Fecha:
OBJETIVO:
Conformar el comité de seguridad vial dando cumplimiento a lo establecido en
la resolución 40595 de 2021 y divulgar roles y responsabilidades de los
integrantes.
TEMAS A TRATAR
1. Conformación del comité de seguridad vial según el PESV
2. Objetivo del Comité de seguridad Vial
3. Divulgación de funciones y responsabilidades del Comité de segurida d
vial
4. Roles y funciones de los miembros del comité de seguridad vial
5. Periodos de los Miembres del comité
6. Control de cambios
7. Control de documentos
DESARROLLO
1. Conformación del comité de Seguridad Vial: Se reunieron para la
conformación del comité de Seguridad Vial las personas que por definición de
la alta gerencia deben formalizar la participación, esto con el fin de divulgar las
funciones del Comité.
2. Objetivo de Comité de Seguridad Vial: Plantear, diseñar, implementar y
medir las acciones que permitan generar conciencia entre el personal y lograr
objetivos a favor de la seguridad vial en la empresa y la vida cotidiana de sus
integrantes.
3. Frecuencia de reuniones:
Se define que la frecuencia de reunión para el presente Comité Sera
XXXXXXXXX ordinana y de manera extraordinana se reunirà las veces que se
consider de alguno de sus miembros
La convocatoria a las sesiones se realizará con al menos tres días hábiles de
anticipación para las sesiones ordinarias y un dia hábil para las extraordinarias.
En la convocatoria a las sesiones se indicarà fecha, hora y lugar de la sesión e
irà acompañada por el orden del día.
4. Posteriormente se procedió a divulgar las funciones del Comité de Seguridad
Vial contempladas en la Resolución asi:
*Definir el objeto general, la visión y alcance del PESV , manteniendo la
alineación con el plan nacional de seguridad vial viente y la articulacón
con el SG SST
Realizar acciones tendientes a diseñar, implementar, mantener y
mejorar continuamente el PESV de acuerdo al PNSV incluyendo a
TODOS los actores viales de la organización.
Promover la participación de la comunicad de la organización en
acciones para el logro de los objetivos del PESV
Definir los procesos y/o áreas que acompañará cada miembro del
Comité vial para influenciar la mejora en términos de Seguridad Vial
Analizar los indicadores de siniestralidad vial, las investigaciones
internas de siniestros viales y realizar el seguimieento a los planes de
accion que surgen de los resultados o conclusiones de las
investigaciones, teniendo en cuenta que se deben investigar todos los
siniestros viales donde se ven involucrados colaboradores de la
organización que realizan desplazamientos laborales, donde se
presentan muertos , lesionados o daños de la organización o de terceros
Se presentarán, discutiran y determinarán los programas académicos a
desarrollar con los distintos actores
Se programarán fechas, tempos y lugares para las capacitaciones con
los conductores, sus equipos de trabajo y otros actores de la empresa,
entidad u organización
*e elaborarán los informes penodicos para la Gerencia Ministerio de
Transporte, organismo de tránsito u otros interesados, que den cuenta
de las acciones programas, adelantadas y por ejecutar, analizando el
impacto, costo beneficio y aporte en ta generación de hábitos,
comportamientos y conductas favorables a la segundad vial del pais
Revisar el PESV al menos una vez por trimestre y documentar el
seguimiento, analisis y evaluación de los resultados de la siniestralidad
vial e indicadores y reporte de autogestión del PESV, del plan anual de
trabajo, de las auditoria y de la implementación del PESV, con el objeto
de tomar decisiones enfocadas en la mejorade la seguridad vial
5. Roles y funciones de los miembros del Comiso Seguridad Vial:
Presidente
*Liderar el proceso de creación e implementación del pESV
*Involucrar un repreentate de cada área de la organización, según sea
pertinente y que se entiende, participe en la creación y difusión de los objetivos
de la SV
*Definir los roles y funciones de cada integrante de la organización, a efectos
de cumplir los objetivos trazados en el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
• Implicarse en su financiación, asegurando el presupuesto necesario para la
implantación delas diferentes medidas que se vayan a adoptar.
• Establecer un proceso ágil, dinámico y eficaz de participación de los
trabajadores y de los representantes sindicales, si fuera el caso.
*Garantizar a los grupos de trabajo el tiempo que precisen para sus reuniones.
• Adoptar las decisiones oportunas que hagan posible que se lleven a buen
término las medidas que se propongan.
*Garantizar que el personal que labora en cada área cumpla con lo establecido
en el Plan Estratégico de Seguridad Vial y los documentos relacionados
aplicables.
Secretario:
*Verificar la asistencia de los miembros del comite a las reuniones
*Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunion
*Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el comité.
Proponer el calendario anual de sesiones ordinanas del Comité para su
aprobación en la última sesión ordinaria del año
*Elaborar el orden del dia de los asuntos a tratar en las sesiones considerando
las propuestas presentadas por los miembros del Comité e integrar la
documentación requerida para la realización de las sesiones
*Convocar con base al calendario de sesiones autorizado y previa instrucción
del Presidente, a la celebración de sesiones ordinarias y extraordinarias según
sea el caso.
