UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA JUDICIAL RODRIGO LARA BONILLA EJRLB

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO CSJ – UNAD 188 DE 2.013

PROGRAMA SERVIDOR JUDICIAL DIGITAL

CURSO e – SERVIDOR JUDICIAL

UNIDAD 5
Almacenamiento de la Información Judicial Digital

Lección No.1: Digitalización De La Información:

Partiendo de la definición registrada en la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos que se ocupa de determinar las directrices
generales para el manejo de la gestión documental, se tiene que los Principios Generales que rigen la función archivística son los
siguientes:

“Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por
 lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad
de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del
ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.

 Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente
parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

 Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información
institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

 Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los
particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

 Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y
coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como
parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios
Fundamentales de la Constitución Política.
  Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el
acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.

 Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes
dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

 Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información,
estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

 Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

 Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la
naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

 Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución
Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano1.

Estos principios resultan de interés teniendo en cuenta que el proceso debe quedar registrado en cualquier medio de
almacenamiento que asegure su consulta y recuperación, por lo que en sede del proceso digital surge importante conocer que estos

1
Congreso de la República de Colombia. Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos Artículo 4º Principios Generales. Bogotá D.C.
principios deben ser aplicados indistintamente en donde se registren las actuaciones, es decir, siempre se debe garantizar que la
información pueda llegar a ser consultada nuevamente y en cualquier tiempo.

En los entornos de trabajo, un porcentaje muy importante de la información de que se maneja, se hace a través de documentos.

La implantación masiva de herramientas de producción electrónica de documentos, le da un nuevo enfoque a la gestión documental,
por este motivo el despacho judicial debe permitir la agilización del trabajo cotidiano, la accesibilidad, búsqueda y consulta de la
información. Por este motivo nació la necesidad de la digitalización de los documentos con el objetivo de preservar la memoria física
del documento, para ser consultado a la mayor brevedad posible.

La digitalización de documentos consiste en el proceso de convertir un documento o imagen de un papel, a una imagen o
documento que puede ser reconocida en su totalidad por un computador. La digitalización como tal, comprende la operación de
transformar algo físico en una realidad digital.

“Tipos de Digitalización:

 Retrospectiva: Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin
tener que eliminar los documentos originales.

 Sistemática: Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se puede convertir en
una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de digitalización se usa en las
organizaciones que tiene el sistema de gestión de documentos electrónicos.
 ¿Por qué Digitalizar?

La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, la localización de estos, su archivo, el manejo de la información que
contiene para la toma de decisiones. Etc. Requieren de una solución que permita estructurar la información con documentos de diferentes
formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual, de manera que se puede recurrir a su
contenido de una manera más fácil y oportuna.

Beneficios:

Los beneficios que ofrece la tecnología, se convierten en una necesidad en la era de la información y del conocimiento. En todas las
entidades, con el fin de brindar eficientes y eficaces servicios y de esta manera se verá reflejado en:

Consulta documental:

 Eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

 Consultas simultaneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.
 Incremento de la productividad personal.
 Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos a
diferencia del papel.
 A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo 2.

2
Vélez, A., Bohórquez, Y., Salas, F., Maldonado, C. & González, L. (2010), Digitalización de Documentos eje temático No. [Link] el día 5 de Enero del 2014:
[Link]
Cambio Cultural

 Se Elimina la Cultura de las Fotocopias, y los archivos personales dentro del escritorio.
 Se comparten los documentos digitales, a través de la Red o de CD`s, NO A TRAVES DE FOTOCOPIAS.
 Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar el papel.
 SEGURIDAD: Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
 Seguridad a nivel documento, con esto los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.

Proceso de la Digitalización:

 Los procesos: Preparación de Documentos, Proceso de Escaneo, indización de documentos, grabación de imágenes.
 Preparación de documentos En esta fase se realiza, las siguientes operaciones:
 Se considera la situación legal del documento.
 Se elimina los de sobres.
 Se extraen los documentos de carpetas o fundas.
 Se expurgan la documentación anexa.
 Se eliminan las grapas u otros elementos extraños.
 Se clasifican por tipología documental.
 Se crean lo lotes de trabajo.
  Obtención de las imágenes: Una vez realizado los pasos anteriores se procederá a la digitalización de los documentos, mediante
escáneres, que según las necesidades de trabajo serán de: Alta Resolución, A0 Planos, Verticales, para documentos encuadernación
en libros, doble cara, color3”.

3
Vélez, A., Bohórquez, Y., Salas, F., Maldonado, C. & González, L. (2010), Digitalización de Documentos eje temático No. 4. Consultado el día 5 de Enero del 2014:
[Link]
 Lección No. 2: Medios De Almacenamiento:

“Los dispositivos de almacenamiento por medio óptico: son los más utilizados para el almacenamiento de información multimedia,
siendo ampliamente utilizados en el almacenamiento de películas, música, etc. A pesar de eso también son muy utilizados para el
almacenamiento de información y programas, siendo especialmente utilizados para la instalación de programas en las computadoras.

Ejemplos de dispositivos de almacenamiento por medio óptico son los drives de CD-ROM (lectoras de CD), CD-RW (grabadoras de
CD), DVD-ROM (lectoras de DVD), DVD-RW (grabadoras de DVD) y los distintos combos lectoras y grabadoras de CD y DVD4.

4
Dispositivos de almacenamiento por medio óptico. Consultado el día 6 de Enero del 2014: [Link]
[Link].
  Los dispositivos de almacenamiento por medio Electrónico: Este tipo de dispositivos de almacenamiento es el más reciente y el que más
perspectivas de evolución de desempeño en la tarea de almacenamiento de información tiene. Esta tecnología también es conocida
como memorias de estado sólido o SSDs (Solid State Drive) porque no tienen partes móviles, sólo circuitos electrónicos que no

necesitan moverse para leer o grabar información5

5
Dispositivos de almacenamiento por medio óptico. Consultado el día 6 de Enero del 2014: [Link]
[Link].
 Estos tipos de tecnologías de almacenamiento junto con los computadores, son herramientas disponibles para apalancar el proceso de
digitalización de la información, del papel a un estado digital. Los discos duros internos de los computadores de escritorio es también
una de los medios más utilizados para el almacenamiento de la información6.

Lección No. 3: Optimización De La Herramienta Web Existente Y Las Dificultades Que Se Presentan En El
Manejo De La Información Judicial:

Para abordar este tema, tendremos que dejar claro que en lecciones anteriores se han identificado algunas dificultades que se
presentan en la actualidad con el manejo de la herramienta web existente.

Ahora bien, en las dos lecciones anteriores que componen esta unidad se ha abordado dos temas que permiten sin lugar a dudas
optimizar no solo la herramienta web existente sino además optimizar el manejo de la información judicial, veamos:

Si al interior de los despachos se inicia con la digitalización de los documentos y se crea el expediente digital, ampliamos el uso que
se le viene dando a la información con miras a descongestionar los despachos, esto entendido como, que al contar con la
información almacenada en un medio magnético podremos enviarla a través del correo electrónico como mensaje de datos como fue
acotado en líneas anteriores.

Aunado a esto, también se podría adoptar la decisión de modificar el sistema siglo XXI, para lo cual se sugiere la creación de un link
donde se pueda subir la información existente en el cartulario en formato PDF o en Word, lo que permitiría que quien consulta su
6
Dispositivos de almacenamiento por medio óptico. Consultado el día 6 de Enero del 2014: [Link]
[Link]
proceso a través de esta herramienta pueda visualizar el documento emanado por el despacho ò el que fue radicado por el otro
extremo de la litis que al igual se le debe requerir que su radicación sea a través de medios magnéticos o enviado a través del correo
del juzgado.

Aspecto que no resulta del todo indiferente al interior de la Rama, habida cuenta que la Honorable Corte Constitucional en su
página web, permite no solo consultar las decisiones que se han causado en ese alto tribunal, sino además permite visualizar y
descargar el documento que contiene la decisión final emanada al interior del proceso objeto de debate, aunque a esta herramienta
le hace falta permitir consultar las diferentes actuaciones que dieron origen a la decisión y facilitar su posterior descarga si a criterio
del usuario así lo requiere.

Lo que pretendemos en esta unidad es ofrecer otras alternativas que ofrecen las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
-TIC para el manejo de la información judicial, y como a partir de allí se puede optimizar el uso de la herramienta web existente, lo
que permitirá que la función judicial mejore en cuanto a que se abren diversas opciones puestas a disposición de los usuarios en
cuanto al acceso de la administración de justicia, conllevando a que sea el usuario quien decida cuándo debe acudir al despacho o que
solo acuda cuando sea necesaria su presencia, obteniendo como resultado que los despachos no se mantengan aglutinados de
personas, solo a la espera de conocer un documento cuando éste puede ser visto desde su portal web más cercano.

De este modo mejoraría el rendimiento y clima laboral de los empleados judiciales, habida cuenta que tendrían más tiempo para el
cumplimiento de sus otras funciones asignadas, como por ejemplo la sustanciación de autos o el impulso de los procesos a través de
actuaciones como la recepción de pruebas testimoniales, que en la actualidad deben ceder en ocasiones por los constantes
requerimientos de los usuarios cuando se acercan a la “baranda del despacho”.
 Lección No. 4: Autenticación De Los Documentos Digitales:

Para lograr determinar la autenticidad de los documentos digitales, debemos primero iniciar por realizar un paralelo de lo que se
conoce como documento y sus alcances normativos, observemos:

“Tradicionalmente el concepto de documento lo vinculamos a un corpus o soporte material que plasma, representa o incorpora una
expresión, un derecho, una obligación, etcétera. Ese corpus se ha considerado como la base esencial o el ser mismo del documento.

Dentro de las acepciones sobre la naturaleza del documento se destacan la teoría del escrito y la teoría de la representación. Según la
primera, el documento siempre es un escrito, en algún soporte permanente o durable (tradicionalmente el papel). De conformidad con
la teoría de la representación, el documento no es solamente un escrito sino todo objeto representativo o que pueda informar sobre un
hecho o sobre otro objeto. Desde la óptica, el concepto de documento no se restringe a la naturaleza del soporte, ni a la forma escrita
como único elemento material. Esta última teoría es acogida por nuestra legislación al expresar que documento es todo objeto mueble
que tenga carácter representativo o declarativo sin exigirse la presencia de un soporte material de él. En efecto, a la luz del artículo 251
del código de procedimiento civil, los documentos son “escritos”7, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas,
discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que
tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”. Respecto del término

7
La ley 527 de 1999 trata los términos “escrito” y “documento emitido en papel” en forma equivalente. En efecto, refiriéndose a los documentos de transporte, en el artículo 27 incluye expresamente
dicha expresión para significar que en los casos donde la ley requiera que alguno de los actos enunciados en el artículo 26 de la citada ley “se lleve a cabo por escrito o mediante documento emitido en
papel, ese requisito quedará satisfecho cuando el acto se lleve a cabo por medio de uno o más mensajes de datos”.
 escrito, la ley prevé un equivalente funcional8, “para cuya definición se examinaron, de una parte, la naturaleza de las exigencias legales
de que determinadas operaciones comerciales o documentos consten por escrito, y, de otra parte, las razones por las cuales se solicita
la presentación de un escrito9. Con esa información se establecieron las pautas tecnológico - jurídicas mínimas que deben cumplir los
mensajes de datos electrónicos para suplir éstos el requisito de un “escrito “, centrándose en el concepto básico de que la información
se reproduce y lee.

Según nuestra legislación, un documento original corpóreo “es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integral”10. El documento será auténtico “cuando existe certeza sobre la persona que lo ha
elaborado, manuscrito o firmado11”. En el contexto digital el concepto de original no se vincula únicamente con la fuente primaria, sino
también con el concepto de integridad del contenido. El artículo 8 de la ley 527 de 1999 considera original al documento electrónico
que no ha sido alterado o modificado desde el momento en el cual se compuso por primera vez “(integridad)”, pero no exclusivamente
al primer documento creado.

En el “mundo” digital no se puede entender como documento original únicamente aquel en el que por primera vez se consigna la
información, principalmente porque en la práctica el destinatario de un documento enviado vía electrónica recibe una copia y el

8
Cfr. Artículo 6, declarado exequible mediante sentencia C-831, del 8 de Agosto de 2001, de la Corte Constitucional. En la sentencia C-356 de 2003 la Corte realiza un estudio sobre el documento
electrónico para efectos penales. El artículo 25 del decreto 2170 de 2002 constituye una aplicación explicita de este equivalente en materia de contratación estatal electrónica.
9 Entre las principales razones, los antecedentes de la ley destacan las siguientes: “ 1) dejar una prueba tangible de la existencia y la naturaleza de la intención de las partes de comprometerse; 2) alertar a
las partes ante la gravedad de las consecuencias de concluir un contrato; 3) proporcionar un documento que sea legible para todos; 4) proporcionar un documento inalterable que permita dejar constancia
permanente de la operación; 5)facilitar la reproducción de un documento de manera que cada una de las partes pueda disponer de un ejemplar de un mismo texto; 6)permitir la autenticación mediante
firma del documento, de los datos en él consignados. 7) proporcionar un documento presentable ante las autoridades públicas y los tribunales; 8) dar expresión definitiva a la intención del autor del
“escrito” y dejar constancia de dicha intención; 9) proporcionar un soporte material que facilite la conservación de los datos en forma visible; 10) facilitar las tareas de control o de verificación ulterior
para fines contables, fiscales o reglamentarios; y 11) determinar el nacimiento de todo derecho o de toda obligación jurídica cuya validez dependa de un escrito”.
10 Congreso de la República de Colombia. Artículo 3 de la ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Bogotá. D.C.
11 Congreso de la República de Colombia .Ley 794 de 2003, artículo 26. Bogotá. D.C.
17 Ver más información sobre la digitalización de documentos en [Link]
 remitente se queda con el que, en el contexto tradicional, conocemos como original. Sobre este punto, la misma Uncitral señaló en la
nota exploratoria de la ley modelo sobre comercio electrónico: “(…) si por “original” se entiende el soporte en el que por primera vez se
consigna la información, sería imposible hablar de mensajes de datos “originales”, pues el destinatario de un mensaje de datos recibiría
siempre una copia del mismo”.

