TEMA 3: DEBERES REGISTRALES Y DOCUMENTACIÓN CONTABLE Los empresarios conservarán los libros y documentación concernientes a su

negocio, durante seis años. El cese del empresario en el ejercicio de sus

actividades no lo exime de este deber, y si hubiese fallecido, recaerá sobre sus
herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los
1. EL ESTATUTO JURÍDICO DEL EMPRESARIO
obligados a cumplir dicho deber.
2.
Se denomina Estatuto jurídico del empresario a un conjunto de normas cuyo
cumplimiento se impone a los empresarios para dotar de mayor seguridad y La contabilidad de los empresarios es secreta. Se denomina comunicación o
agilidad a las múltiples y variadas relaciones jurídicas que entablan a diario con reconocimiento general de los libros y demás documentos de los empresarios, al
otros sujetos. El Estatuto jurídico del empresario impone el cumplimiento de acceso que solo podrá decretarse en los casos de sucesión universal, declaración
ciertos deberes profesionales comunes a todos los empresarios, a los que en de concurso de acreedores, liquidaciones de sociedades, expedientes de
ocasiones las leyes especiales reguladoras de ciertas actividades pueden añadir regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los
otros. trabajadores tengan derecho a su examen directo. También podrá decretarse por
el juez cuando la persona a quien pertenezca tenga interés o responsabilidad en
2. LA CONTABILIDAD el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá
exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate, y
2.1 EL DEBER DE LA LLEVANZA DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LA
se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en la de la
EMPRESA
persona que designe.
La correcta documentación de la actividad ejercitada, la llevanza de la
2.1.2 LIBROS CONTABLES Y SU LEGALIZACIÓN
contabilidad y la formulación de Cuentas anuales suministra a los empresarios
información de su situación patrimonial y financiera, y les permite tomar Todo empresario deberá llevar un libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y otro
decisiones de forma racional. La información allí contenida también es Diario:
importante para terceros. El Código de Comercio impone que todo empresario • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial de la
deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán los balances de
que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la comprobación. También el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
elaboración periódica de balances e inventarios, llevando los libros contables
legalmente obligatorios. • Libro Diario: registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad
de la empresa. Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones
2.1.1 RÉGIMEN LEGAL DE LA CONTABILIDAD por periodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en
La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por personas otros libros.
debidamente autorizadas, siendo la responsabilidad de los empresarios, en Además, las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas, en las que
cualquier caso. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario. constarán todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y los demás
Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por órganos colegiados de la sociedad. Las Sociedades Anónimas llevarán un libro
orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras no registro de acciones nominativas, y las Sociedades Limitadas, un libro registro de
raspaduras. Deberán salvarse, en cuanto se adviertan, los errores u omisiones socios.
padecidos en las anotaciones contables.

Los libros de los empresarios han de ser legalizados en el Registro Mercantil. Solo balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, el estado de flujos
se le permite la legalización anual a posteriori de la utilización de los libros, que de efectivo no será obligatorio.
han de ser remitidos telemáticamente al Registro Mercantil, para su legalización
• Cuenta de pérdidas y ganancias: refleja el resultado que una empresa ha
antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del
obtenido durante un ejercicio, como diferencia entre ingresos y gastos. También
ejercicio.
se prevé la posibilidad de formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si no
2.2 LAS CUENTAS ANUALES Y LOS PRINCIPIOS CONTABLES se superan los límites referidos para el balance abreviado.

