06/09/2022_ Integración de Procesos y
Certificacion_George [Link]
Trabajo Final
Programa formativo:
MPM- Máster en Project Management
Bloque:
Bloque 9. Integración de Procesos y Certificación
Enviar a: arearrhh@[Link]
Apellidos: George
Nombres: Mirica
ID/Pasaporte/DNI/NIE/Otros: X-6502862-A
Dirección: Calle Moscu Nº56 28840
Provincia/Región: Madrid / Mejorada del Campo
País: España
Teléfono: +34 653 943 810
Email: mgsuccess43@[Link]
Fecha: 06/09/2022
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El departamento de logística se divide en tres secciones: recepción de
pedidos, preparación de pedidos y envío de pedidos. Divida todo el
trabajo y las tareas del departamento de Antonio de modo que cada
sección tenga su propio conjunto de tareas y actividades. Además,
especifica los objetivos que espera alcanzar con cada uno de los diversos
procedimientos.
Un proyecto se define como un plan que consiste en una serie de acciones
interconectadas y coordinadas con el objetivo explícito de obtener resultados
particulares dentro de las restricciones impuestas por los condicionantes
precedentes: un presupuesto, un intervalo de tiempo o una serie de calidad
establecida.
Es más probable que un proyecto tenga éxito cuando la persona a cargo
establece algún tipo de sistema de control o mecanismo para monitorear todo
el progreso a lo largo de las fases (o inconvenientes) del proyecto en función
de lo que se planeó. Para que los cambios requeridos se realicen a tiempo para
obtener un mejor resultado y así cumplir con todos los objetivos.
El objetivo general de Antonio es garantizar que el departamento de logística
de la empresa vuelva a brindar un servicio de alta calidad al tiempo que reduce
la cantidad de problemas registrados en los envíos. El departamento de
logística se encarga de tres áreas:
Recepción pedidos
Es el área de la empresa donde se recibe el pedido a través de un formulario
online. Se evalúa si el formulario tiene todos los campos completados o tienen
algún error. Después de la evaluación se tramita el pedido, se verifica el stock
disponible y después se envía al departamento de preparación de pedidos.
En el área de recepción se a detectado errores en los formularios (información
incompleta) y en al stock (productos deteriorados o incompletos), que han
provocado mala gestión y por este motivo Antonio a propuesto analizar y
mejorar estos errores.
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Para evitar futuros incidentes en el departamento, se propone las siguientes
mejoras:
Identificación pedidos
Revisar los datos del pedido (datos cliente, fecha pedido, detalle
producto, fecha de entrega, pago recibido).
Si falta información o los datos son incorrectos se contacta el cliente
para hacer las modificaciones pertinentes.
Registrar el pedido en el sistema de gestión
Confirmar la preparación del producto
Objetivos:
Evitar los fallos en envíos de productos por falta de información.
Reducir los retrasos de envíos por falta o mala gestión del stock.
Evitar las reclamaciones de los clientes.
Preparación pedidos
Es el área donde se prepara el pedido en base a la información recibida del
departamento de recepción. Recibido el formulario se verifica la fecha de
entrega, el stock y las condiciones de entrega y seguimiento.
Ahora se procede el envió del producto en la zona de embalaje para la
preparación del pedido, embalaje del producto, etiquetado del producto para su
identificación y envió al departamento de transporte.
En el área de preparación de pedidos se han detectado incidentes y para este
motivo se necesita aplicar las mejoras propuestas de Antonio.
Para esto se propone aplicar las siguientes mejoras:
Recoger los productos detallados en la hoja de pedido
Verificar la descripción del producto, la existencia de daños y falta de
componentes.
Embalar y etiquetar el producto
Imprimir el albarán y enviarlo al departamento de transporte con el
paquete
Validar el pedido y actualizar su estado en el sistema
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Objetivos:
Evitar falta de stock.
Mejorar tiempo preparación.
Evitar enviar productos dañados o incompletos.
Tener siempre el sistema actualizado
Evitar reclamaciones por embalaje, etiquetado, productos dañados o
incompletos
Envió de pedido
En el departamento transporte se procesa el envió del producto. En el
momento del recibo del producto se verifica la caja que no tenga daños y la
etiqueta con los datos del cliente y el producto. Y por lo ultimo se hace la
clasificación de envió (local, nacional o internacional).