“mientras el contenido de un mensaje de datos sea completo y éste inalterado, las adiciones que sea necesario introducir no afectarán a
su calidad de “original”. Así, cuando se añada un certificado electrónico al final de un mensaje de datos “original” para certificar que es
el “original” o cuando la red informática utilizada inserte automáticamente ciertos datos de transmisión al principio y al final de cada
mensaje de datos transmitido, esas adiciones se considerarían escritos complementarios adjuntados a un escrito “original” o serían
asimiladas al sobre y los sellos utilizados para enviar ese escrito “original” 12.

Lo anterior permite concluir que el mensaje de datos será original siempre se garantice la integridad del contenido, la seguridad y la
trazabilidad de rastreo del sitio desde donde fue enviado, aspectos que al estar presentes en la información digital la revisten de
legalidad y por tanto le dan fuerza probatoria, poniéndola al mismo nivel de las pruebas tradicionales contempladas en los estatutos
procesales.

Así, lo ha contemplado nuestra Honorable Corte Constitucional, ya que a través de la Sentencia C- 831 del 2001, respecto al tema
arguyó:

12
Cano, J.J (2010). El Peritaje Informático y la Evidencia Digital en Colombia. Bogotá D.C, Colombia: Editorial UNIANDES.
“El carácter escrito del mandamiento judicial es apenas uno de los requisitos señalados en el artículo 28 de la Constitución y su
cumplimiento no necesariamente debe estar circunscrito a la existencia de un documento de papel.

El artículo 28 de la Constitución consagra que "toda persona es libre. Nadie puede ser molestado en su persona o familia, ni reducido a
prisión o arresto, ni detenido, ni su domicilio registrado, sino en virtud de mandamiento escrito de autoridad judicial competente, con las
formalidades legales y por motivo previamente definido en la ley". Entonces para proceder a privar de la libertad a una persona o para
allanar su domicilio no sólo es necesario un mandamiento escrito, sino que éste debe emanar de una autoridad competente, haber sido
dictado por motivos previamente definidos en la ley, además de requerir el cumplimiento de las formalidades legales que haya
establecido la ley y en particular para este caso, el Código de Procedimiento Penal y las demás disposiciones aplicables.

Es decir, que la norma atacada sólo de manera indirecta podría llegar a tener una incidencia en la regulación de uno de los requisitos a
los que se refiere la norma superior que consagra el derecho fundamental a la libertad personal. No es pues el regulado en el artículo
6° atacado, como lo alega el demandante, un aspecto esencial que desarrolle de manera directa el texto constitucional pues la
disposición se limita a establecer una equivalencia funcional entre el escrito tradicional y el mensaje de datos, debiendo en todo caso
entenderse su contenido en concordancia con las demás disposiciones de la Ley 527 de 1999, y de ser el caso, con el artículo 95 de la
Ley Estatutaria de la Administración de Justicia a que ya se hizo referencia, norma que en materia penal debe igualmente concordarse
con el artículo 148 del C.P.P que dispone:

"Artículo 148. Utilización de medios técnicos. En la actuación se podrán utilizar los medios mecánicos, electrónicos y técnicos que la
ciencia ofrezca y que no atenten contra la dignidad humana y las garantías constitucionales.
Cuando las diligencias sean recogidas y conservadas en sistemas de audio y/o video se levantará un acta en que conste fecha y hora de
la misma, será suscrita por quienes tomaron parte en ella. El contenido se llevará por escrito cuando sea estrictamente necesario."

Cabe anotar además que la exigencia constitucional del carácter escrito del mandamiento judicial no puede entenderse limitado al
escrito sobre papel, sino que bien puede, obviamente en el marco de cumplimiento de los requisitos específicos que señale la ley, ser
cumplido mediante un mensaje de datos

Los requisitos exigidos en relación con el reconocimiento de validez de un mensaje de datos y los presupuestos necesarios para una
actuación judicial.

Ahora bien, como lo dispone el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, las autoridades judiciales podrán utilizar cualesquiera medios
técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones, y los documentos emitidos por los citados
medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. De igual forma, establece dicha norma que
en los procesos que se tramiten con soporte informático se garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el
órgano que la ejerce así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los
términos que establezca la ley.

Es decir, que para que al mensaje de datos, reconocido como equivalente del escrito por la norma atacada, se le pueda dar valor dentro
de una actuación judicial, como la que invoca el demandante, no basta que la información que el mensaje de datos contiene sea
 accesible para su posterior consulta, sino que se hace necesario el respeto de todos los demás requisitos a que alude el artículo 95 de la
Ley Estatutaria de la Administración de Justicia.

En este sentido asiste razón al señor Procurador cuando destaca la diferencia entre información contenida en un mensaje de datos y
actuación judicial. Sin embargo, no comparte la Corte su negativa ante el posible reemplazado del escrito sobre papel por un mensaje
de datos electrónico en las condiciones anotadas en esta providencia.

Es decir siempre que puedan garantizarse la fiabilidad sobre el origen del mensaje, la integridad del mismo, la identificación de la
función jurisdiccional además del cumplimiento de los demás requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas y en este caso las
del C.P.P., dirigidos a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa (artículo 29 C.P.)”13.

Igualmente, resulta de gran importancia conocer que las actuaciones digitales en sede de autenticación deben obedecer ciertos
principios que permiten otorgarle validez jurídica, por lo que traeremos a colación algunos de ellos:

En tratándose de los Principios de lealtad, buena fe y no repudio:

“Las actuaciones procesales deberán adelantarse con rectitud, honestidad, probidad, publicidad y responsabilidad. El principio se
reconoce en dos dimensiones: la primera, respecto de la conducta de las partes, entre sí mismas y frente al proceso; la segunda,
respecto de la actividad del juez y en general los servidores y empleados de la administración de justicia.

13
Corte Constitucional. Sentencia C-831 del 2000 - Magistrado Ponente: Dr. ALVARO TAFUR GALVIS. Bogotá D.C
 En virtud de este principio, a las partes no se les permitirán conductas que tiendan a entorpecer el normal curso del proceso, la
formulación de recursos abiertamente improcedentes, la presentación de pruebas tardías o el retiro de las presentadas oportunamente,
las afirmaciones o negaciones maliciosas o impertinentes, las imputaciones deshonrosas, las citas inexactas o descontextualizadas, entre
otras14, o el repudio de sus propios actos” 15.

Este principio está estrechamente relacionado con el artículo 83 de la constitución política que trata que las actuaciones de los
particulares y funcionarios públicos deberán ceñirse a los postulados de buena fe en todas sus actuaciones. Es decir, la buena fe se
presume lo contrario debe ser probado, aspecto que debe siempre regir la actividad judicial.

“El principio de no repudio o irrenunciabilidad de los actos, permite demostrar los extremos de una comunicación electrónica, de modo
que el emisor no pueda negar su origen o su envío, ni el receptor pueda negar su recepción, en la medida en que ambos cuentan con
pruebas de tales hechos.

En las actuaciones por medios electrónicos los principios de lealtad y de la buena fe han encontrado sustento en normas que prevén la
presunción de autenticidad de los mensajes de datos, salvo lo previsto para los poderes y aquellos actos que impliquen la disposición del
derecho en litigio, que requieren presentación personal, la cual puede certificarse mediante firma digital del juez o del notario16.

14
El numeral décimo del artículo 33 de la Ley 1123 de 2007 tipifica esta conducta como una falta contra la recta y leal realización de la justicia y los fines del Estado.
15
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
16
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
Principio que reviste un deber para las partes, desde el entendido que no es admisible que quien suscriba un acto procesal con
posterioridad se retracte y ponga en duda su autoría, conducta que de llegar a suceder es considerada como causal de mala conducta
y dependiendo el actor que incurra en ella, se deben adoptar las decisiones disciplinarias a que haya lugar.

En cuanto a los principios de originalidad y mismidad, se puede indicar:

“Es la limitación para muy pocos asuntos del uso de firma digital, reemplazándola por la firma electrónica, lo que supone una
significativa conquista en materia de reconocimiento de autenticidad, pues lo que se busca con la incorporación de tecnologías, como ya
se dijo, es evitar mayores dilaciones en los procesos y la exigencia de trámites no contemplados en la ley17”.

En materia de publicidad y actuaciones por medios electrónicos, la Corte Constitucional determinó que:

“Conforme a los principios de confianza legítima y buena fe, la información contenida en medios electrónicos, siempre que provenga de
una fuente oficial, como lo es por ejemplo el sistema Justicia XXI, por ser equivalente funcional a la que se publica en medios físicos
(estados, listados, edictos, emplazamientos), reemplaza a cualquier otra que pueda ofrecer una oficina judicial, como puede ser un
juzgado, un tribunal o una alta corte.

Así lo determinó las sentencias T-686 de 200718 y T-656 de 201219, en las cuales se analizaron dos casos en los que se había
publicado información errada en el sistema de consulta en línea para los usuarios de los juzgados, con la consecuencia de entender

17
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
18
Corte Constitucional, Sentencia T-686 del año 2007. Magistrado Ponente Dr. JAIME CÓRDOBA TRIVIÑO. Bogotá D.C
19
Corte Constitucional, Sentencia T-686 del año 2007. Magistrado Ponente Dr. JAIME CÓRDOBA TRIVIÑO. Bogotá D.C.
 vencidos los términos judiciales para ejercitar derechos de contradicción y de defensa, lo cual atenta contra el derecho al debido proceso
y el derecho de acceso a la administración de justicia.

En las referidas sentencias se sentaron las bases para el correcto entendimiento de los principios de equivalencia funcional, buena fe y
confianza legítima, tratándose de actuaciones por medios electrónicos, determinando que: i. La información que se publica por medios
electrónicos tiene carácter oficial, pues “la emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación
procesal”, por cuanto a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o
administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento 20”; ii. Para que
la información pueda considerarse como un acto de comunicación, debe satisfacer los criterios de la equivalencia funcional, como son
accesibilidad, fiabilidad, integridad, identificación del órgano funcional que ejerce la función jurisdiccional, confidencialidad, privacidad,
seguridad y cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales destinados a hacer efectivos los derechos al debido proceso y
el derecho de defensa; iii. El deber de los abogados de atender con celosa diligencia los encargos profesionales consagrado en los
artículos 28, numeral 10 y 37, numeral 1, de la Ley 1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado), se satisface a través de la
consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales, pero sólo en relación con los datos que aparezcan allí
publicados, pues en lo demás, será su deber remitirse directamente al expediente. iv. Los empleados y funcionarios judiciales son

20
El artículo 1, literal a) del Acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura No. PSAA06-3334 de 2006, define los “Actos de Comunicación Procesal” como “todos aquellos
actos o actividades de comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del
fiscal, relacionadas con el proceso, así como de éstos con aquellos.
 responsables por el contenido de los datos registrados en los sistemas de información computarizados en sus despachos, de acuerdo con
lo previsto en el artículo 65 de la Ley 270 de 1996”21.

Principio que reviste gran importancia en la actuación judicial, desde el entendido que la información que se suministre a los usuarios
a través de las herramientas TIC, se presume auténtica, lo que implica que genera efectos jurídicos para las partes, es decir, el
manejo de la información deba ser cuidadoso ya que un error de digitación truncaría no solo los derechos de una de las partes
además de tornarse dilatorio el normal curso del proceso, teniendo en cuenta que tal actuación tendría que estar sujeta a la
corrección procesal a que haya lugar a través de la figura procesal de la nulidad, tramite engorroso y por demás innecesario.

Respecto al Principio de la equivalencia funcional:

“En 1996 la Comisión de las Naciones Unidas para el Comercio Internacional (CNUDMI-UNCITRAL) aprobó la Ley Modelo sobre
Comercio Electrónico, mediante la cual se formularon los conceptos jurídicos de no discriminación, neutralidad respecto de los medios
técnicos y el criterio del equivalente funcional, además de establecer normas para la formación y la validez de los contratos concertados
por medios electrónicos, para la atribución de los mensajes de datos, para el acuse de recibo y para la determinación del lugar y hora
en que se envíen y reciban los mensajes de datos22.

De acuerdo con la Ley Modelo, el criterio del equivalente funcional, se funda en “un análisis de los objetivos y funciones del requisito
tradicional de la presentación de un escrito consignado sobre papel con miras a determinar la manera de satisfacer sus objetivos y
funciones con técnicas del llamado comercio electrónico”. Las funciones que cumple el documento de papel (per cartam) son, entre

21
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
22 CNUDMI: [Link] Consultado el 1º de octubre de 2012.
 otras, la de proporcionar un documento legible para todos; asegurar la inalterabilidad de un documento a lo largo del tiempo; permitir la
reproducción de un documento a fin de que cada una de las partes disponga de un ejemplar del mismo escrito; permitir la autenticación
de los datos consignados suscribiéndolos con una firma y proporcionar una forma aceptable para la presentación de un escrito ante las
autoridades públicas y los tribunales.

