TEMA 3: SISTEMAS INFORMATIVOS DE GESTIÓN
1. INTRODUCCIÓN
Criterios para definir la tipología de los SIE:
• Tipo de datos que recoge
• Tipo de información que procesa
• Área funcional a la que se dirige
• Tecnologías que utiliza
• Formas de procesamiento (centralizada, distribuida) ✓Grado de utilidad para la decisión, etc.
Los SI son parte inherente a las organizaciones. Los elementos que los forman son prácticamente los
mismos:
• Recursos técnicos
• Recursos Humanos
• Métodos y procedimientos para el desarrollo de sus procesos
La infraestructura del sistema de información forma parte casi indivisible de la estructura de la
organización. Los cambios en los SI alteran la dinámica de la organización y viceversa. La hipótesis de
necesidad estratégica “cambiar e incorporar TIC se ha convertido en una constante en las
organizaciones actuales”
COMPROMISO DIRECTIVO (Powell-DentMicaleff): los directivos y gerentes jugarán un papel clave, en
la adopción de SI para el rediseño y creación de valor en los procesos empresariales, no debiendo
dejar en manos exclusivas de los especialistas en tecnología de la información, la importante labor del
desarrollo de los sistemas de información.
2. CLASES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistemas de proceso transaccional (TPS)
Registran los datos de las transacciones que diariamente se procesan dentro de las organizaciones.
Tareas iterativas y rutinarias automatizadas. Aspecto clave: capacidad de procesamiento del
hardware. Información inmediata, precisa y muy detallada. Apoya a los directivos del nivel operativo
a controlar actividades ordinarias de la empresa.
Sistemas de información para la dirección (MIS)
Procesan datos, proporcionando informes estándares y predefinidos. Toma de decisiones menos
estructuradas que las de los TPS. Aspecto clave: software. Información inmediata, resumida, agregada
y rápida. Apoya a los directivos del nivel operativo en la gestión, planificación y control de planes y
programas.
SISTEMAS DE SOPORTE A LA DECISIÓN (DSS)
Combinan modelos y datos para intentar resolver problemas no estructurados, con un interfaz
amigable para el usuario. Toma de decisiones en entornos adversos. Se trata mucha información para
la toma de decisiones. Apoya a los directivos del nivel táctico en la toma de decisiones no
estructuradas.
Características de los DSS
• Tipo de decisión: No están especificadas claramente, no siguen un patrón y ejecutan con
ciertos niveles de incertidumbre. Por lo tanto, pueden ser nivel Táctico y estratégico.
• Tipo de información: Manejan información externa e información interna procedente de las
bases de datos que construyen los TPS y los MIS.
• Tratamiento de la Información: Realizan análisis variados (estadísticas, análisis de
sensibilidad, escenarios, representaciones y transformaciones gráficas, etc.) con los datos
relacionándolos con distintos criterios. Presentan la información de modo visual (tendencias,
posicionamientos, desviaciones) proporcionando mejores elementos de juicio e importantes
ahorros en tiempos de respuesta.
• Usuarios: Finales. Por lo que son herramientas relativamente sencillas, personalizables y con
interfaces intuitivas e interactivas que permiten que el directivo desarrolle sus propios
modelos de análisis.
• Autonomía: No son independientes del usuario como los sistemas expertos
• Software asociado: Las aplicaciones se denominan generadores de DSS y contienen tres
grandes módulos: módulo de gestión de datos, de gestión de modelos y de interacción con el
usuario.
SISTEMAS DE SOPORTE A LA DECISIÓN GRUPAL (GDSS)
Apoyan la toma de decisiones de un grupo de personas a la vez. Tienen dos componentes añadidos:
• Herramientas de trabajo en grupo
• Software específico para coordinar las acciones de cada decisor del grupo
SISTEMAS DE INFORMACION PARA EJECUTIVOS (EIS)
Son aplicaciones que permiten acceder de manera muy rápida a indicadores consolidados e informes
elaborados por otros sistemas. Controlan las desviaciones de la planificación estratégica. Apoya a los
directivos de nivel estratégico a monitorizar permanentemente la compañía en su totalidad. Su
evolución actual es el Business Intelligence.
SISTEMAS DE PLANIFICACION EMPRESARIALES (ERP)
Integración de los sistemas de información, esta es cara y tediosa:
• Coordinación de los distintos sistemas por áreas, para que no persigan metas distintas
• Compatibilidad de los recursos de HW y SW de los distintos sistemas
• Que un mismo dato sea accesible para todos los sistemas
• Que las distintas aplicaciones estén adecuadamente comunicadas
• Que las modificaciones en algunas aplicaciones no afecten negativamente al resto
• Que los distintos sistemas puedan crecer al unísono, sin perder cohesión ni consistencia
Por lo tanto, tenemos que definir que son los ERP:
• Son sistemas de información integrales que permiten la ejecución y automatización de los
procesos de negocio de todas las áreas funcionales de un modo coordinado
• Se apoyan en una estructura de TIC común para toda la empresa
• Pueden ser estándares (paquetes de software) o a medida
• No son complejos, pero requieren formación
• Implementar un ERP afecta a toda la organización y provoca cambios en los procesos de
negocio, cultura, rutinas, etc.
