de justicia:
http://www.minjusticia.gov.co/Portals/0/Normatividad/19.%20DERECHO%20DE%20PETICION%20
VERBAL%20%20DECRETO%201166%20DEL%2019%20DE%20JULIO%20DE%202016.pdf
GFPI-F-135 V01
NACIÓN, A. G. (29 de 10 de 2001). ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Recuperado el 2015, de
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: WWW.ARCHIVOGENERAL.GOV.CO
NACIÓN, A. G. (2003). GUIA APRA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES .
BOGOTA D.C
REPUBLICA, C. D. (17 de 02 de 2014). ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Obtenido de ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN: WWW.ARCHIVOGENERAL.GOV.CO
TEMIS, C. D. (2014). CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA. BOGOTA D.C : EDITORIAL TEMIS S.A.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Norma Lucía Jiménez Instructora CGTS, Cali 17 de octubre de 2018
Benavides
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es) Andrés Felipe Vásquez Instructor Centro de 14 Actualización de
Zapata Comercio, agosto actividades y
Medellín. de contenidos de la
2019 guía.
Somny Marín Flórez Instructora Centro de 31 de Actualización de
Comercio, agosto actividades y
Medellín de contenidos de la
2019 guía.
Adolfo León Goméz Instructor CCYS 3 de Actualización de la
Reg.ATLCO. agosto guía.
de
2020
GFPI-F-135 V01