En la medida en que un documento electrónico pueda cumplir las funciones del documento físico, será tenido como medio de prueba en
aquellas operaciones en que la ley o los contratos lo exijan, siempre y cuando atienda a los criterios de rastreabilidad, fiabilidad e
integridad o inalterabilidad, que determinan, en su orden, la posibilidad de conservar el documento en una fuente para posterior
consulta, la confianza de su creación y transmisión y la garantía de inmaculación”23.

Principio que resulta de interés resaltar, teniendo en cuenta que la ley modelo de comercio electrónico, contiene los fundamentos
jurídicos que le otorgan validez a los documentos electrónicos como se anotó en acápites anteriores, dicha ley pese a no ser una ley
marco ni mucho menos ser una ley estatutaria, si opera como ley de remisión normativa, habida cuenta que las codificaciones
adjetivas en los aspectos jurídicos de las herramientas TIC han dejado los espacios en blanco que obligan necesariamente acudir a
una norma que defina los aspectos jurídicos requeridos, como ocurre en el caso en comento.

Por su lado el Principio de la Confiabilidad hace alusión:

“De acuerdo con lo previsto por la Ley 527 de 1999, un mensaje de datos será equivalente funcional de un texto escrito, en la medida
en que garantice confiabilidad, la cual se estima en términos de seguridad. La confiabilidad hace referencia a tres aspectos intrínsecos

23
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 de la prueba electrónica, como son: a) la forma cómo se generó; b) la forma en que el documento es conservado y; c) la identificación
de quién lo generó”24.

La preocupación por la seguridad en el intercambio de datos por redes públicas o privadas se ha convertido en un asunto de obligada
inclusión en las agendas de los gobiernos, a partir de la expansión del internet, la globalización del comercio y la multiplicación de las
redes de comunicación.

En Colombia, la regulación se ha ocupado de desarrollar mecanismos de protección a la identidad del mensaje de datos, para
garantizar otro principio de igual linaje como es el de no repudio. Para ello, la Ley 527 de 1999 autorizó las firmas electrónicas y
digitales, siendo éstas últimas expedidas por entidades de certificación.

En materia penal, la Ley 599 de 2000 tipificó varias conductas dentro del Capítulo VII del Título III del Libro 2º, entre ellas la Violación
Ilícita de Comunicaciones (art. 192), el ofrecimiento, venta o compra de instrumento apto para interceptar la comunicación privada
entre personas (art. 193), la divulgación y empleo de documentos reservados (art. 194), la violación ilícita de comunicaciones o
correspondencia de carácter oficial (art. 196) y la utilización ilícita de redes de comunicaciones (art. 197), delitos para los cuales se
establecieron penas que oscilan entre multa y ocho años de prisión.

La Ley 906 de 2004 reguló, para efectos de la investigación en el juicio penal, la búsqueda selectiva en bases de datos (art. 244),
norma de la cual se ocupó la Corte Constitucional en la sentencia C-336 de 200725, en la cual, entre otras, definió las “tipologías de
información” que se maneja a través de las bases de datos, así: i. Información pública: aquélla que no goza de reserva legal alguna y

24
Tomado de: [Link]/civilizar/Acto_Administrativo_Electrónico_Nuevas_Tecnologías_infor mació[Link]. Consultado el 5 de enero de 2012.
 que puede ser conocida por todos; ii. Información semiprivada: dentro de la cual se incluyen como ejemplos “los datos relativos a las
relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las personas.”. iii.
Información privada: aquélla que sólo puede ser obtenida mediante orden judicial y; iv. Información reservada: “compuesta por
información personal, estrechamente relacionada con los derechos fundamentales del titular - dignidad, intimidad y libertad-, por lo que
(…) no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones.” 26.

Este principio reviste gran importancia en cuanto al manejo de la información se refiere, teniendo en cuenta que el origen de la
misma, su recaudo y su posterior guardado hacen que se cumplan los aspectos jurídicos requeridos para que pueda ser llevada al
proceso, lo que permitirá que ofrezca las garantías propias que le den validez jurídica y por tanto cause efectos para los
intervinientes, su desconocimiento tendrá consecuencias jurídicas lógicas para el proceso como lo es la invalidación de la información
y su posterior declaratoria de ilegalidad.

A su vez los Principios de la originalidad y de la mismidad señalan:

“Las reformas introducidas desde la Ley 794 de 2003, modificaron profundamente el régimen de introducción de los instrumentos
escritos en los procesos judiciales, pues de acuerdo con este principio el manejo de documentos electrónicos presume su presentación en
la misma forma en que fueron creados, no siendo admisible, por lo tanto, la copia impresa en papel, ya que se entiende que ella es la
simple reproducción de otro documento que fue creado y almacenado electrónicamente.

25
Corte Constitucional, Sentencia C-336 del año 2007. Magistrado Ponente Dr. JAIME CÓRDOBA TRIVIÑO. Bogotá D.C.
26
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 En el proceso judicial se debe procurar que la prueba que se ofrezca sea aquélla que tenga una relación directa con el hecho y no la
que lo indique. Por lo tanto, en desarrollo del principio de la mismidad u originalidad27 se preferirá el documento original que el
autenticado y si es electrónico, el archivo digital que la impresión de su contenido28.

Existen varios sistemas de almacenaje para documentos o archivos. Entre ellos, se encuentran aquéllos en tiempo real; lineales (de
ejecución instantánea); no lineales (de tracto sucesivo); en tiempo programado (el ordenador y el sistema de almacenaje funcionan en
un momento determinado, específico) y; de tipo espontáneo (se almacena la información cada vez que se quiera). Entre los métodos o
sistemas de almacenaje de la información se cuentan: Diskette29, Disco duro30, DVD31, Disco Compacto o CD, Memoria USB32, Centro
de Almacenamiento Masivo de Información (gran disco duro), “SAN”33 o “NAS34” y Cinta de Medios Magnéticos, entre otros.

A partir de la reforma introducida al artículo 254 del Código de Procedimiento Civil por el Decreto 2282 de 1989, las copias tendrán el
mismo valor probatorio del original, cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o
secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada; cuando sean autenticadas

27
De acuerdo con Azula, la ¨originalidad: significa que la información de los hechos se obtenga directamente de la fuente y no por otros conductos que puedan deformarla.¨ AZULA CAMACHO,
Jaime. Manual de derecho procesal. Tomo VI pruebas judiciales. Segunda edición. Editorial Temis 2003. Página 14
28
NISIMBLAT, N. (2010). El manejo de la prueba electrónica en el proceso civil colombiano. Revista de Derecho, comunicaciones y nuevas tecnologías. Universidad de Los Andes. Revista No. 4.
29
“Es el disco que se utiliza para almacenar y transferir datos entre ordenadores personales que no están conectados entre sí” [Link] Consultado 1º de
octubre de 2012
30
LEÓN MONCALEANO, W.F. De la comunicación a la informática jurídica penal bancaria. Editorial Doctrina y Ley 2001.
31
Digital Video Disc.
32
La sigla USB proviene de las palabras Universal Serial Bus, que traduce al español “puerto serial universal.
33
“Método de almacenamiento en red: storage área network” [Link] consultado el 1º de octubre de 2012
34
“Dispositivo de almacenamiento específico a los que se accede desde los equipos a través de protocolos de red: Network Attached Storage” [Link]
consultado 1º de octubre de 2012.
por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente y cuando sean compulsadas del original o de copia
autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa.

La Ley 1395 de 2010 modificó el último inciso del artículo 253 del C.P.C., determinando que en todos los procesos, los documentos
privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente
judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación sin embargo, la Ley no
extendió esta presunción a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva, lo cual eliminó la posibilidad de presentar
copias de instrumentos escritos en cuyo original no hubieren participado para su creación las mismas partes que actúan en el proceso
en que la copia se pretenda aducir con fines probatorios, lo cual incluye los documentos creados o transmitidos electrónicamente.

El Código General del Proceso introdujo soluciones fundamentales al problema de la autenticidad de las copias en el artículo 246,
disponiendo que todas las copias tendrán el mismo valor que el original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación
del original o de una determinada copia (la primera en el caso de las actas de conciliación, las escrituras públicas y las sentencias
judiciales).

El artículo 247 determinó que serán valorados como mensajes de datos los documentos que hayan sido aportados en el mismo formato
en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud.

Sin embargo, el Código dispone que “la simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas
generales de los documentos”, lo cual genera, en principio, una anfibología, ya que, de una parte, determina que las copias tienen el
mismo valor que el original, sin los condicionamientos previstos en los artículos 253 y 254 del Código de Procedimiento Civil -lo que
 supone, como se dijo, un gran avance respecto del principio de la buena fe-, pero, de la otra, se impone la valoración del mensaje de
datos aducido en copia simple conforme a las reglas generales, lo que quiere decir que, o bien se conserva la previsión según la cual la
copia de un documento electrónico debe ser presentada en el mismo medio y no impresa, o, por el contrario, se admite la copia
impresa con pleno el pleno valor, como si se tratare de la reproducción de un original en papel, lo cual ofrece no pocos inconvenientes
para la aplicación de las normas generales sobre expediente judicial electrónico.

La solución, si es que en efecto la norma ofrece dudas, debe encontrarse tanto en los antecedentes de la misma Ley 1564 de 2012,
como en la lectura sistemática de sus artículos y el thelos de la disposición, que buscan, todos ellos, un solo fin: la realización del
principio de la buena fe, en el cual se fundan las relaciones jurídicas, de acuerdo con el postulados del artículo 82 constitucional, y si
bien se entiende que, en estricto sentido, la mismidad exige que lo que se aporte al proceso sea “lo mismo”, tal equivalencia funcional,
inversamente entendida, por la materialización de lo digital, puede ser igualmente aplicada al proceso judicial. Con esto se rectifica la
posición del autor del presente documento, postulada en 201035.

Finalmente, nada dice el Código General del Proceso respecto del documento que, habiendo sido creado en papel, es presentado en
forma digital, lo cual puede hacerse por medio de fotografía, fax, escáner o cualquier medio que permita su desmaterialización. La
solución, sin embargo, se encuentra en las mismas normas que prevén la autenticidad de las copias, de acuerdo con lo ya expresado en
líneas anteriores” 36.

35
NISIMBLAT, N. (2010). El manejo de la prueba electrónica en el proceso civil colombiano. Revista de Derecho, comunicaciones y nuevas tecnologías. Universidad de Los Andes. Revista.
36
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
Los anteriores principios resultan de gran importancia para el proceso, teniendo en cuenta que su contenido resuelve varias
inquietudes de trascendencia al momento de incorporar mensajes de datos o documentos electrónicos, por lo que de los mismos se
puede concluir que la información digital o electrónica tiene validez jurídica y causa efectos para las partes, cuando se conoce su
origen, su autor, su proceso de guardado y sobre todo lo más importante se tenga a la mano para ser consultada tantas veces sea
requerida por los intervinientes, siempre garantizando que por las diversas consultas realizadas estas no tenga la potencialidad de
modificar su contenido, de allí lo importante de un adecuado manejo de la información en sede del dispositivo de guardado que se
emplee.

En cuanto al Principio de la inalterabilidad podríamos afirmar:

“Este principio postula el requisito de completitud del documento, según el cual, será requisito de su apreciación, si existe garantía,
conforme al principio de mismidad, que durante su transmisión o copia no sufrió alteraciones, de forma que se impida su acceso
posterior.

Tal como se expresó en estudios anteriores, la inalterabilidad del documento electrónico se garantiza mediante la aplicación de
protocolos de extracción y copia, y mediante el adecuado manejo de las reglas de cadena de custodia 37, aplicables por remisión al
proceso pena” 38.

Principio que va de la mano de los citados en líneas inmediatamente anteriores, teniendo en cuenta que la información digital o
electrónica en sus inicios se puede llegar a pensar que puede ser fácilmente manipulada, pero es allí donde cobra gran importancia
37
Procedimiento de identificación, recolección, embalaje, transporte, entrega y almacenaje de evidencias.
38
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
esa posibilidad de poder realizar el rastreo del origen del documento, a través de los peritos, quienes estarán en la capacidad de
establecer si la información fue o no alterada, ò si por el contrario la información suministrada obedece a la misma que fue enviada o
creada desde la herramienta TIC relacionada, en este punto resulta de gran importancia la aplicación de los criterios de la cadena de
custodia para lograr determinar el rastreo del manejo de la información.

Por su lado el Principio de rastreabilidad nos indica:

“La rastreabilidad implica la posibilidad de acudir a la fuente original de creación o almacenamiento del documento electrónico con fines
de verificación de su originalidad y su autenticidad39. De acuerdo con lo regulado en el artículo 122 del C.G.P., cuando el proceso conste
en un expediente físico, los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o
medios tecnológicos similares se incorporarán a este de forma impresa, con la anotación del secretario acerca de la fecha y hora en la
que fue recibido en la cuenta de correo del despacho, y la información de la cuenta desde la cual fue enviado el mensaje de datos.