Tienen unos aspectos claves que hay que tratar:
• INTEGRACION, elimina la redundancia de datos
• MODULARIDAD, se implanta por módulos identificados por áreas funcionales
• ESTANDARIZACION, único software y plataforma tecnológica común
• GLOBALIDAD
• MULTINIVEL, dispone información para diferentes niveles de decisión
• FLEXIBLE Y ABIERTO, admite modificaciones posteriores y se integra con otros entornos
LAS APLICACIONES PARA LA CADENA DE SUMINISTRO (SCM)
Cadena o secuencia que constituye un proceso de la empresa para asegurar la gestión y sincronización
de actividades desde los proveedores hasta el final de la producción y disposición de productos al
cliente.
Coordinación estratégica y sistemática de las funciones y métodos tradicionales dentro de la compañía
y con otras empresas con las que se relaciona dentro de la cadena de suministro para mejorar la
cadena en sí y los resultados a largo plazo.
SISTEMAS SCM son:
• Son todas aquellas herramientas que permiten automatizar y gestionar la información
relevante de las actividades de la cadena de suministro, mejorando o haciendo más eficientes
los procesos que implica.
• Implican una alta coordinación con agentes externos para asegurar los suministros de manera
eficiente y apoyar la planificación de la producción
• Deben alinearse con los objetivos estratégicos de la organización para generar ventajas
competitivas
Por lo tanto, al tratarse de sistemas estarán compuestos por unos elementos:
• Herramientas de planificación de la demanda
• Herramientas de planificación de la distribución
• Aplicaciones de programación de la producción
• Componentes de logística y transportes (TMS)
• Herramientas de gestión de almacenes (WMS)
• Herramientas para gestionar instalaciones y redes de distribución física
LOS SISTEMAS DE RELACION CON LOS CLIENTES (CRM)
Considera al cliente como un activo estratégico a mantener y explotar en el largo plazo. Es el conjunto
de herramientas TIC, que permite reunir toda la información necesaria sobre el cliente y mejorar las
decisiones de gestión de los mismos, facilitándole el mayor acceso a la compañía, con la que se
pretende que se identifique. Supone alinear todos los procesos de negocio en los que está involucrado
para hacerlos más rentables.
Por lo que definimos sus componentes:
• Componentes de servicio al cliente
o Call-center
o Help-desk
• Componentes automatización de la fuerza de ventas y de marketing
o Gestión de contactos
o Gestión de ventas
o Generación de propuestas
o Apoyo en configuración del producto y del precio
o Gestión de campañas
• Componentes de integración
• Componentes de inteligencia o analíticos
Podemos definir las diferentes ventajas de estos sistemas que son; Posibilidad de identificar
oportunidades de negocio, Incremento de calidad y cantidad de información, Posibilidad de aumentar
las ventas y fidelización del cliente, Promueve procesos de cambio para la mejora, Posibilitan el
aprendizaje empresarial del cliente, mejorando la competitividad y reduciendo costes.
ARQUITECTURA DE SISTEMAS
Organización fundamental de un sistema representada por sus componentes, las relaciones entre
ellos y con el entorno y los principios que guían su diseño y evolución. Constituye el diseño de las
relaciones entre los elementos del mismo, fundamentalmente hardware, software y datos, así como
los principios o reglas que las gobiernan.
Hay diferentes tipos:
• Arquitectura física, tipo de elementos de hardware que se utilizarán y al modo en que están
configurados
• Arquitectura lógica, la manera en que se estructura la carga de procesamiento de datos en
las aplicaciones (software) que componen el sistema de información.
Tipos de arquitectura física:
• SISTEMAS CENTRALIZADOS, dominantes en los años 80:
o caracterizados por un gran ordenador central que contiene todos los datos y al que
se accede a través de terminales sin ninguna capacidad de procesamiento
o Todas las aplicaciones y los datos residen en el ordenador central
o Son extremadamente eficientes en el procesamiento de transacciones (por ejemplo,
bancarias o de venta de grandes superficies)
o Poco flexibles
o Alta dependencia de los sistemas de comunicación. Esta arquitectura se
correspondería con el mencionado CPD de los primeros estadios en la evolución de
los sistemas de información.