2.2.1 CONCEPTO Y FUNCIONES DE LAS CUENTAS ANUALES • Memoria: completa, amplia y comenta el contenido de los otros documentos
que integran las cuentas anuales.
Las Cuentas Anuales son los documentos contables elaborados por los
empresarios individuales o los administradores de las sociedades mercantiles, que El Informe de Gestión no forma parte de las Cuentas Anuales, pero las acompaña
recogen la información financiera de la empresa. Deben elaborarse anualmente y también es objeto de depósito en el Registro Mercantil. Debe contener la
tras el cierre del ejercicio económico, y presentarse a depósito en el Registro evolución de la situación de la empresa, los principales riesgos e incertidumbres a
Mercantil para su publicidad. Cumplen una función muy importante en el trafico los que se enfrenta, y los acontecimientos importantes ocurridos con
mercantil como fuente de información de la situación patrimonial de la empresa. posterioridad al cierre del ejercicio. No estarán obligados a elaborar informe de
gestión los empresarios que puedan formular balance y estado de cambios en el
2.2.2 CONTENIDO DE LAS CUENTAS ANUALES (DOCUMENTOS CONTABLES) patrimonio neto abreviados.
• Balance: refleja, a la fecha de cierre del ejercicio, la información económica y
financiera de la empresa, separada en tres masas patrimoniales: activo, pasivo y 2.2.3 FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES
patrimonial neto. El activo refleja todos los elementos patrimoniales, bienes y Las Cuentas Anuales y el informe de gestión han de ser anualmente formulados
derechos, que son titularidad del empresario. El pasivo son todas las deudas que en el plazo máximo de tres mesas contados a partir del cierre del ejercicio.
mantiene el empresario. El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el Deberán ser firmados por el propio empresario, si se trata de persona física, por
pasivo exigibles. todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales o por todos
los administradores de las sociedades (no cabe delegación en otro
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: refleja los movimientos en las
administrador), y si faltara la firma de alguno de ellos se señalará con expresa
partidas que forman parte del patrimonio neto.
indicación de la causa. En el caso de empresario persona jurídica, las Cuentas
Se prevé la posibilidad de formular tanto el balance como el estado de cambios Anuales han de ser aprobadas por la junta de socios.
en el patrimonio neto de forma abreviada, si el empresario, durante dos ejercicios
En el acuerdo de aprobación de las cuentas, también ha de decidirse la
consecutivos, no supera la fecha de cierre de ambos, dos de los tres parámetros:
distribución del resultado del ejercicio. En las sociedades de capital se exige que
el activo no supera los 2.850.000 euros, el importe neto de la cifra de negocios no
se distingue a la reserva legal una cifra igual al 10% del beneficio del ejercicio
supera los 5.700.000 euros, y el número medio de trabajadores empleados
hasta que la misma alcance el 20% del capital. Mientras no se supone dicho
durante el ejercicio no es superior a 50.
límite, solo podrá destinarse la reserva legal a la compensación de pérdidas.
• Estado de Flujos de Efectivo: informa sobre el origen y la utilización de los También se puede destinar el beneficio a reservas voluntarias, de libre
activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos disposición.
equivalentes, clasificando los movimientos por actividades. Si se puede formular
Además, se puede acordar el reparto de si el valor del patrimonio neto no es emitiendo en correspondiente informe, donde expresa su opinión, que podrá ser
inferior al capital social. Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que favorable, con salvedades, desfavorable o denegado.
hicieran que ese valor del patrimonio neto de la sociedad fuera inferior a la cifra
de capital social, el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas. 2.3.2 NOMBRAMIENTO DEL AUDITOR
El nombramiento del auditor obligatorio corresponde a la Junta General antes de
En las sociedades de capital se establecen derechos de información de los socios,
que finalice el ejercicio a auditar, y lo ha de hacer por un periodo de entre 3 y 9
de forma que, a partir de la convocatoria de la Junta General, podrán obtener
años. Si no lo hubiera nombrado, el auditor deberá ser nombrado por el Registro
información de las Cuentas Anuales.
Mercantil. También designa este el auditor cuando, no estando la sociedad
Las cuentas se deben depositar en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente obligada a auditarse, lo soliciten socios que representen al menos el 5% del
a su aprobación, y el incumplimiento de la obligación de deposito conlleva el capital social.
cierre de la hoja registral y la imposición de una multa por el ICAC.
2.3.3 RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR
2.3 LA AUDITORIA DE CUENTAS La labor del auditor de cuentas es muy importante, y se le puede exigir
2.3.1 CONCEPTO DE AUDITORÍA Y REQUISITOS PARA SER AUDITOR responsabilidad por los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de
sus obligaciones. La acción para exigir la responsabilidad contractual del auditor
La auditoría de las Cuentas Anuales consiste en verificar y dictaminar si dichas
prescribirá a los cuatro años a contar desde la fecha del informe.
cuentas expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los
resultados de la sociedad auditada, de acuerdo con la normativa contable, y la 3. EL REGISTRO MERCANTIL
verificación de la concordancia del informe de gestión con dichas cuentas. La
actividad de los auditores está regulada en la Ley de Auditoría de Cuentas (LAC). 3.1 LA PUBLICIDAD REGISTRAL
El Registro Mercantil es una institución de la Administración pública del Estado
No todas las sociedades se auditan. Se exceptúan las sociedades que durante dos
que configuran un sistema de publicidad oficial de los actos de los empresarios y
ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos
permite conocer, en cualquier momento, los datos más importantes referentes a
dos de estas circunstancias: el activo no supera los 2.850.000 euros, el importe
los sujetos de esa actividad, sus cambios, así como ciertos aspectos del tráfico
neto de la cifra anual de negocios no supera los 5.700.000 euros, o el número
que realizan.
medio de trabajadores durante el ejercicio no es superior a 50.