Adicionalmente, la norma dispone que el despacho deberá conservar el mensaje recibido en su cuenta de correo, por lo menos, hasta la
siguiente oportunidad en que el juez ejerza el control de legalidad, salvo que, por la naturaleza de la información enviada, la parte
requiera la incorporación del documento en otro soporte que permita la conservación del mensaje en el mismo formato en que fue
generado” 40.

Principio que se concatena de manera directa con los enunciados en líneas anteriores, y que resulta de gran interés conocer, toda
vez que permite identificar uno de los presupuestos más importantes en cuanto a la autenticidad de la información se refiere, y es
39
Corte Constitucional, Sentencias C-662 del año 2000. C-831 del año 2001 y C-356 del año [Link]à D.C
40
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
precisamente esa posibilidad de conocer el origen de la información y la forma en que fue creada, que va de la mano con la
identificación clara del autor, aspectos de gran importancia que configuran la posibilidad de establecer que lo allegado al proceso es
igual a lo enviado por la parte interviniente.

Aunado a lo anterior podríamos indicar respecto del Principio de la inmaculación:

“Reza la máxima latina: non nisi parendo vincitur natura. A la naturaleza no se le vence más que obedeciéndola.

El vocablo inmaculación proviene de inmaculado, puro, intocado. Se refiere a la evidencia que aún no ha sido manipulada, que se
conserva en su estado original. Por este principio se rige el proceso de cadena de custodia en el juicio penal y garantiza el principio de la
mismidad, que, como se dijo, significa "lo mismo". La expresión de este principio, se utiliza para afirmar que la prueba que llega al
proceso es la misma que se ofreció y que se recogió, lo cual sólo se garantiza cuando permanece inmaculada.

Por ello, las legislaciones modernas se han preocupado por regular los procesos de identificación, recolección, embalaje, transporte y
manipulación de aquellos elementos que sirven de sustento a la actividad judicial. Los hechos dejan huellas, rastros y vestigios, que en la
legislación actual se denominan “evidencias”. De la recolección de tales evidencias es que se obtiene la prueba, y es entonces cuando
adquiere especial relevancia el proceso mediante el cual tales huellas y vestigios han de ser manipulados para ser ofrecidos al juez y
admitidos por éste en un proceso judicial41.

41
NISIMBLAT, N. (2012). Derecho Probatorio. Bogotá.
 Tratándose de expedientes judiciales, varias normas prevén el respeto del principio; de una parte, se exige la conservación de los
documentos en su estado original y, de la otra, se prevén sanciones para quien altere o destruya los documentos que reposan en el
expediente, con lo cual se asegura la confianza necesaria para la implementación del plan de justicia digital” 42.

Consideramos de gran importancia la aplicación de este principio, teniendo en cuenta que el éxito de un proceso es precisamente
que su decisión este fundada en hechos ciertos y que fueron debidamente probados, es decir, que cada información que prueba un
hecho debe obedecer a la realidad y que la misma se debe procurar porque no haya sido ni alterada ni modificada, ya que esto
implicaría la vulneración de los derechos de la parte contraria, recordando que la gran mayoría de los procesos son adversariales, lo
que implica que la decisión favorece a uno y desfavorece al otro.

Aunado a esto el Principio de conducencia o idoneidad probatoria nos señala:

“La conducencia es “la idoneidad legal que tiene una prueba para demostrar determinado hecho”43. De acuerdo con el artículo 178 del
Código de Procedimiento Civil, el juez rechazará in limine las legalmente prohibidas o ineficaces, y conforme al artículo 168 del Código
General del Proceso, el juez rechazará, mediante providencia motivada, las pruebas ilícitas, las notoriamente impertinentes, las
inconducentes y las manifiestamente superfluas o inútiles.

42
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
43
PARRA QUIJANO, J. (2009). Manual de Derecho Probatorio. Ediciones Librería del Profesional. 17ª Edición.
 En materia de pruebas o evidencias digitales, la conducencia se traduce en la aptitud legal del documento electrónico para demostrar el
hecho alegado conforme al principio de equivalencia funcional44, consagrado en la ley 527 de 1999, según la cual “no se negarán
efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos”
(art. 5º).

Para determinar la conducencia de la prueba electrónica, es necesario, en primer lugar, distinguir entre el documento que fue creado
electrónicamente y el documento que reposa en medio físico, pero archivado electrónicamente, bien porque fue fotografiado, escaneado,
remitido por fax o por cualquier otro medio.

Tratándose de mensajes de datos, es decir, aquéllos creados, archivados y transmitidos por medios electrónicos, se debe considerar que
ciertos actos jurídicos están sometidos a requisitos especiales de creación (ad substantiam actus) o de prueba (ad probationem), caso en
el cual deberá verificarse si se trata efectivamente de un “mensaje de datos” propiamente dicho o de una reproducción digital de un
documento per cartam, pues cada uno corresponde a actos jurídicos de distinto trato en la legislación documental, en la medida en que
el segundo deberá cumplir en lo que le sea aplicable con los requisitos generales del documento de carácter representativo
contemplados en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil45.

El documento de contenido representativo, a diferencia del de contenido declarativo, es aquél que no contiene expresión de voluntad,
que simplemente plasma un hecho o una versión del hecho. Son ejemplos de documentos representativos los cuadros reproductivos o de
impresión (que no dejan mensajes), las fotografías no editadas y las grabaciones digitales o magnetofónicas, etc.

44
Cubillos Velandia, R & Rincón Cárdenas, E. (2002). Introducción jurídica al comercio electrónico, Bogotá, Ediciones Jurídicas.
45
NISIMBLAT, N. (2010). El manejo de la prueba electrónica en el proceso civil colombiano. Revista de Derecho, comunicaciones y nuevas tecnologías. Universidad de Los Andes. Revista No. 4.
 De acuerdo con esta definición, hasta la expedición de la Ley 1395 de 2010, si un documento que consta en medio físico y es
reproducido o archivado electrónicamente, como puede ser mediante el uso de una cámara digital o un escáner, tendrá el valor de un
documento de contenido representativo, caso en el cual puede suplir el original siempre y cuando se establezca su autenticidad por
confesión o testimonios de personas que hayan intervenido en su formación como testigos actuarios o por atestación de un notario o de
un juez que haya conocido el original y hecho la necesaria comparación46, atestación que puede, mediante el uso de una firma digital,
constar igualmente en medio magnético. Lo anterior en razón de que ni la ley 527 de 1999 ni las leyes que le prosiguieron, se
encargaron de dilucidar los aspectos relativos al archivo electrónico de documentos escritos o físicos, cuando en ellos consten
circunstancias relevantes para la prueba de los hechos, salvo en lo concerniente a algunas normas especiales, como las de carácter
tributario, que permiten al contribuyente archivar y enviar digitalmente los soportes de sus actos, pero no se reguló el procedimiento de
fotografiado, escaneado, filmado o digitalizado de documentos públicos y privados para incorporarlos a los expedientes judiciales como
pruebas con el valor establecido para las copias, como sí lo hizo el Decreto Ley 2527 de 1950, por el cual se autorizó el procedimiento
de microfilme en los archivos y concedió valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados, siempre y cuando se
respeten las normas sobre incorporación y autenticación.

La Ley 1395 de 2010 modificó el régimen de autenticidad de las copias, requiriendo su atestación por notario o funcionario, salvo que
fueran aportadas a un proceso en el que sean partes las mismas personas que crearon o intervinieron en el documento original, caso en
el cual no se requerirá de autenticación y tendrán pleno valor probatorio sin más formalidades, regla extensiva a los instrumentos

46
Devis, citando a Rocha, afirma que por razón de la modificación introducida por el artículo 253 del Código de Procedimiento Civil en el año setenta a lo dispuesto en los artículos 73 a 77 del decreto
ley 960 de 1970, si la copia no es objetada ni tachada se produce el reconocimiento tácito. DEVIS ECHANDÍA, Hernando. Compendio de Derecho Procesal. Pruebas Judiciales. T. II. 10ª Ed. Biblioteca
Jurídica Diké. Bogotá. 1994
públicos como las escrituras y las providencias judiciales, siempre y cuando medie autorización del notario en las primeras o del juez en
las segundas, conforme lo establecen los artículos 115 y 254 del Código de Procedimiento Civil.

A partir de la entrada en vigencia de la Ley 1564 de 2012, de acuerdo con lo previsto en el artículo 246, dicha reproducción tendrá el
mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada
copia, estableciendo la norma que, sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra quien se aduzca copia de un
documento podrá solicitar su cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida con anterioridad a aquélla, determinando
que el cotejo se efectuará mediante exhibición dentro de la audiencia correspondiente.

Con la introducción del Plan de Justicia Digital, la regla de autenticidad de las copias de documentos públicos también fue atenuada
respecto de algunos actos como aquéllos que establecen la comunicación entre jueces, tal como lo prevé el artículo 39 del Código
General del Proceso, respecto de la comisión que haga un juez a otro, pudiendo dar acceso a la totalidad del expediente cuando ambos
despachos tengan habilitado el plan; sin embargo, para efectos de asignar pleno valor probatorio a las copias de actos judiciales,
ninguna modificación se hizo al régimen tradicional, pues el artículo 114 conservó las reglas generales de autenticación, certificación y
constancia de ejecutoria, sin que en su trámite se hubiere incluido la posibilidad de que tales atestaciones pudiesen ser realizadas por
medio de firmas electrónicas o digitales.

El cambio, sin embargo, es notorio, ya que en esta materia la legislación colombiana reconoció dos tipos de documentos: aquéllos con
vocación de circulación o transmisibilidad y aquéllos sin vocación de movilidad ni transmisibilidad, siendo los primeros todos los que no
deban reposar en oficina o despacho público y, en general, los títulos valores, y los segundos, cuyo original debe reposar en oficina o
protocolo, como lo son las escrituras públicas, los registros civiles y los expedientes judiciales, siendo necesario aclarar que todo
 documento, público o privado, por su carácter de cosa mueble, tiene vocación de movilidad, pero no por ello vocación de circulación,
como, por ejemplo, las primeras copias de escrituras públicas con destino a oficinas específicas o a la tenencia y custodia del interesado
en ejercer un derecho cartular derivado del contenido del documento protocolizado47.

Ejemplos de esta limitación se encuentran en documentos como el pasaporte, la moneda que expide el Banco de la República (en
forma de billete de papel o metálica), los cuadros originales, los murales, las lápidas y, en general, todos aquellos listados en el artículo
251 del Código de Procedimiento Civil y el artículo 243 del Código General del Proceso, en la medida en que ni la legislación ni la
tecnología moderna permiten su fiel reproducción por medio de mensajes de datos para efectos de su análisis directo por parte del juez,
salvo que se acuda a reglas generales sobre incorporación de cosas y documentos al proceso, mediante las previsiones del numeral 5º
del artículo 238, respecto de la autorización para realizar planos, calcos, reproducciones, experimentos y grabaciones en la inspección
judicial, o las reguladas en el numeral tercero del artículo 373, relativas a la exhibición de documentos y las demás pruebas que
hubieren sido decretadas en la audiencia inicial, durante la audiencia de instrucción y juzgamiento en el proceso verbal de que trata el
Capítulo I del Título I de la Sección Primera del Libro Tercero de la Ley 1564 de 2012.

Ahora, tal y como se demostró, las reformas introducidas tanto al procedimiento civil por la Ley 1564 de 2012, como al procedimiento
administrativo por la Ley 1437 de 2011 y recientemente al Estatuto de registro de instrumentos públicos (L. 1579 de 2012),
modificaron profundamente las reglas especiales para la creación (requisitos ad substantiam actus) y demostración48 (ad probationem)
de algunos actos como, por ejemplo, el registro de instrumentos públicos, modificado por la Ley 1579 de 2012, que permitió

47
NISIMBLAT, N. (2010). El manejo de la prueba electrónica en el proceso civil colombiano. Revista de Derecho, comunicaciones y nuevas tecnologías. Universidad de Los Andes. Revista No. 4.
48
Peláez Hernández, R.A. (2011). Manual para el manejo de la prueba. Ed. Doctrina y Ley, Bogotá.
expresamente en sus artículos 4º, 6º, 14 y 15 la radicación, registro, archivo, calificación y certificación (art. 67) por medios electrónicos,
debiendo tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 39, según el cual, para efectos de garantizar la interrelación efectiva y segura entre
las diferentes entidades que participen en trámites asociados de manera directa e indirecta al servicio registral en el marco de las
políticas y regulaciones de interoperabilidad y Gobierno en línea en la Administración Pública, se deberán prever mecanismos que,
debidamente soportados en las tecnologías vigentes, permitan la remisión de expedientes electrónicos; la realización de pagos virtuales e
integrales de todo el proceso; la accesibilidad a la información del trámite; el cumplimiento de formalidades de presentación personal a
través de medios virtuales; comunicaciones electrónicas; la individualización y pleno reconocimiento del peticionario; la unificación de
canales de entrada del expediente; la diversificación de canales de atención y prestación del servicio; la interoperabilidad entre procesos
notariales y registrales; el seguimiento electrónico del proceso y demás temas adicionales que contribuyan a la facilitación de la relación
del ciudadano con el registro inmobiliario.