• SISTEMAS DISTRIBUIDOS:
o Arquitectura física formada por varios ordenadores con una gran capacidad de
cómputo (servidores), y para diferentes usos (albergar datos, albergar y procesar
aplicaciones, gestionar la red), a los que se conectan, a través de redes de
comunicación, otros ordenadores más pequeños con capacidad de procesamiento y
en manos de usuarios finales.
o La diferencia fundamental con los sistemas centralizados es que las aplicaciones y los
datos no están concentrados en una máquina, sino que pueden estar distribuidos por
los distintos ordenadores que componen el sistema.
o Flexibles a la hora de dar respuesta a las necesidades de información
o Complejos de gestionar: su eficiencia depende mucho del grado de integración.
Tipos de arquitectura Lógica:
• CAPA: se refiere a la distribución de las tres funciones básicas de las aplicaciones: gestión de
los datos, lógica de procesos o comunicación y presentación para el usuario (interfaz). Así,
cuando las tres funciones sean ejecutadas sobre un mismo equipo hablaremos de una capa,
cuando dos de ellas o partes de ellas sean ejecutadas por dos ordenadores o equipos distintos
hablaremos de dos capas, etc. Pudiendo ser:
o ARQUITECTURA DE DOS CAPAS
▪ Data Warehouse: Almacén de datos organizado temáticamente que
incorpora datos tanto internos como externos, y en el que la información se
muestra de forma detallada y resumida
▪ Data Mining: Conjunto de técnicas y procesos que, utilizando los ordenadores
y los almacenes de datos, realiza prospecciones y sondeos detectando
relaciones (tendencias, causas, patrones, etc.) para obtener información
relevante que, a primera vista, puede permanecer velada entre el gran
volumen de datos
o ARQUITECTURA DE TRES CAPAS
▪ Cliente/servidor: Son todos aquellos en los que, desde un punto de vista
lógico o de procesamiento con computadoras, existen ordenadores
(servidores) que ejecutan peticiones u ordenes de otros (clientes) a los que
están conectados.
▪ Arquitectura Web: El “cliente” que solicita datos y gestiona esas consultas y
las respuestas con el usuario es una aplicación Web o Navegador que puede
ser instalada en muy diferentes plataformas u ordenadores.
LOS SISTEMAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
SISTEMAS DE EXPERTOS
Aplicación que, con ayuda de los ordenadores, imita el comportamiento humano, en términos de
valoración de la información y propuesta de actuación, en un dominio concreto del conocimiento. Son
un caso concreto de sistemas de soporte a la decisión (DSS) procedentes de la inteligencia artificial.
Se automatizan el proceso de toma de decisiones que sigue el comportamiento humano.
Tiene unos componentes que tienen el siguiente gráfico:
• El motor de inferencia: aplica reglas o modelos de probabilidad sobre la base de datos para
desarrollar los razonamientos lógicos.
• El interfaz de adquisición de conocimientos permite que el experto construya y actualice la
base de conocimientos.
• El interfaz de explicaciones esclarece a usuarios y experto las reglas y datos utilizados lo que
revierte en el conocimiento de cómo funciona el sistema y permite mejoras en la consistencia
de sus razonamientos.
• El interfaz de usuario permite no sólo gestionar las consultas del usuario final sino también
comunicarse con otros ordenadores para acceder a otros sistemas o bases de datos.
• La base de conocimiento alberga las descripciones de los conceptos de conocimiento y sus
relaciones, los criterios de búsqueda y las reglas de deducción que dependerán del tipo de
problemas a resolver y el área de conocimiento concreta: medicina, prospección minera,
planificación financiera, programación de la producción, etc.
• La base de datos constituye una memoria temporal donde se almacenan datos iníciales
aportados, datos extraídos y resultados obtenidos.
Podemos compararlo con el sistema de expertos humanos, donde se establece:
• La durabilidad, ya que permanecen con las mismas capacidades de uso desde el principio a
diferencia de las personas que con el tiempo pueden perder facultades.
• La replicación, que permite que el sistema pueda ser utilizado por muchos a la vez desde
diferentes ubicaciones físicas.
• La fiabilidad, ya que no están influidos por las emociones o los ritmos biológicos.
• La ausencia de sentido común.
• La rigidez y la carencia de capacidad de aprendizaje, puesto que no es capaz de adaptarse
como los seres humanos.
• La parcialidad, ya que no es capaz de manejar los problemas con una visión global
Por lo que sus ventajas son:
• Pueden resolver problemas muy complejos.
• Interactúan con lenguaje natural.
• Dotan de un cierto nivel de conocimientos especializados del que pueda carecer la empresa.
• Dan conclusiones y ofrecen soluciones de manera rápida.
• No dan opiniones
LA INTELIGENCIA DE NEGOCIO
Diseño e implementación de infraestructura, procesos y mejores prácticas para el almacenamiento,
integración, comunicación y análisis de información de negocio. Para implementar un sistema de
inteligencia de negocio es necesario generar una idea clara respecto al uso de la información para
alinear objetivos y planes estratégicos. Sus aspectos claves de implantación:
• No querer abarcar todo desde el principio.