La sociedad se podrá auditar voluntariamente o a solicitud de los socios que 3.2 FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO MERCANTIL
representen, al menos, el 5% del capital social. Todo empresario vendrá obligado El Registro Mercantil tiene una organización territorial descentralizada. Hay, al
a someter a auditoría las cuentas cuando así lo acuerde el Letrado de la menos, un Registro Mercantil territorial en cada capital de provincia, y un
Administración de Justicia o el Registrador Mercantil. Registro Mercantil Central, ubicado en Madrid.
Auditor es la persona, física o jurídica (sociedad de auditoria), autorizada para Los Registros Mercantiles territoriales tienen por objeto:
realizar auditorias por el ICAC con arreglo a la Ley de Auditoría de Cuentas. La
principal característica del auditor es que es independiente de la sociedad - La inscripción de los empresarios y de los actos relativos a los mismos.
auditada para que su labor no se vea comprometida. La labor de auditor concluye - La legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de
expertos independientes y de auditores de cuentas, y el deposito y
publicidad de los documentos contables.

- La convocatoria de la Junta General de sociedades de capital cuando los • Principio de Prioridad. Establece el criterio que debe seguir el Registrador en el
administradores no la han llevado a cabo. caso de que le presenten a inscripción actos que resulten entre sí opuestos o
- El nombramiento de mediador concursal. incompatibles. El criterio es el de la prioridad temporal, a cuyo tenor se inscribirá
- Se ocupa de la identificación de los titulares que tienen que presentar primero el que antes se haya presentado a inscripción ante el Registro Mercantil.
cuentas.
• Principio de Tracto Sucesivo. Impone la necesaria concatenación entre las
El Registro Mercantil Central tiene por objeto: sucesivas inscripciones. Así, para inscribir actos o contratos relativos a un sujeto
inscribible será precisa la previa inscripción del sujeto.
- La centralización a efectos meramente informativos de los datos recibidos
por los Registros Mercantiles Territoriales. 3.3.2 PRINCIPIOS DE PUBLICIDAD MATERIAL
- La llevanza de la selección de denominaciones sociales.
• Principio de Legitimación. Para que los terceros puedan confiar en la
- La publicación del Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).
información inscrita en el Registro Mercantil, se establece la presunción de
- El registro de sociedades y entidades con nacionalidad española y
exactitud y validez de lo inscrito.
domicilio social en el extranjero.
- La comunicación a la Oficina de Publicación Oficiales de la Constitución • Principio de Fe Pública. Si un hecho o un acto inscrito fuera declarado inexacto
Española de los daros de las sociedades anónimas europeas. o nulo, se protege a los terceros de buena fe que hubieran confiado en el
contenido del Registro Mercantil, porque tal declaración no les afectará.
3.3 PRINCIPIOS QUE ORDENAN EN EL RÉGIMEN DEL REGISTRO MERCANTIL
• Principio de Oponibilidad. Los actos sujetos a inscripción se podrán hacer vale r
3.3.1 PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS por los empresarios frente a los terceros solo cuando se haya dado a estos la
• Principio de Hoja Personal. El Registro Mercantil es un registro de personas y oportunidad de conocer el contenido de la inscripción.
se organiza en atención a ellas, y no según los actos inscribibles.
3.3.4 PRINCIPIOS DE PUBLICIDAD FORMAL
• Principio de Obligatoriedad de la Inscripción. La inscripción en el Registro
El Registro Mercantil es público y cualquier persona tiene derecho al examen de
Mercantil es un deber para el empresario individual naviero, el emprendedor de
su documentación. La información puede ser obtenida a través de certificación
responsabilidad limitada, y las sociedades mercantiles. En cuanto a los actos, se
registral, documento fehaciente, o a través de otros medios, no fehacientes.
sigue el sistema de información selectiva, es decir, de inscripción solo de los
aspectos más relevantes; así como el sistema de “hoja cerrada”, que significa que
solo podrán beneficiarse de los efectos de la publicidad registral aquellos actos
que puedan acceder al Registro Mercantil.

• Principio de Titulación Pública. La inscripción se practicará en virtud de

documento público.

• Principio de Legalidad. Se impone a los Registradores mercantiles el deber de

calificar los documentos que se presentan, viendo si son conforme s con el
ordenamiento jurídico, para declarar procedente o improcedente su inscripción.
Se puede recurrir por vía administrativa (recurso).