Otros actos aún observan restricciones, en la medida en que exigen para su demostración documentos per cartam, como la certificación
sobre existencia y representación legal que expiden algunas entidades estatales y no estatales, la sucesión hereditaria (art. 1857 C.C.) y
la partición de patrimonio en vida (art. 487 C.G.P.), la adopción (art. 88 D. 2737/89 y cap. V y Ley 1098/06), el divorcio notarial (art.
1º D. 4436/05), los actos procesales que consten en expedientes escritos (art. 303 C.P.C. y 279 del C.G.P.), la prueba de la ley de
alcance no nacional y de la ley extranjera (art. 188 C.P.C Y 177 del C.G.P.); la existencia y el fin de las personas (art. 44 D. 1260/70);
la unión marital de hecho (art. 1º L. 54/90 reformado por la L. 979/05); algunos títulos valores como el cheque (cuando lo que se
 pretende es ejercer la acción cambiaria que en él se incorpora: arts. 619 y 713 C. Co.)49; la identidad de las personas (cédula de
ciudadanía o su equivalente), la calidad de profesional (tarjeta profesional de abogado, art. 1º D. 1137/71, que reglamenta el D.

196/71), y, en general, todo acto que requiera para su creación o su demostración un documento físico que no pueda ser reemplazado
por uno electrónico en los términos del artículo 8º de la ley 527 de 199950.

Sin embargo, serán conducentes en su versión electrónica el archivo o memoria que se tenga de cualquiera de estos actos cuando lo que
se quiera es demostrar la existencia del documento que prueba el acto jurídico, como puede suceder en el trámite de reconstrucción de
expedientes, o la reducción a medios digitales de información con fines de archivo, tal como se estableció en el ya mencionado Decreto
Ley 2527 de 1950, situación no regulada en la ley 527 de 1999 ni sus decretos reglamentarios, pero sí por las normas sobre copias del
Código de Procedimiento Civil y el Código General del Proceso.

Principio de pertinencia:

Tratándose de evidencia digital, conserva plena vigencia lo dicho en documentos anteriores51, según los cuales la pertinencia desempeña
un papel determinante para el proceso judicial, pues, por una parte, demuestra la relación directa entre el hecho alegado y la prueba
solicitada52 y, por la otra, determina la legalidad y la licitud del documento, en la medida en que permite al juez determinar con claridad
cuándo se estará ante una prueba permitida, cuándo ante una legal y cuándo ante una lícita.

49
Otálora, C.I,( 2007). Inexistencia del título valor electrónico, Bogotá, Librería del Profesional.
50
Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil y Agraria, Sentencia del 7 de febrero de 2008, Magistrado Ponente Dr. William Namén Vargas. Expediente 2001-06915-01. Bogotá D.C.
51
NISIMBLAT, N. (2009). Los moduladores del proceso de tutela. Universidad Católica. Bogotá.
52
Tirado Hernández, J. (2006). Curso de pruebas judiciales parte general, Tomo I, Ediciones Doctrina y Ley. Bogotá.
 Será pertinente, entonces, la prueba que esté encaminada a demostrar el hecho alegado53; será permitida la que, además de tener
relevancia, no se extralimita en el procedimiento admitido para el proceso en particular; es legal la que busca sólo lo que es tema del
proceso; y es lícita aquélla que no transgrede el ordenamiento constitucional vigente.

Así, por ejemplo, si en un proceso civil se decreta una inspección judicial a los libros de comercio que reposan en el computador del
demandado o del demandante en medio digital y para ello se ordena la exhibición y el apoyo de un perito experto, será pertinente sólo
aquello que tenga relevancia directa con el objeto de la prueba, que es en este caso precisamente la contabilidad obrante en archivos
electrónicos, pero no lo será cualquier otra información que repose en el computador inspeccionado, pues es ajena al tema debatido,
caso en el cual deberá centrarse la prueba en la obtención de la información relativa a dicho asunto. Todo lo demás deberá quedar
excluido de la inspección, de la exhibición y de la peritación, so pena de violar intimidad” 54.

Dos principios que resultan de vital trascendencia, teniendo en cuenta que cada información que reposa en el proceso debe probar
un hecho que este siendo objeto de discusión por las partes, indistintamente del medio probatorio que se emplee, lo realmente
interesante es la aplicación de estos principios en el manejo de la información electrónica, la cual por su naturaleza puede resultar
sensible su tratamiento para lograr su validez jurídica, debiendo tener presente siempre que se debe garantizar que la información
allegada al plenario obedezca a la realidad, y es allí donde cobra fuerza la originalidad y autenticidad de la información bajo el estricto
cumplimiento de todos y cada uno de los principios relacionados en acápites anteriores.

Corolario a lo anterior los Principios de legalidad y de licitud en el recaudo de la prueba electrónica refieren:

53 Devis, óp. cit., p. 343.

54
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 “Para que un documento electrónico pueda ser incorporado a un proceso judicial es necesario que no hubiere sido producto de la
intromisión indebida en computador u otro medio de almacenamiento de información digital.

La admisibilidad de la prueba está determinada por la licitud en la obtención del documento, pues la jurisprudencia constitucional ha
sido explícita55 en determinar que el derecho a la intimidad56 prima por sobre otros derechos57, como los derivados de la pareja o de la
relación laboral.

Como ejemplos de tenencia lícita se pueden mencionar los correos electrónicos propios; extractos bancarios propios; historias clínicas
propias y; videos propios o producidos con autorización de terceros (Ley 23 de 198158 y Ley 23 de 198259). Serán ejemplos de pruebas
ilícitas, los correos electrónicos ajenos, incluidos los del cónyuge, familiares en general y empleados, salvo que tales correos hubieren sido
generados y enviados utilizando cuentas familiares o corporativas con claves públicas y de libre acceso bajo el consentimiento del
usuario; las grabaciones e interceptaciones sin orden judicial60; las grabaciones obtenidas lícitamente, pero extraídas ilícitamente de un
expediente judicial; las fotografías o grabaciones digitales obtenidas mediante el seguimiento no autorizado de personas; en general, las
pruebas obtenidas con violación de garantías fundamentales, como la intimidad, la dignidad y el debido proceso 61.

55
Corte Constitucional. Sentencia T – 022 de 1993. Bogotá D.C
56
Rincón Óp. cit. Página 190
57
Corte Constitucional. Sentencia T – 440 de 2003. Bogotá D.C
58
Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. D.O. No. 35.711, del 27 de febrero de 1981.
59
Sobre Derechos de Autor. D.O. No. 35.949 del 19 de febrero de 1982.
60
Corte Constitucional sentencia SU – 159 de 2002, que declaró la interceptación arbitraria de comunicaciones como violatoria del derecho a la intimidad, en la medida en que no brinda la protección
debida a la autonomía individual tutelada constitucionalmente. Bogotá D.C
61
Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Civil. Magistrado Ponente Arturo Solarte Rodríguez. 4 de septiembre de 2007. Referencia: 05001-22-03-000-2007-00230-01. Bogotá D.C.
 Ahora, si la prueba no está en poder de quien la solicita, el Código General del Proceso prevé los mecanismos adecuados para lograr su
obtención, tales como la manifestación contenida en el numeral sexto del artículo 82, que impone al demandante el deber de indicar los
documentos que se encuentran en poder del demandado, y el correlativo deber de aquél de aportarlos con la contestación, so pena de
tener por ciertos los hechos que se pretendan demostrar, norma que es desarrollada en el artículo 167, que autoriza al juez a distribuir
la carga de la prueba, exigiendo probar determinado hecho a la parte que se encuentre en una situación más favorable para aportar
las evidencias o esclarecer los hechos controvertidos, para lo cual considera el Código que la posición para probar se deriva de su
cercanía con el material probatorio, por tener en su poder el objeto de prueba, por circunstancias técnicas especiales, por haber
intervenido directamente en los hechos que dieron lugar al litigio, o por estado de indefensión o de incapacidad en la cual se encuentre
la contraparte, entre otras circunstancias similares”62.

Lo importante de estos principios es que la consecución de la información no puede pasar por encima de los derechos
fundamentales de los intervinientes, teniendo en cuenta que existe diversidad de clasificaciones de la información y dependiendo de
esta clasificación se derivan ciertos obstáculos jurídicos para su obtención, habida cuenta que si la información compromete los
derechos de los intervinientes resulta apenas lógico que tengan controles como la orden judicial para su consecución; son aspectos
trascendentales que de no ser cumplidos vician de fondo la legalidad de la información y por demás pierde eficacia probatoria,
resultando de esto que se debe decretar la ilegalidad de la prueba.

62
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
Es por lo anterior, que en sede de autenticación se pueden presentar tensiones derivadas de la aplicación de las TIC en la justicia y
que resultan de interés analizar en aras de que las mismas sean superadas al momento de la aplicación de las herramientas en la
función judicial, a saber:

“Autenticidad, buena fe y derecho de postulación:

En primer lugar, si bien se estableció en el Código General del Proceso la presunción de autenticidad de los memoriales, incluida la
demanda, no así se previó la posibilidad de presentar poderes sin la comparecencia personal del otorgante, lo que supone un evidente
regreso respecto de las normas que buscan dar agilidad al procedimiento y realizar el postulado de la buena fe, con lo cual se obligará,
a efectos de iniciar un proceso judicial electrónico, que tanto la firma del compareciente –poderdante-, como la del funcionario, consten
en medios digitales, lo que hasta ahora sólo puede producirse por medio de una firma digital, con las limitaciones que ello conlleva, toda
vez que, como se ha dicho, tal medio de autenticación tan sólo puede ser expedido por una entidad certificadora avalada por el
Gobierno Nacional (Ley 527 de 1999, art. 29).

La misma situación se predica respecto de los abogados, pues aunque la presunción de autenticidad cobija su rúbrica electrónica –
eximiéndolo por lo tanto del uso de firma digital, nada se dice respecto de la acreditación del derecho de postulación, conforme a lo
previsto en el Decreto 196 de 1971, por el cual se expidió el Estatuto del Ejercicio de la Abogacía, norma vigente para la fecha de la
expedición de la Ley 1564 de 2012, en lo tocante al ejercicio del Derecho ante los estrados judiciales, por cuanto no existe ninguna
norma que prevea la inclusión para posterior consulta electrónica en una base de datos de la información relativa a su tarjeta
profesional, salvo lo previsto para la consulta en línea de los antecedentes disciplinarios, teniendo en cuenta, además, que las previsiones
 sobre supresión de trámites contenidas en el Decreto 2150 de 1995, la Ley 962 de 2005 y el Decreto 019 de 2012, son aplicables a
las autoridades administrativas y no a las judiciales.

Ahora, respecto de la dirección de notificaciones, tanto el Decreto Ley 196 de 1971 como la Ley 1123 de 2007, ésta última
modificatoria del régimen disciplinario del abogado, omitieron prever normas que impongan al abogado el registro y mantenimiento de
una dirección electrónica, habida cuenta de que aunque se estableció en el numeral 15 del artículo 28 el deber de tener un domicilio
profesional conocido, registrado y actualizado ante el Registro Nacional de Abogados para la atención de los asuntos que se le
encomienden, debiendo además informar de manera inmediata toda variación del mismo a las autoridades ante las cuales adelante
cualquier gestión profesional, tal deber se circunscribe a un domicilio, lo que, por supuesto, es distinto a una residencia o a una dirección
de notificaciones electrónicas, como sí se estableció en el caso de los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas
jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia 63“.

Tensión que puede ser tratada desde esa unificación de las herramientas TIC a nivel de los despachos judiciales en cuanto a la
efectiva comunicación entre ellos, es decir, que exista correlación en el intercambio de información y que la misma pueda ser
consultada y empleada de forma legal, para esto proponemos por ejemplo que la información contenida en el Consejo Superior de la
Judicatura denominada registro nacional de abogados, sea empleada para la notificación y comunicación de las actuaciones a lo
togados litigantes al interior de los procesos, teniendo en cuenta que esta información siempre está actualizada en punto de los datos
profesionales de cada profesional del derecho, lo cual implica que la información registrada no puede ser susceptible de repudio por
parte de los profesionales del derecho.

63
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
“Privacidad, intimidad y Hábeas Data:

En tercer lugar, llama la atención el sistema de reserva procesal, pues aunque en el artículo 3º del Código General del Proceso se prevé
que las actuaciones se cumplirán en forma oral, pública y en audiencias, también se establece la posibilidad de decretar y conservar la
reserva en determinadas actuaciones (arts. 114 y 124), lo que impone un estricto control sobre aquellas pruebas, decisiones, audiencias
o diligencias, a fin de evitar su divulgación por la vía del acceso que pueda tener la parte o un tercero acerca de lo que, por disposición
de la ley o del juez no debía conocer (medidas cautelares, pruebas, diligencias, audiencias).

Sobre este aspecto, es importante recordar lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia T-686 de 2007, respecto de la
publicidad de las actuaciones judiciales, interpretando las fuentes normativas que nutren las actuaciones electrónicas, en especial la Ley
527 de 1999, determinando que existen criterios de equivalencia funcional que deben satisfacer los mensajes emitidos por las
autoridades para que surtan efectos frente a las partes, como son: i. Rastreabilidad y conservación. La información contenida en el
mensaje de datos debe ser accesible para su posterior consulta; ii. Fiabilidad. Debe conocerse el origen del mensaje; iii. Integridad. El
mensaje debe permanecer en su estado original; iv. Competencia. El mensaje debe ser producto del ejercicio de la función jurisdiccional
y haber identificado el órgano que la ejerce; v. Confidencialidad, privacidad y seguridad de la información que se envía o se publica,
respetando los datos de carácter personal que contengan tales mensajes de datos y, vi. Garantía del debido proceso y el derecho de
defensa.