• Usar la tecnología que ya se posee primero (ERP o CRM).
• Enfocarse en los resultados: si no se consigue una buena inteligencia de negocio, es posible
que el problema no esté en las herramientas sino en la falta de alineamiento entre estrategias
y las herramientas de información.
¿QUE GRADO DE IMPLEMENTACION TIENE LAS IN EN LAS ORGANIZACIONES?
• No existe BI: Los datos fundamentales se basa en sistemas de procesamientos de
transacciones on-line. Realmente no se usa la información para la toma de decisiones
• No existe BI, pero los datos son utilizados: Los datos son accesibles por algunos directivos
que usando hojas electrónicas multipropósito son capaces de elaborar información para la
toma de decisiones
• Procesos formales de toma de decisiones: Se estructuran informes y reportes tipo
directamente de los datos sin verificación o limpieza de ruido
• Datawarehouse: Se reconoce la importancia de un repositorio de datos único. La información
para tomar decisiones sigue siendo personal
• Crece Datawarehouse: Se formalizan los informes corporativos para la toma de decisiones se
habla.
• Despliegue OLAP: Se desarrolla OLAP (On-line Analytical Processing) y se amplía poco a poco
su alcance a diferentes perfiles de decisión.
• BI: Se amplía el uso de otras herramientas (datamining, por ejemplo). La calidad de datos e
informes repercute en otros sistemas (ERP, SCM, CRM…)
3. OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN Y DE LA INFORMACIÓN
SISTEMAS PARA TRABAJOS EN LAS OFICINAS
LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
Tratamiento de datos vs tratamiento de documentos
En los documentos: sus contenidos no están claramente organizados, la información que contienen
(firmas, fotos, texto, etc.) debe ser tratada como un todo
Sistemas de gestión documental: gestionar mediante apropiados métodos de almacenaje,
conservación y acceso a los documentos relacionados con la actividad de las organizaciones
• CMS (Content Management Systems): aplicaciones que permiten administrar cualquier tipo
de contenidos (texto, voz, imagen, etc.) en un medio digital. Permiten crear y mantener Webs,
blogs, Wikis, plataformas de aprendizaje on-line, etc.
• DMS (Document Management Systems): permiten gestionar el ciclo de vida completo de los
documentos en las organizaciones: desde que se crean, editan, distribuyen, almacenan, hasta
que se conservan o destruyen.
• Aplicaciones workflow : permiten estructurar, utilizando los ordenadores y las redes de
comunicación, las secuencias de un proceso que deba seguir un determinado documento o
expediente.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA
Un SIG es un sistema de hardware, software y procedimientos elaborados para facilitar la obtención,
gestión, manipulación, análisis, modelado, representación y salida de datos espacialmente
referenciados, para resolver problemas complejos de planificación y gestión.
• Integra hardware, software y datos para capturar, gestionar, analizar y mostrar todas las
formas de información geográficamente referenciada.
• Ayuda a responder preguntas: ¿qué?, ¿cómo?, ¿dónde? y resolver problemas utilizando datos
georreferenciados.
APLICACION PRACTICA DE LOS SIG
• Banca, los analistas financieros utilizan los SIG para la orientación de sus mercados mediante
la visualización de las necesidades del servicio.
• Compañías de seguros, lo utilizan para visualizar, analizar y distribuir el riesgo. La información
de la ubicación de los bienes asegurados es una consideración fundamental en todas las
transacciones de seguros.
• La gestión de la logística (transporte de mercancías y viajeros) requiere la planificación de
las actividades de las flotas de distribución, las rutas, los lugares de parada, repostado, y
horarios, lo cual puede permitir aumentar el número de entregas diarias sin aumentar los
recursos de la empresa.
4. LOS RECURSOS HUMANOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Funciones y Cualidades del CIO
• FUNCIONES
o Participar en la definición de la estrategia alineando negocio y TIC
o Asegurar la comunicación velando por cubrir las necesidades de información de los
clientes internos
o Definir, usar y controlar los recursos financieros presupuestados para el sistema
o Establecer y mantener relaciones adecuadas con los proveedores de TIC
o Ser responsable principal de los proyectos de desarrollo e implantación del sistema
o Organizar y dirigir los RRHH del sistema de información para un mejor desempeño.
• HABILIDADES
o Saber negociar en especial con los proveedores de TIC
o Tener habilidades para relacionarse:
▪ Internamente con usuarios y directivos (político) o con los empleados
(director y líder)
▪ Externamente con el objetivo de incrementar conocimientos.
o Saber gestionar recursos
o De Comunicación como interlocutor de muchas partes y por ser del sistema de
información
o Visión estratégica e integradora.