Para este departamento se propone las siguientes mejoras:
Organizar y entregar las rutas de distribución de los productos.
Monitorizar la entrega de los productos.
Confirmación de la entrega del producto.
Actualizar el estado del pedido en sistema como entregado.
Objetivos:
Evitar confusión en las rutas.
Monitorizar las entregas de los productos.
Evitar errores en el sistema por la entrega.
Reducir las reclamaciones de los clientes.
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Concéntrese en una sola área (recepción, preparación o despacho) y cree
el diagrama con los procesos y tareas que componen esa área.
Para este proceso se va a presentar el área “recepción de pedidos”, que
presenta fallas en la preparación de los pedidos.
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Representar los procesos simultáneos, así como las vías alternas y los
puntos de inspección, en el diagrama para evitar las preocupaciones
mencionadas en la declaración.
Un proceso paralelo (o flujo) es un conjunto de actividades de proceso que
están anidadas dentro de otra actividad paralela. Las actividades anidadas se
ejecutan en la secuencia especificada por los enlaces y las condiciones de
transición (si no hay enlaces, todas las actividades se ejecutarán
simultáneamente). Si las operaciones se dividen en rutas de control separadas,
las rutas se llevarán a cabo simultáneamente.
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El proceso primario es la base del proceso de trabajo general y consta de los
procesos o actividades necesarios para crear un resultado. Estas acciones se
utilizarán para crear el diagrama de flujo del proceso principal.
¿Qué indicadores de revisión utilizaría en función de los objetivos
establecidos en la pregunta 1? ¿Y cómo los pondrías en uso? Justifique
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su respuesta y proporcione muchos ejemplos de lo que mediría utilizando
los indicadores elegidos.
Recepción pedidos
Reducir el tiempo de registro de pedido en el sistema. Para poder reducir el
tiempo de registro de los pedidos un 80%, se necesita crea en el sistema un
aviso de alerta de recibo de órdenes. Así se puede agilizar la recepción de los
pedidos y enviarle al área de identificación.
Ejemplos:
Mes Enero 2022 antes de mejorar el sistema, la duración era de 9
minutos.
Mes Febrero 2022 sistema actualizado, duración 6,50 minutos.
Mes Marzo 2022 sistema actualizado y reunión con los trabajadores
duración 5 minutos.
Mes Abril 2022 sistema actualizado, duración 4 minutos.
Mes Mayo 2022 sistema actualizado, duración 3 minutos.
Identificación y preparación pedidos
Para poder reducir el tiempo y mejorar la Identificación y preparación de los
pedidos se necesita una mejora organización de los productos en el almacén,
todos los productos deben ser identificable con etiquetas y por zonas, en la
data de base del sistema deben aparecer las zonas numeradas y los productos
específicos por cada zona.
Ejemplos:
Mes Enero 2022 antes de mejorar el sistema, la duración era de 25
minutos.
Mes Febrero 2022 sistema actualizado, duración 18 minutos.
Mes Marzo 2022 sistema actualizado y reunión con los trabajadores
duración 14 minutos.
Mes Abril 2022 sistema actualizado, duración 12 minutos.
Mes Mayo 2022 sistema actualizado, duración 10 minutos.
Envió de pedido
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Para tener los clientes contentos y tener una reputación intachable en el
mercado, se necesita que todos los productos sean entregados en plazo y
tiempo acordados. Para poder conseguir esta mejora, era necesario lo primero
mejorar los departamentos de recepción y preparación.
Mes Enero 2022 antes de mejorar los departamentos, se recibía 140
pedidos al día y se presentaban 45 reclamaciones de los clientes.
Mes Febrero 2022 los departamentos mejorados, se recibía 128 pedidos
al día y se presentaban 38 reclamaciones de los clientes.
Mes Marzo 2022 los departamentos mejorados, se recibía 137 pedidos
al día y se presentaban 30 reclamaciones de los clientes.
Mes Abril 2022 los departamentos mejorados, se recibía 145 pedidos al
día y se presentaban 22 reclamaciones de los clientes.
Mes Mayo 2022 los departamentos mejorados, se recibía 134 pedidos al
día y se presentaban 11 reclamaciones de los clientes.
Bibliografía
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behavior-activity
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caracteristica
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