La Corte determinó, en cuanto al quinto de los criterios, esto es, el atinente a la privacidad, que sólo se satisface en la medida en que “a
través de estos sistemas de información no se da cuenta del contenido completo de las providencias judiciales, ni se divulga información
sometida a reserva de sumario, sino que tan sólo se informa de la existencia y de la fecha de las actuaciones judiciales.”.
 Un aspecto de especial atención sobre el punto de la privacidad es el relativo al derecho al Hábeas Data 64, consagrado en los artículos
15 y 20 de la Constitución, pues hace parte integral de la función pública de administrar justicia, en la medida en que afecta o puede
afectar las relaciones públicas o privadas de quienes acceden al servicio, el cual, por principio de la obligatoriedad y exclusividad de la
jurisdicción, es de imperativo acatamiento.

En la sentencia C-748 de 2011, dictada a propósito de la Ley 1581 de 2012 sobre Hábeas Data65, posterior a la Ley 1266 de 200866,
la Corte Constitucional recordó que en Colombia existe un sistema híbrido de protección en el que confluye una ley de principios
generales con otras regulaciones sectoriales que protegen esta porción constitucional del derecho al buen nombre y a la intimidad67.

La adopción de un modelo híbrido en Colombia, obliga a distinguir lo que es el dato personal manejado desde el ámbito de las
relaciones financieras regulado por la Ley 1266 de 2008, del dato manejado por otras entidades del sector administrativo, a las que se
le aplica la nueva ley estatutaria. Sin embargo, conforme a lo dicho en la sentencia C-748 de 2011, respecto de la inexequibilidad del

64
En la sentencia C-1011 de 2008, la Corte definió el término Hábeas data: “Debe tenerse en cuenta que la denominación „hábeas data‟ no ha sido la única utilizada por la jurisprudencia para identificar
las facultades del sujeto concernido respecto de las bases de datos. Así, durante el desarrollo del concepto en las decisiones de la Corte se han usado las expresiones de „autodeterminación informática‟ o
„autodeterminación informativa‟. En todo caso, estas tres definiciones refieren a la misma realidad jurídica, por lo que no ofrecen mayores dificultades en su uso alternativo. Sin embargo, ante la
necesidad de contar con una descripción uniforme y habida cuenta el uso extendido del término en el ámbito del derecho constitucional colombiano, esta sentencia utilizará el vocablo hábeas data con el
fin de nombrar el derecho que tienen todas las personas a ejercer las facultades de conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en bases de datos.” La equivalencia
entre los términos Hábeas data y autodeterminación informativa también había sido anunciada en la sentencia T-729 de 2002, M.P. Eduardo Montealegre Lynett.
65
Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos generales. D.O. 48.587 del 18 de octubre de 2012
66
Revisada por la Corte Constitucional mediante sentencia C-1011 de 2008. Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño. En la mencionada sentencia, la Corte encontró que “Este nuevo proyecto de
ley busca llenar el vacío de estándares mínimos de protección de todos los datos personales –anunciado por la Corte Constitucional en la sentencia C-1011 de 2008, de ahí que su título sea precisamente
“Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. Esa intención también fue anunciada por el gobierno en la exposición de motivos, en la que afirmó: “(…) es
necesario que el país cuente con una legislación integral y transversal que garantice la protección efectiva de los datos personales en todo el proceso de tratamiento”. Como se verá más adelante, pese a
varias deficiencias que presenta el proyecto, puede concluirse que efectivamente introduce principios y reglas generales destinadas a garantizar algunos contenidos mínimos del derecho al Hábeas data…
67
En la sentencia C-748 de 2011 la Corte recordó que “el artículo 15 de la Constitución de 1991 reconoció explícitamente el “(…) derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas” y además dispuso que “[e]n la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetará la libertad y
demás garantías consagradas en la Constitución”. Estos preceptos leídos en conjunto con la primera parte del mismo artículo 15 –sobre el derecho a la intimidad, el artículo 16 –que reconoce el derecho
al libre desarrollo de la personalidad- y el artículo 20 –sobre el derecho a la información activo y pasivo y el derecho a la rectificación- de la Carta, han dado lugar al reconocimiento de un derecho
fundamental autónomo catalogado como derecho al Hábeas data, y en algunas oportunidades, como derecho a la autodeterminación informativa o informática.”
 artículo 27 del Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 Senado; 046 de 2010 Cámara 68, que delegaba en el gobierno lo
concerniente al tratamiento sobre datos personales que requieran de disposiciones especiales, “la regulación del tratamiento de datos
especiales, como por ejemplo, los de seguridad e inteligencia, judiciales y penales, entre otros, le compete de forma exclusiva al
legislador”, quien debe hacerlo mediante una nueva ley estatutaria en virtud de lo previsto en el artículo 152 de la Constitución, lo que
supone una doble consecuencia, en la medida en que, de acuerdo con dicho criterio, ni aún el Consejo Superior de la Judicatura podría
regular el tema, lo que obliga a acudir a parámetros generales establecidos en la jurisprudencia constitucional respecto del núcleo
esencial del derecho al Hábeas Data, en espera de que una ley estatutaria del sector justicia sea expedida, con estricta sujeción al
principio de proporcionalidad, según lo establecido por la Corte en las sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.

Sin embargo, en la misma sentencia C-748 de 2011 se definieron las prerrogativas o contenidos mínimos que se desprenden del
Derecho al Hábeas Data, dentro de los que se encuentran, a juicio de la Corte, por lo menos los siguientes: “(i) el derecho de las
personas a conocer –acceso- la información que sobre ellas está recogida en bases de datos, lo que conlleva el acceso a las bases de
datos donde se encuentra dicha información; (ii) el derecho a incluir nuevos datos con el fin de que se provea una imagen completa del
titular; (iii) el derecho a actualizar la información, es decir, a poner al día el contenido de dichas bases de datos; (iv) el derecho a que la
información contenida en bases de datos sea rectificada o corregida, de tal manera que concuerde con la realidad; (v) el derecho a
excluir información de una base de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido de ella, o por simple voluntad del titular –salvo
las excepciones previstas en la normativa.”

68
Congreso de la República de Colombia. Ley Estatutaria 1581 de 2012. Bogotá D.C.
 A éstas previsiones se deben agregar las que la doctrina internacional69 ha reconocido como propias o inherentes al derecho a la
protección de datos personales, fundadas en los principios de legalidad y licitud, finalidad, congruencia, corrección y seguridad de las
bases de datos, según las cuales: i. La recolección de los datos debe estar autorizada por la ley y, además, no debe ser violatoria de
principios y libertades fundamentales, tales como la intimidad, la dignidad y la igualdad; ii. La recolección de los datos debe tener una
finalidad legítima, en la medida en que sea pertinente con la actividad que motivó su obtención, tal como lo prevé el artículo 4º de la
Ley 25.326 española, según la cual “los datos objeto de tratamiento no pueden ser utilizados para finalidades distintas o incompatibles
con aquellas que motivaron su obtención”70; iii. Los datos recolectados deben estar en consonancia con los fines para los cuales fueron
obtenidos. Este principio, también denominado “proporcionalidad”, determina que los datos recolectados deben guardar estricta
pertinencia con el fin, de modo que no se incluya aquello que no es necesario para soportar una determinada actuación; iv. El principio
de corrección o de exactitud obliga a que los datos permanezcan actualizados, de modo que en todo momento correspondan a la
realidad objetiva, lo que impone un deber de los administradores de llevar un control permanente sobre la actualidad, la veracidad y la
equivalencia funcional de los registros y los archivos71; v. Seguridad. El Convenio Nº 108 para la protección de las personas con respecto
al tratamiento automatizado de datos de carácter personal, expedido por el Consejo de Europa de 1981, establece en su artículo 7 que
“se tomarán medidas de seguridad apropiadas para la protección de datos de carácter personal registrados en ficheros automatizados
contra la destrucción accidental o no autorizada, o la pérdida accidental, así como contra el acceso, la modificación o la difusión no

69
GOZAÍNI, O. A. (2011). Hábeas Data, Protección de Datos Personales. 2ª Ed. Rubinzal Culzoni Editores. Buenos Aires.
70
Principio que también ha definido la Corte Constitucional en sentencia C-336 de 2007, en la que adoctrinó: “Una base de datos se diseña con un propósito específico y debe ser organizada con una
lógica coherente.
71
Gozaíni explica cómo, en materia de conservación de datos, es posible distinguir entre lo que es un “registro” de un “archivo”, en la medida en que el primero es una anotación que se realiza en un
determinado archivo público de un acto o resolución de autoridad, mientras el segundo, es la conservación de documentos, papeles o cosas. Ibid. Pág. 146
 autorizados”, norma que obliga a que los administradores de las bases de datos adopten medidas para la conservación de la
información, de modo que se garanticen en todo momento los requisitos de integridad y de rastreabilidad de la equivalencia 72”.

Esté aspecto resulta de gran interés para la función judicial, teniendo en cuenta que respecto del manejo de la información en sede
de su consecución, se debe velar por el respeto de los derechos fundamentales de las personas, para el caso, los que implican la
intimidad y el habeas data, habida cuenta que al interior del proceso para que estos derechos cedan frente a la necesidad de obtener
la información debe mediar mandato judicial, previo la realización de un test de ponderación en el que el juez desde los aspectos de
la necesidad, proporcionalidad en sentido estricto e idoneidad establezca que es viable afectar estos derechos y en consecuencia
ordenar se obtenga la información.

“Archivo, manejo y trazabilidad de los datos:

Se exige que el medio de conservación de la memoria procesal permita determinar la secuencia de lo ocurrido en el proceso, lo cual, si
bien ha venido siendo objeto de regulación mediante el sistema Justicia XXI, debe ser robustecido para permitir al juez y a las partes
determinar los extremos del juicio y del expediente, a fin de emitir los pronunciamientos necesarios en el transcurso del litigio, ya que,
por razón de la división de las actuaciones en instancias, incidentes y recursos extraordinarios, dentro de los cuales se observan etapas
definidas, diversas son las técnicas de sustanciación que permiten al juez conocer lo ocurrido en un trámite, conforme a la ya reconocida
máxima, según la cual “lo que no está en los autos, no está en este mundo” (non nese autos), aunada a las limitaciones propias de las
reglas de congruencia (extremos procesales) y de consonancia (extremos de los recursos) en las decisiones (arts. 357 y 305 del C.P.C. y
arts. 328 y 281 del C.G.P.), lo que conlleva, o bien el análisis integral de lo ocurrido en la respectiva instancia, el incidente o el recurso, o

72
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 bien el estudio de determinadas piezas necesarias para dilucidar cuestiones particulares del proceso, tal como ocurre en el caso de los
incidentes o la decisión del recurso de apelación en el efecto diferido, de acuerdo con las reglas especiales para éste último,
determinadas en los artículos 323 y 324 del Código General del Proceso, que prescriben, entre otras, la remisión parcial del expediente,
la expedición de copias parciales, a juicio del juez que expidió la decisión apelada, y el cumplimiento de lo que no fue objeto de
apelación, para así evitar dejar por fuera lo que debe ser materia de decisión y con ello incurrir en vicios que lleven a que una
determinada situación permanezca imprejuzgada.

Por ello, sin perjuicio de las normas especiales previstas en el Código General del Proceso y los acuerdos que expida el Consejo Superior
de la Judicatura en colaboración con el Ministerio de las Tecnologías de la Información y la Comunicación para el manejo de
expedientes y registro de datos en las bases que para el efecto se creen, es necesario tener en cuenta lo previsto en la Ley 1409 de
201073, que reglamentó el ejercicio profesional de la Archivística, disciplina que se ocupa de “todo lo relacionado con el manejo de los
archivos (…) en las áreas relacionadas con el conocimiento, organización, recuperación, difusión, preservación de la información,
conservación y conformación del patrimonio documental del país” (art. 1º).

En esta ley, se regularon aspectos como: “a) La aplicación de los principios universales de procedencia y de orden natural en la
organización tanto de los archivos públicos como privados, bajo el concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, en sus
distintos soportes. b) La producción, identificación, organización, clasificación, descripción, selección, valoración, diagnóstico, conservación
y custodia de documentos y, en general, todas las actividades que propenden por el desarrollo de la gestión documental. c) La

73
Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones. D.O. No. 47.817 de 30 de agosto de 2010.
 planeación, diseño, coordinación, control, administración, evaluación y gerencia técnica de los procesos archivísticos, en sus distintos
soportes” y se expidió un catálogo de principios que rigen la actividad, tales como el de protección de la integridad y de la fidelidad del
testimonio; el principio de procedencia y orden original; el principio de autenticidad; el principio de la autenticidad y del continuo acceso
y legitimidad; el principio de la finalidad de la transferencia; el principio de la imparcialidad; el principio de la legalidad; el principio de la
privacidad de los datos y de los archivos y el principio de la colaboración (art. 11) “74.

Esta tensión resulta de gran importancia, habida cuenta que surge la necesidad de implementar criterios claros al interior de cada
despacho en cuanto al manejo y conservación de la información, los cuales permitirán garantizar el acceso de la misma solo a las
personas intervinientes al interior del proceso, así mismo garantizar que las partes puedan solicitar la reproducción de la información
sin que sufra merma en su originalidad la que para el proceso es auténtica.