• Proponer la celebración de sesiones extraordinanas cuando el caso lo amerite
y presentar los elementos que considere necesarios como apoyo
*Verificar el quorum requerido para poder sesionar
*Levantar las actas y el registro de los acuerdos tomados en las sesiones, y
recabar la firma de los asistentes
*Dar seguimiento a los acuerdos e informar del grado de su cumplimiento en
cada sesións
• Proponer al Presidente las medidas que considere convenientes para mejorar
el funcionamiento del Comitè
Vocal:
*Participar con voz y voto en las sesiones ordinanas y extraordinanas.
*Enviar al Secretario los temas que sugiere tratar en las sesiones de Comite
con al menos onco dias habiles de anticipacion para las sesiones ordinarias y
dos dias habiles, de anticipación para las extraordinarias
• Proponer la celebración de sesiones extraordinarias cuando el caso lo amerite
y presentar los elementos que considere necesarios como apoyo.
• Contribuir al análisis de las estadisticas y de los diferentes asuntos
relacionados con la
seguridad vial.
• Proponer estrategias de desarrollo y lineas de acción en el ámbito de su
competencia para ser incorporadas en el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
• Cumplir con los acuerdos que emita el Comité e informar con cinco dias
hábiles de anticipación a la celebración de la sesión al Secretario sobre los
avances en el cumplimiento de los acuerdos
Emitir opinión fundada y motivada sobre los aspectos o temas que se
presenten al Comité
En caso de ser necesario se invitarán:
Asesores:
•Proporcionar orientación relacionada con los asuntos que se traten en las
sesiones del Comité, de acuerdo con las facultades que tengan conferidas en
el ámbito de su competencia.
Invitados:
Aportar comentarios u opiniones con base en la experiencia y conocimientos
sobre los temas o asuntos a tratar en el Comit
6. Periodos de los Miembros del Comité:
El periodo de trabajo de los miembros de este comité es de 2 años
Calendario de sesiones
Se define que la frecuencia de reunión para el presente Comité Serà undez al
mes de manera ordinaria, y de manera extraordinaria se réunira las veces que
se considere necesario a solicitud de alguna de sus miembros
Las sesiones ordinanas del Comité se realizarán de acuerdo al calendario
establecido en la ultima sesión ordinaria de cada año
Convocatoria
*La convocatoria se realizará con al menos tres dias hábiles de anticipación
para las sesiones ordinarias y un dia habil para las extraordinarias
*La convocatoria irá acompañada por el orden del dia
*En la convocatona se indicara fecha, hora y lugar de is sesion
Orden del dia
*El orden del dia se enviará conjuntamente con la convocatoria a los
integrantes del Comité
• Los miembros podrán enviar sus propuestas de asuntos a tratar con cinco
días hábiles de anticipación para las sesiones ordinarias y con al menos dos
días hábiles de anticipación para las extraordinarias.
*El Presidente del Comité deberá declarar el inicio y cierre de cada sesión, y
dirigir la discusión con el apoyo del Secretario.
Quórum y Acuerdos
• En caso de ausencia, los miembros del Comité podrán designar suplentes,
mediante escrito dirigido al Secretario, quienes deberán ser de nivel jerárquico
inmediato inferior al del miembro que suplan, y solo podrán participar en
ausencia del titular y asumiendo las mismas facultades
*Comité sesionará cuando asistan, por lo menos, la mitad más uno de sus
miembros con derecho a voto y siempre que entre ellos se encuentre el
Presidente del Comité o quien lo supla
• Podrá invitarse a participar en las sesiones, con voz pero sin voto a las
personas que estime conveniente el propio Comité, cuya presencia contribuya
al cimiento de aspectos especificos de los asuntos que se tratarán en la sesión.
*Las resoluciones del Comité serán válidas cuando sean tomadas por el voto
de la mayoria de sus miembros presentes en la sesión. En caso de empate el
Presidente tiene voto de calidad
*Las resoluciones tomadas por el Comité en sus sesiones son obligatorias para
sus integrantes, incluso para los ausentes
*El seguimiento de los acuerdos se informarà en la siguente sesión ordinaria
Actas de la sesión:
*En cada sesión se levantarà un acta señalando el sentido de los acuerdos
tomados
*El Secretario prepararà el acta de la reunión del Comité y la enviarà para su
firma a los tegrantes del mismo durante los cinco dias hábiles posteriores a la
sesión; et acta deberá estar debidamente fermada en un plazo máximo de diez
dias hables postenones a cada sesion
*Los invitados deberán firmar el acta de la sesión como constancia de su
participación cuando sean responsables de atender acuerdos
Otras
*El Comité podrá constituir subcomités o grupos de trabajo para atender
situaciones especificas, deberán informar, a través de los lideres o
responsables que se designen, de los resultados en las actividades que se les
encomienden. Sus integrantes podrán ser o no miembros del Comité
• El Comité para cumplimiento de sus funciones se apoyará de los recursos
humanos, materiales y financieros con los que cuenta la empresa.
• Las demás que el propio Comitè considere necesarias para su mejor
funcionamiento