“Tradición documental y el sistema de derecho civil:

En quinto lugar, y es éste tal vez uno de los aspectos más relevantes en el proceso de implementación del expediente electrónico, debe
atenderse a la ya arraigada tradición documental existente en Colombia: post scriptum, scriptum est, lo escrito, escrito está 75.

Son muchos y variados los actos jurídicos insertos en medios documentales, por razón de la aplicación de las normas sobre la creación y
la prueba, que imponen ritos y solemnidades sustanciales. En capítulo anterior se hizo referencia a aquellos actos que, dada su

74
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
75
En Colombia se adoptó el sistema de Derecho Civil y de allí la tradición documental que irriga los procedimientos. Un sistema de derecho civil o de tradición civil es aquel que proviene de
instituciones del derecho romano y más próximamente del derecho francés. “La fecha tradicional de su origen es el año 450 A.C., supuesta fecha de publicación de la XII Tablas en Roma. Es ahora la
tradición legal dominante en la mayor parte de Europa occidental, toda América Latina, muchas partes de Asia y África, e incluso algunos enclaves dentro del mundo del derecho común (Luisiana,
Quebec y Puerto Rico)”. John Henry Merryman. La tradición jurídica romano-canónica. Fondo de Cultura Económica. México. Segunda Edición. Octava Reimpresión. pp. 18
 naturaleza solemne, requieren ser acreditados mediante la exhibición del documento físico que los contiene, tal como ocurre con las
escrituras públicas, las sentencias judiciales, los títulos valores, la prueba de la existencia de las personas, las partidas eclesiásticas
(válidas por efecto del Concordato suscrito con el Vaticano), los títulos que prestan mérito ejecutivo y, en general, los actos
administrativos expedidos antes de la vigencia de la Ley 1437 de 2011, los cuales reposan y deben ser aportados al proceso en medios
físicos en las oportunidades procesales previstas para ello (ej. Art. 82 del C.G.P.), lo que impone, o bien el establecimiento de un
procedimiento para su desmaterialización, previa contradicción procesal, o bien el reconocimiento del valor pleno de las copias, aún en
el evento en que se pretenda derivar de ellas mérito ejecutivo, invirtiendo en todos los casos la carga de la prueba para quien pretenda
alegar la falsedad material, promoviendo el respectivo incidente de tacha, caso en el cual, como es natural, se le exigirá a quien adujo el
documento en copia, al igual que en los casos en que no se quiere deducir de un documento título ejecutivo, su exhibición, so pena de
tenerlo por inválido o ineficaz para tal propósito. De ser otra la filosofía del proceso, no se podrá en ninguno de estos eventos adelantar
un proceso judicial electrónico pleno y ni aún un expediente electrónico judicial”76.

Este aspecto pone en riesgo la filosofía de los documentos electrónicos y su uso, siempre y cuando no se inicie con el cambio en la
mentalidad de los empleados al interior de la rama en cuanto a la apropiación de las herramientas TIC, para lo cual resulta
interesante que quienes están al servicio de la justicia inicie por conocer su uso y validez jurídica, lo que conlleva necesariamente a
que surjan soluciones frente a tensiones como la expuesta en el acápite anterior, que permitan migrar el proceso escritural a lo
digital.

“Accesibilidad, divulgación y aprendizaje:

76
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 En séptimo lugar, la implementación del Plan de Justicia Digital y del Expediente Electrónico Judicial en las distintas jurisdicciones,
supone un cambio fundamental en los paradigmas comportamentales y actitudinales, tanto de los operadores como de los usuarios de
la administración de justicia, lo que conlleva igualmente la incorporación de proyectos de aprendizaje bajo los parámetros de la
Andragogía, disciplina que se ocupa de la enseñanza a las personas adultas hasta la madurez (distinta de la gerontología), las cuales
ocupan gran cantidad de los actuales cargos en la Rama Judicial, o hacen parte de la extensa comunidad de abogados que acuden a
ella, así como la adecuación de los planes de estudio en las escuelas de derecho para aquellos estudiantes de edades tempranas en
proceso de formación77.

Lo anterior por cuanto en la ejecución del Plan de Justicia Digital, aspectos claves que hacen parte de un proceso adelantado
íntegramente por medios electrónicos emergen para corregir y adecuar conductas de los usuarios del servicio de justicia, tal como ocurre
actualmente con los procesos de aprendizaje los bajo los modelos de “E-Learning” o “B-Learning” (aprendizaje electrónico y aprendizaje
combinado), en los cuales el conteo de términos se sujeta estrictamente a las reglas de correctitud algorítmica 78 y preclusión
consagradas en el artículo 120 del C.P.C. y 117 del C.G.P., de acuerdo con las cuales los sujetos procesales conocen la fecha de inicio y
de cierre de las oportunidades procesales, lo que en un sistema controlado por computadores no permite la agregación de piezas
después de vencida la hora del día respectivo fijado por el juez o su secretario, regla que aplica para cualquier actuación que esté
limitada por un término, como puede ser la contestación de la demanda; su corrección, adición o reforma; los traslados; la posesión de
los peritos y la presentación de sus dictámenes; la interposición de recursos ordinarios y extraordinarios; los alegatos de conclusión; el

77
Debe tenerse en cuenta que ni la Ley 1188 de 2008 sobre registro calificado, ni el Decreto 1295 de 2010, establecen componentes mínimos sobre la enseñanza en las escuelas de Derecho acerca
del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en el sector justicia.
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Un algoritmo es correcto si: 1. Resuelve el problema para el cual fue diseñado; 2. Por cada entrada produce una salida esperada y; 3. Entre entrada y salida existe un tiempo finito. El problema de la
moratoria de la justicia fue estudiado por el profesor Carlos Adolfo Prieto en el artículo “Verdad, certeza y correctitud. Algunas reflexiones acerca de la dinámica y de la finalidad de los sistemas
judiciales”. Revista del Instituto Colombiano de Derecho Procesal. Volumen No. 35 (2009)
 pago de aranceles; la acreditación de calidades especiales para el ejercicio de derechos procesales como la intervención excluyente o la
coadyuvancia; el inicio y finalización de las audiencias y de las diligencias como la de remate; el cumplimiento de cargas específicas por
requerimiento del juez (desistimiento tácito); la reanudación del proceso donde se hubiere decretado la suspensión y aún los actos de
decisión como los autos y la sentencia que le pone fin a la instancia, pues para todos los anteriores la ley procesal establece plazos
determinados y perentorios”79.

Esta tensión ha sido empezada a tratar a partir de cursos como éste, en el cual se están dando a conocer no solo la existencia de
herramientas TIC, sino además las formas para su uso en la función judicial, las ventajas que ofrece su apropiación, pero este tipo de
cursos solo puede llegar a cumplir con su objetivo solo si existe la disposición de cada persona no solo de acceder a el, sino además
tener la capacidad de retroalimentar los contenidos y ponerlos en práctica en sus funciones diarias.

Aunado a esto, se debe tener en cuenta que parte esencial de la autenticación de los documentos electrónicos, es el manejo que se
le brinde a la información y por esto se hace necesario abordar varios aspectos que resultan de interés:

“Reglas básicas para el recaudo de la evidencia digital

Sea cual fuere la etapa o el medio probatorio por el cual se pretende allegar un documento electrónico al proceso judicial, la
intervención del perito garantizará la inalterabilidad y la inmaculación necesarias para poder valorarlo en la sentencia o en el auto que
le ponga fin a la actuación. De allí que sea necesario el planteamiento de protocolos especiales que garanticen su debido recaudo y
análisis, pues como hemos demostrado, tan importante es determinar el valor que se le debe asignar a un documento como la identidad

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Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
que éste tiene con el hecho alegado, en la medida en que se busca garantizar que el documento valorado es el mismo que se recaudó
en la respectiva diligencia.

6.3.1 Cadena de custodia

Cadena de custodia es el proceso documentado, aplicado por particular o servidor público, tendiente a demostrar la identidad, la
originalidad e integridad de todo espacio o lugar considerado como escena o lugar de los hechos, así como de todo elemento desde su
hallazgo, toma o recaudo, hasta que la autoridad judicial lo determine. Permite garantizar los principios de identidad, integridad,
preservación, seguridad, almacenamiento, continuidad, autenticidad, originalidad e inmaculación.

El registro de la cadena de custodia se concreta en cualquier mecanismo capaz de contener un documento electrónico o archivo digital.
Esta nos permite responder a los interrogantes de quién la recolectó, cuándo y cómo, quién tiene su posesión, cómo fue almacenada y
protegida en dicho procedimiento, quién la manipuló y por qué.

Aunado a lo anterior, si se pretende que la evidencia digital sea válida y en consecuencia valorada por el juez en sus providencias, se
debe recaudar teniendo en cuenta factores tales como: conocimiento, confirmación y verificación de la información; aseguramiento del
lugar de los hechos; observación análisis y valoración del lugar de los hechos; fijación del lugar de los hechos; recolección embalaje y
rotulado de los elementos materia de prueba; envío de los elementos materia de prueba al almacén de evidencias o al laboratorio
especializado; documentación del sistema de cadena de custodia; entrega de los elementos; el proceso efectivo de documentación del
trabajo completamente efectuado durante el recaudo, determinación de la persona que tiene la custodia de la evidencia y; prueba de la
integridad con el manejo de la evidencia mencionando origen, descripción, modelo y serial del ordenador (direcciones “MAC” e “IP”), así
como el “hash” que indica la prueba de integridad del documento.

La cadena de custodia se iniciará en aquel lugar donde se encuentre el ordenador que contiene el documento electrónico y concluye por
orden emanada de autoridad competente, según lo estipula el artículo 254 de la ley 906 de 2004, aplicable por remisión analógica al
proceso civil.

Para asegurar un adecuado manejo de la evidencia, el perito jamás deberá manipular el documento en su estado original, es decir,
antes de proceder a su copiado, deberá identificar plenamente el ordenador o equipo contenedor, mediante el uso de cámaras
fotográficas y de video, para así proceder a su encendido o su acceso inicial. Una vez identificado el documento deberá copiarlo
inmediatamente, sin abrirlo ni imprimirlo, pues tal acto implica la inserción de nueva información que puede alterarlo o aún destruirlo.
La copia deberá ser archivada en medio no regrabable como un CD, el cual será sometido al proceso de embalaje, etiquetado, firmado,
transportado y custodiado hasta el lugar donde vaya a ser analizado.

Para un adecuado manejo del proceso, se requiere que esta actividad se encuentre acorde con las recomendaciones internacionales,
razón por la cual documentos como el Manual de Cadena de Custodia de la Fiscalía General de la Nación (Resolución 6894 de 2004) y
el “Internet Security Glossary RFC # 3227” -adoptada posteriormente por la convención de Cybercrimen-, ofrecen una matriz genérica
frente a los incidentes de seguridad y evidencia digital. En ellos se hace alusión expresa a la importancia de mantener la cadena de
custodia siguiendo los lineamientos establecidos por la ley sobre los períodos de almacenamiento y registro de la misma.

El marco jurídico para la práctica de la cadena de custodia se encuentra consagrado en el Libro II, Título I, Capítulo V, artículos 254 a
266 de nuestro código adjetivo penal, bajo el sistema oral, así como las recomendaciones que al respecto plasme la comunidad
 internacional, siéndoles aplicables analógicamente estas disposiciones a los procesos civiles, laborales y contenciosos administrativos,
pues así lo dispone expresamente el artículo 3º de la Ley 527 de 1999, en concordancia con lo previsto en el artículo 8º y el numeral
segundo del artículo 5º de la Ley 57 de 1887, así como los artículos 4º y 5º del Código de Procedimiento Civil”80.

Aspecto de gran relevancia para la función judicial, teniendo en cuenta que el cumplimiento estricto de los parámetros de la cadena
de custodia, se convierten sin lugar a dudas en la herramienta principal para el manejo de la información electrónica y su posterior
incorporación al proceso, debiéndose precisar que los postulados de la cadena de custodia ofrecen la seguridad del cumplimiento de
los principios dispuestos para la evidencia digital y por tanto garantizan que la decisión adoptada y soportada con información digital
está fundada en derecho y que tiene la misma validez de las soportadas a través de los medios probatorios tradicionales.

“Lo anterior, permite precisar que frente a los documentos electrónicos se pueden iniciar acciones tendientes a la tacha de su
originalidad cuando existe la duda de su origen o procedencia, por lo que debemos precisar cuál es la acción a través de la cual se eleva
tal actuación:

Tacha de falsedad e incidente de autenticidad. Dentro del término señalado por la ley para la contradicción de la prueba, la parte
contra quien se aduce puede, o bien tacharla de falsa o bien desconocer su autenticidad, casos en los cuales será necesario acudir al
respectivo incidente consagrado en el artículo 139 del Código de Procedimiento Civil.

Para ello, se deberán ajustar las previsiones del artículo 290 al documento digital, pues allí tan sólo se hace alusión al documento
escrito. Por ello, tanto en el incidente de tacha como en el de autenticidad, se deberá recurrir a una pericia documentológica, en la cual

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Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 el experto, además de tener especiales conocimientos en la ciencia forense documental, conozca los protocolos de manejo de la prueba
electrónica, en la medida en que una prueba bien recolectada pero mal administrada puede conllevar su pérdida, su destrucción o su
declaratoria de nulidad81.

Es por esto que lo anterior constituye sin lugar a dudas en una de las acciones que contempla la norma para corregir las faltas a la
lealtad procesal que le es exigida a los intervinientes dentro del proceso, teniendo en cuenta que respecto de la creación de la
información puede presentarse la mala intención de un tercero en desviar la realidad y manipular la información, por lo que de la
mano de esta acción deben adelantarse las investigaciones penales a que haya lugar, por el fraude procesal y demás conductas
punibles si existiesen.

“Requisito de legalidad y de licitud. La verificación del requisito de legalidad gira en torno de varios aspectos como son, la producción de
la prueba, la aducción de la prueba, el decreto de la prueba y su práctica, momentos todos distintos en el iter que deben por lo tanto
ser estudiados separadamente. Una vez determinada la conducencia del documento, se debe verificar que ha ingresado al proceso en la
forma y con los requisitos establecidos en la ley.

Así, un documento obtenido ilícitamente, aun cuando hubiere sido aportado en tiempo y aún sin que medie tacha de la parte contra
quien se adujo, no puede ser valorado, pues es claro que la ilicitud de la prueba deriva de un mandato superior contenido en el inciso
final del artículo 29 de la Constitución que la torna en insaneable”82.

81
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
82
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
Este aspecto resulta de gran importancia habida cuenta que a lo largo de este curso se ha tratado los aspectos jurídicos que permiten
que al ser aplicados a la información electrónica tenga plena validez y permitan adoptar las decisiones judiciales que pongan fin a los
litigios, en este punto vale la pena recordar la teoría del fruto del árbol envenenado, que implica que si una prueba ha sido obtenida
de manera ilegal o ilícita las actuaciones que se deriven de esta serán nulas, incluyendo la sentencia, obligando a corregir tales
actuaciones desde el respeto del marco normativo para la consecución de cada prueba.

“Posibles errores en la valoración del documento electrónico. Conforme a las previsiones anteriores, al momento de valorar el
documento electrónico, el juez puede incurrir en errores fácticos que lo llevan a desviarse de la correcta aplicación de la ley sustancial,
aspecto recurrible en casación por la vía de la causal primera del artículo 368 del C.P.C., según la cual, se puede incurrir en errores de
hecho o de derecho, según sea lo que se pretende demostrar. Como ejemplo de estos errores podríamos citar los siguientes:

1. Error de derecho por indebida asignación de mérito legal: Tener por idóneo un mensaje de datos en el que conste un acto sometido
a solemnidad, como puede ser la compraventa de bien raíz, cuando lo que se discute en el proceso es precisamente el derecho de
dominio.

2. Error de derecho por restar mérito legal: No tener por probado un contrato de carácter mercantil o no sometido a solemnidad que
consta en documento electrónico.

3. Error de hecho por falso juicio de existencia (suposición): Presumir que un documento impreso en papel, en el que aparece un
correo electrónico, es el correo en sí mismo.
 4. Falso juicio de identidad por mutilación: Dejar de analizar partes de un documento electrónico o del peritaje que sobre este se
realizó y con ello abstenerse de declarar su equivalencia funcional o declararla sin tener tal atributo.

5. Error de hecho por adición: Tener por enviado un mensaje que fue creado pero en cuyo cuerpo no consta tal situación. O tener por
cierta una fecha de recibo cuando en el documento no aparece dicha información”83.

Son los anteriores los errores que se pueden presentar en el momento en el que el juez entra a adelantar la valoración de la
evidencia digital y los aspectos que revisten cada una de ellas, por lo que a través de este curso se pretende prevenir que se incurra
en este tipo de errores al momento no solo de incorporar la prueba sino cuando se le de valor probatorio y su posterior aplicación
para la sentencia, porque debe quedar claro que las pruebas digitales tiene la misma fuerza probatoria que las tradicionales, por lo
que están al mismo nivel de permitir al juez llegar al convencimiento requerido para adoptar la decisión.

Ahora bien, debemos tener presente que existen reglas propias para la exhibición de los documentos electrónicos al interior de un
proceso, que de no ser cumplidas pueden derivar en que el mismo sea puesto en duda o sea tachado de falsedad, por lo que resulta
de interés exponer varias precisiones a saber:

“La exhibición del documento electrónico. Si se analizan detenidamente las normas que regulan la exhibición de documentos,
encontramos que el legislador de 1970 no escatimó en esfuerzos para proteger el derecho a la intimidad, pues es evidente que todas
las normas procesales que buscan el aporte de información que reposa en poder de terceros garantizan al extremo el derecho que
tiene toda persona de no ser molestada más allá de lo que su deber de colaboración con la administración de justicia se lo impone, tal y

83 Consulta el día 12 de Enero del 2014.[Link]

como disponen los artículos 15 y 95 de la Constitución Nacional de 1991, norma posterior a la expedición del Código de Procedimiento
Civil.

Las reglas constitucionales que imponen el respeto por la intimidad, determinan que en materia de documento electrónico el medio
probatorio por excelencia será la exhibición, pues se entiende que quien no ha aportado un documento a un proceso es porque no tiene
la posibilidad física o jurídica de hacerlo y por lo tanto será el juez quien autorice su incorporación al acervo probatorio.

Para ello, deberán observarse con la mayor prudencia las reglas contenidas en los artículos 283 y siguientes del C.P.C., pues es claro que
dichas disposiciones fueron previstas para la exhibición del documento per cartam, el cual, por su vocación de movilidad y de
inalterabilidad, resulta de fácil manejo y tráfico, situación que no resulta del todo afín respecto del documento electrónico, el cual, por
razón de la forma como es creado y almacenado, tiene una eminente vocación de alterabilidad, por lo que es necesario el respeto de
algunas reglas que faciliten el aporte y que a la vez impidan su destrucción o alteración, como son:

1. Petición: Quien pide la prueba deberá manifestar el lugar donde reposa el documento electrónico y en la medida de lo posible el
equipo que lo contiene, su propietario, sus usuarios y su ubicación dentro del ordenador o el contenedor.

2. Decreto: El juez deberá determinar con claridad el nombre del archivo y sus especificaciones técnicas, así como cualquier elemento
adicional que sirva para identificarlo, todo con el fin de determinar su creación o su transmisión.

3. Procedimiento de extracción: La forma como debe ser exhibido o copiado, pues se reitera que por razón de su vocación de
alterabilidad, debe ser extraído del ordenador o el medio que lo contenga utilizando técnicas y tecnologías apropiadas para el
aseguramiento de la prueba digital y el respeto de la cadena de custodia.
 4. Copia o reproducción: Por la especial volatilidad de la prueba, lo adecuado es extraer una copia del original, pero si esto no fuere
posible, bien porque el propietario del documento no lo permite o por la imposibilidad del uso de medios tecnológicos que impidan su
destrucción o su alteración, el juez deberá ordenar su reproducción por otros medios que permitan conservar la información relevante
para el proceso (Inciso final del artículo 284 del C.P.C.)”84.

Las anteriores reglas resultan de interés para la función judicial, teniendo en cuenta que debe quedar claro que la evidencia digital
sigue el mismo camino de las pruebas tradicionalmente conocidas, y debe quedar claro que no puede surgir ninguna prueba digital sin
que esta haya sido decretada por un juez de la República, lo que llama aún más la atención es que al momento de decretarse la
prueba debe limitarse como y en donde se debe recolectar, es decir, se debe especificar por ejemplo si se va a ordenar una
inspección al disco duro de un computador, se debe precisar qué tipo de información se está buscando, teniendo en cuenta que al
interior de ese ordenador muy seguramente van a existir distintos contenidos que pueden estar protegidos desde el marco del
derecho a la intimidad, debiéndose garantizar que la información que no sea de interés para el proceso se debe procurar por guardar
la reserva de la misma y conjurar que la misma no sea replicada.

Lo anterior, nos permite concluir:

Los mensajes de datos y demás documentos creados bajo el uso de las TIC, gozan de plena autenticidad y por ende causan efectos
jurídicos al interior del proceso en que se incorporen, por lo que resulta de gran interés el empleo de estas herramientas habida
cuenta que permiten mejorar la función judicial y el acceso a la administración de justicia para los usuarios.

84
Nattan. N. El manejo del documento electrónico y su regulación en las distintas etapas del iter probatorio en el proceso civil.
 “Aunado a esto, la exhaustiva revisión de los diferentes instrumentos que consagran las normas que prevén la incorporación de
tecnologías de la información y la comunicación en los procesos judiciales, permite identificar tensiones asociadas a los distintos marcos
jurídicos, nacionales e internacionales, lo que supone el planteamiento de retos y desafíos en la Administración de Justicia.

Igualmente, se debe tener en cuenta que la legislación interna colombiana ha sido progresiva en la implementación de nuevas
tecnologías, con fundamento en el plan adoptado en la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, que previó su uso gradual, bien
como parte del programa de actualización de la infraestructura de los juzgados y tribunales, además de la expresa permisión para
utilizar medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones”85.

Debiendo precisar que parte de ese cumplimiento al reto impuesto en cuanto a la apropiación de las herramientas TIC en la función
jurisdiccional, se encuentra lo dispuesto por el Consejo Superior de la Judicatura para lograr cumplir y optimizar la función judicial,
muestra de ello son los cursos dispuestos para el acercamiento de los empleados con este nuevo reto de la mano de la
implementación de nuevas estrategias para la adopción del modelo de oralidad y de las novedades introducidas por el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y es precisamente en razón de esto que se ha ofertado este
curso que permitirá encontrar respuestas a algunas de las inquietudes más frecuentes respecto a este tema.

“Lo anterior, significa que si bien es deber del Estado adoptar medidas tendientes a modernizar el servicio de justicia, existe una
cláusula abierta para el uso de tecnologías en los distintos procesos, de acuerdo con la naturaleza de los trámites adelantados y a juicio
del funcionario que conduzca la actuación, lo que debe entenderse siempre en función del principio de equivalencia y de acuerdo con el
ya expresado principio de no regresividad.

85
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 La actualización de los recursos tecnológicos se asocia con la implementación de la oralidad en las distintas jurisdicciones. Sin embargo,
la expedición de normas que prevén el uso de herramientas telemáticas o digitales ha sido difusa y disímil en cada una de ellas, aunque
con características comunes, pero adecuadas a las previsiones de los distintos juicios para los cuales existen códigos procesales de
diversos linajes y ascendencia, y aunque es claro que la previsión de la oralidad tiene un tronco común en la Ley Estatutaria de la
Administración de Justicia, expedida en 1996, no así el origen sustancial o político de las distintas reformas, cada una con
particularidades propias de los objetivos propuestos al momento de su discusión y aprobación, tal como se evidencia en las reformas
constitucionales, la naturaleza adversarial de algunos procesos, la dimensión tuitiva de otros y las tendencias continentales, además de
la imperiosa necesidad de descongestionar el aparato jurisdiccional, lo que dio origen a la expedición desarticulada de normas y códigos
que previeron cada uno la forma como serán utilizadas las herramientas tecnológicas para la realización de los distintos juicios”86.

Estos postulados han sido definidos claramente a lo largo de este curso, y ha quedado evidenciado las distintas reformas que se han
surtido en los diferentes estatutos procesales, donde se han incluido las herramientas TIC en la función jurisdiccional, lo que
demuestra el interés del Estado en aceptar el despliegue tecnológico que cada día va surgiendo en el mundo y lo más importante está
reconociendo que a través de la apropiación de estas herramientas se optimiza la función judicial, dando cabal cumplimiento a los
fines dispuestos por la ley estatutaria de administración de justicia en cuanto al acceso a la justicia se refiere.

86
Nisimblat, N. (2013). Relaciones Jurídicas Y TIC’s: Tensiones, Implicaciones y Desafíos En La Administración De Justicia, UNIANDES.
 Referencias Bibliográficas Unidad No. 5

- Cano, J.J (2010). El Peritaje Informático y la Evidencia Digital en Colombia. Bogotá D.C, Colombia: Editorial UNIANDES.

- Congreso de la República de Colombia, Ley 527 de 1999. Ley 1581 del 2012 para la Protección de Datos, Bogotá D.C.

- Congreso de la República de Colombia, Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos, Artículo 4º Principios Generales, Bogotá D.C.

- Congreso de la República de Colombia, Ley 1437 del 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, Bogotá D.C.

- Congreso de la República de Colombia, Ley 1564 del 2012 Código General del Proceso, Bogotá D.C.

- Corte Constitucional República de Colombia. Sentencia C-831, del año 2000, Magistrado Ponente Dr. ALVARO TAFUR GALVIS.
Bogotá D.C.

- Corte Constitucional República de Colombia. Sentencia C-336, del año 2007, Magistrado Ponente Dr. JAIME CÓRDOBA TRIVIÑO.
Bogotá D.C.

- Corte Constitucional República de Colombia. Sentencia T-686, del año 2007, Magistrado Ponente Dr. HUMBERTO ANTONIO
SIERRA PORTO. Bogotá D.C.

- Informática Hoy, Dispositivos de almacenamiento óptico, Consultado el 09 de Enero del 2014: [Link]
[Link]/aprender-informatica/[Link]
- Parra Quijano, J. (2009) Manual de Derecho Probatorio. Ediciones Librería del Profesional. 17ª Edición.

- Vélez, A., Bohórquez, Y., Salas, F., Maldonado, C. & González, L. (2010), Digitalización de Documentos eje temático No. [Link]
el día 5 de Enero del 2014: [Link]